DES REPRESENTANTS DEPLORENT QUE TOUTES LES DEMANDES DE REMBOURSEMENT DES PAYS FOURNISSEURS DE TROUPES N'AIENT PAS ETE COMPTABILISEES DANS LES ETATS FINANCIERS

Communiqué de Presse
AG/AB/569

DES REPRESENTANTS DEPLORENT QUE TOUTES LES DEMANDES DE REMBOURSEMENT DES PAYS FOURNISSEURS DE TROUPES N'AIENT PAS ETE COMPTABILISEES DANS LES ETATS FINANCIERS

Plusieurs délégations estiment que les normes de contrôle interne approuvées par l'INTOSAI devraient être incorporées aux textes financiers de l'ONU

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a examiné, ce matin, les états financiers des opérations de maintien de la paix pour la période du 1er juillet 1998 au 30 juin 1999. Le montant total des dépenses de maintien de la paix pour cette période a été de 837,8 millions de dollars, indique le Secrétaire général dans son rapport sur la question. Il y précise que le montant total des quotes-parts de financement des opérations de maintien de la paix non-acquittées se situe à environ 1,7 milliard de dollars. M. David Woodward, Directeur des audits externes du Royaume-Uni, a, au nom du Président Sir John Bourn, présenté le rapport du Comité des commissaires aux comptes sur la question.

A l'image du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires dont le rapport a été présenté par son Président, M. Conrad Mselle, les délégations se sont inquiétées de constater que des demandes de remboursement, présentées par les Etats Membres ayant fourni des contingents et s'élevant à près de 321 millions de dollars, n'aient pas été comptabilisées dans les états financiers présentés. Le représentant du Canada s'est, pour sa part, enquis des répercussions de cette pratique sur le remboursement aux Etats membres. Le Comité des commissaires aux comptes aurait dû émettre des réserves sur les états financiers présentés par le Secrétariat. Répondant aux questions des délégations, M. Woodward a expliqué que le système de comptabilité de l'Organisation ne permet pas de reconnaître de telles demandes tant que les fonds nécessaires à leur remboursement n'ont pas été inscrits au budget. Préoccupé par l'absence de progrès dans la gestion des stocks des opérations de maintien de la paix, le représentant du Portugal, s'exprimant au nom de l'Union européenne, a espéré que la mise en place du Système de contrôle pour les missions facilitera la réalisation des inventaires. Compte tenu de la multiplication des opérations de maintien de la paix, les procédures d'achat des missions doivent impérativement s'inspirer du Manuel des achats pour éviter les gaspillages, ont recommandé les délégations dont celle du Ghana, tout en soulignant le rôle d'une formation adéquate du personnel dans ce domaine.

Les représentants des pays suivants ont pris la parole : Portugal (au nom de l'Union européenne et des Etats associés), Ghana, Canada et Etats-Unis.

La Commission a également examiné la question des directives pour l'élaboration des normes de contrôle interne approuvées par l'Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI). Ces directives ont pour objet de renforcer le contrôle de gestion et d'établir une reddition de comptes plus fine dans le secteur public. Toutefois, le CCQAB estime qu'elles sont trop générales pour être appliquées à l'Organisation. Il recommande qu'elles soient diffusées auprès des personnes concernées par le contrôle interne plutôt que d'être incorporées aux règles et règlements financiers des Nations Unies. Les représentants des Etats-Unis, du Canada et du Portugal (au nom de l'Union européenne), qui ont pris la parole sur ce point, ont jugé tout à fait raisonnable d'attendre d'une organisation internationale comme l'ONU qu'elle suive les directives de l'INTOSAI. Ils ont donc souhaité qu'elles soient pleinement incorporées aux règles financières des Nations Unies et appliquées constamment. En réponse à ces remarques, le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Joseph Connor, a rappelé que le Secrétariat a, par le passé, présenté, à la Cinquième Commission, des modalités visant l'intégration de ces directives aux textes financiers, mais ces propositions n'ont pas été retenues par les délégations.

Demain, à 10 heures, la Commission se penchera sur plusieurs aspects du financement des opérations de maintien de la paix, tels que le compte d'appui aux opérations de maintien de la paix, la base de soutien logistique de Brindisi et les remboursements aux pays fournisseurs de contingents.

