La Cinquième Commission renvoie à l’Assemblée générale des textes sur le contrôle interne et les états financiers de huit fonds et programmes

Cinquième Commission                                             

18^e séance – matin

LA CINQUIÈME COMMISSION RENVOIE À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES TEXTES SUR LE CONTRÔLE INTERNE

ET LES ÉTATS FINANCIERS DE HUIT FONDS ET PROGRAMMES

La Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires a fait aujourd’hui des recommandations à l’Assemblée générale sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) et celles de huit fonds et programmes de l’ONU.  La Commission a aussi examiné les propositions du Secrétaire général sur la gestion des locaux à l’ONU et les incidences financières du Protocole facultatif se rapportant au Pacte international relatif aux droits économiques, sociaux et culturels.

Par un projet de résolution, adopté sans vote, la Commission a recommandé à l’Assemblée générale d’inviter le Bureau des services de contrôle interne à faire figurer dans ses rapports annuels une analyse plus poussée des problèmes stratégiques concernant le contrôle interne à l’Organisation, ainsi qu’un bilan de toutes les recommandations d’importance critique, en tenant compte de la catégorie de risque, de la date butoir fixée pour leur application et du bureau responsable de cette application.

La Commission a aussi, par un autre texte, adopté sans vote, recommandé à l’Assemblée générale d’accepter les états financiers du  PNUD, du FENU, de l’UNICEF, de l’UNRWA, du HCR, du FNUAP, de l’UNOPS et d’ONU-Femmes et d’inviter leur chef à remédier aux problèmes rencontrés dans la mise en application des Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS).  Selon la Commission, l’Assemblée devrait également demander au Secrétaire général d’expliquer les retards dans l’application des recommandations du Comité des commissaires aux comptes et d’indiquer les délais prévus pour leur mise en œuvre, l’ordre de priorité et les fonctionnaires qui seront tenus responsables.

Aujourd’hui, la Commission a, par ailleurs, examiné le rapport du Secrétaire général sur la « gestion souple de l’espace de travail au Siège de l’ONU » qui a été présenté par le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Yukio Takasu.  Les représentants de Fidji, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, et de la Fédération de Russie ont rappelé que la gestion de l’espace avait comme but de réduire les besoins en location de bureaux.  Étant donné que l’ONU loue toujours des espaces dans neuf bâtiments à New York, le représentant russe a regretté que ces questions n’aient pas été discutées lors des débats sur la rénovation du Siège de l’ONU.  Il a demandé une forte implication du Comité des commissaires aux comptes dont l’expertise sera utile.

L’hypothèse de départ était qu’une gestion souple de l’espace -télétravail et bureaux partagés, tournants, polyvalents et virtuels- permettrait des économies d’espace de 10%.  Or, compte tenu d’une étude sommaire sur les économies envisageables à la rubrique « immobilier », le Secrétariat table désormais sur des économies de 20%.

Au mois de décembre 2012, ce dernier comptait à New York 8 521 membres du personnel, qui occupaient une superficie totale de 236 067 mètres, dont des étages composés de bureaux fermés, d’espaces de circulation et d’espaces divers comme des salles de réunion ou des espaces photocopies.  Le taux d’utilisation moyen des bureaux était d’environ 50% par heure et pouvait atteindre jusqu’à 70% et tomber jusqu’à 30% à certaines heures et dans certains lieux.

Les observations du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) ont été présentées par son Président, M. Carlos Ruiz Massieu, qui a aussi présenté les commentaires de son Comité sur les incidences financières de l’entrée en vigueur, le 5 mai dernier, du Protocole facultatif se rapportant au Pacte international sur les droits économiques, sociaux et culturels.

Au nom du Groupe des 77 et de la Chine, le représentant de Fidji a dit qu’il examinera la pertinence des ressources sollicitées par le Secrétaire général à la lumière des recommandations du CCQAB qui suggère que les dépenses supplémentaires de 839 200 dollars soient financées dans le cadre du projet de budget 2014-2015.

La prochaine réunion de la Cinquième Commission sera annoncée dans le Journal des Nations Unies.

