LE SYSTEME INTEGRE DE GESTION (SIG) N'EST PAS UNE REALITE VIRTUELLE, MAIS UN OUTIL UTILISE CHAQUE JOUR PAR DES CENTAINES DE FONCTIONNAIRES, AFFIRME M. CONNOR

11 mars 1999

Communiqué de Presse
AG/AB/484

LE SYSTEME INTEGRE DE GESTION (SIG) N'EST PAS UNE REALITE VIRTUELLE, MAIS UN OUTIL UTILISE CHAQUE JOUR PAR DES CENTAINES DE FONCTIONNAIRES, AFFIRME M. CONNOR

19990311 La Cinquième Commission demande que la réalisation complète du SIG n'entraîne plus de coûts supplémentaires

Au titre du budget-programme 1998-1999, la Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a examiné, ce matin, la question du Système intégré de gestion (SIG). Le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Joseph Connor, a présenté le rapport du Secrétaire général sur ce point et souligné que le SIG n'est pas une réalité virtuelle, mais un outil utilisé par des centaines de fonctionnaires de l'Organisation chaque jour dans le monde. Il a reconnu que les non-respects des délais impartis à la mise en place du système avait entraîné un certain nombre de surcoûts, mais a affirmé que globalement le projet de système intégré de gestion n'était pas un échec. Le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, M. Karl Paschke, a présenté le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'augmentation des coûts du contrat de développement du SIG. Il a expliqué que l'augmentation de près de 170% du budget initial de la mise en place du SIG est liée à trois causes principales, parmi lesquelles le manque de spécifications et d'exigences complètes formulées dans le contrat d'origine, en raison notamment de la nouveauté du système pour l'Organisation, et le manque de compétences internes ayant entraîné le recours à des services externes. Même si certains coûts supplémentaires auraient pu être évités, il apparaît toutefois que le prix d'ensemble du développement du Système s'inscrit pleinement dans la limite des dépenses encourues dans le secteur privé pour la mise en place d'un système de telle ampleur.

Les membres de la Commission ont, pour leur part, souligné l'importance qu'ils attachent au bon fonctionnement du SIG qu'ils ont jugé comme un outil indispensable de la modernisation de l'Organisation. Ils ont regretté que le manque de préparation et de consultations des utilisateurs ainsi que les lacunes du contrat signé aient entraîné d'importants surcoûts et ont espéré que l'Organisation en tirera tous les enseignements, notamment pour la dernière phase de développement du Système. Plusieurs délégations se sont inquiétées du degré de dépendance de l'Organisation envers le contractant extérieur concernant l'entretien et la maintenance du système. Dans l'ensemble, les représentants ont insisté pour que le Secrétariat mette tout en oeuvre, en procédant notamment à une planification minutieuse de la phase d'achèvement, pour que le SIG n'entraîne plus de coûts supplémentaires.

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Les représentants des pays suivants ont pris la parole : Allemagne (au nom de l'Union européenne), Etats-Unis, Cuba, République de Corée, Canada et Algérie. M. Connor a répondu aux observations et préoccupations des délégations.

En fin de séance, les délégations du Costa Rica, de la République arabe syrienne, de Cuba et du Guyana (au nom du Groupe des 77 et de la Chine) ont soulevé des questions, relatives, principalement, aux mesures prises pour assurer la sécurité au sein du Secrétariat et à l'entretien des escaliers roulants. Le Sous-secrétaire général aux services centraux d'appui, M. Toshiyuki Niwa, a répondu aux questions des représentants.

La prochaine réunion plénière aura lieu le lundi 15 mars, à 10 heures. La Commission examinera le financement des Missions des Nations Unies en Haïti (point 141).

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Budget-programme de l'exercice biennal 1998-1999 : Système intégré de gestion (point 113)

Aux fins de l'examen du Système intégré de gestion, la Commission est saisie des rapports A/53/573 et Add.1; A/53/7/Add.7; A/53/829 et A/53/662 et Corr.1, présentés ci-après:

Le dixième rapport intérimaire du Secrétaire général sur le système intégré de gestion (SIG) (A/53/573) indique que la mise en oeuvre du Système intégré de gestion s'est poursuivie à un rythme soutenu, y compris dans les bureaux hors Siège. D'autres utilisateurs (PNUD,UNICEF et OIT) ont progressivement adapté le logiciel du SIG à leurs besoins propres. L'Organisation a noté avec satisfaction que les experts indépendants, dans le rapport qu'ils ont établi, ont émis une opinion favorable, tant sur l'aspect technique du Système que du point de vue de son coût. Des mesures ont été prises pour donner suite aux suggestions des experts.

