CINQUIÈME COMMISSION: LES DÉLÉGATIONS ENCOURAGENT LES EFFORTS VISANT À UNE UTILISATION EFFICACE DES SERVICES DE CONFÉRENCE
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Cinquième Commission
14e séance – matin
CINQUIÈME COMMISSION: LES DÉLÉGATIONS ENCOURAGENT LES EFFORTS VISANT À UNE UTILISATION EFFICACE DES SERVICES DE CONFÉRENCE
La Cinquième Commission (questions administratives et budgétaires) a examiné, ce matin, les propositions relatives à l’amélioration de la gestion des services de conférence dans les quatre lieux d’affectation des fonctionnaires de l’ONU (New York, Genève, Vienne et Nairobi), qui représentent plus de 629 millions de dollars dans le budget biennal 2008-2009.
Dans l’ensemble, les délégations se sont réjouies que l’action menée pour une meilleure utilisation des ressources ces dernières années commence à porter ses fruits. Ils ont félicité le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences (DAGGC) qui cherche à fournir, au meilleur coût, des services de conférence de qualité.
Les délégations ont noté avec satisfaction que le taux d’utilisation global des services de conférence qui est de 83% pour 2007, reste supérieur au seuil de référence de 80%. Le représentant d’Antigua-et-Barbuda, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, s’est aussi réjoui que ce taux soit de 100% à Nairobi. La représentante des États-Unis, relevant que ce taux était seulement de 79% à New York, a encouragé le DAGGC à continuer d’optimiser l’utilisation des services de conférence.
Présentant le rapport du Secrétaire général sur le Plan des conférences*, le Secrétaire général adjoint à la gestion de l’Assemblée générale et des conférences, M. Shaaban Shaaban, a indiqué que son Département n’est pas responsable de cette « sous-utilisation ». Ce sont plutôt les États Membres, a-t-il estimé, en faisant notamment référence aux retards constatés dans le démarrage des réunions.
« Une séance de trois heures avec services d’appui et d’interprétation dans les six langues officielles, à New York, coûte 11 462 dollars », a précisé M. Patrick A. Chuasoto, Président du Comité des conférences, qui présentait le rapport de ce Comité**.
Une des préoccupations majeures exprimées ce matin par les délégations concernait la documentation. La plupart des intervenants se sont dits préoccupés par le problème récurrent du retard dans la publication et la distribution des documents dans les six langues officielles. La Cinquième Commission en souffre particulièrement dans ses travaux. La représentante de la France, au nom de l’Union européenne, a parlé de « retards sans précédent » enregistrés en 2008, qui ont gravement entravé les travaux de l'Assemblée générale.
M. Shaaban a présenté les mesures envisagées pour faire face à la pénurie de traducteurs et d’interprètes, notamment au cours des périodes de pointe. Sachant que les retraités des Nations Unies ne peuvent travailler que pendant une certaine durée et dans la limite d’un certain plafond dans l’année, il a proposé, à titre provisoire, de leur permettre de travailler 125 jours par an et d’élever le plafond de manière permanente jusqu’à 185 jours par an. L’âge de la retraite pourrait être relevé afin d’avoir plus de temps pour former le nouveau personnel. La Commission était aussi saisie d’un rapport*** du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur les modalités de recrutement du personnel linguistique temporaire, présenté par Mme Fatoumata Ndiaye, Directrice adjointe de la Division du contrôle interne de ce Bureau.
De son côté, la représentante de l’Angola, au nom du Groupe des États d’Afrique, a regretté que le Bureau des Nations Unies de Nairobi connaisse un taux de vacances de 35%. Elle a estimé que l’initiative de gestion intégrée des services de conférence à l'échelle mondiale devrait permettre de remédier aux inégalités qui subsistent entre les différents lieux d’affectation. Le représentant de la Fédération de Russie a, quant à lui, exprimé son inquiétude en ce qui a trait à la qualité de l’interprétation du russe vers l’anglais.
Les délégations ont aussi exprimé leurs préoccupations face aux incidences de la mise en œuvre du Plan-cadre d'équipement sur le bon déroulement des conférences. M. Shaaban a expliqué que les réunions parallèles, ou les réunions de dernière minute qui sont parfois demandées par le Conseil de sécurité, ne pourront sans doute pas se voir allouer tous les services nécessaires. Mais dans l’ensemble, la répartition des fonctionnaires du DAGGC dans cinq sites différents ne devrait pas affecter les travaux des conférences prévues.
M. Vladimir Belov, chargé du service III de la Division de la planification des programmes et du budget, a indiqué que, à ce stade, les mesures proposées par le Secrétaire général n’auraient pas d’incidence sur le budget-programme 2008-2009. M. Collen Kelapile, Vice-Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a présenté le rapport du Comité sur la question****.
Outre ceux déjà cités, les représentants des Philippines, de la République arabe syrienne, du Pakistan, de Cuba, de la République islamique d’Iran et de la Chine ont pris la parole.
La prochaine réunion de la Cinquième Commission sera annoncée dans le Journal de l’ONU.
