La Cinquième Commission informe l’Assemblée que la Décennie des personnes d’ascendance africaine coûtera 1 million de dollars et s’inquiète des retards d’Umoja
La Cinquième Commission, chargée des questions administratives et budgétaires, a informé aujourd’hui l’Assemblée générale que les activités de la Décennie internationale des personnes d’ascendance africaine nécessiteront une ponction d’un million de dollars du fonds de réserve pour 2014-2015. La Commission a aussi constaté avec inquiétude la multiplication des retards et des coûts dans la mise en œuvre d’UMOJA, le progiciel de gestion intégrée.
L’Assemblée générale a donc été informée que, si elle adopte la résolution sur le programme d’activités relatives à la Décennie internationale des personnes d’ascendance africaine 2015-2024, des ressources supplémentaires d’un montant de 1 080 600 dollars seront nécessaires pour l’exercice 2014-2015*. Ce montant à imputer sur le fonds de réserve correspondrait, entre autres, à la création de trois postes temporaires, à compter du 1er janvier 2015 et pour une durée de 10 ans**.
La Cinquième Commission a entendu aujourd’hui les délégations s’inquiéter des retards et des dépassements budgétaires dans la mise en œuvre du progiciel de gestion intégrée, Umoja, censé moderniser les procédures administratives de l’ONU, accroître l’efficacité de ses opérations et réduire les disparités dans ses méthodes de travail. Au 12 août 2014, le progiciel était installé, à des phases différentes, dans 17 opérations de maintien de la paix. Si l’on ajoute les missions politiques spéciales, la Base logistique de Brindisi et le Centre régional d’Entebbe, le progiciel comptait environ 5 000 usagers-opérateurs dans 250 sites répartis entre 32 pays.
Mais comme l’ONU a rencontré beaucoup plus de problèmes que prévu dans l’installation du progiciel, le Secrétaire général propose, une nouvelle fois, un calendrier révisé. Les délégations se sont jointes au Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) et à son Président, M. Carlos Ruiz Massieu, qui ont noté « avec préoccupation » que le projet continue de subir retard sur retard et que les coûts ne cessent d’augmenter année après année. Le calendrier révisé pour l’ensemble du projet prévoit la fin des travaux en décembre 2018, soit plus de six ans par rapport à l’objectif fixé.
Après avoir constaté l’an dernier un dépassement budgétaire de 12 millions de dollars, la Cinquième commission est une nouvelle fois invitée à prendre note d’une hausse prévisionnelle. Pour 2014, les dépenses effectives devraient se chiffrer à 76,5 millions de dollars, contre les 58,6 millions prévus, et pour 2015, à 52,9 millions contre 45,5. À l’horizon de fin 2015, Umoja aura coûté 385 millions de dollars, contre les 348 millions initialement approuvés.
Les délégations n’ont pas caché leur inquiétude devant cette nouvelle salve d’augmentations, appelant à un renforcement de la gouvernance et de la gestion des risques. Elles ont insisté sur la mise en place d’un dispositif permettant d’évaluer avec précision les futurs avantages qualitatifs et quantitatifs d’Umoja.
Dans son rapport, le Secrétaire général se veut optimiste, affirmant que le gain d’efficacité occasionné par le progiciel permettra une réduction des coûts de fonctionnement de l’ONU de 140 à 220 millions de dollars entre 2017 et 2019.
La prochaine réunion de la Cinquième Commission sera annoncée dans le Journal des Nations Unies.
BUDGET-PROGRAMME DE L’EXERCICE BIENNAL 2014-2015
Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur le sixième rapport d’étape sur le progiciel de gestion intégrée (A/69/418)
Pour l’établissement de ce rapport, le CCQAB a examiné le sixième rapport d’étape du Secrétaire général sur le progiciel de gestion intégrée (A/69/385) et le troisième rapport annuel du Comité des commissaires aux comptes (A/69/158).