Au cours de l'année écoulée, la nouvelle version du module 2 (Prestations payables au personnel) a été installée à l'échelle mondiale; des aménagements majeurs ont été apportés au module 3 (Services financiers et services d'appui); des progrès ont été réalisés dans l'élaboration du module 4 (Applications opérationnelles); le mécanisme utilisé pour l'établissement des rapports a été amélioré, et des rapports supplémentaires ont été mis à la disposition des utilisateurs finaux; les recherches sur le plan technique, en particulier pour l'accès à distance au Système, ont progressé. A l'échelle mondiale, le système continue de permettre la gestion d'un nombre important et toujours plus grand de processus administratifs et d'utilisateurs, tant au Siège que dans les bureaux hors Siège et dans d'autres organisations.

En ce qui concerne la prochaine étape, on prévoit que le module 3 sera complètement installé en février 2000 dans tous les bureaux hors Siège et que les modules 4 et 5 seront installés en août 1999 à New York et en août 2000 dans tous les principaux lieux d'affectation.

Bien que des progrès importants aient été réalisés, la complexité des tâches restant à accomplir ne doit pas être sous-estimée. L'installation d'un nouveau module des états de paie dans huit lieux d'affectation en à peine plus d'un an et l'installation des applications financières dans sept lieux d'affectation en moins d'un an exigeront certainement de la part du personnel et de l'administration dans tous les lieux d'affectation un effort sans précédent pour établir les données, entreprendre une formation, réorganiser le déroulement des opérations et s'adapter à une manière entièrement nouvelle de travailler. Il convient de rappeler à ce propos qu'un grand nombre de nouveaux processus automatisés, portant sur des opérations telles que la vérification des fonds disponibles et la gestion de l'indemnité pour frais d'études, des voyages, ainsi que des congés et du temps de présence, qui faisaient jusqu'à présent l'objet d'un traitement manuel, seront introduits pour la première fois dans la plupart des lieux d'affectation. Le calendrier

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d'exécution est très ambitieux, et pour limiter les risques que les délais ne soient pas tenus, la date d'achèvement de la mise en place du Système a dû être reportés au troisième trimestre de l'an 2000.

Les coûts globaux qu'entraînera le projet jusqu'à son achèvement ont été également examinés. Des crédits supplémentaires d'un montant de 10,4 millions de dollars avaient été demandés dans le neuvième rapport intérimaire. L'Assemblée générale approuvé l'ouverture d'un crédit total de 5,5 millions de dollars, ce qui portait à 68,1 millions le montant total du budget approuvé au titre du projet, et elle a prié le Secrétaire général de lui soumettre des prévisions révisées, en tenant compte des recommandations du Comité des commissaires aux comptes et des experts indépendants. Les crédits supplémentaires qui seront nécessaires en sus du budget que l'Assemblée générale a approuvé jusqu'ici se chiffrent à un montant estimatif de 9,5 millions de dollars, dont 3 millions de dollars doivent être dépensés au cours de l'exercice biennal 2000-2001. Sur ces 9,5 millions de dollars, 6,5 millions seront affectés aux activités relatives à l'installation du Système dans les bureaux hors Siège, dont la collecte et le nettoyage de données, la conversion des données, l'établissement d'interfaces et de passerelles, la formation et la mise à niveau du matériel. Il convient de noter, néanmoins, que toutes les autres activités, comme celles qui visent à perfectionner le système, intéressent aussi bien les bureaux hors Siège que le Siège.

L'Assemblée générale souhaitera peut-être prendre acte du plan d'action et du montant des ressources nécessaires pour l'achèvement du projet relatif au SIG; approuver la demande de fonds supplémentaires pour l'achèvement du projet, dont le coût total se chiffre à 77,6 millions de dollars; prendre note du fait que, sur le montant supplémentaire de 9,5 millions de dollars demandé pour l'achèvement du projet, 3 millions de dollars ne seraient pas demandés avant 2000-2001; et approuver un montant de 6,5 millions de dollars pour le projet de SIG à allouer au titre du Chapitre 27D du budget-programme pour l'exercice 1998-1999.

L'additif au dixième rapport du Secrétaire général sur le Système intégré de gestion (SIG) (A/53/573/Add.1) tient compte du rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'augmentation des coûts du contrat relatif au développement du SIG. Ayant pris en considération les constatations, les préoccupations et les recommandations exposées dans le rapport du BSCI, le Secrétaire général conclut qu'il n'y a pas lieu de réviser les prévisions de dépenses pour l'achèvement du projet. Dans son dixième rapport, il avait demandé à l'Assemblée générale d'approuver un montant additionnel de 6,5 millions de dollars pour l'exercice biennal en cours; l'Assemblée avait approuvé un montant de 3,3 millions de dollars en attendant que le BSCI réexamine le dixième rapport et que le Secrétaire général présente ses observations à ce sujet.