*A/63/119, Corr.1 et Add.1
**A/63/32
***A/63/94
****A/63/509
PLAN DES CONFÉRENCES
Documentation
Rapport du Comité des conférences pour 2008 (A/63/32)
Le Comité des conférences est un organe subsidiaire permanent de l’Assemblée générale, composé de 21 États Membres. Dans son rapport 2008, il recommande à l’Assemblée d’autoriser expressément les organes ci-après à se réunir à New York pendant la partie principale de sa soixante-troisième session, avec allocation de services de conférence mais sans entraver les travaux de l’Assemblée et de ses grandes commissions: le Comité pour l’exercice des droits inaliénables du peuple palestinien; le Comité des relations avec le pays hôte; la Commission du désarmement; le Conseil d’administration de l’Institut international de recherche et de formation pour la promotion de la femme; le Comité consultatif indépendant pour les questions d’audit; le Conseil d’administration du Fonds des Nations Unies pour l’enfance; et le Groupe de travail sur le financement de l’Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche-Orient.
Le Comité a aussi examiné le projet de calendrier révisé des conférences et réunions pour 2009 (A/63/119/Add.1). Il a étudié les demandes de dérogation au calendrier ainsi que les statistiques des réunions des organes de l’ONU. À cet égard, le Comité a salué les efforts déployés pour optimiser l’utilisation des services de conférence et, en particulier, l’adoption de mécanismes novateurs pour mieux faire face à des demandes de services de réunion imprévues. Il a aussi noté les préoccupations de certaines délégations par rapport à l’utilisation des locaux de l’ONU par un petit nombre d’États pour des activités qui n’étaient pas respectueuses de la dignité de l’Organisation.
Le Comité a aussi étudié la question de la prestation de services d’interprétation pour les réunions de groupes régionaux et autres grands groupes d’États Membres. Il a noté que l’augmentation de la capacité d’interprétation bénéficie aux réunions de ces groupes, uniquement quand les services ne sont pas utilisés pour les réunions de l’ONU.
En ce qui concerne l’amélioration de l’utilisation des installations de conférence à l’Office des Nations Unies à Nairobi et du centre de conférences de la Commission économique pour l’Afrique, le Comité a noté des progrès.
Le Comité a aussi étudié les incidences de la stratégie accélérée de mise en œuvre du Plan-cadre d’équipement sur les conférences. Si l’utilisation des installations de conférence sera suffisante pour toutes les activités de base des organes intergouvernementaux se réunissant ordinairement au Siège, on comptera un nombre réduit d’installations pour les séances parallèles, indique le rapport.
Le Comité des conférences a aussi examiné la partie du rapport du Secrétaire général sur le plan des conférences relatives à la gestion intégrée à l’échelle mondiale; des questions relatives à la documentation et aux publications ainsi que des questions relatives aux services de traduction et d’interprétation.
En annexe du rapport sont présentés le projet de résolution sur le plan des conférences ainsi que le projet de calendrier révisé, pour 2009, des conférences et réunions de l’ONU et des principaux organes des institutions spécialisées, de l’Agence internationale de l’énergie atomique et des organes de suivi des traités créés sous les auspices de l’Organisation.
Rapport du Secrétaire général (A/63/119 et Corr.1)
Le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences a pour vocation première de fournir au meilleur coût des services de conférence de qualité, en accordant le même traitement à toutes les langues officielles de l’ONU. Le rapport note que l’action menée méthodiquement pour une meilleure utilisation des ressources ces dernières années commence à porter ses fruits.
Dans son rapport pour 2007, le Secrétaire général mentionnait un certain nombre de facteurs externes ayant une incidence considérable sur l’utilisation optimale des ressources. Ces facteurs étaient: la transition démographique liée au départ à la retraite de nombreux fonctionnaires des services linguistiques, l’érosion des ressources linguistiques et la nécessité de regarnir les viviers de lauréats en organisant plus souvent des concours internationaux de recrutement; la réalisation du plan-cadre d’équipement et l’imprévisibilité du fonctionnement des organes intergouvernementaux faisant appel à ces services.
Ces facteurs continuent d’exercer chacun une influence majeure sur la bonne marche du Département et sa capacité de fournir les services de conférence de qualité qu’attendent les États Membres. Leur impact sera ressenti plus encore durant la réalisation du Plan-cadre d’équipement, du fait de la dispersion des moyens du Département entre cinq sites différents.
Mais, durant la période couverte par le rapport, des progrès considérables ont été faits en ce qui concerne la gestion des conférences, l’harmonisation des pratiques et l’utilisation plus rationnelle et efficiente des services de conférence. Son action restant cependant tributaire de nombreux paramètres dont il n’a pas la maîtrise, le Département apprécierait les conseils de l’Assemblée générale sur les nouvelles améliorations à apporter et les moyens de recruter et de fidéliser du personnel de qualité dans les services linguistiques de tous les centres de conférence.
Le rapport donne de nombreux chiffres, notamment pour le taux d’utilisation global des services de conférence qui est de 83% pour 2007, donc inchangé par rapport à 2006, et supérieur au seuil de référence de 80%. Néanmoins, le taux d’utilisation a baissé de deux points à New York, ce qui l’a ramené à son niveau de 2004.
