LES DELEGATIONS DEMANDENT AU SECRETARIAT DE DEFINIR DE MANIERE PLUS PRECISE LA NOTION DE BESOINS URGENTS EN MATIERE D'ACHAT
Communiqué de Presse
AG/AB/557
LES DELEGATIONS DEMANDENT AU SECRETARIAT DE DEFINIR DE MANIERE PLUS PRECISE LA NOTION DE BESOINS URGENTS EN MATIERE D'ACHAT
20000321Plusieurs représentants s'inquiètent de l'installation tardive du Système intégré de gestion dans les missions et les Tribunaux internationaux
La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a examiné, ce matin, la question de la réforme des achats et notamment de la définition des besoins urgents, proposée par le Secrétaire général. Tout en soulignant le bien-fondé et l'utilité de cette définition, les délégations ont demandé que leur soient fournis des exemples d'application concrète afin que soit dissipée toute ambiguïté quant à l'urgence réelle des besoins. Il convient notamment de s'assurer que l'urgence ne résulte pas d'une mauvaise planification des besoins ou d'une mauvaise gestion. Les circonstances qui peuvent conduire à une situation d'urgence doivent donc être clairement définies. A cet égard, M. Toshiyuki Niwa, Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui a indiqué que les procédures opérationnelles traitant de tous les cas possibles en matière de besoins urgents seront présentées dans le Manuel des achats. Il a précisé que l'évaluation du caractère urgent des besoins relevait plus de la responsabilité des directeurs des programmes organiques concernés que de la Division des achats.
Les représentants des délégations suivantes ont pris la parole sur ce point : Egypte, Nigéria (au nom du Groupe des 77 et de la Chine), République arabe syrienne, République-Unie de Tanzanie, Cameroun, Tunisie et Arabie Saoudite. Le Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui, M. Niwa, et le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires, M. Conrad Mselle, ont répondu aux questions des délégations.
La Commission a également examiné le rapport du Corps commun d'inspection (CCI) sur l'examen du Comité administratif de coordination (CAC) et de ses mécanismes, présenté par le Président du CCI, M. Dominique Ouedraogo. Les observations du Secrétaire général et du CAC sur l'analyse du CCI lui ont été présentées par le Directeur du Bureau des affaires interorganisations, M. Qazi Shaukat Fareed. La Commission a, de plus, examiné le rapport du CCI sur les services communs des organismes des Nations Unies à Genève, ainsi que les commentaires du Secrétaire général et du CAC s'y rapportant. A ce sujet, plusieurs délégations ont souligné que l'objectif du développement des services communs à Genève doit demeurer la rentabilité et l'efficacité. Les services communs sont en effet un outil mis à la disposition des responsables de l'Organisation mais ne doivent pas servir d'excuse pour engendrer de nouvelles bureaucraties coûteuses, a fait remarquer le représentant des Etats-Unis.
Pour le représentant de l'Australie, il n'est pas raisonnable d'envisager des services communs alors que l'Office des Nations Unies à Genève ne semble pas disposer des outils élémentaires de gestion.
La Commission a entendu les déclarations des représentants des pays suivants : Portugal (au nom de l'Union européenne et des Etats associés), Nigéria (au nom du Groupe des 77 et de la Chine), Cuba, Etats-Unis et Australie.
La Commission a, en outre, examiné le onzième rapport intérimaire du Secrétaire général sur le système intégré de gestion (SIG) et les commentaires du CCQAB sur la question. Les intervenants ont souligné l'importance qu'ils attachent au parachèvement et au bon fonctionnement du SIG qui permet d'améliorer sensiblement l'efficacité de la gestion de l'Organisation. Ils ont rappelé que le SIG s'est avéré à ce jour une initiative très coûteuse et ont estimé que le rapport du Secrétaire général devrait en conséquence faire preuve de davantage de clarté. En réponse aux préoccupations exprimées par plusieurs intervenants quant à l'insuffisance de la mise en oeuvre du SIG dans les missions de maintien de la paix et dans les Tribunaux internationaux, M. Niwa a indiqué que le Secrétariat entend tout d'abord achever l'installation de tous les modules au Siège et dans tous les lieux d'affectation.
Les représentants des pays suivants ont fait une déclaration : Portugal (au nom de l'Union européenne et des pays associés), Etats-Unis, Nigéria (au nom du Groupe des 77 et de la Chine), Japon, République de Corée, et Italie.
Au titre de la planification des programmes, la Commission a, à la demande de la délégation cubaine, décidé de procéder à des consultations officieuses avant de se prononcer sur la proposition du Secrétaire général d'introduire dans le Règlement et les règles régissant la planification des programmes un alinéa visant à mieux guider les directeurs de programmes dans la formulation des réalisations escomptées.
En fin de séance et au titre des questions diverses, le Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui a répondu à une question du représentant de la République arabe syrienne concernant la cafétéria. Le représentant du Portugal a également posé une question sur l'état de la documentation.
Lors de sa prochaine séance formelle, jeudi 23 mars à partir de 10 heures, la Cinquième Commission entendra une présentation de M. Joseph Connor, Secrétaire général adjoint à la gestion, sur la situation financière de l'Organisation.