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Le Secrétaire général, estimant donc que les ressources demandées seront suffisantes, recommande à l'Assemblée générale de prendre acte du plan d'action et du montant des ressources nécessaires pour l'achèvement du projet relatif, figurant dans son dixième rapport et d'approuver la demande de fonds supplémentaires pour l'achèvement du projet, d'un coût total de 77,6 millions de dollars. Il recommande également à l'Assemblée générale de prendre note du fait que, sur le montant supplémentaire de 9,5 millions de dollars demandé pour l'achèvement du projet, en 2000-2001 seulement 3 millions de dollars seraient nécessaires. L'Assemblée générale pourrait enfin approuver un montant de 3,2 millions de dollars pour le SIG, à allouer au titre du chapitre 27D du budget-programme pour l'exercice biennal 1998-1999.

Dans son rapport sur le Système intégré de gestion (A/53/7/Add.7), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) accueille avec satisfaction le dixième rapport intérimaire du Secrétaire général et le rapport des experts indépendants. Le CCQAB prend note des observations, conclusions et recommandations des experts indépendants. Le Comité consultatif a examiné la suite donnée par le Secrétariat à chacune des 11 recommandations figurant dans le rapport des experts indépendants, y compris la justification des ressources demandées jusqu'à l'achèvement du projet en 2000. Il constate que sur les 9,5 millions de dollars supplémentaires demandés pour le SIG, un montant de 6,5 millions est directement destiné à l'installation du Système dans les bureaux hors Siège.

Le Comité consultatif souligne l'importance de mettre en oeuvre toutes les recommandations formulées par les experts indépendants, y compris celles relatives à la mise en place d'une infrastructure informatique appropriée, à la gestion à long terme et au mécanisme interinstitutions d'exploitation et de maintenance du SIG. Le Comité indique qu'après l'installation du SIG dans les bureaux extérieurs, la priorité devrait aller à la mise au point d'un système de consultation à distance et à la prise en compte des besoins des opérations de maintien de la paix et de ceux des tribunaux. Il recommande que, dans son prochain rapport sur le SIG et dans le projet de budget-programme pour l'exercice 2000-2001, le Secrétaire général présente des renseignements sur ce qu'il faudrait faire pour que le Système puisse être appliqué tant au Siège que dans les bureaux extérieurs et sur les incidences que cela aurait.

Le Comité estime que les Etats Membres économiseraient des millions de dollars si les organismes des Nations Unies utilisaient les mêmes types de système intégré de gestion pour leurs fonctions de gestion des ressources humaines et financières, notamment.

Le CCQAB recommande que l'Assemblée générale approuve les recommandations figurant dans l'étude des experts indépendants. Le Secrétaire général devrait être prié de présenter, dans le cadre du onzième rapport intérimaire sur le SIG, des renseignements détaillés sur l'application des ces recommandations.

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L'augmentation des dépenses prévues par le Secrétaire général et estimées à 9,5 millions de dollars, s'explique principalement par le coût du personnel temporaire (6,4 millions) et des services contractuels (5,9 millions) avec cependant une diminution des dépenses prévues aux rubriques voyages (1,3 million), formation (0,7 million), matériel (0,3 million) et logiciels (0,5 million). Le Comité constate qu'en ce qui concerne les effectifs, il est notamment proposé de reclasser de P-4 à P-5, le poste du fonctionnaire qui dirigera l'équipe de mise en service dans les bureaux hors siège et il n'a pas d'objection à cette proposition.

Le Comité recommande que l'Assemblée générale approuve des crédits supplémentaires d'un montant de 9,5 millions de dollars pour achever la mise en service du SIG, portant ainsi à 77,6 millions de dollars le coût total de la mise au point et de l'installation du Système. Le montant des crédits additionnels qu'il faudrait ouvrir au budget-programme de l'exercice biennal 1998-1999 devrait être examiné dans le cadre du premier rapport sur l'exécution du budget. Le Comité consultatif rappelle que le budget ordinaire prévoit des ressources d'un montant de 9,8 millions de dollars pour la maintenance du SIG pendant l'exercice biennal 1998-1999. Il recommande que, dans son onzième rapport intérimaire, le Secrétaire général propose un plan de maintenance à long terme du Système, qui tienne également compte de la nécessité de faire bénéficier celui-ci des derniers progrès technologiques.

Par sa note (A/53/829), le Secrétaire général transmet le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'augmentation des coûts du contrat de développement du Système intégré de gestion (SIG). Le BSCI rappelle qu'en mai 1991 l'Organisation a passé un marché avec une société privée pour développer le SIG et le mettre en service au Siège avant janvier 1994. Le montant forfaitaire du contrat était de 17 millions de dollars. Il y a eu par la suite 17 avenants pour travaux hors spécifications, de sorte que le coût total du projet est passé de 17 à 45,7 millions de dollar, soit un dépassement de 169% par rapport au forfait initial. Le BSCI a étudié les 17 avenants au contrat et a constaté que l'augmentation des coûts contractuels était due à 3 facteurs : spécifications incomplètes et/ou erronées (pour un coût de 11 millions de dollars), mise en service et assistance aux utilisateurs (8 millions de dollars), et maintenance des logiciels (9,7 millions). Sur ces deux derniers facteurs, le BSCI estime que la mobilisation concertée et rapide des ressources nécessaires à l'intérieur de l'Organisation aurait permis de faire moins appel au fournisseur, et donc de réaliser des économies.

