AMELIORATION INCONTESTABLE DES PROCEDURES D'ACHATS, MAIS LA PARTICIPATION DES FOURNISSEURS DES PAYS EN DEVELOPPEMENT DOIT ENCORE ETRE RENFORCEE

Communiqué de Presse
AG/AB/592

AMELIORATION INCONTESTABLE DES PROCEDURES D’ACHATS, MAIS LA PARTICIPATION DES FOURNISSEURS DES PAYS EN DEVELOPPEMENT DOIT ENCORE ETRE RENFORCEE

Ce matin, la Cinquième Commission (administrative et budgétaire) s’est penchée sur les questions de la réforme des achats et des pratiques en matière d’externalisation, ou activités sous-traitées. L’objectif des modifications mises en place par le Secrétariat en matière d’achats a été essentiellement d’améliorer la transparence, d’éliminer les doubles emplois, de mieux répondre à l’exigence d’équité géographique et de rendre responsables de leurs actes les personnes chargées des achats. Les nouveaux outils technologiques, comme l’Internet et l’Intranet, ont permis d’enregistrer des progrès importants dans tous ces domaines. Pour encourager une plus large participation de fournisseurs de pays en développement ou à économie en transition, des séminaires sur les achats ont aussi été organisés dans ces pays.

S'exprimant au nom de l'Union européenne et des pays associés, le représentant de la France, à l’image des autres intervenants, s’est réjoui des efforts déployés et des progrès incontestables enregistrés par le Secrétariat pour renforcer l'efficacité, la rapidité et la transparence des procédures de passation des marchés. Souscrivant aux recommandations du CCQAB sur la mise en place d'un mécanisme de suivi efficace et rigoureux, il a estimé que des améliorations supplémentaires, impliquant tous les départements et en particulier les missions sur le terrain, devaient cependant voir le jour. Si des progrès ont été réalisés en vue de mieux associer les milieux d'affaires des pays en développement et des pays en transition économique, la communication de tous les appels d'offres à l'ensemble des fournisseurs inscrits au fichier est une priorité. Il a également rappelé que depuis 1996, l'Union européenne propose que l'octroi des marchés soit, à prestation égale, accordé aux fournisseurs des pays n'étant pas en situation d'arriérés. La représentante de Cuba, quant à elle, a insisté sur l’importance de mettre en place un véritable système de traitement préférentiel pour les fournisseurs des pays les moins avancés et en développement.

Pour ce qui est de l’externalisation des activités, le Secrétaire général a défini quatre critères qui doivent impérativement être satisfaits pour que l’activité soit sous-traitée. Il faut ainsi que l’externalisation s’avère rentable et efficace, qu’elle respecte le caractère international de l’Organisation ainsi que ses procédures et qu’elle garantisse la sécurité et la sûreté des personnes présentes dans ses locaux. Sur ce point, le représentant de la République arabe syrienne a estimé que ces quatre critères ne devraient être appliqués au Secrétariat qu’une fois qu’ils auront été adoptés, chacun séparément, par l’Assemblée générale. Le Sous-Secrétaire général aux services centraux d’appui, M. Toshiyuki Niwa, qui présentait les rapports du Secrétariat,

a demandé aux délégations de faire part de leurs vues sur la manière de concilier les exigences parfois contradictoires entre la répartition géographique équitable et le souci d’économie et d’efficience.

Les représentants de la France (au nom de l’Union européenne et des Etats associés), de la République arabe syrienne, de l’Afrique du Sud, de Cuba et de l’Uruguay se sont exprimés. M. Conrad Mselle a, en sa qualité de Président, présenté les rapports du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB).

Lors de la prochaine réunion, demain à 10 heures, le Secrétaire général adjoint à la gestion fera le point de la situation financière de l’Organisation.

Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (Point 116)

Documentation

* Réforme des achats

Le rapport sur la réforme des achats (A/55/127) fournit une description détaillée des initiatives prises par le Secrétariat dans ce domaine. La plupart de ces initiatives ont déjà été mises en oeuvres et ont produit les résultats voulus. Il s'agissait principalement d'accroître la transparence et l'objectivité de l'évaluation dans la procédure d'adjudication, d'encourager une plus large participation de fournisseurs de pays en développement et de pays à économie en transition et d'accroître l'efficacité des achats du Secrétariat. Le Secrétaire général demeure résolu à faire en sorte que ces aspects positifs de la réforme des achats soient maintenus et renforcés.

