LA DELEGATION DE POUVOIRS PRONEE PAR LE SECRETARIAT DOIT AU PREALABLE ETRE ASSORTIE D’UNE DEFINITION CLAIRE DE LA RESPONSABILISATION

Cinquième Commission

61^e séance – matin

LA DELEGATION DE POUVOIRS PRONEE PAR LE SECRETARIAT DOIT AU PREALABLE ETRE ASSORTIE D’UNE DEFINITION CLAIRE DE LA RESPONSABILISATION

Les diverses lacunes dans l’exécution des budgets des opérations

de maintien de la paix pour la période 1999-2000 inquiètent certains Etats Membres

Ce matin, la Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a porté son attention sur la question de la délégation de pouvoirs pour la gestion des ressources humaines et financières au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, qui a fait l’objet d’un rapport du Corps commun d’inspection (CCI).  Ainsi que l’a indiqué l’Inspecteur Münch, ce document dresse un bilan du recours à la délégation de pouvoirs pour la gestion des ressources et dégage les critères à appliquer à l’avenir en ce qui concerne, en particulier, la mise en place d’un système de responsabilisation.  Le CCI recommande notamment au Secrétaire général de présenter un plan d’action global où la délégation de pouvoirs n’apparaîtrait plus comme une mesure ponctuelle mais serait une démarche systématique.  Il demande également que les politiques et les procédures soient formulées de façon claire afin d’éviter toute contradiction et que le système général de responsabilisation repose sur la fourniture aux cadres de tout l’appui et conseils dont ils ont besoin ainsi que sur l’existence de mécanismes adéquats d’évaluation des résultats obtenus par les fonctionnaires et d’indicateurs de résultat.  En outre, le CCI fait observer que les efforts humains déployés pour mettre en oeuvre la délégation de pouvoirs n’ont pas été accompagnés d’efforts financiers correspondants.  L’Inspecteur Münch a aussi regretté qu’il ait fallu plus de 7 mois au Secrétariat pour formuler ses observations, un délai “indu” qui gêne l’examen approfondi des documents par les délégations.

Présentant les commentaires du Secrétaire général, Mme Rafiah Salim, Sous-Secrétaire générale à la gestion des ressources humaines, a fait valoir que depuis la parution du rapport un certain nombre d’initiatives concrètes d’application de la délégation de pouvoirs avaient été mises en oeuvre.  Revenant tout particulièrement sur la proposition d’édicter pour chaque délégation de pouvoirs un document spécifique désignant nommément le fonctionnaire et définissant clairement les pouvoirs conférés, elle a précisé que le Secrétaire général estime que les outils d’une bonne délégation de pouvoirs existent déjà au sein du Secrétariat.  Même si le système peut encore être amélioré, il apparaît que le mécanisme actuel à deux vitesses de la délégation des pouvoirs - d’une part au niveau général de l’Organisation et d’autre part au niveau individuel pour les personnes qui remplissent des responsabilités financières ou managériales particulières - représente une base solide permettant à la délégation des pouvoirs de bien fonctionner.

Sur ce dernier point, les représentants ont rappelé qu’à plusieurs reprises l’Assemblée générale a insisté pour qu’avant que la délégation de pouvoirs ne soit mise en place, un système clairement défini de responsabilisation soit instauré.  Les responsabilités doivent être préalables à la délégation de pouvoirs, et pour cela des critères doivent être élaborés, a par exemple déclaré le représentant de la République arabe syrienne.  Lui faisant écho, son collègue de la Jamahiriya arabe libyenne a estimé préférable que la délégation de pouvoirs se fasse par étapes, car dans l'état actuel des choses, les capacités et l'appui logistique font encore défaut.  Il faut d'abord former les cadres, les gestionnaires et le personnel d'appui, a-t-il insisté.  Les intervenants ont aussi mis l’accent sur la nécessité de prendre en compte l'opinion des représentants du personnel.  A leurs yeux, les consultations avec les représentants du personnel sont primordiales et doivent être préalables à la délégation de pouvoirs.

Les représentants des pays suivants ont pris la parole : République islamique d’Iran (au nom du Groupe des 77 et la Chine), Arabie saoudite, République arabe syrienne, Etats-Unis et Jamahiriya arabe libyenne.  Outre l’Inspecteur Münch et Mme Salim, le Directeur du Bureau de la politique de gestion, M. Juppin de la Fondaumière, a répondu aux questions des délégations.

