CINQUIÈME COMMISSION: REPRISE DE SESSION AUTOUR DE LA RÉFORME DES ACHATS, LA PRATIQUE DES EXTERNALISATIONS ET LA SÉCURITÉ AÉRIENNE
| Communiqué de presse AG/AB/3659 |
Cinquième Commission
34e séance – matin
CINQUIÈME COMMISSION: REPRISE DE SESSION AUTOUR DE LA RÉFORME DES ACHATS, LA PRATIQUE DES EXTERNALISATIONS ET LA SÉCURITÉ AÉRIENNE
Des délégations exigent une mise à jour des coûts financiers du Plan-cadre d’équipement
La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) de l’Assemblée générale a entamé, aujourd’hui, les travaux de la reprise de la 59e session qui se prolongeront jusqu’au 30 mars, en se concentrant ce matin sur la réforme des achats, les pratiques en matière d’externalisation et la sécurité des services de transports aériens des opérations de maintien de la paix, trois questions fondamentales selon le représentant des Etats-Unis.
Un bref débat sur l’organisation des travaux précédant l’adoption du programme de travail de cette reprise de session a été l’occasion pour la Jamaïque, au nom du Groupe des 77 et de la Chine, de l’Argentine, au nom du Groupe de Rio, et de Cuba d’exiger une mise à jour des coûts liés au Plan-cadre d’équipements concernant la construction d’un nouvel immeuble au Siège des Nations Unies. Des délégations se sont inquiétées du retard dans la publication des documents, tout en reconnaissant une certaine amélioration.
Présentant les rapports du Secrétaire général sur la réforme des achats1 et la pratique des externalisations2, Mme Joan McDonald, Directrice de la Division des installations et des services commerciaux du Bureau des services centraux d’appui, a indiqué que le volume de travail du service des achats était passé de 318 millions de dollars pour 3 400 ordres d’achats en 1998, à 850 millions de dollars pour 4 335 ordres d’achats en 2004, sans augmentation de personnel. Elle a souligné la volonté du Secrétariat de rendre les opérations d’achat plus transparentes, plus équitables et mieux adaptées aux besoins, en faisant appel à la collaboration des autres institutions du système des Nations Unies, notamment par le biais du Groupe de travail des services d’achats interorganisations. Présentant le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB)3 sur cette question, son Président, Vladimir Kuznetsov, a recommandé que l’on envisage d’accroître les possibilités pour les fournisseurs de pays en développement ou en transition d’emporter des marchés. S’agissant des pratiques d’externalisation, il a souhaité une information sur la base d’une approche thématique par localité et une analyse des tendances qui permettrait de se faire une idée plus précise des intérêts de l’Organisation.
L’ensemble des délégations intervenues ce matin a souhaité des directives claires sur le plan de l’éthique et l’élaboration en 2005 comme prévu d’un code de conduite pour les fournisseurs de l’ONU. En ce qui concerne les pratiques d’externalisation qui ont représenté l’année dernière des économies de 12 millions de dollars, il a été rappelé que leur objectif était d’acquérir des compétences non accessibles à l’ONU, de faire des économies de coûts, d’être plus efficaces et rapides, tout en respectant le caractère international de l’Organisation.
Présentant le rapport relatif au respect des normes de sécurité dans la prestation de services de transport aérien aux missions de maintien de la paix4, M. Dileep Nair, Secrétaire général adjoint pour le Bureau des services de contrôle interne (BSCI), a suggéré la création d’un bureau de la sécurité aérienne régionale pour l’Afrique de l’Ouest afin de palier l’insuffisance chronique de spécialistes de la sécurité aérienne. Répondant à une question de la délégation syrienne, Nora Benari, Secrétaire adjointe de la Cinquième Commission, a indiqué qu’un tel rapport paraîtrait le 31 mars sous la cote A/59/721.
Entamant l’examen du Budget-programme de l’exercice biennal 2004-2005, la Commission était saisie de la présentation du Rapport du BSCI sur l’examen du fonctionnement et de la gestion des bibliothèques de l’Organisation des Nations Unies5, ainsi que des rapports du Secrétaire général sur l’examen de la structure et des fonctions de tous les bureaux de liaison ou de représentation à New York d’organisations ayant leur siège ailleurs et qui sont financés par le budget ordinaire6; et sur la construction de nouveaux locaux à usage de bureaux à la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba7.
