Cinquième Commission: étonnement devant un dépassement budgétaire de 16 millions de dollars pour le projet lié à la gestion de l’espace de travail au Siège de l’ONU à New York
La Cinquième Commission, chargée des questions administratives et budgétaires, s’est penchée, ce matin, sur les progrès réalisés, au Siège de l’ONU à New York, dans le projet lié à la « gestion souple de l’espace de travail » pour lequel, à la surprise des délégations, le Secrétaire général demande 16 millions de dollars supplémentaires.
Le projet de « gestion souple de l’espace de travail » consiste à réaménager différents départements de l’Organisation en fonction de leurs besoins opérationnels respectifs, en tenant compte notamment des ressources humaines et des technologies de l’information et des communications. Une telle gestion permettrait de faire revenir au Secrétariat les 800 fonctionnaires installés dans des immeubles loués dont les baux ne seraient donc pas renouvelés, indique le Secrétaire général dans son rapport.
Après le projet-pilote des 18e et 19e étages, impliquant 128 fonctionnaires, il ressort qu’il faudra procéder à des aménagements spécifiques plus importants que prévus et que « l’anxiété et l’inquiétude des fonctionnaires » rendent nécessaire de renforcer l’accompagnement du changement et le dialogue avec le personnel.
Le Secrétaire général présente donc un calendrier modifié pour l’exécution du projet, des prévisions révisées pour l’immobilier et un coût estimatif qui, à la surprise des délégations, s’élève à 60,5 millions de dollars jusqu’en 2018, soit 16,1 millions de plus que le montant initial, 5,2 millions ayant déjà été absorbés en 2015.
Un plan financier détaillé, fiable et prévisible, a prévenu la représentante du Groupe des 77 et de la Chine, est « essentiel » pour que la Commission puisse examiner ces « grandes et coûteuses » transformations. Elle s’est agacé des 60,5 millions de dollars qui pourraient financer au moins trois projets identiques à ceux de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) ou du siège de Nairobi. Son homologue de l’Union européenne a insisté sur son attachement à la discipline budgétaire et demandé des éclaircissements pour pouvoir « réaffirmer » son soutien au projet.
En attendant, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) recommande à la Commission de ne pas accorder la somme de 60,5 millions de dollars mais de débloquer 18 millions de dollars pour 2016 et de demander au Secrétaire général de présenter une proposition « détaillée » exposant toutes les autres ressources qui pourraient être nécessaires après le 31 décembre 2016.
La Cinquième Commission tiendra sa prochaine séance publique vendredi 18 mars à partir de 10 heures.
PROJET DE BUDGET-PROGRAMME POUR L’EXERCICE BIENNAL 2016-2017
Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur l’état d’avancement de la gestion souple de l’espace de travail au Siège de l’ONU (A/70/7/Add.45)
Pour l’établissement de ce rapport, le CCQAB a examiné celui du Secrétaire général (A/70/708) et rappelle que, pour tester l’application d’une gestion souple de l’espace de travail à l’environnement de travail de l’ONU, le Secrétaire général avait mis en œuvre, dans une partie des locaux des 18e et 19e étages du bâtiment du Secrétariat, un programme pilote concernant 128 fonctionnaires. Le programme pilote a pris fin en janvier 2016 et les participants ont fait ressortir la nécessité de nouveaux réaménagements dans les espaces de travail, notamment des espaces personnels de rangement plus nombreux et de meilleure qualité, davantage de sièges de hauteur standard dans les espaces travail-détente et la transformation en cabines de certains des espaces occupés par des canapés.
En outre, les échanges avec les départements ont montré qu’il fallait procéder pour chaque étage à des aménagements spécifiques plus importants que prévu et que, compte tenu de l’anxiété et de l’inquiétude des fonctionnaires, il était nécessaire de renforcer l’accompagnement du changement et le dialogue avec le personnel.
Le Secrétaire général prévoit désormais neuf types d’espace de travail contre six auparavant, ainsi que d’autres améliorations. La première phase du projet concerne les 13e, 18e et 19e étages du Secrétariat que les occupants regagneront, à la fin du mois de mars 2016. La deuxième phase du projet doit se dérouler d’avril à juin 2016 et concerne les 20e, 21e et 32e étages. Le CCQAB recommande à l’Assemblée générale de demander au Secrétaire général de présenter un plan d’exécution détaillé couvrant l’ensemble du projet et pouvant servir de base fiable à l’estimation des ressources et des délais nécessaires. Le Comité consultatif constate aussi que l’évaluation des incidences de la gestion souple de l’espace de travail sur la productivité et le bien-être du personnel reste inachevée compte tenu que cette évaluation ainsi que les indicateurs relatifs aux avantages et autres facteurs pertinents seront communiqués dans le prochain rapport du Secrétaire général.