Les raisons sous-jacentes des surcoûts sont les suivantes : une sous-estimation initiale de l'ampleur du travail qu'exigent le développement, la mise en service et la maintenance d'un système intégré de gestion à l'échelle de l'Organisation; le manque d'expérience en matière de développement de grands systèmes complexes, l'absence de principes, de méthodes et de procédures uniformes, l'insuffisance de la documentation sur les systèmes informatisés et manuels utilisés; une adjudication basée sur des

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spécifications incomplètes et/ou erronées; la participation insuffisante des principaux départements utilisateurs au développement du système et l'impossibilité de prendre en charge les tâches de mise en service et de maintenance faute de personnel qualifié; et l'attention tardive portée aux lacunes apparues aux différentes phases du développement et de la mise en service.

Le BSCI note que la stratégie et le plan de mise en service des trois derniers modules ne sont pas encore définitivement arrêtés, et que le personnel supplémentaire requis n'est pas encore choisi et formé. Ce sont des questions à régler de toute urgence afin que les problèmes rencontrés antérieurement ne se reproduisent pas. Le Bureau est également d'avis que des gains de productivité peuvent être réalisés en rationalisant le déroulement et l'organisation des tâches par une meilleure utilisation du SIG. Il faut pour cela que tous les départements utilisateurs soutiennent résolument le SIG, ce qui suppose une équipe de maintenance et de soutien technique efficace et une bonne formation du personnel à tous les échelons.

En conséquence, le BSCI recommande que l'Administration prenne les mesures suivantes afin de réduire les risques de retard et d'escalade des coûts au moment de la mise en service des derniers modules du SIG : définir et faire connaître des stratégies et des plans permettant de mettre en services sans aléas le module 3 révisé et les modules 4 et 5, et en faire rendre compte à la hiérarchie responsable; aider le personnel à mieux maîtriser l'utilisation et le fonctionnement du SIG, en intégrant cette formation au programme global de formation de l'Organisation et en dégageant les ressources nécessaires à cette fin; définir les stratégies, les plans, les structures et les ressources institutionnelles nécessaires à la bonne maintenance du Système et à l'assistance aux utilisateurs; et charger les chefs de département de trouver d'autres possibilités de rationaliser les tâches administratives en utilisant efficacement le SIG.

Par sa note (A/53/662 et Corr.1), le Secrétaire général transmet l'étude prospective du Système intégré de gestion (SIG) qui a été réalisée en juillet 1998 par deux experts indépendants, originaires du Brésil et du Canada, ayant une expérience diverse dans la planification, la mise au point et la mise en oeuvre de systèmes informatiques dans le secteur gouvernemental et celui des institutions internationales.

L'étude donne des détails sur les réussites du projet de SIG, la valeur des rendements par rapport aux investissements, les plans d'avenir à court terme et les options pour les orientations futures. Le SIG a pour objectif global de faciliter la gestion des décisions administratives et des notifications correspondantes dans les principaux lieux d'affectation. Il a été mis en oeuvre graduellement dans 5 grands domaines ou modules. Ainsi le module 1 (Gestion des ressources humaines) a été installé dans les 7 bureaux hors Siège entre 1996 et 1998. Les experts souligne qu'il est d'importance critique que le module 3 (Services financiers et services d'appui) soit en

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place en 1999, du fait du problème du passage à l'an 2000 et de la quasi-certitude que nombre des anciens systèmes informatiques en place pour la gestion administrative, financière et des ressources humaines dans certains lieux d'affectation ne sont pas adaptés pour ledit passage.

Les experts estiment que le SIG est une application informatique bien conçue et solide qui apporte un appui fonctionnel à un grand nombre d'utilisateurs à New York et à Genève. Un grand nombre d'utilisateurs ayant des intérêts différents en sont satisfaits. Plus de 400 utilisateurs différents accèdent au SIG à l'ONU à New York tous les jours. Ils rappellent que la mise en oeuvre du SIG a été un processus difficile en raison notamment du manque de ressources dans l'équipe de mise au point et dans les domaines d'utilisation. Bien que le processus de mise au point ait été terriblement long, le produit final se révèle être un système qui fonctionne bien pour les modules établis jusqu'ici.

