LA CINQUIÈME COMMISSION EXAMINE LES TRAVAUX DU BUREAU DES SERVICES DE CONTRÔLE INTERNE (BSCI) ET L’EFFICACITÉ ADMINISTRATIVE DES NATIONS UNIES

Cinquième Commission

3^e séance – matin

LA CINQUIÈME COMMISSION EXAMINE LES TRAVAUX DU BUREAU DES SERVICES DE CONTR Ô LE INTERNE (BSCI) ET L’EFFICACITÉ ADMINISTRATIVE DES NATIONS UNIES

La transparence et l’éthique au centre de débats qui soulignent aussi les faiblesses opérationnelles des bureaux sous-régionaux de la CEA

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a entamé ce matin l’examen des activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI), ainsi que de l’efficacité administrative et financière de l’Organisation des Nations Unies (ONU). 

Présentant le rapport du Secrétaire général¹ sur les activités du BSCI pour la période du 1^er juillet 2004 au 30 juin 2005, Mme Inga-Britt Ahlenius, Secrétaire générale adjointe aux services de contrôle interne, a rappelé que 36% des 2167 recommandations visant à accroître l’efficacité du fonctionnement de l’ONU étaient jugées comme essentielles et que 267 rapports d’audit avaient été publiés.  Tout en se disant préoccupée des cas faisant état d’une indépendance limitée du BSCI dans ses activités, elle s’est félicitée d’une mise en œuvre de 50% des recommandations au 30 janvier 2005, permettant l’économie de 35,1 millions de dollars.

Le représentant de la République de Corée a noté que 103 des 194 postes du BSCI étaient financés par des ressources extrabudgétaires alors qu’un tiers du budget de 32,2 millions de dollars ne s’appuyait pas sur un financement régulier.  C’est pourquoi, il a demandé des recommandations viables pour permettre une évaluation indépendante de la question, à l’instar de ce qu’ont demandé les chefs d’État et de gouvernement dans le Document final adopté lors du récent Sommet de l’ONU.  Le délégué du Japon a mis l’accent sur la mise en œuvre des recommandations essentielles mentionnées au paragraphe 11 du rapport qui portent sur des problèmes qui nuisent gravement au bon fonctionnement de l’ONU.

L’examen de l’efficacité du fonctionnement administratif et financier de l’ONU a été l’occasion pour les représentants du Royaume-Uni, au nom de l’Union européenne et de la Nouvelle-Zélande au nom du Groupe de CANZ, d’insister sur la nécessité de garantir la meilleure transparence dans toutes les activités de l’ONU.  Ils ont estimé que la conduite éthique restait un impératif, notamment pour le personnel ayant à intervenir sur des questions financières.

Toujours sur ce point, la représentante du Royaume-Uni, au nom de l’Union européenne a déclaré que le rapport du BSCI sur l’inspection de la gestion du programme et des pratiques administratives des bureaux sous-régionaux de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) était un véritable catalogue de faiblesse et de revers.  Elle a exprimé sa préoccupation devant le manque de ressources financières et humaines de ces bureaux qui, selon elle, était responsable de leur faiblesse opérationnelle. 

Présentant le rapport sur cette question², la Secrétaire générale adjointe aux services de contrôle interne a mentionné un manque de coordination entre le siège de la CEA et les bureaux sous-régionaux, en notant que les rapports de missions étaient sous-exploités faute d’un système en ligne efficace.  Elle a déclaré que l’insuffisance de crédits ne permettait pas à ses bureaux d’être les vecteurs de l’action opérationnelle de la CEA, en précisant que les inspecteurs avaient formulé 15 recommandations pour renforcer leurs activités.

Toujours dans le cadre de l’examen de l’efficacité administrative et financière, la Commission a entendu la présentation par Mme Nancy Soyka-Hurtz, représentante du Département de la gestion, des rapports du Secrétaire général sur les mesures de responsabilisation du Secrétariat de l’ONU³ et sur la contribution du Département de la gestion - entre janvier 2003 et juin 2005 - à l’amélioration des méthodes de gestion, et au plan assorti d’un calendrier précis en vue de réduire les redondances, la complexité et la bureaucratie dans les opérations et procédures administratives de l’ONU⁴.  Elle a notamment insisté sur la légitime revendication des États Membres de s’attendre à pouvoir bénéficier d’une ONU transparente et efficace. 

