Cinquième Commission: le Groupe des 77 et la Chine réclament « plus d’exactitude » dans l’élaboration des budgets
La Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires a examiné, ce matin, l’état d’avancement de la gestion souple de l’espace de travail au Siège de l’ONU à New York, dont le coût pour 2015-2020 a baissé de plus de 10 millions de dollars par rapport aux prévisions. Si elle s’est félicitée de cette baisse, la Chine a surtout vu la nécessité de se montrer plus « exact » dans l’élaboration des budgets.
Le projet de gestion souple de l’espace de travail a pour objectif d’améliorer la productivité, l’efficacité et l’environnement de travail du personnel de l’ONU. Lancé en 2015, le projet est structuré en 11 étapes censées s’échelonner jusqu’en 2020. Il est assorti d’un budget de 55 millions de dollars soit une baisse de 10,7 millions de dollars par rapport aux prévisions.
Le Secrétaire général parle d’une « diminution », mais il s’agit en réalité d’une « diminution des projections de dépenses », ont fait observer le Groupe des 77 et la Chine, pour lesquels le montant total a, en réalité, augmenté par rapport aux 45,6 millions de dollars initialement prévus. Le Groupe a appelé à plus de précisions dans les calculs de dépenses alors que le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a approuvé la proposition du Secrétaire général de débloquer un total de 25,4 millions pour 2018-2019. Pour 2018, c’est une tranche de 12,7 millions qui sera versée.
La Cinquième Commission a aussi examiné aujourd’hui la proposition du Secrétaire général relative au remplacement des bâtiments A à J de l’Office des Nations Unies à Nairobi pour laquelle, soutenu par le CCQAB, il demande la somme de 604 000 dollars pour 2018-2019 sur un coût total de 69,8 millions de dollars entre 2017 et 2023.
Le Kenya a prévenu que la réussite du projet exige de l’ONU qu’elle mette en place un mécanisme de gouvernance et de contrôle efficace et veille à ce que le projet respecte les délais et le budget prévus. Il a rappelé que, pour minimiser les coûts liés à la construction, l’Assemblée générale a décidé que les connaissances, la technologie et les capacités locales doivent être utilisées, dans la mesure du possible, dans tous les travaux de construction. « Nous sommes convaincus que l’ONU tirera parti des matériaux de construction de qualité disponibles au Kenya », a dit le représentant.
Le projet consiste à remplacer les bâtiments A à J de l’Office des Nations Unies à Nairobi par un bâtiment de services et deux bâtiments à usage de bureaux, sur un emplacement autre que celui des bâtiments à remplacer. Les nouveaux bâtiments, qui occuperaient une surface comprise entre 6 454 m² et 13 790 m2, pourraient accueillir 461 à 985 postes de travail supplémentaires.
La Cinquième Commission se réunira, de nouveau, le mercredi 13 décembre, à partir de 10 heures, pour examiner les prévisions de dépenses pour 2018 de neuf missions politiques spéciales créées par le Conseil de sécurité.
PROJET DE BUDGET-PROGRAMME 2018-2019
Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires sur la proposition relative au remplacement des bâtiments A à J de l’Office des Nations Unies à Nairobi (A/72/7/add.28)
Pour l’examen de cette question, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a examiné le rapport du Secrétaire général (A/72/375) qui retrace l’historique de la création du complexe de Gigiri à Nairobi et décrit son évolution; présente une évaluation de l’état des bâtiments A à J; donne des informations sur les besoins actuels et futurs en matière d’espaces de bureaux sur la base d’une enquête et d’une étude sur l’utilisation de l’espace réalisées en 2017; récapitule les résultats d’une étude de faisabilité préliminaire conduite au cours de l’exercice biennal 2016-2017 concernant trois options pour la mise en œuvre du projet; formule des propositions relatives à la gouvernance, à la supervision et à la gestion du projet; et donne des informations sur le coût du projet et les dépenses prévues pour l’exercice biennal 2018-2019.
L’option que le Secrétaire général propose pour remplacer les bâtiments A à J de l’Office des Nations Unies à Nairobi est l’option 2 qui consiste à construire trois petits bâtiments –un bâtiment de services et deux bâtiments à usage de bureaux– sur un emplacement autre que celui des bâtiments à remplacer. Les nouveaux bâtiments occuperaient une surface comprise entre 6 454 et 13 790 m2 et pourraient accueillir 461 à 985 postes de travail supplémentaires. Il s’agirait de recourir progressivement aux stratégies de gestion souple de l’espace de travail étage par étage dès 2019. L’option 2 serait mise en œuvre sur une période de sept ans à partir de la phase de planification préalable en 2017 et se terminerait à la fin de 2023.
Le coût total en est estimé à 69 880 000 dollars, y compris une réserve pour imprévus de 3 569 000 dollars et une réserve pour hausse des coûts de 16 780 000 dollars. Un montant de 3 840 000 dollars est prévu pour l’installation des bâtiments préfabriqués qui serviront de locaux transitoires et un montant total de 10 550 000 dollars servira à l’achat du matériel informatique et du mobilier nécessaires à la mise en œuvre des stratégies de gestion souple de l’espace de travail pour les entités du Secrétariat.
