Cinquième Commission                                        AG/AB/690

41^e & 42^e séances – matin/après-midi                         4 mars 2001

LA COMMISSION EXAMINE SIX RAPPORTS D’ENQUETE DU BUREAU DES SERVICES DE CONTROLE INTERNE, DONT CELUI SUR LES TRANSFERTS ILLEGAUX DE REFUGIES A NAIROBI

Elle entame les travaux de sa première reprise

de cinquante-sixième session qui dureront jusqu’au 15 mars

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a ouvert, aujourd’hui, les travaux de sa première reprise de cinquante-sixième session qui se prolongeront jusqu’au 15 mars.  La Commission a entendu M. Dileep Nair, Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, présenter six rapports d'enquête du Bureau des services de contrôle interne (BSCI).  Parmi eux figuraient les résultats de l’enquête menée suite aux allégations de transfert illégal de réfugiés et de demandeurs d’asile dont se seraient rendus coupables certains fonctionnaires de la Délégation du Haut Commissariat des Nations pour les réfugiés (HCR) à Nairobi.  Ces personnes étaient en outre soupçonnées de monnayer les services du HCR qui doivent être fournis gratuitement aux réfugiés.  Les enquêteurs ont établi que les allégations paraissaient fondées et que les activités en cause semblaient être dirigées par un réseau criminel qui permettait, moyennant paiement, à des réfugiés et d’autres personnes d’émigrer du Kenya en Australie, au Canada, aux Etats-Unis et au Royaume-Uni.  En conséquence, trois fonctionnaires du HCR, deux membres d’une organisation non gouvernementale associée et quatre autres personnes faisant partie de l’opération criminelle ont été arrêtés puis inculpés au Kenya.

La Commission avait également pour examen les résultats de l’enquête du BSCI relative aux allégations de faute professionnelle et d’irrégularités de gestion concernant le projet « Course autour du monde » du Bureau des Nations unies pour le contrôle des drogues et la prévention du crime (BCDPC).  L'enquête a conclu que les principales accusations pesant sur le Directeur exécutif du BCDPC n'ont pas été confirmées, mais que des fautes de gestion ont été commises tout au long de l’exécution du projet de course autour du monde: mauvaise planification, gestion financière inadéquate de 76 000 dollars, carence dans la gestion du projet et des contrats.  Le représentant du Japon a estimé qu'il y avait clairement eu "faute professionnelle" et a demandé que le poste de Directeur exécutif soit pourvu rapidement afin que le BCDPC puisse remplir son mandat.

Quatre autres rapports, les deux premiers relatifs à l’inspection des pratiques administratives et en matière de gestion de l’Office des Nations Unies à Nairobi (UNON) et du Bureau des Nations Unies pour le contrôle des drogues et la prévention du crime (BCDPC), l'autre sur les activités de collecte des fonds privés du HCR, et le dernier sur le renforcement des mécanismes de contrôle dans les fonds et programmes opérationnels, ont également été examinés.  Les représentants de l'Australie, du Japon, des Etats-Unis et de l’Inde ont pris la parole.

(à suivre – 1a)

La Commission a également examiné la question des services communs à Genève, de la construction de nouveaux locaux à usage de bureaux à la Commission économique pour l’Afrique, des conditions de voyage par avion, ainsi que de la mise en oeuvre et de la modernisation du Système intégré de gestion (SIG), points considérés au titre de l’exercice biennal 2000-2001.

Au titre du budget-programme 2002-2003, la Commission a entamé l’examen de la publication de la documentation sur le site Web de l’ONU, des langues utilisées pour les documents publiés à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, et des activités d’information réalisées dans les services du Secrétariat autres que le DPI.  Sur ce dernier point, la représentante des Etats-Unis s’est faite l’écho du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires, et a regretté que le rapport du Secrétariat se limite à énumérer les activités d’information entreprises par les différents départements sans fournir une analyse véritable ni présenter les objectifs du système des Nations Unies en matière d’information du public.  Elle a espéré qu’il sera remédié à cette carence dans l’examen approfondi des activités du Département de l’information demandé par l’Assemblée générale lors de l’adoption du budget 2002-2003.  Interrogée sur le Comité commun de l’information, dont il est fait état dans le rapport, Mme Thérèse Gastaut, Directrice de la Division des relations publiques au Département de l’information, a expliqué que ce Comité est un organe subsidiaire du Comité administratif de coordination (CAC) et qu’il regroupe l’ensemble des directeurs de l’information du système des Nations Unies en vue de coordonner les politiques d’information.  Un rapport sur la question des arriérés dus à l’Organisation par l’ex-Yougoslavie a également été présenté.

Les représentants des pays suivants ont pris la parole sur ces points: République arabe syrienne, Inde, Pakistan, Etats-Unis et République-Unie de Tanzanie.

Outre les questions inscrites au titre de la gestion des ressources humaines, qui est traditionnellement le thème central de la session de mars, la Commission examinera, durant les deux prochaines semaines, un certain nombre de points liés à l’exercice budgétaire précédent et en cours.  Le 14 mars, le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Joseph Connor, fera notamment le point sur la situation financière de l’Organisation.  Le Président de la Commission a indiqué toutefois que l’examen de plusieurs questions initialement prévues à l’ordre du jour a dû être reporté à une date ultérieure car les rapports demandés sur ces questions sont toujours en préparation et ne pourront pas être examinés à temps par le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires.  Les représentants de l’Espagne (au nom de l’Union européenne et des Etats associés), de Cuba (au nom du Groupe des 77 et de la Chine) et de la République arabe syrienne ont pris la parole sur ce point, pour demander notamment que la Commission attende demain pour se prononcer sur son programme de travail.

Demain, à 10 heures, la Commission poursuivra, entre autres, son débat sur les rapports du Bureau des services de contrôle interne et examinera également les prévisions budgétaires révisées résultant du renforcement des activités de contrôle interne dans les deux Tribunaux internationaux.

