Cinquième Commission: le Secrétaire général prié de revoir sa copie sur la réforme de la prestation des services à l’ONU
Ce matin, à la Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires, les propositions du Secrétaire général sur le dispositif de prestation de services centralisée au Secrétariat de l’ONU se sont heurtées à quelques critiques de la part des États qui ont pointé du doigt l’insuffisance des informations sur les gains d’efficacité et les économies attendus, le nombre et le choix des futurs lieux d’implantation des centres de services partagés et les tâches qui relèveront de leur responsabilité.
En mars dernier, M. Guterres avait esquissé les grands traits du nouveau dispositif de prestation de services centralisée à l’ONU, en vertu duquel il proposait de regrouper les fonctions administratives actuellement fragmentées selon le modèle suivant: le Siège des Nations Unies rassemblerait les tâches liées à la stratégie, à l’orientation et au contrôle, cependant que les tâches pouvant être administrées localement, dont la gestion des paiements et des ressources humaines, seraient confiées à des centres régionaux de services partagés. Dans un additif daté d’avril, M. Guterres a d’abord proposé d’implanter quatre centres de services partagés à Budapest, Nairobi, Kuala Lumpur et Mexico, avant de ramener, dans une version révisée, le nombre des centres à trois, avec pour lieux d’implantation Budapest, Nairobi et Mexico, pour un total de 52,1 millions de dollars pour l’exercice biennal 2018-2019.
La présentation fragmentaire de versions révisées des rapports et les modifications subséquentes ont entraîné un manque de clarté, a estimé le Japon, pour qui le Secrétariat aurait dû soumettre un document consolidé. Sur le fond, pourquoi réduire le nombre des centres de quatre à trois et écarter ainsi toute une région, s’est interrogé le Japon, appelant le Secrétaire général à prouver que les lieux d’implantation choisis auront un meilleur retour sur investissement. Compte tenu de la charge de travail, ont renchéri les Philippines, on est en droit de se demander si trois lieux d’implantation sont bien suffisants.
Et quid des 17,5 à 25 millions de dollars déjà investis dans un bureau de la Division des achats du Secrétariat à Entebbe? s’est enquis l’Ouganda, rappelant que la décision de créer le Centre d’Entebbe s’inscrivait déjà, justement, dans le contexte de la prestation de services centralisée. Que dit le Secrétaire général de cette décision?
Le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) note que, parmi les 60 tâches qu’il est prévu de confier aux trois centres de services partagés, seules huit doivent être exécutées dans des délais stricts. Le CCQAB estime donc que deux centres devraient suffire à assurer les fonctions requises.
Pourquoi, en effet, sur les 201 tâches de traitement administratif pouvant être exécutées à distance, n’en confier que 60 aux centres de services partagés? se sont interrogés les États-Unis, appelant le Secrétaire général à se montrer « plus ambitieux » et à placer, dans une future proposition plus détaillée, l’intégralité des 201 tâches sous la responsabilité des centres de services partagés. « Il est temps de passer de la phase conceptuelle à la mise en œuvre », s’est impatienté le pays, rappelant que l’Assemblée générale avait approuvé l’initiative il y a déjà deux ans. Or, selon les États-Unis, réalisée correctement, la prestation de services centralisée permettra d’aligner l’ONU avec des « pratiques commerciales modernes », en relocalisant ses fonctions administratives hors des lieux d’affectation à coûts élevés, tels que New York.
Le dispositif de prestation de services centralisée, a ajouté l’Union européenne, constitue aussi un élément clef qui rassemble les différents processus de réforme actuels, crée des synergies et assure une prestation de services meilleure, plus rapide et plus efficace, avec des atouts qui peuvent être démontrés de manière qualitative et quantitative.
Certes, mais le Secrétaire général doit fournir davantage d’informations sur les gains et économies attendus et sur les moyens d’y parvenir, a nuancé la Chine, reprenant les conclusions du CCQAB. La proposition actuelle et la manière dont elle a été présentée soulèvent en effet un certain nombre de questions importantes, ont jugé la Suisse et le Liechtenstein, appelant le Secrétaire général à présenter une proposition révisée et à s’assurer que les pays hôtes soient consultés et informés en temps voulu. Deux de ces pays hôtes potentiels, le Mexique et le Kenya, se sont respectivement félicités du choix de Mexico et de Nairobi comme lieu d’implantation des futurs centres.
