LA CINQUIÈME COMMISSION ÉVALUE LES PROGRÈS RÉALISÉS DANS LA RÉFORME DES SERVICES DES ACHATS

Cinquième Commission

9^e séance – matin

LA CINQUIÈME COMMISSION ÉVALUE LES PROGRÈS RÉALISÉS DANS LA RÉFORME DES SERVICES DES ACHATS

Les délégations insistent sur les questions de transparence, de déontologie et d’une répartition géographique équitable de ces activités

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a étudié, ce matin, la question de la réforme des achats au sein de l’Organisation des Nations Unies.  La majorité des délégations a insisté, à cette occasion, sur la nécessité de rendre ces activités plus performantes et efficaces alors que le montant total des achats est passé de 1 milliard 10 millions de dollars à 1 milliard 774 millions de dollars ces deux dernières années, pour le Siège des Nations Unies uniquement et ses bureaux, en raison principalement d’une expansion sans précédent des opérations de maintien de la paix.   

Ce montant est encore plus important pour le système des Nations Unies puisqu’il a atteint 4,6 milliards en 2002, soit 37% des ressources ordinaires et extrabudgétaires des institutions, a expliqué M. Muhammed Yussuf, Inspecteur du Corps Commun d’inspection (CCI).  Présentant le rapport* de cet organe sur les pratiques en matière d’achats, celui-ci a indiqué que le CCI recommandait le renforcement du processus de réforme par l’établissement d’un mécanisme central qui permettrait de rationaliser les activités d’achats.  En outre, il a souligné l’importance de la formation spécifique des fonctionnaires des achats, particulièrement dans le domaine de la déontologie. 

À cet égard, de nombreuses délégations, dont celles de l’Afrique du Sud, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, et de la Finlande, au nom de l’Union européenne, ont salué les efforts réalisés par le Secrétariat, notamment la création d’un Bureau de la déontologie ainsi que l’élaboration d’une politique de protection des dénonciateurs d’irrégularités.  Les représentants ont plaidé pour des procédures d’achats simples, transparentes et fondées sur les règles pour s’assurer que le système des achats remplisse son rôle tout en évitant le gaspillage. 

Pour sa part, le représentant du Japon a mis l’accent sur la nécessité de renforcer les contrôles internes afin d’éviter les cas de fraudes et de redonner confiance aux États Membres.  Partageant cet avis, le délégué des États-Unis a affirmé que les propositions du Secrétaire général** allaient dans le bon sens mais que le rôle du Secrétariat devait encore être plus important et fixer les priorités pour le personnel, notamment dans les missions de maintien de la paix.  Il s’est accordé avec l’opinion du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB)*** selon lequel la réforme des achats devait être approfondie et qu’il fallait allouer des ressources à cet effet. 

Par ailleurs, de nombreuses délégations ont plaidé pour qu’il soit fait davantage appel aux pays en développement et aux pays à économie en transition en tant que fournisseurs des Nations Unies.  Ainsi, la représentante de l’Afrique du Sud a rappelé, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, que le développement socioéconomique des pays en développement était une des priorités de l’ONU et qu’une participation plus active des fournisseurs en provenance des pays en développement aux activités d’achats pouvait grandement y contribuer.  Plusieurs représentants, dont ceux de l’Algérie, du Pakistan ou encore du Viet Nam, ont invité le Secrétariat à examiner les moyens d’améliorer la part des contrats d’achats revenant aux pays en développement.  Ils ont notamment proposé de renforcer les capacités de ces États par des séminaires ou encore une meilleure diffusion des modalités d’octroi de contrats, afin qu’ils puissent tirer parti des opportunités de ces activités.   

Les délégations suivantes ont pris la parole au cours des débats de la matinée: Afrique du Sud, au nom du Groupe des 77 et de la Chine; Finlande, au nom de l’Union européenne; Guyana, au nom du Groupe de Rio; Nouvelle-Zélande, au nom du CANZ; Viet Nam; Brésil; Algérie; Arabie Saoudite; Pakistan; République de Corée; États-Unis; Japon; Singapour; Soudan; Iran; Nigéria et Fédération de Russie. 

Sont également intervenus: M. Muhammed Yussuf, Inspecteur du Corps commun d’inspection; M. Kenneth Herman, Conseiller principal sur la coordination de la politique de gestion de l’information du Secrétariat du Conseil des chefs de secrétariat et M. Warren Sach, Contrôleur des Nations Unies. 

La Cinquième Commission poursuivra ses travaux mercredi 25 octobre, à 10 heures.

* Ce document est publié sous la côte A/60/721

 ** Ces propositions sont contenues dans le document publié sous la cote A/60/846/Add.5 qui a été présenté devant la Cinquième Commission le 28 juin 2006.