Organisation des travaux

      Le programme de travail est disponible sous la cote A/C.5/56/L.40/Rev.1.

Déclarations

      M. DANIEL SOTO (Espagne), s’exprimant au nom de l’Union européenne et des pays associés a déclaré que l’UE attend avec un intérêt particulier la présentation que fera le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Joseph Connor, sur la situation financière de l’Organisation.  L’Union européenne souhaiterait qu’à cette occasion M. Connor fournisse des informations sur les prévisions de dépenses en matière d’opérations de maintien de la paix au-delà de l’exercice budgétaire actuel, afin de permettre aux Etats Membres de préparer leurs budgets en conséquence.  S’agissant du Système intégré de gestion (SIG), l’UE estime que le projet a atteint une étape décisive et qu’il va falloir examiner attentivement les moyens d’intégrer plus avant les activités administratives de l’Organisation.  La mise en place du SIG n’a par exemple pas été achevée dans les tribunaux internationaux et dans les opérations de maintien de la paix.  En outre, toutes les activités liées au SIG devraient intervenir dans le contexte plus large de la stratégie en matière de technologies de l’information de l’ONU.

Parmi les autres thèmes à l’ordre du jour de la Commission durant cette reprise de session, le représentant a notamment relevé les questions liées à la gestion des ressources humaines.  A ce titre, le rapport du Secrétaire général sur l’âge obligatoire de la cessation de services sera entre autres examiné et l’Union européenne a un certain nombre de clarifications à demander s’agissant des conséquences précises de tout changement apporté à l’âge de la retraite.  Elle devra avoir obtenu des réponses à toutes ses questions avant de pouvoir se prononcer, a précisé M. Soto.  En conclusion, il a estimé que les deux semaines allouées à la Commission pour cette reprise de session devraient être amplement suffisantes pour achever les travaux et a souhaité qu’elle se déroule sans séances de nuit ou de week-end, afin, notamment, de permettre aux petites délégations de participer pleinement à toutes les discussions.  Notant qu’un certain nombre de points, initialement prévus pour examen cette session ont été reportés, les rapports demandés n’étant pas disponibles, M. Soto a proposé que la Commission considère la possibilité de renoncer, à l’avenir, à tenir une session en mars. 

Mme EVA SILOT BRAVO (Cuba), s’exprimant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a demandé pour demain la liste des rapports qui auraient dû être examinés en vertu des résolutions adoptées par la Commission et qui ne le seront pas faute d’être prêts.  Elle a ajouté qu’elle fera demain, à cette occasion, une déclaration détaillée sur le programme de travail.  En conséquence elle a demandé qu’aucune décision ne soit prise aujourd’hui sur ce point.

M. ABDOU AL-MOULA NAKKARI (République arabe syrienne) a fait remarquer que le rapport sur la Force des Nations Unies chargées d’observer le dégagement (FNUOD) n’a pas été préparé par le Secrétariat, alors que la Commission avait insisté pour qu’il le soit.  Le Secrétariat devra expliquer pourquoi le rapport n’est toujours pas prêt un an après sa date prévue de parution.  D’autres rapports connaissent le même sort, ce qui conduit aujourd’hui à réduire le programme de travail de la Commission pour la présente reprise de session.

Examen de l’efficacité du fonctionnement administratif et financier de l’Organisation des Nations Unies (point 121)

Documentation

Dans le rapport publié sous la cote A/56/417/Rev.1 et portant sur les services communs à Genève, le Secrétaire général indique à l’Assemblée générale, qui l’avait encouragé à renforcer ces services, que la coopération entre les institutions spécialisées et les organismes installés à Genève a été renforcée sur les points suivants: budget et finances, télécommunications, technologie de l’information, voyages et transports, service médical et assurances, services de sécurité, achats et marchés, services de bibliothèque et d’archivage, gestion des ressources humaines, gestion des installations, services de courrier et de la valise diplomatique, activités de conférence.  Le rapport indique également que des progrès ont été réalisés dans la mise en place d’une structure plus formelle, notamment par la création d’un  Comité interinstitutions de copropriétaires de services communs de Genève.

Budget-programme de l’exercice biennal 2000-2001 (point 122)

* Système intégré de gestion

      Le treizième rapport intérimaire du Secrétaire général sur le Système intégré de gestion (SIG), paru sous la cote A/56/602, explique qu’à l’heure actuelle, le SIG est le seul système entièrement intégré dont disposent les organismes des Nations Unies pour répondre à leurs besoins particuliers dans la plupart des domaines administratifs.  Il ressort que certaines mesures doivent être prises pour moderniser le système afin qu’il continue de répondre aux besoins de l’Organisation.  La modernisation technique du SIG s’inscrit dans le cadre de la stratégie relative aux technologies de l’information et des communications.  Les mesures à prendre à cet égard et qui doivent permettre, entre autres, au système de devenir utilisable sur le Web et de l’adapter en vue d’une utilisation continue, devraient prendre 12 mois au moins et nécessiter le recours à du personnel temporaire ou supplémentaire, pour un montant de près de 4,7 millions de dollars.  A cette somme viendraient s’ajouter les prévisions de dépenses révisées concernant la mise en service du module états de paie en 2001 et 2002, soit 975 700 dollars.  Ces dépenses supplémentaires d’un total de 5 634 700 dollars pourraient, sur autorisation de l’Assemblée générale, être financées au moyen des ressources disponibles au titre du compte spécial du système intégré de gestion. 

L’Additif à ce rapport expose les enseignements tirés de la mise au point et de la mise en service du SIG.  Il y est expliqué que les difficultés ont été d’autant plus grandes que le nombre de tâches administratives à prendre en charge a augmenté du fait de l’ampleur prise par les opérations de maintien de la paix ces 10 dernières années et de la diminution considérable des capacités administratives du Secrétariat due aux suppressions de postes intervenues dans la première moitié des années 90.  Aujourd’hui encore, il est vrai qu’il n’existe pas actuellement sur le marché de logiciels permettant d’intégrer l’ensemble des données administratives et de gestion de l’ONU comme le fait le SIG.