Rapports financiers et états financiers vérifiés de l'Organisation des Nations Unies et rapports du Comité des commissaires aux comptes (point 117)

Le rapport A/54/5 Volume II contient le rapport financier et les états financiers vérifiés du Secrétaire général concernant les opérations de maintien de la paix pour la période du 1er juillet 1998 au 30 juin 1999. Il contient également le rapport du Comité des commissaires aux comptes sur les opérations de maintien de la paix.

Le montant total des dépenses pour les opérations de maintien de la paix durant la période considérée s'est élevé à 837,8 millions de dollars (contre 879,3 millions de dollars pour l'exercice précédent). La situation financière des opérations de maintien de la paix a subi le coup de graves insuffisances de trésorerie. Il a fallu recourir à des emprunts sur les fonds créés aux fins du financement de ces opérations et les dettes contractées à l'égard des Etats Membres ayant fourni des contingents et du matériel sont restées en grande partie impayées. Le fait qu'un certain nombre d'Etats Membres ne verse pas intégralement et ponctuellement la totalité de ses quotes-parts, tant en ce qui concerne les opérations de maintien de la paix que le budget ordinaire et les tribunaux internationaux, est à l'origine de crises de trésorerie récurrentes qui expliquent que l'Organisation éprouve beaucoup de difficultés à honorer ses engagements financiers. Au 30 juin 1999, le montant total des quotes-parts de financement des opérations de maintien de la paix non acquittées s'élevait à 1 687 600 000 dollars (en légère diminution par rapport à l'année précédente). Pour l'ensemble des opérations, le solde de trésorerie n'était que de 668,9 millions de dollars, tandis que le montant des dettes s'élevait à 1 363 600 000 dollars, soit presque le double.

Pour sa part, le Comité des commissaires aux comptes a vérifié les comptes de l'ensemble des opérations de maintien de la paix au Siège, et de 3 missions financées au moyen du budget ordinaire, de 12 missions financées au moyen de comptes spéciaux et de 6 missions en cours de liquidation. Le Comité a également validé les états financiers des opérations de maintien de la paix relevant de comptes spéciaux pour l'exercice terminé le 30 juin 1999. A la demande de l'Assemblée générale, il a aussi procédé à six audits spéciaux. Ses principales recommandations sont les suivantes :

- les bordereaux interservices en attente d'ajustement devraient figurer dans les états financiers pour leur montant brut;

- pour accroître l'exactitude des informations financières publiées, le Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité devrait veiller à ce que toutes les dépenses afférentes à l'exercice soient saisies dans les comptes. Pour la même raison, le Bureau et le Département des opérations de maintien de la paix devraient améliorer leur coordination;

- le Département des opérations de maintien de la paix devrait étudier la possibilité d'étendre à de nouveaux secteurs le processus de planification globale des achats, tant au Siège que dans les missions opérationnelles, afin de réaliser des économies d'échelle en effectuant chaque fois que possible des achats en grande quantité;

- le Département des opérations de maintien de la paix devrait rappeler aux missions opérationnelles qu'elles sont tenues par les dispositions du Manuel de la passation des marchés de présenter aux sections responsables de leurs achats des programmes fondés sur des prévisions réalistes;

- la Division des achats devrait revoir les modalités des achats franco à bord pour les rendre compatibles avec les dispositions du Règlement financier et du Manuel de la passation des marchés;

- le Département des opérations de maintien de la paix et la Division des achats devraient définir les procédures à suivre pour obtenir communication dans les meilleurs délais du résultat de la vérification des biens reçus par les missions opérationnelles, afin de pouvoir prendre rapidement les mesures qui s'imposent et mener à son terme le processus d'achat;

- le Département des opérations de maintien de la paix devrait essayer de retrouver les justificatifs de la cession du matériel de la MONUL (Libéria) et faire en sorte qu'à l'avenir ce type de document puisse être mis rapidement à la disposition des auditeurs;

- le Département des opérations de maintien de la paix et les missions devraient normaliser la liste des principaux matériels utilisés (véhicules, groupes électrogènes, matériel de communication, matériel informatique, etc.) afin d'en faciliter l'entretien et d'en accroître la durée de vie utile;

- le Département des opérations de maintien de la paix devrait à l'avenir demander aux missions en cours de liquidation d'évaluer soigneusement la rentabilité des transferts de matériel envisagés;

- le Département des opérations de maintien de la paix devrait revoir les modalités du processus de sélection des membres de la police civile, y compris les tests, en vue d'en améliorer l'efficacité;

- le Département des opérations de maintien de la paix devrait veiller à ce que personne ne soit affecté à une mission avant d'avoir obtenu un certificat médical d'aptitude.