Planification des programmes (point 120)
Documentation
Par sa note sur le règlement et les règles régissant la planification des programmes, les aspects du budget qui ont trait aux programmes, le contrôle de l'exécution et les méthodes d'évaluation (A/C.5/54/12), le Secrétaire général porte à l'attention de l'Assemblée générale une règle donnant aux directeurs de programme des directives qui les aideraient à mieux appliquer l'article 5.4 du règlement et des règles régissant la planification des programmes. Cet article introduit l'obligation d'énoncer dans les textes explicatifs concernant les programmes " les objectifs visés et les réalisations escomptées au cours de l'exercice biennal". Le Secrétaire général propose un nouvel alinéa, à insérer dans la règle 105.4, qui vise à mieux guider la formulation des réalisations escomptées en éclairant la relation entre les réalisations escomptées, d'une part, les objectifs et les produits, de l'autre. Ce nouvel alinéa se lirait comme suit : " les réalisations escomptées sont énoncées pour chaque sous- programme en précisant les avantages ou les changements qui en résulteront pour les utilisateurs ou les bénéficiaires des produits finals. Les réalisations escomptées doivent être conformes aux objectifs fixés dans les programmes et sous-programmes et permettre d'atteindre ces objectifs. Les réalisations escomptées sont énoncées de façon qu'il puisse facilement être déterminé par la suite si les résultats effectifs répondent aux attentes". Le Secrétaire général suggère à l'Assemblée générale de prendre note de cet alinéa supplémentaire en même temps que des autres règles présentées dans le rapport du Secrétaire général sur la révision des règles (A/54/125).
Débat général
Mme EVA SILOT BRAVO (Cuba) a rappelé que c'est la première fois que l'Assemblée générale examine la question des objectifs et des réalisations les incorpore dans le budget-programme. Pour Cuba, il est important que les directeurs de programmes aient des instructions précises pour qu'ils comprennent l'utilité d'incorporer ce nouveau concept et disposent de données pour formuler leurs instructions permettant le passage de toutes les étapes prévues. La représentante a demandé à ce que la Commission procède néanmoins à des consultations officieuses avant de se prononcer afin de permettre aux Etats Membres de donner toutes les directives nécessaires.
La demande de la représentante de Cuba a été appuyée par les délégations du Nigéria (au nom du Groupe des 77 et de la Chine), et de la République arabe syrienne.
Les représentants du Portugal, (au nom de l'Union européenne), des Etats- Unis, du Canada et de la République de Corée, ont estimé que la Commission était parfaitement en mesure d'approuver immédiatement la proposition faite au paragraphe 6 du rapport dans la mesure où il s'agit d'une prérogative du Secrétaire général. Ils ont néanmoins précisé qu'ils ne s'opposeraient pas à la tenue de consultations.
M. TOMMO MONTHE, Président du Comité du Programme et de la coordination (CPC), a confirmé que les règles visant à clarifier le Règlement général relève de la compétence du Secrétaire général. Il a rappelé qu'il avait été demandé au Secrétariat de clarifier la notion de "résultats escomptés", ce qui est fait dans le rapport soumis ce matin. A son sens le texte présenté par le Secrétariat ne semble pas présenter de réelle difficulté.
Examen de l'examen du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (point 118)
Documentation
* Réforme des achats Dans son rapport sur la réforme des achats : définition des besoins urgents (A/54/650), le Secrétaire général propose une définition plus précise et plus claire de la notion de besoins urgents et indique que le Manuel des achats a été modifié en conséquence. On entend par "besoins urgents" des besoins dont le caractère impératif n'est pas imputable à un manque de planification ou à des craintes quant à la disponibilité ultérieure des fonds, et auxquels il faut satisfaire immédiatement faute de quoi il en résulterait un préjudice grave (perte de biens ou de vies humaines, dommages corporels ou matériels) ou un surcroît considérable.
Il est souligné que faire face aux besoins urgents est fondamentalement un problème de gestion et non un problème d'achats.
Etant donné la difficulté de recenser toutes les situations d'urgence qui justifieraient une approbation a priori dans le cadre des procédures d'achat, le Secrétariat estime qu'il est non moins important de définir les conditions dans lesquelles une dérogation aux procédures normales ne se justifie pas. En annexe au rapport sont exposées les conditions d'application de la définition, ainsi que les conditions d'irrecevabilité et les modalités d'examen par le Comité des marchés.
Présentation orale du rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB)
Le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. CONRAD MSELLE, a indiqué que le document A/54/650 a déclaré que le CCQAB souscrit entièrement à la nouvelle définition des besoins urgents et recommande qu'elle soit adoptée par la Commission.
Débat général
M. AHMED H. DARWISH (Egypte) a demandé des explications sur les circonstances qui mènent à avoir des besoins urgents.
M. HASSAN MOHAMMED HASSAN (Nigéria), s'exprimant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a estimé que le document présenté facilitera considérablement les discussions sur la question des besoins urgents. Cependant les circonstances dans lesquelles ces besoins surgissent doivent être plus clairement définies, a- t-il suggéré.