Le coût de l’opération – 78,5 millions investis sur une période de 13 ans – a été relativement modeste au vu de ce qui se pratique dans le domaine.  Le système est suffisamment puissant pour gérer les données provenant des huit principaux lieux d’affectation.  Toutefois, les enseignements tirés de la mise au point et de l’entrée en service du SIG montrent clairement l’importance qu’il y a à établir une veille technologique afin de s’assurer que les composants du système suivent l’évolution technique et répondent aux besoins en évolution constante de l’Organisation.  Dans un souci de rentabiliser son investissement et de continuer à tirer parti des avantages apportés par l’introduction du SIG, l’Organisation doit allouer des ressources suffisantes à la maintenance et à la modernisation du système.

      Dans son rapport sur la question(A/56/684), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) déplore que les progrès enregistrés dans la mise en service du SIG dans les opérations de maintien de la paix et les tribunaux internationaux soient limités.  Il recommande que le Secrétaire général présente à l’Assemblée générale, à sa 57e session, un rapport sur la stratégie de déploiement du SIG dans les opérations de maintien de la paix et les tribunaux.  Ce rapport devrait également aborder la question des mises à niveau dont le Système doit faire l’objet pour être viable en vue d’éventuelles applications par les fonds et programmes des Nations Unies.  Ayant rencontré des représentants de ces fonds et programmes, le CCQAB a effectivement appris que du fait de ses insuffisances et de son caractère dépassé, le SIG ne présentait pas d’intérêt pour les fonds et programmes.  Le CCQAB recommande néanmoins à l’Assemblée générale d’approuver un crédit supplémentaire d’un montant de 5 634 700 dollars prélevé sur les revenus des placements comptabilisés au crédit du Fonds du Système intégré de gestion au 30 juin 2001, afin de financer les activités de modernisation décrites par le Secrétaire général. 

Déclarations

      M. NAKKARI (République arabe syrienne) a indiqué qu’il entendait revenir sur la question du SIG demain, étant entendu que les documents sur ce point ont été publiés tardivement.  Profitant de la présence de M. Toshiyuki Niwa, Sous-Secrétaire général aux services centraux d’appui, il lui a demandé d’intervenir auprès de la compagnie en charge de la cafétéria pour qu’elle tienne compte des besoins des délégations lorsque des séances de nuit, notamment du Conseil de sécurité, ont lieu.

Répondant à une question de l’Inde, M. TOSHIYUKI NIWA, Sous-Secrétaire général aux services centraux d’appui, a expliqué que le Secrétariat veut certes avancer le plus vite possible quant à l’utilisation du SIG dans les opérations de maintien de la paix, conformément aux recommandations du CCQAB.  Pour l’heure, le SIG est opérationnel à la Mission des Nations Unies à Chypre.  Toutefois, le Secrétariat doit avant toute chose achever le parfait fonctionnement du SIG dans tous les lieux d’affectation.

* Construction de nouveaux locaux à usage de bureaux à la Commission économique pour l’Afrique

      Dans son rapport A/56/672 sur la construction de nouveaux locaux à usage de bureaux à la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba, le Secrétaire général explique que compte tenu de la situation en matière de sécurité, les bureaux des institutions spécialisées, fonds et programmes des Nations Unies présents à Addis-Abeba ont été progressivement relogés au sein du complexe des Nations Unies.  Le développement important des activités de développement et d’assistance humanitaire dans la région au cours des dernières années a, de plus, engendré de nouveaux besoins en locaux.  Le secrétariat de la Commission économique pour l’Afrique a tenté de remédier à cette grave pénurie en transformant provisoirement en bureaux des lieux à usage commun et des locaux affectés aux services de conférence.  Ces mesures sont intervenues au détriment de la qualité de nombreux bureaux.

Une étude réalisée en 2000 a montré qu’il faudrait créer des bureaux supplémentaires pour accueillir l’équivalent de 316 personnes.  Il a été proposé de construire un nouveau bâtiment de quatre étages, pour un coût de 7 711 800 dollars.  Ces coûts pourraient être financés par prélèvement sur le solde disponible du compte des travaux de construction en cours.  L’Assemblée est donc invitée à autoriser la construction de nouveaux locaux à usage de bureaux à Addis-Abeba au moyen d’un tel prélèvement. 

      De son côté, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), dans son rapport A/56/711, fait observer que 51% de la superficie totale des locaux est actuellement occupée par des bureaux et q’il est proposé de maintenir ce pourcentage lors de la construction de nouveaux locaux.  Il juge que ce faible pourcentage est préoccupant et demande que, durant la période de 12 mois prévue pour l’élaboration du plan d’étude d’ensemble et l’établissement du plan des coûts détaillé, on revoie l’utilisation de la superficie supplémentaire prévue de 6 770 mètres carrés de manière à maximiser la surface des bureaux et à minimiser celle des lieux à usage commun et des bureaux temporaires.  Il demande aussi que l’on reconsidère la question des locaux à usage de bureaux polyvalents. Il recommande à l’Assemblée générale d’approuver l’ouverture d’un crédit de 7 711 800 dollars.  Il recommande que la Commission économique pour l’Afrique envisage la possibilité de céder à bail à des entreprises commerciales de l’extérieur réunissant les conditions voulues les bureaux qui se trouveraient inoccupés.  

