LA CINQUIÈME COMMISSION EXAMINE L’EFFICACITÉ ET LA QUALITÉ DE LA GESTION DES SERVICES DE CONFÉRENCE DES NATIONS UNIES

Cinquième Commission

5^e séance - matin

LA CINQUIÈME COMMISSION EXAMINE L’EFFICACITÉ ET LA QUALITÉ DE LA GESTION DES SERVICES DE CONFÉRENCE DES NATIONS UNIES

La gestion des divers produits et services, installations, documentation, traduction, interprétation, fournis par le Secrétariat pour les réunions qui se tiennent dans le cadre de l’ONU a été examinée ce matin par la Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires.  Les services de conférence représentent le deuxième poste le plus important dans le budget ordinaire de l’ONU, soit 590 millions de dollars pour l’exercice biennal 2006-2007.

Nous sommes conscients de la part que représente la gestion des conférences dans le budget ordinaire de l’ONU, a assuré la représentante du Portugal, au nom de l’Union européenne, déclarant accorder une grande importance à l’efficacité, la productivité, la rigueur et la qualité des services fournis dans ce cadre.  Au cours de cette séance, tous les intervenants ont soutenu les efforts menés par le Département de la gestion des conférences pour répondre à ces exigences et se sont félicités des améliorations constatées dans le cadre de la réforme du Département dont les objectifs sont la rentabilité, l’efficience, la qualité et le respect des délais.

Le représentant des États-Unis a salué l’initiative de gestion intégrée à l’échelle mondiale qui tend à favoriser l’interopérabilité entre les quatre grands centres de conférence de l’ONU (New York, Vienne, Genève et Nairobi).  Plusieurs délégations se sont félicitées que le taux d’utilisation des services de conférence dans ces centres se maintienne au-dessus du taux de 80%, le centre de Nairobi atteignant même le taux de 100%.  D’autres se sont cependant préoccupés de la baisse du taux d’utilisation à l’échelle de l’ensemble des Nations Unies, qui est passé de 85% à 83% entre 2005 et 2006.

En outre, le représentant du Groupe des 77 et de la Chine et plusieurs autres intervenants ont soulevé le problème de la diminution de l’affectation de services d’interprétation aux réunions des groupes régionaux.  Il apparaît en effet que seulement 77% de ces réunions ont bénéficié de ces services en 2006, alors que ce chiffre était de 87% l’année précédente et de 98% entre avril 2001 et avril 2002.

La mise en œuvre du Plan-cadre d’équipement, qui prévoit des travaux de réhabilitation du Siège de l’ONU, a aussi été examinée sous l’angle de la gestion des conférences.  Cela ne doit pas avoir d’incidence négative sur les services de conférence ni sur le traitement égal du personnel de ces services, a demandé le représentant russe.  Celui du Groupe des 77 et de la Chine a, pour sa part, souhaité connaître les incidences de la Stratégie à exécution échelonnée sur la gestion des conférences à New York.

Environ 20% du personnel linguistique partira à la retraite d’ici cinq ans, se sont aussi inquiétés les intervenants.  M. Shaaban, Secrétaire général adjoint aux affaires de l’Assemblée générale et aux services de conférence, qui a présenté le rapport du Secrétaire général sur le Plan des conférences, a précisé que cela touchera 40% des membres du personnel aux grades D-1 et D-2 et environ 26% de ceux au grade P-5.  Plusieurs intervenants ont donc appelé à planifier la relève.

Enfin, à l’instar du représentant de la République arabe Syrienne, des délégations ont insisté sur l’importance de pouvoir disposer à temps, simultanément, dans les six langues officielles, des documents nécessaires au travail des délégations.  Au cours du débat, certains ont aussi invité les services de traduction à mieux se coordonner pour adopter des terminologies identiques et arriver ainsi à une terminologie officielle unifiée.

La Commission était également saisie du rapport du Comité des conférences pour 2007, organe subsidiaire permanent de l’Assemblée générale, qui a été présenté par le Président du Comité, M. Yuri Yaroshevich, ainsi que du rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) présenté par son Président, M. Rajat Saha.

