DES REPRESENTANTS PLAIDENT POUR UNE STRATEGIE EN MATIERE D’ACHATS ET POUR LA SIMPLIFICATION DES PROCEDURES D’ENREGISTREMENT DES FOURNISSEURS DE L’ONU

Cinquième Commission

47^e séance - matin

DES REPRESENTANTS PLAIDENT POUR UNE STRATEGIE EN MATIERE D’ACHATS ET POUR LA SIMPLIFICATION DES PROCEDURES D’ENREGISTREMENT DES FOURNISSEURS DE L’ONU

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a clos, ce matin, son débat général sur la question des arbitrages relatifs à des achats, qui s’inscrit dans le cadre de son examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier des Nations Unies.  Ainsi que les délégations en ont été informées hier, sur les 5 milliards de dollars d’achats effectués de 1994 à 1999 par l’ONU et le système, un montant de 220 millions au total a donné lieu à des contentieux avec les fournisseurs, amenant l’Organisation à payer environ 10 à 11% de cette somme. 

De l’avis du représentant de la République arabe syrienne, c’est l’inefficacité dans la gestion des contrats qui constitue l’un des facteurs principaux donnant lieu à des arbitrages.  Il faut faire très attention à la manière dont les contrats sont rédigés et gérés et il semble qu’il faudrait formuler une stratégie précise pour éviter que l’Organisation n’ait à payer plus qu’elle ne doit en raison d’une mauvaise gestion ou de mauvaises pratiques dans les activités contractuelles.  Notant que pour les grands contrats, la plupart des arbitrages ont été effectués à New York, le représentant a demandé pourquoi l’arbitrage ne se fait pas là où les contrats sont mis en oeuvre, plutôt que là où ils ont été conclus.

Se penchant sur les procédures d'achat, le représentant d’Israël a regretté que de nombreuses compagnies renoncent à faire affaire avec les Nations Unies en raison de la lourdeur des procédures.  Le représentant a plaidé pour la simplification des procédures d'enregistrement et pour leur harmonisation entre les différentes institutions des Nations Unies, afin de faciliter les relations des Nations Unies avec ses fournisseurs.  Il a suggéré que le Comité administratif de coordination (CAC), organe de coordination des Nations Unies, se charge de cette harmonisation.  L’inscription unique des fournisseurs pour l’ensemble du système des Nations Unies n’a pas encore été possible en raison des différences dans les procédures, règles et règlements en matière d’achats qui existent entre l’ONU et les différentes institutions, lui a expliqué M. Niwa, Sous-Secrétaire général aux services centraux d’appui.

Les représentants des Etats-Unis et de l’Inde se sont également exprimés. 

M. Rashkov, du Bureau des affaires juridiques; Mme Ona, du Comité des commissaires aux comptes et Mme Stern du Bureau des services de contrôle interne ont répondu aux questions des délégations.

Lors de sa prochaine réunion, lundi 19 mars, à 10 heures, la Commission aura à examiner les questions relatives au personnel fourni à titre gracieux et au financement de la Force intérimaire des Nations Unies au Liban et à la Mission en Erythrée-Ethiopie.

Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (point 116)

*Arbitrages relatifs à des achats

Documentation

La documentation sur ce point a été présentée dans notre communiqué de presse AG/AB/626 du 15 mars 2001.

Fin du débat général

M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a, suite à sa déclaration d'hier, demandé des éclaircissements sur les contrats concernant les balances de l'UNICEF sur une période de 10 ans.  Il a demandé des informations supplémentaires sur ce sujet aux vérificateurs aux comptes.

M. RON ADAM (Israël) a déclaré que les cas et les litiges dont il est fait état dans le rapport du Secrétaire général sont sérieux et devraient être traités par l'Assemblée générale.  La réforme des achats est positive, a ajouté le représentant, mais le rapport ne pose pas les bonnes questions; en effet, ce qui importe, c'est la simplification des procédures, pour éviter un processus d'enregistrement qui soit trop lourd et spécifique à chaque institution de l'ONU.  Le représentant a demandé que les procédures d'achat soient harmonisées entre toutes les institutions des Nations Unies, et proposé que le Comité administratif de coordination (CAC), organe de coordination des Nations Unies, établisse cette ouverture unique d'achats, afin de ne pas décourager les compagnies de travailler avec les Nations Unies.  Il est effet déplorable que de nombreuses compagnies renoncent à faire affaire avec les Nations Unies en raison de la lourdeur des procédures, a-t-il conclu.

M. RAMESH CHANDRA (Inde) a rappelé la question qu'il a posée hier au Secrétaire général adjoint du BSCI et a demandé qu'il y soit répondu.

Répondant aux questions, Mme FELICITAS ONA, du Comité des Commissaires aux comptes, a confirmé que l'UNICEF avait signé des contrats très importants de balances.  Elle a précisé qu'un rapport sera publié après vérification.

