La Cinquième Commission examine la gestion des services de conférence à New York, Genève, Vienne et Nairobi

Cinquième Commission

8^e séance – matin 12 octobre 2011

LA CINQUIÈME COMMISSION EXAMINE LA GESTION DES SERVICES DE CONFÉRENCE À NEW YORK, GENÈVE, VIENNE ET NAIROBI

Des délégations s’inquiètent de la sous-utilisation des Centres

de Nairobi et d’Addis-Abeba et de l’insuffisance de personnels linguistiques

La Cinquième Commission, chargée des questions administratives et budgétaires, a examiné ce matin, « le Plan des conférences » et l’utilisation des ressources et des installations affectées au service de conférence mis à la disposition des organes qui se réunissent dans les quatre villes sièges, New York, Genève, Nairobi et Vienne. 

Pour cet examen, elle était saisie d’un rapport du Secrétaire général sur le « Plan des conférences¹ » qui traite des initiatives prises pour améliorer la qualité des services de conférence fournis aux États Membres.  Elle s’appuyait aussi sur le rapport 2011 du Comité des contributions², présentant à son annexe un projet de résolution qui contient le projet de calendrier biennal des conférences et des réunions pour 2012 et 2013. 

Le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB)³ présenté par son Président Collen Kelapile, a attiré l’attention sur la tendance négative qui se dégage depuis peu, en jugeant impératif de veiller à ce que les ressources affectées aux conférences soient utilisées à plein. 

L’ensemble des délégations intervenues ont salué un taux moyen d’utilisation des services de conférence de 85% pour les quatre sièges en 2010.  Néanmoins, les représentants de l’Argentine, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, de la Côte d’Ivoire, au nom du Groupe des États d’Afrique, du Kenya et de l’Éthiopie, pays hôte de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) ont souhaité des mesures pour inverser une tendance à la sous-utilisation des services de l’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN), dont le taux d’occupation est passé de 100% à 88% entre 2008 et 2010, et des locaux de la CEA à Addis-Abeba. 

Pour faire face à la baisse du taux d’utilisation des services de conférence de la CEA, passé de 76% en 2008 et 2009 à 70% en 2010, le représentant de l’Éthiopie a jugé indispensable de recourir à des campagnes d’information et de marketing pour promouvoir le Centre de conférence de la CEA. 

Présentant le rapport du Secrétaire général, M. Shaaban M. Shaaban, Secrétaire général adjoint chargé du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences, a mis l’accent sur quatre propositions soumises à l’Assemblée générale: Modifier la règle d’établissement des documents, en changeant la formule 10-4-6, c’est-à-dire soumission 10 semaines avant la session, traitement en 4 semaines et diffusion 6 semaines avant la session pour la remplacer par les créneaux 10-6-4; continuer la production de procès-verbaux en anglais et français complétée par d’autres supports qui doivent être mis en place pour répondre aux besoins des délégations; procéder à des arrangements de paiement à la tâche, qui permettront une économie de 8 millions de dollars pour l’exercice biennal 2012-2013; et demander à ce que tous les organismes mettent en œuvre le principe de limitation du nombre de pages de leurs documents.  

Réagissant aux propositions de M. Shaaban sur la réorganisation des délais de publication qui rendrait les documents disponibles quatre semaines avant les réunions au lieu de six, le représentant du Nicaragua a rappelé qu’il existait un mandat de l’Assemblée générale qui ne devait pas être remis en cause.  De son côté, le représentant du Japon a accueilli favorablement cette initiative en invitant la Commission à examiner cette proposition malgré l’absence de consensus au Comité des conférences. 

Dans des explications complémentaires, M. Shaaban a déclaré que le fait de disposer de six semaines pour traiter les documents faciliterait le passage au traitement linéaire, qui consiste à faire éditer, mettre en page et finaliser tous les documents dans la langue d’origine avant de les envoyer aux services de traduction.  Un changement, a-t-il insisté, qui permettrait d’utiliser les outils informatiques pour améliorer la qualité et la cohérence et de réaliser des économies. 

Présentant le rapport du Comité des contributions pour 2011 (A/66/32), sa Présidente, Mme Woinshet Tadesse Woldegiorgis, a souligné les incidences de la mise en œuvre du plan-cadre d’équipement sur les réunions devant se tenir au Siège (Chapitre III), les questions relatives à la documentation et à la publication (IV) et les questions relatives à la traduction et à l’interprétation (V) qui exhorte le Secrétaire général à prendre de nouvelles mesures pour faire face à la pénurie de candidats linguistiques. 