Présentant le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB)⁵, M. Maycock a notamment regretté que le rapport du Secrétaire général ne donnait qu’un aperçu de l’état de certaines questions identifiées par le BSCI, et ne présentait aucun plan assorti d’un échéancier.  Il a précisé qu’un rapport d’ensemble devrait être présenté ultérieurement sur les moyens d’éviter les doubles emplois et d’améliorer la transparence des activités de l’ONU.  

Par ailleurs, la Commission a conclu ce matin le débat général entamé avant-hier⁶ sur les rapports financiers et rapports du Comité des commissaires aux comptes.  À cet égard, les États-Unis ont notamment demandé des informations sur les mesures que l’UNOPS comptait prendre pour améliorer sa situation financière.

Ont pris part à ce débat les représentants des pays suivants: États-Unis, Libye, Iraq, République de Corée, Japon, Royaume-Uni au nom de l’Union européenne, Nouvelle-Zélande au nom du Groupe de CANZ, Japon, et Égypte.  Sont également intervenus Mme Inga-Britt Ahlenius, Secrétaire générale adjointe aux services de contrôle interne; Mme Nancy Soyka-Hurtz, Administratrice générale au Département de la gestion; et M. Maycock représentant du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB).

La Cinquième Commission poursuivra ses travaux demain matin 13 octobre pour entamer notamment l’examen de l’amélioration de la situation financière de l’ONU. 

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¹      A/60/346

²      A/60/120

³      A/60/312 du Secrétaire général 

⁴      A/60/342 du Secrétaire général 

⁵      A/69/418 du CCQAB

⁶      voir communiqué AG/AB/3685 du 10 octobre 2005

RAPPORTS FINANCIERS ET ÉTATS FINANCIERS VÉRIFIÉS ET RAPPORTS DU COMITÉ DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Fin du débat général

M. ANDREW HILLMAN (É tats-Unis), évoquant le rapport sur les fonds administrés par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR), a rappelé que son pays avait apprécié les mesures prises pour en stabiliser les dépenses.  Il a ajouté qu’il fallait prendre plus de mesures pour éviter la réduction des réserves disponibles issues des contributions et s’est déclaré préoccupé par les sommes importantes allouées aux retraites; à son avis, 336 millions de dollars restaient un énorme fardeau pour une Organisation qui fonctionne avec des contributions volontaires.  Le HCR doit traiter cette question en prenant des mesures appropriées.  Rappelant par ailleurs le paragraphe 50 du rapport des Commissaires aux comptes qui fait mention d’une augmentation de 21,7% (67 millions) des coûts de personnels, le représentant des États-Unis a demandé des explications sur les facteurs qui ont provoqué cette augmentation.  Ma délégation se préoccupe par ailleurs de la question des fraudes, a-t-il souligné, et invite le HCR à faire tout pour les éviter, notamment au niveau du remboursement abusif de soins de santé.

Le représentant américain a par ailleurs exprimé sa préoccupation devant le nombre important de recommandations non appliquées et a exhorté le Secrétaire général à tout faire pour que les recommandations faites par le Comité dans ce domaine soient appliquées.  Affirmant que les États-Unis partageaient les préoccupations du CCC au sujet des finances de l’UNOPS, il a demandé des informations sur les mesures que l’UNOPS compte prendre pour apurer sa situation financière et éviter des dérives trop importantes.

M. AMAR (Libye) a souligné que l’application des recommandations du CCC devait être garantie pour assurer la transparence à l’égard des États membres, et a demandé que des mesures soient prises en ce sens.  Il s’est en outre dit inquiet de la publication tardive des documents et autres rapports.