   *** Ce rapport du CCQAB est oublié sous la cote A/60/904

Application et suivi intégrés et coordonnés des textes issus des grandes conférences et réunions au sommet organisées par les Nations Unies dans les domaines économique et social et dans les domaines connexes

Suite à donner aux textes issus du Sommet du Millénaire

Examen de l’efficacité du fonctionnement administratif et financier de l’Organisation des Nations Unies

Budget-programme de l’exercice biennal 2006-2007

Barème quotes-parts pour la répartition des dépenses de l’Organisation des Nations Unies

Gestion des ressources humaines

Corps commun d’inspection

Aspects administratifs et budgétaires du financement des opérations de maintien de la paix des Nations Unies

Réforme des Nations Unies: mesures et propositions

Présentation des rapports

M. MUHAMMED YUSSUF, Inspecteur du Corps commun d’inspection (CCI), a présenté le rapport du CCIsur les pratiques en matière d’achats dans le système des Nations Unies (A/59/721).  Il a indiqué que les achats étaient devenus, en 10 ans, une activité financière à haut risque.  Cette fonction, a-t-il poursuivi, représentait 37% du budget ordinaire et des ressources extrabudgétaires combinés du système des Nations Unies en 2002.  Il a souligné que le rapport du CCI étudiait toutes les institutions des Nations Unies et se centrait sur les questions stratégiques, afin d’améliorer le rapport coût-efficacité des achats par la coordination, les achats électroniques et le renforcement des capacités.  Il a ainsi insisté sur la nécessité de rationaliser les achats d’articles communs et d’externaliser les tâches d’achats. 

Il a également souligné l’importance de la formation du personnel des achats, particulièrement en ce qui concerne les achats électroniques et en ligne.  Il a constaté que la fonction des achats aux Nations Unies n’avait pas de politique centrale et que l’harmonisation des politiques et procédures n’avait pas fait suffisamment de progrès.  Il a noté que le Groupe de travail des achats interorganisations (IAPWG) et le Bureau des services d’achats interorganisations (IAPSO), qui agissent en tant que son Secrétariat, n’étaient pas bien définis.  Il a affirmé que le rapport recommandait la consolidation des structures de frais généraux au Siège ainsi que le renforcement de la collaboration entre l’UNOPS et l’IAPSO, y compris la possibilité de leur fusion qui pourrait aboutir à des économies d’au moins 800 000 dollars par an.  Il a toutefois noté que cette possibilité devait être étudiée davantage.

M. KENNETH HERMAN, Conseiller principal sur la coordination de la politique de gestion de l’information du Secrétariat du Conseil des chefs de secrétariat, a présenté les observations du Secrétaire général et du Conseil de coordination des chefs de secrétariat (A/59/721/Add.1) sur le rapport du Corps commun d’inspection (CCI) consacré aux pratiques en matière d’achats dans le système des Nations Unies.  Il a rappelé que les activités d’achat représentaient au moins 37% des ressources combinées du système.  Il a constaté que le rapport du CCI s’efforçait d’identifier les possibilités d’accroître l’efficacité des achats, notamment à travers une coopération interinstitutions accrue.  Ce rapport se concentre sur les mécanismes actuellement en place à l’intérieur du système afin d’accroître son pouvoir d’achat et, il met l’accent sur le Groupe de travail interorganisations sur les achats.

M. Herman a indiqué que les organisations du système avaient apprécié la nature globale de l’analyse présentée dans le rapport qui fait ressortir les stratégies visant à favoriser les pratiques d’achat les plus rationnelles à l’échelle du système.  Cependant, il a constaté que les institutions de l’ONU ne mettaient pas toujours en œuvre les recommandations du rapport, et les accueillaient parfois avec des réserves.  Ainsi, les membres du CCS se prononcent contre l’officialisation du mandat du Groupe de travail interorganisations sur les achats, et ils mettent en doute la recommandation sur l’adoption du concept « d’organismes chefs de file ».  Par ailleurs, plusieurs institutions du système onusien ont mis en doute la méthode d’analyse, utilisée par le CCI, pour évaluer le rapport coût-efficacité des services d’achat.  Cependant, le CCS appuie le message général du rapport du CCI, selon lequel il est possible de faire davantage pour harmoniser les pratiques en matière d’achat à l’échelle du système.

Déclarations

Mme KAREN LOCK (Afrique du Sud) a affirmé, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, que la réforme des achats devait permettre à l’Organisation de fournir des services efficaces, tout en rentabilisant ses ressources.  Elle a rappelé que le rapport du Secrétaire général se centrait principalement sur les questions de contrôle interne, inspiré par les études du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) et d’une firme de consultants externes sur le contrôle interne.  Elle a jugé regrettable que les conclusions des consultants externes donnent l’impression que la fonction de contrôle interne avait échoué, alors que le Service des achats a fait, par le passé, de nombreux efforts pour améliorer ses activités.  De plus, elle a souligné que de nombreuses questions soulevées dans le rapport des consultants n’étaient pas originales et avaient déjà été discutées à la Cinquième Commission.  Elle s’est félicitée du rapport du CCI, affirmant que cela suscitait des questions quant au recrutement de consultants externes alors que les compétences internes sont disponibles. 