Présentant le premier de ces rapports, M. Dileep Nair, a constaté l’absence de plan détaillé dans l’introduction d’innovations technologiques et l’inégale répartition de la charge de travail parmi le personnel des bibliothèques de l’ONU. Il a recommandé l’élaboration par le Comité directeur établi en 2003, d’une nouvelle politique des bibliothèques de l’ONU, afin d’améliorer leur efficacité et d’accroître la coopération entre les différentes bibliothèques de l’ONU. Présentant le second rapport, M. Dennis Thatchaichawalit, Chef du Service politique, juridique et humanitaire de la Division de la planification et du budget, a indiqué que ces représentations avaient des fonctions essentielles, comme la participation aux réunions intergouvernementales, interinstitutions et interdépartements ou les activités de sensibilisation auprès d’ONG, des médias ou des missions. S’agissant du troisième rapport, Vladimir Belov, Chef de l’Unité des services communs de la Division de la planification et du budget, a expliqué que les retards des travaux de conception -dont le budget pourrait être finalisé dans les mois à venir– avaient pour origine une étude insuffisante des sols sur lesquels doit avoir lieu la construction.
Outre les délégations citées, sont intervenus au cours de ces débats les représentants des pays suivants: Belgique au nom de l’Union européenne, Fédération de Russie, République de Corée et Afrique du Sud.
La Cinquième Commission reprendra l’examen du budget-programme de l’exercice biennal 2004-2005, demain 8 mars à 10 heures.
1 Rapport A/59/216
2 Rapport A/59/227
3 Rapport A/59/540 du CCQAB
4 Rapport A/59/347 du BSCI
5 Rapport A/59/373
6 Rapport A/59/395
7 Rapport A/59/444
ORGANISATION DES TRAVAUX
Déclarations
Intervenant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, la représentante de la Jamaïque, a regretté devoir exprimer, à l’instar de l’année précédente, sa préoccupation quant au retard de la publication de nombreux documents. Elle a appelé l’attention sur la nécessité d’accorderle temps aux questions les plus importantes. Elle a tout particulièrement souhaité que la priorité soit donnée à la question de la justice au sein de l’administration des Nations Unies. Elle a attiré l’attention également sur l’importance du programme régulier d’assistance technique. Pour ce qui est du point 104, le Groupe regrette que le rapport n’ait pas encore été publié, ce qui n’a pas permis aux États Membres de faire une analyse de faisabilité d’un projet de redéploiement de 50 postes. S’agissant du Plan-cadre d’équipement, elle a demandé une mise à jour des frais administratifs du projet, et tous les renseignements sur les coûts immédiats.
Au nom de l’Union européenne, le représentant de la Belgique a souhaité que l’on se concentre sur les bonnes procédures en soulignant l’importance des travaux du CCQAB.
Le représentant de l’Argentine, au nom du Groupe de Rio, a regretté le retard considérable dans la publication des documents. L’administration de la justice, a-t-il ajouté, est une question à laquelle nous accordons une grande importance et qui est malheureusement reportée d’une année à l’autre pour cause de manque de document ou retard de leur parution. Il a estimé indispensable de garantir l’indépendance du Tribunal administratif des Nations Unies et de renforcer les mécanismes qui permettent d’assurer la transparence. Il a souligné la nécessité de garantir l’indépendance de la Commission de la fonction publique internationale dans l’intérêt de l’efficacité des employés des Nations Unies et a regretté le retard de la publication du rapport sur le projet de redéploiement des 50 postes. Enfin, il a souhaité que l’on veille à la transparence du système des achats en mettant en place un système de reddition des comptes. Il a déclaré que son groupe allait accorder une attention particulière à la question des voyages du personnel. Nous devrons veiller à ce que le Secrétaire général dispose des ressources nécessaires pour mener à terme les opérations de maintien de la paix, tout en regrettant le niveau sans précédent des ressources budgétaires demandées. Il a demandé des informations détaillées et actualisées des dépenses récentes concernant la mise en œuvre du Plan-cadre d’équipement.