La Cinquième Commission poursuivra ses travaux demain mercredi 20 juin, à partir de 10 heures.
RAPPORT DU COMITÉ CONSULTATIF POUR LES QUESTIONS ADMINISTRATIVES ET BUDGÉTAIRES SUR LE DISPOSITIF DE PRESTATION DE SERVICES CENTRALISÉE AU SECRÉTARIAT DE L’ONU (A/72/7/ADD.50)
Pour l’établissement de son rapport, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a examiné les propositions du Secrétaire général (A/72/801), (A/72/801/Add.1), (A/72/801/Add.1/Rev.1) et (A/72/801/Add.1). Devant toutes ces versions révisées, le Comité consultatif recommande que le Secrétaire général présente une nouvelle proposition qui tiendra compte de ses observations.
La dernière proposition du Secrétaire général, datée du 1er mai 2018, concerne la création de trois lieux d’implantation: Budapest, Nairobi et Mexico. Pour y arriver, le Secrétaire général explique que 45 sites existants de l’ONU proposant des services d’appui administratif ont été évalués et que 28 d’entre eux ont fait l’objet d’une évaluation à l’aune des critères de notation qui sont le coût (dépenses de personnel, dépenses opérationnelles et coûts initiaux non renouvelables) (40%); la possibilité de recruter sur place du personnel qualifié (disponibilité, qualité et compétences linguistiques) (40%); et l’adéquation du lieu d’implantation (qualité de vie, risques associés au pays et infrastructures) (20%).
Il est prévu de confier à ces centres, à partir de 2019, 60 des 201 tâches de traitement administratif pouvant être exécutées à distance, à savoir 35 tâches afférentes aux ressources humaines, 21 tâches de nature financière et 4 tâches relevant des services internes. Il précise que 46 autres tâches pourraient faire l’objet d’une nouvelle évaluation et être transférées quand le dispositif serait étendu, à compter de 2020. Il reste donc 95 tâches dont il n’est pas prévu à ce stade qu’elles soient confiées aux centres de services partagés.
Le CCQAB note toutefois que, parmi les 60 tâches qu’il est prévu de confier aux centres de services partagés, seules huit doivent être exécutées dans des délais stricts. Compte tenu du volume de travail et de la nature des tâches qui devraient incomber aux centres, le Comité estime que deux centres devraient suffire. Si les données concernant le volume de travail ou d’autres facteurs pertinents donnent à penser qu’il faudra couvrir davantage de fuseaux horaires, le Secrétaire général, dit le CCQAB, pourra alors proposer l’installation, dans d’autres endroits, de structures plus petites, telles que des guichets d’appui. Pour le CCQAB, la nouvelle proposition devrait prévoir l’implantation d’au moins un centre en Afrique.
Le CCQAB note aussi que le montant demandé dans le budget révisé des centres de services partagés est de 52 109 800 dollars pour l’exercice biennal 2018-2019, alors que le montant demandé initialement s’établissait à 48 034 700 dollars. Il insiste sur le fait que le regroupement des services prévu doit se traduire par des gains d’efficience et des économies, et compte que la nouvelle proposition fera apparaître clairement de nouveaux gains d’efficience et de nouvelles économies. Le Comité consultatif note que l’effectif proposé de 684 postes est resté inchangé entre la proposition de quatre centres et la nouvelle proposition de trois centres.
Le Secrétaire général propose aussi l’établissement d’une structure de gestion unique pour les services partagés, qui sera placée sous l’autorité du Directeur des services partagés (D-2). Les centres de services partagés seraient dirigés par un chef (D-1) qui relèverait du Directeur (D-2). Le Comité consultatif note que le montant demandé au titre de la direction exécutive et l’administration s’élève à 33 505 200 dollars, le montant total demandé pour l’exercice biennal 2018-2019 étant de 52 109 800 dollars. Le Comité n’est pas convaincu que le dispositif nécessite la mise en place d’une structure de gestion distincte. Il compte donc que les tableaux d’effectifs seront revus.