Elle a salué la proposition d’établir un bureau de la déontologie, une politique de protection des dénonciateurs d’irrégularités ainsi que des programmes de formation en déontologie pour le personnel des achats.  La formation des fonctionnaires des achats est cruciale car, ils sont chargés de déterminer la productivité des achats et la qualité des résultats.  Des procédures simples, transparentes et fondées sur les règles sont à la base d’un système d’achats efficace et performant, a-t-elle poursuivi.  Elle s’est, entre autres, félicitée de la mise à jour du manuel des achats ainsi que du renforcement du fichier des fournisseurs.  Notant la persistance de certaines lacunes au sein du système des achats, elle a estimé qu’il fallait s’attaquer aux causes profondes du problème. 

Elle a insisté sur la responsabilisation, notamment des fonctionnaires de haut niveau, pour parvenir à des procédures d’achats efficaces.  Elle a affirmé que le Groupe des 77 et de la Chine prenait note des propositions visant à optimiser les résultats des achats, notamment le système de contrat à échelle mondiale, le renforcement de la planification ainsi que l’utilisation du principe du meilleur rapport qualité-prix et des achats électroniques.  S’agissant du concept d’organisme chef de file, elle a regretté que l'Assemblée générale n’ait pas approuvé ce projet.  Enfin, en ce qui concerne l’augmentation des achats en provenance des pays en développement, elle a exhorté le Secrétariat à examiner des moyens supplémentaires pour promouvoir les achats dans ces pays.  Plaidant pour des mesures concrètes dans ce sens, elle s’est dite consternée que la majorité des États Membres ne représentait que 34% des achats effectués par les Nations Unies.  Elle a estimé que la somme totale des achats des Nations Unies pouvait avoir des répercussions importantes dans certains pays en développement et correspondait aux intérêts supérieurs de l’Organisation, dont une des priorités est de promouvoir le développement économique et social dans le monde.

Mme KATJA PEHRMAN (Finlande), prenant la parole au nom de l’Union européenne (UE), a souligné qu’au cours des deux dernières années, le montant des achats était passé d’1 milliard de dollars à 1,8 milliard à la suite de la multiplication sans précédent des opérations de maintien de la paix.  L’Union européenne appuie pleinement les mesures prises pour renforcer les contrôles internes en matière d’achats afin de garantir la transparence, a-t-elle dit.  L’UE encourage également la séparation des tâches et des processus afin de prévenir les conflits d’intérêt et elle espère que tous les efforts nécessaires ont été faits pour publier au plus vite les grandes lignes de déontologie destinées au personnel des achats. 

Mme Pehrman a relevé avec satisfaction que des actions importantes avaient déjà été mises en œuvre, dont la promulgation d’un code de conduite des fournisseurs et l’application des meilleures pratiques des industries.  L’Union européenne attache une grande importance à la stratégie de gestion des risques, a-t-elle rappelé, et elle souhaite en apprendre plus sur les outils de diagnostic permettant d’identifier les anomalies lors de transactions d’achats, ainsi que sur les efforts mis en œuvre pour examiner la structure organisationnelle et renforcer les contrôles internes.  Le Service des achats doit disposer de ressources suffisantes, a-t-elle déclaré, regrettant la nature temporaire des postes autorisés par l’Assemblée générale, qui a rendu difficile le recrutement.

M. GEORGE TALBOT (Guyana), s’exprimant au nom du Groupe de Rio, a affirmé que celui-ci considérait essentiel d’améliorer constamment le système des achats, en raison, de la complexité des activités de l’ONU.  Celui-ci doit être rapide, fiable et inclusif, a-t-il estimé.  Il a, par ailleurs, jugé indispensable que les fournisseurs viennent de tous les pays, y compris ceux en développement, et a salué les mesures visant à promouvoir la transparence et la déontologie dans le milieu du travail.  En ce qui concerne la gestion du personnel, il a souligné que les propositions de mobilité, de roulement et de formation des fonctionnaires pouvaient être très utiles.  Il a argué que la coordination et la planification étaient essentielles pour parvenir à un système d’achats efficace et a regretté que cette situation n’ait pas été réellement abordée. 

Notant l’importance de la structure de gouvernance pour des achats performants, il a plaidé pour une délégation de pouvoir claire, surtout sur le terrain, et un système de contrôle.  S’agissant du concept d’agence chef de file,

il a rappelé que l'Assemblée générale n’avait pas donné de mandat législatif et a affirmé qu’il fallait davantage définir ce concept.  Enfin, il a fait part de l’attachement du Groupe de Rio à la question de l’amélioration des chances pour les pays en développement en matière d’achats.  Se félicitant des séminaires organisés dans ce sens, il a estimé que le Secrétariat devait trouver des méthodes supplémentaires pour que plus de pays en développement soient des fournisseurs de l’ONU. 

