LA CINQUIEME COMMISSION ENTAME LA PREMIERE PARTIE DE SA REPRISE DE LA CINQUANTE-TROISIEME SESSION

8 mars 1999

Communiqué de Presse
AG/AB/482

LA CINQUIEME COMMISSION ENTAME LA PREMIERE PARTIE DE SA REPRISE DE LA CINQUANTE-TROISIEME SESSION

19990308 Elle procède à l'organisation de ses travaux et aborde l'examen de la réforme des achats

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a entamé, ce matin, sous la présidence de M. Movses Abelian (Arménie), la première partie de sa reprise de la cinquante-troisième session, qui se tiendra jusqu'au 26 mars. A la demande de plusieurs délégations, la Commission n'a adopté son programme de travail que pour les trois premiers jours de la session. Un programme de travail révisé sera présenté ultérieurement.

Les représentants des pays suivants sont intervenus : Guyana (au nom du Groupe des 77 et la Chine), Allemagne (au nom de l'Union européenne), Japon, Cuba, et Ouganda. Soulignant que la Commission ne disposait que de peu de temps pour la présente reprise de session, les représentants ont insisté sur la nécessité de se concentrer sur les questions les plus urgentes, parmi lesquelles la gestion des ressources humaines, le barème des quotes-parts et certaines questions liées au budget, notamment le Compte pour le développement. Le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. Conrad Mselle, a donné des précisions sur l'état d'avancement des travaux du Comité.

La Commission a entamé l'examen de la réforme des achats. Le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, M. Karl Pachke, a présenté les rapports du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'évaluation des achats de désinfectants de marque Lysol effectués en 1993 par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés dans le cadre de ses programmes d'assistance en République fédérale de Yougoslavie et en Bosnie orientale ainsi que sur l'étude de dossiers d'arbitrage relatifs à des achats. Le Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui, M. Toshiyuki Niwa, a présenté le rapport du Secrétariat sur la réforme des achats. Il a présenté en outre le nouveau directeur de la Division des achats, M. Andrew Toh. Compte tenu de la demande de l'Allemagne, au nom de l'Union européenne, l'examen des pratiques d'externalisation au sein de l'Organisation, prévu également ce jour, a été reporté à une date ultérieure.

Les représentants du Mexique (au nom du Groupe de Rio) et de l'Inde ont posé des questions au Sous-secrétaire général aux services centraux d'appui.

En fin de séance, les représentantes du Costa Rica et de Cuba ont abordé des questions diverses, portant notamment sur la sécurité au sein du Secrétariat.

La prochaine réunion plénière de la Commission aura lieu demain, mardi 9 mars, à partir de 10 heures.

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Programme de travail et questions d'organisation

M. GARFIELD BARNWELL (Guyana), au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a fait part de sa préoccupation face à la tendance grandissante des membres de la Commission à blâmer le Groupe des 77 et la Chine pour le manque de progrès réalisés à la suite de l'examen de certaines questions à l'ordre du jour. Le Groupe des 77 et la Chine estiment qu'une telle attitude n'est pas constructive. Dans la mesure où tous les membres de la Commission sont responsables des travaux, il faut maintenir une atmosphère de coopération et de respect envers tous nos collègues, a déclaré M. Barnwell. Le Groupe des 77 et la Chine s'inquiètent tout particulièrement des remarques formulées dans la presse locale par une délégation à l'encontre de certains pays en développement. Ceci est aussi regrettable qu'inacceptable et ne contribue en aucune manière à rendre l'atmosphère de travail de la Commission constructive, a dit le représentant.

En ce qui concerne le programme de travail de la présente session, le Groupe des 77 et la Chine estiment qu'il faut accorder tout le temps nécessaire aux questions de la réforme des ressources humaines, des achats et des points liés au budget, tels le Compte pour le développement, le personnel fourni à titre gracieux et le barème des quotes-parts. L'objectif devrait être de conclure l'examen de ces questions, a fait observer M. Barnwell, ajoutant qu'on devrait pouvoir y parvenir grâce à une bonne organisation du travail, évitant notamment la fragmentation des séances d'examen sur ces points.

M. KLAUS-DIETER STEIN (Allemagne), au nom de l'Union européenne, s'est félicité des statistiques relatives à l'utilisation des services de conférence par la Cinquième Commission qui indiquent que l'on utilise plus efficacement le temps de travail. L'Union Européenne estime que le programme de travail est surchargé et que du temps est consacré à des questions qui ne sont pas prioritaires. Une certaine rationalisation du programme de travail est nécessaire. Un point ne doit être examiné que s'il y a suffisamment de temps à conduire son examen à un aboutissement. Les points les plus importants se rapportent, entre autres, au barème des quotes-parts (Point 118) aux prévisions révisées pour Haïti (Point 141), au Système intégré de gestion (SIG) (sous point du point 113). La gestion des ressources humaines est le point le plus important pour cette session et davantage de temps de travail doit lui être alloué. La réforme des achats et l'externalisation sont des questions importantes (Point 112). Toutefois, elles n'ont pas à être examinées ensemble. La Cinquième Commission pourrait avoir un débat sur le rapport relatif à l'externalisation lorsque l'on aura été saisi des observations du CCQAB. Les questions du concept et de l'utilisation du Compte pour le développement (point 113) sont importantes. Il faudrait résoudre ces questions pendant la reprise de session. Du fait que les délégations ont des positions qu'on ne peut harmoniser pour l'instant, il faudrait que les coordinateurs recherchent les possibilités d'un accord avant que ces questions soient examinées. La question de l'application de la résolution 48-218 B de

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l'Assemblée générale (Point 145) est une question importante pour l'Union européenne. De même, du fait que les positions des délégations sont loin d'être harmonisées, les coordonnateurs pourraient chercher à parvenir à un accord avant que la question soit examinée. Le rapport du Corps commun d'inspection (CCI) sur les publications (Point 117) devrait être examiné à la fin de la session. Les deux rapports sur les services de conférence à Nairobi et pour les groupes régionaux ne doivent pas prendre trop de temps. Le représentant a estimé que le rapport sur les mesures d'économie doit d'abord être examiné par le Comité des conférences avant d'être examiné par la Cinquième Commission.

