Cinquième Commission: énumération des dysfonctionnements aux services de conférence dont les retards dans la publication des documents

Cinquième Commission                                             

15^e séance – matin

CINQUIÈME COMMISSION: ÉNUMÉRATION DES DYSFONCTIONNEMENTS AUX SERVICES

DE CONFÉRENCE DONT LES RETARDS DANS LA PUBLICATION DES DOCUMENTS

La publication tardive de documents mal traduits, pas toujours dans les six langues officielles de l’ONU, et sous un format inaccessible à certains pays, ne peut que compliquer la tâche des délégations.  C’est en substance ce qu’a conclu la majorité des délégations à la Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires qui évaluait aujourd’hui les services de conférence aux sièges des Nations Unies à New York, Genève, Vienne et Nairobi.  

Au nom du Groupe des 77 et de la Chine, le représentant de Fidji a prévenu qu’il « ne peut plus » accepter le type de retards que l’on connaît à l’ONU dans la publication des documents et qui mettent les États sous une intense pression.  Parfois même, a renchéri son homologue de la France, les documents ne sont publiés que la veille de leur examen.  Le rapport sur le projet de budget-programme 2014-2015 n’a été publié que très tardivement alors qu’il était prêt dès le début du mois d’août, a souligné le représentant de Cuba, au nom de la Communauté des États d’Amérique latine et des Caraïbes (CELAC), exaspéré, à son tour, à ce qui est devenu « une constante ».  

Quant à la lisibilité de ces rapports, le représentant fidjien a demandé que les gains d’efficacité ne se fassent pas au détriment de la qualité.  On a vu, a affirmé le représentant du Japon, des changements apportés à des résolutions déjà adoptées alors que le Secrétariat n’est en aucune manière habilité à le faire.  Comme beaucoup d’autres, son homologue de l’Argentine a attribué cette situation aux méthodes de révision inadaptées car trop aléatoires.  Quels sont les critères utilisés pour décider si un document doit être traduit par un traducteur permanent, un temporaire ou un contractuel et quelles sont les mesures prises pour évaluer la qualité du travail des contractuels? a demandé le représentant de Fidji.

L’idée des services de conférence de faire réviser les textes traduits par des logiciels, a été catégoriquement rejetée par le représentant de la Fédération de Russie.  Son homologue de Cuba a rappelé au Secrétariat son obligation de publier tous les documents dans les six langues officielles de l’ONU.  Les Listes récapitulatives des Comités des sanctions, en particulier sur Al-Qaida, ne sont publiées qu’en anglais, a dénoncé le représentant du Pérou,  alors que les pays en ont besoin pour les intégrer à leur législation. 

Dans les six langues et en version papier, ont insisté les délégations, en commentant le modèle PaperSmart.  À l’instar du représentant de la République du Congo, les pays en développement ont estimé qu’ils n’avaient pas encore la capacité technique de s’arrimer à ce modèle électronique.  « PaperSmart » ne veut pas dire « Paperless », a rassuré le représentant des États-Unis, tout de même étonné de la levée de boucliers devant ce modèle qui a permis, a-t-il souligné, à ONU-Femmes d’économiser 100 000 dollars.  Voici un exemple concret que nous pouvons présenter à nos contribuables pour leur montrer que nous faisons bon usage de leur argent, a-t-il dit en vantant un modèle qui améliore l’efficacité tout en réduisant l’empreinte carbone.    

Il suffit de se promener dans les salles de conférence pour constater le gaspillage de papier, a commenté le Secrétaire général adjoint au Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGACM).  M. Tegegnework Gettu a aussi promis des mesures à court, moyen et long termes pour remédier aux retards dans la publication des documents.  Il a tout de même suggéré qu’un allongement de deux semaines des délais permettrait d’améliorer nettement la situation. 

Les rapports du Secrétaire général ont aussi été présentés par Mme Chamithri Rambukwella, Présidente du Comité des conférences, et celui du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) par son Vice-Président, M. Jean Christian Obame.

La prochaine réunion de la Cinquième Commission aura lieu vendredi 8 novembre à 10 heures.  Elle sera consacrée à l’examen du budget de la Caisse commune des pensions du personnel de l’ONU.

PLAN DES CONFÉRENCES

Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires sur le plan des conférences (A/68/567)

Pour ce rapport, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a examiné les rapports du Secrétaire général sur le plan des conférences (A/68/122) et sur le modèle d’activité PaperSmart (A/68/123).  Il était également saisi du rapport du Comité des conférences pour 2013 (A/68/32), dans lequel figurait le texte d’un projet de résolution sur le plan des conférences (annexe I).