Dans son rapport A/54/748, le Secrétaire général fait état de l'application des recommandations formulées par le Comité des commissaires aux comptes (CCC) (A/54/5, Vol.II) concernant les opérations de maintien de la paix pour la période se terminant le 30 juin 1999. Concernant par exemple la recommandation du CCC que le Département des opérations de maintien de la paix (DOMP) examine les mesures à prendre pour améliorer la planification des achats de manière à réduire les coûts, il est précisé que le DOMP revoit en permanence ses règles de passation des marchés et s'efforce constamment d'identifier de nouveaux mécanismes de réduction des coûts, tels que les accords d'achat en volume ou les contrats-cadres. Toutefois, tous les marchés ne se prêtent pas à des contrats-cadres. Il est notamment impossible d'établir des cahiers des charges standard pour de nombreux contrats de services, ceux-ci devant être élaborés en fonction des conditions particulières à chaque mission. Le DOMP continuera de chercher des moyens de réduire les coûts et, à cet égard, il note avec satisfaction que la Division des achats s'efforce constamment d'enrichir et de perfectionner sa base de données relatives aux fournisseurs. Pour ce qui est de revoir la pratique des contrats d'achat franco de bord, le rapport précise que des discussions sont en cours pour définir les conditions justifiant des inspections. Les incidences financières des inspections doivent également être prises en compte. Dans de nombreux lieux d'embarquement des marchandises, il n'y a pas d'inspecteurs techniques et ceux-ci doivent venir par avion. Le coût de l'inspection peut alors devenir excessif par rapport au risque de livraison défectueuse.

Pour accélérer la procédure de règlement dans le cas de marchés passés par le Siège, le DOMP confie la responsabilité des paiements, chaque fois que possible, à l'utilisateur final, c'est-à-dire à la mission concernée. Selon la pratique en vigueur jusqu'ici pour les marchés passés par le Siège, les missions envoient des rapports de réception et d'inspection à la Division de l'administration et de la logistique des missions qui introduit les données correspondantes dans le Système intégré de gestion (SIG) - et ce en attendant que le SIG soit mis en place dans les missions. Les factures des fournisseurs sont transmises à la Division de la comptabilité pour vérification et règlement.

Le Comité des commissaires aux comptes a également recommandé de standardiser les principaux équipements utilisés dans les missions, tels que les véhicules, les groupes électrogènes, le matériel de communication et le matériel informatique, afin d'en faciliter l'entretien et l'utilisation. Le DOMP agit dans ce sens, dans la mesure où les conditions propres à chaque mission le permettent. Il arrive que des impératifs opérationnels et politiques priment sur le souci de standardisation. La Division de l'administration et de la logistique des missions a néanmoins mis au point le Système de contrôle du matériel des missions, afin de permettre un contrôle adéquat des avoirs de l'Organisation et d'uniformiser la gestion de ceux-ci dans les missions de maintien de la paix. Ce module sera entièrement opérationnel mi-2000 dans les missions. Par ailleurs, un prototype de module a été conçu pour les articles consomptibles, afin de faciliter la prise de décision concernant les opérations d'achat, de livraison, de distribution, de reconstitution des stocks, de stockage, de passation par pertes et profits et de liquidation des avoirs. Ce prototype sera mis en service courant 2000.

Suite à la recommandation de revoir les modalités de sélection et de mise à l'essai des contrôleurs de la police civile, le DOMP organise des ateliers de formation d'instructeurs afin de renforcer les capacités de formation des pays fournisseurs de contingents. De plus, ceux-ci peuvent demander la visite d'une équipe d'aide à la sélection du personnel de police civile. Par ailleurs, le Groupe de la police civile examine actuellement le programme d'instruction de la police civile avant les missions. Un cours de 3 semaines pour les membres de la police des Nations Unies, a été mis au point.

