Cinquième Commission

16e séance - matin

LA CINQUIEME COMMISSION ENTAME L'EXAMEN DES SERVICES DE CONFERENCE: UTILISATION PLUS RATIONNELLE DES LOCAUX, MAIS DIFFICULTES DANS LA GESTION DES SERVICES LINGUISTIQUES

La responsable de la gestion du HCR, expose les mesures prises

pour améliorer la vérification des dépenses de ses partenaires opérationnels

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a ce matin, dans le cadre du Plan des conférences, examiné un ensemble de questions relatives à l'utilisation des installations de conférence, aux services d'interprétariat et de traduction, à l'introduction du Système de diffusion électronique des documents, aux taux de vacances élevés constatés dans certains services linguistiques ou encore à l'avenir de la “Chronique des Nations Unies”.  Sur ce dernier point, l'éditeur de la “Chronique” a indiqué que la reprise de la publication de ce journal dans les six langues officielles de l'ONU est en ce moment à l'étude.  Concernant l'utilisation des installations, M. Abdelmalek Bouheddou, Président du Comité des conférences, a informé les délégations que le taux d'utilisation des services de conférence a, dans les quatre villes sièges de l'ONU, New York, Vienne, Genève et Nairobi, dépassé 80 %, ce dont se sont unanimement félicitées les délégations qui ont pris la parole au cours de ce débat.  Cependant, si ce taux est satisfaisant en moyenne, le taux d'utilisation des installations à Nairobi est encore insuffisant, a regretté le représentant du Kenya, s'étonnant de ce que certaines réunions du PNUE et d'Habitat se déroulent encore à l'extérieur de Nairobi, et indiquant que le non-respect de la règle du Siège est contraire à l'esprit de plusieurs résolutions de l'Assemblée générale.  Le représentant de l'Iran, s'exprimant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, lui a fait écho et a demandé que le centre de Nairobi soit doté du même statut que les autres, et que les nombreux postes d'interprètes qui y sont encore vacants soient pourvus rapidement.

Le recrutement pour les postes des services linguistiques a en effet inquiété plusieurs délégations, qui ont plaidé en faveur de l'établissement de mesures incitatives adéquates afin de recruter davantage de personnel et de favoriser sa mobilité.  La représentante de la Chine s'est élevée contre le recours de plus en plus fréquent à des traducteurs “free lance” dont la qualité du travail laisse, selon elle, trop souvent à désirer.  En outre, plusieurs délégations, dont celle de la Belgique, s'exprimant au nom de l'Union européenne, ont demandé que le Secrétariat explore davantage la possibilité de recourir aux services de l'interprétariat à distance.  Il faudrait procéder à une comparaison exhaustive des coûts de l’interprétation à distance avec les méthodes traditionnelles d’interprétation, en quantifiant l’ensemble des coûts de manière adéquate, a souhaité le représentant de la Belgique.  La représentante des Etats-Unis s'est, quant à elle, opposée à toute nouvelle augmentation du budget du Département des affaires de l’Assemblée générale et des services de conférence,

faisant observer que le budget de ce Département avait déjà dépassé de 8 millions de dollars les montants alloués pour 2000-2001.  A ses yeux, le Département dispose déjà de tous les moyens nécessaires pour exécuter ses mandats.

M. Jian Chen, Secrétaire général adjoint au Département des affaires de l'Assemblée générale et des services de conférence, avait en début de séance présenté les rapports du Secrétaire général sur cette question, souhaitant que les efforts réalisés par son Département satisfassent les attentes des Etats Membres.  M. Eduardo Blinder, Directeur de la Division des services de technologie de l'information, a par ailleurs rendu compte des dernières évolutions relatives à l'installation du Système de diffusion électronique des documents.

Les délégués des pays suivants se sont exprimés sur ce point : Belgique (au nom de l'Union européenne et des pays associés), République islamique d'Iran (au nom du Groupe des 77 et de la Chine), Kenya, Argentine, Chine, Bélarus, et Etats-Unis.

La Commission a par ailleurs clos son débat sur les rapports financiers et états financiers vérifiés et rapports du Comité des commissaires aux comptes, portant essentiellement sur les comptes du Haut Commissariat pour les réfugiés.  S'exprimant sur ce sujet, le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. Mselle, s'est prononcé en faveur d'une vérification annuelle (elle est actuellement biennale).  Rappelant que 25 certificats couvrant les dépenses d'un montant total de 77 millions de dollars n'indiquaient pas clairement que les fonds versés par le HCR avaient été utilisés aux fins prévues par les accords, M. Mselle a déclaré que de telles situations doivent être traitées d'urgence et efficacement.  Pour ces raisons, le CCQAB a émis une réserve sur les états financiers et a demandé à être informé des changements en mars 2002.