Au cours des débats, les délégations de la Chine et de Cuba ont également pris la parole.

La prochaine réunion de la Cinquième Commission aura lieu demain, mardi 16 octobre, à 10 heures.

PLAN DES CONFÉRENCES

Déclarations

Intervenant au nom de l’Union européenne, Mme CLOTILDE MESQUITA (Portugal) a déclaré que la fourniture de services de conférence, la parution à temps de la documentation, une haute qualité des services linguistiques et des locaux de réunion adéquats étaient essentiels au succès des travaux des organes intergouvernementaux et des organismes d’experts des Nations Unies.  En même temps, a-t-elle ajouté, nous sommes conscients de la part que représentent les services de conférence dans le budget ordinaire.  C’est pour toutes ces raisons que l’Union européenne accorde une grande importance à l’efficacité, la productivité, la ponctualité, la rigueur et la qualité des services de conférence, avec une cohérence entre toutes les langues officielles.

L’intervenante s’est félicitée des progrès réalisés dans de nombreux domaines de la réforme du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences dans les quatre grands centres des Nations Unies.  Elle a accueilli avec satisfaction des initiatives qui vont dans le sens d’une gestion intégrée à l’échelle mondiale, dans le souci de rationaliser les procédures, de réaliser des économies d’échelle et d’améliorer la qualité des services.  Elle a encouragé le Département à poursuivre tous ces efforts ainsi que les autres initiatives de réforme.  Par ailleurs, elle a particulièrement salué la qualité du rapport du Comité des conférences et appuyé le projet de résolution présenté par ce Comité en annexe de son rapport.

M. AHMED FAROOQ (Pakistan), au nom du Groupe des 77 et de la Chine, s’est dit préoccupé par la baisse du taux d’utilisation des services de conférence qui, même s’il reste au-dessus du seuil de 80%, est passé de 85% en 2005 à 83% en 2006.  Cette tendance est observée dans presque tous les centres de conférence de l’ONU, a-t-il remarqué.  Parallèlement, il s’est félicité de l’utilisation à 100% des services de conférence à Nairobi et de l’augmentation de l’usage qui est fait de ces services à Addis Abeba, qui est passé de 42,23% en 2005 à 60,13 en 2006.  M. Farooq a aussi attiré l’attention des délégués sur la nécessité d’être ponctuels aux réunions de la Cinquième Commission, afin d’éviter le gaspillage en termes de services de conférence.

Le représentant a souligné l’importance des réunions des groupes régionaux et des services d’interprétation qui leur sont attribués.  Il s’est donc inquiété de ce que seulement 77% de ces réunions aient bénéficié de ces services en 2006, alors que l’année précédente ce chiffre était de 87%.  Il a invité à améliorer cette situation, pour arriver au niveau de 2001-2002 où 98% avaient pu compter sur l’interprétariat.  M. Farooq s’est aussi inquiété du départ à la retraite de 25% de l’ensemble du personnel linguistique au cours des cinq prochaines années.  Il a demandé davantage d’informations sur le nombre de postes vacants pour chaque lieu de conférence et pour chaque langue, ainsi que sur la stratégie prévue pour traiter ce problème à long terme.

Le Groupe des 77 et de la Chine estime que la sous-traitance des services de traduction ne doit pas affecter la qualité, ce qui n’est pas toujours le cas, a relevé le représentant dans le rapport.  Passant à la question du retard dans la parution de la documentation, M. Farooq a noté que ce problème affecte particulièrement les plus petites délégations.  Enfin, s’agissant du Plan-cadre d’équipement, M. Farooq a invité tous ceux qui font une demande de réunion au Siège de New York à concerter le Département de la gestion des conférences pour faciliter cette gestion pendant la période de réalisation du projet.  Il a aussi souhaité connaître l’impact de la Stratégie accélérée IV du Plan-cadre sur la gestion des conférences à New York.

