Cinquième Commission: les délégations dénoncent les retards dans la mise en œuvre du progiciel de gestion intégrée (Umoja) et des Normes comptables internationales (IPSAS)

Cinquième Commission                                       

14^e séance – matin                                         

CINQUIÈME COMMISSION: LES DÉLÉGATIONS DÉNONCENT LES RETARDS DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PROGICIEL

DE GESTION INTÉGRÉE (UMOJA) ET DES NORMES COMPTABLES INTERNATIONALES (IPSAS)

La Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires a entendu aujourd’hui de nombreuses délégations dénoncer les retards dans la mise en œuvre du progiciel de gestion intégré (Umoja) et des Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) visant une ONU plus efficace et plus transparente.   

En début de séance, M. Vuk Jeremić de la Serbie, Président de la soixante-septième session de l’Assemblée générale a demandé l’augmentation du budget de son Cabinet, expliquant qu’une telle initiative serait de nature à favoriser la candidature des petits pays.

Les délégations ont exprimé leurs préoccupations face aux dires du Comité des commissaires aux comptes qui relèvent l’absence de toute évaluation globale de la chronologie et des capacités nécessaires pour mener à bien le projet de progiciel de gestion intégré « Umoja » et l’introduction des Normes comptables internationales pour le secteur public.  

Le représentant de l’Algérie, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a noté que « c’est la troisième fois, en quatre ans, que le Secrétaire général propose un calendrier révisé pour le projet Umoja, ce qui entraîne une escalade de coûts et de délais ».  Tout en saluant les progrès techniques, le représentant des États-Unis s’est dit préoccupé que l’ONU ne soit pas encore prête à mettre en place ce véritable processus de transformation des modes de fonctionnement.  Son homologue de la Suisse s’est tout de même déclaré encouragé par la réponse rapide et efficace du Secrétaire général qui a permis de donner un nouveau souffle au projet Umoja. 

Le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Yukio Takasu a indiqué que, compte tenu du nouveau calendrier de mise en service d’Umoja, dont l’installation et la stabilisation d’Umoja-Démarrage et d’Umoja-Extension 1, ainsi que l’élaboration du plan de conception d’Umoja-Extension 2, les dépenses prévues d’ici au 31 décembre 2015 devraient passer de 315,8 millions de dollars à 348,1 millions de dollars.  Il a aussi dévoilé un montant supplémentaire d’environ 30 millions de dollars pour les services contractuels chargés de développer, tester et installer les fonctionnalités des deux versions d’Umoja-Extension 2.

Si la mise en œuvre d’Umoja doit permettre des gains de 80 à 150 millions de dollars pour l’année 2017, et de 140 et 220 millions de dollars annuels dès 2019, plusieurs délégations ont dit craindre que les retards ne réduisent les économies escomptées tout en augmentant les coûts indirects.  Parmi elles, le représentant du Pakistan a demandé des précisions sur les méthodes utilisées pour estimer le montant des économies attendues? 

Quant aux Normes IPSAS, le représentant de l’Union européenne s’est félicité de ce que 11 des 24 organismes du système aient achevé leur mise en œuvre au 31 décembre 2011 et que sur les 13 organismes restants, 12 soient dans les temps.  L’application des Normes IPSAS à l’ONU et dans les organismes du système est en bonne voie, a confirmé la Contrôleuse des Nations Unies, Mme Maria Eugenia Casar.  Le passage devrait se faire le 1^er juillet 2013 pour les opérations de maintien de la paix et le 1^er janvier 2014 pour les autres opérations du Secrétariat.  

Le Directeur des opérations d’audit du Comité des commissaires aux comptes (CCC), M. Hugh Farell a tout de même trouvé optimistes et pas assez rigoureux les calendriers de mise en œuvre, tandis que le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. Collen V. Kelapile, a prévenu que les retards pourraient conduire au report d’autres initiatives avec des répercussions financières et opérationnelles inévitables.