En ce qui concerne les fonds investis, le budget approuvé jusqu'ici pour la mise au point et l'exploitation du SIG est de l'ordre de 68 millions de dollars. Sur cette somme, 42 millions correspondent au paiement des services des fournisseurs et 19 millions au personnel affecté à l'opération. Ces coûts sont encourus depuis 1989. Les experts estiment ce niveau d'investissement raisonnable pour les produits obtenus. L'investissement initial de l'ONU dans le SIG a permis aux autres organismes des Nations Unies d'éviter des dépenses et l'on pourrait économiser encore davantage si d'autres organismes l'adoptaient comme programme de base de leur système de gestion interne. Par ailleurs, on a aussi évité certaines dépenses en utilisant le SIG car il n'y a pas de ce fait eu besoin d'adapter les anciens systèmes informatiques au passage à l'an 2000. Ces économies dépassent collectivement des millions de dollars pour les applications touchant la gestion des ressources humaines, les finances et la comptabilité, et les divers services d'appui, expliquent les experts. Ils indiquent en outre que le SIG devrait avoir une vie utile d'au-moins 15 ans, ce qui ramène l'investissement consenti à moins de 5 millions de dollars par an.

L'étude constate ensuite que la mise en place des modules de comptabilité et de gestion des états de paie avant l'an 2000 est une activité majeure dans les bureaux hors Siège et que l'équipe du SIG est insuffisamment préparée. Les experts jugent que certains bureaux hors Siège n'arriveront pas à mettre en place le module Etats de paie en 1999. C'est pourquoi, ils recommandent aux bureaux hors Siège de veiller à ce que les systèmes anciens qu'ils utilisent actuellement soient prêts pour le passage à l'an 2000. Il faudrait nommer immédiatement un directeur de projet qui serait chargé de planifier dans le détail les activités de mise en place du SIG dans les bureaux hors Siège, d'établir un calendrier précis et d'assurer la coordination et le suivi. Les bureaux hors Siège doivent établir un plan détaillé indiquant les ressources humaines et les crédits nécessaires pour la mise en place du SIG, et disposer par la suite des capacités voulues afin d'assurer la coordination et le bon déroulement des opérations du SIG. Selon

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les experts, il devient urgent de trouver au sein des organismes des Nations Unies ou de recruter des comptables et des spécialistes de la mise en place des systèmes, et que les bureaux concernés et l'équipe du SIG les forment pour qu'ils assurent la mise en place du Système dans les bureaux hors Siège.

Il est impossible au stade actuel de définir avec précision ce qui constituerait un service approprié de maintenance à long terme du SIG car il faudrait pour cela qu'il y ait une structure commune d'orientation du SIG. Il faudrait par ailleurs organiser et doter en effectifs le service de maintenance de façon à tenir compte des besoins de tous les partenaires et protagonistes. L'étude recommande d'intégrer à l'équipe du SIG un groupe central de maintenance qui assurerait provisoirement la maintenance du SIG jusqu'à ce qu'ait été mis en place une structure interinstitutions pour l'orientation du système. La mise en oeuvre de la stratégie de maintenance provisoire, pour les 18 mois à venir, devrait être financée conjointement entre les organismes utilisateurs, y compris les services de 4 spécialistes engagés sous contrat qui pourraient être nécessaires pour seconder l'équipe du SIG une fois que le maître d'oeuvre aura cessé ses activités. Enfin chaque bureau ou département de l'ONU et chaque bureau hors Siège devraient se restructurer de façon à pouvoir s'acquitter des responsabilités qui lui reviennent en matière d'exploitation et de maintenance ainsi qu'en matière de coordination.

L'Organisation ne dispose pas encore d'une capacité de communication de données suffisante pour faciliter les échanges de données SIG entre le Siège, les bureaux hors Siège et les organisations desservies par ces derniers. Il est absolument prioritaire que les capacités de communication des données de production SIG soient en place lorsque le logiciel du module relatif à la diffusion des données sera mis en place en mai 1999. Une alliance stratégique avec le réseau SITA se révélerait utile pour l'ONU.

Avec le développement des activités sur toute la planète, et la nécessité de plus en plus grande d'avoir des bases de données intégrées pour donner à l'Administration des informations regroupées sur le statut des ressources et d'autres activités, les systèmes autonomes dans chaque zone de mission de maintien de la paix sont devenus insuffisants. En outre, on a de plus en plus besoin de donner aux petits bureaux extérieurs la possibilité d'actualiser les données d'un système centralisé. Les tribunaux et autres petits bureaux cherchent également des solutions à leurs besoins, et il est impossible d'apporter un appui adéquat aux systèmes des petits bureaux que l'on est en train d'installer loin des principaux lieux d'affectation. Il y aurait de nombreux avantages à développer la capacité d'accéder au SIG par le Web. Les deux experts recommandent à l'Assemblée générale d'approuver des crédits pour financer la mise en place des installations voulues afin de relier au SIG les opérations de maintien de la paix, les tribunaux et les organismes intéressés.