M. HUSSAIN AL BATTAWI (Iraq) a fait part de sa préoccupation concernant le retard de publication des documents de travail, ce qui entrave à son avis le bon travail des délégations.  Le taux de 46% d’application des recommandations pour la période concernée (contre 36% pour 2001-2002) reste encourageant, a-t-il déclaré, mais le taux de non-application demeure inquiétant.

RAPPORT DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL SUR LES ACTIVITÉS DU BUREAU DU SERVICE DE CONTRÔLE INTERNE (A/60/346)

Documentation

Le présent rapport expose les activités du Bureau des services du contrôle interne (BSCI) durant la période allant du 1^er juillet 2004 au 30 juin 2005.

Au cours de cette période, le BSCI a formulé 2 167 recommandations visant à améliorer les dispositifs de responsabilisation et les contrôles internes et à accroître l’efficacité du fonctionnement de l’Organisation.  Sur ces recommandations, 779 ont été estimées essentielles, dont 43,5% ont été appliquées.  Ces recommandations ont permis l’économie de 35,1 millions de dollars, dont 18 millions ont effectivement été économisés ou recouvrés.  Pour ce travail, le BSCI disposait en juin 2005 de 194 personnels pour un budget de 32,2 millions de dollars, dont 12,3 millions de dollars de fonds extrabudgétaires.  

Au cours de la même période, le BSCI a émis 267 rapports d’audit dont 23 ont été destinés à l’Assemblée générale.

Les opérations de contrôle du BSCI ont essentiellement porté sur les domaines où d’éventuelles carences risquent le plus de compromettre l’efficacité de l’Organisation.

Les domaines suivants ont été audités: opérations de secours consécutives au raz-de-marée de décembre 2004; exploitation, abus sexuels et discipline dans les opérations de maintien de la paix (notamment au sein de la MONUC); sécurité des personnels en mission ou dans les locaux de l’ONU; administration et gestion du personnel (heures supplémentaires et organes de recours, notamment); administration et finances; Commission d’indemnisation des Nations Unies; achats et passation de marchés; informatique et télématique; protection des fonctionnaires qui dénoncent des manquements aux règles en vigueur; affirmation d’un style de gestion privilégiant les résultats.

Introduction et débat général

M. YOE DAE JONG (République de Corée) s’est félicité des économies de 35 millions réalisées grâce à la mise en oeuvre des recommandations du BSCI.  Il a salué les efforts de consolidation des activités de contrôle en dotant le BSCI de compétences nécessaires à l’exécution de son mandat.  Il s’est inquiété que 103 des 194 postes du BSCI étaient financés par des ressources extrabudgétaires, alors qu’un tiers du budget ne s’appuyait pas sur un financement régulier.  Il a souhaité des recommandations viables pour permettre une évaluation indépendante de la question, comme l’ont demandé les chefs d’État et de gouvernement dans le Document final adopté il y a quelques semaines au Sommet des Nations Unies.  Il serait bon, a-t-il ajouté, que le BSCI se concentrent sur les cas présentant le plus de risques.

Mme KEIKO KURODA (Japon) s’est félicitée que la moitié des 2 167 recommandations pour améliorer les dispositifs de responsabilisation et les contrôles internes, et accroître l’efficacité et l’efficience du fonctionnement de l’Organisation, aient déjà été mises en œuvre.  Il a particulièrement mis l’accent sur la mise en œuvre des recommandations essentielles, mentionnées au paragraphe 11 du rapport, dont l’application reste en souffrance et qui portent sur des problèmes qui nuisent gravement au bon fonctionnement de l’Organisation et méritent toute l’attention de la haute direction.

EXAMEN DE L’EFFICACIT É DU FONCTIONNEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES

Documentation

Rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’inspection de la gestion du programme et des pratiques administratives des bureaux sous-régionaux de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) (A/60/120)

Les bureaux sous-régionaux constituent un élément essentiel de la CEA en tant qu’antennes sous-régionales.  Cependant, le BSCI reste persuadé que la structure actuelle et les ressources dont ils disposent ne sont pas suffisantes pour que ces bureaux s’acquittent de leurs missions.  L’équilibre entre activités opérationnelles et travaux d’analyses s’en trouve compromis.  Il a aussi été constaté un manque de coordination entre le siège de la CEA et les bureaux sous-régionaux, les rapports de missions ne sont exploités à bon escient faute d’un système en ligne efficace.