Au nom du Groupe des États d’Afrique, M  HESHAM MOHAMED EMAN AFIFI (Égypte) s’est félicité que le taux d’occupation des salles de conférence ait atteint 100% au siège de Nairobi ainsi que de l’augmentation de l’utilisation des services de conférence du Centre de la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba (CEA).  Néanmoins, il s’est dit préoccupé de la baisse du taux d’utilisation à l’échelle de l’ensemble des Nations Unies de 85% à 83% entre 2005 et 2006.  Il a rappelé l’importance de la résolution 60/236B de l'Assemblée générale qui invite le Secrétaire général à explorer les moyens innovants de favoriser la mise à disposition de salles de réunions de groupes régionaux et grands groupes d’États Membres.  Il a regretté que les services de traduction ne soient fournis qu’à titre spécial à ces groupes. 

Il s’est interrogé sur l’impact du Plan-cadre d’équipement sur les services de conférence et a souhaité qu’on ne perde pas de vue cette question.  Il a demandé de nouvelles informations concernant ces effets potentiels.  Il semblerait que l’objectif de la publication de la documentation dans les délais impartis n’ait pas été atteint, a-t-il constaté, en invitant le Département à rendre des comptes à ce sujet.

Il s’est inquiété des taux de vacance subsistant dans les services linguistiques à Nairobi, un fort taux de vacance.  Il a espéré que des mesures avaient été prises pour régler ce problème de longue date pour que reste disponible une bonne réserve de fonctionnaires.  Il a estimé insuffisante la capacité interne de contrôler la qualité des traductions réalisées à l’extérieur.  Il a souhaité que les économies ne viennent pas nuire à la qualité de la ponctualité et de l’efficacité.

M. SHEN YANJIE (Chine) a fait part de sa satisfaction pour les résultats obtenus par le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences.  Il a noté avec plaisir que le Département recherche activement des solutions en tenant compte des différents facteurs affectant l’utilisation des services de conférence.  En ce qui concerne le problème des nombreux départs à la retraite du personnel linguistique prévus dans les cinq prochaines années, il a noté que la formation du personnel recruté, proposée par le Secrétaire général était très importante, ainsi que le perfectionnement du personnel en place.  Il a en particulier souhaité que la terminologie soit bien connue de tous.  Le représentant a aussi abordé la question des réunions d’échange avec le personnel linguistique, rappelant celle que le Département a organisée en avril à laquelle 22 États Membres ont pris part.  Certaines délégations ont fait des remarques concernant la qualité de l’interprétation mais dans l’ensemble elles se sont déclarées satisfaites par les services fournis, a-t-il dit.  Le représentant a souligné l’importance de ces réunions afin que le personnel soit bien au courant de ce qu’attendent les délégations.  Enfin, rappelant que le Plan-cadre d’équipement prévoit la sous-traitance de certains services, il a invité à s’assurer que la qualité de ces services n’en soit pas affectée.

M. DAVID IBSEN (États-Unis) s’est félicité que, pour la deuxième année consécutive, le Comité des conférences soumette un projet de résolution de consensus pour considération par les délégations de la Cinquième Commission.  C’est pourquoi, il a encouragé les États Membres à considérer ce rapport et les conclusions contenues de façon à éviter un débat prolongé.  Il a rappelé que les objectifs des efforts de réforme du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences étaient la rentabilité, l’efficacité, la qualité et le respect des délais.  En tant que ferme partisan d’une gestion des conférences efficace et efficiente, a-t-il ajouté, la délégation des États-Unis apprécie les efforts de reforme du Département en ce sens.

Il a noté que le taux d’utilisation des services de conférence dans les sièges des Nations Unies restait au-dessus du taux de référence de 80%, et que l’un des sièges avait même atteint le taux d’utilisation de 100%.  Il a précisé que sa délégation continuait d’appuyer l’introduction de nouvelles technologies pour améliorer et faciliter la mise à disposition de services de conférence.   C’est pourquoi il a soutenu les efforts du Département pour appliquer son initiative de gestion intégrée à l’échelle mondiale pour favoriser l’interopérabilité entre les quatre grands centres de conférence.  Il a rappelé qu’avec un budget de 590 millions de dollars pour l’exercice biennal 2006-2007, il était impératif que les États Membres encouragent le Département de l’Assemble générale et de la gestion des conférences à rester vigilant dans ses efforts visant à utiliser les ressources de manière aussi rentable que possible.