M. KAZUO WATANABE (Japon) a fait remarquer que la Commission ne dispose pour la présente reprise de session que de trois semaines. Par conséquent, il ne lui sera pas possible d'aborder de nombreuses questions et il lui faudra se concentrer sur les questions les plus urgentes. Le Japon estime que les points prioritaires sont la gestion des ressources humaines, les questions budgétaires, y compris le Compte pour le développement, le budget des activités de maintien de la paix, notamment celui de la mission en Haïti et le barème des quotes-parts, en particulier l'application de l'article 19. Le représentant a appuyé les propositions de l'Union européenne.

Mme DULCE BUERGO-RODRIGUEZ (Cuba) a appelé l'attention de la Commission sur le point 114 de l'ordre du jour qui porte sur la planification des programmes et prévoit la présentation d'un rapport sur l'exécution des programmes au cours de l'exercice 1996-1997. Aucune mention n'a été faite lors de la présentation des travaux par le secrétariat de la documentation, a déploré la représentante. S'il n'est pas possible à la Commission d'examiner ce document durant la présente reprise de session, il faudrait cependant prévoir le temps nécessaire pour en achever l'examen avant la fin de la cinquante-troisième session. Il serait opportun de prévoir un moment durant cette session pour que le Secrétariat communique des informations sur l'exécution du présent budget-programme pour l'exercice biennal 1998-1999. Des résolutions sur ce point posaient des questions très concrètes et il faudrait que la Commission y consacre le suivi nécessaire.

M. STEIN (Allemagne), au nom de l'Union européenne, a estimé que, pour le point relatif à l'externalisation (Point 112) , il serait préférable d'attendre le rapport du CCQAB. On peut commencer à examiner les rapports relatifs à la réforme des achats mais pas encore le rapport sur l'externalisation.

M. NESTER ODAGA-JALOMAYO (Ouganda) a estimé que les négociations "informelles informelles", qui ont lieu parfois dans les coulisses en dehors de la salle de réunion ne sont pas la bonne manière de procéder en Cinquième Commission. L'Ouganda ne souhaite pas s'associer à un consensus consistant à reporter à une autre session les questions qui devraient être achevées dès maintenant.

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M. STEIN (Allemagne) a précisé que l'intention de l'Union européenne n'était pas de tenir des consultations sans que certaines délégations en soient informées. Il s'agirait simplement de prendre la mesure des positions de chacun et définir si l'on pourra effectivement parvenir à des résultats.

M. CONRAD MSELLE, Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), a rappelé à la Cinquième Commission que le CCQAB a un ordre du jour chargé. Le CCQAB est en train d'examiner les rapports relatifs au financement d'opérations de maintien de la paix et au Compte d'appui. M. Mselle ne voit pas comment le CCQAB pourrait présenter à la Cinquième Commission un rapport sur l'externalisation à la session actuelle. Le CCQAB pourrait examiner cette question à la fin du mois de mars et présenter ses recommandations à la Cinquième Commission au mois de mai.

Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (Point 112)

* Réforme des achats

Documentation

Les documents A/52/338 et Add.1, A/52/887, A/C.5/52/46, A/53/271 et Corr.1 et Add.1, A/52/1010, A/53/843 et A/53/692 dont la Commission est saisie sont présentés ci-après.

Dans sa note A/52/338, le Secrétaire général transmet aux membres de l'Assemblée générale le rapport du Corps commun d'inspection intitulé "Externalisation en tant qu'impératif de compétitivité entre les organismes des Nations Unies". L'objectif du rapport est d'identifier les moyens d'exploiter les possibilités offertes par l'externalisation en tant qu'impératif de compétitivité pour contribuer à mettre en place dans les organismes des Nations Unies des incitations permanentes à l'amélioration de l'efficacité.

De l'avis du Corps commun d'inspection, l'intérêt de l'externalisation est d'offrir un moyen supplémentaire de réaliser des économies ou d'autres améliorations importantes dans la façon dont une organisation mène ses activités et assure des services. Ce qui importe en premier lieu, c'est que des règles et méthodes soient adoptées pour faire en sorte qu'à chaque fois que le cas s'y prête on étudie aussi bien les solutions externes qu'internes à la question de savoir comment exercer une activité ou assurer un service. Or, pour l'heure tous les organismes des Nations Unies ont recours à l'externalisation, mais généralement de manière ponctuelle, sans être guidés par une politique définie. Une utilisation plus volontariste et planifiée de l'externalisation serait un moyen appréciable de mettre en place des incitations permanentes à l'amélioration de l'efficacité, en faisant jouer la concurrence pour faire se développer une culture caractérisée par l'ouverture à l'innovation et le souci de la rentabilité.

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Le rapport souligne cependant que le recours à l'externalisation peut soulever des problèmes et qu'il est donc nécessaire de respecter le caractère international des organismes des Nations Unies, de se doter des compétences voulues pour pouvoir bien contrôler et gérer les activités sous-traitées et éviter les répercussions sur les fonctionnaires concernés. Le personnel ne doit pas avoir à supporter les conséquences des erreurs de gestion passées ou des changements intervenus, indépendamment de leur volonté, dans les domaines techniques ou autres qui ont un rapport avec leur travail.

Le Corps commun d'inspection constate en outre qu'il n'existe pas dans les secrétariats des organismes des Nations Unies un interlocuteur unique, haut placé dans la hiérarchie, qui soit explicitement chargé à la fois d'aider et d'inciter à faire le meilleur usage de l'externalisation. Les organismes des Nations Unies pourraient s'employer plus activement à mettre en commun l'expérience acquise en matière d'externalisation et les enseignements à en tirer, et pratiquer l'externalisation en ordre moins dispersé afin de bénéficier des économies d'échelle et de la meilleure position de force dans les négociations qui en résulteraient.