Le rapport du Secrétaire général sur les arbitrages relatifs à des achats (A/54/458) tient compte des vues exprimées par le Bureau des services de contrôle interne (BSCI), dans un rapport présenté à la 53ème session, ainsi que des Etats Membres. Le Secrétaire général ne conteste pas les conclusions du rapport du BSCI sur les motifs des demandes d'arbitrage. Celles-ci sont dans une large mesure la conséquence des difficultés provenant de la croissance exponentielle subite des activités de maintien de la paix à la fin des années 80 et au début des années 90, et du recours à des fournisseurs commerciaux, et non plus aux gouvernements des Etats membres, pour obtenir des services d'appui. L'expérience a montré que la plupart des litiges proviennent de problèmes opérationnels et non d'interprétation des contrats ou d'autres questions strictement juridiques.

Les réclamations des fournisseurs ou les contentieux ont été jusqu'à présent traités au cas par cas. Dans une première phase, l'unité opérationnelle chargée d'administrer les contrats essaie de résoudre directement le problème avec le fournisseur. La Division des achats et le Bureau des affaires juridiques interviennent respectivement pour des problèmes de contrat ou des questions juridiques. Les négociations se tiennent sous l'autorité du Secrétaire général adjoint à la gestion et du Contrôleur. Les divers bureaux du Secrétariat n'épargnent aucun effort pour réussir à régler à l'amiable les réclamations et litiges qui sont monnaie courante dans toute opération commerciale normale. Le montant de la somme versée en exécution d'une sentence arbitrale ou d'un accord de règlement et les coûts d'arbitrage, y compris les frais de procédure, sont imputés au budget de la mission de maintien de la paix concernée.

Un conseil juridique extérieur est choisi à l'issue d'un processus transparent et concurrentiel. Les contrats sont signés par le Chef de la Division des achats ou le Sous-secrétaire général aux services centraux d'appui, conformément aux règles et procédures normales. Les services du contentieux sont très spécialisés et les cabinets juridiques sont choisis sur une liste tenue à jour par le Bureau des affaires juridiques. La plupart des arbitrages ont eu lieu jusqu'à présent dans la ville hôte; pour des raisons pratiques, les cabinets juridiques doivent y avoir des bureaux pour pouvoir représenter l'Organisation. Le Bureau des affaires juridiques supervise de près tous les cabinets juridiques afin que l'Organisation ne soit pas lésée, en évitant notamment les conflits d'intérêts. A ce jour, aucune mesure disciplinaire n'a été prise à l'encontre d'un membre du personnel dans le cadre d'une affaire d'arbitrage, à l'exception d'un membre du Programme des Nations Unis pour le développement. Quatre affaires d'arbitrage sont actuellement en cours.

Le meilleur moyen d'éviter l'arbitrage est de faire en sorte que les contrats soient bien conçus et rédigés en termes clairs et qu'ils soient gérés en temps voulu et avec efficacité de manière à prévenir tout litige et à assurer aux fournisseurs que l'Organisation répondra avec honnêteté aux réclamations qui pourraient être présentées. Des procédures d'établissement de contrats clairs et bien conçus ont été mises en oeuvre. Des services de formation sont actuellement mis en place pour le personnel des missions chargé d'administrer les contrats et de mener les négociations. Un système d'évaluation des fournisseurs a été lancé et la page Web de la Division des achats explique aux fournisseurs comment présenter leurs réclamations. Les dossiers d'arbitrage sont régulièrement étudiés pour tirer les enseignements voulus et d'autres méthodes de règlement des litiges, telles que la conciliation, sont en cours d'examen.

Le rapport sur les mesures prises pour améliorer les activités d'achat sur le terrain (A/54/866) a été établi en réponse à la demande de l'Assemblée générale d'obtenir des précisions supplémentaires sur les mesures prises par le Secrétariat pour améliorer encore les activités d'achats sur le terrain ainsi que pour renforcer le contrôle interne et responsabiliser davantage les fonctionnaires dans le cadre du rapport sur les irrégularités de gestion qui entraînent des pertes financières pour l'Organisation.