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L'étude recommande enfin que les services fonctionnels assument la responsabilité d'assurer que leurs données de fond sont complètes, exactes et à jour, quelles que soient les unités administratives qui ont participé à la collecte, à l'entrée et à l'utilisation de ces données. Ils doivent par ailleurs préconiser et établir des plans justifiables touchant leurs responsabilités fonctionnelles pour ce qui est de la maintenance, de l'exploitation et du développement du SIG. La responsabilité de la bonne utilisation du SIG doit être partagée entre les responsables des tâches techniques et les autorités.

M. JOSEPH CONNOR, Secrétaire général adjoint à la gestion, a noté qu'au cours des douze derniers mois, plusieurs rapports ont été soumis au sujet du Système intégré de gestion (SIG) qui présentent des points de vues différents et complémentaires. Les neuvième et dixième rapports intérimaires du Secrétaire général décrivent les mesures prises et les progrès faits en ce qui concerne les activités et les coûts prévus pour le SIG. Le Comité des commissaires aux comptes, le Bureau des services de contrôle interne et les experts indépendants ont présenté des rapports importants. Ces rapports confirment que le Système du SIG n'est pas une "réalité virtuelle". Ce système est réel, fonctionne, et est utilisé chaque jour par des centaines de fonctionnaires à l'échelle mondiale. Le niveau de complexité du système est tel que, aujourd'hui, le système comprend à peu près 3,6 millions de lignes de code. Comme l'ont indiqué les experts indépendants, des ressources additionnelles ont été nécessaires et le projet n'a pas été achevé dans les délais impartis. Malgré cela, le projet n'est pas un échec. Le rapport du BSCI contient des recommandations qui ont été examinées avec soin par l'administration. Comme indiqué dans l'additif au rapport, des mesures sont prises pour minimiser les risques identifiés par le BSCI. Des progrès continuent d'être faits. Une nouvelle version des applications financières a été mis en oeuvre le 1er février, et le module relatif aux états de paie sont en train d'être vérifiés. La mise en oeuvre du module 3 aux bureaux hors siège est prévue pour le 1er juillet à Vienne. Les activités de fonctionnement du système sont pratiquement toutes faites par les fonctionnaires. Le niveau des dépenses pour les fournisseurs sera maintenu dans le plafond prévu dans le dixième rapport intérimaire. M. Connor espère que les ressources demandées dans ce rapport seront approuvées afin que les tâches qui restent à accomplir puissent l'être. Sans ces fonds, le développement et la mise en oeuvre finale des activités du SIG devra être terminée en juillet.

M. KLAUS-DIETER STEIN (Allemagne), au nom de l'Union européenne, a souligné l'importance qu'il apporte à la mise en place efficace du SIG au sein de l'Organisation. L'Union européenne partage les vues exprimées lors de la dernière Assemblée générale par le Comité consultatif sur les questions administratives et budgétaires. Le représentant a pris note des conclusions du BSCI selon lesquelles des coûts supplémentaires étaient inévitables, même si globalement le budget du SIG s'inscrivait dans des limites acceptables. L'Union européenne espère toutefois que le Secrétariat tirera les

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enseignements de cette expérience. L'Union européenne partage également l'opinion du Secrétaire général selon laquelle l'achèvement du SIG ne nécessitera pas d'en réviser le budget.

M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a estimé que le SIG est un élément essentiel d'une organisation plus moderne et plus efficace. Concernant la demande de fonds supplémentaires pour conduire le projet à terme, il a demandé au Secrétaire général adjoint à la gestion d'expliquer les montants affectés aux différentes composantes de ce projet et s'il y est tenu compte de tous les coûts supplémentaires, telle la formation du personnel nécessaire. Certains coûts ont-ils été couverts par des ressources extrabudgétaires?

Mme EVA SILOT BRAVO (Cuba) a regretté qu'une fois de plus la Commission n'ait eu que peu de temps pour examiner les rapports présentés. Cuba attache une grande importance au SIG et prend note des causes de l'augmentation du coût du système identifiées dans le rapport du BSCI, notamment le manque de planification et de spécifications du contrat. La représentante a souligné la participation insuffisante dès le départ des départements concernés par l'utilisation du SIG dans sa mise en place, entraînant des retards excessifs. Elle a regretté le manque d'action concertée pour corriger les problèmes rencontrés lors du processus de développement, ce qui a obligé l'Organisation à dépendre de manière excessive du contractant extérieur. Le BSCI reconnaît lui même qu'à l'avenir il n'est guère probable que l'ONU dépende moins de l'équipe chargée de la maintenance du système et Cuba estime qu'il s'agit d'un véritable problème, a déclaré Mme Silot Bravo. Abordant les conclusions du rapport d'experts pour lequel le manque de ressources est la cause principale de l'échec ou de l'insuffisance du système, la représentante a rappelé qu'il faut absolument tenir compte des préoccupations exprimées par les délégations quant à l'augmentation éventuelle des ressources nécessaires au fonctionnement du Système. A cet égard, les besoins supplémentaires éventuels devront être examinés dans le contexte des procédures budgétaires normales et notamment du Fonds de réserve. Cuba souhaiterait d'ailleurs connaître le niveau actuel du Fonds de réserve.