RAPPORTS FINANCIERS ET ÉTATS FINANCIERS VÉRIFIÉS ET RAPPORTS DU COMITÉ DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Adoption de projets de résolution

Aux termes du projet de résolution sur les « Rapports financiers et états financiers vérifiés et rapports du Comité des commissaires aux comptes » (A/C.5/68/L.4), la Cinquième Commission recommande à l’Assemblée générale d’accepter les états financiers vérifiés des huit organismes suivants: Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), Fonds d’équipement des Nations Unies (FENU), Fonds des Nations Unies pour l’enfance (UNICEF), Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche-Orient (UNRWA), Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR), Fonds des Nations Unies pour les activités en matière de population (FNUAP), Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) et ONU-Femmes.

L’Assemblée devrait aussi accepter les rapports et opinions du Comité des commissaires aux comptes des Nations Unies et souscrire aux observations et recommandations du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB).  Elle devrait prier le Secrétaire général d’inviter les chefs des entités de l’ONU à continuer de s’efforcer de remédier aux problèmes rencontrés dans la mise en application des Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), notamment en ce qui concerne la comptabilisation des stocks.  Ils devraient aussi être invités à envisager, s’ils ne l’ont pas encore fait, la possibilité de mettre en place un système en ligne qui permette de suivre la mise en œuvre des recommandations du Comité des commissaires aux comptes.

Selon la Commission, l’Assemblée devrait aussi redemander au Secrétaire général de donner dans ses rapports une explication détaillée des retards d’application des recommandations du Comité des commissaires aux comptes, en particulier celles qui remontent à deux ans ou plus, et d’indiquer les délais prévus, l’ordre de priorité qui sera suivi et les fonctionnaires qui seront tenus responsables.

RAPPORT D’ACTIVITÉ DU BUREAU DES SERVICES DE CONTRÔLE INTERNE

Adoption d’un projet de résolution

Par le projet de résolution sur le « Rapport d’activité du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) » (A/C.5/68/L.5), la Cinquième Commission recommande à l’Assemblée générale d’engager les organes de contrôle interne et externe de l’ONU à coopérer davantage entre eux, notamment à tenir des séances communes de planification des travaux, sans préjudice de l’indépendance de chacun.  Elle devrait prier le Secrétaire général de continuer à veiller à ce que les recommandations du BSCI, portant sur l’élimination de certaines dépenses, le recouvrement des sommes indûment versées, les gains d’efficacité et d’autres améliorations, soient appliquées dans les meilleurs délais, et de présenter des justifications détaillées dans les cas où les recommandations du BSCI ne sont pas acceptées.

La Commission recommande aussi à l’Assemblée d’inviter le BSCI à faire figurer dans ses rapports annuels une analyse plus poussée des problèmes stratégiques concernant le contrôle interne à l’Organisation, ainsi qu’un bilan de toutes les recommandations d’importance critique, en tenant compte de la catégorie de risque, de la date butoir fixée pour l’application et du bureau responsable de cette application.

L’Assemblée devrait aussi inviter le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) à continuer de lui donner des avis sur certaines questions ayant trait à l’efficacité, l’efficience et l’incidence des activités d’audit et des autres fonctions de contrôle du BSCI.

PROJET DE BUDGET-PROGRAMME POUR L’EXERCICE BIENNAL 2014-2015

Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur les prévisions révisées relatives au projet de budget-programme pour l’exercice biennal 2014-2015 comme suite à l’entrée en vigueur du Protocole facultatif se rapportant au Pacte international relatif aux droits économiques, sociaux et culturels (A/68/7/Add.5)

Pour établir ce rapport, le CCQAB a examiné le rapport du Secrétaire général (A/68/385) qui indique que le Protocole facultatif est entré en vigueur le 5 mai 2013, trois mois après la date de dépôt du dixième instrument de ratification ou d’adhésion, le 5 février 2013.  Le Secrétaire général présente aussi les activités qui seront menées conformément aux dispositions du Protocole facultatif, à savoir les communications émanant de particuliers; les communications interétatiques; et les enquêtes.  C’est au Comité des droits économiques, sociaux et culturels qu’il incombera d’exercer ces activités.

Le Secrétaire général prévoit qu’au cours de l’exercice biennal 2014-2015, le Comité recevra environ 15 communications et rendra entre 7 et 10 décisions sur la recevabilité ou sur le fond, et qu’il pourrait également effectuer deux enquêtes, ce qui suppose deux visites sur le terrain et deux rapports.  Il estime à 839 200 dollars le montant total des dépenses supplémentaires soit 368 800 dollars au titre des services de conférence supplémentaires à imputer au chapitre « Affaires de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social et gestion des conférences », et 470 400 dollars à imputer au chapitre « Droits de l’homme » pour financer un nouveau poste P-4 dont le titulaire aidera le Comité dans l’exercice de ses nouvelles fonctions ainsi que les frais afférents aux voyages et aux indemnités journalières de subsistance pour trois membres du Comité et trois fonctionnaires chargés de les accompagner lors des deux visites d’enquête, d’une semaine chacune, menées par le Comité.