Partant de ces constatations, les inspecteurs du Corps commun d'inspection ont établi 7 recommandations. Ainsi l'organe délibérant de chacune des organisations participantes devrait prier le chef de secrétariat d'établir pour sa session suivante un énoncé de la politique à suivre afin d'exploiter les possibilités de l'externalisation pour améliorer le rapport coût-résultats. Les chefs de secrétariat des organisations participantes devraient établir des règles ou procédures destinées à régir la mise en oeuvre de la politique relative à l'exploitation des possibilités de l'externalisation, visant notamment à indiquer comment appliquer les critères approuvés pour déterminer si une activité ou un service doit être externalisé et faire en sorte que l'organisation garde les moyens de contrôler et de gérer correctement les activités externalisées. Les chefs de secrétariat devraient également énoncer les modifications à apporter à la structure ou au mode de fonctionnement de leur secrétariat pour rendre plus facile l'exploitation de l'externalisation, notamment en ce qui concerne la désignation d'un haut responsable chargé de remplir les fonctions de "facilitateur" à cet effet. Il faut veiller à ce que l'information sur l'utilisation de l'externalisation qui figure dans les documents relatifs à leurs projets de budget ou à l'exécution de leurs budgets soit complète et transparente. Aucun effort ne doit être épargné pour faire en sorte que le personnel ne subisse pas le contrecoup de la décision d'externaliser certaines activités ou certaines services, sinon une protection adéquate doit être garantie aux fonctionnaires. L'Assemblée générale devrait prier le Comité administratif de coordination (CAC) de faire appel au Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) pour mettre au point une définition de l'externalisation applicable à tous les organismes des Nations Unies, pousser ces organismes à mieux partager leurs données d'expérience sur la question et étudier les possibilités d'action conjointe ou concertée dans le domaine de l'externalisation, afin de réaliser des économies d'échelle ou d'être en meilleure position dans les

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négociations. Enfin, les organes délibérants participants devraient, lorsqu'ils approuveront les politiques d'externalisation, décider d'en examiner et d'en évaluer la mise en oeuvre trois ans après le lancement de celle-ci. A cet effet, les chefs de secrétariat devraient leur présenter un rapport sur la question où ils indiqueraient les économies réalisées, les effets obtenus, les problèmes particuliers rencontrés et les solutions apportées, et où ils formuleraient des propositions sur la manière d'améliorer la politique.

La note du Secrétaire général (A/52/338/Add.1) transmet les observations du Comité administratif de coordination (CAC) sur le rapport du Corps commun d’inspection (CCI) intitulé «Externalisation en tant qu’impératif de compétitivité pour les organismes des Nations Unies» (A/52/338). Le rapport du Corps commun d’inspection (CCI) donne une bonne vue d’ensemble de la ques- tion de l’externalisation dans les organismes des Nations Unies. Toutefois, les données récapitulatives du tableau figurant en annexe concernent les activités de 1995 et ne sont donc pas actuelles. En outre, le tableau donne une idée incomplète de la situation. Le rapport qualifie de passive et d’«attentiste», plutôt que volontariste, l’attitude qu’adoptent beaucoup d’organisations face à l’externalisation, et attribue cet état de chose à l’absence de politiques explicites en la matière. Toutefois, si toutes les organisations n’ont effectivement pas adopté de telles politiques, elles recourent activement à l’externalisation depuis de nombreuses années. Le recours à l’externalisation est soumis à des contrôles et régi par des procédures établies, ainsi que par des politiques implicites sinon explicites. L’externalisation ne doit se concevoir que comme l’une des solutions qui s’offrent aux responsables soucieux d’obtenir au moindre coût les services de qualité dont leur organisation a besoin pour remplir sa mission. Les organisations membres coordonnent déjà leurs activités d’externalisation dans plusieurs domaines, certaines partageant des services ou permettant à d’autres de tirer parti de capacités excédentaires, avec ou sans marge bénéficiaire. Il faut toutefois reconnaître que, dans la mesure où les organisations diffèrent par leur mandats, l’environnement dans lequel elles mènent leurs activités et les pratiques qu’elles adoptent sur le plan commercial, elles envisagent nécessairement l’externalisation sous des angles différents. Chaque organisation doit donc être libre d’élaborer des politiques adaptées à sa situation. Le rapport du CCI soulève des questions intéressantes et les organisations reconnaissent qu’il importe de veiller tout spécialement à ce que certaines compétences essentielles soient disponibles sur le plan interne et à ce que des moyens de gestion et de contrôle soient mis en place. Les organisations ne jugent pas opportun que les organes délibérants participent à l’examen et à l’approbation des politiques relatives à l’externalisation. Leur imposer des obligations en matière d’examen et d’établissement de rapports spécifiques sur la question entraînerait des dépenses supplémentaires et reviendrait, pour les organes délibérants, à exercer une forme de micro- gestion inopportune. Les projets de budget des organisations reflètent déjà le recours à l’externalisation; c’est à chaque chef de secrétariat qu’il doit appartenir de décider des contrôles de gestion à mettre en place et des

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rapports à établir pour que les organes délibérants reçoivent l’information voulue dans tous les domaines, y compris celui de l’externalisation. Compte tenu des contraintes budgétaires auxquelles les organisations sont soumises et du caractère limité des ressources qu’elles doivent se répartir, il ne serait pas approprié de nommer des fonctionnaires spécialement chargés de jouer le rôle de «facilitateur».