Le Secrétaire général rend également compte des mesures prises ou envisagées pour appliquer les autres recommandations contenues cette fois-ci dans le corps du rapport du Comité des commissaires aux comptes.

Dans son rapport A/54/801 sur l'application des recommandations formulées par le Comité des commissaires aux comptes (CCC) concernant les opérations de maintien de la paix pour la période se terminant le 30 juin 1999, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) se félicite que l'administration ait appliqué toutes les recommandations du CCC et qu'il n'y a pas de question en suspens. Concernant la non-comptabilisation des demandes de remboursements présentées par les pays ayant fourni des contingents, le Comité demande que, dans son rapport, le Secrétaire général explique clairement la procédure suivie par l'ONU pour les sommes à payer et le passif éventuel. Il souligne qu'il est important que les demandes de remboursement présentées par les pays participant aux opérations de maintien de la paix des Nations Unies soient réglées sans retard. Le CCQAB note avec préoccupation les arriérés importants relatifs aux activités du personnel et autres activités (frais de téléphone, frais afférents au kilométrage des véhicules de permission, etc.). Il estime que des mesures devraient être prises d'urgence afin de réduire sensiblement les montants exigibles et la période pendant laquelle ils demeurent non réglés.

Le Comité consultatif estime insuffisants les efforts entrepris pour améliorer l'efficacité de la gestion des stocks dans le cadre des opérations de maintien de la paix. Le Comité n'est pas non plus satisfait des mesures prises jusqu'à présent par l'administration concernant la perte d'ordinateurs portatifs à la Mission pour la vérification des droits de l'homme au Guatemala (MINUGUA). Il demande une enquête approfondie sur les circonstances ayant causé la perte de ces ordinateurs.

En revanche, le Comité note avec satisfaction les progrès accomplis jusqu'à présent en ce qui concerne les achats effectués pour les opérations de maintien de la paix et relève que l'application du système des contrats généraux pour l'achat de divers articles collectifs avait permis de réaliser des économies. Il estime que les contrats d'achat devraient contenir certaines clauses protégeant l'ONU lorsque les modalités d'un contrat d'achat ne sont pas pleinement respectées par un fournisseur. Compte tenu de la décentralisation considérable des achats au titre du maintien de la paix et du quadruplement dans la délégation de pouvoir, de 50 000 à 200 000 dollars, le Comité consultatif considère que le Siège devrait disposer d'un mécanisme efficace lui permettant de contrôler les achats sur le terrain. Entre-temps, il faudrait évaluer la charge de travail et les fonctions de la Division des achats, de la Division de l'administration et de la logistique des missions et des entités compétentes du Département de la gestion dans la procédure d'achat, afin de faire en sorte que chaque entité planifie et exécute ses tâches avec une efficacité optimale. Le Siège devrait pouvoir, grâce aux nouvelles technologies, contrôler ces opérations en évitant les procédures bureaucratiques et les formalités excessives. Le Comité souligne également l'importance de la formation aux procédures d'achat dans les opérations de maintien de la paix, en particulier dans les nouvelles missions. Notant que le manuel des achats n'a été publié qu'en anglais, il recommande d'envisager de le publier dans les autres langues officielles de l'ONU.

Le Comité consultatif prie également le Secrétaire général de présenter à l'Assemblée générale un rapport détaillé sur l'application du système de contrôle des avoirs sur le terrain et sur son utilité pour l'achat et la gestion du matériel des missions de maintien de la paix. Ce rapport devrait être établi dans le contexte des budgets de maintien de la paix pour la période du 1er juillet 2001 au 30 juin 2002. Il devrait examiner notamment la question du montant des ressources consacrées à la gestion du matériel de maintien de la paix et à la liquidation des missions. Le CCQAB est en outre préoccupé par les déficiences relevées par l'audit des commissaires aux comptes concernant la sélection et le classement médical des contrôleurs de police. Le Siège devrait revoir d'urgence les procédures de sélection et d'approbation afin d'améliorer leur efficacité et de réduire leur coût. Le Comité réaffirme que les pays qui fournissent des effectifs de police civile aux missions des Nations Unies devraient prendre à leur charge les frais de rapatriement des contrôleurs de police qui ne satisfont pas aux normes de l'Organisation. Il estime également que ces normes devraient être établies de manière à répondre aux besoins opérationnels spécifiques de chaque mission. Concernant les achats en cas d'urgence, il réaffirme que l'application de dérogations à la procédure d'appels d'offres, sur la base de l'urgence, ne doit pas empêcher la soumission de dossiers au Comité des marchés.