La Commission a par ailleurs achevé son examen des états financiers vérifiés du Comité des commissaires aux comptes sur les opérations de maintien de la paix des Nations Unies pour la période du 1er juillet 1999 au 30 juin 2000, présentés lundi dernier.  De nombreuses délégations ont vivement regretté que ce rapport dense de près de 400 pages n'ait été disponible que trois jours avant le débat général.  Etant donné l'augmentation rapide du coût du maintien de la paix, les rapports doivent être étudiés avec soin et cela est impossible quand ils sont disponibles trop tard, a expliqué le représentant de la Suède. Les représentants se sont également inquiétés des lacunes dans la gestion du personnel qui empêchent de valoriser les compétences du personnel et risquent de le démotiver.  Le représentant du Canada a regretté que la liquidation de 18 missions reste en suspens en raison de la lenteur des Etats Membres à régler leurs obligations.  Plusieurs intervenants sont également revenus sur les 39,9 millions de dollars représentant des demandes de remboursement approuvées, mais ne figurant pas au passif des états financiers considérés, et ont demandé que cette question trouve un règlement rapide.

Les représentants de la Suède (au nom de l'Union européenne), de la Norvège, du Canada (au nom du Groupe CANZ), des Etats-Unis, et de l'Arabie saoudite ont pris la parole.  Mme Nora Benary, Secrétaire adjointe de la Cinquième Commission, M. Pramesh Bhana, du Comité des commissaires aux comptes, et M. Jayantilal Karia, Directeur de la Division de la comptabilité au Bureau de la planification des programmes du budget et de la comptabilité, ont répondu aux questions des délégués.

La prochaine réunion de la Commission aura lieu lundi 14 mai, à 10 heures, et portera sur la réforme des taux de remboursement aux Etats Membres contributeurs de contingents et de matériel.

Rapports financiers et états financiers vérifiés, et rapports du Comité des commissaires aux comptes (point 115)

Documentation

La documentation relative à ce point a été présentée dans notre communiqué AG/AB/638 en date du 7 mai 2001.

Fin du débat général

M. CARL MAGNUS NESSER (Suède), s'exprimant au nom de l'Union européenne, a vivement regretté les retards dans la remise des rapports.  Etant donné que le coût du maintien de la paix est en augmentation rapide, les rapports doivent être étudiés avec soin et cela est impossible quand ils sont disponibles trop tard, a expliqué le représentant.  Il a indiqué que le rôle des vérificateurs est essentiel et qu'il faut veiller à la mise en oeuvre complète des recommandations.  Il s'est inquiété de certaines lacunes dans la gestion du personnel; la formation a trop souvent lieu une fois que le poste est pourvu, et il arrive aussi que le personnel formé ne soit pas affecté à une mission, a-t-il indiqué.  C'est pourquoi il est nécessaire d'améliorer le recrutement afin de bien valoriser les compétences du personnel.  En ce qui concerne les achats et la gestion des inventaires, pour mieux évaluer la gestion des missions, il serait bon que chaque mission définisse ses objectifs administratifs, qui pourraient être réévalués chaque fois qu'un budget est soumis.  Le représentant a proposé qu'un suivi des objectifs soit mis en place, ce qui permettrait aux vérificateurs et aux commissaires aux comptes de procéder à leurs contrôles en fonction des objectifs établis par la mission.

Mme ANNE MERCHANT (Norvège) s'est prononcée en faveur de la mise en application des recommandations des différents rapports, mais la tâche aurait été simplifiée si ces rapports étaient parvenus aux délégués plus tôt, a-t-elle précisé, avant de souhaiter que les rapports incluent les progrès faits, le suivi et les mesures correctives.  Elle a regretté que les 39,9 millions représentant des demandes de remboursement approuvées au titre de dépenses valablement engagées n'aient pas été remboursés.  Revenant sur les 2,1 millions engagés par l'ATNUTO sans documentation à l'appui, la représentante a déclaré que les procédures doivent être respectées et qu'il est nécessaire de disposer de documents d'engagement pour toutes les dépenses, faute de quoi des risques de fraudes se feront jour.  Elle a en conclusion souhaité qu'une enquête sur les vérificateurs résidents soit effectuée. 