Le CCQAB note qu’au 1er novembre 2013, Umoja-Démarrage est entré en fonctionnement dans 14 opérations de maintien de la paix, à la Base de soutien logistique des Nations Unies à Brindisi et au Centre de services régional d’Entebbe (Ouganda). La version du progiciel a ensuite été installée dans 14 missions politiques spéciales, à l’Organisme des Nations Unies chargé de la surveillance de la trêve et au Groupe d’observateurs militaires des Nations Unies dans l’Inde et le Pakistan (groupe 2), le 1er mars 2014, et le 1er juillet, Umoja-Extension 1 a été intégré à Umoja-Démarrage, à titre expérimental, à la Mission des Nations Unies pour la stabilisation en Haïti (MINUSTAH). Au 12 août 2014, le progiciel comptait environ 5 000 usagers-opérateurs dans 250 sites répartis entre 32 pays.
Le CCQAB constate que l’Organisation a rencontré beaucoup plus de problèmes que prévu dans l’installation d’un progiciel qui est un instrument essentiel pour moderniser les procédures administratives de l’Organisation, accroître l’efficacité des opérations et réduire les disparités dans les méthodes de travail du Secrétariat. Il souligne la nécessité de respecter le calendrier révisé pour que l’ensemble du projet soit achevé en décembre 2018 au plus tard, lequel calendrier implique un retard de plus de six ans par rapport à l’objectif fixé.
Après le lancement d’Umoja-Démarrage, les difficultés ont permis de tirer quatre principaux enseignements: l’Organisation n’a pas mobilisé suffisamment de ressources et n’a pas mis l’accent comme il le fallait sur la qualité de la formation dispensée au personnel concerné par le déploiement et l’adoption de nouvelles méthodes de travail; la méthode employée pour déterminer si les conditions propices à un lancement étaient réunies n’a pas permis d’appréhender la portée des problèmes qui seraient rencontrés; un effort collectif au niveau de l’Organisation est indispensable pour assurer le succès du progiciel de gestion intégrée; et l’absence d’un modèle de fonctionnement clair pour l’Organisation entrave la pleine réalisation des objectifs qui ont présidé à la formulation du projet.
Au début de l’année, deux grandes initiatives ont été prises pour remédier aux difficultés rencontrées à savoir la constitution d’une équipe spéciale de suivi du fonctionnement d’Umoja, chargée d’examiner régulièrement les progrès de l’adoption d’Umoja-Démarrage, de prendre les mesures correctives nécessaires et d’indiquer des mesures préventives de nature à améliorer l’exécution du plan de mise en service; et la création d’un centre de formation à Umoja en vue d’améliorer la connaissance du projet dans l’ensemble du Secrétariat.
À ce jour, 18 des 24 problèmes « graves » recensés ont été résolus; lesdits problèmes étant classés dans les catégories suivantes: principe de responsabilité et appropriation du projet; orientations, formation et échange d’informations; technique, gestion du changement et communications; et processus. Le Comité a indiqué que les problèmes recensés et leurs conséquences étaient graves et qu’il fallait déployer rapidement d’importants efforts pour mettre en œuvre les solutions nécessaires.
Au vu de la situation, le CCQAB note que le Secrétaire général propose un calendrier révisé selon lequel le module de gestion des biens immobiliers serait mis en service dans tous les bureaux et départements en novembre 2014; Umoja-Démarrage et Umoja-Extension 1 seraient rassemblés pour former Umoja-Intégration, lequel serait déployé dans les entités du groupe 3 en juin 2015, puis dans les entités du groupe 4 en novembre 2015; et Umoja-Extension 1 serait déployé en avril 2016 dans les opérations de maintien de la paix et les missions politiques spéciales pour le personnel recruté sur le plan national et le personnel en uniforme.
Le CCQAB note « avec préoccupation » que le projet continue de subir retard sur retard et que les coûts ne cessent d’augmenter année après année. La frustration est d’autant plus grande que le Secrétaire général donne des renseignements sur les améliorations procurées par les premiers déploiements d’Umoja: l’adoption d’une formule centralisée et simplifiée en vue de nettoyer, de consolider et de normaliser les données de référence extraites des anciens systèmes et bases de données de tout le Secrétariat; l’utilisation d’un répertoire central des biens et des services qui permet de rationaliser les achats et la chaîne logistique; l’établissement d’un plan comptable détaillé et centralisé, qui permet d’analyser de façon systématique et cohérente tous les programmes de l’Organisation; le lancement anticipé du module de gestion des biens immobiliers, qui facilite l’application des normes IPSAS; et la mise en place d’une structure décentralisée d’aide aux usagers d’Umoja concernant l’appui fonctionnel et l’appui technique.