Il ressort de ce document que tant en termes de structures qu'en termes de ressources humaines, le mécanisme de passation des marchés de l'ONU n'était pas prêt, au début des années 90, à faire face à l'augmentation considérable du nombre de missions de maintien de la paix et à leur complexité croissante. Ceci explique en partie les problèmes rencontrés en Angola. Les audits et enquêtes n'ont révélé aucune faute grave à l'UNAVEM. Toutefois, le Secrétariat a pris conscience du fait qu'il était indispensable de remédier aux carences constatées, tant sur le plan des procédures que sur celui des structures, afin de prévenir tout risque de détournement des ressources de l'Organisation. D'importants efforts ont été consentis en vue d'améliorer la capacité du système de s'adapter aux besoins des opérations de maintien de la paix, tout en rendant son fonctionnement plus transparent et son personnel plus responsable, et ce à toutes les étapes du processus. Les mesures de réformes mises en oeuvre comprennent la planification des achats sur la base d'un cycle budgétaire annuel, le lancement des procédures de passation des marchés avant l'obtention de l'autorisation d'engager les dépenses, le renforcement des délégations de pouvoirs et les nouveaux arrangements concernant le matériel appartenant aux contingents et le soutien autonome, grâce auxquels le montant de l'aide fournie directement par l'ONU a pu être réduit. Une mesure particulièrement efficace a été la mise en place des lots d'équipement de départ, qui permettent d'équiper les nouvelles missions dès leur création. Le Secrétariat s'efforce en outre de satisfaire l'essentiel de ses besoins d'approvisionnement au moyen de contrats-cadres. Ceci a permis de réduire les coûts et les délais de livraison, ainsi que le nombre de dossiers présentés a posteriori au Comité des marchés. Le Secrétariat encourage les missions à partager des contrats-cadres avec d'autres organismes et programmes des Nations Unies. Il met également actuellement au point un programme complet de formation aux achats destinés au personnel chargé de l'approvisionnement des missions et de la gestion des marchés. Par ailleurs, la Division de l'administration et de la logistique des missions du Département des opérations de maintien de la paix s'efforce d'envoyer plus souvent des membres de son personnel dans les missions au cours de la phase de démarrage. Cette approche est complétée par un mécanisme de déploiement rapide de personnel présélectionné, qui fait appel aux compétences disponibles dans l'ensemble du système des Nations Unies ainsi que dans les Etats Membres.

Le rapport A/55/458 du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) porte sur la réforme des achats ainsi que sur les mesures prises pour améliorer les activités d'achat sur le terrain. Le Comité félicite le Secrétaire général des efforts qu'il a faits et des mesures qu'il a prises pour réformer et améliorer la fonction achats au Siège. Il encourage le Secrétaire général à inclure dans ses futurs rapports des renseignements sur les initiatives prises et à indiquer les domaines dans lesquels on pourrait apporter de nouvelles améliorations. Il recommande également, lorsqu'il s'agit de répondre à une demande précise de l'Assemblée générale, de donner des statistiques pour appuyer les informations présentées.

Le Comité constate aussi que des améliorations décisives ont été apportées au site Web de la Division des achats sur l'Internet et l'Intranet, ce qui permet de diffuser des renseignements par la voie électronique en plus des moyens classiques et fournit aussi un outil de gestion qui permet de contrôler le système en continu et de responsabiliser davantage le personnel qui intervient dans la procédure. Le Comité est d'avis que l'expérience acquise sur le site Web sur l'Internet devrait être partagée avec les autres entités du système des Nations Unies, en particulier les fonds et les programmes. Il prie également le Secrétaire général de veiller à réactualiser périodiquement les informations affichées sur le site.

Devant la décentralisation très poussée des achats liés aux opérations de maintien de la paix et le relèvement du seuil de délégation de pouvoir de 50 000 à 200 000 dollars, le CCQAB reste convaincu que le Secrétaire général doit s'assurer de l'existence, au niveau de la réception, des capacités propres à assumer la fonction achats et, au niveau central, d'un mécanisme chargé de suivre l'évolution de ces capacités. Il rappelle qu'il faudrait évaluer la charge de travail et les fonctions de tous les services intéressés par la procédure d'achat, afin de faire en sorte que chaque entité planifie et exécute ses tâches avec une efficacité optimale. Il faudrait aussi fournir une formation adéquate pour perfectionner le personnel qui participe à la procédure d'achat.

Concernant la question du traitement préférentiel accordé aux fournisseurs des pays moins avancés et des pays en transition, le Comité estime que l'Assemblée générale voudra peut-être envisager de donner d'autres directives d'ensemble. Il prie le Secrétaire général de donner à la Cinquième Commission des explications plus détaillées sur le projet de règlement et de règles de passation des marchés entièrement nouveaux, prévoyant notamment la nomination d'un chef de service des achats responsable des politiques et pratiques suivies et l'intégration du principe du rapport qualité-prix optimal dans la procédure d'achat. Ce principe se substituerait au critère actuel du "moins-disant acceptable" et permettrait de faire valoir les autres paramètres qui, outre le prix, commandent la valeur d'un bien, comme par exemple la durée de vie ou les frais d'entretien.