Le représentant de Cuba a estimé inadmissible que certains documents relatifs à l’administration de la justice au sein des Nations Unies soient encore en retard. Il a regretté que les délégations ne disposent pas des informations nécessaires sur les délais et les ressources nécessaires concernant le Plan-cadre d’équipement. Il a déclaré que Cuba accordait une grande importance au programme de coopération technique et du compte pour le développement.
Répondant a une question du représentant cubain sur le apport A/59/393 concernant le programme ordinaire de coopération, M. VLADIMIR KUZNETSOV, Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), a précisé que ce document comprenait un certain nombre de questions importantes sur les méthodes de programmation qui relèvent du CPC et de l’Assemblée générale et qui n’ont pas à être traitées par le CCQAB. Seuls les chapitres 23 sur la programmation ordinaire de l’assistance et 25 sur le compte du développement peuvent concerner le CCQAB, a-t-il indiqué.
EXAMEN DE L’EFFICACITÉ DU FONCTIONNEMENMT ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE L’ONU
Documentation
Rapport du Secrétaire général sur les réformes des achats (A/59/216)
Ce rapport expose de façon détaillée des mesures de réforme des achats prises par le Secrétariat pour rendre le processus plus transparent, plus juste et plus ouvert et encourager ainsi les fournisseurs de pays en développement ou en transition à y participer plus largement, tout en accroissant l’efficience et l’efficacité des services d’achats des Nations Unies en général en s’appuyant sur l’échange de renseignements, un soutien accru aux bureaux extérieurs, un meilleur appui technique, la mise en place des moyens d’action nécessaires et l’utilisation de l’Internet. Pour plus de commodité, les différents paragraphes de la résolution 57/279 de l’Assemblée générale sont reproduits dans le corps du rapport et sont suivis de la réponse du Secrétaire général. L’examen des autres aspects de la réforme des achats est présenté de la même manière que dans le rapport présenté par le Secrétaire général en application de la résolution 55/247 de l’Assemblée en date du 12 avril 2001 (voir le document A/57/187), les points examinés étant regroupés sous les intitulés pertinents.
Le rapport précise que des informations sont communiquées aux États Membres sur les éléments nouveaux intéressant les achats de produits et de services communs, la procédure d’agrément des fournisseurs, la formation du personnel chargé des achats ainsi que le partage d’informations. La révision du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU facilite par ailleurs la coopération avec les autres organisations. Au Secrétariat, la Division des achats du Bureau des services centraux d’appui a publié la version révisée du Manuel des achats, qui est davantage axée sur les achats hors siège, et a collaboré étroitement avec le DOMP pour apporter des améliorations dans ce domaine, dans le cadre d’activités de formation et de missions de gestion.
Rapport du Secrétaire général sur les pratiques de l’Organisation des Nations Unies en matière d’externalisation (A/59/227)
Ce rapport fournit à l’Assemblée des informations sur l’application des dispositions de sa résolution 55/232 et sur les activités qui ont été externalisées en 2002 et en 2003, y compris des précisions sur la nature et la localisation des activités externalisées et des indications plus détaillées sur la justification du recours à l’externalisation. La liste des activités externalisées qui figure en annexe du rapport indique les raisons pour lesquelles on a été amené à externaliser une fonction déterminée suivant les quatre critères fondamentaux précédemment approuvés par l’Assemblée générale.
Lorsque l’externalisation a été motivée par la volonté de réaliser des économies, les économies correspondantes signalées par le bureau responsable sont précisées. Le Secrétaire général indique qu’il entend veiller à ce que les directeurs de programme respectent les critères fondamentaux correspondant aux objectifs que l’Assemblée générale a fixés pour le recours à l’externalisation à l’Organisation des Nations Unies.