L’insuffisance de crédits ordinaires et extrabudgétaires (en moyenne 22% au cours des deux exercices biennaux précédents) ne permet pas à ses bureaux d’être les vecteurs de l’action opérationnelle de la CEA.  À cela s’ajoute des problèmes d’effectif: les personnels des bureaux sous-régionaux ne représentent que 14% des effectifs totaux de la CEA, au lieu des 25 à 30% prévus, de nombreux postes sont toujours vacants, la qualification du personnel est parfois non pertinente par rapport aux missions à accomplir dans les pays de la sous-région.

D’une façon générale, les stratégies de communication et d’information sont inefficaces, faute de ressources technologiques suffisantes.  Le rapport estime nécessaire de renforcer l’informatisation des bureaux sous-régionaux, afin de faciliter le partage et la gestion des connaissances et d’en faire des partenaires efficaces pour le développement en Afrique.

Les pratiques dans les domaines de la gestion et de l’administration, notamment l’administration du personnel ne sont pas suffisamment solides, des lacunes ont été notées dans l’évaluation et dans la formation des personnels.

Rapport du Secrétaire général sur la réforme du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (DAGGC)

La réforme du DAGGC en est à sa troisième année.  Plus que sur les services de conférences, l’évolution porte essentiellement sur la gestion des conférences à l’échelle mondiale.  Cette gestion a quatre objectifs: qualité, quantité, ponctualité et économie.  Pour y parvenir, la planification, la synchronisation et la responsabilité sont les trois grands axes d’une gestion cohérente et dynamique des conférences.

Le DAGGC s’est efforcé d’améliorer en particulier la gestion du calendrier des conférences et des réunions, ainsi que de la documentation, avec comme objectif ultime la publication des documents en temps voulu.  Afin que cette réforme aboutisse, des règles de transparence et de responsabilisation doivent être établies dans la prise de décision et dans la mise en œuvre.

En 2005, la deuxième phase du projet de gestion intégrée à l’échelle mondiale a été lancée et vise à la coordination des services de conférences fournis par les quatre lieux d’affectation (New York, Genève, Vienne et Nairobi) et une meilleure utilisation des ressources allouées dans le cadre du budget consolidé.  La réforme est un ensemble de mesures ne devant pas être dissociées les unes des autres: c’est un processus global et à long terme, précise le rapport.

MESURES DE RESPONSABILISATION DU SECR É TARIAT DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES (A/60/312 ET A/60/418)

Documentation

Rapport sur les mesures de responsabilisation du Secrétariat de l’ONU (A/60/312)

Ce rapport - qui intervient alors que le Secrétariat fait face à une série sans précédent de difficultés internes - décrit les mesures prises par le Secrétaire général pour renforcer le dispositif de responsabilisation.  Ces mesures visent les objectifs suivants: a) définition claire des responsabilités et des résultats à obtenir; b) mise en place de l’infrastructure de soutien et d’orientation nécessaire; c) renforcement des moyens de contrôle et d’évaluation de la performance; d) mise en place de moyens de suivi permettant de mettre en évidence aussi bien les points forts que les points faibles de la performance, et de procéder éventuellement à des enquêtes qui aboutiront à l’adoption de mesures correctives.

Nombre des mesures décrites, notamment la création du Conseil d’évaluation de la performance de la haute direction et le projet de création d’un bureau de l’éthique professionnelle, conduiront le Secrétariat à examiner plus avant la manière dont fonctionne l’Organisation et à prendre au besoin de nouvelles mesures pour renforcer le dispositif de responsabilisation.  En même temps que celles décrites dans le rapport, ces nouvelles mesures contribueront à la réalisation d’un même objectif: faire en sorte que les directeurs de programme et les autres fonctionnaires aient à rendre compte des résultats de leur travail aussi bien que de leur conduite, et que les cadres et le reste du personnel puissent travailler dans un milieu où l’ouverture et la transparence sont de règle, et où les manquements aux normes de conduite ne sont pas tolérés.