Répondant aux observations faites hier et aujourd’hui, Mme Gunilla Hesselmark, Contrôleur et Directrice de la Division de la gestion des ressources du Haut Commissariat pour les réfugiés, a déclaré que le HCR prend très au sérieux les réserves des commissaires aux comptes et est conscient qu'il doit améliorer sa coordination avec les partenaires opérationnels.  Elle a fait remarquer que les commissaires n'indiquent pas que ses réserves sont dues à des irrégularités.  Il s'agit plutôt de retards inacceptables entre le moment où les dépenses sont effectuées et celui où les rapports en rendant compte sont présentés.  Le HCR a établi des critères de mesure des résultats obtenus concernant les objectifs et d’évaluation des gestionnaires en charge, un changement qui a d’ores et déjà permis de réduire de 50% les montants non certifiés.  Le reste de la somme devrait être apuré d’ici à cinq mois, a déclaré la Directrice.  Le représentant de la Fédération de Russie est également intervenu sur ce point.

La Cinquième Commission reprendra ses travaux le jeudi 25 octobre,

à 10 heures et poursuivra l'examen du point relatif au plan des conférences.

Rapports financiers et états financiers vérifiés et rapports du Comité des commissaires aux comptes (point 120)

      La documentation sur ce point a été présentée dans notre communiqué AG/AB/664, en date du 22 octobre 2001.

Fin du débat

      M.VLADIMIR IOSSIFOV(Fédération de Russie) s’est dit satisfait du travail très important effectué par le Comité des commissaires aux comptes.  Dans le   contexte d’amélioration général de la gestion de l’Organisation, il est essentiel que le Secrétariat et ses différentes composantes mettent pleinement en oeuvre les recommandations de tous les organes de contrôle des Nations Unies.  Concernant plus particulièrement la mise en oeuvre des recommandations du Comité des commissaires aux comptes, il s’est réjoui des progrès dont les rapports font état.  Il a lancé un appel aux organisations pour lesquelles le degré de mise en oeuvre de ces recommandations a baissé ou n’est toujours pas satisfaisant pour qu’elles remédient à cette situation.  La Fédération de Russie estime que les rapports du Secrétaire général devraient aussi donner des informations sur les résultats obtenus suite à l’application de ces recommandations plutôt que de décrire la manière dont on envisage de les mettre en oeuvre.  Il faudrait en outre fournir une analyse approfondie des raisons ayant conduit à des retards dans l’application des recommandations.  Une bonne chose serait aussi d’accroître la responsabilité des directeurs de programme concernant la mise en oeuvre des recommandations.

      Répondant aux questions soulevées durant le débat, Mme GUNILLA HESSELMARK, Contrôleur et Directrice de la Division de la gestion des ressources du Haut Commissariat pour les réfugiés à Genève, a fait  remarquer que c’est la première fois dans l’histoire du HCR que les commissaires aux comptes ont donné une opinion assortie de réserves concernant les états financiers de cette institution.  Les commissaires étaient en effet perplexes concernant un montant de 43,5 millions de dollars, comprenant entre autres les dépenses de certains partenaires opérationnels pour lesquelles le HCR n’avait pas reçu de rapports au moment où la vérification a été effectuée.  Le HCR prend ces réserves très au sérieux et est conscient qu’il doit améliorer sa coordination avec les partenaires opérationnels.  Toutefois il faut noter que les commissaires ne donnent pas de directives précises pour lever ces réserves et n’indiquent pas non plus qu’elles sont dues à des irrégularités.  Ces réserves ont été plutôt motivées par des retards inacceptables entre le moment où les dépenses sont effectuées et celui où les rapports en rendant compte sont présentés, a-t-elle précisé.  Pour y remédier, le HCR a mis en place une série de mesures.  L’une d’entre elles consiste à établir des critères de mesure précise des résultats obtenus concernant les objectifs et d’évaluation des gestionnaires en charge.  Ces mesures ont d’ores et déjà permis de réduire de 50% le montant en question et le reste de la somme devrait être apuré d’ici à

5 mois, a déclaré la Directrice. Pour ce qui est des partenaires d’exécution qui ne mettent pas leurs comptes à disposition, le HCR sera mieux en mesure de les identifier d’ici à la fin de l’année  en tenant compte des observations du CCQAB sur ce point.  Mme Hesselmark a ajouté que l’introduction d’un système moderne de gestion est l’une des priorités du HCR.  Le HCR a aussi l’intention d’améliorer les systèmes d’enregistrement et de profil des réfugiés.  Trois experts en enregistrement, basés à Nairobi, peuvent désormais appuyer les efforts dans ce domaine sur le terrain.  Pour ce qui est de la vérification biennale, le HCR

continuera sa coopération avec les commissaires aux comptes.  La nouvelle gestion du HCR dans les prochains mois étudiera de très près toutes les questions de vérification ainsi que celle de la budgétisation axée sur les résultats, a également déclaré la Directrice.