Il reste encore beaucoup à faire pour gérer plus strictement les calendriers d’exécution et les dépenses y afférentes et instaurer dans l’Administration une maîtrise des projets et un esprit de redevabilité, ont conclu les délégations.

La prochaine réunion de la Cinquième Commission est prévue le mercredi 21 novembre 2012.

BUDGET-PROGRAMME DE L’EXERCICE BIENNAL 2012-2013

Umoja/progiciel de gestion intégré (A/67/360, A/67/164 et A/67/565); et Normes comptables internationales pour le secteur public (A/67/344, A/67/345, A/67/168 et A/67/564)

Pour l’examen de cette question, la Commission était saisie du Quatrième rapport d’étape du Secrétaire général sur le progiciel de gestion intégré (A/67/360) et du Premier rapport d’étape annuel du Comité des commissaires aux comptes sur la mise en place du progiciel (A/67/164). 

Saisi de ces deux documents, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) (A/67/565), se félicite des mesures prises pour mettre en place une équipe solide de direction du projet et pour en renforcer la structure de gouvernance.  Il souligne en effet qu’une équipe de direction digne de ce nom est essentielle pour que l’on ait à nouveau confiance dans l’aptitude de l’Administration à gérer et exécuter avec succès un projet de transformation des modes de fonctionnement aussi complexe, à l’échelle de l’Organisation. 

En outre, insiste-t-il, il reste encore beaucoup à faire pour gérer plus strictement le calendrier d’exécution et les dépenses afférentes au projet et pour instaurer dans l’Administration un esprit de maîtrise du projet et de la responsabilité de son succès.  Le Comité consultatif invite donc le Secrétaire général à continuer de déployer le maximum d’efforts à cet égard et à décrire l’action entreprise dans son prochain rapport d’étape.

Le CCQAB se dit profondément préoccupé par les conclusions du Comité des commissaires qui révèlent l’ampleur des manquements en matière de gouvernance et de gestion du projet depuis ses débuts.  On apprend seulement maintenant, sursaute le CCQAB, qu’un projet d’une ampleur, d’une complexité, d’une portée et d’un coût aussi considérables a été géré pendant plus de quatre années sans qu’un plan détaillé de mise en œuvre ait été élaboré et sans que des contrôles adéquats concernant sa gestion aient été mis en place.

Le CCQAB se félicite des mesures prises jusqu’à présent pour répartir les responsabilités, faire appliquer le principe de responsabilité et mieux définir les fonctions du directeur exécutif, du directeur du projet et des référents processus.  Il note que le Secrétaire général a délégué la responsabilité principale de l’exécution du projet au directeur exécutif, à savoir le Secrétaire général adjoint à la gestion.

Le CCQAB prie instamment le Secrétaire général de veiller à ce que de solides outils et méthodes de gestion des projets soient mis en place rapidement et assortis de mécanismes qui permettent de contrôler strictement les dépenses, de rendre compte de façon transparente et exacte des dépenses engagées par rapport aux réalisations qui sont attendues, de mesurer les progrès accomplis par rapport au plan et de suivre l’utilisation qui est faite des ressources par rapport aux prévisions budgétaires. 

Le CCQAB est convaincu qu’il est dans l’intérêt de l’Organisation d’exécuter tous les travaux prévus dans le cahier des charges du projet relatif à Umoja qui ont été approuvés par l’Assemblée générale dans sa résolution.  Umoja-Démarrage et Umoja-Extension 1 portent principalement sur les fonctions transactionnelles et les fonctions liées à la mise en application des Normes IPSAS, qui sont actuellement en grande partie assurées par le SIG, Galileo et d’autres systèmes autonomes. 