La note du Secrétaire général (A/52/887) transmet à l'Assemblée générale le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’évaluation des achats de désinfectants de marque Lysol effectués en 1993 par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés dans le cadre de ses programmes d’assistance en République fédérale de Yougoslavie et en Bosnie orientale. Ces achats avaient fait l’objet d’un commentaire dans le rapport du Comité des commissaires aux comptes pour l’année terminée le 31 décembre 1995. Étant donné que le Gouvernement n’a pas délivré les autorisations nécessaires pour l’importation et la distribution de Lysol, le HCR a été contraint de réexporter plus de 90 % des quantités achetées en 1993. Les pertes qui en ont résulté étaient initialement estimées à 3 040 000 dollars et imputées à une mauvaise évaluation des besoins et à des carences dans la planification des achats.

Les achats de Lysol ont été effectués en réponse à des besoins recensés par l’Organisation mondiale de la santé et d’autres parties concernées par l’aide aux réfugiés et l’aide humanitaire dans l’ex-Yougoslavie. La pénurie de désinfectants était la conséquence d’un manque de produits pétroliers dans le pays, les sanctions internationales décrétées par le Conseil de sécurité ayant fait obstacle à l’importation de tels produits. La quantité de Lysol nécessaire, qui était initialement estimée à environ 2,6 millions de litres en mars 1993, a été ultérieurement réduite à 1 570 000 litres compte tenu des perspectives de financement pour l’ensemble de l’ex-Yougoslavie. L’audit effectué par le BSCI repose sur des informations provenant de documents accessibles ou d’entretiens avec des fonctionnaires du Haut Commissariat, et sur un examen des caractéristiques du Lysol et des produits apparentés.

L’enquête a fait apparaître que les pertes se sont chiffrées au total à environ 2,1 millions de dollars et que le montant de 3 040 000 dollars initialement estimé par le HCR ne tenait pas compte des quantités de Lysol qui ont été effectivement utilisées en République fédérale de Yougoslavie ou réexportées en vue d’une utilisation dans le cadre d’autres programmes du HCR. Tout en reconnaissant qu’une perte de cette ampleur est, en tout état de cause, considérable, le BSCI s’est penché sur la question des responsabilités et n’a pas pu conclure avec certitude que le personnel du HCR avait fait preuve de négligence, soit lors des opérations d’achat soit par la suite lorsqu’on a cherché des solutions pour limiter les risques de pertes.

Après avoir comparé les estimations initiales qui chiffraient les besoins à environ 2,6 millions de litres aux deux achats ultérieurs qui portaient sur une quantité totale de 1 570 000 litres, le BSCI a conclu que le

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Haut Commissariat avait dû faire face à une situation qui n’était pas prévisible et sur laquelle il n’avait pas prise. Le Bureau n’a pas trouvé d’éléments d’information indiquant que le Lysol est (ou était) un produit interdit en Yougoslavie ou dans d’autres pays. Comme il contient des ingrédients corrosifs et toxiques, il doit être étiqueté et conditionné en conséquence, ce qui a été fait en l’occurrence. Néanmoins, le HCR n’a pas pu obtenir des autorités de Belgrade qu’elles délivrent une autorisation pour l’importation et la distribution de Lysol et, partant, s’est trouvé contraint de réexporter la majeure partie des quantités achetées.

Le rapport du Secrétaire général sur la réforme des achats (A/C.5/52/46) est présenté conformément à la résolution 52/226 A de l'Assemblée générale en date du 31 mars 1998, dans laquelle celle-ci demandait au Secrétaire général, à la suite de la présentation de son rapport sur la réforme des achats (A/52/534), de lui présenter dans les meilleurs délais une définition plus précise de la notion de besoins urgents. Cette analyse, qui fait nécessairement partie de l’étude prévue, devrait faciliter les travaux de l’Équipe spéciale chargée des services communs et la mise en oeuvre d’une véritablement réforme générale des achats.

Pour les directeurs de programme, la notion d’urgence renvoie à l’idée de délai et aux situations où des besoins opérationnels ou logistiques doivent être satisfaits si rapidement que le cycle normal des achats prévu par le Règlement financier, les Règles de gestion financière, les procédures et les pratiques de l’ONU ne peut être respecté. Il convient, dans ce contexte, de distinguer entre les deux volets des procédures d’achat. Le premier, qui repose sur la recherche de l’optimisation des ressources et de l’équité, consiste à recenser et définir les besoins, à lancer des appels d’offres ou des demandes de propositions et à formuler des recommandations pour la passation des marchés. Le second recouvre l’ensemble des démarches administratives à effectuer pour faire approuver un marché, notamment à l’échelon du Siège de l’ONU à New York. À l’heure actuelle, la seule disposition intégrant la notion de besoins urgents est la règle de gestion financière 110.19 qui prévoit une dérogation à la procédure d’adjudication ou d’appel d’offres lorsqu’elle est incompatible avec les nécessités du service. Cette disposition permet de satisfaire plus facilement les besoins urgents en réduisant les délais associés au premier volet du cycle des achats. Pour réduire le nombre des cas où un marché est approuvé rétroactivement, il est indispensable de réexaminer les procédures d’approbation des marchés figurant au second volet du cycle des achats.

Les besoins qui ne peuvent être couverts conformément aux Règles de gestion financière sont définis par les directeurs de programme à l’échelon de la mission et du Siège comme des besoins opérationnels immédiats qui, à toutes fins pratiques, peuvent se définir comme suit : il s’agit de besoins urgents liés au soutien logistique et aux activités opérationnelles, qui se présentent inopinément ou avec un préavis très faible et dont la non-satisfaction aurait rapidement des incidences défavorables – mise en danger de vies humaines ou de

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biens appartenant à l’ONU, difficultés opérationnelles importantes, détérioration de la situation financière et autres obstacles au bon déroulement de la mission concernée. Un besoin peut être considéré comme urgent s’il faut, pour le satisfaire, déroger à la procédure complexe d’examen et d’approbation. Agir dans l’urgence est l’une des caractéristiques des missions opérationnelles et le seul moyen d’atténuer les contraintes qui en découlent est d’améliorer la planification et les procédures administratives. La dynamique propre à ces opérations fait que des besoins urgents peuvent surgir à tout moment, et plus particulièrement au cours de certaines phases du cycle de la mission, à savoir : la phase de démarrage, la phase d'élargissement de la mission, et la phase de liquidation.