M. ABDOU AL-MOULA NAKKARI (République arabe syrienne) a estimé que la définition est bonne de façon générale. Cependant il partage le point de vue des représentants du Nigéria et de celui de l'Egypte. Dans la définition, on entend par besoins urgents des besoins dont le caractère urgent n'est pas imputable à un manque de planification. Il a suggéré que le mot "planification" soit remplacée par le mot "administration" ou "gestion" pour mieux préciser qu'il s'agit bien de circonstances exceptionnelles considérées comme cas de force majeur. Dans ce contexte, il a approuvé le fait que la définition indique que si l'on ne satisfait pas à ces besoins, ceci entraînera des pertes de biens ou de vies humaines
M. MUHAMMAD YUSSUF (République-Unie de Tanzanie) a estimé que cette définition ne va pas suffisamment loin et possède une certaine ambiguïté. Dans ce contexte, il serait bon que le Secrétariat fournisse des exemples d'application pour comprendre à quoi correspondent exactement ces besoins dont le caractère est impératif et exceptionnel.
M. PAUL EKORONG A DONG (Cameroun) a approuvé les déclarations des représentants du Groupe des 77 et de l'Egypte. Le Cameroun a souhaité que cette définition soit replacée dans le contexte d'une application concrète sur le terrain, étant donné que les conséquences et l'application de cette définition diffèrent de la définition elle-même.
Mme RADHIA ACHOURI (Tunisie) s'est déclarée convaincue des difficultés qui existent pour procéder à un recensement de toutes les situations d'urgence qui peuvent justifier une dérogation aux procédures régulières. Il est important de définir les conditions dans lesquelles une dérogation n'est pas justifiée. La représentante a donc demandé plus de précisions sur la nature des conditions auxquelles se réfère le paragraphe 3. Ainsi il faudrait que le chef de section atteste l'urgence de ces besoins et une définition n'est pas à elle seule suffisante pour contrôler de telles activités, a-t-elle ajouté.
M. FARID (Arabie Saoudite) a demandé que soient fournies des explications et des exemples plus concrets. Le terme de besoins urgents s'applique-t-il seulement aux opération de maintien de la paix qui sont issues d'une décision du Conseil de sécurité, a-t-il demandé.
M. TOSHIYUKI NIWA, Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui, répondant aux questions des délégations, a rappelé qu'au début des années 90 il y a eu une forte augmentation des opérations de maintien de la paix. D'où l'importance de la question à présent traitée. Il existe deux aspects de la réforme des achats, d'une part les besoins opérationnels et leur évaluation, de l'autre le processus des achats lui-même. Signalant que les besoins urgents avaient diminué en nombre, M. Niwa a expliqué que dans le cadre des opérations de maintien de la paix qui génèrent des besoins urgents en matière d'achats, la question de l'application de la définition n'appartient pas au département des achats car il n'intervient qu'en fin de parcours. Ce qui est important c'est le jugement des directeurs de programme à propos de ce qui peut-être considéré ou non comme un besoin urgent, a-t-il souligné. A cet effet, cette notion sera définie plus clairement dans le Manuel des achats en particulier en ce qui concerne le type de besoins qui peuvent exister. Il faut que la situation soit authentique, c'est à dire découle d'un véritable imprévu, il est d'ailleurs expliqué dans la définition que la situation d'urgence est celle qui se produit malgré une planification, a indiqué M. Niwa.
Le Président du CCQAB, M. CONRAD MSELLE a, pour sa part, indiqué qu'il peut par exemple y avoir une situation où la sécurité se détériore de façon rapide. Il est alors nécessaire d'évacuer les personnes et il n'y a pas de temps pour faire des appels d'offre. Lorsque les vérificateurs se penchent sur ces cas de besoins urgents, ils examinent le critère suivant : si rien n'avait été fait quelles auraient été les conséquences? M. Mselle a précisé que l'on pourra toujours revoir la définition en fonction des futures expériences pratiques.
M. NAKKARI (République arabe syrienne) a déclaré que les directeurs de programmes pour diverses raisons n'appliquent pas toujours les règles de gestion adoptées. C'est pourquoi, il faut garantir que le recours au concept de "besoins urgents" ne résulte pas d'une mauvaise planification et d'une mauvaise gestion. Pour l'heure, c'est le chef du département organique concerné qui doit dire si le besoin est urgent ou non. Toutefois, la définition proposée ne fait aucune mention de la responsabilité de ceux qui en dernier lieu prennent la décision de qualifier un besoin d'urgent ou non. Or pour qu'elle soit complète la définition proposée doit aborder également cet aspect, a insisté le représentant.
M. FARID (Arabie Saoudite) a souligné l'importance d'une bonne planification en matière d'achats dans le cadre d'une opération de maintien de la paix. A son avis la base logistique de Brindisi pourrait déjà constituer le cadre idéal où l'on pourrait stocker certains matériaux et produits permettant de faire face aux urgences. Le représentant a demandé également si la Division des achats a prévu l'accroissement des responsabilités qui découlera de l'augmentation des opérations de maintien de la paix.
Reprenant la parole le Président du CCQAB, M. Mselle, a mis en garde contre la tentation de surcharger la définition proposée afin d'en préserver le caractère opérationnel et applicable. Il ne faut pas oublier qu'il s'agit d'une première étape et que le Secrétariat va préparer ensuite une série de procédures opérationnelles, qu'il pourrait parfaitement communiquer aux Etats Membres. Toutefois, il semble possible de rajouter à la définition proposée la notion de "gestion" et de "disponibilité des fonds", ce qui permettrait d'avoir fait le tour complet du problème.