Umoja-Extension 2 porte sur certaines fonctions plus stratégiques, telles que la planification et la programmation, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et l’établissement du budget et que la mauvaise prise en charge de ces fonctions par les systèmes existants est l’une des principales raisons pour lesquelles la décision a été prise de passer à un progiciel de gestion intégré.  Le CCQAB déconseille l’adoption d’une solution qui reviendrait à remplacer le SIG au prix fort tout en perpétuant les lacunes des systèmes informatiques existants.  Il souligne qu’il est essentiel que le projet soit mis en œuvre dans son intégralité afin de pallier ce risque, de protéger les investissements déjà consentis par les États Membres dans le cadre du projet et de valoriser pleinement les avantages attendus.

Le Comité consultatif n’est pas convaincu par le raisonnement censé justifier le calendrier prévu pour le remplacement de l’équipe de projet par un « centre d’excellence » participant au fonctionnement au jour le jour de l’Organisation avant que l’exécution du projet soit complètement terminée.

Le CCQAB recommande à l’Assemblée générale de prier le Secrétaire général de pousser l’analyse encore plus loin et de lui présenter des options quant à la taille et la composition de l’équipe de projet nécessaires pour mettre en œuvre Umoja-Extension 2 et assurer les services d’appui du progiciel de gestion intégré après la mise en service d’Umoja-Extension 1, et de lui en rendre compte la prochaine fois qu’il fera le point de l’avancement du projet.  Il recommande également que le Comité des commissaires aux comptes soit prié de suivre la question et de donner son avis sur les options envisagées par le Secrétariat.

La Cinquième Commission était aussi saisie du Cinquième rapport intérimaire du Secrétaire général sur l’adoption des Normes comptables internationales pour le secteur public par l’ONU et les organismes des Nations Unies (A/67/344), du Rapport du Secrétaire général sur le Projet de révision du Règlement financier de l’ONU proposé en vue de l’adoption des Normes comptables internationales pour le secteur public (A/67/345) et duDeuxième rapport du Comité des commissaires aux comptes sur les progrès de l’application des Normes comptables internationales pour le secteur public (A/67/168).

Dans le Rapport du CCQAB (A/67/564), il est rappelé que l’objectif immédiat est de faire en sorte que des systèmes capables de produire les données comptables requises pour établir des états financiers conformes aux Normes IPSAS soient en place au 1^er juillet 2013 pour les opérations de maintien de la paix et au 1^er janvier 2014 pour toutes les autres opérations.  Le CCQAB maintient toutefois que la même attention devrait être accordée à la planification de la valorisation de tous les autres avantages escomptés de l’adoption de ces Normes.

Il se félicite des progrès signalés dans la phase préalable et prend note des informations fournies sur les problèmes qui se posent ainsi que sur les mesures prises par le Secrétaire général pour assurer l’établissement de soldes d’ouverture exacts conformes aux Normes IPSAS pour le matériel, les infrastructures et l’équipement.  Il souligne l’importance de faire le maximum pour veiller à l’exactitude des soldes d’ouverture lors de la préparation d’états financiers conformes aux Normes IPSAS.

Le CCQAB continue de craindre que les retards prolongés dans la mise en application d’Umoja constituent un risque important pour la valorisation rapide des avantages d’IPSAS.  Il engage donc instamment les deux équipes à renforcer leur collaboration et prend note des mesures mises en place pour l’application des Normes IPSAS, dans le contexte de ces retards.

Le Comité demeure néanmoins préoccupé par l’utilisation de solutions ad hoc manuelles et d’ajustements temporaires, et se demande si ces solutions permettront de produire des données complètes, exactes et cohérentes d’ici au 1^er juillet 2013 pour les opérations de maintien de la paix et au 1^er janvier 2014 pour toutes les autres opérations.

Il compte que, si des ressources supplémentaires sont demandées, des efforts sérieux seront déployés pour réduire les coûts du projet et financer les dépenses supplémentaires au moyen des crédits déjà approuvés. 