L’Assemblée générale est invitée à prendre acte du présent rapport, en particulier du fait que les éléments nouveaux intégrés au dispositif de responsabilisation sont de nature à renforcer les obligations redditionnelles du Secrétariat.

Outre l’introduction, le Chapitre II présente les initiatives de renforcement du dispositif de responsabilisation, le chapitre III une évaluation des organes d’audit et de contrôle des organismes de l’ONU, le chapitre IV le renforcement des moyens de contrôle, le Chapitre V, les mesures visant à assurer le respect des règles d’éthique professionnelle; le chapitre VI les mesures visant à accroître la transparence; le Chapitre VII les délais d’application des recommandations des organes de contrôle, les conclusions figurant au chapitre VIII.  En outre, l’annexe I contient l’organigramme du dispositif de responsabilisation et l’annexe II les résultats de l’étude de fonctionnement des organes d’audit et de contrôle.

CONTRIBUTION APPORT É E PAR LE D É PARTEMENT DE LA GESTION À L’AM É LIORATION DES M É THODES DE GESTION, ET PLAN ASSORTI D’UN CALENDRIER PR É CIS EN VUE DE R É DUIRE LES REDONDANCES, LA COMPLEXIT É ET LA BUREAUCRATIE DANS LES OP É RATIONS ET PROC É DURES ADMINISTRATIVES DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES (A/60/342 ET A/60/418)

Documentation

Rapport du Secrétaire général (A/60/342)

Le rapport porte sur les recommandations dans lesquelles le Secrétaire général était prié de faire rapport sur la contribution que le Département de la gestion apporte à l’amélioration des méthodes de gestion, y compris les mesures visant à accroître l’efficacité et la productivité, au Secrétariat.  Il porte tout particulièrement sur les améliorations apportées par le Département au cours de la période allant de janvier 2003 au 30 juin 2005.

Le rapport donne également suite aux recommandations dans lesquelles le Secrétaire général était prié d’élaborer un plan assorti d’un calendrier précis en vue de réduire les redondances, la complexité et la bureaucratie dans les opérations et procédures administratives de l’ONU, notamment en adoptant une approche à l’échelle du Secrétariat en vue de les rationaliser et de les automatiser. 

Le Chapitre II apporte des précisions sur la contribution apportée par le Département de la gestion à l’amélioration dans les services d’appui centralisés, des ressources humaines, budgétaires et financières.

Le chapitre III présente l’examen et bilan de l’application des mesures d’efficacité prises en vue de réduire la bureaucratie dans les opérations et procédures administratives de l’ONU dans les domaines suivants: Informatisation de l’administration des voyages (A); Rationalisation de l’administration des voyages (B); Poursuite de l’informatisation de l’administration de l’allocation-logement, de l’indemnité pour frais d’études et de l’indemnité pour charges de famille, et instauration d’un système d’autocertification (C); Choix d’un logiciel de gestion des achats unique (D); Adoption d’une politique de protection de l’information et du caractère confidentiel des données (E); Création d’un registre central des systèmes informatiques (F). 

L'Assemblée générale est invitée à prendre note de ce rapport.

Rapport du CCQAB sur la question (A/60/418)

Le CCQAB s’interroge sur l’affirmation qui figure au paragraphe 26 du rapport du Secrétaire général sur les mesures de responsabilisation du Secrétariat de l’ONU, selon laquelle les membres du Comité de contrôle (interne) exerceront leurs fonctions consultatives en toute indépendance.  Il sera peut-être difficile pour les trois membres du Secrétariat d’agir en toute indépendance en tant que hauts fonctionnaires du Secrétariat.  S’agissant du mandat du Comité de contrôle, tel que proposé au paragraphe 25 du rapport susmentionné, le CCQAB se demande s’il serait opportun que le Comité de contrôle donne des conseils et fasse des suggestions sur les priorités, la stratégie à long terme et les plans de travail annuels des organes de contrôle, étant donné que cela risquerait de remettre en question l’indépendance de ces organes.