Le Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui, M. Niwa, a confirmé le fait que les procédures opérationnelles, à incorporer dans le Manuel des achats, développeront et illustreront toutes les situations possibles. En outre, la Division des achats a d'ores et déjà été réorganisée et en l'état actuel des choses elle est parfaitement capable de répondre à l'augmentation des besoins en matière d'achat des opérations de maintien de la paix.
Budget-programme de l'exercice biennal 1998-1999 (point 119)
Documentation
Dans son onzième rapport intérimaire sur le Système intégré de gestion (SIG) (A/54/474), le Secrétaire général indique que depuis la parution de son dernier rapport, la situation a considérablement évolué. Le SIG a été institutionnalisé et est en cours d'installation dans les principaux lieux d'affectation, et sa maintenance est maintenant intégralement assurée par des fonctionnaires de l'ONU.
Le Secrétaire général précise que le coût estimatif de l'achèvement du projet est resté dans les limites des projections figurant dans le dixième rapport intérimaire (soit 77,6 millions de dollars). Le rapport donne une description d'ensemble de l'état d'avancement des activités relatives à l'élaboration et à l'installation du SIG et une description du programme de travail de l'année à venir, accompagnées d'un résumé de l'exécution du budget. Une description détaillée des activités entreprises au cours des 10 mois écoulés, et une description des mesures prises comme suite aux recommandations du Comité des commissaires aux comptes sont aussi fournies en annexes, ainsi que des statistiques relatives à l'utilisation mensuelle du SIG.
Le cinquième rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) (A/54/7/Add.4) porte sur le Système intégré de gestion (SIG) et plus particulièrement sur le onzième rapport du Secrétaire général décrivant l'état d'avancement et les activités relatives à l'élaboration et à l'installation de ce système. Le CCQAB estime en premier lieu que le rapport du Secrétariat aurait dû être rédigé de manière plus concise. Il note que le travail de mise au point du SIG s'achèvera à la fin de 1999. Le Comité regrette le manque de progrès réalisés dans la mise en place du SIG pour les opérations de maintien de la paix et les tribunaux. A ce sujet, on se heurte aussi à de sérieux obstacles pour obtenir le concours du personnel spécialisé du Département des opérations de maintien de la paix, en raison de l'extension rapide que connaissent actuellement les activités de maintien de la paix. De même, compte tenu du barème des traitements actuellement en vigueur à l'ONU, il s'avère difficile de s'attacher durablement les services des techniciens hautement spécialisés qui travaillent sur le SIG et de trouver du personnel qualifié dans le domaine de l'informatique. Le Comité consultatif précise que sur ce point l'Assemblée générale voudra peut-être prendre toute mesure qu'elle jugera appropriée.
Le CCQAB demande au Secrétaire générale de faire le nécessaire pour accélérer la mise en place du SIG dans les opérations de maintien de la paix et les tribunaux. Il recommande qu'un projet pilote soit mis au point au plus tôt dans une mission de maintien de la paix et que les coûts de réalisation du projet soient imputés au budget de la mission. Le Comité compte que les utilisateurs au Département des opérations de maintien de la paix participeront aux consultations et décisions concernant l'application du SIG aux tribunaux dans le cadre de ces rapports sur les prévisions budgétaires pour les tribunaux pour 2000.
Le Comité consultatif recommande en outre à l'Assemblée générale de prendre note des nouvelles dates fixées pour l'achèvement du projet ainsi que des activités prévues pour les 12 prochains mois.
Le Comité souligne aussi la nécessité d'élaborer et d'appliquer une stratégie globale de l'information ce qui n'a malheureusement pas encore été fait. Le Comité juge aussi préoccupant le décalage entre l'intention affichée par le Secrétaire général "d'informatiser l'ONU" et le volume relativement faible des ressources financières et humaines affectées à la réalisation de cet objectif. Il apparaît en outre que chaque organisme des Nations Unies continue apparemment d'élaborer son propre système, en l'absence de véritable coordination, ce qui entraîne des dépenses superflues.
Débat général
M. EDUARDO RAMOS (Portugal) au nom de l'Union européenne et de la République tchèque, l'Estonie, la Hongrie, la Lettonie, la Lituanie, la Pologne, la Roumanie, la Slovénie, Chypre, Malte, la Turquie et la Norvège, a souligné l'importance qu'il attache au Système intégré de gestion (SIG) qui permet d'améliorer la cohérence et l'efficacité de la gestion de l'Organisation. Il a espéré que l'application du module 4 dans tous les lieux d'affectation sera terminée d'ici la fin de 2000. L'Union européenne soutient l'idée d'une discipline budgétaire accrue concernant le SIG et espère que les dépenses ne dépasseront pas les dernières prévisions prévues. Il a demandé au Secrétaire général de fournir, dans son prochain rapport, des informations sur l'application du SIG dans tous les lieux hors Siège et dans les Tribunaux.