* Conditions de voyage par avion

Le rapport du Secrétaire général sur les conditions de voyage par avion (A/54/382) concerne la période allant du 1er juillet 1998 au 30 juin 1999.  Durant cette période, les conditions de voyage étaient régies par une résolution stipulant que, lors des sessions ordinaires ou extraordinaires de l'Assemblée générale, quiconque voyage aux frais d'organismes et de programmes des Nations Unies et était précédemment autorisé à voyager en première classe ne pourrait désormais prétendre voyager que dans la classe immédiatement inférieure à celle-ci.  Le Secrétaire général et les chefs des délégations des pays les moins avancés sont les seuls à échapper à cette règle.  Des dérogations sont toutefois autorisées dans certains cas (raisons médicales, manque de place dans la classe normalement prévue, transport d'une haute personnalité, notamment).  Durant la période considérée, 55 voyages en première classe et 25 voyages en classe affaires ont été autorisés, ces  dérogations représentant 0,22% des 36 000 voyages officiels effectués pour le compte du Secrétariat de l'ONU et des fonds et programmes des Nations Unies. En ce qui concerne les frais de voyage des délégations, 23 demandes de remboursement de frais en première classe, d'un montant total de 123 545 dollars, ont été à ce jour présentées pour la cinquante-troisième session.  Au total, le coût supplémentaire à la charge de l'ONU pour la période considérée a été de 101 939 dollars. 

Le rapport A/55/488 fait lui état des dérogations accordées pour la période du 1er juillet 1999 au le 30 juin 2000.  Au total, 76 dérogations ont été accordées pour un coût total de 153 229 dollars.

      Enfin, le rapport A/56/426 fait état des dérogations accordées pour la période allant du 1er juillet 2000 au 30 juin 2001.  S’agissant des frais de voyages des délégations, durant la cinquante-cinquième session, 27 demandes de remboursement de frais de voyage en première classe, d’un montant de 160 867 dollars, ont été présentées à ce jour.  Pour ce qui est des dérogations autorisées par le Secrétaire général, 37 voyages en première classe et 30 en classe affaires ont été autorisés.  En outre, conformément à une décision prise en mars 1998, la Vice-Secrétaire générale, eu égard à son statut particulier, est autorisée à toujours voyager en première classe. En vertu de la résolution de l’Assemblée générale par laquelle le Président de cette dernière est habilité à utiliser les crédits prévus au budget de son Bureau, le Président de la cinquante-quatrième session de l’Assemblée générale a voyagé en première classe.  Pour ce qui est du garde du corps qui doit voyager en première classe avec le Secrétaire général dans tous ses déplacements, 11 voyages ont été effectués dans ces conditions pour un coût supplémentaire de 37 559 dollars. 

      Dans son rapport sur ce sujet, publié sous la cote A/56/630, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) indique qu'il a été informé que l’on travaille actuellement à rationaliser la procédure de dérogation afin d’abaisser encore le nombre de demandes.  S’agissant de la liste des hautes personnalités pour lesquelles des dérogations de voyager en première classe sont demandées, il estime nécessaire de préciser les critères permettant de déterminer dans quelle mesure des voyageurs peuvent être considérés comme de “hautes personnalités”, critères qu’il conviendrait d’appliquer à titre individuel plutôt qu’à des groupes.  Enfin, pour ce qui est des dérogations autorisées pour des raisons médicales, le CCQAB recommande de continuer à les accorder au cas par cas. 

Déclaration

      M. IMRAN AHMED SIDDIQUI (Pakistan) s’est félicité de la réduction du nombre des dérogations accordées au titre des voyages en avion.  Néanmoins, les sommes dépensées à ce titre demeurent entre trop élevées et le représentant a demandé à ce que les noms des personnes auxquelles les dérogations sont accordées soient disponibles dans les rapports.  S’agissant des remboursements des billets que l’ONU prend en charge pour les délégations des pays les moins avancés, il a indiqué que les coûts de ces billets sont, en général, beaucoup moins importants dans les capitales qu’auprès des agences de voyage avec lesquelles l’ONU travaille.  Un rapport sur ce point, comparant notamment les prix dans différents lieux, serait le bienvenu.  Le représentant a également fait remarquer qu’il y avait des retards importants dans les remboursements aux délégations des billets qu’elles achètent dans leur capitale.  Il a donc demandé des précisions sur les modalités de remboursement.

Projet de budget-programme pour l’exercice biennal 2002-2003 (point 123)

* Publication de la documentation sur le site Web de l’ONU

      Par le document A/C.5/56/12, le Secrétaire général fait rapport sur la publication simultanée sur le site Web de l’Organisation, dans les six langues officielles, des documents établis à l’intention des organes délibérants.  En vertu de la résolution 36/117 B, du 10 décembre 1981, l’Assemblée générale a fixé la règle selon laquelle les documents officiels doivent être distribués simultanément dans toutes les langues officielles.  Afin de mettre en place un système de documentation véritablement multilingue, le Secrétariat est en train de revoir la conception du système à disques optiques.  Le nouveau système désigné sous le nom de Système de diffusion électronique des documents (SEDOC) est totalement intégré au Web et constitue le dispositif d’archivage et de recherche documentaire de l’Organisation dans les six langues officielles.  Une fois la deuxième phase du SEDOC achevée, en janvier 2002, les utilisateurs pourront choisir n’importe laquelle des six langues officielles aux fins de la recherche documentaire.

Consultable gratuitement, le site Web de l’ONU est, de son côté, un instrument important pour la diffusion d’informations sur les activités de l’Organisation.  Le Département de l’information (DPI) gère le site du point de vue de l’information d’ensemble, tandis que les autres départements se chargent, pour la plupart, de présenter et de mettre à jour l’information les concernant.  Le DPI propose sur le site Web certains des documents établis à l’intention des organes délibérants, en puisant pour cela dans le système à disques optiques.  Un service de documentation a été créé sur le site Web en 1998.  La version anglaise de ce service propose des renvois vers toute une liste de documents, allant de l’Assemblée générale au Conseil de sécurité et du Conseil économique et social au Secrétariat.  Les documents proposés dans les cinq autres langues officielles sont organisés pareillement mais, selon les langues et les années, les collections disponibles sont plus ou moins complètes.