Le Secrétaire général propose de prélever les sommes correspondantes sur le fonds de réserve.  Pour l’exercice biennal 2016-2017, des dépenses supplémentaires d’un montant estimatif de 331 200 dollars seront prises en compte dans le projet de budget-programme correspondant.

Le CCQAB recommande à l’Assemblée générale de demander au Secrétaire général de financer toute dépense au moyen des ressources prévues dans le projet de budget-programme pour l’exercice 2014-2015, et de confier les fonctions correspondant au poste P-4 proposé à du personnel temporaire; la nécessité de créer un nouveau poste P-4 devant être examinée dans le cadre du projet de budget-programme pour l’exercice biennal 2016-2017, sur la base de la charge de travail et du volume d’activité effectivement constatés en 2014-2015.

TRAVAUX DE CONSTRUCTION ET GESTION DES BIENS IMMOBILIERS

Rapport du CCQAB sur la gestion souple de l’espace de travail au Siège de l’ONU ( A/68/583)

Pour établir ce rapport, le CCQAB a examiné le rapport du Secrétaire général (A/68/387) qui contient une définition des différentes notions d’organisation souple du travail; et des informations sur les modalités de travail aménagées utilisées dans différents secteurs, les normes et tendances observées dans les organismes du secteur public et les enseignements que le Secrétariat de l’Organisation peut en tirer.

Il contient aussi des informations sur l’effectif du Secrétariat et la superficie et la configuration des locaux occupés par celui-ci au 31 décembre 2012; une évaluation préliminaire de l’utilisation des locaux, de l’opinion des fonctionnaires quant à d’éventuels changements de leur environnement de travail et des possibilités de recourir à des formules d’utilisation souple de l’espace de travail au Siège; et des renseignements sur les liens entre l’utilisation souple de l’espace de travail et les autres grands projets en cours à l’Organisation, en particulier la mise en service du progiciel de gestion intégré (Umoja), les initiatives visant à améliorer la mobilité du personnel et à créer un Secrétariat numérique et une Organisation climatiquement neutre, et la mise en œuvre du système de gestion de la résilience de l’Organisation.  Il contient enfin un plan en vue de l’adoption, au Secrétariat, d’une stratégie d’utilisation souple de l’espace de travail à long terme.

Le CCQAB convient avec le Secrétaire général qu’une étude plus détaillée doit être effectuée, à la fois pour valider les conclusions issues de l’évaluation préliminaire et pour procéder à une analyse des avantages et des inconvénients des différentes formules, la portée de l’analyse devant être élargie à tous les lieux d’affectation.

Le Comité recommande que l’Assemblée demande au Secrétaire général de tenir compte de l’impact attendu des projets d’amélioration de la gestion actuellement en cours (notamment Umoja) sur les besoins en locaux dans les différents lieux d’affectation du Secrétariat.

Tout en constatant que la nouvelle proposition du Secrétaire général, qui table désormais sur des économies d’espace non plus de 10% mais de 20%, conduirait à une réduction des besoins en locaux, le Comité consultatif estime néanmoins que toutes les possibilités de réaliser des gains d’efficience n’ont pas encore été examinées.  Il recommande que l’Assemblée générale demande au Secrétaire général de continuer de s’employer à rationaliser l’utilisation de l’espace afin que la superficie des bureaux soit davantage conforme aux normes en vigueur dans les organismes du secteur public.

Le CCQAB recommande aussi que le Secrétaire général effectue un examen approfondi du taux réel d’utilisation des bureaux.  Il note que l’attribution des postes de travail continue en réalité de reposer sur la place occupée dans la hiérarchie.

Le Comité recommande également que l’Assemblée générale invite le Secrétaire général à déterminer si la répartition actuelle de l’espace dans le bâtiment rénové du Secrétariat, y compris l’affectation de deux étages à des salles de réunion, est la plus rationnelle qui soit.  Le Comité estime qu’il faudrait envisager de déterminer l’allocation de l’espace en fonction des besoins opérationnels et fonctionnels plutôt que simplement en fonction de la place occupée dans l’organigramme de l’Organisation.

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