M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a reconnu que le bilan global du SIG, malgré les critiques formulées, est une réalisation qui a permis de concrétiser en partie la réforme de l'Organisation. Concernant les déplacements de fonctionnaires dans tous les lieux d'affectation pour suivre l'application des différents modules, le représentant s'est demandé si ce processus permet réellement une simplification des procédures bureaucratiques pour lesquelles le SIG a précisément été créé. Selon lui, le but n'est pas simplement d'informatiser des processus bureaucratiques très lourds, mais de les simplifier. Il a demandé aussi si l'installation du module 4 sera effectivement achevée à la date prévue. En outre, il a demandé si le Secrétariat avait une estimation des coûts engendrés par la nécessité de rendre les anciens systèmes compatibles pour l'an 2000.
M. HASSAN (Nigéria), au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a souligné l'importance qu'il accorde au succès de l'installation du SIG. Ce projet a été une entreprise extrêmement coûteuse pour l'Organisation, a-t-il rappelé, avant de regretter le manque de clarté du rapport du Secrétaire général.
M. KOJI F.X. YAMAGIWA (Japon) a estimé que la proposition du CCQAB d'appliquer des taux particuliers aux fonctionnaires des Nations Unies qui travaillent pour le SIG nécessite d'être examinée sérieusement par la Commission mais au titre d'un autre point de l'ordre du jour.
M. PARK HAE-YUN (République de Corée) a regretté l'insuffisance de progrès dans la mise en oeuvre du SIG dans les missions de maintien de la paix et dans les Tribunaux internationaux et a demandé au Secrétaire général de remédier à cette situation au plus vite. Le représentant a aussi regretté le fait que les autres institutions du système aient pris du retard dans l'application du SIG.
Mme ARCHINI (Italie) a demandé si le Secrétariat a effectivement l'intention d'appliquer d'ici la fin de l'année le SIG aux services communs et aux services de conférence.
Le Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui, M. NIWA, a expliqué que la plus grande priorité a été accordée au parachèvement du système. Tous les modules n'ont pas encore été appliqués et le Secrétariat préfère achever cette phase avant de passer à l'application du SIG dans les opérations de maintien de la paix et dans les Tribunaux internationaux. Il est prévu d'achever l'installation du module 4 en août 2000 au Siège, et en août 2001 ailleurs. Pour ce qui est des opérations de maintien de la paix et des Tribunaux, l'application du SIG devrait commencer autour de la deuxième moitié de l'an 2000. Le Secrétariat a constamment à l'esprit la nécessité de simplifier les procédures administratives, a également ajouté M. Niwa. Il a expliqué que les dépenses encourues pour la mise en compatibilité des systèmes avec l'an 2000 étaient inévitables. Le PNUD et l'UNICEF ont eux aussi décidé d'appliquer le SIG et il existe, au titre des services communs, plusieurs arrangements de partage des coûts.
Reprenant la parole, M. REPASCH (Etats-Unis) a demandé à obtenir des exemples concrets lors des consultations sur la manière dont les procédures bureaucratiques ont pu être simplifiées. Il a insisté également pour obtenir un chiffre concernant les dépenses encourues pour la mise en compatibilité des systèmes avec l'an 2000.
M. PARK HAE-YUN (République de Corée), notant que les institutions du système semblent développer leurs propres logiciels d'administration et de gestion financière, a demandé si le Secrétariat s'efforçait au maximum de mettre en commun les coûts et de partager les dépenses.
M. NIWA a précisé qu'il y a une coordination globale sur l'ensemble du système des Nations Unies quant à l'application du SIG. Malheureusement, les autres institutions du système n'utilisent pas toutes le SIG essentiellement parce que ce dernier n'a pas toujours bénéficié d'une bonne publicité et n'est pas toujours très bien perçu par ceux qui n'en connaissent pas les avantages. Pour l'instant, il n'est pas prévu de commercialiser l'utilisation du SIG par les partenaires du Secrétariat. M. Niwa a également reconnu qu'une meilleure coordination aurait pu permettre de réaliser certaines économies.
Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (point 118)
Documentation
* Rapports du Corps commun d'inspection
Par sa note A/53/787, le Secrétaire général transmet le rapport du Corps commun d'inspection sur "les services communs des organismes des Nations Unies à Genève, première partie, vue d'ensemble de la coopération et de la coordination administrative". Ce rapport indique que Genève est actuellement le plus grand lieu d'affectation du système des Nations Unies en termes d'effectifs et de dépenses. Parmi les huit sites principaux où sont situés des organismes des Nations Unies comptant plus de 1000 fonctionnaires, c'est aussi celui où le coût de la vie est le plus élevé. C'est donc dans ce lieu d'affectation qu'il serait souhaitable que les Etats Membres encouragent et appuient des réformes visant à améliorer l'efficience et la collaboration entre les secrétariats, afin de mettre en place des méthodes et des moyens d'exécution des programmes ayant un meilleur rapport coût/efficacité.
Cependant, bien qu'ils soient physiquement très proches les uns des autres et qu'ils partagent plusieurs caractéristiques institutionnelles issues du système commun des Nations Unies, les secrétariats situés à Genève gèrent très peu de services en commun. Les 5 institutions spécialisées installées dans cette ville n'ont en commun aucun service et des entités apparentées à l'ONU et régies par la même Charte ont des services d'appui parallèles. De plus, on constate qu'il y a beaucoup de morcellement et de doubles emplois en ce qui concerne les frais généraux et les structures administratives. Cette situation semble encore aggravée par l'absence d'un organe intergouvernemental consultatif ou d'examen en mesure de définir une stratégie pour tous les secrétariats et entités de Genève en matière administrative et budgétaire. En outre, les services communs de l'Office des Nations Unies à Genève (ONUG) n'ont pas fourni une direction institutionnelle efficace et cohésive, ce qui a affaibli le rôle central de l'ONUG, l'a privé de visibilité et d'identité et a abouti aux problèmes d'efficacité qu'il rencontre actuellement.