Au vu des statistiques, il apparaît aussi que l’augmentation de la réserve hebdomadaire constituée à l’intention des organes autorisés à se réunir « selon les besoins » permet au Département de mieux satisfaire les demandes de services d’interprétation des groupes régionaux et autres grands groupes d’États Membres.
En ce qui concerne la documentation, le Secrétaire général note qu’une gestion prévoyante des documents a un effet d’entraînement et un effet multiplicateur. Tout ce qui n’est pas anticipé risque de devoir être traité dans l’urgence, ce qui a un coût.
Simultanément, le Département poursuit la mise en œuvre de son initiative de gestion intégrée des services de conférence à l’échelle mondiale, qui vise à améliorer la coordination et l’harmonisation des règles et pratiques dans les quatre centres de conférence, notamment à l’aide de solutions informatiques. En ce qui concerne le Plan-cadre d’équipement de l’ONU, le Département fait en sorte que sa mise en œuvre ne nuise pas à la qualité de ses services.
Pour s’attaquer au problème de la rapide érosion des effectifs du personnel linguistique du fait des départs à la retraite, qui s’ajoute à l’extrême pauvreté du fichier de recrues potentielles, le Département planifie les effectifs dans une optique stratégique, en intensifiant ses activités de recrutement et de formation.
En annexe I, on trouve des statistiques relatives aux réunions d’un échantillon d’organes de l’ONU, à New York, Genève, Vienne et Nairobi. Les annexes II et III contiennent des statistiques pour 2007 concernant la prestation de services de conférence, respectivement pour les organes autorisés à se réunir « selon les besoins » à New York, et pour les réunions des groupes régionaux et autres groupes importants d’États Membres dans les quatre lieux d’affectation.
On trouve d’autres statistiques et informations dans les annexes IV et V, sur les demandes de réunions et sur la gestion des documents d’avant session.
Dans l’annexe VI, le Secrétaire général donne une « métrologie financière au 31 décembre 2007 ». Il indique tout d’abord que la part du budget total affectée aux services de conférence représente 14,5%. Il donne ensuite le coût unitaire de plusieurs produits et prestations.
Une page de document dans les six langues oscille, à New York, entre 2 220 dollars (pendant une session) à 2 355 dollars (avant ou après une session). Pour Genève, les montants sont respectivement de 1 225 et 1 656 dollars.
Une séance avec services d’interprétation dans les six langues et services d’appui coûte 11 462 dollars à New York; 11 181 dollars à Genève; 14 521 dollars à Vienne; et 15 310 dollars à Nairobi. Si on ajoute les comptes rendus analytiques en trois langues (anglais, espagnol et français), ces chiffres doublent presque. Enfin, une séance avec services d’interprétation dans les six langues, services d’appui et procès-verbaux dans les six langues représente à New York une somme de 45 724 dollars.
Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (A/63/509)
Saisi des deux rapports précédents (A/63/119 et Corr.1 et A/63/32), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) demande que le Secrétaire général donne dans son prochain rapport sur le plan des conférences des renseignements sur les sommes économisées grâce à la mise en service du système mondial intégré de gestion prévisionnelle des conférences, en insistant sur l’importance de maximiser les gains d’efficacité obtenus grâce à ces initiatives.
Le Comité est d’avis que les rapports à venir du Secrétaire général devraient comporter une analyse de meilleure qualité. Le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences doit continuer de raffiner les estimations des coûts qui figurent dans l’annexe VI du rapport du Secrétaire général.
Le Comité consultatif trouve préoccupante la lenteur du recrutement aux postes vacants des services de conférence de l’Office des Nations Unies à Genève, espérant que les mesures nécessaires seront prises sans tarder. Il demande aussi d’analyser les raisons des retards de recrutement dans certains secteurs des services de conférence. En outre, il compte que le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences aidera l’Office des Nations Unies à Nairobi à fournir des services de conférence de la plus haute qualité.
Le Comité souligne l’importance d’un appui suffisant pendant toute la mise en œuvre du plan-cadre d’équipement, afin que les systèmes fonctionnent sans interruption. Pour que les normes politiques et les procédures informatiques soient respectées, il faudra que le Directeur général de l’informatique participe activement à l’examen de la question.
Le Comité consultatif est, comme le Comité des conférences, préoccupé par le fait que les départements auteurs soumettent les documents en retard. En revanche, il se félicite que certaines entités aient soumis à temps une plus grande proportion de documents et engage ces entités à diffuser les pratiques optimales.
Le Comité consultatif recommande que le Secrétaire général mobilise tous les départements concernés afin que les concours de recrutement de personnel linguistique aient lieu le plus longtemps possible à l’avance et que les postes des services linguistiques puissent être pourvus en temps utile. Il note avec préoccupation le taux de 35% de vacances de postes de la section d’interprétation à Nairobi.