Note du Secrétaire général sur le rapport du Corps commun d’inspection intitulé « Services d’appui administratif: le rôle des centres de services dans la refonte des modalités de prestation de services administratifs » (A/72/299). (A/72/299/Add.1)
Le Secrétaire général affirme que les organismes du système des Nations Unies ont salué le rapport du Corps commun d’inspection (CCI) sur les services administratifs et se sont félicités de l’examen des méthodes en matière de prestations de services d’appui administratif grâce à l’utilisation de services partagés et de centres de services.
Venant aux cinq recommandations du CCI, des organismes ont jugé que certains aspects gagneraient à être analysés et clarifiés davantage. Les organismes ont aussi noté que l’accent est trop placé sur les coûts au détriment de la prestation de services de meilleure qualité. Il faut aussi, selon les organismes, un troisième aspect qui est de mettre des talents au service de fonctions à plus forte valeur ajoutée, stratégique ou programmatique.
Certains organismes ont aussi fait remarquer que c’était essentiellement les grandes organisations qui s’étaient dotées de centres de services centralisés, ce qui revenait à dire qu’elles avaient suffisamment d’effet d’échelle interne pour favoriser une telle initiative. Ils ont donc jugé utile de préciser les choix qui s’offrent aux autres organismes et par exemple, obtenir des grandes organisations qu’elles travaillent avec d’autres de moindre envergure pour atteindre la masse critique nécessaire permettant de créer un centre de services indépendant ou intégrer le centre d’une organisation plus grande. Les organismes relèvent que dans ce dernier cas, il y aurait des questions à régler, notamment la diversité des progiciels de gestion intégrés, les cadres de contrôle interne (y compris des risques) et la nécessité d’établir des relations de service formelles.
Certains organismes ont également estimé que des informations plus détaillées sur le coût du passage, d’un modèle de service à l’autre, auraient été utiles, regrettant par ailleurs que les études de faisabilité soient essentiellement axées sur les écarts de coût d’implantation et non pas tant sur les gains d’efficacité obtenus.
Certains organismes ont fait aussi observer que le rapport ne tient pas compte de la façon dont les services administratifs sont intégrés dans les cadres de contrôle de l’Organisation, y compris les assurances données sur les services fournis et, dans l’affirmative, par qui et à qui. Il serait particulièrement important de résoudre ces questions dans les cas où des organisations fourniraient des services à d’autres, ainsi que dans ceux où les organes directeurs solliciteraient l’avis de leurs services de contrôle/d’audit interne sur la gouvernance, la gestion des risques et le cadre de contrôle.
Enfin, certains organismes ont indiqué que les récents faits nouveaux survenus n’ont pas été pleinement intégrés dans le rapport, citant comme exemple la poursuite du déploiement d’Umoja par le Secrétariat de l’ONU.
Déclarations
Au nom du Groupe des 77 et la Chine, M. MOHAMED FOUAD (Égypte) s’est dit gravement préoccupé par la présentation tardive de la question du dispositif de prestation de services centralisée, près de trois semaines après la clôture officielle des travaux de la Commission. D’ordinaire, a rappelé M. Fouad, la deuxième reprise de session se centre sur le maintien de la paix et les questions urgentes ayant des implications financières, y compris la révision des taux de remboursement des pays contributeurs de troupes. Le représentant a donc appelé la Commission à conclure ses discussions sur ces différentes questions d’ici la fin de la semaine.
Certes, a poursuivi M. Fouad, le Groupe a fait montre de souplesse cette année, mais nous rappelons au Secrétariat et à toutes les parties prenantes que pour maintenir un « semblant de discipline », notamment du point de vue du respect du calendrier, il convient d’avoir les informations et les documents requis en « temps voulu », « dans leurs intégralité » et « sans fausses excuses ».
Au demeurant, M. Fouad a indiqué que son Groupe allait étudier avec attention la proposition du Secrétaire général sur le dispositif de prestation de services centralisée, ainsi que le rapport du CCQAB. Le Groupe des 77 et la Chine vont analyser dans le détail la façon dont les différents rapports répondent aux demandes et directives exprimées dans les résolutions de l’Assemblée générale.