Répondant à une intervention de la Côte d’Ivoire sur les initiatives prises en direction des universités africaines, dans le cadre des mesures pour compenser les départs à la retraite du personnel linguistique, M. Shaaban a indiqué que les propositions budgétaires présentées dans le cadre du projet de budget biennal 2012-2013, pour mener des initiatives supplémentaires de recrutement n’avaient pas été approuvées. 

En outre, le représentant de Cuba a fustigé des mesures qu’il a jugées hostiles à certaines délégations, en contradiction avec la Charte et les règles et procédures de l’ONU, en souhaitant que la nature intergouvernementale de l’Organisation ne soit pas compromise par une approche politisée de la gestion des services de conférence.

La prochaine réunion de la Cinquième Commission aura lieu lundi 17 octobre, à 10 heures. 

¹ A/66/118

 ² A/66/32

  ³ A/66/397

PLAN DES CONFÉRENCES (A/66/32, A/66/118, A/66/118/CORR.1 ET A/66/397)

Débat général

Intervenant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, M. Sebastian DI LUCA (Argentine) a souligné le rôle essentiel de la gestion des conférences dans le bon fonctionnement des Nations Unies, et a encouragé le Secrétaire général à poursuivre ses efforts pour fournir des données standardisées sur les quatre sièges.  Notant que le taux global d’utilisation des services de conférence, de 85% en 2011, était satisfaisant, puisque supérieur au minimum fixé de 80%, il s’est néanmoins inquiété de la baisse enregistrée à Nairobi pour la troisième année consécutive et surtout de la sous-utilisation du Centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) à Addis-Abeba, avec un taux tombé à 70% en 2010, et a appelé à faire des efforts de marketing pour promouvoir ce Centre.

Concernant la qualité de la documentation et sa soumission dans les délais, le Groupe des 77 et la Chine considère l’équipe spéciale interdépartementale de la documentation comme un outil important pour trouver des solutions pérennes aux problèmes, notamment les retards dans la soumission des documents à la Cinquième Commission.  Le Groupe a estimé que des mesures supplémentaires sont nécessaires  et doivent être examinées lors de la prochaine session de l’Assemblée générale pour que les auteurs des rapports respectent les délais prévus.  Le Groupe a rappelé également que les auteurs doivent respecter les règles de rédaction des rapports, et s’est dit dubitatif sur les modifications proposées sous le nom de « 10 6 4 », craignant que ce nouveau calendrier n’exacerbe le problème au lieu de le régler.

Concernant la question de la traduction des documents, le Groupe a estimé essentiel et urgent de mettre en œuvre un plan de gestion du personnel pour disposer de capacités internes suffisantes.  Le Groupe a salué les propositions du Secrétaire général contenues dans le projet de budget pour l’exercice biennal 2012-2013 de reclasser à la hausse plusieurs postes d’interprètes pour attirer des candidats, notamment en Afrique.

Le Groupe a rappelé que le plan-cadre de rénovation du Siège de l’ONU ne devait pas avoir de conséquences négatives sur les conditions de travail et le traitement égal des six langues officielles de l’ONU, de même pour le nouveau Système de gestion intégrée à l’échelle mondiale utilisant les technologies de l’information.  

Intervenant au nom du Groupe des États d’Afrique, M. BROUZ COFFI (Côte d’Ivoire) a salué la qualité du travail du Comité des conférences.  Selon lui, le projet de résolution contenu dans le rapport constitue une bonne base de négociations pour débattre des services des conférences.  S’agissant de l’utilisation de ces services, il a estimé qu’il faut continuer à faire des progrès et s’est inquiété de la situation de l’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN), où le taux d’utilisation des services de conférences est passé de 100% en 2008, à 90% en 2009, puis à 88% en 2010, en jugeant urgent de prendre des mesures pour inverser cette tendance. 

Par ailleurs, il s’est étonné de la faible utilisation du Centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba qui a stagné à 76% en 2008 et 2009 pour chuter à 70% en 2010.  Il a dit que le Groupe des États d’Afrique souhaite des informations sur l’évolution des travaux de la salle de conférence numéro 1 et de la « Africa Hall » de la CEA.  Il a demandé que l’on n’épargne aucun effort pour veiller à ce que tous les départements auteurs présentent leurs documents dans les délais prescrits.  Il a demandé que toutes les mesures soient prises pour garantir des normes élevées pour la traduction et l’interprétation, avant de s’inquiéter du nombre de départ à la retraite annoncé dans ces services.  Il a jugé indispensable des démarches auprès des universités et une rationalisation pour les concours de recrutement pour les services linguistiques.  Mettant l’accent sur la nécessité de parvenir à une parité entre l’ONU et les trois autres sièges, M. Brouz s’est félicité de la décision de reclasser 11 postes linguistiques de P4 à P5.   