Déclarations

M. ABDELHAKIM MIHOUBI (Algérie), parlant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a exprimé sa préoccupation face aux conclusions du Comité des commissaires aux comptes sur le projet de progiciel de gestion intégré (Umoja) et la mise en œuvre des Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), dans lesquelles est relevée l’absence de toute évaluation globale de la chronologie et des capacités nécessaires pour mener à bien les multiples programmes de transformation.  

Le représentant a fait remarquer que « c’est la troisième fois, en quatre ans, que le Secrétaire général propose une stratégie de mise en œuvre et un calendrier révisé pour le projet Umoja, ce qui entraîne une escalade de coûts et de délais ».  M. Benmihidi a rappelé que la Commission a déjà eu à faire à une situation similaire, l’année dernière, s’agissant du Bureau de l’informatique et des communications.  Il a, par conséquent, prévenu qu’il scrutera les causes des retards dans la mise en œuvre d’Umoja et qu’il demandera des comptes sur les dépenses connexes prévues par le Secrétaire général.

M. MATTHIAS DETTLING (Suisse), parlant aussi au nom du Liechtenstein, a remarqué qu’il y a un an, le prologiciel Umoja était très mal en point et semblait aller droit à l’échec.  « Un an plus tard, nous sommes encouragés par la réponse rapide et efficace du Secrétaire général à nos demandes.  Cela a permis de donner un nouveau souffle au projet », a reconnu le représentant de la Suisse, même s’il reste beaucoup à faire et qu’il faut surmonter de nombreux défis pour ramener Umoja sur les rails.

Il a jugé fondamental d’impliquer les collaborateurs autant que possible, car « une adoption réussie d’Umoja va exiger un important changement dans la structure de travail de l’Organisation ».  Or, à l’heure actuelle, « il n’existe pas de plans indiquant comment il faut organiser les méthodes de travail ou les effectifs pour tirer parti des gains d’efficacité engendrés par le remodelage des processus », s’est inquiété le représentant de la Suisse.

Bien que la question des technologies de l’information et de la communication n’ait pas été à l’ordre du jour, la Suisse et le Liechtenstein sont revenus sur la décision prise l’année dernière, par l’Assemblée générale, « qu’aucun projet majeur dans ce domaine ne serait présenté avant qu’Umoja ne soit entièrement opérationnel », soit en 2018.  Les deux pays ont jugé que des projets plus petits ou un rapport d’activité du Bureau du Directeur général de l’information « auraient tout de même pu être examinés par l’Assemblée générale ».

M. GERTON VAN DEN AKKER de l’Union européenne a indiqué que les États membres de l’Union ont toujours été des ardents partisans du progiciel Umoja dont la mise en œuvre devrait permettre d’économiser entre 130 et 220 millions de dollars par an.  Il a noté les préoccupations du Comité des commissaires aux comptes qui considère que les plans définissant la portée, le budget et le calendrier d’exécution du projet sont extrêmement optimistes et manquent de rigueur.  Il a également noté que le CCQAB a exhorté le Secrétaire général à mettre en œuvre le plus rapidement possible toutes les recommandations du CCC.  Il a salué les initiatives du Secrétaire général pour surmonter les obstacles et a dit attendre à un suivi continu.  Il s’est félicité de ce que 11 des 24 organismes du système aient achevé la mise en œuvre des Normes IPSAS au 31 décembre 2011 et que leurs états financiers aient été certifiés sans réserve.  Sur les 13 organismes restants, 12 sont dans les temps, a-t-il également souligné.  

Il a fait sienne la préoccupation du Secrétaire général qui a estimé que la détermination des soldes d’ouverture de l’actif est un des plus grands défis.  Il a aussi noté que le projet est récemment passé d’une phase de définition des principes et de planification centralisée à une phase d’application par les équipes IPSAS locales dans les bureaux hors Siège, les Commissions régionales et les missions sur le terrain.  L’Union européenne salue cette évolution, a-t-il affirmé, en ajoutant que la mise en œuvre des Normes IPSAS et la pleine réalisation des bénéfices escomptés requièrent une planification et une ligne de reddition des comptes claires.  Il a fait sien l’avis du Comité des commissaires aux comptes selon lequel la pleine réalisation des bénéfices escomptés sera l’ultime test de la mise en œuvre des Normes.