M. JAN DE PRETER, Union européenne, a déclaré que le dispositif de prestation de services centralisée constituerait un élément essentiel qui rassemble les différents processus de réforme, crée des synergies et assure une prestation de services meilleure, plus rapide et plus efficace avec des atouts qui peuvent être démontrés de manière qualitative et quantitative. Il est tout aussi clair que ce dispositif et Umoja, le progiciel de gestion intégré, se renforceront mutuellement: Umoja a normalisé et automatisé les processus administratifs alors que le dispositif de prestation de services centralisée consolidera des structures administratives fragmentées au sein et dans tous les lieux d’affectation. Le dispositif, a dit le représentant, est « la clef » pour exploiter tous les avantages d’Umoja. L’objectif global de l’exercice est d’améliorer l’efficacité et de faire des économies pour concentrer les ressources sur des activités substantielles et faire de l’Organisation, une entité plus légère et plus efficace. Il n’améliorera pas seulement la façon dont l’ONU met en œuvre les mandats mais en libérant, en outre, les ressources, il assurera des gains d’efficacité considérables pour l’Organisation et ses États Membres.
Également au nom du Liechtenstein, Mme ALEXANDRA ELENA BAUMANN (Suisse) a déclaré que la proposition actuelle et la manière dont elle a été présentée, soulèvent un certain nombre de questions importantes. Étant donné les vastes conséquences que le dispositif de prestation de services centralisée pourrait potentiellement avoir sur l’Organisation, les pays hôtes et le personnel, une solide base de discussion est nécessaire. Compte tenu des contraintes de temps de la Commission, il sera difficile de discuter de la proposition dans le détail. Le CCQAB, a rappelé la représentante, recommande que le Secrétaire général présente, durant la partie principale de la prochaine session, une proposition révisée. Le Secrétaire général devrait donc s’expliquer davantage, en particulier sur le choix des lieux d’implantation et pourquoi il offre le plus d’avantages à l’Organisation. Le Secrétaire général devra également garantir que les pays hôtes concernés, actuels et potentiels, seront consultés et informés en temps voulu.
Mme CHERITH NORMAN-CHALET (États-Unis) a déclaré que la mise en œuvre d’un dispositif de prestation de services centralisée était une initiative « importante et opportune », ainsi qu’un « élément essentiel » des différentes réformes de l’Organisation introduites par le Secrétaire général. Selon elle, l’ONU doit tirer parti de ce nouveau dispositif à l’échelle mondiale pour améliorer la prestation de services aux clients finaux, notamment par la consolidation et la normalisation des fonctions administratives dans des endroits « plus rentables ».
Mme Norman-Chalet a rappelé que l’Assemblée générale avait approuvé l’initiative de prestation de services centralisée il y a de cela deux ans, dans sa résolution 70/248, une initiative rendue possible, selon elle, par le déploiement du progiciel de gestion intégré Umoja. « Il est temps de passer de la phase conceptuelle à la mise en œuvre », a-t-elle déclaré, ajoutant que, mise en œuvre de façon appropriée, la prestation de services centralisée permettrait d’aligner l’Organisation avec des « pratiques commerciales modernes », en relocalisant certaines fonctions administratives hors des lieux d’affectation à coûts élevés, tels que New York.
Cependant, la représentante a estimé que le rapport du Secrétaire général aurait pu inclure davantage de tâches administratives dans le cadre de la prestation de services centralisée. En effet, a-t-elle remarqué, le rapport de M. António Guterres identifie 201 tâches de traitement administratif pouvant être exécutées à distance, mais ne prévoit de confier que 60 de ces tâches aux centres de services partagés. Tout en reconnaissant la nécessité d’avancer progressivement, et en tenant compte des points de vue du CCQAB, la représentante a estimé que le Secrétaire général devrait être « plus ambitieux » et proposer d’inclure des tâches supplémentaires pour les centres de services partagés.
Aux yeux de la représentante, les centres de services partagés doivent également devenir des « centres d’excellence » dans le cadre du dispositif de prestation de services centralisée, pour permettre au personnel de traiter plus efficacement les tâches administratives. À cet égard, elle a estimé qu’il convenait de réduire les effectifs requis pour exécuter ces tâches. Enfin, Mme Norman-Chalet a appelé à ce que le Secrétaire général inclue, dans le cadre d’une future proposition détaillée, la migration de toutes tâches de traitement administratif pouvant être exécutées à distance vers des centres de services partagés. Elle a également appelé M. Guterres à identifier des gains d’efficacité supplémentaires liés à la mise en œuvre du projet.