Pour 2018-2019, le Secrétaire général propose un montant de 604 000 dollars pour financer quatre postes de l’équipe de gestion du projet et du personnel d’appui au projet basés à l’Office des Nations Unies à Nairobi; et pour couvrir le coût des consultants et la provision pour hausse des coûts.
Le CCQAB recommande à l’Assemblée générale d’approuver ce montant, la portée du projet et la stratégie de mise en œuvre de la deuxième option proposée. L’Assemblée, qui devrait tout de même prier le Secrétaire général d’affiner l’estimation de 69 880 000 dollars, approuverait aussi la création d’un compte pluriannuel des travaux de construction en cours pour ce projet.
Déclarations
Au nom du Groupe des 77 et la Chine, Mme AMÉRICA LOURDES PEREIRA SOTOMAYOR (Équateur) a noté, avec plaisir, que le Secrétaire général a présenté à l’Assemblée générale une proposition relative au remplacement des bâtiments A à J de l’Office des Nations Unies à Nairobi dont le coût serait de 69,8 millions de dollars. La représentante a voulu que la conception du projet donne une image claire des besoins réels en matière d’hébergement, s’agissant d’Umoja, de la gestion souple de l’espace de travail et des services centralisés. L’importance de la gouvernance et du contrôle du projet ne peut être sous-estimée pour respecter les délais et le budget prévus. Il est tout aussi important d’établir un environnement de collaboration pour attirer à bord les autorités pertinentes du pays hôte dont l’implication ne peut que faciliter le bon déroulement du projet.
Mme Pereira Sotomayor a appelé l’ONU à exploiter ses propres capacités et à éviter autant que possible de recourir aux consultants. Elle a également rappelé les instructions données par l’Assemblée générale visant à ce que l’on utilise les ressources locales, y compris les matériaux de construction.
Au nom du Groupe des États d’Afrique, M. MARCIO SANDRO ALEIXO PEREIRA BURITY (Angola) a prévenu que son Groupe suivra de près la matérialisation de cet important projet ainsi que les progrès dans la construction de nouveaux bureaux à la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba et la rénovation des salles de conférence, y compris la rénovation de l’Africa Hall, avec un vif intérêt. Le Groupe, a-t-il dit, invite tous ceux qui participent à la gestion de ces projets de veiller à la mise en place des mesures de sûreté et de sécurité nécessaires et des conditions de travail adéquates pour le personnel de l’ONU, les délégations et les visiteurs.
Mme KOKI MULI GRIGNON (Kenya) a salué la proposition du Secrétaire général et prévenu que la réussite du projet exige de l’ONU qu’elle mette en place un mécanisme de gouvernance et de contrôle efficace. Il est important de veiller à ce que le projet respecte les délais et le budget prévus, sans oublier la qualité. Pour adapter les bâtiments des Nations Unies aux conditions locales et minimiser les coûts liés à la construction, l’Assemblée générale, a rappelé à son tour la représentante, a décidé que les connaissances, la technologie et les capacités locales doivent être utilisées, dans la mesure du possible, dans tous les travaux de construction. Nous sommes convaincus que l’ONU tirera parti des matériaux de construction de qualité disponibles au Kenya, a dit la représentante.
Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires sur l’état d’avancement de la gestion souple de l’espace de travail au Siège de l’Organisation des Nations Unies (A/72/7/add.29)
Pour l’examen de cette question, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a examiné le rapport du Secrétaire général (A/72/379) qui fait part des enseignements tirés du programme pilote et des incidences du projet pilote de gestion souple de l’espace de travail sur la productivité.
Les conclusions de l’évaluation de mai 2017 montrent que, de manière générale, les fonctionnaires s’acquittent efficacement de leurs fonctions et que, dans les étages réaménagés, l’indice global de qualité de l’espace de travail était de 54 sur 100, ce qui constituait un progrès par rapport à la note de 48 sur 100 obtenue pendant l’évaluation initiale. Si les fonctionnaires ont relevé leurs notes pour les critères d’accès à la lumière naturelle, de conception, de convivialité et de disponibilité d’espaces communs, certains se sont plaints de l’impossibilité de s’isoler, du manque d’espaces de rangement et du bruit, ils ont avoué qu’ils ont plus de mal à se concentrer et mettent plus de temps à trouver leurs collègues ou les membres de leur équipe. Les responsables ont, quant à eux, noté une hausse de la productivité de leurs équipes, même si les cadres moins expérimentés n’ont pas eux-mêmes observé un tel phénomène.
Au stade de la mise en œuvre, les effectifs dans les étages sont notoirement insuffisants, environ 0,86 fonctionnaire par poste de travail non attribué, alors que le programme prévoit un rapport de 1,25. Le taux d’occupation a été revu à la hausse, dans la limite maximale de 140 personnes par étage.