M. PHILLIP TAULA (Nouvelle-Zélande), intervenant au nom de l’Australie et du Canada, a souligné que la réforme des achats constituait un élément clef de la réforme de la gestion des Nations Unies.  Le processus d’achats comporte encore trop de risques, a-t-il regretté, ce qui sape la crédibilité de l’Organisation.  Selon lui, la réforme nécessite des outils adaptés, ce qui passe notamment par l’établissement de directives claires mais souples, avec une délégation d’autorité clairement définie et des contrôles internes. 

M. Taula a accueilli avec satisfaction les efforts de réforme en cours, notamment en matière de déontologie et de formation, mais il a prévenu que la création de postes supplémentaires ne suffirait pas à poursuivre ces améliorations.  Il a, par ailleurs, demandé à recevoir davantage d’informations notamment sur la création d’un système d’adjudication indépendant, les compétences requises de la part du personnel d’achat et l’étude des éventuelles lacunes dans l’environnement de contrôle.

M. NGUYEN TAT THANH (Viet Nam) a affirmé que le système des achats avait traditionnellement une place prioritaire dans l’Organisation.  Il s’est félicité des mesures proposées par le Secrétariat pour renforcer, entre autres, le contrôle interne, la gestion et la gouvernance dans ce domaine.  Toutefois, il s’est accordé avec le CCQAB pour dire que le processus dans son ensemble était trop lent et comprenait beaucoup de doubles emplois.  Il a ainsi estimé que des efforts devaient être déployés pour rationaliser et simplifier les procédures afin d’en renforcer l’efficacité et la transparence.  S’agissant de la participation des fournisseurs des pays en développement, il a souligné que cette question devait être prioritaire pour le Secrétariat mais a noté avec préoccupation que leur part dans les achats n’avait pas changé depuis 2001, soit environ 40%, alors que leur compétitivité s’était améliorée.  À cet égard, il a proposé que plus de ressources soient allouées à la création de capacités dans les pays en développement, notamment par des séminaires et la diffusion d’informations dans les langues locales. 

M. BRUNO BRANT (Brésil) a estimé que la réforme des achats constituait l’un des aspects les plus importants de la réforme de la gestion de l’Organisation.  Selon lui, la réforme doit tenir compte de la nécessité de promouvoir les achats auprès des pays en développement ou en transition et il a jugé préoccupant que le volume de tels achats ait diminué au cours des dernières années.

Il a également fait part de sa préoccupation concernant la politique de recherche du meilleur rapport qualité-prix, celle-ci ayant conduit à accorder 80% des contrats d’achats à des pays développés.  Cette politique ne doit pas être discriminatoire vis-à-vis des fournisseurs des pays en développement ou en transition, a-t-il affirmé.

M. ABDELATIF DEBABECHE (Algérie) a estimé que la réforme des achats au sein des Nations Unies aurait dû se dérouler de manière anodine.  Soulignant que le choix des hommes était à la base de la performance de tout système, il a argué que ce concept ne semblait pas être à l’ordre du jour de la politique du Service des achats.  Il a affirmé que le manque de professionnalisme de cette cellule devait maintenant être compensé par une coûteuse formation déontologique, alors que cela aurait dû faire partie des critères de recrutement.  S’agissant du rapport du Secrétaire général, il a déclaré que le recours aux consultants de la firme Deloitte & Touche remettait en cause la crédibilité des organes de contrôle de l’ONU.  De plus, selon lui, aucune des propositions soumises ne demandait l’intervention de consultants.  Il s’est interrogé sur le coût de ce recrutement, affirmant que cette somme aurait certainement mieux servi au Compte pour le développement. 

Par ailleurs, il a pris note des propositions visant à mobiliser des ressources humaines supplémentaires, à introduire l’élément risque en tant que critère de gestion et à réviser le manuel des achats pour harmoniser les procédures.  Toutefois, il a soutenu que la création d’un portail des fournisseurs était pénalisante pour les pays en développement qui ne connaissaient pas cette technologie ou n’y avaient pas accès.  Enfin, il a déclaré que les conclusions des consultants externes n’apportaient rien de nouveau et que l’emploi de personnel supplémentaire ne constituait pas une solution pour amener plus de transparence et une meilleure représentation géographique des fournisseurs.

M. ALKORUSHI (Arabie saoudite) a affirmé accorder beaucoup d’importance à la réforme des achats, soulignant la nécessité d’assurer un contrôle strict des achats, de donner une formation intensive à leur personnel et de sanctionner systématiquement les auteurs d’infractions.  Par ailleurs, il a invité l’Organisation à accroître le niveau de ses achats effectués auprès des pays en développement, indiquant notamment que son pays avait invité les fonctionnaires des achats à se rendre en Arabie saoudite afin d’y obtenir des informations sur les produits locaux, dont il a souligné la haute compétitivité.  Il a donc déploré toutefois que le niveau des achats effectués par l’Organisation auprès de l’Arabie saoudite n’ait guère augmenté à la suite de cette démarche.

