Cinquième Commission: malgré un « élan clair et irréversible », les délégations déplorent des retards dans le déploiement complet du Progiciel de gestion intégré, Umoja
À la Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires, plusieurs délégations ont déploré, aujourd’hui, les retards dans le déploiement complet du Progiciel de gestion intégrée, Umoja; la représentante des États-Unis saluant tout de même « un élan clair et irréversible ». La Commission, qui a aussi adopté un projet de résolution sur le Bureau des services de contrôle interne, était également saisie des recommandations du Corps commun d’inspection sur la gestion du Bureau du Haut-Commissaire des Nations Unies aux droits de l’homme.
2015 a été l’année du succès dans deux entreprises « les plus importantes et les plus complexes », s’est enorgueilli le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Yukio Takasu, en parlant du déploiement d’Umoja, le Progiciel de gestion intégré censé simplifier et accélérer la gestion des finances, des ressources et des avoirs à l’ONU permettant à cette dernière de dire adieu à son système informatique fragmenté.
Le 9 novembre, « Umoja-Intégration », qui est la somme d’Umoja-Démarrage et d’Umoja extension 1, a été installé dans 71 entités de l’ONU dont le Siège de l’ONU à New York, bouclant ainsi la boucle. Cet « élan clair et irréversible » a été salué par la représentante des États-Unis. L’ONU est désormais en mesure d’harmoniser le travail de ses différents bureaux et de réduire les chevauchements inutiles, a commenté son homologue de l’Union européenne. Pleinement déployé, Umoja ne pourra que renforcer l’efficacité de l’Organisation dans l’accomplissement de ses multiples mandats, a-t-il ajouté.
C’est un grand pas mais ce n’est qu’un premier pas, a prévenu le représentant du Japon. Umoja ne sera jamais finalisé tant qu’Umoja-Extension 2 ne sera pas pleinement déployé, un déploiement reporté désormais en 2016. Umoja-Extention 2 englobe la gestion de la chaîne logistique, l’établissement des budgets, la gestion des programmes, des conférences et des manifestations et la planification des effectifs. Le représentant de la Suisse n’a pas été le seul à demander au Secrétaire général de formuler des propositions visant à mettre en œuvre Umoja « dans toute son étendue » et de les soumettre à la Commission, à sa reprise de session en mars prochain.
Ce que nous visons avant tout, a-t-il insisté, c’est une façon de travailler plus intelligente, avec des outils mieux adaptés, « gage d’une performance accrue au sein de toute l’Organisation ». À ce stade, les prévisions budgétaires révisées pour 2016-2017 restent inchangées à 54,2 millions de dollars, indique le Secrétaire général, dans son rapport.
La Cinquième Commission a ensuite pris connaissance de l’étude qu’a menée le Corps commun d’inspection sur la gestion du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l’homme*. Dans ses six recommandations, le Corps commun d’inspection recommande à l’Assemblée générale d’établir un groupe de travail qui réfléchirait aux améliorations à apporter pour faire en sorte que les États Membres puissent guider le travail du Haut-Commissariat. Ce dernier devrait d’ailleurs, d’ici à la fin de 2016, établir une politique de gestion des risques, actualiser le plan d’action sur la diversité géographique parmi ses administrateurs et mettre en place une stratégie globale afin d’adapter à sa situation spécifique et ses besoins particuliers les politiques de gestion des ressources humaines du Secrétariat de l’ONU.
Enfin, la Cinquième Commission a adopté, sans vote, le projet de résolution relatif au Bureau des services de contrôle interne (BSCI)**, dans lequel elle recommande à l’Assemblée générale d’inviter le Bureau à faire figurer dans ses rapports annuels une analyse plus poussée des problèmes stratégiques concernant le contrôle interne à l’Organisation, ainsi qu’un bilan des recommandations d’importance critique, en tenant compte de la catégorie de risque, de la date butoir fixée pour l’application et du bureau responsable de cette application.
L’Assemblée générale devrait aussi souligner que le Bureau doit accorder une attention accrue aux enquêtes sur les cas de fraude et qu’il doit aider l’Organisation à évaluer tous les risques de fraude significatifs et à prendre les mesures qui s’imposent. Le Bureau, ajoute la Commission, devrait donner la priorité aux mesures pour remédier à la durée moyenne « excessive » des investigations. Dans le même projet de résolution, la Commission recommande à l’Assemblée de faire sien le rapport sur les activités du Comité consultatif indépendant pour les questions d’audit.