Mme MARIETA ACORDA, s’exprimant au nom du Président du Comité des commissaires aux comptes (CCC), a déclaré avoir pris note des réserves et des recommandations exprimées hier par les délégations et aujourd’hui par le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires.  Le CCC, a déclaré Mme Acorda, est reconnaissant au délégué de la Belgique, s'exprimant au nom de l'Union européenne, d'avoir insisté sur le besoin de renforcer les mécanismes de contrôle et celui d'aligner les dépenses sur le niveau des ressources.  Il est également reconnaissant aux délégués de la Norvège et des Etats-Unis d’avoir demandé qu’un contrôle plus strict soit exercé sur les partenaires opérationnels, et que le système de gestion intégré soit mis en oeuvre rapidement.  En ce qui concerne l'opportunité de s'engager dans des activités qui ne sont pas directement en relation avec l'assistance aux réfugiés, a-t-elle poursuivi, le CCC évaluera désormais le niveau de coordination du HCR avec les autres organisations dans la mise en oeuvre des projets.  Enfin, en écho à une remarque du délégué des Etats-Unis, elle a affirmé que le CCC renforcerait sa coordination avec l’Administration afin d’assurer une grande importance au suivi des recommandations et à l'évaluation de leur efficacité.

Plan des conférences (point 124)

Dans le rapport A/56/32, le Comité des conférences rend compte de ses activités pour 2001 à l’Assemblée générale.  Il signale que le taux d’utilisation des services et installations de conférence a, dans les quatre villes sièges de l’Organisation des Nations Unies, dépassé le seuil de 80 % en l'an 2000.  Sur les questions relatives à la documentation et aux publications, le Comité invite le Secrétariat à poursuivre son action concertée en vue de redresser la situation créée par la parution tardive de la documentation.  Tout en se félicitant de la diminution du taux de vacance de postes pour l’ensemble des services linguistiques, le Comité reste préoccupé par son taux élevé, en particulier pour certaines langues ou fonctions linguistiques.  En ce qui concerne les technologies de l’information, le Comité est profondément préoccupé par les disparités de plus en plus grandes constatées sur le site Web de l’ONU entre l’anglais et les autres langues officielles.  Enfin, le Comité est satisfait des résultats obtenus par la mise à niveau du système à disques optiques et salue l’introduction de ce nouveau système.

Dans le rapport sur l’introduction du Système de diffusion électronique des documents (A/56/120 et Rev.1), le Secrétaire général rappelle que l’actuel Système à disques optiques, conçu en 1991 et à la pointe de la technique au début des années 90, est devenu obsolète et cher à entretenir.  De ce fait, un nouveau projet a été lancé début 2000 pour transformer le Système à disques optiques en un système qui allie les techniques modernes, des normes ouvertes, un navigateur Internet standard et des supports de stockage sur disques.  Un nouveau Système de diffusion des documents (SEDOC), qui utilise un système d’exploitation client-serveur et un système de gestion documentaire standard, sera mis en fonctionnement en deux temps: la phase 1, opération de migration, sera achevée en août 2001.  Il est prévu que la phase 2, qui permettra de proposer les documents dans les six langues officielles de l’Organisation, sera achevée en décembre 2001.

Le document A/56/120/Rev.1 indique que le 4 septembre 2001, l’ancien système a été définitivement abandonné au profit du nouveau et que le système, appelé Système de diffusion électronique des documents, SEDOC, fonctionne sans accroc depuis cette date.  Le SEDOC étant entièrement fondé sur des technologies Web, il suffit pour s’y raccorder de disposer d’un ordinateur individuel muni d’un navigateur Web standard et relié de façon raisonnablement rapide à un fournisseur d’accès à Internet.  Ainsi équipé, l’utilisateur peut accéder au système à partir de n’importe quel point du globe.  En outre, le nouveau système est un système ouvert qui fait appel à des logiciels (Windows 2000, Lotus Notes, MSIIS) et à un matériel (disques magnétiques) et qui devrait être facile à maintenir et à faire évoluer.

Dans le rapport sur l’amélioration de l’utilisation des installations de conférence à l’Office des Nations Unies à Nairobi (A/56/133), le Secrétaire général indique qu’une nouvelle Division des services de conférence a été créée à Nairobi le 1er septembre 2000 en tant qu’unité administrative du Département des affaires de l’Assemblée générale et des services de conférence.  Le rapport met l’accent sur les effets que ces développements nouveaux ont eus sur les services de conférence à Nairobi ainsi que sur l’Office des Nations Unies à Nairobi en tant que centre de conférences et des réunions des Nations Unies.  Il apparaît notamment que la création d’un service permanent d’interprétation à Nairobi a d’ores et déjà eu des effets positifs sur les réunions tenues à l’Office des Nations Unies à Nairobi, notamment sur les travaux des organes de travail intersessions du PNUE et du Centre des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat).  On compte que cet effet multiplicateur va s’amplifier d’ici à la fin de l’exercice biennal.  En effet, la tendance qui se dégage pour l'an 2001 est encourageante et on a constaté une augmentation spectaculaire des réunions non inscrites au calendrier des conférences. 