Des renseignements détaillés sur les prévisions de dépenses révisées pour 2014 et 2015, le CCQAB note une somme de 129,4 millions de dollars, soit une hausse de 24,3% par rapport au montant initialement prévu. Pour 2014, les dépenses effectives devraient se chiffrer à 76,5 millions de dollars, contre les 58,6 millions de dollars prévus. Pour 2015, il s’agit d’une somme de 52,9 millions de dollars, contre les 45,5 millions de dollars prévus. Jusqu’à la fin de 2015, le projet aura coûté en tout 385 millions de dollars, soit une augmentation de 36,9 millions (10,6%) par rapport au budget approuvé de 348,1 millions de dollars.
Le CCQAB recommande d’approuver les prévisions des dépenses à engager jusqu’au 31 décembre 2015 et le reclassement du poste de directeur adjoint du projet de D-1 à D-2. Il s’agit donc d’ouvrir un crédit d’un montant de 5 538 200 dollars pour l’exercice biennal 2014-2015, lequel doit être imputé sur le fonds de réserve.
Déclarations
Au nom du Groupe des 77 et de la Chine, Mme DAYANA RIOS REQUENA (Bolivie) a salué les progrès considérables accomplis dans le déploiement d’Umoja-Démarrage et a salué la mise en service simultanée d’Umoja-Démarrage et d’Umoja-Extension 1 en juillet 2014 à la MINUSTAH. Elle a estimé que ces avancées étaient particulièrement importantes au vu de la situation difficile à laquelle le projet a fait face depuis son lancement. Elle s’est félicitée des initiatives prises pour renforcer la gouvernance du projet mais, malgré les progrès, elle s’est dite préoccupée par les défis auxquels fait toujours face le projet. Elle a cité les retards dans la mise en œuvre, l’escalade des coûts, la nécessité de renforcer le savoir-faire et les capacités internes, et la mise en œuvre des plans précis de concrétisation des avantages quantitatifs et qualitatifs.
Mme Requena s’est dite inquiète des faiblesses considérables détectées dans les phases initiales du projet qui a conduit à l’utilisation inefficace et inefficiente des ressources. Elle a dénoncé les erreurs de gestion qui ont conduit à des retards et à des coûts supplémentaires. Dans ce contexte, elle a dit craindre, à l’instar du CCQAB, que la dissolution prématurée de l’équipe chargée d’Umoja ne compromette l’exécution du projet.
Mme CARMEL POWER, Union européenne, a pris note des défis significatifs devant être relevés avant que le progiciel de gestion intégrée (PGI) Umoja puisse montrer toute la mesure de ses capacités et engendrer des gains d’efficacité pour l’Organisation. La représentante a souligné la nécessité de renforcer la gouvernance, la supervision et la gestion des risques au sein de l’équipe projet. Insistant tout particulièrement sur l’engagement de l’équipe de direction comme facteur essentiel du succès de la phase de déploiement d’Umoja, Mme Power a appelé cette dernière à prendre toutes les mesures nécessaires à l’harmonisation des processus métiers et à la mise en œuvre des procédures centralisées.
La représentante a mentionné l’effort collectif indispensable à la bonne marche du déploiement du progiciel. Entre autres mesures, Mme Power a souhaité que les référents processus métiers puissent bénéficier d’un niveau d’autorité suffisant leur permettant de mettre en œuvre les changements préconisés, tout en appelant à ce que leur responsabilité individuelle soit clairement établie. La représentante s’est prononcée en faveur d’une coopération accrue entre le Secrétariat général et les autres entités des Nations Unies utilisant Umoja.
Mme Power s’est inquiétée de l’ampleur et de la nature récurrente des problèmes rencontrés après le déploiement, s’agissant notamment des retards et des dépassements budgétaires, tout en se félicitant des méthodes rigoureuses adoptées par le Secrétariat pour régler les problèmes de fond liés à la mise en service d’Umoja-Démarrage. La représentante a souligné la nécessité de respecter le calendrier de déploiement d’Umoja-Extension 2, qui présentera un défi plus important encore en raison de sa complexité accrue. Elle a appelé à la mise sur pied d’un plan de valorisation clair permettant à l’Organisation d’évaluer avec précision les avantages qualitatifs et quantitatifs d’Umoja.