Rapport du CCQAB sur les réformes des achats (A/59/540)
Par ce rapport, le CCQAB souhaiterait que l’on explore d’autres voies, dans le cadre des mécanismes interinstitutions, et que l’on effectue notamment une analyse de la manière dont les séminaires sont actuellement envisagés, afin qu’ils débouchent sur des résultats plus concrets. Il faut également que l’on envisage de mettre en place des mécanismes de suivi afin d’accroître les possibilités pour les fournisseurs de pays en développement et de pays en transition d’emporter des marchés. Il se félicite de la mise en place du système électronique eHCC qui permet de présenter les demandes de biens et services au Comité des marchés du Siège par courrier électronique et de la procédure d’agrément des fournisseurs. Il se félicite aussi que l’on ait décidé d’appliquer les recommandations afin de simplifier et de rationaliser la procédure, d’autant qu’à l’avenir, différents organismes prendront l’initiative pour évaluer et présélectionner les fournisseurs de biens et services dans différents secteurs du marché, en fonction de leurs domaines de compétence respectifs, ce qui permettra de répartir les responsabilités entre les organismes des Nations Unies.
Le CCQAB recommande que des solutions soient apportées aux lacunes constatées, compte tenu des observations formulées par le Comité des commissaires aux comptes et le Bureau des services de contrôle interne. Il demande que dans son prochain rapport le Secrétaire général rende compte de la manière dont la question de la responsabilisation est envisagée dans la réforme des achats. Le CCQAB pense que les programmes de formation devraient être davantage axés sur la formation de formateurs, une méthode qui permettrait de former à un moindre coût et plus efficacement un grand nombre de fonctionnaires de rang inférieur.
Note du Secrétaire général concernant le Rapport du BSCI sur l’audit sur le respect des normes de sécurité dans la prestation de services de transport aérien aux missions de maintien de la paix de l’ONU (A/59/347)
Par cette note, le Secrétaire général fait siennes les recommandations formulées dans le rapport du BSCI, qui amélioreront les politiques et les procédures en vue d’assurer le respect des normes de sécurité dans la prestation de services de transport aérien aux missions de maintien de la paix des Nations Unies.
Faisant suite à une demande de l’Assemblée générale du 20 décembre 2002, le BSCI a effectué un audit sur le respect des normes de sécurité dans la prestation de services de transport aérien aux missions de maintien de la paix des Nations Unies. Au 31 janvier 2004, le Département des opérations de maintien de la paix (DOMP) avait 136 aéronefs déployés dans le cadre des missions de maintien de la paix. L’audit a révélé que le DOMP avait pris des mesures importantes en vue d’améliorer la sécurité aérienne, notamment en élaborant conjointement avec le PAM des normes aéronautiques pour les opérations de transport aérien dans le cadre des opérations de maintien de la paix et des opérations humanitaires. Toutefois, le BSCI a estimé qu’il restait beaucoup à faire dans les domaines de l’élaboration des politiques de sécurité aérienne, des achats, de l’organisation et de la dotation en effectifs des unités administratives chargées de la sécurité aérienne relevant du Département et des missions de maintien de la paix. Un programme de prévention des accidents existait au DOMP, mais celui-ci n’avait publié ni une analyse des tendances ni des enseignements tirés, alors que ce sont les outils les
plus efficaces pour la prévention des accidents. Pour les missions de maintien de la paix en Sierra Leone, au Libéria et en Côte d’Ivoire, où 40 aéronefs au total étaient déployés, un bureau régional pour la sécurité aérienne serait plus efficace par rapport au coût que le déploiement d’administrateurs chargés de la sécurité aérienne dans chaque mission. Cela contribuerait aussi à améliorer la cohérence au niveau de l’application du programme de prévention des accidents du DOMP.
En ce qui concerne la passation de marchés, le BSCI a noté que les visites effectuées par le personnel du Département sur les sites des vendeurs en vue d’évaluer la capacité de ceux-ci de fournir des services de transport aérien techniquement acceptables et sûrs n’étaient pas fréquentes, cela étant dû, selon certaines informations, à des difficultés budgétaires. La Division des achats et le DOMP devaient parvenir à un accord sur les procédures de préqualification des vendeurs en vue d’assurer une participation élargie des vendeurs aux appels d’offres de l’ONU tout en maintenant un niveau acceptable de contrôle de la documentation fournie par les vendeurs potentiels. Les opinions divergeaient au sein du DOMP concernant le bien-fondé de l’affrètement d’avions-cargos en vue de transporter du fret et des passagers. Cette pratique avait été suivie jusqu’en 2003. Pour les missions de maintien de la paix en République démocratique du Congo et en Sierra Leone seulement, environ 50 000 Casques bleus et fonctionnaires ont été transportés au moyen d’avions-cargos en 2002. Après deux accidents d’avions-cargos ne relevant pas de l’ONU et transportant des passagers, qui ont fait de nombreux morts en 2002-2003, le DOMP a arrêté de transporter des passagers sur les avions-cargos en avril 2004.