A propos des directives relatives aux modalités d'appel d'offre, le rapport précise que, étant donné la nature des opérations des Nations Unies, en particulier des missions de maintien de la paix, force est de reconnaître qu’il n’est pas toujours possible de prévoir les achats suffisamment tôt. Les modalités d’appel d’offres doivent être étudiées dans le contexte général de la réforme des achats, avec la participation des différents fonds et programmes intéressés. Il a donc été décidé de créer, à l’intérieur du Groupe de travail sur les achats de l’Équipe spéciale chargée des services communs, un sous-groupe qui examinera la question en vue de faire des recommandations. Ses travaux consisteront notamment à définir le cycle des procédures d’adjudication et les modalités des appels d’offres, de façon à donner aux directeurs de programme des principes directeurs pour la présentation de leurs demandes à la Division des achats. Il n’est pas prévu de modifier le Règlement financier, mais de revoir les Règles de gestion financière relatives aux achats, que l’on s’efforcera de simplifier et de rendre plus claires, plus précises, plus accessibles et plus pratiques, en tirant les leçons de l’expérience acquise au cours des dernières années. Le rapport précise que toute amélioration ou modification des Règles de gestion financière relatives aux achats aurait des incidences financières à long terme pour l’ensemble du système des Nations Unies. Il est donc indispensable que les services chargés des achats dans les différents fonds et programmes participent au réexamen des Règles de gestion financière.

Le rapport du Secrétaire général sur la réforme des achats (A/53/271 et Add.1 et Corr.1) est soumis en application de la résolution 52/226 du 27 avril 1998. On y trouve des informations sur les faits nouveaux et les progrès réalisés dans le domaine de la réforme des achats conformément aux recommandations, aux décisions, aux suggestions et aux préoccupations exprimées par l'Assemblée générale, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaire et les organes de contrôle ainsi que le Groupe d'experts de haut niveau en matière d'achats. Le Secrétaire général estime que le rapport reflète la ferme détermination du Secrétaire général adjoint à la gestion et du Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui à faire en sorte que l'Organisation des Nations Unies ait un système d'achats efficace, productif, transparent et parfaitement adapté à ses besoins. Il reconnaît que, malgré les progrès réalisés, la réforme des achats est un

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processus continu exigeant une attention constante. Le Secrétaire général continuera de réviser la structure et l'organisation de la Division des achats au cours des mois à venir, notamment dans le cadre des services communs. Il tiendra l'Assemblée générale au courant de ce travail. La réforme en cours, notamment la réorganisation de la Division des achats, portera sur les stratégies et les politiques ainsi que sur les opérations d'achats, de manière à regrouper les fonctions d'achats dans le cadre d'une approche intégrée. Les réponses du Secrétaire général aux questions soulevées par l'Assemblée générale sont présentées dans l'ordre des paragraphes de la résolution 52/226. Le Secrétaire général fait observer que tous les éléments énumérés dans l'annexe II du document A/52/534 et Corr.1 sous le titre "Dates auxquelles il est prévu d'exécuter les divers éléments du plan de travail de la division des achats" ont aussi été pleinement mis en oeuvre. Il affirme à nouveau que les fonctionnaires de la Division des achats sont dans l'ensemble des professionnels bien formés, fournissant une somme de travail considérable. Il réaffirme aussi que la création du poste de Directeur de la Division des achats est indispensable pour assurer un niveau approprié de direction exécutive et d'administration. L'organigramme de la Division des achats est annexé au présent rapport.

L'additif 1 présente des informations sur les éléments nouveaux relatifs à la réforme des achats depuis la publication de la première partie du rapport et contient deux tableaux récapitulant les mesures prises et celles qui sont en cours d'application, ainsi qu'une annexe indiquant la suite donnée aux recommandations du Groupe d'experts de haut niveau en matière d'achats.

En ce qui concerne l'augmentation du nombre des marchés attribués à des pays en développement, et conformément à la demande de l'Assemblée générale d'examiner les moyens de multiplier les possibilités qu'ont les pays en développement d'emporter des marchés, en tenant compte du traitement préférentiel accordé dans ce domaine par des fonds et programmes des Nations Unies et d'autres institutions intergouvernementales, une enquête a été effectuée auprès des organismes des Nations Unies. Elle a montré que des mesures spéciales sont appliquées aux fournisseurs des pays en développement. Ces fournisseurs sont inclus dans les listes de soumissionnaires potentiels ou, dans certains cas, il est prévu que les achats ne peuvent être effectués qu'au niveau local ou régional. Toutefois, aucun organisme n'applique de traitement préférentiel sous forme d'une marge de préférence. Les politiques des institutions financières ont également été passées en revue et ces institutions n'appliquent pas de traitement préférentiel pour leurs propres achats. Elles autorisent toutefois les emprunteurs à appliquer des marges d'augmentation de prix pour les achats au niveau national et, dans le cas de plusieurs institutions régionales, au niveau régional. Cependant, même parmi ces institutions, les pratiques varient, qu'il s'agisse du montant de la marge ou de la manière de déterminer l'origine nationales des biens et services. Les institutions financières internationales réexaminent actuellement le principe du traitement préférentiel.