M. DIAR (République arabe syrienne) a souligné l’importance de la question de l’interprétation et la publication dans les six langues officielles des différents documents dans les délais impartis.  Il a exhorté le Secrétariat à respecter la règle des six semaines qui, a-t-il constaté, n’est toujours pas respectée, malgré plusieurs résolutions de l'Assemblée générale sur cette question et la mise en œuvre d’un mécanisme de responsabilisation.  Il s’est dit au contraire très satisfait par le taux d’utilisation des salles de conférence au centre de Nairobi. 

Il a salué les efforts du Département pour pourvoir les postes d’interprètes de l’arabe à Nairobi, tout en regrettant que cela ne se soit traduit que par des solutions temporaires.  Il a souligné l’importance de la fourniture d’interprétation aux groupes régionaux et grands groupes d’États Membres.  Il a invité les services de traduction à une meilleure coordination afin d’adopter des terminologies identiques.  S’agissant de la mise en œuvre du Système de gestion intégré à l’échelle mondiale, il a demandé qu’on ne perde pas de vue que l’objectif principal reste une plus grande efficacité dans les quatre centres.  Enfin, il a souhaité que l’on mette tout en œuvre pour que la mise en œuvre du Plan-cadre d’équipement ne diminue en rien la qualité des services fournis aux États Membres.

M. MAXIM N. GOLOVINOV (Fédération de Russie) a souligné le rôle important du Comité des conférences pour arriver à une fourniture efficace de services de conférence aux Nations Unies et procéder à l’examen des problèmes précis qui apparaissent dans ce domaine.  Il a indiqué que la Fédération de Russie accorde une grande importance à la réforme du Département de la gestion des conférences et à la fourniture de services dans les six langues, au Siège à New York comme dans tous les centres de conférence de l’ONU.  L’objectif essentiel de cette réforme est d’améliorer la traduction dans les six langues officielles des Nations Unies, a-t-il estimé, ce qui implique pour tous les services linguistiques des conditions de travail également favorables.  Aux yeux du représentant, le projet de gestion globale intégrée du Département réussira si on arrive à une bonne répartition du travail entre les centres de conférence et le Siège des Nations Unies.  M. Golovinov a espéré que la mise en œuvre du grand projet informatique permettra de régler des questions importantes comme celle de la publication sur le site internet de l’ONU de tous les documents dans toutes les langues officielles et celle de l’utilisation d’une terminologie officielle unifiée.  Il a noté avec regret les violations encore nombreuses de la règle de publication simultanée des documents dans toutes les langues officielles de l’ONU.

Le représentant a indiqué par ailleurs avoir beaucoup apprécié les réunions d’information organisées au Secrétariat avec les délégations.  Il s’est dit inquiet de la qualité de l’interprétation du russe vers les autres langues des Nations Unies et a souhaité que le Département établisse davantage de contacts avec les universités de pays qui parlent les langues officielles des Nations Unies, dans le cadre de la stratégie des concours de recrutement.  Enfin, concernant la mise en œuvre du Plan-cadre d’équipement, le représentant a estimé qu’elle ne doit pas avoir d’incidence négative sur les services de conférence ni sur le traitement égal du personnel de ces services.

M. PABLO BERTI OLIVA (Cuba) a estimé que la manière la plus efficace d’aborder le problème des services de conférence pour les groupes régionaux et grands groupes d’États Membres était de fournir les ressources nécessaires pour que le travail de ces groupes puisse être effectué.