Compte tenu de ces observations, le Corps commun d'inspection présente les 3 recommandations suivantes :
- l'Assemblée générale et les organes compétents des institutions spécialisées situées à Genève voudront peut-être approuver le nouveau cadre proposé dans le rapport qui est fondamentalement le même que celui proposé pour les organisations situées à New York. Les inspecteurs précisent que si le programme d'action est appliqué de manière à ce que les organisations et entités concernées réduisent de 30% en moyenne leur personnel d'appui total, soit 4 656 personnes dans un délai de 5 ans, une réduction de personnel d'environ 1 400 personnes devrait être possible, ce qui représenterait une économie de plus de 200 millions de dollars par an.
- le Secrétaire général devrait envisager d'améliorer et de mettre à exécution comme il le juge opportun des mesures de revitalisation en ce qui concerne les services communs de l'ONUG, y compris la création d'un comité des services communs de l'ONUG présidé par le Directeur général de l'Office, ainsi que la nomination, en temps opportun, d'un fonctionnaire de rang élevé chargé de promouvoir à Genève des objectifs généraux concernant des services communs et les arrangements nécessaires à leur réalisation.
- l'Assemblée générale voudra peut-être examiner les arrangements les plus efficaces pour renforcer l'exercice d'une supervision régulière et cohérente sur les services communs de Genève.
Par sa note A/54/635, le Secrétaire général transmet ses observations ainsi que celles du Comité administratif de coordination sur le rapport du Corps commun d'inspection sur les services communs des organismes des Nations Unies à Genève (voir A/53/787).
Le rapport porte essentiellement sur la création et le renforcement d'une entité chargée d'offrir des services communs centralisés, unifiés et complets. Toutefois, dans ses propositions de réforme, le Secrétaire général mettait l'accent sur la décentralisation des fonctions, combinée avec la délégation correspondante des pouvoirs aux directeurs de programme dans des domaines comme les achats, la gestion des ressources humaines et la budgétisation fondée sur les résultats. La centralisation de ces fonctions au sein d'une seule entité administrative à Genève serait contraire à cette recommandation. Il faut donc trouver un moyen de développer les services communs tout en favorisant la décentralisation dans le contexte des réformes en matière de gestion. Toutefois, lorsqu'il s'agit de mettre en commun les services du budget, du personnel et des achats de l'ensemble des organismes sis à Genève, ces entités n'ayant pas les mêmes mandats, modalités, sources de financement, règles budgétaires, etc., il n'est pas dit qu'on puisse réaliser des économies d'échelle.
Les membres du Comité administratif de coordination (CAC) estiment eux aussi que la mise en commun de services administratifs n'est pas nécessairement plus économique que le maintien de services autonomes dans différentes organisations. Dans ce contexte, ils proposent de s'inspirer de l'arrangement adopté par l'Office des Nations Unies à Vienne où chaque organisme dispose de sa propre administration mais fournit aux autres les services dans lesquels il s'est spécialisé. Dans l'examen de cette question, il importe également de ne pas perdre de vue la distinction entre services d'appui ordinaires et courants et ceux qui exigent de prendre sans cesse des décisions.
En ce qui concerne la recommandation 1 du CCI relative à un nouveau cadre pour les services communs, le Secrétaire général et le CAC n'ont fait aucune observation. Pour la recommandation 2, le Secrétaire général prendra les mesures nécessaires en vue de la création d'un comité des services communs, soit comité de "copropriétaires", qui sera présidé par le Directeur général de l'ONUG et auquel participera périodiquement le Coordonnateur des services communs. Le Secrétaire général n'est néanmoins pas favorable à la création d'un poste de rang élevé à Genève dont le titulaire serait chargé de coordonner les services communs car cette intégration ne serait pas avantageuse par rapport au coût. Il est par ailleurs favorable à la recommandation 3 bien qu'il soit rappelé qu'une centralisation excessive peut engendrer des structures de gestion et de décision lourdes qui s'adaptent difficilement aux changements.
Le présent document fait aussi état d'observations sur des points particuliers du rapport du CCI.
Par le document A/54/288, le Secrétaire général transmet le rapport du Corps commun d'inspection sur l'examen du Comité administratif de coordination et de ses mécanismes. L'objectif du Corps commun d'inspection (CCI) était de contribuer aux initiatives en cours visant à renforcer l'efficacité et l'impact du Comité administratif de coordination (CAC) et de ses mécanismes et à améliorer son interaction avec les organes intergouvernementaux en général et avec ceux ayant un mandat de coordination à l'échelle du système en particulier.