Dans le rapport sur l’interprétariat à distance (A/56/188), le Secrétaire général retrace l’historique du projet pilote d’interprétation à distance et décrit l’organisation et le déroulement de la deuxième phase du projet à l’ONU.  Ce projet, un essai en grandeur réelle lors de la Commission de développement qui s’est déroulée du 16 au 27 avril 2001, visait à: s’assurer que les liaisons par satellite convenaient à l’interprétation à distance; adapter les installations vidéo aux besoins des interprètes travaillant à distance et les mettre à l’essai; évaluer l’effet de l’interprétation à distance sur les conditions de travail des interprètes lorsqu’on utilise le matériel vidéo le plus perfectionné; calculer les coûts des systèmes d’interprétation à distance.  Le rapport décrit le déroulement de l’expérience, du point de vue des services d’interprétation, des fonctionnaires des conférences et des fonctionnaires chargés de la distribution, de la transmission du son, de la transmission des images, des paramètres relatifs aux communications et questions techniques.  Il indique en conclusion que les liaisons par satellite conviennent aux besoins de la téléinterprétation et qu’il peut être, dans certains cas, financièrement intéressant d'y recourir.  Toutefois, compte tenu des moyens techniques et des ressources humaines actuellement disponibles, il est difficile de réunir des conditions propices à la téléinterprétation, notamment parce que les interprètes habitués à travailler sur place ne sont pas aussi efficaces lorsqu’ils doivent travailler à distance.

Dans le rapport sur la prestation de services d’interprétation aux réunions des groupes régionaux et autres groupes importants d’Etats Membres (A/56/213 et A/56/213/Corr.1), le Secrétaire général fait le point sur la réaffectation des services d’interprétation et des locaux aux réunions tenues par des groupes régionaux et d’autres groupes importants, lorsque les ressources existantes ne sont pas utilisées en raison de l’annulation de réunions.  Ces annulations dégagent en effet des moyens qui permettent d’assurer des services aux groupes régionaux, en particulier en dehors des heures de travail habituelles.  Il conclut en indiquant que pour New York, de juillet 2000 à juin 2001, 90 % des demandes de services d’interprétation et 100 % des demandes de locaux ont été satisfaites.  Un pourcentage encore plus élevé aurait pu être obtenu si la programmation des réunions avait été plus flexible. 

Dans le rapport A/56/277, le Secrétaire général dresse un bilan de la situation actuelle sur les taux de vacance de postes excessivement élevés constatés dans certains lieux d’affectation et questions relatives au recrutement du personnel des services linguistiques.  Il indique que le pourcentage de postes vacants a diminué, passant, entre mars 1999 et juin 2001, de 10,3 à 9%, mais que ces taux demeurent néanmoins excessifs dans certains lieux d’affectation, ce qui témoigne de l’impact limité des mesures d’incitation prises pour favoriser la mobilité du personnel des services linguistiques, notamment la procédure simplifiée de transferts latéraux de fonctionnaires.  Le déficit de capacités résultant du nombre élevé de postes vacants dans les services de traduction et d’interprétation est compensé par le recrutement de personnel pour de courtes durées avec les crédits correspondant à ces postes.  Dans le cas des services de traduction, le déficit peut aussi être comblé jusqu’à un certain point par l’externalisation.  De telles pratiques n’ont pas d’incidences notables sur la qualité des services linguistiques tant que des normes rigoureuses sont appliquées pour le recrutement des traducteurs ou interprètes indépendants et le choix des vacataires.  Par ailleurs, le rapport fait observer que la persistance de « concentrations » de vacances pour certaines langues ou combinaisons linguistiques indique qu’il est nécessaire d’améliorer le « rendement » des opérations de recrutement et de prévoir une formation interne.  Les lauréats des concours linguistiques étant de moins en moins nombreux et la qualité des candidats aux concours en baisse, le rapport évoque en conclusion la possibilité de rétablir, à l’intention des interprètes, un programme de formation institué en 1974 et suspendu en 1992 pour des raisons financières.