S’agissant de la publication des documents, il a accueilli avec satisfaction le travail du Département concerné pour obtenir de meilleurs résultats.  Il ne fait aucun doute que la responsabilité des départements auteurs soit importante et qu’il faut un cadre de reddition de comptes, a-t-il dit.  Il faut que des comptes soient rendus aux États Membres qui sont les destinataires finaux.  Il a noté que seuls 8% des documents n’étaient pas du ressort du Secrétariat, car provenant d’organes intergouvernementaux. 

Il a invité le Secrétariat à continuer de rechercher des moyens novateurs pour améliorer la publication des documents conformément à la règle des six semaines et des règles et procédures établies par l'Assemblée générale.  Il faut tenir compte, a-t-il insisté, de la volonté des États Membres de disposer des documents en conformité avec les résolutions adoptées.  Il a salué l’importance du Comité de conférence qui appuie le travail du Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences.

À l’issue de ce débat, M. MUHAMMAD SHAABAN Secrétaire général adjoint aux affaires de l’Assemblée générale et aux services de conférence a rappelé que « la règle des six semaines » évoquée par plusieurs délégations était en fait la règle 10-4-6.  Il a en effet expliqué que si les documents doivent être disponibles dans les six langues officielles six semaines avant les réunions pour permettre aux délégations de les étudier, il faut que les documents soient soumis au Secrétariat dix semaines avant lesdites réunions puisqu’il en faut  pour les traduire.  Par ailleurs, M. Shaaban a expliqué que la Première Commission ne peut pas examiner à la présente session un rapport qui contient les réponses des délégations à un questionnaire, car plusieurs ne l’ont pas rempli.

La qualité a un coût, a ensuite déclaré M. Shaaban qui répondait à certaines remarques quant au recrutement rapide et à la qualité des interprètes et traducteurs.  Il a en effet été découvert, grâce au programme de contact avec les universités, que l’ONU n’est pas compétitive en termes de rémunération par rapport à d’autres organisations internationales, comme par exemple l’Union européenne.  À ses yeux, la seule manière de recruter des interprètes serait de les former ici même avant de leur faire passer le concours.

Documentation

Rapport du Comité des conférences pour 2007 (A/62/32)

Le Comité des conférences est un organe subsidiaire permanent de l’Assemblée générale, composé de 21 États Membres.  Il rend compte, dans ce rapport, de son examen des demandes de dérogation au principe selon lequel aucun des organes subsidiaires de l’Assemblée ne peut se réunir au Siège de l’ONU pendant une session ordinaire de l’Assemblée.

Le rapport contient un chapitre sur la gestion des réunions et amélioration de l’utilisation des services et installations de conférence.  Il a constaté avec préoccupation que, du fait de difficultés rencontrées, il deviendrait de plus en plus difficile d’allouer des services aux réunions des groupes régionaux et autres grands groupes d’États Membres.  

Le Comité a examiné l’incidence sur les réunions devant se tenir au Siège des travaux prévus dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie IV du plan-cadre d’équipement (à exécution échelonnée).  Le Département mènerait ses activités depuis quatre sites différents pendant la durée du projet, ce qui a posé des questions aux membres du Comité quant au maintien des infrastructures informatiques nécessaires dans l’ensemble de ces sites.

Les résultats des travaux des équipes spéciales sur la gestion intégrée des services de conférence à l’échelle mondiale ont été examinés par le Comité.  Les délégations ont maintenu que le principal indicateur de résultat pour le Département était la satisfaction exprimée par les États Membres quant aux services fournis.  Sur les questions relatives à la traduction et à l’interprétation, des délégations ont fait valoir que le personnel linguistique était exempté des programmes de mobilité obligatoire.  Elles ont accordé la priorité à l’amélioration de la qualité des traductions et de l’interprétation, tout en reconnaissant qu’il fallait assurer à l’ensemble du personnel des services linguistiques des conditions de travail également favorables.

Rapport du Secrétaire général sur le Plan des conférences (A/62/161) et Rectificatifs (A/62/161 Corr.1 et Corr.2)

Le présent rapport a trait à la gestion des conférences et à la réforme du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences.  Ce Département tente de concilier le souci du coût de ses activités et la nécessité de faire face aux problèmes nés de la mutation démographique qui s’opère dans ses secteurs clefs.  Il y a eu, en effet, une vague de départs à la retraite qui emportera environ 25% des effectifs linguistiques au cours de la période quinquennale allant de 2007 à 2011.