M. JUAN SANDOVAL MENDIOLEA (Mexique) a souligné que, depuis la publication du premier rapport de M. António Guterres sur la prestation de services centralisée à l’ONU, en mars dernier, un additif, une version révisée et les recommandations du CCQAB ont suivi. Le représentant a réaffirmé que la création de centres régionaux de services partagés constitue déjà un « pas en avant » dans le processus de décentralisation administrative. De plus, a-t-il dit, le dispositif de prestation de services centralisée permettra d’améliorer l’efficacité de l’Organisation et la réactivité du Secrétariat, sachant que les centres régionaux, s’ils sont dotés des ressources nécessaires, auront pour fonction d’assouplir la mise en œuvre des mandats des États Membres. Le dispositif, a-t-il estimé, fait également partie intégrante des autres projets de réforme lancés par le Secrétaire général, s’agissant du développement, de la gestion et du pilier paix et sécurité.
Par ailleurs, le représentant a rappelé que la capitale de son pays, Mexico, avait été sélectionnée pour accueillir l’un des futurs centres de services partagés. Il a fermement appuyé cette recommandation, arguant des avantages comparatifs qu’offrent de nombreuses villes mexicaines pour accueillir des structures onusiennes, citant entre autres, s’agissant de Mexico, l’accès à « tous les services technologiques modernes » à des « couts extrêmement compétitifs », ce qui permettra à l’Organisation de réaliser des « économies importantes ».
Le représentant a estimé que toute proposition plus détaillée du Secrétaire général concernant la mise en œuvre du dispositif de prestation de services centralisée à l’ONU devrait davantage démontrer les futurs gains d’efficacité et les nouvelles économies que l’Organisation sera en mesure de réaliser. De ce point de vue, il a estimé que le centre de services partagés de la ville de Mexico serait en mesure de devenir un « centre d’excellence ».
Le représentant a en outre insisté sur la nécessité de promouvoir le multilinguisme dans le travail de l’Organisation. Il a souligné que l’espagnol est la deuxième langue la plus parlée au monde, en plus d’être l’une des langues officielles des Nations Unies. Enfin, il a appelé les États Membres à accélérer les négociations en cours pour conclure rapidement les travaux de cette seconde reprise de session. Nous ne voyons pas pourquoi la Commission ne serait pas en mesure de prendre des décisions d’ici la fin de la semaine sur les questions en suspens, a-t-il conclu.
M. ADONIA AYEBARE (Ouganda) a fait observer que la consolidation des services partagés n’est pas chose nouvelle au Secrétariat qui le fait avec succès depuis 2010, avec la stratégie globale d’appui aux missions mise en œuvre par le Département d’appui aux missions à la Base de soutien logistique des Nations Unies à Brindisi et au Centre régional de service à Entebbe, en Ouganda. L’expérience est un tel succès que l’Assemblée générale a demandé qu’elle soit exploitée dans le développement du dispositif de prestation de services centralisée. Comme, a poursuivi le représentant, la proposition du Secrétaire général se limite à quatre centres de services partagés, nous nous attendions à ce que l’éventail des services englobe toute la gamme des services administratifs ainsi que l’appui logistique et les services d’information et de communication assurés actuellement par la Base de Brindisi et le Centre d’Entebbe. Le représentant a aussi rappelé la décision de l’Assemblée générale de créer à Entebbe un bureau de la Division des achats du Secrétariat, dans le contexte de la prestation de services centralisée. Que dit le Secrétaire général de cette décision?
À l’ère du « faire plus avec moins », M. Ayebare s’est étonné de l’enveloppe budgétaire demandée par le Secrétaire général et du nombre de postes, sans pour autant comptabiliser le coût de la résiliation des contrats et des compensations à consentir. Le Secrétaire général, a-t-il poursuivi, parle de trois centres, mais qu’en est-il des 17,5 à 25 millions de dollars qui ont déjà été investis dans le Centre de services partagés d’Entebbe?