Dans le rapport A/56/293, le Secrétaire général rend compte de l’utilisation des centres de conférences des Nations Unies à Bangkok et à Addis-Abeba.  Il indique qu’à Bangkok, 718 réunions ont été organisées de janvier 2000 à mai 2001, et que l’importance des manifestations ainsi que le statut des organisateurs se sont accrus.  Cependant, pour que le centre puisse être davantage utilisé à des fins commerciales, il faudrait que des travaux d’un montant de 273 000 dollars soient entrepris.  En ce qui concerne le centre d’Addis-Abeba, dont l’Assemblée générale avait déploré en décembre dernier la structure inadéquate des effectifs, il s’avère que les difficultés persistent, en dépit d’un accroissement du taux d’utilisation des salles, qui est passé de 29% en 1999 à 41% en 2000.  Un fonctionnaire a été détaché de Nairobi à Addis-Abeba pour aider à la gestion des activités.  Le rapport conclu en disant que si les secrétariats concernés poursuivent leurs efforts et si les projets se concrétisent, l’utilisation des deux centres devrait continuer d’augmenter.

Dans son rapport sur la question de la disponibilité des documents nécessaires au bon fonctionnement des organes intergouvernementaux (A/56/299), le Secrétaire général rassemble les informations reçues d’organes intergouvernementaux sur la question de la disponibilité de la documentation à établir avant des sessions et le processus d’examen avec les départements auteurs.  Cependant, les rapports de nombreux organes intergouvernementaux n’ayant pas encore été reçus, une analyse plus détaillée sera réalisée à l’achèvement du cycle biennal des réunions.

Le rapport du Secrétaire général sur la soumission des documents à traiter dans des délais permettant de respecter la règle des six semaines (A/56/300) décrit les mesures prises par le Secrétariat pour renforcer la responsabilisation en matière de soumission des documents, notamment la programmation et le suivi du processus, la tenue de réunions périodiques entre les responsables de la documentation et l’organisation de réunions de planification avec les départements organiques et les bureaux des organes intergouvernementaux.  Il conclut en disant que seul un effort concerté de la part des Etats Membres et du Secrétariat peut permettre de remédier au problème de la parution tardive de la documentation.  Le Secrétariat prend d’ores et déjà les mesures voulues pour coordonner l’établissement des rapports dès le début du processus et en améliorer le suivi.  Par ailleurs, les organes intergouvernementaux et les Etats Membres peuvent contribuer à améliorer la situation en limitant le nombre de documents qu’ils demandent et en rationalisant leur programme de travail.

Dans le rapport A/56/339, le Secrétaire général rend compte de l’application des recommandations relatives à la Chronique de l’ONU.  La Chronique de l’ONU est un organe d’information de l’ONU dont les éditions arabe, chinoise, espagnole et russe ont été suspendues en 1996 en raison de la crise financière.  Suite à la résolution 52/220 de l’Assemblée générale, qui demande que la Chronique paraisse trimestriellement dans toutes les langues officielles, le rapport indique que des crédits de 1,3 millions de dollars ont été inscrits au budget du Département de l’information pour l’exercice biennal 2002-2003.  Ces crédits devraient permettre au Département de financer la sous-traitance des travaux de traduction, de composition typographique, de mise en page, de correction des épreuves et d’impression de la revue.

Le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires a présenté dans un seul rapport A/56/475 ses conclusions sur les rapports ci-dessus.

En ce qui concerne la disponibilité des documents nécessaires au bon fonctionnement des organes intergouvernementaux et la soumission des documents à traiter dans des délais permettant de respecter la règle des six semaines, le CCQAB souhaite que ces deux questions soient envisagées en même temps et fassent l’objet d’un rapport unique. 

En ce qui concerne l’application des recommandations relatives à la Chronique des Nations Unies, le Comité indique que le montant total de la publication de la Chronique s’élève à 180 747 dollars pour 2000-2001, dates auxquelles la Chronique n’a été publiée qu’en anglais et français.  Le Comité recommande que les organes intergouvernementaux compétents procèdent à un examen critique de l’utilité de la Chronique en général et des avantages d’une diffusion sous forme électronique. 

En ce qui concerne l’introduction d’un nouveau système de diffusion électronique des documents, le rapport note que l’accès au système est gratuit pour les missions permanentes, les missions d’observation et les administrations publiques des États Membres, ainsi que pour tous les fonctionnaires du Secrétariat.  Pour les autres, l’accès est subordonné au paiement d’un abonnement de 2 250 dollars par an et par utilisateur (les organisations à but non lucratif bénéficiant d’une réduction).  Le Comité a été informé que l’on compte actuellement quelque 8 000 utilisateurs, dont 84 % sont des fonctionnaires, 14 % des États Membres et 2 % des abonnés.  Le Comité encourage le Secrétariat à poursuivre le projet de manière que toutes les organisations non gouvernementales accréditées aient un accès illimité et gratuit au système.