Le nouveau dispositif SEDOC est accessible au public moyennant abonnement, tandis que le site Web est gratuit.  Pour que les documents établis à l’intention des organes délibérants puissent être disponibles sur l’Internet dans les six langues officielles simultanément, il vaudrait mieux donner au public la possibilité d’accéder gratuitement au SEDOC plutôt que d’adapter le site Web, ce dernier n’étant pas conçu pour l’archivage.  Le Secrétariat se propose de suivre de près le fonctionnement du SEDOC pendant 2002 pour déterminer si la gratuité d’accès pourra être réalisée vers la fin de l’année.

* Examen des activités d’information

      Dans le rapport A/C.5/56/17, le Secrétaire général fournit les résultats de l’examen des activités d’information réalisées dans les services du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies autres que le Département de l’information, qui lui avait été demandé par le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires.  Conformément au plan à moyen terme et à la Déclaration du Millénaire, il incombe au Département de l’information (DPI) de faire en sorte que les stratégies de communication concernant les secteurs prioritaires soient harmonisées.  Le DPI joue un rôle essentiel en fournissant des compétences techniques et en centralisant et coordonnant toutes les activités d’information de l’ONU.  Il aide régulièrement les départements et bureaux du Secrétariat à formuler leurs stratégies de communication avec leurs auditoires respectifs et met à leur disposition ses infrastructures puissantes de communication que sont le réseau de centres d’information des Nations Unies et le site Web.  Pour améliorer la coopération, le Groupe de la communication a été créé. Le DPI constitue aussi des équipes spéciales dans l’ensemble du système pour coordonner les efforts en matière de communication pour des conférences et des campagnes mondiales spécifiques. 

L’examen entrepris et les renseignements fournis par les services du Secrétariat consultés indiquent que leurs activités d’information sont complémentaires de celles du DPI.  De plus, les efforts conjoints du DPI et des autres départements et services donnent les meilleurs résultats lorsque le DPI est informé à l’avance et participe dès le départ au processus de préparation d’activités importantes.  De même, c’est par la participation directe des centres d’information des Nations Unies à tous les stades des activités d’information conjointes que l’on obtient les meilleurs résultats sur le terrain en termes d’auditoire et de couverture.  Il apparaît en outre que l’établissement de priorités en matière d’information devrait faire partie de la planification stratégique commune de tous les services du Secrétariat et faire l’objet de consultations avant que ne soient soumises des propositions pour le budget-programme.  

* Langues utilisées pour les documents publiés à la CESAO

Par sa note A/C.5/56/19, le Secrétaire général se penche sur la question des langues utilisées pour l’établissement des documents et publications de la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale (CESAO).  Le Secrétaire général y donne notamment des informations sur les mesures prises ou prévues pour qu’un plus grand nombre de documents et publications paraissent en langue arabe.  Entre 1998-1999 et 2002-2003, on estime que la proportion de pages établies en arabe devrait passer de 30 à 44%, contre 70 à 56% pour l’anglais.  La Commission a aussi décidé de confier ce type de travaux de traduction en arabe à des traducteurs contractuels, moins onéreux que du personnel permanent.  Elle a récemment ouvert un site Web en arabe, qu’elle a l’intention de développer afin de donner accès à toutes ses publications non destinées à la vente et aux résumés en arabe de ses documents.  Le rapport conclut que les moyens dont la CESAO dispose pour la rédaction et la traduction en arabe de ses documents et publications semblent suffisants.  En revanche, il estime que la proportion de documents publiés dans cette langue doit être améliorée.

Présentation orale des rapports du CCQAB

M. CONRAD MSELLE, Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), a indiqué que s’agissant des activités d’information entreprises au Secrétariat, le Comité consultatif estime que le rapport n’est ni complet, ni à la hauteur des demandes qu’il avait formulées.  Il va donc continuer à suivre la question dans le contexte de son examen du prochain projet de budget pour la période 2004-2005.  Dans l’intervalle, il recommande simplement à l’Assemblée générale de prendre note du rapport.  Pour ce qui est de la publication en arabe des documents à la CESAO, le CCQAB est préoccupé par le fait que bien que la CESAO utilise une grande quantité de ressources pour préparer des publications, celles-ci risquent de ne pas être très utiles pour les utilisateurs de la région du fait qu’elles ne sont pas disponibles en arabe.  Le Comité a donc l’intention de suivre la question dans le contexte de la préparation du projet de budget 2004-2005 et dans l’intervalle propose à l’Assemblée générale de prendre note du rapport.

Déclarations

      M. NAKKARI (République arabe syrienne) a en premier lieu demandé à obtenir par écrit les rapports du CCQAB sur ces questions.  S’agissant des langues de publication des documents élaborés à la CESAO, il a indiqué que le rapport montre bien qu’il y a un vrai potentiel pour la traduction des documents en arabe.  Il a fait remarquer que la décision de la CESAO visant à ce que dans la mesure du possible les documents soient rédigés en arabe à l’origine est une décision interne et ne correspond pas à une résolution de l’Assemblée générale.  Le représentant a ajouté que, lors de recrutements, la CESAO donne la priorité aux candidats qui disposent d’une bonne connaissance de l’arabe mais aussi d’une autre langue de travail de l’ONU.  Or, selon les résolutions pertinentes de l’Assemblée générale, seule une des langues de travail est nécessaire pour être embauché.  Dans le cas de la CESAO, l’arabe est une langue de travail et cette langue devrait donc être suffisante pour obtenir un poste.  De manière générale, il a jugé quelque peu inapproprié que les documents de la CESAO ne soient pas rédigés en arabe alors que tous les pays membres de la Commission sont arabophones.  Dans tous les cas, la Commission devrait au moins respecter la résolution de l’Assemblée générale selon laquelle tous les documents doivent être publiés de manière simultanée dans toutes les langues officielles. 