M. HAE-YUN PARK (République de Corée) a souligné la nécessité d'un système, tel que le SIG. Il a toutefois fait par de la déception de sa délégation en ce qui concerne les retards et l'augmentation des coûts du système. Le rapport du Comité des Commissaires aux comptes évoque les causes de l'augmentation des coûts. Il ne faut pas répéter les erreurs du passé. Pour cela, il est nécessaire d'avoir une planification minutieuse. L'entretien du logiciel montre que l'Organisation n'avait pas suffisamment assuré la préparation du système. L'Organisation est-elle à même d'assurer l'entretien du système? La République de Corée appuie les recommandations du BSCI et attache une importance particulière à sa troisième recommandation.

M. JOHN ORR (Canada) a fait part de la satisfaction de sa délégation en ce qui concerne le rapport du BSCI relatif aux coûts du SIG. Les échecs rencontrés sont les mêmes que ceux qui l'auraient été dans une autre

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organisation du fait que la technologie change rapidement. Le Canada a connu un certain nombre de problèmes semblables. Le représentant a estimé que les coûts totaux sont raisonnables étant donné la complexité de ce type de système. Il a espéré que si l'Assemblée générale approuve les sommes demandées, cela permettra de résoudre le problème du passage à l'an 2000.

M. DJAMEL MOKTEFI (Algérie) a déclaré que le SIG est un sujet qui se distingue par sa complexité et sa récurrence. Le rapport du BSCI a mis le doigt sur un problème de fonds. Le représentant a évoqué la participation insuffisante des principaux départements utilisateurs du système. Ceux-ci n'ont pas été associés dès le début à la mise en place du système. Il faut régler le problème de la participation des départements utilisateurs du SIG. La délégation algérienne appuie la recommandation 1 du rapport du BSCI et souhaite qu'elle soit pleinement exécutée. Les responsabilités des uns et des autres, notamment des fournisseurs, ont-elles été quantifiées? Quels sont le montant et la date exacts prévus pour l'achèvement du SIG?

Répondant aux observations des délégations, M. CONNOR a indiqué que les neuvième et dixième rapports intérimaires reflètent clairement les coûts d'entretien du SIG. Les utilisateurs du système ont été consultés régulièrement, à tous les stades du processus de développement et aujourd'hui la meilleure réponse à apporter aux préoccupations formulées par les délégations est que des centaines d'utilisateurs ont recours chaque jour au SIG, a déclaré M. Connor. Le SIG est en outre parfaitement capable de faire face au problème informatique du passage à l'an 2000, ce que le Secrétariat a récemment vérifié au moyen d'un essai. Le bon fonctionnement du SIG est non seulement crucial pour le Secrétariat, mais aussi entre autres pour le PNUD, l'UNICEF et le BIT. C'est pourquoi, une assurance a été contractée. Il y a beaucoup d'autres systèmes séparés au sein de l'Organisation, qui ne sont pas liés au SIG, et beaucoup d'efforts restent encore à accomplir, qui seront très prochainement examinés par une cellule de crise, créée à cet effet. Aujourd'hui, la mise en place complète du système est très avancée et devrait être achevée dans les délais prévus. L'élément clef est d'assurer les salaires et au printemps, un essai quasi grandeur nature sera réalisé quant au versement des salaires. Toutefois, il peut toujours y avoir des imprévus et c'est pourquoi le Secrétariat a acquis l'assurance susmentionnée, a expliqué le Secrétaire général adjoint. En ce qui concerne le problème des responsabilités de chacun dans le surcoût, M. Connor a indiqué que l'Organisation a dû payer certaines pénalités en raison de son manque de préparation. Le contrat avec le fournisseur s'achève l'an prochain et les prévisions proposées en termes de temps et de coûts peuvent être considérées comme justes, a-t-il fait observer en conclusion.

Mme EVA SILOT BRAVO (Cuba) a demandé de savoir le niveau actuel du Fonds de réserve dans le budget 1998-1999. Elle a évoqué la question de la garantie des coûts. Le rapport du BSCI mentionne qu'il est préoccupant de voir qu'il n'existe pas de garantie. La représentante a souhaité que davantage d'informations soient fournies sur les coûts supplémentaires visant

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l'application des modules restants qui n'ont pas encore été appliqués. Dans la pratique, on a vu que l'on demandait toujours des ressources supplémentaires. La représentante a rappelé que de nombreux projets et activités sont reportés, par manque de fonds. Elle a espéré avoir des garanties que des ressources supplémentaires ne seront pas demandées à l'avenir.