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Comme suite aux exigences des organes directeurs qui ont réclamé qu'on fasse davantage appel aux pays en développement pour les achats, les organismes des Nations Unies ont eu recours à des mécanismes tels des campagnes de sensibilisation dans les pays en développement et l'organisation de séminaires à l'intention des entreprises locales sur les moyens de traiter avec le système des Nations Unies; des échanges d'informations sur les fournisseurs entre les organismes des Nations Unies; l'annonce systématique des achats envisagés dans des publications spécialisées des Nations Unies comme Development Business et Procurement Update et désormais sur l'Internet; la formation des fonctionnaires chargés des achats aux nouvelles techniques d'étude de marché. L'utilisation générale par les organismes des Nations Unies de listes de soumissionnaires potentiels pour les appels d'offres ainsi que les délégations de pouvoirs pour les achats à effectuer sur le terrain ont également favorisé le recours aux marchés locaux. Le Secrétaire général juge que les résultats de ces efforts sont encourageants. On est aussi mieux à même de suivre l'évolution des marchés dans les pays en développement.

La principale source de renseignements concernant les achats est le rapport annuel sur les achats du système des Nations Unies publié par le Bureau des services d'achats interorganisations du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). Le rapport annuel sur les achats pour 1997 a été publié en juin 1998 et indique que le volume total des achats effectués par les organismes des Nations Unies a représenté une valeur de 2 milliards 895 millions de dollars, dont 1 milliard 197 millions de dollars (soit 41%) de contrats passés avec des fournisseurs de pays en développement. Vu la tendance récente à l'accroissement du volume des marchés attribués à des fournisseurs de pays en développement, le Secrétaire général pense que les mesures prises actuellement permettront d'obtenir les résultats escomptés et il poursuivra les efforts dans ce sens.

Le Secrétariat a accompli beaucoup de changements par lui-même mais il entend dorénavant définir une démarche commune avec les autres organisations. Il est clair que la réforme des achats doit être envisagée à l'échelle du système tout entier et non pas seulement du point de vue de l'ONU. Une équipe spéciale chargée des services communs a été créée et, dans ce cadre, un groupe de travail sur les achats a proposé un certain nombre de changements qui vont dans le sens du processus de réforme engagé par l'ONU. Le Groupe de travail sur les achats, mis en place dans le cadre de l'équipe spéciale a élaboré des règles de gestion financière simplifiées génériques et harmonisées pour les achats, qui ont été adoptées en septembre 1998 par les conseils d'administration du PNUD et du FNUAP. Le Secrétariat envisage également de les adopter. D'ores et déjà, les fonds et programmes du système des Nations Unies à New York passent conjointement les marchés pour les fournitures de bureau et les services d'agence de voyage. Ils étudient avec les membres du Groupe de travail des achats interorganisations la possibilité d'établir d'autres contrats-cadres à long terme. Par ailleurs une base de données commune sur les fournisseurs a été mise en place. Etablie conjointement par 12 institutions du système, elle regroupe les fichiers fournisseurs de toutes

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les organisations participantes; chacune d'entre elles ayant ainsi accès à un nombre beaucoup plus large de fournisseurs potentiels. Cette formule qui entraînera une diminution des frais administratifs de tenue de fichiers à l'échelle du système permettra en outre aux organismes des Nations Unies d'échanger les informations sur l'évaluation des prestations des fournisseurs. Le Secrétaire général estime que ces mesures, ainsi que d'autres en cours d'application ou prévues, favorisent une réforme plus poussée des achats, sous l'impulsion de l'ONU.

La note du Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) relatif à l'enquête sur une éventuelle utilisation insuffisante de compétences spécialisées pour la planification des achats de services de transport aérien dans les missions de maintien de la paix (A/52/1010). Le Secrétaire général prend note des constatations dans le rapport et approuve les recommandations qu'il contient.

Le présent rapport informe l'Assemblée générale des principales constatations du BSCI conformément à sa résolution 51/231 du 25 juin 1997 par laquelle l'Assemblée a demandé des renseignements à propos de l'utilisation insuffisante de compétences spécialisées pour la planification des achats dans huit missions de maintien de la paix, dont la Force de protection des Nations Unies, l'Opération des Nations Unies en Somalie, la Mission de vérification des Nations Unies en Angola et la Mission d'observation des Nations Unies au Libéria, durant l'exercice biennal 1994-1995. La demande a été provoquée par un rapport du Comité des commissaires aux comptes à l'Assemblée générale, constatant que des fonds des Nations Unies ont été dépensés pour des services aquis n'ont pas été rendus par des prestataires de services de transport aérien dans plusieurs missions de maintien de la paix durant l'exercice biennal considéré.

Les opérations de maintien de la paix des Nations Unies ont augmenté dans une proportion sans précédent durant la période 1991-1995, qui englobe l,exercice biennal 1994-1995, au prix de difficultés considérables pour le Secrétariat, qui n'avait ni les ressources suffisantes ni l'expérience voulue. L'Organisation des Nations Unies n'avait jamais eu à passer des marchés de servies commerciaux de transport aérien de la taille rendue nécessaire par les missions créées au cours de cette période et elle ne pouvait bien évidemment pas acquérir instantanément l'expérience de la gestion d'une telle activité. Néanmoins, les constatations du BSCI confirment les inquiétudes exprimées par l'Assemblée générale au sujet de ces dépenses et mettent en évidence les causes de la surestimation des services de transport aérien durant l'exercice biennal. Ces causes ont été notamment le manque de coordination entre les missions et le Siège pour la planification des transports aériens, la précarité des mandats (et des budgets) des missions, et les carences du contrôle des opérations de transport aérien antérieurement à la création de la Division de l'administration et de la logistique des missions au sein du

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Département des opérations de maintien de la paix, et du Groupe du transport aérien et du Groupe de la sécurité aérienne au sein de la Division de l'administration et de la logistique des missions, en 1994.