Revenant sur la question des activités d’information du Secrétariat,

Mme MELANIE J. ATTWOOLL (Etats-Unis) s’est dite très peu satisfaite du contenu du rapport du Secrétaire général.  La délégation américaine espérait que le document fournirait des informations concrètes, une analyse et les objectifs sur l’ensemble du Secrétariat concernant l’information au public.  Le Département de l’information procède actuellement à un examen d’ensemble des activités d’information et il faut espérer que, dans ce contexte, le DPI reviendra de manière plus concrète sur la question de son interaction avec les autres départements.  Il lui faudra fournir une analyse véritable apportant une réelle contribution à l’examen de la question, a insisté la représentante.

M. MUHAMMAD YUSSUF (République-Unie de Tanzanie) a demandé des précisions sur le Comité commun de l’information des Nations Unies évoqué dans le rapport A/C.5/56/17.  Quelles sont ses fonctions, quand a-t-il été créé et d’où tire-t-il son mandat?

Sur ce dernier point, Mme THERESE GASTAUT, Directrice de la Division des relations publiques, a expliqué que le Comité commun est un organe subsidiaire du Comité administratif de coordination (CAC) et qu’il regroupe l’ensemble des directeurs de l’information du système des Nations Unies en vue de coordonner les politiques d’information du système.  Le Comité commun est né de la réforme du CAC entreprise en septembre dernier et a été créé par le Chef par intérim du Département de l’information.  Un rapport sur les mécanismes de fonctionnement de ce Comité va être soumis pour la prochaine session du Comité de l’information qui commencera le 22 avril prochain, a précisé Mme Gastaut. 

Rapport du Secrétaire général sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (point 130)

Documentation

Dans le rapport publié sous la cote A/56/823, le Secrétaire général présente ses vues actualisées sur le renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels.  Il indique que la plupart des fonds et programmes ont donné suite aux recommandations précédemment formulées par le Secrétaire général.  La majorité ont signé avec le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) des mémorandums d'accord concernant le remboursement des services d'investigation assurés par le Bureau et ont créé des comités de contrôle ou renforcé les comités existants de manière à leur confier des activités de contrôle.  Le BSCI souhaite se faire représenter au sein des comités renforcés de vérification des comptes de l'UNICEF, de l'UNRWA et du PAM selon des modalités analogues à celles qui sont en vigueur au Comité d'examen et de contrôle de la gestion du PNUD et a engagé des discussions à cet effet.  Le BSCI a l'intention de proposer aux fonds et programmes d'établir des mémorandums d'accord afin de définir les conditions de la fourniture de services de contrôle interne.  Il a par ailleurs l'intention d'introduire dans la base de données qui rassemble les informations sur les fonds et programmes qu'il dessert, des renseignements sur les mécanismes de contrôle prévus par les fonds et programmes.

Dans le rapport publié sous la cote A/56/689, le Secrétaire général transmet le rapport du Bureau des services de contrôle interne sur l’enquête relative aux allégations de faute professionnelle et d’irrégularités de gestion concernant le projet « Course autour du monde » du Bureau des Nations Unies pour le contrôle des drogues et la prévention du crime (BCDPC).  Cette faute concerne le Directeur exécutif du BCDPC, qui aurait remis, dans des conditions irrégulières, des fonds et du matériel du BCDPC à un ami et compagnon de voile, commandant d’un voilier en bois de 90 ans, qui, en contrepartie, devait l’aider à traverser l’Atlantique avec son voilier.  Si cette allégation n’a pas été confirmée, le BSCI a cependant constaté que de nombreux cas d’irrégularités de gestion et de gaspillage de fonds du BCDPC avaient eu lieu dans le cadre du projet d’assistance préliminaire.  De plus, dès le départ, la gestion du projet, notamment la décision de le lier à une personne, le commandant, en qualité à la fois d’administrateur de projet et de bénéficiaire, sans veiller à ce que les règles relatives à l’utilisation des fonds et avoirs de l’ONU et les procédures applicables à l’exécution des projets soient suivies, a été à tous égards un échec.  Ainsi, l’Administrateur chargé du Service des opérations affecté par le Directeur exécutif à la gestion du projet n’a pas veillé à ce que les paiements du commandant soient régulièrement passés en comptabilité et à ce que le titre de propriété des biens achetés avec les fonds du BCDPC soient au nom du Bureau.  De nombreuses fautes de gestion ont été commises tout au long de l’exécution du projet : mauvaise planification, gestion financière inadéquate de 76 000 dollars, carence dans la gestion du projet, des contrats.  Le rapport se conclut par une série de recommandations.  Le Directeur exécutif du BCDPC a qualifié les insuffisances relevées d’«erreurs administratives», en réfutant les accusations d’«irrégularités de gestion» et de «gaspillage des ressources».

Dans le rapport publié sous la cote A/56/620, le Secrétaire général transmet le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’inspection des pratiques administratives et en matière de gestion de l’Office des Nations Unies à Nairobi (UNON).  Le BSCI a entrepris l’examen de ces pratiques en mars et avril 2001 en axant son étude sur les services fournis par la Division des services administratifs dans les domaines suivants : administration, gestion financière, ressources humaines, sécurité et sûreté, appui et technologies de l’information.  L’examen a montré que les relations qu’entretiennent le Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) et Habitat avec l’UNON demeurent obscures.  Par ailleurs, il apparaît que les relations qui existent entre l’UNON et les missions diplomatiques ne sont pas conformes aux circulaires du Secrétaire général sur cette question. Il est recommandé que l’Office institutionnalise la pratique consistant à mesurer le degré de satisfaction des usagers quant aux services qui leur sont offerts.  Notant les difficultés rencontrées pour attirer les administrateurs hautement qualifiés à l’UNON, le BSCI recommande que soit élaboré un plan global de renforcement des compétences et de formation du personnel visant à améliorer et rentabiliser les services fournis.