À la lumière de ces documents, le Comité redit la préoccupation que lui inspire le faible rythme de l’amélioration des taux d’utilisation des services et installations de conférence.  Il escompte que le prochain rapport du Secrétaire général sur le plan des conférences fera état d’améliorations substantielles et durables.

Tout en prenant acte des initiatives prises pour le centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique (CEA), le Comité réitère la préoccupation croissante que lui inspire le recul persistant et important du taux d’utilisation du Centre, passé de 76% en 2009 à 62% en 2012, particulièrement au regard des objectifs déclarés consistant à assurer la pérennité financière de long terme et la viabilité économique du Centre. 

Il estime que la formule consistant à équilibrer les recettes et les coûts devrait également prendre en compte les coûts indirects, de manière à assurer intégralement l’imputation des coûts et l’évaluation des risques.  Il recommande que l’Assemblée générale demande au Secrétaire général de présenter des solutions de rechange si l’on ne constate pas une inversion de la sous-utilisation du centre de conférence de la CEA durant l’exercice biennal 2014-2015.

Le Comité rappelle ensuite qu’il avait prié le Secrétaire général d’achever l’amendement de ses circulaires sur l’organisation de l’Office des Nations Unies à Genève, à Nairobi et à Vienne, de manière à préciser et à normaliser les responsabilités du Secrétaire général adjoint aux affaires de l’Assemblée générale et des différents directeurs généraux en matière de gestion des conférences.  Il se félicite donc de ce que ces responsabilités seraient précisées à la fin de 2013.  Il recommande que l’Assemblée prie le Secrétaire général de fournir des informations détaillées dans son prochain rapport.

Quant à la règle de proximité visant à ce que les centres de conférence s’attachent à assurer le plus efficacement possible l’ensemble des services aux réunions tenues hors siège pour réduire autant que possible les frais de voyage, le Comité demande une ventilation des économies de 1,1 million de dollars réalisées en 2012.  Il estime aussi que l’application de la règle visée étant également déterminée par d’autres facteurs, hormis celui de la proximité, un autre vocable que « règle de proximité » devrait être trouvé.

Par ailleurs, le Comité s’inquiète de ce que les longs délais prévus pour le projet de numérisation des documents de l’ONU ne compromettent la conservation de connaissances et d’informations historiques, compte tenu de la fragilité et du risque de destruction de nombreux documents.  Il recommande que l’Assemblée générale demande au Secrétaire général de faire rapport sur l’état d’avancement du projet et d’en accélérer l’exécution. 

Le Comité continue de déplorer que la proportion globale de documents présentés dans les délais, tous centres confondus, soit restée en deçà de l’objectif.  Il demande de nouveau que le Secrétaire général propose des moyens concrets de relever ce taux.  Il demande que le Secrétaire général recense et analyse les goulets d’étranglement structurels qui sont à l’origine des retards dans la publication des rapports et mette en œuvre des solutions concrètes pour éviter de nouveaux retards.

S’agissant des questions relatives à la traduction et à l’interprétation, le Comité recommande que le Secrétariat fournisse à l’Assemblée générale des informations détaillées sur les montants dépensés à New York, en 2013, au titre du personnel temporaire recruté sur le plan international pour la traduction, par langue.  Il recommande aussi que les économies ou les gains d’efficacité résultant du recours accru à la traduction contractuelle ne se fassent pas au détriment de la qualité et de la ponctualité des services.

Quant aux futurs effectifs nécessaires et de la planification de la relève, le Comité demande que le Secrétaire général précise le nombre de candidats –des 324 inscrits sur la liste– auquel un emploi a été proposé à ce jour dans les services linguistiques, et la manière dont le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGACM) envisage de pourvoir les postes devenus vacants par suite de départs à la retraite prévus au cours de l’exercice biennal 2014-2015.

Concernant le modèle PaperSmart, le Comité est conscient que le modèle peut permettre de gagner en transparence et en efficacité en matière de diffusion des documents et de circulation de l’information.  Il recommande que l’Assemblée générale prie le Secrétaire général de garantir la qualité et l’authenticité des documents électroniques à l’aide d’un mécanisme de contrôle adapté. 

Déclarations

M. PETER THOMSON (Fidji), parlant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a rappelé que le Secrétaire général, dans son rapport, a fait savoir que le taux global d’utilisation des services de conférence dans les quatre principaux centres de conférence est de 84% en 2012, et qu’il était de 85% en 2011 et 2010.  Néanmoins, il s’est dit préoccupé par le taux d’utilisation de New York qui continue à décroître, chutant à 79% en 2012 contre 82% en 2011 et 81% en 2010.