Rapport du Secrétaire général sur le projet de calendrier révisé des conférences et réunions pour 2009 (A/63/119 Add.1)
Dans sa résolution 62/225, l’Assemblée générale a approuvé le projet de calendrier des conférences et réunions de l’ONU pour 2008 et 2009 présenté par le Comité des conférences. Conformément à la pratique établie, le Comité présente à l’Assemblée, pour la seconde année de chaque exercice biennal (2009), un projet de calendrier révisé en fonction des faits nouveaux survenus depuis l’adoption du calendrier biennal, qui concerne les réunions de l’ONU, ainsi que des principaux organes des institutions spécialisées, de l’Agence internationale de l’énergie atomique et des organes de suivi des traités créés sous les auspices de l’Organisation (figurant en annexe).
Il convient de noter que le Secrétariat a tenu compte des dispositions visées au paragraphe 4 de la section I de la résolution 62/225, concernant le vendredi saint orthodoxe, qui tombe le 17 avril 2009, et les fêtes de l’Aïd al-Fitr et de l’Aïd al-Adha, qui seront célébrées en septembre et novembre 2009.
Le Secrétaire général demande de noter en particulier les réunions de:
- Commission de la fonction publique internationale (soixante-huitième et soixante-neuvième sessions);
- Groupe de travail sur l’utilisation de mercenaires comme moyen de violer les droits de l’homme et d’empêcher l’exercice du droit des peuples à disposer d’eux-mêmes;
- Conférence d’examen de la mise en œuvre de la Déclaration et du Programme d’action de Durban;
- Groupe d’experts gouvernementaux chargé d’examiner la tenue du Registre des armes classiques et les modifications à y apporter;
- Groupe d’experts des Nations Unies pour les noms géographiques (vingt-cinquième session)
Enfin, le Comité voudra peut-être noter qu’aucune session extraordinaire de l’Assemblée générale n’est prévue en 2009.
Rapport du Bureau des services de contrôle interne sur l’audit des modalités spéciales en vigueur pour le recrutement de personnel temporaire dans les services linguistiques des quatre principaux lieux d’affectation (A/63/94)
Le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) a réalisé un audit des modalités spéciales en vigueur pour le recrutement de personnel temporaire dans les services linguistiques des quatre principaux lieux d’affectation, à savoir le Siège de l’ONU, l’Office des Nations Unies à Vienne (ONUV), l’Office des Nations Unies à Genève (ONUG) et l’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN). Selon ces modalités, les postes de ce personnel temporaire sont financés essentiellement au moyen du budget ordinaire grâce à un dispositif de financement créé expressément.
Le BSCI a constaté qu’il n’existe aucune politique globale de gestion du recrutement de personnel temporaire dans les services linguistiques. En l’absence de directives et de procédures normalisées, il se pourrait que les résolutions pertinentes de l’Assemblée générale concernant l’équité dans le recrutement et les accords signés par l’ONU avec l’Association internationale des traducteurs de conférence (AITC) et l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC) concernant les conditions d’emploi ne soient pas respectés.
Dans plusieurs cas relevés au Siège, à l’ONUG et à l’ONUV, les contrats destinés au personnel temporaire ont été établis sur la base des conditions d’emploi locales, alors que les personnes recrutées venaient de pays autres que celui du lieu d’affectation.
Le BSCI a formulé les six recommandations suivantes à l’intention du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences:
a) examiner et réviser les accords avec l’AITC et l’AIIC afin qu’ils soient conformes aux résolutions pertinentes de l’Assemblée générale ainsi qu’au Statut et au Règlement du personnel de l’ONU;
b) veiller à la mise en place d’instructions permanentes appropriées dans tous les lieux d’affectation pour la définition du domicile professionnel et des conditions d’emploi du personnel temporaire des services linguistiques;
c) établir des fichiers de candidats centralisés et des instructions permanentes à l’usage de l’ensemble des services linguistiques dans tous les lieux d’affectation;
d) formuler des directives centralisées pour la planification des capacités et l’évaluation des plans de capacité;
e) étudier la question de l’intégration des outils informatiques afin d’améliorer l’interopérabilité des logiciels utilisés dans les services linguistiques;
f) mettre en place des mécanismes permettant de s’assurer que les plafonds fixés pour les jours de travail des retraités ne sont pas dépassés.
Le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences a accepté toutes les recommandations et s’emploie actuellement à les appliquer.
Les deux annexes au rapport contiennent des états récapitulatifs de la répartition des jours ouvrés effectifs en 2007 entre le personnel temporaire local, non local et délocalisé, par lieu d’affectation et par service linguistique.
Débat général
Intervenant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, M. CONROD HUNTE (Antigua-et-Barbuda) s’est félicité d’un taux d’utilisation de 83% des services de conférence en 2007, bien supérieur au taux minimum de 80%. Il a salué le taux d’utilisation de 100% observé à Nairobi. Il a demandé si l’initiative du Secrétaire général d’inviter le G-8 à tenir sa prochaine réunion au Siège des Nations Unies (ONU) avait été soumise au Comité des conférences. Faisant sien le contenu du rapport du Comité des conférences, il s’est inquiété de l’utilisation des locaux des Nations Unies par quelques pays pour des activités non conformes au principe de l’impartialité et aux buts et principes de l’ONU. Il a demandé des clarifications au Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences sur les arrangements administratifs en cours concernant l’utilisation des locaux de l’ONU. Il a mis l’accent sur l’importance de la disponibilité des services d’interprétation pour le bon déroulement des réunions. Sa délégation se félicite de la mise en place d’une réserve stratégique de trois réunions supplémentaires par semaine, ce qui a permis la tenue d’un plus grand nombre de réunions avec services linguistiques en 2007. Tout en se félicitant de cette évolution positive, il a souhaité la mise en place d’un mécanisme stable et permanent de façon à répondre aux besoins de toutes les réunions des groupes régionaux et groupes principaux d’États Membres.