Mme SCHWEIZER (Suisse), qui s’exprimait aussi au nom du Liechtenstein, a salué les progrès considérables accomplis en une année en notant qu’Umoja-Démarrage est déployé dans l’ensemble des opérations de maintien de la paix et des missions politiques spéciales, et qu’une opération pilote d’intégration a été lancée cet été. Tout en soulignant qu’une étape importante avait été franchie, elle s’est dit préoccupée par les nouvelles révisions qu’il avait fallu apporter tant pour les dépenses prévues que pour le calendrier du projet. « L’ampleur de la mutation qu’Umoja et la complexité de sa mise en œuvre apparait désormais en pleine lumière », a déclaré le représentant, avant de conseiller à l’ONU de réinventer sa manière de travailler pour harmoniser l’ensemble de ces processus dans un mode opérationnel unique.
La représentante de la Suisse a rappelé le potentiel de transformation opérationnelle qu’incarne Umoja pour le Secrétariat. En même temps, a-t-il prévenu, les inefficiences des processus actuels ne seront pas éliminées automatiquement grâce à Umoja. Elle a dès lors conseillé au Secrétariat d’adopter une approche proactive. Elle s’est aussi inquiétée des difficultés survenues lors du déploiement d’Umoja-Démarrage, tout en saluant les efforts du Secrétaire général pour y remédier. Elle a en outre estimé utile de définir clairement le nouveau modèle de fonctionnement opérationnel que le Secrétaire général veut atteindre. Elle a espéré que le nouveau modèle de prestation de services, qui sera présenté lors de la 70e session de l’Assemblée générale, apportera plus de clarté quant à la finalité d’Umoja. « Les prochains mois seront cruciaux pour le succès d’Umoja », a-t-elle prédit.
M. KHALED ALZEER (Koweït) s’est félicité du déploiement d’Umoja dans les opérations de maintien de la paix et les missions politiques spéciales. Il a mis en avant la nécessité de renforcer la gestion des risques dans le cadre du projet afin de tirer pleinement profit des avantages du progiciel. Il s’est félicité des efforts déployés par le Secrétariat pour adopter une approche méthodique et rigoureuse permettant le déploiement efficace d’Umoja dans les limites du budget et du calendrier établis.
M. SHIGETOSHI NAGAO (Japon) a salué les progrès considérables accomplis en une année et s’est félicité de l’engagement du Secrétaire général de conclure le déploiement au 31 décembre 2015. Le représentant s’est nnéanmoins dit préoccupé par les problèmes graves et surtout par l’ampleur des efforts à fournir pour les résoudre et par les retards et coûts supplémentaires qui devraient en résulter. La préparation des unités administratives reste un des risques les plus importants, va-t-il dit.
Il a insisté sur le fait que le succès de la mise en œuvre de ce projet dépendait de l’engagement continu des hauts fonctionnaires. Il a voulu que l’on évite tout nouveau retard et toute nouvelle augmentation des coûts. Il a jugé très important que cet investissement s’avère rentable et appelé, ce faisant, le Secrétaire général à accélérer le développement des plans de valorisation des avantages quantitatifs et qualitatifs.
M. SERGEY KHALIZOV (Fédération de Russie) s’est, à son tour, félicité du déploiement d’Umoja. Il s’est cependant inquiété des dépassements budgétaires. Il a pris note des évaluations du Secrétaire général selon lesquelles le déploiement d’Umoja permettra d’obtenir des réductions de coût de fonctionnement de l’ordre de 140 à 220 millions de dollars entre 2017 et 2019. À ce titre, il a souligné la nécessité pour le Secrétariat de mettre en œuvre un dispositif d’évaluation des avantages obtenus par le progiciel, tout en précisant qu’un tel dispositif ne sera pas nécessaire avant le déploiement complet d’Umoja. En effet, le représentant a précisé que la question de la réduction des effectifs, censée de résulter des gains d’efficacité engendrés par Umoja, ne sera pas étudiée avant la fin du projet.