S'agissant plus particulièrement des mesures prises pour améliorer les activités d'achat sur le terrain, le Comité rappelle que l'Assemblée générale a, par une résolution adoptée à sa cinquante-quatrième session, prié le Secrétaire général de lui présenter un programme concret visant à remédier aux problèmes liés aux achats dans les opérations de maintien de la paix. Le Comité constate que le rapport présenté n'aborde ces questions que de manière générale, essentiellement en donnant la cote de plusieurs rapports qui en ont traité. Il estime que, dans la mesure où "un programme concret" lui était demandé, le Secrétaire général aurait pu présenter dans son rapport un texte unifié, synthétique et détaillé.

* Pratiques de l'Organisation en matière d'externalisation

Dans son rapport sur les pratiques de l'Organisation des Nations Unies en matière d'externalisation (A/55/301), le Secrétaire général définit des directives destinées à servir de critères aux directeurs de programmes pour décider quelles activités pourraient être externalisées. Selon lui, quatre critères doivent être considérés, à savoir la rentabilité et l'efficacité - critère jugé le plus fondamental, la sécurité et la sûreté - les activités susceptibles d'avoir un effet sur la sécurité des délégations, du personnel et des visiteurs ne pouvant être externalisées, le respect du caractère international de l'Organisation, et le respect des procédures. Le Secrétaire général ajoute que l'externalisation n'est possible que si les quatre critères sont réunis et que si le choix de l'externalisation est dans l'intérêt général de l'Organisation.

Dans son rapport sur les pratiques en matière d’externalisation (A/55/479), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) rappelle que, selon le Secrétaire général, pour qu’une activité soit entièrement ou partiellement externalisée, il doit être démontré qu’elle peut être réalisée à un coût moindre et au moins aussi efficacement par une partie extérieure. Il faut aussi démontrer que l’externalisation n’aura pas d’effet sur la sécurité des délégations, du personnel et des visiteurs et ne compromettra pas le caractère international de l’Organisation et la perception qu’en a le public, et qu’il n’en résultera pas une atteinte aux procédures établies. Le Comité demande des éclaircissements sur la portée de l’application des critères formulés.

Débat général

M. GUILLAUME GAUBERT (France), s'exprimant au nom de l'Union européenne et des pays associés (Bulgarie, Estonie, Hongrie, Lettonie, Pologne, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Chypre, Malte), a indiqué que le bon fonctionnement des activités opérationnelles des Nations Unies suppose des procédures de passation de marchés efficaces, rapides et de moindres coûts, accompagnées d'un mécanisme garantissant la responsabilisation des acteurs impliqués. Notant les efforts déployés par le Secrétariat pour renforcer dans ce sens les procédures de passation et souscrivant aux recommandations du CCQAB sur la mise en place d'un mécanisme de suivi efficace et rigoureux, il a estimé que des améliorations supplémentaires, impliquant tous les départements et en particulier les missions sur le terrain, doivent voir le jour. Le processus réformé devrait être conçu avec comme objectif une rapidité maximale de livraison des biens tout en assurant que des coûts raisonnables et la responsabilisation des acteurs impliqués seraient aussi respectés. M. Gaubert s'est félicité des progrès réalisés en vue de mieux associer les milieux d'affaires des pays en développement et des pays en transition économique ainsi que de l'amélioration du site Internet de la division des achats.

Tout en soulignant le besoin de former l'ensemble du personnel concerné aux procédures de passation des marchés, l'Union s'interroge sur le contenu et l'impact des programmes de formation qui auraient débuté en mai 2000 ainsi que sur les résultats de l'étude sur l'efficacité de la fonction Achats. L'Union attend également des informations supplémentaires quant aux règles Achats proposées par le Groupe de travail sur les services communs. Il est, en outre, indispensable que le Secrétariat soumette à la Commission un plan détaillé des mesures pour corriger les carences dans les procédures de passation des marchés. L'Organisation doit travailler à une transparence toujours plus grande dans la procédure de passation. La communication, autant que possible, de tous les appels d'offres à l'ensemble des fournisseurs inscrits au fichier est, selon l'Union, une priorité. Par ailleurs, une solution durable doit être trouvée aux retards de paiement auxquels font face certains fournisseurs de l'ONU. M. Gaubert a rappelé que depuis 1996, l'Union européenne propose que l'octroi des marchés soit, à prestation égale, accordé aux fournisseurs des pays n'étant pas en situation d'arriérés.