En ce qui concerne l’interprétation à distance, le Comité consultatif recommande à nouveau que l’on continue d’étudier la possibilité de recourir à grande échelle à cette formule qui, à son avis, offre d’énormes possibilités, les problèmes techniques qu’elle soulève n’étant pas insurmontables.

En ce qui concerne les taux de vacance de postes excessivement élevés constatés dans certains lieux d’affectation et questions relatives au recrutement du personnel des services linguistiques, le Comité a indiqué que les mesures envisagées pour remédier aux problèmes de recrutement coûteraient, pour la période allant d’août 2001 à mai 2002, environ 250 000 dollars.  Le Comité recommande d’approuver le programme de formation d’interprètes pour une période initiale d’un an, sous réserve que les résultats obtenus soient communiqués à l’Assemblée générale à sa cinquante-septième session, avec des informations sur l’opportunité de poursuivre le programme et les arrangements financiers s’y rapportant.  Se penchant sur la question de la traduction contractuelle, le Comité demande que soit présentée à la Cinquième Commission une étude comparative des tarifs pratiqués par les agences de traduction et du coût des arrangements actuellement en vigueur à l’ONU.

Enfin, en ce qui concerne la télétraduction, le Comité recommande que le Secrétaire général envisage, à l’échelle du système, une formule qui permette d’utiliser le plus efficacement possible ce type de traduction; il rappelle qu’à son avis, il faudrait réaliser de nouveaux investissements dans cette technique et analyser ses incidences du point de vue du déploiement des effectifs.

Dans son rapport sur la poursuite du développement, de la mise à jour et de l’enrichissement multilingue du site Web de l’Organisation des Nations Unies (A/AC.198/2001/8), le Secrétaire général fait état des initiatives prises à ce jour pour développer le site Web de l’ONU.  Le site Web de l’Organisation a continué de s’étoffer à une allure phénoménale au cours de l’année écoulée, acheminant chaque jour 12 Go d’information et enregistrant plus de 3 millions d’accès quotidiens à partir de 159 pays.  Mais bien que le Département de l’information ait fait du développement, de la mise à jour et de l’enrichissement du site de l’ONU dans toutes les langues officielles le fer de lance de ses activités Internet, il n’a pas progressé à l’allure escomptée, faute de compétences et ressources internes dans les langues autres que les langues de travail du Secrétariat.  Le Département de l’information indique que pour que le développement du site se poursuive et que la parité linguistique avance, des crédits supplémentaires seront nécessaires et que donc l’enrichissement du site dépendra des décisions de l’Assemblée générale.  Le rapport note cependant que, quelles que soient les options retenues, il est probable que l’écart entre la version anglaise et les autres continuera de se creuser.

Débat

M. LAURENT LEMAIRE (Belgique), s’exprimant au nom de l’Union européenne et de la Bulgarie, l’Estonie, la Hongrie, la Lettonie, la Lituanie, la Pologne, la République tchèque, la Roumanie, la Slovénie, ainsi que de Chypre, de Malte, de la Turquie et de la Norvège, a expliqué que l’Union européenne attache particulièrement d’importance à l’utilisation optimale des services et installations de conférence.  Leur qualité est indispensable à la haute tenue des travaux de l’Organisation.  Notant que le coefficient d’utilisation des services de conférence pour l'an 2000 est globalement supérieur à 80%, le représentant a demandé à ce que les efforts pour l’utilisation optimale de tous les centres de conférence se poursuivent.  M. Lemaire a aussi rappelé l’importance que l’Union européenne accorde au strict respect des heures de réunion, à la limite de leur durée, ainsi qu’à la limitation du temps de parole.  L’Union européenne est aussi très attachée à la diffusion en temps utile des documents, selon la règle des six semaines.  Elle encourage le Secrétaire général à prendre les mesures nécessaires pour y parvenir, en particulier concernant la soumission à temps par les départements auteurs des rapports.  Le représentant s’est en outre inquiété de la persistance de taux de vacance excessivement élevés dans certains lieux d’affectation et il a encouragé des mesures pour remédier à cette situation.

En ce qui concerne l’interprétation à distance, l’Union européenne invite le Secrétaire général à poursuivre l’interprétation à distance ainsi qu’à recourir de manière systématique aux nouvelles technologies afin de faciliter l’adaptation des interprètes à de nouvelles conditions de travail.  Elle demande en particulier que le Secrétariat procède à une comparaison exhaustive des coûts de l’interprétation à distance avec les méthodes traditionnelles d’interprétation, en quantifiant l’ensemble des coûts de manière adéquate.  Le représentant s’est de plus étonné du manque d’information sur le développement de la traduction à distance, de la vidéoconférence, et des systèmes de reconnaissance de la parole.  Là encore une impulsion majeure doit être donnée, a-t-il estimé.  Quant au système de la diffusion électronique des documents, l’Union européenne se félicite de la réussite de sa mise en oeuvre ainsi que de la prochaine accessibilité  totale du système dans les six langues officielles de l’Organisation. 