S’agissant de l’initiative de gestion intégrée des services de conférence à l'échelle mondiale, le représentant a rappelé que son but était d’assurer un équilibre entre les différents sièges et les autres lieux d’affectation dans le souci d’améliorer les services de traduction et d’interprétariat dans toutes les langues officielles. En harmonisant les méthodes de travail, a-t-il dit, nous devons veiller à respecter la spécificité de chaque siège et chaque groupe linguistique. Il a invité le Secrétaire général à s’assurer que la mise en œuvre du Plan-cadre d’équipement ne nuise pas à la qualité des services linguistiques et de conférence. Il s’est dit très préoccupé par la persistance de la soumission tardive des documents dans les six langues officielles. Il a rappelé les grandes difficultés auxquelles a fait face la Cinquième Commission, en mai dernier, en raison de la parution tardive de documents d’importance majeure. Tout en saluant les progrès observés au cours de cette session, il a rappelé que les délais de parution n’étaient toujours pas conformes à la règle des six semaines.
M. Hunte a invité le Secrétaire général à promouvoir une gestion proactive pour parvenir à une publication à temps des documents et à l’amélioration de la qualité. Il a demandé des explications sur la parution tardive du rapport du CCQAB sur la question examinée, alors que celui du Secrétaire général est paru le 15 août 2008. Il a mis l’accent sur la nécessité d’aborder la question de larépartition géographique dans les services linguistiques. Tout en saluant l’initiative consistant à contacter les institutions de formation, il a souligné la nécessité de parvenir à une solution à long terme. Par ailleurs, il a demandé pourquoi le vote de plusieurs membres du Groupe des 77 n’a pu être pris en compte le 13 octobre 2008 en Quatrième Commission, bien que l'Assemblée ait pris les dispositions leur permettant de voter.
Intervenant au nom de l’Union européenne, Mme ZORA TABOURI (France) s’est félicitée des initiatives prises dans le cadre de la gestion intégrée à l’échelle mondiale qui vise à rationaliser les procédures, à réaliser des économies d’échelle et à améliorer la qualité des services de conférence. À cet égard, elle a encouragé le Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences à donner suite activement à toutes les initiatives de réforme. Elle a rappelé la nécessité d’appliquer des critères rigoureux aux services linguistiques dans les six langues officielles et de s’assurer de la mise à disposition d’installations de conférence adéquates qui sont essentielles au succès des travaux des organes intergouvernementaux et des organes d’experts des Nations Unies. Elle a dit qu’elle comptait sur le Secrétaire général pour veiller à ce que la mise en œuvre du Plan-cadre d’équipement soit compatible avec la qualité des services linguistiques et des services de conférence attendus par les États Membres.
Par ailleurs, le représentant s’est inquiété qu’un volume important de textes étaient présentés en retard par les départements qui les avaient établis, ce qui nuit au fonctionnement des organes intergouvernementaux. Il a noté avec préoccupation les retards sans précédent enregistrés dans la publication des documents en 2008 qui ont gravement entravé les travaux de l’Assemblée générale. Il a invité le Secrétaire général à redoubler d’efforts pour remédier à ce problème notamment en ce qui concerne la documentation examinée en Cinquième Commission. Il a déclaré que l’Union européenne prenait note des progrès réalisés dans les différents lieux d’affectation et des recommandations du Comité des conférences. S’agissant du défi majeur de la relève du personnel linguistique, M. Cazalet s’est félicité des mesures que le Secrétaire général a prises pour faire face plus efficacement à la situation démographique des services linguistiques et à la planification de la relève, notamment en recourant à du personnel temporaire pour répondre aux besoins pressants. Il a salué les efforts visant à renforcer les programmes de formation interne et externe, en développant les programmes d’échange de personnel entre les organisations et en coopérant avec les établissements qui forment des spécialistes des langues se destinant à une carrière dans les organisations internationales.
M. HILARIO G. DAVIDE (Philippines) a reconnu le rôle vital de la gestion des conférences dans le bon déroulement des activités des Nations Unies. On ne peut pas imaginer une réunion de l’ONU qui se déroule sans la présence de délégations, sans une pile de documents devant elles et sans une oreillette permettant une interprétation dans les six langues, a-t-il dit. Les services de conférence ont connu beaucoup de changements depuis 1945 et il faut constamment les améliorer. Le projet de résolution soumis par le Comité des conférences apporte une contribution importante aux travaux de la Cinquième Commission, a estimé le représentant.