Le représentant a aussi jugé important de minimiser la perturbation des services partagés, en particulier pour le personnel du maintien de la paix, qui constitue la majorité du personnel civil et militaire du Secrétariat de l’ONU. Il a estimé que dans son rapport, le Secrétaire général ne parle pas de toute la panoplie des services partagés qui vont donner lieu à des problèmes techniques, en particulier pour le personnel du maintien de la paix qui devra solliciter des services à des centres dispersés.
Tout en appuyant les efforts déployés par le Secrétaire général pour améliorer l’efficacité et la qualité de la prestation de services à l’ONU, Mme XUE (Chine) a appelé M. António Guterres à fournir davantage d’informations sur les gains attendus et les moyens d’y parvenir. Le Secrétariat, a-t-elle ajouté, devrait également fournir les informations requises en temps voulu, et ce, pour que les États Membres puissent participer au processus. S’agissant notamment des lieux d’implantation des futurs centres de services partagés, la représentante a insisté pour que la répartition géographique soit l’un des principaux critères de sélection. Elle a aussi voulu que l’on tienne compte des expériences passées pour veiller à ce que les futurs centres soient à la hauteur des attentes et soient comptables de leurs actes devant les États Membres.
M. KATSUHIKO IMADA (Japon) a dit attendre avec impatience de débattre sur la proposition du Secrétaire général afin de voir le lancement du dispositif dès janvier prochain, « sans aucun retard ». À l’instar du CCQAB, le représentant a indiqué que la présentation fragmentaire de versions révisées et les modifications subséquentes ont entraîné un manque de clarté. Par souci de clarté et de facilité de lecture, le Secrétariat aurait dû soumettre un document consolidé révisé ou réédité. M. Imada s’est interrogé sur la logique du Secrétaire général qui réduit le nombre des centres de services partagés de quatre à trois. Le Secrétaire général, a-t-il demandé, doit dire aux États Membres, « de manière claire, responsable et transparente », pourquoi il a écarté une région dans la répartition des centres, tout en maintenant l’approche du fuseau horaire. Le raisonnement doit être cohérent et montrer pourquoi on ne peut se limiter à un centre ou deux. Le Secrétaire général, a insisté le représentant, doit nous convaincre et nous dire pourquoi les lieux d’implantation des centres qu’il a choisis auront le meilleur retour sur investissement.
Mme VALLES (Philippines) a noté la proposition de M. António Guterres d’implanter les trois futurs centres de services partagés en Hongrie, au Mexique et au Kenya. Compte tenu de la charge de travail et de la nature des tâches administratives, la représentante a appelé à une étude pour déterminer si trois lieux d’implantation sont suffisants. Elle a noté que le rapport du Secrétaire général propose de supprimer, en 2019, 684 postes et emplois de temporaires. Elle a donc souhaité davantage d’informations sur le sort des Philippins qui occupent les postes qui seraient affectés par cette décision, ainsi que sur le calendrier prévu. La représentante a en outre appelé M. Guterres à fournir davantage de détails sur les indicateurs de la charge de travail et sur les futurs gains d’efficacité et les nouvelles économies que l’Organisation sera en mesure de réaliser grâce au dispositif de la prestation de services centralisée.
M. LAZARUS OMBAI AMAYO (Kenya) a salué le fait que les enseignements tirés des précédentes initiatives de réforme aient été incorporées dans ce processus et qu’ils aient contribué à l’élaboration d’un modèle de services partagés visant à aborder les défis liés à la gestion des ressources et du personnel. Pour la gestion efficace de l’Organisation, le représentant a estimé que le Secrétariat devait améliorer la prestation de ses services et jouer la transparence. Notant que la reprise de session de la Cinquième Commission touche à sa fin vendredi prochain, le représentant a regretté que les États Membres n’aient plus que deux jours pour débattre de cette question. Un effort supplémentaire doit être fait pour examiner cette question importante, a-t-il estimé. Le délégué a en outre salué le choix de Nairobi comme l’un des trois centres de services partagés. Le Kenya est disposé à faire les efforts nécessaires pour satisfaire les besoins de l’Organisation, a-t-il promis.