M. JOHN ORR (Canada), s'exprimant aussi au nom de l'Australie et de la Nouvelle-Zélande, a déclaré que le rapport des commissaires aux comptes était paru trop tard mais présentait une vue utile et complète du financement des opérations de maintien de la paix.  Le représentant a noté que dans le rapport, 30 missions présentent des éléments de liquidité ou un passif, alors que 12 seulement sont en activité.  Ceci est dû au fait que certains pays n'ont pas payé leur quote-part, a précisé le représentant, avant de demander aux Etats Membres de s'acquitter de leurs obligations et de demander que le passif soit réglé et les liquidités remboursées aux Etats Membres.  Notant que les liquidités disponibles varient grandement d'une année sur l'autre, M. Orr a demandé au Secrétariat de renseigner les délégations sur le montant approprié des liquidités disponibles par rapport au montant mensuel des dépenses de maintien de la paix.  Les lacunes de gestion repérées par le Comité des commissaires aux comptes doivent être traitées de façon systématique, a-t-il ajouté, et notamment, en ce qui concerne les procédures de recrutement, l'absence de formation, les taux de vacances trop élevés, la durée trop courte des contrats, car cela démotive le personnel sur le terrain.  Il a enfin regretté l'absence de plans d'achat, une séparation des pouvoirs insuffisante et insisté sur la nécessité de mettre en place une composante civile mieux préparée et mieux formée.

      M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a regretté que le rapport du Comité des commissaires aux comptes ait été transmis si tardivement.  Il a ensuite fait observer que certains doubles emplois subsistent au sein du Département des opérations de maintien de la paix et a demandé à ce qu’ils soient éliminés.  Il semble en outre que les rapports d’exécution des contrats avec les fournisseurs ne sont pas toujours soumis et la délégation américaine aimerait que le Secrétariat attache davantage d’importance à l’évaluation des fournisseurs.  Notant qu’en novembre 2000, près de 20% du nombre total de postes autorisés pour toutes les opérations de maintien de la paix demeuraient vacants, M. Repasch a aussi souhaité savoir ce qu’il en était actuellement, étant donné notamment les pouvoirs d’urgence qui ont été donnés en décembre dernier au DOMP.

M. AHMED FARID (Arabie saoudite) a estimé que les achats et la gestion des stocks, vu l’ampleur des besoins financiers, doivent être effectués par du personnel qualifié.  S’agissant de la mise à jour du système de contrôle des avoirs sur le terrain, il a particulièrement appuyé l’adoption de “codes barres” pour assurer le suivi des produits.

En réponse aux critiques des délégations sur la parution tardive du document, la Secrétaire adjointe de la Cinquième Commission, Mme NORA BENARY, a précisé que les services de conférence la justifiaient par le volume même du document (près de 400 pages) qui en a rendu le traitement très difficile en matière d’impression.  En outre, le Secrétariat avait simultanément à traiter un grand nombre de documents pré-session.

Revenant sur la question des près de 40 millions de dollars de dépenses engagées par les Etats contributeurs de matériel et devant être remboursés par l’Organisation, M. PRAMESH BHANA (Afrique du Sud) du Comité des commissaires aux comptes, a confirmé qu’une fois que les demandes de remboursement sont certifiées valables par le DOMP pour les services reçus par l’Administration alors un passif est créé.  Toutefois, dans ce cas précis, le Comité des commissaires aux comptes n’a pas émis de réserves car le Secrétariat s’est globalement conformé aux procédures en la matière.  En outre, il a fait remarquer que pour l’exercice précédent le montant des sommes à rembourser était de plus de 140 millions de dollars, et que depuis on a enregistré une baisse substantielle. S’agissant du développement de la gestion par objectifs proposé par le représentant de l’Union européenne, l’Inspecteur Bhana a reconnu la validité et la nécessité d’une telle approche et il a indiqué qu’il l’encouragerait auprès du Secrétariat.  Pour ce qui est de l’évaluation des ressources au sein de la Division des achats, les Commissaires sont d’accord avec le CCQAB pour penser qu’un tel examen devrait avoir lieu dans le cadre de l’examen général des fonctions d’achats.

      M. JAYANTILAL KARIA, Directeur de la Division de la comptabilité au Bureau de la planification des programmes du budget et de la comptabilité, a indiqué que les mesures prises par l’Administration s’agissant des éléments à mettre au passif sont conformes au règlement financier de l’ONU.  C’est pourquoi ces montants doivent faire partie intégrante des états financiers.  Il a également souligné que cette somme enregistrait une baisse de plus de 73% par rapport aux dépenses conditionnelles de l’exercice précédent.  S’agissant des dettes de longue date envers les Etats Membres, il a indiqué que des rappels sont constamment envoyés aux Etats Membres qui ont encore des contributions non acquittées au titre d’opérations ayant pris fin ou non. 