Il a par ailleurs réclamé davantage de formation en faveur du personnel des achats, avant d’affirmer l’importance de protéger les personnels dénonçant des irrégularités ainsi que la nécessité d’effectuer des mutations latérales des personnels des achats afin qu’ils ne s’occupent pas trop longtemps des mêmes dossiers.  De même, il a souligné que le manuel des achats devait demeurer évolutif et il a jugé indispensable la mise en place d’un système efficace de responsabilisation personnelle des fonctionnaires des achats, assortie de sanctions systématiques de toute infraction.

M. IMTIAZ HUSSAIN (Pakistan) a souligné que si la participation des pays en développement aux opérations d’achat de l’ONU atteignait 44,5% en 2005, elle ne concernait en fait qu’une poignée de pays.  Saluant les efforts pour améliorer les opportunités de ces pays il a, entre autres, cité l’annonce des opportunités d’achats sur le Site Web, les séminaires d’affaires et la diffusion d’informations dans ce domaine.  Toutefois, il s’est inquiété du non respect du manuel des achats au niveau local et a estimé que cette question devait être traitée de manière urgente.  De plus, il a demandé un plan d’action afin de répondre au problème des postes vacants au sein des services d’achats des opérations de maintien de la paix.  Il s’est félicité des propositions faites par le Secrétaire général mais a exhorté ce dernier à s’assurer que la réforme des achats aboutirait aux résultats escomptés.  Ainsi, il a fait part de résultats concrets que sa délégation souhaitait voir, dont la mise en place d’un cadre de responsabilisation et l’institutionnalisation des contrôles internes afin de prévenir la fraude et le double emploi.  Il a aussi souligné l’importance de réduire la dépendance, dans les achats, des ressources humaines et a plaidé pour un système qui réduise ce facteur de risque.  En outre, il a estimé que les contrats devaient être octroyés sur une base géographique équitable et que les fournisseurs devaient faire l’objet d’une évaluation systématique et régulière.  À ce sujet, il a demandé que des comités d’évaluation des fournisseurs soient établis dans chaque mission.  Enfin, il a proposé la large diffusion d’un code de conduite pour les fournisseurs afin de promouvoir la responsabilité des entreprises. 

M. YOO DAE-JONG (République de Corée) a affirmé que le système d’achats devait être réformé à travers un renforcement des contrôles internes et une gestion transparente.  Il a rappelé que l’augmentation sensible du nombre d’opérations de maintien de la paix avait abouti à un accroissement du niveau des achats, qui sont passés de 180 millions de dollars en 1996 à plus de 1,6 million de dollars en 2005.  Cela s’est accompagné d’un accroissement en complexité en raison des achats effectués sur le terrain par les opérations de maintien de la paix, a-t-il constaté, ajoutant que les récentes allégations de fraudes démontraient la nécessité de rendre le système d’achats plus transparent dans les meilleurs délais.  Il a ensuite déploré que le rapport du Secrétaire général ne fournisse pas suffisamment de détails en matière de gestion d’acquisitions et de gestion stratégique.  Il a également demandé que soient précisées les échéances fixées pour la présentation des rapports à la Cinquième Commission, notamment en ce qui concerne le rapport sur la répartition de la gestion de responsabilité des achats entre le Département de la gestion et celui des opérations de maintien de la paix.   

Évoquant ensuite le renforcement du contrôle interne, il s’est félicité des mesures prises pour accroître la transparence et éviter les conflits d’intérêts.  De même, il a relevé que les règles d’achat applicables au terrain seraient étudiées afin d’établir des procédures pour soutenir les besoins opérationnels immédiats et de remédier à la lenteur du processus d’achat actuel.  Enfin, il a soutenu le développement des partenariats entre organisations du système de l’ONU en matière d’achats, le jugeant à même de favoriser des économies à l’échelle du système. 

M. BENJAMIN A. GARCIA (États-Unis) a rappelé que sa délégation considérait la réforme des achats comme une priorité.  Un système transparent et rentable est essentiel pour que l’ONU possède les biens et marchandises nécessaires à ces activités tout en évitant le gaspillage, a-t-il insisté.  Il a jugé inacceptable le taux de vacance élevé dans le domaine des achats au sein des opérations de maintien de la paix.  Soulignant les efforts réalisés pour renforcer le contrôle interne et rationaliser les achats, il a estimé que ceux-ci avaient porté leurs fruits, notamment en réduisant les coûts des achats.  Des mesures sont en cours pour améliorer le contrôle interne, a-t-il indiqué, en citant en exemple la meilleure formation du personnel, la promulgation d’un code de conduite et la mise en ligne du manuel des fournisseurs.  Toutefois, il a affirmé que le rôle du Secrétariat devait être encore plus important pour fixer les priorités pour le personnel, notamment sur le terrain.  Il a noté que sa délégation partageait l’avis du CCQAB selon lequel la réforme des achats nécessitait d’être approfondie et que ses ressources étaient indispensables à cet égard.  Enfin, il a insisté sur le renforcement des contrôles internes et l’optimisation des pratiques de gestion pour réduire les coûts afin d’obtenir la confiance des États Membres et d’améliorer la rentabilité du système des achats.  La gestion efficace et responsable doit être notre objectif final, a-t-il conclu. 