S'agissant des cas de fraude et des allégations de fraude, le Comité note avec préoccupation que l'opération frauduleuse commise à la Mission des Nations Unies en Bosnie-Herzégovine (MINUBH) s'est poursuivie pendant une période de plus de 2 ans et ce, bien qu'un vérificateur résident de la Mission ait confirmé les irrégularités dès octobre 1998. Le Comité note également avec préoccupation que certaines missions (au Sahara occidental, à Chypre, en Géorgie, et la Force de déploiement préventif des Nations Unies) n'avaient pas répondu à la demande de l'administration qui souhaitait recevoir des informations sur les cas de fraude et allégations de fraude pendant la période se terminant le 30 juin 1999.

Débat général

M. EDUARDO MANUEL DA FONSECA FERNANDES RAMOS (Portugal), s'exprimant au nom de l'Union européenne et des pays associés, Bulgarie, République tchèque, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Pologne, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Chypre, Malte, Turquie et Norvège, a regretté qu'une partie des documents soumis à l'examen ait été distribuée si tardivement. Il a, par ailleurs, invité le Secrétariat à assister au mieux de ses possibilités le Comité des commissaires aux comptes dans son travail.

Le représentant a noté les nombreux progrès réalisés sur les bordereaux interservices, estimant que l'on devrait utiliser des moyens technologiques aux fins de leur traitement et de leur ajustement. En outre, il s'est déclaré préoccupé par le fait que les missions n'aient pas mis en oeuvre une politique de recouvrement pour les sommes dues, parfois depuis longtemps, par le personnel à l'Organisation. L'absence de progrès dans la gestion des stocks des opérations de maintien de la paix est également préoccupante et il est nécessaire de réduire les acquisitions excessives ou inutiles faites par l'Organisation. A cet égard, il faut espérer que la mise en oeuvre du Système de contrôle pour les missions facilitera la gestion des inventaires. De plus, le représentant a fait remarquer qu'une condition nécessaire à une bonne gestion des ressources est la formation appropriée du personnel, suggérant ainsi la réintroduction d'une formation pour les chefs de section. En outre, il s'est félicité du fait que les problèmes liés au recrutement de la police civile aient été mis en exergue dans les différents rapports présentés.

M. L.K. CHRISTIAN (Ghana) a indiqué qu'après vingt-quatre années de services, le Ghana cessera d'être membre du Comité des commissaires aux comptes (CCC) le 30 juin prochain. Il a estimé qu'au fil des ans, le CCC avait contribué au renforcement de la fiabilité du système des Nations Unies en mettant constamment l'accent sur la mise en oeuvre de pratiques de comptabilité et de gestion efficaces. Le représentant s'est félicité des améliorations apportées dans le suivi des bordereaux interservices. Il s'est particulièrement réjoui de la diminution significative (de 24,3 millions de dollars au 30 juin 1998 à 2,4 millions de dollars au 30 juin 1999) des transactions interservices en attente de traitement concernant les opérations de maintien de la paix. Rappelant que les achats effectués sur le terrain pour les missions sont désormais supérieurs à ceux effectués depuis le Siège, M. Christian a insisté sur la nécessité pour les administrations des missions d'établir des programmes d'achats fondés sur le Manuel des achats, afin que des économies d'échelle puissent ainsi être réalisées. Il s'est dit préoccupé par le fait que certaines missions n'aient pas présenté à la Division des achats les formulaires requis d'évaluation des fournisseurs. Ceux-ci sont essentiels pour garantir la qualité des prestations fournies à l'Organisation et il faut que toutes les missions se conforment à la procédure établie en la matière, a-t-il déclaré. Le représentant s'est dit également inquiet de constater certaines lacunes dans la gestion de la liquidation des opérations de maintien de la paix. Cet aspect des missions demande une attention particulière.