La prochaine réunion de la Cinquième Commission est prévue pour le mercredi 25 novembre à partir de 10 heures.
*A/70/68; **A/C.5/70/L.5
BUDGET-PROGRAMME DE L’EXERCICE BIENNAL 2016-2017
Progiciel de gestion intégré – Umoja (A/70/369, A/70/369/Corr.1, A/70/369/Corr.2, A/70/158 et A/70/7/Add.19)
Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (A/70/7/Add.19)
Pour l’établissement de ce rapport, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a examiné le septième rapport du Secrétaire général sur le progiciel de gestion intégré Umoja (A/70/369 et A/70/369/Corr.1) et le quatrième rapport annuel du Comité des commissaires aux comptes (A/70/158).
Umoja est un système pleinement intégré à l’échelle de l’Organisation qui permet d’harmoniser et de simplifier des solutions disparates et des applications redondantes, de gagner en efficacité et en transparence et de prendre des décisions plus éclairées.
Umoja-Intégration a été mis en service en juin 2015 à la Commission économique et sociale pour l’Asie et le Pacifique, au Bureau de la coordination des affaires humanitaires, à l’Assistance des Nations Unies aux procès des Khmers rouges, au Programme des Nations Unies pour l’environnement, au Programme des Nations Unies pour les établissements humains et à l’Office des Nations Unies à Nairobi, et en novembre 2015 dans les organes du Secrétariat à Genève, New York et Vienne, au Bureau des Nations Unies auprès de l’Union africaine, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique pour l’Amérique latine et les Caraïbes et au Tribunal pénal international pour le Rwanda. Bien que la mise en service ait été couronnée de succès, le CCQAB redoute que les problèmes non négligeables rencontrés à cette occasion n’aient des effets sur la planification du projet et les coûts estimés.
Le CCQAB compte que le Secrétaire général veillera scrupuleusement à ce que les modalités de gouvernance, de contrôle, de responsabilisation et de gestion, facteurs essentiels au regard de la réalisation des objectifs du projet évoqués dans le rapport d’étape, continuent d’être rigoureuses et efficientes. De plus, il se félicite de l’amélioration de la gestion du projet dont le Comité des commissaires aux comptes fait état dans son rapport. Étant donné qu’Umoja est un système commun à l’ensemble du Secrétariat, le Comité consultatif est d’avis que l’amélioration continue, le réaménagement des processus et autres changements de cet ordre doivent être effectués de façon centralisée et coordonnée, et non par des entités du Secrétariat en fonction de leurs besoins individuels. Il recommande que l’Assemblée générale demande au Secrétaire général de lui présenter, dans son prochain rapport sur les prévisions budgétaires révisées, une synthèse des améliorations de processus réalisées et prévues par le Département de l’appui aux missions, ainsi qu’une liste détaillée des nouveaux besoins essentiels et des demandes des départements utilisateurs, assortie des prévisions de dépenses y afférentes, dûment justifiées.
Le CCQAB rappelle que la mise en œuvre du projet dans son intégralité est nécessaire pour protéger les investissements déjà consentis par les États Membres dans le cadre du projet et pour valoriser pleinement les avantages attendus. En conséquence, il recommande que l’Assemblée demande au Secrétaire général de lui présenter pour examen, dans son prochain rapport sur les prévisions budgétaires, des propositions détaillées et transparentes.
Dans son rapport, le Secrétaire général indique que la haute direction et lui-même restent résolus à retirer du projet, d’ici à 2019, des avantages qualitatifs et quantitatifs cumulés compris entre 140 et 220 millions de dollars. Ces avantages découleront de l’harmonisation des processus métier, de la redéfinition des rôles et responsabilités des fonctionnaires et d’une réduction de la répétition inutile d’activités, que permettra la mise en service du système. Le Comité consultatif recommande que l’Assemblée générale demande au Directeur général de lui indiquer, dans son prochain rapport d’étape, une échéance estimative du retour sur investissement à escompter de la mise en œuvre du progiciel, en tenant compte de toutes les dépenses liées au projet. Il convient également de lui demander d’examiner les différentes méthodes permettant de mesurer les retours sur investissement dans les systèmes informatiques et autres initiatives de réforme des pratiques et de lui en rendre compte.