Le BSCI a formulé 20 recommandations visant à renforcer les politiques et procédures relatives au respect des normes de sécurité aérienne dans la prestation de services de transport aérien pour les missions de maintien de la paix de l’ONU. Le personnel de direction du DOMP a approuvé toutes les recommandations et a commencé à les appliquer.
Débat général
Intervenant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, Mme NORMA TAYLOR ROBERTS (Jamaïque) a estimé que la réforme des achats était de la plus grande importance. Elle a insisté sur une réforme améliorant la transparence des comptes et a souhaité l’organisation de cours de formation dans les pays en développement pour améliorer les services. Elle a demandé que l’on fasse des efforts pour augmenter la part des achats effectués dans les pays en développement, en regrettant que cette part ne représente que 27% du volume des achats. Quant aux pratiques d’externalisation, elle a souligné la nécessité de respecter les critères établis par les résolutions pertinentes de l’Assemblée générale, en souhaitant que le recours à ces pratiques ne vienne pas menacer le caractère international de l’Organisation. Elle a estimé qu’un grand nombre d’activités externalisées pouvaient être accomplies avec les compétences internes.
Intervenant au nom de l’Union européenne et des pays associés, M. KARL VAN DEN BOSSCHE (Belgique) s’est félicité des efforts pour renforcer la transparence et l’efficacité dans le domaine des achats. Il a notamment mentionné le nouveau moyen d’enregistrement par internet des fournisseurs grâce au portail mondial des Nations Unies. Il a salué les efforts du service des achats pour mettre en œuvre les recommandations du BSCI et des commissaires aux comptes, notamment par le recours à la gestion électronique. Nous comprenons bien l’importance de répondre aux besoins du personnel par la mise en place d’une formation adéquate, a-t-il ajouté. Il a salué la mise en place d’un Groupe interagence sur le terrain pour répondre aux besoins des opérations de maintien de la paix, qui représentent 80% des achats.
M. VLADIMIR A. IOSIFOV (Fédération de Russie) a souligné l’augmentation du volume des achats et s’est félicité de l’utilisation active par le service des achats de l’internet. Il a salué les efforts du Secrétariat pour harmoniser les procédures d’achats au niveau du système. Il a aussi formulé le vœu que le portail mondial des fournisseurs des Nations Unies devienne une véritable centrale d’achats permettant de répondre aux besoins de tous les usagers. Il a souligné la nécessité d’une formation à destination des employés des achats et a souhaité que tous les fournisseurs soient placés sur un pied d’égalité après une inscription en bon et due forme de ces derniers. Il s’est dit heureux de constater que l’ensemble des recommandations du Comité des commissaires aux comptes et du BSCI aient été appliquées ou soient en cours d’application par le Secrétariat en ce qui concerne le service des achats.
M. BENJAMIN GARCIA (États-Unis) a insisté sur le caractère fondamental des questions de la réforme des achats, des pratiques d’externalisation et la sécurité des transports aériens. Sans une pratique des achats responsable et transparente, a-t-il prévenu, des milliards de dollars de contributions risquent d’être mal dépensés. Tous les fournisseurs doivent adhérer à une certaine éthique et il faut un code de conduite pour le personnel chargé des achats. Il a salué les efforts du Secrétariat pour augmenter la part des fournisseurs des pays en développement et le recours à l’internet pour la gestion des achats et le recensement des fournisseurs potentiels. En ce qui concerne les pratiques d’externalisation qui ont représenté l’année dernière des économies de 12 millions de dollars, il a rappelé leurs objectifs d’acquérir des compétences qui ne sont pas directement accessibles aux Nations Unies, de faire des économies de coûts, d’être plus efficaces et rapides, tout en respectant la caractère international des Nations Unies. Il a partagé la préoccupation du BSCI dans le rapport sur la sécurité des normes aériennes.