Le coût total du plan révisé s’élève à 54 981 400 dollars, dont 21 648 500 dollars ont été engagés pendant la période 2015-2017. Le solde pour la période de trois ans allant de 2018 à 2020 est de 33 332 900 dollars, soit 25 401 200 dollars pour 2018-2019 et 7 931 700 dollars pour 2020. Le Secrétaire général précise que le coût représente une diminution de 10 728 000 dollars par rapport au coût prévu de 65 709 400 dollars. Le CCQAB recommande de nouveau à l’Assemblée générale de prier le Secrétaire général de revoir ses prévisions de dépenses et d’étudier des solutions propres à garantir l’autofinancement du projet. Il recommande aussi à l’Assemblée de l’autoriser à engager des dépenses d’un montant maximal de 12 700 600 dollars pour 2018.
Déclarations
Au nom du Groupe des 77 et la Chine, Mme AMÉRICA LOURDES PEREIRA SOTOMAYOR (Équateur) a reconnu l’importance des initiatives visant à moderniser l’Organisation et à la rendre plus efficace. Elle a toutefois souligné que ces initiatives devaient être mises en œuvre de façon « bien réfléchie » et « prudente ». La gestion du projet doit, elle-même, être « souple » et « adaptée aux besoins du personnel ». Mme Pereira Sotomayor a en effet pris note des plaintes du personnel, y compris la difficulté de se concentrer et de trouver ses collègues ou encore l’impression d’être moins productif. La représentante a exprimé ses préoccupations face aux écarts de productivité constatés entre les équipes gérées par des cadres expérimentés, pour qui la mise en place d’une gestion souple s’est traduite par une hausse de la productivité, et les équipes gérées par des cadres moins expérimentés, pour qui la nouvelle organisation n’a pas entraîné de hausse de la productivité.
Partant de ce constat, la représentante a voulu une évaluation plus « méticuleuse », impliquant les utilisateurs finaux. Or, a-t-elle noté, aucun indicateur ni aucune méthodologie n’ont pour l’instant été définis pour procéder à une telle évaluation. La représentante a dressé la liste des informations qu’elle a dit attendre: l’état d’avancement du projet, dont le taux d’occupation effective de chaque étage et la mise en œuvre de chaque phase du projet, y compris l’impact du projet sur les baux des biens immobiliers n’appartenant pas à l’ONU.
Elle a noté que la « diminution » du coût du projet annoncée par le Secrétaire général n’est en fait qu’une « diminution des projections de dépenses ». Le montant total du projet a, en réalité, augmenté par rapport aux 45,6 millions de dollars initialement prévus. Constatant que ce montant est de 20% plus important, Mme Pereira Sotomayor a voulu que le Secrétariat se montre plus précis et plus fiable, prônant, à l’instar du CCQAB, des solutions d’autofinancement.
Elle a prévenu que son Groupe examinera les demandes de fonds du Secrétaire général à l’aune de l’ensemble des ressources liées à des projets de construction et de leur impact global sur l’exercice 2018-2019, en tenant compte de la nécessité de « hiérarchiser et séquencer » les grands projets d’investissement. Elle a souligné que ce projet pourrait être influencé par certaines décisions concernant l’utilisation du progiciel de gestion intégré Umoja mais aussi par l’étude en cours sur le dispositif de prestation de services centralisée et les besoins d’hébergement du personnel à long terme. Mme Pereira Sotomayor a par conséquent déclaré que son Groupe évaluera les conséquences de ces différentes initiatives sur la durée et l’ampleur du projet de gestion souple de l’espace de travail. Le Groupe des 77 et la Chine attendent aussi des précisions sur le degré d’adaptation des nouvelles politiques du Secrétariat à cette gestion souple.
Mme ZHANG JIARUI (Chine) a appelé le Secrétariat à réaliser un bilan complet du passage à une gestion souple de l’espace de travail au Siège, afin de déterminer si cette nouvelle pratique améliore ou non les conditions de travail et la productivité du personnel. Elle a insisté sur la nécessité de faire en sorte que cette étude soit réalisée « en profondeur » et « de manière systématique ».
En second lieu, la représentante a invité le Secrétariat à adopter une attitude « prospective », en privilégiant une mise en œuvre « progressive » du projet. Une telle approche est également importante, a-t-elle ajouté, pour la conduite des autres projets de réorganisation du fonctionnement du Secrétariat.
Par ailleurs, la représentante a appelé le Secrétaire général à se montrer « rigoureux » dans l’élaboration des budgets et à tout faire pour « économiser les ressources » de l’Organisation. Elle a pris note de la révision à la baisse des dépenses prévisionnelles du budget, dont le montant total a diminué de 10,7 millions de dollars par rapport aux coûts projetés, passant de 65,7 millions à environ 55 millions de dollars. Si elle s’est félicitée de cette baisse, la représentante a également indiqué qu’elle démontrait la nécessité de se montrer plus « exact » dans l’élaboration du budget. Elle a dit attendre des détails sur la mise en œuvre de chaque phase du projet.