M. PHILIPPE GENEST (Canada), parlant au nom du Groupe formé par son pays, l’Australie et la Nouvelle-Zélande (Groupe CANZ), est revenu sur la résolution 66/246 dans laquelle les États Membres font référence à une « crise de gouvernance » en ce qui concerne le projet Umoja.  « Ils ont demandé que des mesures immédiates soient prises pour remédier à la situation et pour ramener le coût total du projet dans les limites du budget approuvé », a rappelé M. Genest.

Il a salué les efforts déployés pour accroître la transparence et améliorer la communication avec les États Membres, mais s’est dit préoccupé « par les conclusions selon lesquelles la mise en œuvre de l’ensemble du modèle Umoja, au titre de la deuxième phase d’extension, accusera d’autres retards ».

M. Genest a aussi attiré l’attention sur le fait que, dans la résolution 66/246, « les États Membres se sont vivement déclarés préoccupés par le ‘risque de dérive des coûts’ ».  Après avoir rappelé qu’il demeure attaché à la concrétisation du projet Umoja, « étant entendu qu’il s’agit d’un investissement nécessaire », il a souligné qu’en tant que « principaux actionnaires », les États Membres s’attendent à « un retour sur l’investissement important ».

M. SHO ONO (Japon) a reconnu que la révision de la stratégie de déploiement et du calendrier d’Umoja est une « proposition pratique compte tenu des circonstances actuelles », tout en regrettant que sa mise en œuvre soit de nouveau reportée.  M. Ono a alors insisté sur le fait que l’autorité du Secrétaire général est capitale pour assurer le succès d’Umoja.

Après avoir rappelé que les États Membres connaissent actuellement de sérieuses difficultés financières, le représentant du Japon a souhaité avoir des informations plus précises sur les prévisions de dépenses du programme de budget biennal 2014-2015, « qui comprennent un coût supplémentaire de 32 millions de dollars ».  Les États Membres doivent pouvoir juger si cet excédent est approprié ou pas, a-t-il tranché, en espérant que des efforts seront faits, dans les départements concernés, pour absorber ces suppléments de dépenses.

M. AL HAJERI (Koweït) a souligné l’importance particulière qu’il y a à gérer les risques et à vérifier les compétences des responsables des projets.  La partie contrôle dont est chargée l’équipe de gestion des risques dans le cadre d’Umoja est extrêmement importante pour promouvoir la clarté, la transparence et la continuité des opérations, a-t-il insisté.  Il a aussi dit l’importance de s’en tenir au calendrier pour la mise en œuvre d’Umoja-Démarrage et Umoja-Extension.

Abordant, par ailleurs, la question du barème des quotes-parts, le représentant du Koweït a refusé, comme les autres pays du Golfe, toute augmentation de la contribution des pays en développement, qu’il s’agisse du financement des opérations de maintien de la paix ou du budget ordinaire.  Les pays en développement doivent rester dans la catégorie C, a-t-il insisté, en précisant que son pays fait face actuellement à d’immenses investissements dans les infrastructures. 

M. KIM SEO JUNG (République de Corée) a salué les efforts du Secrétaire général pour renforcer la gouvernance par rapport au progiciel.  Néanmoins, il s’est dit préoccupé par la révision de la stratégie de déploiement et du calendrier qui prévoit que le projet sera achevé en 2018.  Le représentant a trouvé ce délai inquiétant, bien qu’il soit conscient de la complexité du projet.  Il s’est tout de même inquiété des coûts supplémentaires et des conséquences sur les avantages du projet.  En ce qui concerne les coûts indirects, M. Kim a demandé, compte tenu des contraintes budgétaires et des dépenses supplémentaires, que les coûts soient absorbés.