M. BERTI OLIVA (Cuba) a insisté sur la réforme des Nations Unies. Il a jugé positif que la liste des fournisseurs potentiels des Nations Unies se soit agrandie en augmentant le nombre de candidats de pays en développement. Il a souligné l’intérêt de respecter la meilleure répartition géographique et les critères qualité-prix. Il a regretté que la mise en place de contrats-cadres dans un souci de rentabilité ait abouti qu’à des achats auprès de pays développés. S’agissant du rapport sur les pratiques d’externalisation, il a regretté que certaines activités externalisées ne semblent pas justifiées, car ne correspondant pas aux mandats confiés par les États Membres. Il a noté que le monde en développement représentait plus d’un tiers des membres des Nations Unies en souhaitant que cette proportion se retrouve dans les achats.
M. YOO DAE-JONG (République de Corée) s’est félicité des progrès réalisés dans la réforme des achats, notamment avec la participation accrue des pays en développement parmi les fournisseurs. Il a cependant demandé des précisions sur les mesures à prendre pour remédier aux déficiences encore constatées et accroître la responsabilité dans les achats. Il a souhaité que les données statistiques sur la nature des biens achetés soient incluses dans le rapport du Secrétaire général.
Mme KAREN LOCK (Afrique du Sud) a estimé, concernant la réforme des achats, que les marchés devaient encore être mieux répartis entre pays développés et pays en développement, afin de tenir compte du caractère international de l’ONU. Elle a souligné en effet que 10 pays fournissaient encore à eux seuls 42% des biens acquis par l’ensemble du système de l’ONU. Elle a souhaité que la participation des pays en situation de postconflit ne se limite pas à la fourniture de biens et services aux seules opérations de maintien de la paix et a déploré que certaines missions de maintien de la paix ne complètent pas tous les formulaires permettant d’assurer le suivi des fournisseurs.
M. NAJIB ELJY (République arabe syrienne) a indiqué que son pays avait été l’un des premiers à promouvoir la réforme des achats. Il s’est félicité des progrès réalisés, estimant cependant que la part des pays en développement n’était pas assez importante. Il a reconnu la nécessité des pratiques d’externalisation, mais il a souhaité qu’elles restent limitées, afin de ne pas mettre en danger la sécurité du personnel des Nations Unies. Outre la rentabilité, il a souhaité que le principe de qualité soit davantage pris en compte.
M. CIHAN TERZI (Turquie) s’est inquiété de l’augmentation exponentielle du volume d’achat, qui sur une base de 1999, ont augmenté de 46,8% en 2000, 82% en 2001, 73% en 2002 et plus de 90% en 2003. Il s’est félicité que la part des pays en développement y compris des PMA dans ces achats soit passée de 15,7% à 27,3% entre 1999 et 2003, tout en soulignant la nécessité de faire mieux en ce domaine. Il s’est félicité du recours de la gestion des achats par internet qui permettrait d’améliorer la transparence et l’efficacité. Nous attendons la publication d’un code d’éthique pour les acheteurs et d’une déclaration d’indépendance pour les fournisseurs, a-t-il dit. Il faudrait, à son avis, donner une autorité supérieure au Groupe de travail interorganisations sur la question des achats. Il a souhaité que l’on applique avec fermeté un cadre juridique des procédures pour toutes les organisations et a invité les organisations à être plus analytiques quant au changement de stratégie dont elle procède. Pour ce qui est de l’externalisation des pratiques, il serait peut-être plus judicieux de collecter des informations nous permettant de juger de l’opportunité de telles pratiques, a-t-il estimé.
M. ASDRUBAL PULIDO LEON (Venezuela) a relevé que les accords conclus directement par le Secrétariat avec les fournisseurs au nom de toutes les institutions de l’ONU avaient permis des économies d’échelle. Même s’il s’agit de mesures valables, il s’est demandé si cette pratique de centralisation ne risquait pas de limiter les opportunités de participation des petites entreprises de pays en développement. Il s’est inquiété de noter qu’en raison du manque de personnel, il était impossible à l’heure actuelle de vérifier la qualité et la sécurité des services de transports aériens utilisés pour le transport des marchandises. Il a demandé quelles étaient les règles appliquées à tout le personnel chargé des achats et a souhaité avoir dès à présent des précisions sur les orientations d’un code de conduite dans ce sens et ses grands principes directeurs. Il s’est inquiété que le poste de chef de la sécurité et de celui de la Division des transports aériens soient vacants depuis plus d’un an en demandant des explications sur ces vacances et a également demandé des précisions sur le projet de mise en place d’un bureau régional de la sécurité aérienne en Afrique.