      Reprenant la parole, M. ORR (Canada) s’est dit peu satisfait par la réponse fournie par le Secrétariat, et notamment les services de conférences, quant à la parution très tardive du rapport du Comité des commissaires aux comptes.  Chaque année, de tels retards surviennent et lors de l’examen du projet de budget-programme, il faudrait peut-être se demander si l’externalisation de certains travaux n’est pas préférable.

Examen de l’efficacité du fonctionnement administratif et financier de l’Organisation des Nations Unies (point 116) et Gestion des ressources humaines (point 123)

* Délégation de pouvoirs

Le document A/55/857 contient le rapport du Corps commun d’inspection (CCI) sur la délégation de pouvoirs pour la gestion des ressources humaines et financières au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies et le document A/55/857/Add.1 contient les commentaires du Secrétaire général sur les recommandations formulées par le CCI.  Le rapport du CCI dresse un bilan du recours à la délégation de pouvoirs pour la gestion des ressources et dégage les critères à appliquer à l’avenir en ce qui concerne, en particulier, la mise en place d’un système de responsabilisation.

En premier lieu, le CCI recommande au Secrétaire général de présenter à l’Assemblée générale un plan d’action global où la délégation de pouvoirs n’apparaîtrait plus comme une mesure ponctuelle mais serait une démarche systématique.  Le Secrétaire général souscrit à cette recommandation.  Le CCI recommande ensuite que les politiques et les procédures soient formulées de façon claire afin d’éviter les contradictions entre les textes.  Le Secrétaire général regrette que cette affirmation ne soit pas appuyée sur des exemples précis.  En ce qui concerne la mise à jour de la délégation de pouvoirs relative à l’administration du Statut et du Règlement du personnel, autre recommandation du CCI, le Secrétaire général reconnaît qu’une révision est nécessaire.  Le Secrétaire général appuie également les recommandations visant à l’instauration d’une culture institutionnelle de clarté, de transparence et de communication, la délivrance de lettres individuelles de délégation, le renforcement de l’autonomie et de la capacité d’intervention des cadres, l’amélioration de l’accès à l’information.

Le CCI recommande enfin que le système général de responsabilisation repose sur la fourniture aux cadres de tout l’appui, de toutes les informations et de tous les conseils dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions, sur l’existence de mécanismes adéquats d’évaluation des résultats obtenus par les fonctionnaires et d’indicateurs de résultat.  Le Secrétaire général déclare souscrire à ces principes mais regrette que la recommandation donne l’impression qu’il n’existe actuellement aucun système de responsabilité, ce qui, écrit-il, n’est pas le cas.

Débat général

M. SEYED MORTEZA MIRMOHAMMAD (République islamique d’Iran), au nom du Groupe des 77 et la Chine, a partagé les préoccupations du CCI quant à la parution tardive des commentaires du Secrétaire général.  Il a insisté pour que soient respectées à la lettre les modalités de promulgation des textes administratifs.  Compte tenu des modifications proposées, le Groupe des 77 et la Chine estime, avec le CCI, qu’il faudrait réviser le Statut du personnel.  S’agissant de la délégation individuelle de pouvoirs, les propositions du CCI sont bonnes et permettront d’avoir des garanties satisfaisantes.  Un mécanisme de contrôle est aussi très important.  Enfin, le Groupe des 77 et la Chine rappelle qu’il faut absolument veiller à ce que le personnel soit largement consulté s’agissant de la mise en oeuvre de la délégation de pouvoirs.

M. FARID (Arabie saoudite) a souscrit à la déclaration du Groupe des 77 et la Chine.  Il a attiré l'attention sur la recommandation relative à la délivrance de lettres individuelles de délégation.

M. ABDOU AL-MOULA NAKKARI (République arabe syrienne) a lui aussi  souscrit à la déclaration du Groupe des 77 et la Chine.  Il est revenu sur la recommandation du CCI relative à la délivrance de lettres  individuelles de délégation de pouvoirs et indiqué que cette recommandation exige un système clairement défini de responsabilisation avant la délégation.  Les responsabilités doivent être préalables à la délégation de pouvoirs, a-t-il ajouté, et pour cela des critères doivent être définis.  Le représentant s'est en conclusion félicité de la recommandation visant à prendre l'opinion des représentants du personnel en compte.