M. STEPHEN LIEBERMAN (États-Unis) a jugé encourageant que la direction d’Umoja ait accepté toutes les recommandations du Comité des commissaires aux comptes.  Il a estimé que cela démontrait le sérieux avec lequel le Secrétaire général et son équipe de direction s’attachaient à remettre sur les rails ce projet.  Tout en saluant les progrès techniques, le représentant s’est dit préoccupé par le fait que l’ONU ne soit pas encore prête à mettre en place Umoja alors qu’il ne s’agit pas seulement d’un projet informatique mais d’un véritable processus de transformation des modes de fonctionnement. 

M. Lieberman a jugé essentiel que le projet soit mis en œuvre dans son intégralité afin de protéger les investissements déjà consentis par les États Membres.  Il a noté que le Quatrième rapport d’étape du Secrétaire général présente un calendrier de mise en œuvre qui va au-delà du calendrier initial et jugé essentiel qu’Umoja-Démarrage soit mené dans les limites du budget initialement arrêté.  Il a indiqué que dès que les demandes de financement des phases extension I et II seront connues, les États-Unis les examineront de près dans l’optique de s’en tenir à l’enveloppe budgétaire adoptée pour l’ensemble du projet.  Nous voulons savoir comment les coûts supplémentaires seront pris en compte dans les budgets des différents organismes impliqués, a-t-il insisté.   

Malgré les efforts déployés, nous avons encore une longue route à parcourir, a dit le représentant en estimant que le progiciel a aussi un impact sur d’autres grands projets comme la mise en œuvre des Normes IPSAS, qui est d’une importance critique pour assurer la qualité, la comparabilité, la crédibilité et la transparence des rapports financiers à travers l’ensemble du système des Nations Unies.  Il a demandé plus d’informations sur la transition vers IPSAS quand UMOJA sera mis en œuvre.  

M. SERGEY A. SAFRONOV (Fédération de Russie) a exprimé ses préoccupations face à l’incapacité apparente de mettre en œuvre totalement, en temps et dans les limites du budget, le projet Umoja.  Il a aussi demandé que, à la lueur des Normes IPSAS, des améliorations soient apportées aux pratiques comptables actuelles pour éviter les erreurs du passé.  Après avoir reconnu qu’Umoja « est l’un des projets les plus importants » de l’Organisation, il s’est inquiété des risques potentiels et a voulu qu’ils soient dûment pris en compte.  Il est crucial que la poursuite du travail lié à Umoja soit accompagnée d’un mécanisme efficace pour éviter toute surprise désagréable, a recommandé le représentant.

M. MUHAMMAD IRFAN SOOMRO (Pakistan) a appuyé tous les objectifs du système Umoja, en voulant que l’on prenne au sérieux les observations et recommandations du Comité des commissaires aux comptes sur le dépassement des coûts.  Il a regretté un manque de clarté dans la structure de direction et les problèmes de gestion, alors que le calendrier de mise en œuvre semble avoir peu de chance d’être respecté.  Le représentant a demandé des détails sur les mesures correctives qui ont été prises depuis les derniers audits et recommandations du Comité des commissaires aux comptes.  « Nous voulons que le Secrétariat assume toute la responsabilité de ce projet et de sa mise en œuvre », a insisté le représentant.  Il ne suffit pas de nommer des personnes à des postes de haut niveau pour garantir des mécanismes de redevabilité clairs et crédible, a-t-il tranché.  Il a demandé sur quels éléments se fonde le Secrétariat pour estimer à près de 220 millions de dollars les économies qui seraient réalisées annuellement d’ici à 2019 grâce à la mise en œuvre d’Umoja.  À combien évalue-t-on les coûts indirects du projet, s’agissant, en particulier, des données et de la formation des utilisateurs finaux.  Ces coûts, a-t-il suggéré, devraient être pris en compte par les départements et programmes concernés.  Il a également demandé en quoi la nouvelle stratégie de déploiement va permettre d’atténuer les risques?  

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