Dans le rapport publié sous la cote A/56/733, le Secrétaire général transmet le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’enquête relative aux allégations de transferts illégaux de réfugiés à la Délégation du haut Commissariat des Nations pour les réfugiés (HCR) à Nairobi.  Cette enquête a fait suite aux allégations selon lesquelles certains fonctionnaires du HCR se livraient au transfert illégal de réfugiés, de demandeurs d’asile et d’autres personnes ne relevant pas de la compétence du HCR, en monnayant les services du HCR qui doivent être fournis gratuitement aux réfugiés.  Ces réfugiés ou prétendus tels relevaient de la Délégation du HCR à Nairobi, ayant quitté leur foyer au Congo, en Ethiopie, en Somalie et au Soudan.  Après une courte période d’évaluation, les enquêteurs ont établi que les allégations paraissaient fondées et que, en outre, les activités en cause semblaient être dirigées par un réseau criminel qui permettait, moyennant paiement, à des réfugiés et d’autres personnes d’émigrer du Kenya en Australie, au Canada, aux Etats-Unis et au Royaume-Uni.  L’équipe spéciale internationale relevant du BSCI et composée d’enquêteurs d’Australie, du Canada, du Kenya, du Royaume-Uni et des Etats-Unis, a mené une enquête qui a mené à l’arrestation de trois fonctionnaires du HCR, de deux membres d’une organisation non gouvernementale associée et de quatre autres personnes faisant partie de l’opération criminelle.  Les neuf personnes arrêtées ont été inculpées au Kenya.  Les chefs d’inculpation sont, pour les trois fonctionnaires du HCR, association de malfaiteurs dans le but de menacer d’assassiner, entre autres, l’ambassadeur des Etats-Unis et le délégué du HCR et, pour tous les inculpés, escroquerie et extorsion de fonds auprès de réfugiés. 

Le BSCI a en outre constaté un problème de mauvaise gestion au HCR, en particulier à la Délégation, qui a fourni l’occasion aux malfaiteurs de s’enrichir de manière illicite aux dépens des réfugiés.  Le BSCI est conscient de ce que, depuis juin 2001, la direction du HCR a pris les mesures concrètes pour remédier à ces lacunes.  Le BSCI formule la mise en garde suivante : ce sont les conditions particulières du Kenya, ainsi que d’autres pays où se trouvent de nombreux réfugiés, qui ont donné lieu à cette opération de transferts illégaux de réfugiés et ces conditions se retrouveront partout où la demande de réinstallation émanant de réfugiés qui ne peuvent pas ou ne veulent pas rentrer chez eux dépasse la capacité ou la volonté d’accueil d’autres gouvernements.  En conclusion du rapport, le BSCI formule un certain nombre de recommandations (modifications de l’organigramme du HCR au Kenya, renouvellement des effectifs, création de nouveaux postes internationaux, campagne d’information auprès des réfugiés au sujet de leurs droits, meilleur contrôle des traducteurs, amélioration des papiers attestant le statut de réfugié afin d’empêcher leur falsification), qui ont toutes été acceptées par le HCR.

Dans le rapport publié sous la cote A/56/759, le Secrétaire général transmet le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’audit des activités de collecte de fonds privés du Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés.  La collecte de fonds privés a récemment pris une importance accrue pour le Haut Commissariat pour les réfugiés (HCR).  Elle doit permettre de compléter les fonds publics, lesquels s’avèrent insuffisants pour répondre aux besoins.  La stratégie du HCR en ce domaine consiste à accroître le nombre de donateurs, à créer des structures et à établir des partenariats au niveau national, en particulier avec les entreprises.  Les fonds collectés de la sorte représentent déjà une importante source de revenus complémentaires pour le HCR.  Le BSCI recommande de: définir plus clairement les politiques et les procédures dans certains domaines et les développer dans d’autres afin d’obtenir un meilleur rendement et de faire en sorte que les activités soient organisées d’une manière plus cohérente; établir une méthode pour le calcul du rendement des investissements afin de pouvoir réaliser des études comparatives utiles permettant de prendre des décisions en meilleure connaissance de cause ; établir des données complètes sur l’ensemble du coût des activités de collecte de fonds ; vérifier si les associations nationales sont réellement l’instrument le mieux adapté pour les collectes de fonds dans le secteur privé.  Le rapport indique que le HCR a pris des mesures pour remédier aux problèmes signalés par le BSCI.

      Par sa note A/56/83, le Secrétaire général transmet le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’inspection de la gestion du programme et des pratiques administratives du Bureau des Nations Unies pour le contrôle des drogues et la prévention du crime (BCDPC), réalisée en février 2001 à Vienne.  Le BSCI a constaté, dès le début de l’inspection, un problème majeur: la manière hautement centralisée et arbitraire dont le Directeur exécutif conduisait le Bureau.  Toute l’autorité et tout le pouvoir de décision étaient en ses mains et en celles de ses proches collaborateurs, sans qu’il y ait de contre-pouvoirs suffisants.  Au moment de l’inspection, les mécanismes d’avis et de conseil collectifs, ainsi que de coordination des programmes et des politiques ne fonctionnaient pas.  Manquait aussi un système cohérent de contrôle des programmes sous forme de suivi de la mise en oeuvre et d’évaluation des résultats.  Des retards anormaux dans l’approbation des projets, des programmes ou de mesures précises étaient monnaie courante.  Le fait que le Directeur exécutif ne déléguait pas pleinement ses pouvoirs aux directeurs de programme nuisait à la perception des responsabilités et paralysait la prise de décisions lorsqu’il s’absentait de Vienne. 