M. ABDOU AL-MOULA NAKKARI (République arabe syrienne) a constaté une véritable amélioration dans les méthodes de travail de la Division des achats. Les progrès en matière de transparence sont notamment sensibles, s’est-il réjoui. Toutefois, le représentant a demandé des explications plus détaillées concernant toutes les initiatives prises. Il serait aussi opportun, selon lui, d’annoncer les prix proposés en réponse aux appels d’offres lancés. S’agissant des critères déterminés par le Secrétariat pour les pratiques en matière d’externalisation, le représentant s’est demandé pourquoi recourir à des sources extérieures si l’Organisation est capable de satisfaire aux exigences d’efficacité. Il a aussi insisté sur la nécessité de préserver la sécurité des personnes présentes dans le bâtiment et notamment des dignitaires étrangers. Il semble que l’on ne puisse répondre correctement à cette exigence qu’avec du personnel traditionnellement sous contrat afin d’en garantir la loyauté envers l’Organisation. M. Nakkari a également insisté sur la nécessité de préserver le caractère international de l’Organisation. Or, il semble que l’interprétation qu’en fait le Secrétariat soit différente et soit en fait plus proche de la philosophie prévalant dans les milieux d’affaires, a-t-il regretté. La République arabe syrienne aurait préféré que le mécanisme en matière d’externalisation des activités soit plus transparent encore. Elle estime que ces critères ne devraient être appliqués au Secrétariat qu’une fois qu’ils auront été adoptés, chacun séparément, par l’Assemblée générale.

M. THEODORE ALBRECHT (Afrique du sud) a souligné les efforts exceptionnels de la Division des achats pour répondre aux besoins des délégations et des Etats Membres.

M. TOSHIYUKI NIWA, Secrétaire général adjoint pour les services centraux d'appui, a indiqué que les nouveaux manuels d'achats devraient pouvoir être terminés d'ici la fin de l'année. Il a rappelé que la transparence est un principe directeur dans la passation des marchés qui exige que suffisamment de temps soit donné aux vendeurs pour participer. Toutefois, très souvent au niveau des opérations sur le terrain, la rapidité d'exécution devient un facteur de choix important. Rappelant les activités conjointes de la Division des achats et du Groupe de travail des achats, composé des institutions du système et des institutions de Bretton Woods, M. Niwa a estimé que davantage pourrait être fait en matière de formation. Mettre en place des indicateurs de résultats pour les achats n'est pas facile, a-t-il fait remarquer, car il n'existe toujours pas de critères clairs pour les établir. Un système de suivi de passation des marchés a été instauré au mois de septembre et il devrait être un bon moyen de mesurer la nature et la qualité des services fournis par la Division des achats. En ce qui concerne les annonces de prix, M. Niwa a rappelé que le prix n'est pas le seul critère.

La décision de recourir à l'extérieur est souvent subjective. Indiquant que l'on essaye bien d'extrapoler les critères qui peuvent être utilisés dans cette attribution, M. Niwa a demandé les suggestions des délégations dans ce domaine. Il leur a également demandé des conseils sur la manière de concilier les exigences contradictoires liées à la question de la répartition géographique de la passation des marchés.

Mme SANCHEZ LORENZO (Cuba) a fait remarquer que seuls l’UNESCO et le Haut Commissariat pour les réfugiés appliquent, à titre officieux, certains critères concernant le traitement préférentiel accordé aux pays en développement ou en transition, dans la passation des marchés. Compte tenu de l’importance de cette question, elle a insisté pour qu’elle soit dûment prise en compte dans la réforme des achats. S’agissant des règles et règlements financiers, et notamment de leur révision, elle a regretté que le Secrétariat n’ait toujours pas formulé de proposition concrète dans ce domaine.

Reprenant la parole, M. NAKKARI (République arabe syrienne) a indiqué qu’il suivra avec assiduité les consultations officieuses car il y a beaucoup d’autres questions pour lesquelles sa délégation aimerait obtenir des réponses.

M. SANTIAGO WINS (Uruguay) a déclaré que sa délégation porte un intérêt tout particulier au suivi de la réforme des achats. Il a particulièrement appuyé l’initiative d’organiser des séminaires pour les achats dans les pays en développement.

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