Dans ses nouvelles prévisions immobilières, le Secrétaire général part de l’hypothèse que les baux afférents à deux des immeubles situés à Manhattan (Daily News et Innovation) ne seraient pas reconduits à la fin d’avril 2017 et de septembre 2018, respectivement. L’immeuble Daily News accueille 125 fonctionnaires et l’immeuble Innovation 616. S’agissant de l’immeuble Albano, il accueille 660 fonctionnaires, le Secrétariat envisageant de proroger pour deux ans le bail actuel qui arrive à expiration fin janvier 2018. Quant à l’immeuble UNFCU, 190 fonctionnaires y travaillent, une centaine d’autres devant y emménager. Face à ces informations, le Comité consultatif dit son intention de présenter ses observations dans son rapport à venir sur l’examen stratégique des biens immobiliers.
Le Secrétaire général estime le coût de la mise en œuvre de la gestion souple de l’espace de travail au Siège de l’ONU à 65,7 millions de dollars, dont 5,2 millions de dollars au titre de dépenses engagées en 2015. Le montant des ressources demandées pour le reste de la durée du projet, c’est-à-dire de 2016 à 2018, s’élève donc à 60,5 millions de dollars. Le Comité consultatif recommande à l’Assemblée générale d’autoriser le Secrétaire général à engager des dépenses d’un montant maximum de 18 millions de dollars pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016.
Il recommande à l’Assemblée générale de prier le Secrétaire général de lui présenter, dans son prochain rapport d’étape, une proposition détaillée exposant toutes les autres ressources qui pourraient être nécessaires après le 31 décembre 2016.
Déclarations
S’exprimant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, Mme SIRITHON WAIRATPANIJ (Thaïlande) s’est dit préoccupée par le fait que l’évaluation de l’impact de la gestion souple de l’espace du travail sur la productivité et le bien-être du personnel ne soit pas encore achevée, alors que le projet se poursuit. Une gestion inadéquate du changement pourrait, a-t-elle prévenu, influencer le moral du personnel et faire baisser la productivité, en risquant de mettre à mal la réputation de l’ONU. La représentante a demandé davantage de clarté sur l’état de l’évaluation et sur la manière dont ses résultats influenceront les prochaines étapes du projet. Ayant noté la révision des coûts, la représentante a souligné qu’un plan financier détaillé, fiable et prévisible est « essentiel » pour que la Commission puisse examiner ces grandes et coûteuses initiatives de transformation.
Elle a noté avec préoccupation que les estimations se chiffrent désormais à 65,7 millions de dollars, alors que l’on parlait auparavant d’activités à inclure dans le Plan-cadre d’équipement des Nations Unies. Une telle somme, s’est agacée la représentante, pourrait financer au moins trois projets similaires à ceux entrepris à la Commission économique pour l’Afrique (CEA) ou à Nairobi. Mon Groupe, a-t-elle prévenu, examinera ces chiffres de près ainsi que la manière dont le progiciel de gestion intégrée, Umoja, ou la stratégie des technologies de l’information et des communications influenceront l’ampleur et la durée du projet sur la gestion souple de l’espace de travail. Le Groupe demande aussi des explications sur la révision de la circulaire pertinente du Secrétaire général, après la résolution 69/274 A de l’Assemblée générale.
M. JAN DE PRETER, Union européenne (UE), a rappelé que l’UE a toujours insisté pour que la stratégie de gestion souple de l’espace de travail soit mise en œuvre aussi bien au Siège de New York que dans tous les projets de construction et de rénovation en cours ou planifiés. Cette stratégie doit être prise en considération le plus tôt possible dès la phase de conception des projets. Il a donc regretté que le Plan-cadre d’équipement ait manqué cette occasion. Le Plan stratégique patrimonial pour le Palais des Nations à Genève est une occasion idoine d’appliquer cette stratégie de manière rentable, a insisté le représentant.
Il a dit son attachement à la discipline budgétaire et à des procédures budgétaires adéquates. Il s’est donc dit préoccupé par les changements qui, a-t-il dit, doivent être clarifiés pour bénéficier du soutien de l’UE. Il a, à son tour, dit attendre les résultats de l’évaluation de l’impact de la gestion souple de l’espace de travail sur la productivité globale et le bien-être du personnel.
Mme CHERITH NORMAN CHALET (États-Unis) a aussi souhaité que le projet de la gestion souple de l’espace de travail soit étendu à tous les bureaux de l’ONU à travers le monde. Elle s’est dite préoccupée des changements apportés, promettant de les étudier avec attention.
Rappelant que la gestion souple de l’espace de travail vise à améliorer la productivité et le bien-être du personnel, M. GUO XUEJUN (Chine) a souhaité l’évaluation rapide de l’impact du projet. Il a par ailleurs demandé des explications sur la demande de ressources supplémentaires par rapport aux coûts initialement prévus. Il s’est interrogé sur les 16,1 millions de plus.