Sur ce constat, le BSCI dresse une série de recommandations détaillées.  Il recommande notamment au BCDPC de : ne pas s’engager dans une quelconque entreprise d’envergure à long terme sans avoir effectué des études conceptuelles appropriées et des recherches tendant à dégager les possibilités de mise en pratique et sans avoir reçu des assurances raisonnables de la part des donateurs quant au soutien qu’ils pourraient fournir; mettre en place une structure organisationnelle qui fournisse un cadre approprié à ses activités et permette de réduire les filières hiérarchiques; rétablir rapidement les mécanismes collectifs d’examen des projets et des programmes en s’inspirant des pratiques optimales ayant fait leurs preuves à l’échelle du système. Le BSCI a pris note d’une série de mesures qui ont été prises depuis janvier 2001 pour améliorer la situation en définissant des procédures, précisant des domaines de responsabilités et déléguant l’autorité à des niveaux appropriés.

Débat général

M. ARATA FUJII (Japon) a déclaré que le projet "Course autour du monde" du  BCDPC présentait manifestement des irrégularités et qu'il y avait eu faute professionnelle.  La réforme du BCDPC est urgente, a estimé le représentant, afin que le Bureau utilise de façon efficiente les ressources dont il dispose.  De même, le nouveau Directeur exécutif doit être nommé le plus rapidement possible pour mettre en oeuvre le mandat de façon appropriée.  En ce qui concerne le transfert illégal de réfugiés, le représentant a exprimé sa vive préoccupation et a demandé quelles mesures peuvent être prises pour empêcher que d'autres abus n'aient lieu ailleurs dans le monde.

M. HENRY FOX (Australie) a rappelé que son pays avait participé à l'enquête relative aux transferts illégaux de réfugiés.  Manifestant l'attachement de l'Australie à l'intégrité des programmes, le représentant a indiqué que son pays avait répondu favorablement à la demande du BSCI de fournir du personnel.  Rappelant l'importance du maintien de l'intégrité des activités de réintégration des réfugiés, souvent les plus démunis, l'Australie reste engagée à fournir des lieux de réinstallation à ceux qui en ont besoin et se félicite de ce que le HCR ait pris les mesures rectificatrices, faisant par-là preuve de sa capacité à lutter contre la corruption.

M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis), intervenant sur le renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels, s'est étonné de ce que l'UNICEF, après avoir examiné la recommandation du BSCI concernant la création d'un comité de contrôle, n'estime pas nécessaire de mettre en place un nouveau comité en plus de celui qui existe déjà.  Le représentant a demandé qu'un représentant de l'UNICEF vienne devant la cinquième Commission expliquer cette position.

M. RAMESH CHANDRA (Inde) a jugé que les termes de mise en garde et d’avertissement à l’intention des Etats Membres employés par le BSCI dans le rapport A/56/733 sur les transferts illégaux de réfugiés à la délégation du HCR à Nairobi allaient un peu trop loin.  S'agissant du projet “Course autour du monde”, il a demandé quelles mesures de recouvrement des sommes perdues étaient envisagées.  Concernant la remarque du représentant des Etats-Unis sur les activités de contrôle à l’UNICEF, il a expliqué que le BSCI doit être vu comme externe du point de vue des activités de contrôle interne déjà existantes à l’UNICEF, ce qui explique certainement la position des représentants de l’UNICEF lorsque le BSCI a proposé de participer à des activités de contrôle.

Répondant aux observations des délégations, M. DILEEP NAIR, Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, a indiqué que la recommandation du BSCI relative aux activités de contrôle au sein de l’UNICEF répond à une demande de la Cinquième Commission.  Pour les domaines où il n’y a pas encore d’audit au sein de l’UNICEF, avoir un comité où le BSCI serait représenté, ainsi que cela se fait déjà au PNUD, a semblé être la solution.  L’UNICEF a fait savoir qu’il disposait déjà d’un tel comité auquel des auditeurs extérieurs, venus notamment du PNUD, sont déjà conviés.  L’UNICEF a donc jugé que la participation du BSCI n’était pas nécessaire.  La position du BSCI est que si des auditeurs du PNUD participent au comité de contrôle de l’UNICEF, il est parfaitement possible que des représentants du BSCI y soient aussi présents, a précisé M. Nair.  Pour ce qui est de la “Course autour du monde”, les modalités de récupération des sommes dépensées sont en cours d’élaboration.  Dès qu’elles seront définies, des recommandations claires seront formulées.  Enfin, M. Nair a demandé l’indulgence des Etats Membres quant au langage utilisé dans le rapport concernantl’enquête relative aux allégations de transferts illégaux de réfugiés à la Délégation du haut Commissariat des Nations pour les réfugiés (HCR) à Nairobi.  Il a néanmoins insisté sur la nécessité d’empêcher qu’une telle situation, où le nombre de places offertes à des réfugiés est largement inférieur à la demande, ne se reproduise.

Barème des quotes-parts pour la répartition des dépenses de l’Organisation des Nations Unies (point 125)

Par une lettre datée du 27 décembre 2001 et adressée au Président de l’Assemblée générale (A/56/767), le Secrétaire général explique que suite à l’admission de la République fédérale de Yougoslavie à l’Organisation des Nations Unies, il a été mis fin ipso facto à la qualité de Membre de l’ONU de l’ex-Yougoslavie (République fédérative socialiste de Yougoslavie puis à partir de 1992, République fédérative de Yougoslavie (Serbie et Monténégro).  A la date où a été prise cette décision, l’ex-Yougoslavie avait encore un arriéré de contributions inscrit dans les comptes de l’Organisation.  Le Secrétaire général demande  à l’Assemblée générale de prendre une décision au sujet du traitement de ces arriérés, qui au 1er novembre 2000,  s’élevaient à 16 218 555 dollars.  Il propose essentiellement de passer les montants en question par pertes et profits ou bien de demander aux cinq Etats successeurs (Bosnie-Herzégovine, Croatie, Ex-République yougoslave de Macédoine, République fédérale de Yougoslavie et Slovénie) de régler ces arriérés en totalité ou en partie. 

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