Quelles que soient les limites du système intégré de gestion et d’autres anciens systèmes, le Comité consultatif estime que davantage d’efforts auraient dû être consentis pour l’enregistrement et le suivi de ces activités, notamment pour présenter des informations telles que le degré de participation et le temps consacré aux diverses catégories d’activité, d’autant qu’Umoja est en service dans les opérations de maintien de la paix depuis 2013. De l’avis du Comité, ce manque d’informations et de transparence quant au coût total du projet est une lacune flagrante dans la gestion du projet.
Le Comité consultatif est profondément préoccupé par les informations qui lui ont été communiquées concernant la perte de personnel qualifié, étant donné qu’un déficit dans ce domaine constitue l’un des risques les plus élevés pour le bon déroulement du projet. Le Comité consultatif insiste depuis longtemps sur le fait qu’il faut renforcer les capacités de l’Organisation d’appuyer ses activités de base et de répondre à ses besoins, et transférer le savoir-faire des consultants au personnel affecté au programme et au projet pour préparer l’institutionnalisation de l’appui à Umoja. Il recommande à l’Assemblée générale de prier le Secrétaire général d’élaborer à titre prioritaire un plan d’action détaillé pour que les connaissances acquises restent au sein de l’Organisation.
Dans l’attente de l’examen de son rapport sur les prévisions révisées, le Secrétaire général indique dans son rapport d’étape que les prévisions budgétaires révisées pour l’exercice biennal 2016-2017 restent inchangées à 54 291 700 dollars. Le CCQAB a demandé à l’Assemblée générale de l’approuver.
Déclarations
Au nom du Groupe des 77 et de la Chine, Mme KAREN LINGENFELDER (Afrique du Sud) s’est félicitée des premières phases du déploiement d’Umoja, malgré les difficultés rencontrées. Elle s’est toutefois dite préoccupée par les défis qui restent à relever, en particulier pour renforcer les capacités en interne, et par la hausse des coûts due aux retards accumulés dans la mise en place de la dernière phase du projet, de même que par le manque d’information et de transparence sur le coût total du projet et par l’absence d’un plan détaillant les avantages. Le Groupe des 77 et la Chine, a-t-elle poursuivi, aimerait également obtenir des informations sur les questions post-déploiement, à savoir la reddition de comptes, les ressources nécessaires, le niveau de coordination ainsi que le manque d’experts dans beaucoup de départements.
Mme Lingenfelder a souligné qu’un fort leadership et une coordination efficace étaient essentiels pour gérer avec succès une telle transformation du système de gestion intégré au niveau mondial et a donc demandé des assurances que le projet continuerait à bénéficier d’une gouvernance renforcée et efficace. Quant aux avantages attendus d’Umoja, elle a partagé le point de vue du Comité des commissaires aux comptes selon lequel le Secrétariat devrait définir des indicateurs clairs sur la mesure des bénéfices et un plan de valorisation des avantages. En conclusion, elle a rappelé qu’il était nécessaire de fournir aux États Membres des informations globales, de haute qualité, précises et rapides afin qu’ils puissent examiner et se prononcer sur les propositions administratives et budgétaires.
Également au nom du Liechtenstein, M. MATTHIAS DETTLING (Suisse) s’est d’emblée dit préoccupé par le déficit de formation et le manque de préparation des différentes unités opérationnelles pour le déploiement d’Umoja, « car ils risquent d’avoir une incidence sur l’échéancier des travaux ». Il se peut, a-t-il dit craindre, que « la stabilisation du système nécessite un délai supplémentaire ». Le représentant a également estimé que le Secrétaire général devait s’attacher à maintenir le bon équilibre entre les deux impératifs que sont le respect du calendrier de mise en œuvre et la bonne préparation de l’Organisation: « sur le fond, le déploiement technique du système n’est pas plus important que le remaniement efficace des processus opérationnels et le changement de culture durable qui en découlera à toute l’échelle de l’Organisation ». Quant à l’Extension 2 d’Umoja et les problématiques qui ont surgi, il a demandé au Secrétaire général de définir des options et formuler des propositions visant à mettre en œuvre Umoja « dans toute son étendue, afin de les soumettre à l’examen de la Cinquième Commission lors de sa reprise de session en mars prochain ». Le représentant a aussi prévenu qu’à la lumière de l’expérience acquise avec de tels progiciels de gestion intégrés dans le secteur privé, il faut s’attendre à ce que l’impact d’Umoja sur le personnel des fonctions d’appui soit « modéré ». Ce que nous visons avant, a-t-il dit, c’est une façon de travailler plus intelligente, avec des outils mieux adaptés, « gage d’une performance accrue au sein de toute l’Organisation ».