M. Davide a abordé la question de la publication en retard des documents, qui peut avoir un effet domino sur les travaux des États Membres, notamment en Cinquième Commission, ce qui oblige à programmer à nouveau des réunions et à travailler deux fois plus en fin de session. Il a aussi parlé de la transition démographique qui affecte le service linguistique, rappelant qu’on prévoit 25% de départs à la retraite entre 2007 et 2011. Le représentant a soutenu les mesures visant à faire face à cette situation, comme l’organisation de concours de recrutement pour après 2009, le renforcement des programmes de formation internes et externes, le développement de programmes d’échange de personnel entre les organisations ou encore la possibilité de programmes de stage pour attirer des jeunes professionnels bien formés.
Intervenant au nom du Groupe des États d’Afrique, Mme ELSA DE JESUS PATACA (Angola) a déclaré que sa délégation était déçue par le taux de vacances élevé, qui est de 35%, que connaissent les services d’interprétation du Bureau des Nations Unies à Nairobi. Elle a relevé que le Bureau de Nairobi ne s’est jamais vu accorder de postes P5 contrairement aux autres sièges de l’ONU. Contrairement aux autres sièges, a-t-elle encore noté, aucun poste de réviseur-traducteur n’est financé sur la base du budget ordinaire au Bureau des Nations Unies à Nairobi. Elle a estimé que cette différence de traitement témoignait d’une volonté délibérée de nuire au potentiel du Bureau de Nairobi. Elle a considéré que l’intention manifestée de recruter du personnel linguistique de bonne qualité en affectant des postes de classe supérieure était une bonne mesure. L’initiative de gestion intégrée des services de conférence à l'échelle mondiale pourra contribuer à remédier aux inégalités qui subsistent entre les différents lieux d’affection, a-t-elle dit.
S’agissant de l’utilisation des locaux de conférence de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) d’Addis-Abeba, la représentante a salué une nette amélioration avec un taux d’utilisation passé de 42% à 64% entre 2005 et 2007. Il s’agit d’une amélioration constante qui prouve que les efforts de publicité et les partenariats sont en bonne voie. Elle a remercié les responsables des centres de conférence de la CEA des efforts entrepris malgré les limites budgétaires. Elle a indiqué que la participation à des conventions et expositions internationales de haut niveau comme l’IMEX à Francfort et l’Association des congrès et conventions internationaux (ICCA), en Thaïlande en octobre 2007, a permis de mieux faire connaître à l’échelle mondiale le centre de conférence de la CEA. Elle a salué l’aide exemplaire fournie par la commission du tourisme d’Addis-Abeba et d’autres organismes en vue de faire connaître le CEA et ses locaux de conférence.
Mme LAURA PHAM (États-Unis), réaffirmant que sa délégation accordait une grande importance à l’efficacité de la gestion des conférences, a apprécié les efforts menés par le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences pour maximiser à la fois l’efficacité et la gestion des coûts, sans compromettre la qualité des services fournis. Elle s’est dite convaincue que cette qualité ne sera pas amoindrie pendant l’exécution du Plan-cadre d’équipement. La représentante a noté que le taux d’utilisation des services de conférence qui est de 83% pour 2007, est supérieur au seuil de référence de 80%. Cependant, notant que le taux d’utilisation des services de conférence à New York est de 79%, donc en dessous des 80% souhaités, elle a encouragé le Département à continuer à prendre des mesures afin d’optimiser l’utilisation des ressources pour les services de conférence. Elle a estimé que les principales causes de cette sous-utilisation sont les retards dans le démarrage des réunions, les séances qui se terminent plus tôt que prévu et aussi les séances annulées. C’est pourquoi sa délégation appuie les dispositions du projet de résolution à ce sujet qui visent à assurer une meilleure communication entre le Secrétariat et les bureaux des organes intergouvernementaux.
Passant à la question de la publication de la documentation, la représentante américaine a constaté les efforts menés pour éviter les retards et a approuvé le projet de résolution qui demande de réunir à nouveau l’équipe spéciale chargée de ce problème. Concernant la gestion globale intégrée, elle a invité les États Membres à continuer à encourager le Département dans ses efforts pour améliorer son efficacité. Elle a noté que, grâce à la mise en œuvre du système de gestion intégrée, on peut harmoniser les technologies de l’information pour la gestion des conférences et de la documentation, les quatre lieux d’affectation partageant aussi leurs meilleures pratiques. Représentant plus de 629 millions de dollars dans le budget biennal 2008-2009, les services de conférence doivent être gérés de la façon la plus efficace possible, a conclu Mme Pham.