Pour ce qui est des mesures liées au CAC et à son fonctionnement, le CCI recommande que les chefs de secrétariat soient encouragés à continuer de s'inspirer des principes directeurs qui ont mis en place des conditions permettant d'accroître l'efficacité et l'impact du CAC en renforçant leur unité d'objectifs. Dans le cadre de ces principes directeurs, il convient que les chefs de secrétariat favorisent les initiatives du Secrétaire général en sa qualité de Président du CAC et le rôle des autres chefs de secrétariat et de leurs organisations.
Il convient aussi que le CAC continue de démontrer la pertinence et l'utilité de son travail en traitant des questions qui se prêtent à un examen à l'échelle du système; en élaborant des programmes d'action stratégique qui contribuent à renforcer la capacité du système en matière de planification et son aptitude à répondre rapidement aux événements internationaux majeurs; et en faisant en sorte que les résultats de ses réunions soient plus orientés vers l'action.
Au niveau des mécanismes du CAC, les membres du CCI estiment que la mise en oeuvre des nouvelles méthodes de travail approuvées par le CAC devrait avoir pour effet de rendre continue l'interaction entre les 4 comités permanents. Le Comité d'organisation continuera d'examiner l'ensemble des questions avant les réunions du CAC afin de dégager une perspective d'ensemble, tout en évitant d'empiéter sur les pouvoirs délégués aux comités permanents. Par ailleurs, la délégation de pouvoir au Comité d'organisation, au Comité consultatif pour les questions relatives aux programmes et aux opérations (CCQPO) et au Comité consultatif pour les questions administratives (CCQA) se traduira par une modification de leur appellation.
Il convient que le CAC demande au Comité d'organisation et aux comités permanents de proposer des moyens d'éviter le double emploi des mécanismes de formation du personnel; de poursuivre l'examen du Sous-Comité de la nutrition du CAC pour faire en sorte que toutes les organisations concernées par ses activités soient en mesure d'apporter tout leur appui; et d'examiner la nécessité de faire en sorte que le Comité permanent interorganisations devienne partie intégrante des mécanismes du CAC, étant donné que les interactions entre consolidation de la paix, aide humanitaire et aide au développement sont de plus en plus manifestes. Pour renforcer la contribution du Bureau des affaires interorganisations, il convient que le Comité d'organisation encourage les institutions et les chefs de projet à former une sorte de "secrétariat virtuel" qui pourrait être appelé plus fréquemment à rédiger des documents d'information et des projets de rapport.
Pour ce qui est des mesures visant à améliorer la gestion de l'information au CAC, le CCI estime qu'il convient que le Secrétaire général présente au Conseil économique et social des informations sur les mesures prises par les chefs de secrétariat en vue de mettre en place une gestion de l'information coordonnée à l'échelle du système. Il convient aussi que le CAC encourage toutes les organisations à faire davantage d'efforts pour indiquer sur leur site Web leur contribution à l'amélioration de la coordination et à appliquer à l'information offerte en ligne la politique linguistique en vigueur pour la distribution des documents.
S'agissant de l'interaction entre le CAC et les organes intergouvernementaux, le CCI suggère à l'Assemblée générale d'inviter les Etats Membres à compléter les efforts de coordination intersecrétariats en améliorant la concertation et la coordination de leurs positions au sein des organes directeurs des différentes organisations du système, et en coordonnant mieux les politiques au niveau national entre leurs différents ministères. Les organes délibérants qui ne l'ont pas encore fait voudront peut-être demander aux chefs de secrétariat de présenter un rapport périodique mettant l'accent sur les décisions et recommandations des organes de coordination centraux ou des autres organes directeurs qui ont des incidences sur le programme et le budget de l'Organisation, ainsi que sur les mesures prises pour améliorer la coordination et renforcer l'unité d'objectifs du système dans son ensemble. Les organes délibérants voudront aussi peut-être demander aux chefs de secrétariat des rapports plus complets et plus transparents sur les incidences financières du processus de coordination interinstitutions, ainsi que sur les mesures d'économie ou d'efficacité qu'ils ont prises.
Le CCI propose aussi à l'Assemblée générale de réaffirmer, en tant que question de principe, son propre rôle dans l'approbation, au nom du système, du budget total de tous les secrétariats cofinancés.
Par sa note A/54/288/Add.1, le Secrétaire général transmet ses observations et celles du Comité administratif de coordination (CAC) sur le rapport du Corps commun d'inspection (CCI) sur l'examen du Comité administratif de coordination et de ses mécanismes. Au titre d'observations générales, le rapport du CCI est décrit comme offrant une évaluation équilibrée de l'évolution du CAC, mettant l'accent sur le nouvel esprit de concertation et de coopération dans lequel le CAC fonctionne maintenant. L'examen réalisé par le CAC à sa session de 1998 a montré qu'il s'était produit un changement radical au niveau des attitudes et que l'on s'orientait, dans le système des Nations Unies, vers un nouveau style de coopération ouvrant la voie à des partenariats féconds et à des modalités de coordination novatrices et plus efficaces. Les mesures prises par le CAC ces dernières années témoignent de la volonté des chefs de secrétariat de renforcer l'unité de vues et de garantir que le Comité devienne la pièce maîtresse d'un système plus homogène et plus efficace. Afin de servir ce but, le Secrétaire général a créé le Bureau des affaires interorganisations, composé de fonctionnaires détachés par les membres du CAC. Ce Bureau fournit un appui fonctionnel et technique exclusif au CAC et à ses organes subsidiaires afin de faciliter le processus consultatif et l'échange régulier d'informations, indispensables à la cohérence et à l'équilibre du système.