De l’avis du CCQAB, il faudra revoir le mandat, la composition et les méthodes de travail du Comité de surveillance à la lumière de la décision que l’Assemblée pourra prendre en ce qui concerne la suite à donner au Document final du Sommet mondial.

Le CCQAB fait observer que c’est la première fois qu’un rapport de ce genre est établi.  Il estime que ce rapport brille par le manque de chiffres relatifs à l’impact des mesures prises par le Département de la gestion et qu’il faut s’étendre davantage sur le rôle joué par le Département en faveur de l’amélioration des méthodes de gestion au Secrétariat tout entier.  Il rappelle les observations formulées dans son rapport concernant le projet de budget-programme pour l’exercice biennal 2006-2007 eu égard à l’importance de la politique de gestion.

Selon le CCQAB, le rapport du Secrétaire général ne donne qu’un aperçu de l’état actuel de certaines des questions identifiées par le BSCI, et ne présente aucun plan assorti d’un échéancier.  Il n’indique pas comment l’Administration compte s’y prendre pour mettre en œuvre une méthode à l’échelle de l’Organisation visant à éliminer les doubles emplois, pas plus qu’il ne détermine un mécanisme permettant d’examiner les méthodes et procédures de travail.  La technologie de l’information qui peut pourtant servir d’outil permettant d’améliorer les opérations et les procédures administratives ainsi que leur efficacité, n’est pas une solution en soi.  Le CCQAB recommande à l’Assemblée de prier le Secrétaire général de lui soumettre, à sa 61^e session, un rapport détaillé de suivi en gardant à l’esprit les observations formulées par le CCQAB dans le présent rapport.

Introduction et débat général

Intervenant au nom de l’Union européenne et des pays associés, Mme ELIZABETH GALVEZ (Royaume-Uni) a déclaré sa satisfaction devant les efforts accomplis pour aborder ces questions au plus haut niveau de l’ONU.  Elle s’est félicitée de l’accent mis sur la formation des responsables en matière de gestion des ressources humaines, en soulignant que la conduite éthique restait un impératif.  Elle a rappelé la nécessité de l’indépendance des membres du Comité de contrôle et a émis le souhait d’une amélioration de la gestion par le redéploiement des ressources sous-utilisées et un renouvellement des méthodes de travail en général.  Elle a conclu sur les pratiques administratives des bureaux sous-régionaux de la Commission économique pour l’Afrique (CEA), estimant que le rapport sur cette question constituait un catalogue d’échecs et de revers.

Intervenant au nom du Groupe de CANZ, M. PHILLIP TAULA (Nouvelle-Zélande) a rappelé l’importance de la responsabilité et de l’éthique au sein des Nations Unies, comme cela a été souligné au cours du Sommet mondial.  Rappelant les termes du rapport A/60/312, le représentant a insisté sur la nécessité d’associer des mécanismes de contrôle pour éviter les mauvais résultats.  Le contrôle étant une partie essentielle de la chaîne de responsabilités, il doit être totalement indépendant, a-t-il affirmé, regrettant que rien ne soit fait ou dit au sujet des actions du Département de la gestion en matière de promotion des bonnes pratiques en son sein.  Il faut des indicateurs quantitatifs pour en évaluer la valeur et l’impact, a-t-il ajouté, priant le Secrétaire général de prévoir un plan d’action assorti d’un calendrier.

M HITOSHI KOZAKI (Japon), mentionnant les rapports A/60/312 et A/60/302 et plus particulièrement les mesures de responsabilisation du Secrétariat, s’est déclaré déçu que le Secrétariat n’ait pas pu mettre en œuvre plus tôt les mesures et les mécanismes de contrôle.  Il s’est félicité des initiatives prises par le Département de la gestion pour améliorer ses pratiques de travail, mais regretté que le rapport ne réponde pas aux questions de sa délégation.  À son avis, un rapport de suivi sur cette question devrait être produit.

M. YASSER EL NAGGAR (Égypte) a demandé que l’intervention de la représentante du Secrétariat, présentant les deux rapports examinés, soit distribuée aux délégations.

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