Il s’est également inquiété du taux d’utilisation des organes intergouvernementaux que sont le Comité de l’information, le Comité des contributions et le Conseil d’administration du Fonds des Nations Unies pour l’enfance.  « Ces trois organes ont enregistré un taux d’utilisation en-deçà de la norme de 80% pendant les trois dernières années », a relevé M. Thomson.  Il a, en outre, exprimé sa préoccupation face à la baisse du taux d’utilisation du centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique, qui est passé de 70% en 2011 à 62% en 2012.

S’agissant de la règle de proximité qui offre, il a appuyé la recommandation du CCQAB d’avoir des détails sur les économies réalisées 2012.  Après avoir souligné que la règle de proximité demande, mais ne contraint pas, de minimiser les coûts de transport en privilégiant la proximité, il a aussi jugé utile de trouver un vocable plus approprié qui inclut tous les facteurs.  Au sujet de la numérisation des documents, le représentant s’est dit interpelé par l’information selon laquelle il reste encore quelque 3,7 millions de documents à numériser et qu’il faudra 20 ans et 9 millions de dollars pour achever cette tâche. 

Parce que ces documents sont une source de données et de décisions historiques, il a jugé que leur numérisation devrait être une priorité et a demandé au Secrétaire général d’en accélérer le processus.  Il a prévenu que son Groupe « ne peut plus » accepter le type de retards que l’ont connaît à l’ONU dans la publication des documents qui mettent les États Membres sous pression.  Il a souligné la nécessité de maintenir les normes les plus élevées s’agissant des services de traduction et d’interprétation.  Quels sont les critères utilisés pour décider si un document doit être traduit par un traducteur permanent, un temporaire et un contractuel?  Quelles sont les mesures prises pour évaluer la qualité du travail des contractuels? a encore demandé le représentant.

Intervenant au nom de la Communauté des États d’Amérique latine et des Caraïbes (CELAC), M. JORGE CUMBERBATCH (Cuba) a rappelé combien la qualité du travail des États Membres dépend d’une distribution en temps voulu des documents.  Il s’est donc inquiété des retards qui sont devenus « une constante ».  Illustrant son propos, il a indiqué que le premier rapport du CCQAB sur le projet de budget-programme 2014-2015 a été publié très tardivement alors qu’il était prêt dès le début du mois d’août.  

Il a salué le Mémorandum d’accord que viennent de signer l’ONU et l’Université de Cordoba, qui est ainsi le deuxième accord avec une université hispanophone portant sur la formation.  Il s’est d’autant plus félicité qu’il a dénoncé la faible qualité des rapports liée, selon lui, à une absence d’édition.  Les gains d’efficacité découlant du recours aux contractuels ne doit pas se faire aux dépens de la qualité et de la ponctualité des rapports, a-t-il prévenu.  Que fait-on pour contrôler et améliorer la qualité de la traduction? a-t-il demandé à son tour.  Il a ensuite rappelé au Secrétariat son obligation de fournir les documents sur papier parallèlement à la mise en œuvre du modèle PaperSmart.  Il s’est félicité de la création du Groupe des Amis de la langue espagnole dont l’objectif est de promouvoir l’utilisation de cette langue dans le travail des Nations Unies et a exhorté le Secrétaire général à tout mettre en œuvre pour respecter le multilinguisme, consacré dans de nombreuses résolutions de l’Assemblée générale.   

M. GUSTAVO MEZA-CUADRA (Pérou) a estimé que le Département des affaires de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences doit avoir les ressources suffisantes pour remplir des mandats approuvés par les États Membres eux-mêmes.  Il a donc jugé difficile de prévoir des coupes budgétaires de 100 millions de dollars, pour le prochain exercice biennal, sans affecter la qualité des services.  Approuver de nouveaux mandats qui ont des incidences financières sans pour autant augmenter le budget ne peut que compliquer les choses, a souligné le représentant, en faisant référence au fait que les documents ne soient pas disponibles dans les six langues de l’ONU, alors que la Charte en fait l’obligation.  Le recours aux contractuels a également préoccupé le représentant, qui a dénoncé le caractère « aléatoire » de l’édition des copies.  Nous ne pouvons continuer à réduire les effectifs et espérer, dans le même temps, un travail de qualité, a-t-il dit, avant de saluer, à son tour, le Groupe des Amis de la langue espagnole.