La réforme du CAC est un élément à part entière des réformes en cours dans le système des Nations Unies. Toutes ces réformes ont en commun l'importance accordée à l'élargissement des partenariats tant au sein du système, qu'avec d'autres organisations internationales et la société civile dans son expression la plus large. L'intensification des interactions du CAC avec des organes intergouvernementaux, notamment le Conseil économique et social, a été largement favorisée et encouragée par les transformations intervenues au sein du Conseil lui-même. Le nouvel esprit de motivation, de consultation et de coopération qui règne au CAC et dans tout le système devrait donc stimuler le renouveau du Conseil.
En 1999, le CAC a procédé à une évaluation complète des exigences auxquelles doivent répondre les mécanismes nationaux et internationaux dans le climat mondial qui se dessine pour le XXIème siècle. Les membres du Comité se sont mis d'accord sur une définition des principaux défis que le système devra relever. Ils ont aussi examiné la capacité institutionnelle et programmatique du système de répondre avec souplesse et efficacité aux défis du siècle prochain.
Dans une troisième partie, le rapport expose les observations du Secrétaire général et des membres du CAC sur les recommandations spécifiques formulées par le Corps commun d'inspection.
Débat général
M. EDUARDO RAMOS (Portugal), s'exprimant au nom de l'Union européenne, des pays associés d'Europe orientale et centrale, de Chypre, Malte, de la Turquie et de la Norvège, a estimé que les efforts du Corps commun d'inspection (CCI) répondent à temps et de manière appropriée au programme de réforme du Secrétaire général pour les Nations Unies qui inclut notamment le renforcement des services communs. Ainsi la priorité donnée à la question des services communs d'appui dans tout le système doit être fondée sur la rentabilité. La coopération entre les organisations impliquées dans la recherche générale d'une synergie et de la
réalisation d'économies d'échelle à travers la mise en commun de services à Genève et dans tout le système ne doit cependant pas être minée, a-t-il noté. M. Ramos a demandé à toutes les organisations basées à Genève d'assurer le suivi avec le CCI du développement des services communs.
M. HASSAN (Nigéria), s'exprimant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a souhaité poursuivre les discussions sur ce point en consultations officieuses.
Mme SILOT BRAVO (Cuba) a appuyé la déclaration du président du Groupe des 77 et de la Chine. En effet, compte tenu de l'importance de ces questions il faudrait leur consacrer une séance supplémentaire, notamment en ce qui concerne les recommandations qui figurent dans le rapport relatif au Comité administratif de coordination (CAC).
M. REPASCH (Etats-Unis) a estimé que l'essentiel du contenu du rapport sur les services communs à Genève est très utile. Il a souhaité savoir s'il existe des preuves de dépenses inutiles en raison de doubles emplois. Les Etats-Unis sont favorables aux services communs mais souhaiteraient qu'ils ne soient pas envisagés comme une fin en soi. Il s'agit plutôt d'un outil dont disposent les directeurs pour pouvoir obtenir les biens et services dont ils ont besoin et non pas d'une excuse de plus pour créer de nouvelles bureaucraties coûteuses. L'objectif doit demeurer la rentabilité et l'efficacité des opérations et non pas seulement de mettre sur pied des services communs, a-t-il insisté. En ce qui concerne le rapport sur le CAC, le représentant a demandé ce qui est attendu de la Cinquième Commission dans ce domaine.
M. HENRY FOX (Australie) s'est déclaré déçu par le rapport sur les services communs de Genève. En effet bien que le rapport soit analytique, il contient peu de mesures concrètes. Est-il raisonnable d'envisager des services communs alors que l'Office des Nations Unies à Genève ne dispose pas des outils de gestion élémentaires, a-t-il fait remarquer. Dans ce contexte, les recommandations du CCI ne sont pas suffisantes et aucun plan à très long terme n'a été présenté. Le représentant a estimé que ce rapport va engendrer de nouveaux frais généraux et ne va pas permettre d'atteindre les objectifs recherchés. Il a demandé au CCI d'avoir à l'avenir des rapports plus concrets.
M. DOMINIQUE OUEDRAOGO, le Président du Corps commun d'inspection, a expliqué qu'en ce qui concerne le CAC il espérait recueillir les commentaires de la Commission. Il y a en effet, dans ce rapport, des questions qui n'ont pas été abordées à l'ECOSOC et qui pourraient bénéficier d'un examen de la Cinquième Commission.
Questions diverses
En réponse à une demande du représentant de la République arabe syrienne sur les services de cafétéria, M. NIWA a indiqué que la cafétéria est ouverte tous les jours jusqu'à 20 heures et parfois plus, en fonction de la demande. Le Café Viennois est quant à lui ouvert jusqu'à 17 heures 30 et ses horaires peuvent être étendus en fonction de la demande, notamment de la Cinquième Commission. Il a ajouté qu'il transmettra aux responsables des services de restauration les remarques du représentant de la Syrie.
M. RAMOS (Portugal) a voulu connaître la date à laquelle le rapport du Secrétaire général sur les questions administratives et financières concernant les organisations non gouvernementales sera communiqué à la Commission.
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