M. ABDOU AL-MOULA NAKKARI (République arabe syrienne) a fait remarquer que l’inefficacité dans la gestion des contrats constitue l’un des facteurs principaux donnant lieu à des arbitrages.  Il a rappelé que cette question a déjà été soulevée dans d’autres organes, notamment dans le cadre de l’externalisation des activités.  Il faut faire très attention à la manière dont les contrats sont rédigés et gérés.  Même si le Secrétariat élabore des politiques pour faire face à ce problème, il semble que le besoin d’une stratégie précise pour éviter que l’Organisation n’ait à payer plus qu’elle ne doit en raison d’une mauvaise gestion ou de mauvaises pratiques dans les activités contractuelles se fait encore sentir.  Notant que pour les grands contrats, la plupart des arbitrages ont été conclus à New York, il a demandé pourquoi cela ne se fait pas dans les autres grands bureaux de l’ONU, comme Nairobi ou Genève, puisque très certainement ces lieux d’affectation étaient également concernés par les achats réalisés.  Il y a en outre d’importants contrats qui peuvent être conclus dans ces bureaux.  Pourquoi l’arbitrage ne se fait-il pas plutôt là où les contrats sont mis en oeuvre, plus que là où ils sont conclus?  M. Nakkari a demandé au Bureau des affaires juridiques de fournir des explications sur ce point

M. TOSHIYUKI NIWA, Sous-secrétaire général aux services centraux d’appui, a précisé que la question soulevée par le représentant d’Israël a plus trait à la réforme des achats qu’aux arbitrages relatifs à des achats.  Il existe une base de données où l’on essaie de rassembler tous les fournisseurs.  Le problème est que pour utiliser cette base de données des honoraires sont perçus, ce qui n’est pas satisfaisant.  Le Secrétariat est tenu par les règles et règlements stricts en matière d’achats.  Aussi en raison des différences de processus d’achats entre les Nations Unies et les différentes institutions, l’inscription unique des fournisseurs n’a pas encore été possible.  Toutefois cette question est examinée, notamment sous l’angle des services communs, et l’on s’efforce d’harmoniser les listes autant que possible, a précisé M. Niwa.

En réponse aux interrogations du représentant de l’Inde, Mme ESTHER STERN du Bureau des services de contrôle interne, a expliqué que pour la question de remplacement de l’année civile par les 12 mois qui précèdent l’adjudication comme période de référence, un avis a été demandé et le BSCI suivra de près cette question.  S’agissant du renforcement de la coordination entre la Division des achats et de la Division de la logistique des missions (FALD), cette dernière a accepté la recommandation et à l’avenir les activités de suivi permettront d’établir si oui ou non cette recommandation a été suivie.  Le BSCI suivra également de près la manière dont les recommandations émanant du Bureau des affaires juridiques sont mises en oeuvre, a également assuré Mme Stern.

Répondant aux questions du représentant de la Syrie, M. BRUCE RASHKOV, Directeur de la Division des questions juridiques générales du Bureau des affaires juridiques, a expliqué qu’effectivement les contrats qui font l’objet d’arbitrage sont parfois appliqués à New York, mais aussi également dans d’autres lieux d’affectation.  Le bureau des affaires juridiques considère toujours en matière d’arbitrage l’intérêt de la justice et des Nations Unies.  Or, il se trouve que les cas qui ont donné lieu à des arbitrages ont presque tous été signés à New York, même si pour certains les achats étaient destinés à des missions de maintien de la paix.  Dans la plupart des cas, les personnes impliquées par ces contrats étaient rentrées à New York et non dans d’autres lieux d’affectation, il était donc logique que l’arbitrage ait lieu à New York.  Mais lorsque les dossiers, les personnes concernées et les fournisseurs se trouvent ailleurs qu’à New York, l’arbitrage n’a pas nécessairement lieu à New York.  En fait, il n’y a pas de règle fixe en la matière, a précisé M. Rashkov.

M. ADAM (Israël) a demandé à ce que tous les représentants des services concernés par les achats soient invités aux consultations officieuses que la Commission tiendra sur ce point, afin que toutes les interrogations des délégations puissent trouver une réponse.

M. NAKKARI (République arabe syrienne) a estimé que New York devrait logiquement être le lieu d’arbitrage pour les opérations de maintien de la paix achevées.  Toutefois pour les contrats qui sont appliqués dans d’autres lieux d’affectation, dont certains sont permanents, comme Genève ou Vienne, il semble logique que les arbitrages aient lieu à ces endroits.

M. NIWA a expliqué que malheureusement, il ne sera pas possible d’accéder à la requête du représentant d’Israël car le Bureau pour les services d’achats interinstitutions (IAPSO) et l’autre organisme spécialisé dans les contrats se trouvent respectivement à Copenhague et à Oslo.  De plus, faute d’accord entre toutes les institutions du système, l’IAPSO ne peut pas venir parler au nom de tous les fonds, programmes et institutions du système.  Il a toutefois indiqué que le 23 avril un groupe de travail interinstitutions sur les achats se réunira à

New York, et à ce moment la question soulevée par le représentant israélien pourra être examinée.

*   ***   *