Les activités de transport aérien sont loin d'être le seul domaine où il a fallu acquérir rapidement des connaissances. De nombreux départements ont été assaillis de travail à cause de l'expansion des opérations de maintien de la paix et la capacité, pour l'Organisation, de maîtriser correctement les tâches nouvelles en a inévitablement souffert. Les départements responsables ont pris, depuis 1994, d'importantes mesures correctives pour prévenir le renouvellement de pareilles dépenses pour des services inutilisés. Ces mesures ont amélioré spectaculairement la manière dont l'Organisation passe les marchés et gère ses opérations de transport aérien. Il est clair aussi que, grâce à l'expérience acquise et aux données recueillies au cours des années précédentes, la planification des achats de services de transport aérien par le Département des opérations de maintien de la paix a réduit la proportion des heures de vol de base inutilisées de 40% de la totalité des heures affrétées en 1993 à environ 2% en 1997.

L'avant-projet du présent rapport a été distribué aux départements organiques ci-après pour qu'ils soumettent leurs observations : Département des opérations de maintien de la paix, Département de la gestion et Bureau des affaires juridiques. Un projet de rapport révisé leur a été soumis également pour observations. Les départements ont été généralement d'accord avec les constatations et les recommandations faites dans le présent rapport.

Par sa note A/53/843, le Secrétaire général transmet le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'étude de dossiers d'arbitrage relatifs à des achats. Il prend note des conclusions du rapport et remarque également que, si certaines de ses recommandations doivent être intégralement appliquées, les départements concernés auront peut-être besoin de ressources additionnelles. Chacun de ces cas sera étudié attentivement et, le cas échéant, des demandes de financement dûment justifiées seront présentées dans le cadre du mécanisme budgétaire habituel.

Le BSCI a examiné pour cette étude 5 dossiers relatifs à des achats au titre desquels 52,6 millions de dollars avaient été réclamés. Toutes ces affaires ont fait l'objet d'un arbitrage ou d'un règlement négocié entre 1995 et 1997. Elles concernaient les opérations de maintien de la paix mises en place au début des années 90, période où l'on a assisté à une multiplication des activités de maintien de la paix. Alors que les montants réclamés s'élevaient à 52,6 millions de dollars, les tribunaux d'arbitrage ont alloué au total 23 millions de dollars, et 3,75 millions de dollars ont été versés à des fournisseurs en règlement de contentieux.

Le BSCI note que l'Organisation a dû dépenser des sommes substantielles en intérêts (4,8 millions de dollars), honoraires et dépenses de personnel (2,3 millions de dollars) dans le cadre de ces procédures d'arbitrage. Pour

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le BSCI, l'arbitrage est une méthode onéreuse de règlement des différends, dont les résultats sont imprévisibles. Il faut donc éviter à tout prix d'y recourir grâce à une meilleure préparation et une meilleure administration des marchés.

L'étude du BSCI a mené aux conclusions suivantes :

- les unités administratives du Siège et le personnel des missions ne sont pas suffisamment consultés au moment voulu;

- le personnel chargé des achats sur le terrain n'a pas toujours respecté les règles et procédures d'achat;

- les dispositions contractuelles ne sont pas toujours claires et il est arrivé qu'elles soient acceptées puis modifiées sans examen préalable par le Comité des marchés du Siège ou par le Bureau des affaires juridiques;

- il est arrivé que des paiements non contestés ne soient pas effectués dans les temps, ce qui a entraîné le versement d'intérêts moratoires;

- faute d'une évaluation régulière des prestations des fournisseurs, il n'existe pas toujours de dossier sur les problèmes rencontrés;

- l'Organisation ne demande pas toujours réparation aux tierces parties pour les dommages résultant de leurs actes;

- les activités d'arbitrage et de règlement ne font pas l'objet d'une évaluation systématique qui permettrait de dégager des enseignements et de les diffuser.

Pour remédier à ces problèmes, le BSCI propose que les missions de maintien de la paix, surtout lors de la phase du démarrage, disposent de personnel et de conseillers juridiques qualifiés et expérimentés en matière d'achats et d'administration des marchés. Il estime que l'Administration, sur le terrain et au Siège, devrait veiller à ce que les manquements substantiels aux dispositions contractuelles soient consignés et signalés, le cas échéant, aux fonctionnaires compétents au Siège. Les prestations des fournisseurs devraient en outre être évaluées régulièrement et lorsqu'elles se révèlent insatisfaisantes, les problèmes devraient être consignés de façon que l'on puisse en tenir compte au moment de choisir un fournisseur. Pour le BSCI, tous les aspects des affaires d'arbitrage et de règlement devraient être examinés pour s'assurer que tous les recours éventuels contre des tiers ont été envisagés et que les enseignements à tirer de ces affaires ont été dégagés et diffusés.

Le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur la réforme des achats (A/53/692) indique que la présentation générale de l'additif au rapport du Secrétaire général représente

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un progrès par rapport au document original (A/52/271), car il fait le point des mesures qui ont été prises pour donner suite aux recommandations formulées par l'Assemblée générale et fait également apparaître que des progrès considérables ont été accomplis en ce qui concerne l'application des recommandations du Comité des commissaires aux comptes et du Groupe d'experts de haut niveau en matière d'achats.

Le Comité consultatif prend note des vues du Secrétaire général concernant le recours à des fournisseurs recommandés par les demandeurs. A cet égard, il rappelle que le Comité des commissaires aux comptes a recommandé d'interdire aux départements qui demandent des fournitures de spécifier le nom du fabricant. Il rappelle également qu'il a déjà jugé inacceptable la pratique consistant à faire appel à des fournisseurs suggérés par les services demandeurs, et demandé aux administrations de prendre immédiatement des sanctions à l'encontre des fonctionnaires qui continuent de négliger les procédures normales. De l'avis du CCQAB, les dérogations mentionnées dans le rapport du Secrétaire général ne seraient pas nécessaires si le fichier de fournisseurs était exhaustif et bien exploité. Par ailleurs, il compte que des mesures seront prises, si besoin est, pour éviter que les services demandeurs ne formulent délibérément des spécifications qui correspondraient à un seul fournisseur. Conformément au principe de la séparation des attributions entre le service demandeur et le service chargé des achats, le Comité consultatif compte bien que la décision de l'Assemblée générale énoncée dans sa résolution 52/226 A sera pleinement appliquée.