L’Union européenne reste attachée à l’objectif de développement, de mise à jour, d’enrichissement en plusieurs langues des sites Web de l’Organisation, visant une parité modulaire entre les différentes langues officielles, qui devrait être atteinte d’une manière économique.  En conclusion, le représentant a proposé d’explorer la manière dont la Cinquième Commission mène ses travaux sur ce point de l’ordre du jour.

M. SEYED MORTEZA MIRMOHAMMAD (République islamique d’Iran), prenant la parole au nom du Groupe des 77 et de la Chine, s’est dit satisfait du taux d’utilisation générale des services de conférence pour l’année 2000.  Le Groupe des 77 et la Chine se félicite tout particulièrement de l’utilisation accrue des installations à Nairobi et de la création d’un service d’interprétation permanent dans cet Office.  Seul office des Nations Unies situé dans un pays en développement, le Groupe des 77 y a toujours attaché une grande importance et rappelle que Nairobi doit se voir accorder le même statut que les autres offices dans le monde.  Il demande donc à ce que les efforts en vue d’y accroître et d'y renforcer encore les services de conférence se poursuivent.  Les postes d’interprètes encore vacants doivent notamment être pourvus avec diligence. 

Le Groupe des 77 et la Chine demeure préoccupé par le problème chronique de la parution tardive des documents.  Il semble qu’une partie des retards soit due à la soumission tardive des départements rédigeant les rapports et le Groupe les invite donc instamment à respecter la règle des dix semaines de soumission.  Il lance aussi un appel au Département des affaires de l’Assemblée générale et des services de conférence pour qu’il renforce sa coopération avec les départements auteurs et identifie ainsi les obstacles et limitations au respect de la règle des six semaines.  Enfin, il rappelle qu’il est nécessaire de renforcer les capacités qualitatives et quantitatives de la Section du contrôle des documents.  Notant que le projet de budget 2002-2003 pour le Département des affaires de l’Assemblée générale et des services de conférence enregistre une modeste augmentation (2%) par rapport à l’exercice 2000-2001, le représentant s’est dit néanmoins perplexe que le niveau proposé soit suffisant, surtout à la lumière des commentaires du CCQAB dans son rapport A/56/7.  En conclusion, il a insisté sur l’importance de fournir aux groupes régionaux et autres grands groupes d’Etats, des services de conférence, en particulier d’interprétation.  Tout en reconnaissant que la priorité doit être accordée aux réunions des organes de l’Organisation, le Groupe estime, comme l’Assemblée générale, que ces réunions parallèles sont fondamentales au bon fonctionnement de l’ONU.  Si des progrès importants ont été enregistrés dans le taux de satisfaction des demandes de services de conférence formulées par ces groupes (92% sur les quatre grands lieux d’affectation), le Groupe des 77 et la Chine demande néanmoins à ce que d’autres efforts soient consentis pour mettre en oeuvre, notamment, les mesures recommandées par le Comité des conférences.   

M. BOB JALANG'O (Kenya) s'est félicité des progrès dans la gestion des installations dont témoigne par exemple l'augmentation des taux d'utilisation

des services de conférence à Bangkok et à Addis-Abeba et a appuyé la proposition du Secrétaire général visant à convertir certaines salles de réunion en

salles multifonctions.  Il a à cet égard demandé que les fonds pour le réaménagement des salles estimés à 273 000 dollars soient débloqués.  Particulièrement inquiet face au taux de vacances élevé dans les cabines d'interprétation anglaise et arabe à Nairobi, le représentant a apporté son soutien aux mesures visant à le réduire, notamment par le biais des transferts latéraux du personnel dans les services linguistiques.  En ce qui concerne les services de conférence à Nairobi, a-t-il poursuivi, nous regrettons vivement, à l'instar de nombreuses délégations des pays en développement, la sous-utilisation des services.  Il est nécessaire de prendre des mesures visant à augmenter le taux d'utilisation, a-t-il poursuivi.  Inquiet que certaines réunions du Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE) se déroulent encore à l'extérieur de Nairobi, M. Jalang'o a demandé que la règle du Siège soit respectée par le PNUE et par Habitat et que ces deux agences tiennent leurs réunions à Nairobi.  Il a en conclusion demandé ce qu'il est advenu de la demande figurant dans la résolution A/55/222 et recommandant la modernisation des installations à Nairobi.