M. CONNOR a précisé qu'il est difficile de donner ce type d'assurance. Les fournisseurs ne peuvent garantir que des fonds supplémentaires ne seront pas nécessaires. M. Connor a déclaré qu'il n'avait pas de réponse pour ce qui est du pourcentage du Fonds de réserve mais qu'il fournira des informations à ce sujet ultérieurement. Il a rappelé que le système fonctionne grâce au travail exceptionnel du personnel.

Questions diverses

Mme NAZARETH INCERA (Costa Rica) a fait des observations sur les précisions apportées lors de la dernière séance plénière par M. Niwa quant aux problèmes de sécurité. Elle a demandé de savoir l'état des services de sécurité au deuxième étage du Secrétariat, lorsque le Président de l'Assemblée générale se trouve dans son bureau. Elle a en outre rappelé qu'au printemps dernier les escaliers mécaniques ont été changés, or chacun sait que depuis, d'une semaine à l'autre, ils ne fonctionnent pas et qu'il y a constamment des problèmes. Qui a la responsabilité de l'entretien de ces escaliers? La représentante a regretté que le Sous-secrétaire général n'ait pas répondu à ses questions concernant le chien de sécurité chargé de détecter les colis piégés. Quelle est la société qui a la responsabilité de ce chien? Y a-t-il eu un appel d'offres à cet égard? Mme Incera a indiqué que le pays hôte dispose d'agences qui donnent des chiens détectant les explosifs. De plus, avec l'argent dépensé pour le présent contrat, il semble possible de pouvoir disposer de deux chiens si l'on gérait cette question de meilleure manière. La représentante a tenu à rappeler qu'elle avait pleinement conscience de la nécessité d'assurer le maximum de sécurité et que là n'était pas son inquiétude.

M. TAMMAM SULAIMAN (République arabe syrienne) a exprimé son accord avec la représentante du Costa Rica. La question de la sécurité est une question qui doit être pleinement prise au sérieux. Cependant le coût actuel de 150 000 dollars pour un chien de sécurité semble tout à fait inattendu. Le représentant a demandé aux services d'entretien de vérifier les cabines téléphoniques mises à disposition des délégations dans les couloirs, car bon nombre d'entre elles ne fonctionnent pas. M. Sulaiman a fait observer que de nombreux emplacements du garage réservés aux voitures diplomatiques étaient occupés par des voitures sans ce type de plaque. Qui suit cette question, a-t-il demandé?

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Mme DULCE BUERGO RODRIGUEZ (Cuba) a appelé l'attention de la Commission sur le fait que les mesures de sécurité sont effectivement liées aux questions budgétaires. La délégation cubaine s'étonne, notamment, que les gardes de sécurité ne soient plus présents à certains endroits où traditionnellement ils l'étaient, tel l'accès au salon des délégués. La représentante a demandé de savoir le taux de vacance actuel au sein des services de sécurité. Elle a souhaité connaître le nombre de cas où des services de sécurité ont fait l'objet d'un contrat de sous-traitance et les raisons pour lesquelles ces services n'ont pas été fournis sur le plan interne. Pourquoi n'y a-t-il pas eu d'appels d'offre pour ces services? Mme Buergo Rodriguez a également demandé pourquoi l'entrée du garage située à la 38ème rue n'était ouverte que le soir. Compte tenu de la densité de la circulation à New York, cette situation entraîne des complications d'accès au bâtiment regrettables pour les délégations, a-t-elle fait remarquer.

M. GARFIED BARNWELL (Guyana, au nom du Groupe des 77 et de la Chine) a demandé que les informations relatives à la soumission des rapports soient soumises, conformément aux résolutions 51/214 B et 53/208 B de l'Assemblée générale.

M. TOSHIYUKI NIWA, Sous Secrétaire général aux Services centraux d'appui, a déclaré qu'il aimerait revenir sur les questions posées par les délégations ultérieurement afin de pouvoir fournir des informations précises. En matière de sécurité, M. Niwa a déclaré qu'il faisait confiance au jugement professionnel du personnel de la sécurité.

Mme INCERA (Costa Rica) a déclaré qu'elle était consciente des mesures de sécurité que l'on devait respecter. Pourtant, bien que n'étant pas experte en matière de sécurité, elle a toutefois fait remarquer qu'elle ne comprenait pas pourquoi l'on dépensait de telles sommes sur un chien.

Mme BUERGO RODRIGUEZ (Cuba) a évoqué un document de travail qui n'est toujours pas disponible. La représentante a espéré que ce document de travail sera distribué afin que l'on puisse l'examiner en temps voulu.

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R E C T I F I C A T I F

Dans notre communiqué de presse AG/AB/483, en date du 9 mars 1999, le nom du représentant de la Fédération de Russie est IOURI ORLOV.

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