M. HITOSHI KOZAKI (Japon) a souligné que la réforme des achats était cruciale pour l’Organisation, dont la réputation est gravement endommagée à chaque fois que se produit une fraude.  De plus, toute fraude dissuade les États Membres de verser des contributions, a-t-il déclaré, soulignant la responsabilité du Japon vis-à-vis de ses contribuables, dont l’argent doit être employé de façon transparente.  Il a souligné que le volume des achats des Nations Unies était passé d’un million de dollars en 2002 à 1,8 million en 2005, notamment en raison de la multiplication du nombre des opérations de maintien de la paix.  M. Kozaki a appelé à remédier sans délai aux faiblesses du contrôle interne, estimant que le rapport du Secrétaire général allait dans le bon sens.

Le Japon est prêt à étudier les modifications possibles de la procédure d’achats et des règles financières qui y sont attachées, à condition que ces modifications garantissent un renforcement de la transparence et de l’efficacité, a-t-il assuré.  M. Kozaki a souhaité pouvoir vérifier que les mesures nécessaires sont prises en ce qui concerne l’amélioration du contrôle interne et du contrôle du mécanisme, notamment sur le terrain.  Le mécanisme de contrôle interne doit être renforcé, a-t-il insisté, appelant à clarifier les chaînes de responsabilité et à prendre des mesures pour prévenir la répétition de fraudes ainsi que pour améliorer les procédures d’achats.

M. RAZIFF ALJUNIED (Singapour) a appelé à ne pas entretenir la fausse impression que l’Organisation est un nid de fraudes.  Cependant, il a estimé que la délégation de gestion n’était pas suffisamment claire, notamment entre les hauts fonctionnaires des Départements de la gestion et des opérations de maintien de la paix.  Ceux-ci utilisent une « responsabilité sélective », a-t-il dénoncé. 

Notant que l’équipe spéciale sur les achats avait fait paraître plusieurs rapports et était sur le point d’achever l’examen des cas de deux fonctionnaires mis en congé administratif avec traitement, le représentant a demandé quand ces rapports seraient enfin présentés aux États Membres et quand les enquêtes sur les deux fonctionnaires restants seraient terminées, sachant qu’ils étaient en congé administratif depuis 10 mois.  Il a ensuite réclamé davantage d’éclaircissements sur l’enquête de haut niveau transmise par le cabinet Deloitte et Touche.

M. YOUSSIF IBRAHIM ABDELMANNAN (Soudan) a affirmé qu’un des objectifs des services d’achats devait être le renforcement du développement socioéconomique dans les pays en développement et les pays à économie en transition.  Il a demandé que le pourcentage des achats effectués dans ces pays soit plus important.  À cet égard, il a souhaité plus d’information dans les pays en développement sur les critères appliqués par les services des achats de l’ONU et la diffusion de renseignements sur la manière de présenter des offres, d’offrir des garanties ou de se faire inscrire sur la liste de fournisseurs.  Par ailleurs, il a proposé d’examiner de nouvelles façons d’effectuer des achats dans les pays en développement et espéré que le Secrétariat présenterait régulièrement des rapports à ce sujet.  En outre, il a demandé la révision des normes relatives aux achats afin d’augmenter le nombre de fournisseurs en provenance des pays en développement.  S’interrogeant sur la réduction des achats dans ces pays, il a affirmé qu’il fallait se pencher sur les causes de cette diminution à la fois du côté des fournisseurs et, de celui des acheteurs. 

M. JAVAD SAFAEI (République islamique d’Iran) a déclaré que la question de la réforme des achats n’était pas nouvelle et jugé regrettable que les recommandations émises à maintes reprises en la matière, notamment par les États Membres, n’aient toujours pas été appliquées. 

Il a demandé que tous les pays en développement soient inscrits dans les fichiers de fournisseurs et a soutenu l’idée d’organiser des séminaires de fournisseurs à l’intention des pays en développement. 