M. GUILLERMO KENDALL (Argentine) s'est félicité de ce que le Comité des conférences ait adopté de nouvelles règles concernant la participation d'observateurs aux débats.  Il a également salué les efforts déployés afin d'améliorer l'utilisation des ressources, des installations et des services de conférences.  En ce qui concerne la publication des documents, le représentant a réaffirmé l'importance de respecter la règle des six semaines.  Il a également exprimé son inquiétude face au taux élevé de vacances de postes en matière de traduction et d'interprétation, soulignant que ce problème ne pourra être résolu que par des mesures incitatives appropriées et visant à accroître la mobilité du personnel.  Au titre de ces mesures, il conviendrait peut-être d'envisager le recrutement de retraités, a suggéré le représentant, qui s'est en conclusion inquiété des disparités qui existent entre l'anglais et les autres langues sur le site Web de l'ONU.

Mme SUN MINQIN (Chine) a soulevé la question de la qualité des services d'interprétation, soulignant que cette question est primordiale et devrait être prioritaire.  Elle a demandé que le Secrétariat se dote d'un mécanisme de suivi et de supervision pour s'assurer que la promotion des interprètes est basée sur la performance.  Le Secrétariat a pris des mesures d'économies et recruté des "free lance", a poursuivi la représentante, faisant observer que ce personnel n'est pas toujours compétent.  La représentante a en conclusion réitéré l'obligation faite à l'ONU d'assurer le même traitement de toutes les langues, et demandé où en est l'application de la résolution 54/249 de l'Assemblée générale, visant à convertir les postes temporaires en postes permanents afin d'assurer le multilinguisme du site Web. .

M. OLEG LAPTENOK (Bélarus) a estimé que l’information contenue dans les documents présentés ce matin est très utile et donne une idée claire de la situation dans laquelle se trouve le Département des affaires de l’Assemblée générale et des services de conférence.  Les recommandations présentées sont tout à fait fondées, car elles devraient permettre notamment de perfectionner rapidement le travail des différentes sections de ce Département.  Il convient certes d’améliorer les services fournis, mais aussi de lui faciliter la tâche, a ajouté le représentant.  Dans ce contexte, il a estimé que des propositions très intéressantes avaient été faites ce matin, comme par exemple concernant le passage à des salles de conférence à géométrie variable.  Il est temps que le Département utilise de manière plus résolue les technologies modernes à disposition, telle que la vidéoconférence.  Il est tout à fait possible de perfectionner les services d’interprétation et de traduction.  Des améliorations dans ce dernier domaine permettraient notamment de résoudre en partie le problème de la parution tardive des documents, a-t-il fait remarquer.  Ce faisant, il a insisté sur la nécessité d’accorder à ces services tout le personnel dont ils ont besoin.  Il n’est pas juste en effet d’émettre des critiques sévères à leur endroit quand on sait qu’ils ne disposent pas de tout le personnel nécessaire. 

A l’heure où l’accent est mis de plus en plus sur les moyens de communication électronique, des publications du type “Chronique des Nations Unies” devraient s’attacher à apporter aux gouvernements des informations d’un genre différent, axé davantage sur la participation aux différentes conférences et grandes rencontres internationales et à la position exprimée à cette occasion par les participants, a estimé le représentant.  Pour ce qui est de la proposition de recruter des éditeurs extérieurs pour rédiger la Chronique des Nations Unies, le représentant a insisté pour que le principe de la représentation géographique équitable soit respecté.

Mme BERYL BENTLEY-ANDERSON (Etats-Unis) a fait remarquer que le Département des affaires de l’Assemblée générale et des services de conférence va dépasser de plus de 8 millions de dollars le budget alloué pour ces activités durant l’exercice en cours.  Il est donc clair que lui accorder davantage d’argent ne va pas résoudre les problèmes.  En outre, si le Département a pu faire face à la charge de travail supplémentaire, cela s’est fait à un coût très élevé.  Il faut donc se demander si toutes les sessions extraordinaires et autres sont bien nécessaires, d’autant que les coûts sont toujours plus élevés que prévu du fait que les réunions ne démarrent pas à l’heure.  En outre, le problème de la parution tardive des documents persiste et entraîne à son tour un renchérissement des coûts puisque des réunions doivent souvent du coup être reportées.  C’est la combinaison de tous ces facteurs qui a entraîné le dépassement des coûts pour 2001.  Il faut donc appuyer les changements proposés par le Département, en particulier concernant les technologies modernes d’information et de communication.  Il faut bien entendu en évaluer les avantages et inconvénients, comme par exemple s’agissant de l’interprétation à distance, toutefois les Etats Membres doivent donner au Département la liberté d’explorer les technologies à disposition pour résoudre les problèmes.  Cela dit, les Etats-Unis considèrent que le niveau de budget proposé pour le Département pour le prochain exercice est trop élevé et ils ne pourront donc pas l’appuyer.  A leurs yeux, le Département dispose déjà de tous les moyens nécessaires pour exécuter ses mandats.

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