Le large éventail des activités du Département menées dans quatre grands centres de conférence pose un problème majeur de planification et d’exécution des activités.  Grâce à une initiative de gestion intégrée à l’échelle mondiale, le Département a cependant beaucoup avancé dans le sens de la coordination et de l’uniformisation de la gestion de ses ressources.  Il doit aussi pouvoir compter sur un apport de qualité en temps opportun de la part des États Membres, des organes intergouvernementaux et d’autres entités du Secrétariat.  Le Département entreprend aussi de renforcer son armature technologique, selon le plan-cadre d’équipement qui prévoit de moderniser ses systèmes informatiques.  Il est en effet essentiel que ses fonctionnaires, éparpillés en quatre lieux, puissent communiquer de façon optimale.

Le rapport traite d’abord de la gestion intégrée à l’échelle mondiale.  Il précise notamment qu’un projet visant à rationaliser les procédures, mettre en commun les ressources et ainsi réaliser des économies, a débouché sur l’adoption en 2006 d’un recueil de politiques, pratiques et procédures administratives, fruit d’accords conclus à cette occasion entre le Siège et les Offices des Nations Unies à Genève, à Vienne et à Nairobi.

Dans le rapport figurent également les avis des États Membres sur la qualité des services de conférence après une enquête de satisfaction réalisée par le Département.  Avec seulement 13% de réponses obtenues, il est apparu qu’un peu plus de 86% ont jugé globalement excellents ou bons les services considérés.

S’agissant de la gestion des réunions, le rapport fait notamment état pour 2006 d’une légère baisse du taux d’utilisation des services et installations de conférence.  Il apparaît par ailleurs que, si l’Assemblée générale n’affecte pas spécialement des ressources au service des réunions des groupes  régionaux et autres grands groupes d’États Membres, le Département se trouvera dans l’impossibilité de répondre aux demandes de ces groupes sans incidence financière, étant tributaire du nombre de réunions demandé par les organes se réunissant « selon les besoins », lequel n’a cessé d’augmenter ces deux dernières années.

Le rapport aborde aussi la gestion dynamique de la documentation, des activités de publication, et de certaines questions relatives à la traduction et à l’interprétation.  Il propose par ailleurs une méthode globale de mesure et de gestion des résultats du personnel linguistique, et évoque les mesures prises dans le sens de la planification de la relève de ce personnel.

Adoption du projet de calendrier biennal des conférences et réunions pour 2008-2009 (A/62/161 Add.1)

Cette note du Secrétariat contient le projet de calendrier biennal des conférences et réunions de l’ONU pour 2008-2009, y compris les réunions des organes de l’Organisation et de leurs organes subsidiaires, les conférences spéciales et les réunions des groupes d’experts.  Les dates et les lieux des conférences et réunions des principaux organes délibérants et exécutifs des institutions spécialisées, de l’Agence internationale de l’énergie atomique et des organes de suivi des traités créés sous les auspices de l’Organisation sont également indiqués pour information.

Rapport Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur le plan des conférences (A/62/473)

Le CCQAB accueille avec satisfaction les initiatives qui vont dans le sens d’une gestion intégrée à l’échelle mondiale, et salue les progrès déjà obtenus sur ce point par le Département.

Par ailleurs, le CCQAB accueille avec satisfaction l’initiative de mise sur pied d’un groupe de travail sur les services de publication qui réunit les points de contacts des services de publication des quatre grands centres de conférence, avec pour mission d’échanger des informations et bonnes pratiques et d’étudier les possibilités de mise en commun des technologies et des moyens de production.

Le CCQAB engage le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences et le Bureau de la gestion des ressources humaines à convenir des mesures à prendre pour que les concours linguistiques nécessaires puissent être organisés dans les meilleurs délais au cours de l’exercice biennal à venir.

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