M. JAN DE PRETER, Union européenne, a exprimé l’attachement de l’Union à la mise en œuvre d’Umoja-Extension 2, qui inclue actuellement des fonctionnalités liées essentiellement à la gestion de la chaîne logistique, l’établissement du budget, la gestion de programmes, la gestion des conférences et événements ou encore la planification des effectifs. Il a noté que le « module budget » devrait fournir une meilleure granularité des données, permettre aux gestionnaires de mieux connaître les coûts des activités et améliorer les processus d’établissement du budget, tout cela pouvant faciliter la prise de décisions des États Membres. Pour protéger les investissements consentis par les États Membres, le représentant a jugé essentiel qu’Umoja-Intégration soit maintenu et actualisé de manière coordonnée. Umoja est désormais la solution quotidienne du personnel de l’ONU dans les bureaux à travers le monde, y compris 33 opérations de maintien de la paix, a souligné le représentant pour rappeler les hauts fonctionnaires de l’ONU à leur responsabilité d’assurer le succès de l’entreprise.
M. AMIT UPADHYAY (États-Unis) a salué l’élan désormais « clair et irréversible » comme en témoigne le lancement d’Umoja en dehors du Siège de New York, au début de l’année, et au Siège, il y a quelques jours. Nous devons faire en sorte qu’Umoja prouve son potentiel, à savoir rationaliser et restructurer la manière de travailler. Il a dit attendre du Secrétaire général qu’il tire les avantages qualitatifs et quantitatifs qui feraient plus que justifier le temps, les efforts et les investissements consentis.
C’est un grand pas mais ce n’est qu’un premier pas, a prévenu M. HAJIME KISHIMORI (Japon). Umoja ne sera jamais finalisé tant qu’Umoja-Extension 2 ne sera pas pleinement déployé. Le représentant s’est donc dit préoccupé par les retards et a dit attendre du Secrétaire général un rapport détaillé et complet sur la réévaluation d’Extension 2. Les États Membres ont beaucoup donné pour ce projet et sont en droit d’attendre un retour sur investissement. Mais, a concédé le représentant, comme on dit « marche à quatre pattes avant de marcher debout », il faut faire preuve de patience et continuer à appuyer Umoja. Pour assurer le succès d’un projet de transformation d’une telle ampleur, il faut que l’ensemble du Secrétariat de l’ONU soit prêt, a insisté le représentant.
M. AL SURAYYE (Koweït) a salué les progrès réalisés dans la mise en œuvre d’Umoja mais s’est, à son tour, dit préoccupé par les risques de retard. Le retour sur investissement doit être à la hauteur des efforts consentis par les États Membres, a-t-il aussi souligné, en appelant ces derniers à s’acquitter de leurs contributions.
M. JAVIER ENRIQUE SANCHEZ AZCUY (Cuba) a indiqué que Cuba appuyait toute mesure visant plus d’efficacité et une utilisation plus avisée des maigres ressources de l’ONU et a estimé que les recommandations du CCQAB et du Comité des commissaires aux comptes devaient être suivies. Il faut encore faire quelques ajustements à Umoja et attendre une pleine mise en œuvre du projet pour pouvoir porter une appréciation globale et complète et évaluer les bénéfices attendus. Le représentant a ajouté qu’il est essentiel d’avoir un engagement solide et une adhésion ferme de tous les hauts fonctionnaires de l’ONU, faute de quoi le projet aura d’énormes difficultés. Par ailleurs, il est urgent d’obtenir les plans de valorisation des avantages, faute de quoi il est difficile de comprendre les mesures administratives et les propositions budgétaires, a-t-il lancé. Quant à l’étape de transition, elle est très importante et la survie du projet en dépend, notamment avec le transfert vers le Bureau des technologies de l’information et des communications. Le représentant de Cuba s’est également dit très préoccupé par la formation des ressources humaines, qui garantissent la stabilité de tout projet, et estimé que la recommandation du CCQAB de renforcer les capacités et de conserver le personnel qualifié devrait être suivie. Enfin, il a pris note de l’augmentation des ressources nécessaires au projet et qui grèvent les ressources du budget ordinaire.