M. YASSAR DIAB (République arabe syrienne) a souligné qu’il était essentiel que le Secrétariat soit en mesure de fournir à temps les documents dans les six langues officielles. Il a réaffirmé l’importance du Comité des conférences en notant l’impact des retards de publication sur le travail des organes de l’ONU. À cet égard, il a insisté sur l’importance de respecter la règle des six semaines. Il a formé le vœu que le Groupe de travail chargé de la question parviendra à des résultats tangibles pour faire face à la publication tardive des documents. Il a souhaité également que tous les documents mis en ligne sur le site Internet de l’ONU le soient simultanément dans les six langues officielles. Le représentant a salué les efforts du Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences pour augmenter le taux de réunions avec interprétation des groupes régionaux. Il a salué l’initiative visant à la mise en place d’une réserve stratégique de services de conférence pour trois réunions hebdomadaires supplémentaires. Il a souhaité que la mise en œuvre du Plan-cadre n’ait aucune incidence négative sur les services de conférence et l’égalité des six langues officielles. Le représentant a rappelé que le but de l’initiative de la gestion intégrée des services de conférence est d’améliorer les services de traduction et d’interprétation dans toutes les langues officielles. Il a mis l’accent sur la nécessité de s’assurer que la nature unique des services linguistiques est prise en compte dès que l’on change les procédures de travail. Le représentant a indiqué que sa délégation appuyait le recrutement de retraités et suggérait que l’on augmente le plafond de leur revenu. Il s’est inquiété par ailleurs de l’utilisation des locaux des Nations Unies pour des activités non conformes à l’impartialité de l’ONU. Ceci donne l’impression que l’on peut utiliser ces locaux pour nuire à l’intérêt d’États Membres, a-t-il fait remarquer.
M. DIMITRI CHUMAKOV (Fédération de Russie) a noté les initiatives utiles prises par le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences. Le projet de gestion intégrée des services de conférence au niveau mondial permet de mieux équilibrer le travail entre le Siège et les autres bureaux des Nations Unies. Il a souligné qu’il faut, dans le cadre de la réforme en cours, faire preuve de la plus grande prudence possible. La qualité des services de conférence dépend des conditions de travail offertes au personnel linguistique, a-t-il ajouté. Le représentant s’est inquiété de l’épuisement de la réserve de candidats ainsi que du faible nombre de concours de recrutement devant être organisés. Il a estimé que ce sont les services linguistiques eux-mêmes qui devront organiser ces concours pour éviter une surcharge de travail. Il s’est ensuite félicité de la réunion biannuelle du Secrétariat avec les services linguistiques. À la suite de ces réunions, le Département devrait prendre des mesures concrètes, en tenant compte des préoccupations exprimées, a-t-il suggéré.
La Fédération de Russie est toujours préoccupée par la qualité de l’interprétation du russe vers l’anglais, a poursuivi le délégué. Sa délégation, a-t-il fait remarquer, distribue souvent son discours à l’avance. Le représentant a demandé aux interprètes de bien se préparer avant une réunion pour connaître les problèmes examinés et la terminologie connexe. Le représentant a cependant reconnu que l’interprète n’a pas souvent la possibilité de prendre connaissance des rapports sur lesquels les délégués vont travailler. Il a aussi noté que des mesures avaient été prises par le Secrétariat pour améliorer la qualité des traductions contractuelles. Concernant la planification et le recrutement du personnel temporaire, le représentant s’est étonné qu’il n’y ait pas d’harmonisation des pratiques. S’agissant du plan-cadre d'équipement, il a noté qu’il n’y aurait pas d’incidence négative sur les services de conférence. Il a enfin exprimé sa perplexité face à certaines initiatives prises par le Secrétaire général juste avant le plan-cadre d’équipement, comme l’installation de portes anti feu et l’initiative « cool UN ».
M. AHMED FAROOQ (Pakistan) a déclaré que le bon déroulement des conférences était un élément important du fonctionnement de l’Organisation. Il s’est inquiété des incidences du Plan-cadre d’équipement sur la qualité des services de conférence. L’harmonisation des capacités dont disposent tous les lieux d’affectation est une mesure qui va dans le bon sens, a-t-il dit. Le représentant a salué les progrès dans la gestion intégrée des services de conférence au niveau mondial en souhaitant des informations sur les économies réalisées grâce à cette initiative. Pour ce qui est de l’utilisation des services de conférence dont le taux est de 83% pour l’ensemble du système, il a demandé pourquoi le taux d’utilisation était en diminution constante au Siège de l’ONU à New York où il est aujourd´hui en dessous du seuil minimum de 80%. Les États Membres devraient s’engager à garantir que tous les lieux d’affectation et les six langues officielles bénéficient d’une égalité de traitement. Il a remercié le Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences pour ces efforts visant à remédier à la question du taux élevé de vacances parmi les postes linguistiques. Le problème éternel de la publication tardive des documents influe de manière négative sur l’examen intergouvernemental de ces documents en compliquant particulièrement le travail des plus petites délégations, a-t-il encore dit. Il a estimé que la transparence et la responsabilisation étaient essentielles pour faire face à ce problème.
M. JORGE CUMBERBATCH MIGUEN (Cuba) a insisté sur le fait qu’il faut résoudre une fois pour toutes la question du retard de la présentation des documents afin d’améliorer le déroulement des réunions des organes gouvernementaux. Il s’est félicité de la meilleure utilisation des services de conférence et que des groupes tels que les non alignés aient pu bénéficier de ces services, soulignant que ces réunions contribuent à la prise de décisions à l’échelle de l’Organisation. Il s’est ensuite déclaré préoccupé par le fait que certains utilisent les services de conférence pour des réunions qui servent à s’attaquer à certains États Membres. Cela met en cause la neutralité des fonctionnaires qui autorisent la tenue de ces activités, a-t-il fait remarquer. Pour résoudre les problèmes de traduction vers l’espagnol, le représentant a proposé des formations dans les universités de plusieurs pays afin que toutes les nuances de la langue moderne soient prises en compte.