M. WARREN SACH, Contrôleur des Nations Unies, répondant aux questions posées par les délégations, a indiqué que les ressources dégagées pour du personnel temporaire avaient permis de recruter rapidement du personnel supplémentaire, qui sera très bientôt disponible pour les fonctions d’achat.  Il a invité la Cinquième Commission à attribuer les ressources nécessaires aux achats lors de sa présente session.  Concernant le concept d’organisme chef de file pour les achats, il a indiqué qu’il existait depuis longtemps et qu’il devait permettre d’aboutir aux meilleures conditions possibles, sans compromettre la qualité des contrôles financiers.  Il a précisé qu’aucune opinion d’audit n’avait encore été fournie par le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets, et qu’il ne fallait donc pas encore accroître le recours à cet organisme pour les achats.  Évoquant ensuite la délégation de pouvoir et le dispositif de gouvernance, il a indiqué qu’il ne fallait pas transférer les responsabilités d’un département à l’autre, et que la difficulté fondamentale demeurait la capacité à acheter.  Les effectifs d’achat continuent à poser problème, a-t-il précisé, avant de reconnaître la nécessité de remédier aux carences du contrôle interne, pour lesquelles des propositions seront émises.

Il a ensuite fait référence au système indépendant de contestation des adjudications, indiquant que les dispositions qui suivront une attribution de marché seraient désormais affichées sur Internet afin de permettre un système complet de contestation.  Abordant ensuite la question de la part des pays en développement ou en transition, dans les activités d’achats des Nations Unies, il a rappelé la proposition de nommer un responsable au service des achats chargé d’organiser des séminaires permettant d’élargir l’accès de tous les États Membres aux informations sur les opérations d’achats de l’Organisation.  Cette question repose aussi en grande partie sur la coordination, a-t-il ajouté, ce qui doit permettre d’élargir la base des fournisseurs et d’assurer une égalité des chances.  Par ailleurs, il a indiqué que le concept du meilleur rapport qualité-prix était employé par de nombreux États Membres et qu’il permettait de défendre les intérêts de l’Organisation.  Cependant, ce concept fera l’objet d’un examen visant à améliorer son utilisation sans qu’il ait de répercussions sur les sources d’achats des Nations Unies, a-t-il précisé.  Enfin, concernant la question des ressources et des capacités, il a affirmé la nécessité de prendre en compte les besoins de l’Organisation à long terme et de financer des postes et des formations pour accroître l’efficacité des opérations et l’équilibre du système des achats.

M. RAZIFF ALJUNIED (Singapour) a repris la parole pour demander des informations supplémentaires sur la délégation des pouvoirs, estimant que la création de capacités était une question distincte. Il a demandé comment cette délégation des pouvoirs pouvait se faire de manière effective et a souhaité que cette question soit étudiée plus longuement à la reprise de session du printemps. 

Mme NONYE UDO (Nigéria) s’est interrogée sur les raisons de mettre un poste au niveau P-3 pour assurer la coordination des activités d’achats.  Comment ce fonctionnaire pourra-t-il assurer une plus grande participation des pays en développement aux activités d’achats? s’est-elle demandée. 

M. MAXIM N. GOLOVINOV (Fédération de Russie) a rappelé que son pays était en faveur du renforcement et de l’efficacité du système des achats des Nations Unies, dans le respect des règles et des procédures ainsi que des résolutions adoptées à ce sujet.  Il a constaté que l'Assemblée générale attendait encore des rapports sur différents aspects de la réforme des services d’achats et que cela compliquait l’examen complet de cette question.  

En réponse à ces interventions, M. SACH a déclaré que les transferts des pouvoirs au niveau bureaucratique ne suffisaient pas à garantir un système de contrôle intègre.  Il a indiqué qu’il fallait incorporer un mécanisme de responsabilisation afin que les règles financières soient respectées.  Concernant la question du poste P-3, il a indiqué que ce poste n’était qu’une des mesures prises pour assurer la participation des pays en développement dans les activités d’achats. 

M. YUSSUF, Inspecteur du Corps commun d’inspection (CCI), a relevé que certains avaient affirmé, au cours de la séance, que le CCS n’acceptait pas la recommandation du CCI relative à l’officialisation du mandat du Groupe de travail interorganisations sur les achats.  Le CCI juge cette recommandation très pertinente et estime qu’elle devrait être officialisée, a-t-il indiqué.  Il a ensuite appuyé la fusion entre le Bureau pour les services d'appui aux projets et le Bureau des services d'achat interorganisations, estimant qu’elle permettrait de réaliser des économies de l’ordre de 800 000 dollars par an.  Abordant ensuite la question de la formation, il a jugé qu’il était grand temps de donner aux pays en développement, les capacités de participer au système des achats de l’Organisation. 

Documentation

Additif sur la réforme des achats du rapport du Secrétaire général « Investir dans l’Organisation des Nations Unies pour lui donner les moyens de sa vocation mondiale: rapport détaillé » (A/60/846/Add.5) et rapport du CCQAB sur cette question

Ce rapport A/60/846/Add.5 rappelle que, ces deux dernières années, le montant total des achats a sensiblement augmenté, passant de 1 milliard 10 millions de dollars à 1 milliard 774 millions de dollars, en conséquence d’une expansion sans précédent des opérations de maintien de la paix.  Il constate que cette augmentation a occasionné des contraintes et problèmes au niveau de la passation des marchés elle-même, en particulier pour le personnel du Service des achats et ses homologues des missions de maintien de la paix.  Le Secrétaire général indique, suite à la mise en cause de l’intégrité de certaines opérations d’achat, qu’un consultant extérieur a été engagé, à l’été 2005, pour procéder à l’examen des contrôles internes des achats au Siège.