M. RAFAEL HÉCTOR DALO(Argentine) s’est dit favorable à toute initiative visant à promouvoir l’utilisation équitable des six langues officielles dans tout le travail de l’ONU.  Il s’est particulièrement inquiété du problème chronique des retards dans la publication des documents et des rapports dans les six langues officielles.  Il a rappelé que la dernière résolution de l’Assemblée générale sur le multilinguisme souligne la responsabilité du Secrétariat.  Le représentant s’est inquiété aussi de la mauvaise qualité de la traduction en espagnol des pages du site Internet du Département des affaires économiques et sociales (DAES).  Il a mis en cause les méthodes de contrôle de qualité qu’il a jugées inadaptées, car trop aléatoires.  Il a fait sien le rapport du CCQAB qui estime que les économies ou les gains d’efficacité résultant du recours accru aux contractuels ne doivent pas se faire au détriment de la qualité et de la ponctualité des services. 

Le représentant a, à son tour, dénoncé le fait que les Listes récapitulatives des Comités des sanctions ne soient pas traduites dans les six langues officielles de l’ONU.  C’est une source de difficultés, surtout lorsqu’il s’agit d’intégrer ces Listes dans le droit interne des États Membres.  Des listes aussi importantes que celles des Comités sur l’Iraq et sur Al-Qaida doivent être dûment traduites dans les six langues officielles, s’est impatienté le représentant.  Par ailleurs, il a voulu que l’on examine les conséquences du modèle PaperSmart,compte tenu des différents niveaux technologiques entre pays.  Il existe encore des pays et des régions qui n’ont pas la capacité technique de gérer des documents numérisés, a-t-il rappelé.   

M. HIROSHI ONUMA (Japon) a reconnu qu’il est essentiel de maintenir une bonne qualité au Service des conférences, pour que les États Membres puissent prendre les décisions qu’il faut.  C’est pourquoi, ce Service doit être pourvu de la manière adéquate efficace possible.  Le représentant s’est dit préoccupé par la qualité de la traduction et de l’interprétation.  On voit même parfois, a-t-il affirmé, des changements dans les résolutions adoptées alors que le Secrétariat n’est en aucune manière habilité à le faire.  Pour réduire le coût des Services des conférences, il a proposé une diminution du nombre des réunions et de leur durée.

M. JEAN DIDIER CLOVIS NGOULOU (République du Congo) a exprimé sa vive inquiétude face à l’augmentation du nombre de réunions annulées l’année dernière, par certains organes intergouvernementaux.  De telles pratiques, a-t-il dit, ne sont pas de nature à faciliter le suivi des mandats et contribuent au contraire au gaspillage des ressources affectées au Services des conférences.  Il s’est aussi dit préoccupé par la sous-utilisation continue du centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) et a exhorté le Secrétaire général à veiller à l’application effective des mesures qu’il a prises pour faire face à la concurrence de plus en plus accrue à Addis-Abeba, en vue d’y attirer plus de clientèle.  

Le représentant a aussi noté plusieurs défaillances dans les salles de conférence récemment rénovées au Siège à New York.  Il a rappelé que l’Assemblée a demandé au Secrétaire général de veiller à ce que les Services de conférences bénéficient de l’appui nécessaire pour leur fonctionnement durant les travaux du Plan-cadre d’équipement.  Il a aussi encouragé le Secrétariat à veiller au bon fonctionnement du système mondial de gestion des documents gDoc et surtout du projet mondial gText pour garantir une meilleure qualité des traductions de la documentation. 

Le représentant a déploré que des programmes en cours dans certains centres de conférence, tels que gDMA et le télétravail n’aient pas été mentionnés dans les deux rapports du Secrétaire général.  Après s’être, à son tour, dit préoccupé par la publication tardive de nombreux rapports dans les six langues officielles de l’ONU, il a rappelé que le Congo, comme la majorité des pays en développement, ne dispose pas des moyens techniques adéquats pour s’arrimer au modèle PaperSmart.  Il a donc invité le Secrétariat à expérimenter ce modèle, avant son introduction effective à l’échelle du système.  Il a exhorté le Département des affaires de l’Assemblée générale à ne ménager aucun effort dans l’établissement de partenariats avec des universités africaines afin qu’elles deviennent des pôles d’excellence dans le recrutement du personnel linguistique.

M. AMAN HASSAN (Éthiopie) a exprimé l’inquiétude de son pays face au « déclin continu et important » du taux d’utilisation du centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique.  Cette situation pourrait s’expliquer par le nombre croissant de salles de conférence après l’expansion du secteur hôtelier à Addis-Abeba.  Pourtant, a argué M. Hassan, le coût d’utilisation du centre de conférence est relativement modeste, d’où la nécessité de trouver une approche novatrice pour arriver à combler le déficit d’utilisation. 