Le Comité consultatif note que l'additif ne contient aucune information ou donnée statistique sur les marchés attribués aux pays en transition. Par ailleurs, il pense que les données se rapportant aux achats effectués auprès des fournisseurs de pays en développement peuvent prêter à confusion. De son avis, il convient en effet d'établir une distinction entre les bons de commande émis dans les pays en développement pour acheter des biens et/ou des services fournis par d'autres pays, et les achats de biens et/ou de services fournis par les pays en développement. Le Secrétaire général devrait donc, dans son prochain rapport sur les achats, préciser les paramètres sur la base desquels l'Administration détermine l'origine nationale des biens et services et indiquer comment la méthodologie employée se situe par rapport aux pratiques reconnues sur le plan international.

Au sujet de la définition plus précise des besoins urgents, le CCQAB estime que l'urgence ne dispense pas les services demandeurs d'obtenir l'accord du Comité des contrats, mais leur permet de déroger à la procédure d'adjudication ou d'appel d'offres, qui doit rester la norme. A cet égard, le CCQAB pense qu'il aurait été plus facile d'émettre un avis sur la définition des besoins urgents si le Secrétaire général avait fourni des renseignements exhaustifs sur les dérogations accordées auparavant. La définition de l'urgence donnée par le Secrétaire général dans son rapport semble trop générale pour qu'il soit possible d'exercer un réel contrôle sur les dérogations demandées en vertu de cette notion.

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Le Comité consultatif prend note de l'information concernant le reclassement de D-1 à D-2 du poste de Chef de la Division des achats. Compte tenu du tassement des activités d'achats à l'ONU imputable à la réduction du volume des achats et au développement de la pratique de la délégation de pouvoirs, et du fait que le nombre total de dossiers présentés au Siège a considérablement diminué, le CCQAB réitère sa position selon laquelle il n'a pas reçu de justifications nécessaires lui permettant d'approuver cette demande. Quant à l'argument selon lequel le Chef de la Division des achats devrait être en mesure de jouer un rôle de premier plan dans les services communs et les autres activités interinstitutions, le CCQAB tient à souligner que la Division des achats du Siège ne traite qu'environ 11% des achats effectués par l'ensemble des organismes des Nations Unies. Il n'est donc pas indispensable, à son avis, que le Chef de la Division des achats joue un rôle de premier plan. Le Comité compte que le Secrétaire général donnera, dans le cadre du projet de budget-programme pour l'exercice biennal 2000-2001, ainsi que dans son prochain rapport sur le Compte d'appui, des précisions sur les conséquences de la baisse spectaculaire des activités d'achat.

Le CCQAB prend note de l'avis du Conseiller juridique, qui estime que si l'Assemblée générale décidait d'adopter une politique de préférence concernant l'octroi de marchés à des soumissionnaires également qualifiés de pays à jour de leurs contributions, il faudrait apporter un amendement à l'article 10.5 du Règlement financier et des règles de gestion financière de l'ONU. Le Comité consultatif souligne que la question est en suspens depuis plusieurs années alors que le Secrétariat continue de se plaindre de ce qu'il appelle des rigidités inhérentes aux articles du Règlement financier et aux règles de gestion financière régissant les achats. Dans ces conditions, il incombe au Secrétariat de présenter, sans plus attendre, au Comité consultatif pour qu'il les examine et les soumette à l'Assemblée générale en vue de leur adoption, des propositions concernant les révisions jugées nécessaires.

Débat général

M. ERNESTO HERRERA (Mexique), au nom du Groupe de Rio, a rappelé que lors de la séance officielle de novembre dernier, consacrée à la réforme des achats, le Groupe de Rio avait formulé une série de demandes concrètes. Or, aujourd'hui le Secrétariat n'a répondu à aucune de ses demandes. Le Groupe de Rio entend poursuivre sa collaboration avec les membres de l'Administration pour que ses demandes soient satisfaites.

M. RAJAT SAHA (Inde) a demandé pourquoi après août 1998, il n'y a plus d'avis et de communications relatifs aux achats sur le site Internet de l'ONU.

Répondant aux remarques des représentants, le Sous-Secrétaire aux services centraux d'appui, M. TOSHIYUKI NIWA, a expliqué que le site Internet de l'Organisation était défectueux et qu'il était maintenant en état de fonctionnement.

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Questions diverses

Mme NAZARETH INCERA (Costa Rica) a rappelé que certaines questions, relatives notamment à la société chargée des escaliers mécaniques et à la sécurité, sont demeurées sans réponse. Elle a évoqué l'absence d'agents de sécurité au deuxième étage et l'absence d'un agent de la sécurité pour le Président de l'Assemblée générale. Il est inacceptable qu'un seul agent de sécurité puisse accomplir les tâches accomplies auparavant par deux agents. Le Costa Rica demande que dès lors que le Président de l'Assemblée générale est à New York, celui-ci dispose, comme par le passé, de deux agents de la sécurité et non pas d'un seul. La représentante a évoqué la question du chien de la sécurité qui coûte à l'ONU $150 000 dollars par an. A qui a-t-on attribué le contrat concernant ce chien? Pourquoi n'y a-t-il pas eu d'appel d'offre? La représentante a évoqué le comportement de certains agents de sécurité qui laisse beaucoup à désirer. Le Représentant permanent de sa délégation s'est vu refuser l'accès au Conseil de tutelle. Les Etats Membres doivent avoir la priorité.

Mme BUERGO-RODRIGUEZ (Cuba) a expliqué que la représentante du Costa Rica vient de mettre en lumière des difficultés qui se sont faites jour en ce qui concerne les questions de sécurité au sein de l'Organisation. Elle a indiqué que ces difficultés doivent être mises en parallèle avec la question de l'exécution du budget-programme pour l'exercice 1998-1999, qui mérite une attention particulière de la Commission.

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