Dans ce document, le Secrétaire général présente des mesures stratégiques de réforme des achats qui portent essentiellement sur les points suivants: le renforcement des contrôles internes; l’optimisation des opérations d’achat de l’ONU, ce qui devrait se traduire par une réduction des coûts; et la gestion stratégique des achats à l’ONU.  Le rapport précise qu’après avoir examiné les conclusions et les recommandations qui figuraient dans le rapport sur le contrôle interne et les achats et, les constatations que le Bureau des services de contrôle interne a tirées de son audit des achats hors Siège, le Secrétariat leur a donné rapidement suite afin de renforcer encore les contrôles internes des opérations.  De plus, il a été soucieux d’appliquer, à titre prioritaire, les initiatives présentées dans le présent rapport, ce qui aura pour effet de renforcer d’autant les contrôles exercés en interne sur la fonction achat.

Le Secrétaire général souligne cependant, qu’avec la charge de travail actuelle et le surcroît auquel il faut s’attendre, les ressources prévues pour l’instant ne suffiront pas pour répondre de façon efficace aux besoins à moyen et long termes de l’Organisation. L’apport d’un complément de ressources permettra de restaurer la confiance et d’améliorer l’efficacité et l’efficience financière des achats de l’ONU, grâce à un dispositif de contrôle interne renforcé.

Ainsi, le Secrétaire général sollicite un crédit de 5 millions 151 mille 100 dollars pour la période du 1^er juillet 2006 au 30 juin 2007 au titre du Compte d’appui aux opérations de maintien de la paix.  Cette somme est principalement consacrée à la création de postes supplémentaires au service des achats, ainsi qu’à l’emploi de consultants chargés d’étudier les pratiques professionnelles et des cas exemplaires de passation des marchés ou encore, à la formation au Siège et à l’extérieur des fonctionnaires des achats.  

Le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur cette question (A/60/904) recommande d’approuver ce crédit, affirmant qu’il faut disposer de toute urgence des ressources complémentaires nécessaires pour poursuivre le processus de réforme des achats. 

Rapport du Corps commun d’inspection sur les pratiques en matière d’achats dans le système des Nations Unies (A/59/721) et observations du Secrétaire général et du Conseil de coordination des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies (CCS) au sujet du rapport (A/59/721/Add.1)

Dans ce rapport, le Corps commun d’inspection (CCI) rappelle que les marchés passés par le Service des achats du système des Nations Unies se sont chiffrés en 2002 à quelques 4,6 milliards de dollars, soit 37 % des ressources ordinaires et extrabudgétaires des institutions du système.  Il fait le point sur les services et pratiques en matière d’achats, en insistant sur les stratégies qui devraient contribuer au renforcement du rapport coût-efficacité des procédures d’achat et faciliter la réforme du processus.  Il identifie diverses options possibles pour renforcer l’efficacité des procédures d’achat et améliorer la coordination interinstitutions, notamment grâce au partage des informations et à l’application des pratiques optimales et des innovations technologiques.

Mettant en avant 10 recommandations, le CCI propose notamment de continuer à évaluer les résultats obtenus par le Groupe de travail sur les achats de l’Équipe spéciale chargée des services communs au Siège et dans d’autres lieux d’affectation.  Il recommande, par ailleurs, que les chefs de secrétariat veillent à ce que leurs services d’achat bénéficient, en temps utile, de l’appui juridique nécessaire et à ce qu’une partie des effectifs en place reçoivent la formation nécessaire à l’exercice de l’activité d’achat.

S’agissant du Groupe de travail des achats interorganisations (IAPWG), le Corps commun d’inspection estime que son mandat devrait être officialisé.  Le rapport ajoute que l’IAPWG devrait interagir avec d’autres entités des secteurs public et privé ainsi qu’avec les institutions universitaires pour se tenir au courant des pratiques, innovations et tendances dans le domaine des achats.  Le CCI recommande également que le Secrétaire général continue à renforcer le processus de réforme des services d’achat au Siège en établissant un mécanisme central, d’ici à 2010, qui serve de cadre de référence pour la rationalisation des activités d’achat d’autres lieux d’affectation.  Enfin, il fait valoir certains principes fondamentaux qui doivent guider les organismes dans la mise en place de systèmes d’achat en ligne dont l’adoption d’une approche progressive et, la création de nouvelles compétences nécessaires au moyen de programmes de formation.

Dans l’additif 1 à ce rapport, le Secrétaire général et le Conseil de coordination des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies (CCS) souscrivent de manière générale aux constatations et recommandations du Corps commun d’inspection concernant, entre autres, la rationalisation des processus, la formation du personnel, les services communs ou encore les méthodes électroniques.

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