M. ALEXANDER KALUGIN (Fédération de Russie) s’est félicité de l’augmentation du nombre de Mémorandums d’accord avec des universités pour la formation linguistique et l’organisation de stages pour des aspirants interprètes et traducteurs.  « Le caractère unique des services de conférence, dont les services de traduction et d’interprétation, ne saurait être remis en cause », a insisté le représentant russe avant d’appeler au relèvement de la qualité des services dans les six langues officielles de l’ONU.  Il a aussi jugé indispensable que le personnel des conférences bénéficie des mêmes conditions d’emploi dans tous les lieux d’affectation.  Il a exhorté le Secrétariat à continuer à accorder l’attention à la relève dans les services de traduction et d’interprétation et a estimé que le recours aux temporaires doit être envisagé conformément à la résolution de l'Assemblée générale. 

Il a aussi appelé à une mise en œuvre prudente du modèle PaperSmart en notant que toutes les délégations étaient loin d’avoir les technologies nécessaires à l’exploitation du portail numérique.  Il a donc jugé indispensable que tous les documents soient toujours disponibles en papier.  Il s’est tout particulièrement inquiété de la volonté du Secrétariat de faire réviser les textes par des logiciels.  Nous ne voulons ni d’une baisse de la qualité ni d’une réduction des services de conférence, a insisté le représentant.

M. STEPHEN LIEBERMAN (États-Unis) a jugé qu’il est temps d’officialiser le modèle PaperSmart et de donner au Secrétaire général l’autorité de faire avancer ce projet et de l’améliorer.  Mettant au défi les autres délégations de prétendre que PaperSmart n’est pas une bonne idée, le représentant a jugé que le modèle est efficace même s’il n’est pas parfait, comme bien des choses aux Nations Unies et dans nos gouvernements.  Le modèle PaperSmart, qui contribue à l’économie de papier, améliore la transparence et l’accessibilité des documents.  Ainsi par le portail électronique, les documents sont à la portée de tous et presqu’en temps réel.  Certains, hors de ces murs, s’étonneraient que les Nations Unis n’adoptent que maintenant ce modèle alors que le secteur privé l’utilise depuis des années.  Et, maintenant que nous commençons à nous accoutumer à cette pratique, certains voudraient retarder les progrès, s’est étonné le représentant.

S’il a défendu le modèle PaperSmart, il a néanmoins fortement soutenu la publication des documents en version papier.  Il a tout de même invité les délégations à privilégier la version électronique pour améliorer l’efficacité et réduire l’empreinte carbone.  Outre les gains écologiques, le représentant a vanté une source d’économies, en voulant pour preuve le fait que la première session du Conseil d’administration d’ONU-Femmes, tenue en mode PaperSmart à la fin de 2012, a permis à elle seule d’économiser 100 000 dollars.  Cet argent, ONU-Femmes l’a utilisé pour améliorer les conditions de vie de femmes et des filles à travers le monde.  Voici un exemple concret que nous pouvons présenter à nos citoyens respectifs pour leur montrer que nous faisons bon usage de l’argent des contribuables, a souligné M. Lieberman.

Mme NOEMI TAN DIAZ (Philippines) a noté que le taux d’utilisation global des services de conférence a baissé à 79% à New York: 79% contre 82% en 2011 et 81% en 2010.  Elle s’est inquiétée de ce que cinq organes intergouvernementaux enregistrent un taux d’utilisation inferieur à 80% depuis 5 ans.  Elle a estimé qu’un délai minimum de préavis permettrait d’améliorer l’organisation des services de conférence.  S’agissant des objectifs de gestion globale intégrée des services de conférence, la représentante s’est demandée comment la répartition des attributions entre le Secrétaire général adjoint chargé du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGACM) et les directeurs généraux des Offices des Nations Unies à Genève, à Vienne et à Nairobi peut être mise en œuvre compte tenu de leurs spécificités et calendriers particuliers.  Elle a demandé comment la mise en œuvre du principe de l’horaire flexible décidé en 2010 s’articulait avec la circulaire du Secrétaire général publiée en 2013.  Nous voudrions en savoir davantage pour le projet de télétravail envisagé à l’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN).    

M. BERTRAND FURNO (France) a déploré que les documents de travail de la Cinquième Commission soient régulièrement mis à la disposition des délégations en retard, et même « publiés la veille de leur examen ».  Comme « ces pratiques nuisent à la qualité du travail », il a demandé que les causes des retards soient identifiées et que des solutions soient trouvées.

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