M. JOHN ORR (Canada) a déploré la parution tardive du long rapport sur les états financiers dans toutes les langues officielles. Ce retard ne permet pas aux Etats Membres de s'assurer de la bonne gestion financière de l'Organisation. Il s'est inquiété du fait que 320,8 millions de dollars en demandes de remboursement présentées par les Etats Membres n'aient pas été inclus dans les états financiers. Selon lui, il faudrait examiner l'impact de cette pratique sur les remboursements aux Etats Membres. M. Orr s'est demandé pourquoi, compte tenu de cette lacune, le CCC n'avait pas émis de réserve sur les états financiers présentés par le Secrétariat. Il a en outre demandé à savoir quelles sont les procédures d'audit employées par le CCC pour examiner la validité de près de 700 millions de dollars non réglés inscrits dans les états financiers. Le représentant s'est aussi inquiété de la tendance chronique relevée par les Commissaires aux comptes à une surbudgétisation. Il a estimé, en conclusion, que le rapport des commissaires aux comptes pourrait être abrégé pour faciliter l'examen des états financiers par la Cinquième Commission et les Etats Membres. Le rapport pourrait par exemple se concentrer sur des questions de gestion plus vastes, comme notamment la dotation d'effectifs en temps opportun pour les opérations de maintien de la paix. Le recrutement rapide de personnel est en effet un aspect crucial en ces temps de multiplication des missions.

M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a regretté que la présentation du rapport du Comité des commissaires aux comptes ait subi des retards. S'associant au Canada, le représentant a noté qu'environ 321 millions de dollars de demandes de remboursement, présentées par 53 pays pour 14 missions, n'ont pas été comptabilisés. L'importance de cette somme montre qu'il y a des faiblesses dans les procédures suivies. Dans 6 des 9 opérations de maintien de la paix, les activités d'achat n'ont pas tenu compte du plan d'achat. M. Repasch a donc souhaité que des mesures soient prises pour redresser les politiques d'achat. Au vu de l'augmentation des rapatriements des commissaires de police, il a demandé ce qui est fait pour remédier aux défauts du processus de recrutement. Se félicitant du fait que toutes les recommandations précédentes du Comité des Commissaires aux comptes aient été suivies, il a toutefois demandé plus de détails sur les procédures suivies pour l'examen des normes comptables actuelles. Selon le représentant, les arriérés relatifs aux activités du personnel et autres activités sont dus au fait que l'on n'ait pas exigé le remboursement de ces sommes, significatif de l'absence d'une politique plus agressive. Dans le rapport du Comité, il est indiqué que le manuel des achats n'a été publié qu'en anglais. M. Repasch a demandé plus de précisions sur cette question, notamment l'utilité de traduire en toutes les langues officielles un document dont l'utilisation est purement interne. En ce qui concerne le cas de fraude à la Mission des Nations Unies en Bosnie-herzégovine (MINUBH), il a demandé au Secrétariat quelles étaient les lacunes internes qui pouvaient expliquer que cette fraude se soit produite pendant plus de deux ans, et ce bien que les irrégularités de gestion aient été signalées.

M. DAVID WOOODWARD, au nom du Président du Comité des commissaires aux comptes, a indiqué que le rapport a été transmis au CCQAB le 28 janvier 2000, soulignant les délais nécessaires à la traduction et à la publication. En outre, il a expliqué que, dans de nombreux cas, les demandes de remboursement mises en recouvrement sont reflétées dans le solde débiteur. Toutefois les 320,8 millions évoqués par les délégations n'apparaissent pas dans les états financiers car le système de comptabilité de l'Organisation ne permet pas de reconnaître de telles demandes jusqu'à que des fonds aient été inscrits au budget pour les rembourser. Il s'agit d'un domaine auquel il faut porter une attention particulière, a ajouté M. Woodward. Répondant à la délégation du Canada, il a indiqué qu'il fallait décider de ce qui intéresse, dans les rapports, les organes dirigeants. En ce qui concerne les difficultés de recrutement, le Comité fera tous les efforts possibles pour donner suite aux suggestions des délégations dans ce domaine.

Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (point 118)

Le rapport A/54/427 du Secrétaire général concerne les Directives pour l'élaboration des normes de contrôle interne (cf. rapport A/52/867 présenté ci- après pour information). Le Secrétaire général rappelle que le Comité des commissaires aux comptes a estimé que le projet d'amendement révisé à l'article X du Règlement financier de l'Organisation, relatif aux systèmes et procédures de contrôle interne, comportait des défauts. Le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires a, quant à lui, estimé que les Directives étaient trop générales pour être fonctionnelles et devaient être portées à l'attention de tous ceux qui étaient concernés par l'élaboration ou l'amélioration des instruments de contrôle interne de l'ONU. Il a recommandé que les Directives soient diffusées plutôt qu'incorporées au Règlement financier. En conséquence, l'administration s'attachera à diffuser ces directives aussi largement que possible, en particulier sur l'Intranet des Nations Unies.

Le rapport du Secrétaire général sur les directives pour l'élaboration des normes de contrôle interne (A/52/867) rappelle que la rationalisation et le renforcement des contrôles internes sont l'un des axes importants de la réforme engagée à l'ONU. L'action menée dans ce domaine doit s'appuyer sur des fondements conceptuels solides et des points de référence précis renvoyant aux pratiques jugées optimales pour assurer un contrôle de gestion efficace. On dispose pour cela du document-cadre que constituent les Directives pour l'élaboration des normes de contrôle interne approuvées par l'Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI) (ce document est présenté en annexe du rapport). Ces directives ont pour objet de renforcer le contrôle de gestion et d'établir une reddition de comptes plus fine dans le secteur public. Les contrôles internes doivent être conçus comme des outils de gestion efficaces utilisés par l'organisation pour atteindre l'efficience dans les activités et services entrant dans le cadre de sa mission, protéger ses ressources contre les risques de pertes dues au gaspillage, à l'abus, à la mauvaise gestion et à la fraude, assurer le respect des lois, des réglementations et des directives de la direction et permettre la préparation et la publication de données financières et administratives complètes et fiables.

En ce qui concerne la nature et la substance des directives, les normes générales font appel aux notions de garantie raisonnable (les structures de contrôle interne doivent garantir de manière raisonnable que des objectifs généraux de l'Organisation seront réalisés), d'adhésion (le système de contrôle interne doit en permanence emporter l'adhésion des cadres et du personnel), d'intégrité et compétence (les cadres et le personnel doivent avoir un comportement intègre tant dans leur vie professionnelle que privée et avoir la compétence requise en ce qui concerne les contrôles internes) et d'objectifs du contrôle (il faut identifier et élaborer des objectifs de contrôle spécifique pour chaque activité de l'organisation). Il est précisé que les objectifs du contrôle doivent être complets, raisonnables et intégrés aux objectifs généraux de l'Organisation. Pour être efficaces, les contrôles internes doivent être appropriés, ils doivent toujours fonctionner comme prévu et ils doivent être efficients, leur coût ne devant pas dépasser les avantages qui en découlent.

Les normes de contrôle détaillées, qui sont les mécanismes ou procédures par le biais desquels les objectifs du contrôle sont atteints, se présentent comme suit :

- documentation claire, complète et aisément accessible sur la structure des contrôles internes et sur toutes les transactions et les opérations importantes;

- enregistrement prompt et adéquat des transactions et des opérations importantes;

- respect rigoureux des délégations de pouvoir données aux personnes habilitées à autoriser et exécuter les transactions et les opérations importantes;

- séparation des fonctions et des responsabilités confiées aux agents appelés à autoriser, traiter, comptabiliser et contrôler les transactions et les opérations importantes;

- supervision compétente afin de s'assurer de la réalisation des objectifs du contrôle interne;

- accès aux ressources et aux documents limités aux personnes autorisées qui ont pour responsabilité d'en assurer la garde ou doivent rendre compte de leur utilisation.