M. Jun Yamada (Japon), rappelant que le maintien de la qualité des services de conférence est essentiel pour que les États Membres puissent prendre des décisions appropriées, a estimé que les mesures d’économie préconisées par le Secrétariat général ne devaient pas nuire à cette qualité.

Concernant l’utilisation des services de conférence, le représentant japonais souhaite que les États Membres prennent conscience du gaspillage que constitue une sous-utilisation de ces services et les a invités à davantage d’efforts pour tenir les réunions dans les créneaux prévus, soutenant les mesures proposées par le Comité des conférences.

Concernant l’amélioration de la gestion des ressources documentaires, la délégation japonaise a accueilli favorablement la proposition du Secrétaire général d’introduire un nouveau rythme de traitement des documents, en passant de quatre à six semaines, et a estimé que la Cinquième Commission devait examiner cette proposition malgré l’absence de consensus au Comité des conférences.

Concernant la gestion intégrée à l’échelle mondiale, la délégation japonaise a noté qu’une attention insuffisante était portée aux préoccupations du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur les économies à réaliser sur les voyages, en vertu de la règle de proximité.

La délégation japonaise a souscrit à la recommandation du CCQAB de faire payer les dépenses de traduction des fonds et programmes sur leurs financements propres et non plus d’imputer ces dépenses au budget ordinaire de l’ONU, ce qui permettra d’économiser 8 millions de dollars sur le budget ordinaire.

M. AMAN HASSAN (Éthiopie) a salué les efforts mentionnés aux paragraphes 17 et 18 du rapport du Secrétaire général pour promouvoir l’utilisation du Centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique.  Il s’est félicité des liens tissés entre la CEA et la Commission du tourisme d’Addis-Abeba, Éthiopian Airlines ainsi qu’avec d’autres acteurs du tourisme et des conférences pour promouvoir les services de conférence de la CEA.  Il a indiqué que compte tenu du boom de la construction à Addis-Abeba, la CEA doit recourir à des campagnes d’information et de marketing pour promouvoir l’utilisation des installations de la CEA.  Il a invité le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGACM) à collaborer avec la CEA afin de poursuivre l’examen du Centre de conférence de la CEA et de lui permettre de rester compétitif.  

M. JOHN MAINA KIMANI(Kenya) a souhaité que Nairobi soit traité sur un pied d’égalité avec les autres sièges de l’ONU en termes d’affectation de ressources et de personnel, et a estimé le moment venu de régler le problème du taux de vacance de postes élevés.  Dans cette optique, il a noté avec satisfaction le lancement de programmes par l’ONU à Nairobi pour former des interprètes.  Il s’est dit convaincu que le développement de partenariats avec les universités représentait une solution à long terme pour ce problème de plus en plus grave, notamment à Nairobi.

Le délégué du Kenya a accueilli favorablement la proposition du Secrétaire général de promouvoir 11 postes linguistiques à Nairobi, ce qui permettra de renforcer le suivi et le contrôle de la qualité des traductions, ainsi que d’assurer la parité des personnels de l’ONU.

M. Maina a exprimé sa constante préoccupation sur la question du taux d’utilisation inférieur à la norme des services de conférence de la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba, et a exhorté à prendre les mesures nécessaires pour régler ce problème.

M. JORGE CUMBERBATCH (Cuba) a souhaité des informations plus cohérentes et conséquentes à l’avenir sur l’utilisation des services de conférence dont le but est de faciliter les délibérations des États Membres.  Le représentant de Cuba a fustigé des mesures qu’il a jugées hostiles à certaines délégations, en contradiction avec la Charte et les règles et procédures de l’ONU.  La nature intergouvernementale de l’ONU ne doit pas être compromise par une approche trop rigide de la gestion des services de conférence, a-t-il prévenu.  Nous sommes préoccupés par les tendances récentes consistant à exercer des pressions sur différents organes intergouvernementaux, en souhaitant que les services de conférence s’adaptent à la nature changeante des travaux de l’ONU.  Si le taux minimum d’utilisation de 80% est une mesure utile, cela ne doit pas se transformer en obstacle à la tenue de réunions intergouvernementales.  Il faut éviter de politiser cette question au risque de voir disparaître des réunions intergouvernementales qui ne plaisent pas à tout le monde.  Il est incompréhensible que l’on exerce des pressions supplémentaires sur le Comité des contributions alors que nous connaissons les limites budgétaires auxquelles font face les membres de ce Comité.  Le représentant a souhaité que l’initiative visant à changer les délais de publication des documents officiels soit examinée avec la plus grande attention, afin de nous assurer de ne pas desservir les intérêts des délégations.   

*   ***   *

À l’intention des organes d’information • Document non officiel