BUDGET-PROGRAMME DE L’EXERCICE BIENNAL 2004-2005
Documentation
Note du Secrétaire général concernant le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’examen du fonctionnement des bibliothèques de l’Organisation des Nations Unies (A/59/373)
Conformément à la demande formulée par l’Assemblée générale dans sa résolution 58/270, le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) a procédé à un examen du fonctionnement et de la gestion des bibliothèques de l’Organisation des Nations Unies de mars à mai 2004. L’objectif était de revoir les besoins en personnel de ces bibliothèques sur la base des progrès technologiques dans la prestation de services d’information. L’examen a été axé sur la Bibliothèque Dag Hammarskjöld et la Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève (Bibliothèque de l’ONUG) qui, ensemble, emploient 75 % des effectifs des bibliothèques de l’Organisation des Nations Unies. Le Bureau a également examiné la situation de six autres bibliothèques des Nations Unies pour déterminer leur degré d’informatisation ainsi que la portée et la nature de leurs opérations.
Une évaluation précise des besoins en personnel des bibliothèques de l’ONU n’est pas possible à ce stade parce que les bibliothèques n’ont pas complètement adapté leur fonctionnement à l’utilisation de technologies avancées et de l’Internet. La Bibliothèque Dag Hammarskjöld et la Bibliothèque de l’ONUG appliquent déjà des systèmes d’informatisation de pointe et ont commencé à offrir aux utilisateurs du monde entier un accès électronique à leurs bases de données bibliographiques. Néanmoins, la plupart des autres bibliothèques, en raison de leur taille réduite et de contraintes budgétaires, tardent, en général, à introduire dans leur fonctionnement des technologies plus avancées. Une stratégie globale d’informatisation favorisant l’harmonisation et le partage des ressources permettrait d’accélérer et de rendre plus efficace l’application de technologies avancées par les autres bibliothèques du système des Nations Unies.
Sous une nouvelle direction, la Bibliothèque Dag Hammarskjöld réoriente progressivement son action des « collections aux connexions », l’idée étant que les bibliothèques jouent le rôle de facilitateurs et non plus d’intermédiaires obligés de l’accès à l’information et à la connaissance. Cette nouvelle conception, si elle est adoptée par l’ensemble des bibliothèques, les obligera à recadrer leurs activités pour mieux organiser et diffuser l’information.
En 2003, la Bibliothèque de l’ONUG a mené à son terme une conversion rétrospective massive de ses anciens catalogues de fiches et envisage désormais l’acquisition d’un système de numérisation afin d’entreprendre le transfert de documents plus anciens à des formats électroniques. La Bibliothèque Dag Hammarskjöld emploie actuellement des effectifs importants pour la numérisation, la conversion rétrospective des anciens catalogues de fiches et l’indexation des documents antérieurs à 1979. Ce processus devrait faire l’objet d’un projet distinct avec son calendrier et ses ressources.
La faiblesse des systèmes de suivi des résultats a par ailleurs entravé l’évaluation des besoins en personnel des bibliothèques de l’Organisation des Nations Unies. Des normes et données communes en matière de charge de travail et de productivité susceptibles d’être utilisées pour évaluer les besoins en personnel n’ont pas été dûment développées. L’examen a permis de constater de grandes disparités dans les niveaux de productivité entre la Bibliothèque Dag Hammarskjöld et la Bibliothèque de l’ONUG, faisant ressortir la nécessité d’une harmonisation des méthodes de travail et du suivi des résultats.