Au fil des ans, l'ONU a élaboré un système de contrôle interne dont la plupart des dispositions s'apparentent, par l'esprit et la forme, aux directives de l'INTOSAI. Il n'en reste pas moins que le système de contrôle interne de l'Organisation souffre de lacunes et d'insuffisances, que les audits et inspections permettent de déceler, et qu'il faut constamment essayer de l'améliorer. Recueil des pratiques optimales reconnues sur le plan international, les Directives de l'INTOSAI fourniront un moyen d'évaluer l'efficacité des contrôles internes de l'Organisation. En adoptant officiellement ces directives, l'ONU ne se bornerait pas à affirmer sa volonté de respecter des normes de contrôle interne approuvées sur le plan international, mais donnerait une nouvelle dynamique et une orientation plus précise aux efforts menés dans le cadre de la réforme pour rationaliser et renforcer les contrôles internes.

C'est dans cet esprit que le Secrétaire général a décidé de faire des Directives de l'INTOSAI la norme générale fondamentale à laquelle l'Organisation devra se conformer et a demandé au Secrétaire général adjoint à la gestion de faire le nécessaire pour aligner les contrôles internes sur ces directives. Celles-ci seront distribuées sur support papier à l'ensemble des cadres et du personnel et seront disponibles sur le site Web de l'ONU. Le Secrétaire général estime qu'il conviendrait de modifier le Règlement financier de l'ONU afin d'entériner leur adoption officielle. Les Directives de l'INTOSAI définissent les normes minimums acceptables en matière de contrôle interne. Les fonds et programmes des Nations Unies spécialisés dans l'exécution de programmes et de projets opérationnels pourront élaborer à partir de ces normes un système de contrôle interne plus détaillé et plus précis adapté à leur type d'activité.

Le Secrétaire général recommande à l'Assemblée générale de modifier comme suit l'article X du Règlement financier de l'Organisation des Nations Unies :

"Article 10.1 e) :

Les systèmes et procédures de contrôle interne de l'Organisation sont conformées, mutatis mutandis, aux Directives pour l'élaboration des normes de contrôle interne approuvées par l'Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques en juin 1992, ou aux directives promulguées ultérieurement par celles-ci que le Secrétaire général aura jugées acceptables."

Observations

M. REPASCH (Etats-Unis) s'est dit disposé à accepter de prendre note du rapport. Toutefois, il a rappelé que lorsque la question de l'utilisation des normes de contrôle interne avait été soulevée pour la première fois, sa délégation avait jugé raisonnable d'attendre d'une organisation internationale qu'elle suive les directives de l'INTOSAI. Il a indiqué le désaccord de sa délégation face à la position du CCQAB qui a estimé que les directives étaient trop générales pour être appliquées. Les Etats-Unis estiment que ces normes devraient être transmises à tous les fonctionnaires des Nations Unies. Elles devraient en fait être pleinement incorporées aux règles applicables aux Nations Unies et être employées constamment.

M. ORR (Canada) a exprimé son accord avec le représentant des Etats-Unis. Selon lui, nombre de questions soulevées dans les rapports du Comité des commissaires aux comptes et du Bureau des services de contrôle interne n'auraient pas eu lieu d'être avec un système de séparation des tâches plus efficace en matière de contrôle interne. Si ces normes avaient été appliquées, y aurait-il eu une incidence sur la mise à jour de la série 100 des règlements financiers, dont la dernière date d'il y a 15 ans, a demandé le représentant.

M. RAMOS (Portugal), au nom de l'Union européenne, s'est également dit d'accord avec les deux intervenants précédents. Pour lui, les normes de l'INTOSAI devraient être pleinement incorporées aux règles applicables aux Nations Unies.

Le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. JOSEPH CONNOR, a indiqué que la révision des règles et règlements financiers des Nations Unies sera bientôt achevée et disponible. Mais celle-ci n'a aucune conséquence sur la question suivie aujourd'hui; les directives de l'INTOSAI n'ayant pas été incorporées aux règles des Nations Unies. A moins d'une décision contraire, il serait pour l'heure inapproprié de le faire.

Reprenant la parole, le représentant des Etats-Unis a expliqué qu'il lui semblait au contraire fort utile d'incorporer ses normes aux règles et règlements financiers de l'Organisation.

M. CONNOR a indiqué que le Secrétariat a essayé de les incorporer et qu'il avait présenté à la Cinquième Commission des modalités dans ce sens qui n'ont pas obtenu l'assentiment des délégations. Le Secrétariat n'a pour l'instant pas de nouvelles propositions à cet effet.

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