M. JAVAD SAFAEI (République islamique d’Iran) a rappelé que le rôle du Comité des conférences était de garantir les meilleurs services de conférence possible dans le respect de l’égalité de traitement des États Membres, des lieux d’affectation et des six langues officielles. Faisant sienne la position exprimée par le Groupe des 77 et de la Chine, il s’est déclaré vivement préoccupé par l’utilisation des locaux de l’ONU par un petit nombre d’États pour des activités qui n’étaient ni respectueuses de la dignité de l’Organisation ni conformes aux buts et principes des Nations Unies. Il a estimé que cette situation méritait une attention particulière et a invité la Cinquième Commission et l'Assemblée générale à se pencher sur cette question dans l’espoir d’obtenir des directives sur la manière d’éviter à l’avenir que les locaux de l’ONU puissent être utilisés à mauvais escient.
M. SHEN YANJIE (Chine) a noté que le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences a adopté des mesures pour améliorer l’utilisation des services de conférence qui ont déjà produit des résultats positifs. Il s’est félicité des initiatives prises pour répondre aux facteurs externes qui peuvent entraver ces efforts. Pour remédier au départ à la retraite massif des fonctionnaires des services linguistiques, il a noté avec satisfaction les concours organisés pour recruter un personnel plus jeune et la coopération avec différentes universités. Le représentant a aussi apprécié que les interprètes et traducteurs se soucient de bien connaître la terminologie et les questions examinées au cours des réunions. En ce qui concerne le Plan-cadre d’équipement, le représentant a noté que le personnel du Département sera réparti sur plusieurs sites et a espéré que cela ne perturbera pas le déroulement des réunions.
M. SHABAN SHAABAN, Secrétaire général adjoint à l'Assemblée générale et à la gestion des conférences, a déclaré que la Plan-cadre d’équipement aurait incontestablement un impact sur la qualité des services de conférence qui seront alors répartis sur cinq lieux d’affectation, alors que nous risquons de nous retrouver dans des situations où le Conseil de sécurité peut notifier, seulement cinq minutes à l’avance, la tenue d’une réunion. Il a noté que la tenue de sept débats thématiques durant la soixante-deuxième session de l’Assemblée générale, dont trois séances le soir et deux ou trois tables rondes décidées par l’Assemblée générale, a eu un impact sur la mise à disposition des services de conférence aux réunions des groupes régionaux. S’agissant de la question soulevée par Cuba au sujet de la manière dont toutes les nuances de la langue espagnole sont traitées, il a dit qu’il était difficile de consulter toutes les institutions pour toutes les langues officielles. Il a précisé qu’une circulaire du Secrétaire général du 19 avril 1996 (SGAI 41) servait de base pour l’utilisation des locaux de l’ONU en ajoutant que toute demande au Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences doit préciser la nature de la réunion, son programme de travail et le nombre de participants. Le Secrétaire général adjoint a précisé que le Département avait déjà été amené à refuser des demandes de réunions lorsque, par exemple, le nom d’un État Membre figurait au titre de la conférence. Lorsque la réunion est autorisée, tout ce qui y est dit ne relève plus du contrôle du Département, a-t-il précisé. En ce qui concerne l’incident technique relatif au vote en Quatrième Commission le 13 octobre dernier, il a indiqué que les services concernés ne disposaient pas du temps nécessaire pour prendre les mesures techniques permettant d’appliquer la décision de l'Assemblée générale d’autoriser les pays concernés à voter.
Dans des questions de suivi, M. CUMBERBATCH MIGUEN (Cuba) a invité l’ONU à se rapprocher des académies de langues d’Amérique latine qui travaillent à l’uniformisation de la langue de Cervantes. Il a demandé des précisons sur les facilités accordées aux ONG pour tenir des réunions dans les locaux de l’ONU. Il a estimé qu’il y avait une complicité du Secrétariat pour permettre la tenue de réunions portant atteinte à certains États Membres.
M. JAVAD SAFAEI (République islamique d’Iran) a demandé d’indiquer le scénario qui était utilisé par le Secrétariat pour traiter de cette question de mise à disposition des locaux et de certaines réunions en l’absence de directives claires. Répondant à ces questions, le Secrétaire général adjoint au Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences, M. Shaban, a déclaré que n’importe quelle mission pouvait obtenir immédiatement des cartes d’accès et une réservation de salle. « Nous ne jouons pas un rôle de policier, mais nous informons les missions que les réunions ne peuvent violer les buts et principes de l’ONU, a-t-il encore dit, en précisant que ce qui se passait à huis clos ne nous concernait pas. Il a vivement réfuté l’accusation selon laquelle quelqu’un était complice au Secrétariat de la tenue de réunions utilisées à mauvais escient.
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