La création en 2003 du Comité directeur pour la modernisation et la gestion intégrée des bibliothèques de l’ONU sous la direction du Département de l’information a marqué un pas important vers l’application d’une conception plus globale des principes et de l’organisation de la Bibliothèque. De l’avis du BSCI, le Comité directeur peut être chargé de définir une nouvelle mission pour les bibliothèques des Nations Unies, qui devrait être examinée et approuvée par l’Assemblée générale. Pour réaliser ses objectifs, le Comité directeur doit établir un calendrier des résultats escomptés dans son plan d’action, et celui-ci devrait être doté des ressources nécessaires. Il faudrait inviter les bibliothèques des institutions spécialisées des Nations Unies à participer aux travaux du Comité directeur afin de généraliser la modernisation et l’intégration des bibliothèques des Nations Unies.
Rapport du Secrétaire général sur l’examen de la structure et des fonctions de tous les bureaux de liaison ou de représentation à New York d’organisations ayant leur siège ailleurs qui sont financés par le budget ordinaire (A/59/395)
Le Rapport du Secrétaire général recense, en application de la résolution 58/270 de l’Assemblée générale, les fonctions et effectifs des bureaux de représentation à New York, financés par le budget ordinaire, des organisations suivantes, ayant leur siège ailleurs : la Conférences des Nations Unies sur le commerce et le développement (CNUCED), le Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE), le Programme des Nations Unies pour les établissements humains (ONU-Habitat), Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche-Orient (UNRWA), le Haut Commissariat aux droits de l’homme, l’Office des Nations Unies à Vienne et l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime et le Bureau de New York des cinq commissions régionales.
Il ressort du rapport que ces bureaux de représentation à New York contribuent substantiellement au programme de travail de leurs mandants, tout en maintenant une part beaucoup plus réduite des fonctions traditionnelles de liaison. Leurs activités sont axées sur des questions exigeant la participation des représentants à des réunions tant au niveau intergouvernemental qu’au sein du Secrétariat. Ces bureaux bénéficient dans le fonctionnement des avantages des technologies actuelles et s’efforcent d’être aussi efficaces que possible au moyen des ressources budgétaires limitées dont ils disposent. Le Secrétaire général recommande à l’Assemblée générale de prendre acte du présent rapport.
Rapport du Secrétaire général sur la construction de nouveaux locaux à usage de bureaux à la Commission économique pour l’Afrique (A/59/444)
Par sa résolution 56/270 du 27 mars 2002, l’Assemblée générale a approuvé la construction de nouveaux locaux à usage de bureaux, d’une superficie totale de 6 770 m2 à la Commission économique pour l’Afrique (CEA), à Addis-Abeba, ainsi que l’affectation d’un montant de 7 711 800 dollars à cet effet, par imputation sur le solde disponible du compte des immobilisations en cours. Un rapport d’exécution doit lui être soumis chaque année. Le présent rapport rend compte, conformément à la demande formulée dans la même résolution, de l’état d’avancement du projet depuis la publication du rapport précédent du Secrétaire général (A/58/154).
Les travaux n’ayant pas pu démarrer dans les délais fixés parce qu’il a fallu lancer un nouvel appel d’offres pour les travaux de conception et mener de nouvelles négociations avec le Gouvernement hôte concernant les mesures requises pour limiter les risques en matière de sécurité au complexe de la CEA, conformément aux directives relatives aux normes minimales de sécurité opérationnelle, le projet a pris environ 20 mois de retard sur le calendrier initial présenté en 2001 (voir le document A/56/672). Néanmoins, l’exécution a commencé. Les travaux de conception sont presque achevés, les devis définitifs de la construction devaient être prêts en décembre 2004 au plus tard, l’entreprise de construction sera choisie au plus tard en mai 2005 et les travaux de construction seront achevés au deuxième trimestre de 2007 au plus tard.
Le retard pris dans l’exécution du projet et les améliorations apportées à la conception du bâtiment pour des raisons de sécurité pourraient accroître les coûts du projet. Toutes les incidences financières de ces changements devaient être connues de façon plus précise en décembre 2004, lorsque les devis définitifs de la construction auront été reçus. Tout sera mis en œuvre pour maintenir les coûts du projet dans les limites de l’enveloppe budgétaire approuvée par l’Assemblée générale par sa résolution 56/270. Toutefois, si les révisions apportées à la conception du projet devaient entraîner un dépassement du montant approuvé, il en serait rendu compte à l’Assemblée générale à la reprise de sa cinquante-neuvième session afin qu’elle prenne les décisions qui s’imposent.
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