M. REPASCH (Etats-Unis) a déclaré que l'efficacité du processus de contrôle n'était peut-être pas optimale.  En effet, l'avis du CCI et celui du Secrétariat divergent sur un certain nombre de points, et cela rend la lecture des rapports longue et laborieuse, a déclaré le représentant, avant d'ajouter qu'il serait préférable d'avoir d'emblée dans les rapports les positions communes.

M. ABDALLA ABDALLA (Jamahiriya arabe libyenne), notant que la question de la délégation de pouvoirs était aussi importante qu'épineuse, a déclaré qu'il lui semblait souhaitable que la délégation de pouvoirs se fasse par étape, car dans l'état actuel des choses, les capacités et l'appui logistique font encore défaut.  Il faut d'abord former les cadres, les gestionnaires et le personnel d'appui, a-t-il ajouté; les assistants administratifs ne sont pas prêts, ils ne connaissant pas assez les statuts administratifs.  Il a ajouté que les consultations avec les représentants du personnel sont primordiales et doivent être préalables à la délégation de pouvoirs.  En ce qui concerne la question de la responsabilisation, il a posé les questions suivantes: que se passe-t-il quand une personne commet une erreur dans ses fonctions ou quand elle abuse de ses pouvoirs?  Le représentant a enfin affirmé que c'est à l'administration centrale que revient en dernier ressort le contrôle et la surveillance.

Répondant aux observations des délégations, l’Inspecteur WOLFGANG MUNCH du Corps commun d’inspection (CCI) a expliqué que la recommandation relative à l’établissement de lettres individuelles de délégation de pouvoirs vise à ce que les attributions et les procédures  soient clairement définies.  Il a reconnu avec le représentant des Etats-Unis que la procédure de suivi et de contrôle n’est pas satisfaisante et les sept mois pris par le Secrétariat pour formuler ses observations contreviennent à la règle du CCI qui veut que pour un rapport concernant une seule organisation, les commentaires soient publiés sous trois mois maximum.  Les inspecteurs estiment, par ailleurs, que des outils particuliers pour aider à la délégation de pouvoirs, à l’image par exemple de ce qui a été fait au sein du HCR, devraient être mis en place au Secrétariat. 

De son côté, Mme RAFIAH SALIM, Sous-Secrétaire générale à la gestion des ressources humaines, est revenue sur les questions relatives à la recommandation 6 (délégation individuelle de pouvoirs).  Elle a expliqué qu’il ne s’agissait pas de conférer des pouvoirs supplémentaires mais simplement de préciser la délégation de pouvoirs.

M. BERTRAND JUPPIN DE FONDAUMIERE, Directeur du Bureau de la politique de gestion, a expliqué que le Secrétaire général attache la plus grande importance à tous les rapports du CCI, et surtout à celui-ci.  Cependant, lorsque le rapport est paru au mois d’octobre dernier, les personnes chargées de rédiger les observations étaient occupées à d’autres questions prioritaires.  En outre, le Secrétariat entendait procéder à des consultations très approfondies avant de répondre et les derniers avis des personnes consultées sont parvenus fin mars ce qui explique en partie le retard.

M. REPASCH (Etats-Unis) s’est demandé de quelle manière on pourrait obtenir de meilleurs résultats dans le domaine du contrôle.  A cet égard, le CCI pourrait peut-être revoir quelque peu sa procédure d’enquête et développer notamment les consultations avec les organes sur lesquels il prépare un rapport.  Cela éviterait notamment les divergences rencontrées aujourd’hui.

Reprenant également la parole, M. ABDALLA (Jamahiriya arabe libyenne) a souhaité savoir avec qui les consultations évoquées par le Secrétariat avaient eu lieu.  S’agissait-il des représentants du personnel ?

L’Inspecteur MUNCH, en réponse à la question du représentant des Etats-Unis, a précisé que le CCI suit la procédure approuvée par l’Assemblée générale en matière d’enquête.  Celle-ci prévoit notamment que tout projet de rapport ou de note exige que le Secrétariat de l’organisation concernée réagisse aux remarques du CCI.  Le Corps commun est toujours heureux de recevoir le plus d’observations possibles.  Malheureusement, l’expérience a montré que parfois les commentaires sont insuffisants voire contradictoires.

Concernant la question du délégué libyen, M. JUPPIN DE FONDAUMIERE a indiqué que les consultations mentionnées s’inscrivaient dans le cadre de l’ensemble des consultations ayant eu lieu au sein du Secrétariat s’agissant de la réforme proposée par le Secrétaire général.

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