DES PRECISIONS SONT APPORTEES SUR LE FONCTIONNEMENT DES TRIBUNAUX INTERNATIONAUX POUR LE RWANDA ET L'EX YOUGOSLAVIE

30 novembre 1998

Communiqué de Presse
AG/AB/473

DES PRECISIONS SONT APPORTEES SUR LE FONCTIONNEMENT DES TRIBUNAUX INTERNATIONAUX POUR LE RWANDA ET L'EX YOUGOSLAVIE

19981130 La Commission entame son examen de la réforme des achats

Poursuivant ce matin son examen du financement du Tribunal international pour l'ex-Yougoslavie et du Tribunal criminel international pour le Rwanda, la Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a entendu Mme Frances Zainoeddin, Chef du service des activités politiques et juridiques et des services communs au Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité, qui a répondu aux questions posées par les délégations au cours du débat général. Celle-ci a estimé qu'il est difficile de comparer les coûts relatifs à l'appui administratif pour les juges des deux tribunaux avec ceux nécessaires aux juges de la Cour internationale de Justice (CIJ), du fait de la différence de leurs mandats et de leur fonctionnement. Mme Zainoeddin a rappelé que des mesures spécifiques avaient été prises pour accélérer le recrutement du personnel. Elle a donné des précisions sur les normes de détention des prévenus et la protection des témoins pour les deux tribunaux.

Les représentants de l'Ouganda et du Canada sont intervenus sur cette question. Répondant à une question posée par le représentant du Canada, le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. Conrad Mselle, a précisé que l'évaluation des activités et du fonctionnement des tribunaux internationaux par un groupe d'experts indépendants, que le CCQAB a recommandé dans son rapport, ne devrait pas être effectuée par le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) ou par un autre organe du Secrétariat, du fait du caractère judiciaire et non pas administratif de cet examen.

La Commission a également entamé son examen de la question de la réforme des achats et de l'externalisation. Le Sous Secrétaire général aux Services centraux d'appui du Département de la gestion, M. Toshiyuki Niwa, a présenté les rapports pertinents du Secrétaire général et le Président du CCQAB a présenté le rapport du Comité consultatif sur cette question.

Dans le cadre de son examen du budget-programme pour l'exercice biennal 1998-1999, la Commission a entendu le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Joseph Connor, qui a présenté le dixième rapport intérimaire du Secrétaire général sur le Système intégré de gestion (SIG). Le Président du CCQAB, quant à lui, a présenté le rapport pertinent du Comité consultatif.

Au titre de la gestion des ressources humaines, la Commission a entendu le Président du CCQAB qui a présenté le rapport du Comité consultatif sur les postes vacants au Secrétariat réservés aux candidats internes, l'emploi de retraités, les consultants et vacataires et la réforme de la gestion des ressources humaines.

Au cours de sa prochaine réunion, qui se tiendra mardi 1er décembre à partir de 10 heures, la Commission poursuivra son examen de la réforme des achats et de l'externalisation. Elle entamera en outre son examen des dispositions administratives concernant le Centre du commerce international/CNUCED/OMC.

( suivre)

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Budget-programme de l'exercice biennal 1998-1999 (point 113)

Le dixième rapport intérimaire du Secrétaire général sur le système intégré de gestion (SIG) (A/53/573) indique que la mise en oeuvre du Système s'est poursuivie à un rythme soutenu, y compris dans les bureaux hors Siège. D'autres utilisateurs (PNUD,UNICEF et OIT) ont progressivement adapté le logiciel du SIG à leurs besoins propres. L'Organisation a noté avec satisfaction que les experts indépendants, dans le rapport qu'ils ont établi, ont émis une opinion favorable, tant sur l'aspect technique du Système que du point de vue de son coût. Des mesures ont été prises pour donner suite aux suggestions des experts.

Au cours de l'année écoulée, la nouvelle version du module 2 (Prestations payables au personnel) a été installée à l'échelle mondiale; des aménagements majeurs ont été apportés au module 3 (Services financiers et services d'appui); des progrès ont été réalisés dans l'élaboration du module 4 (Applications opérationnelles); le mécanisme utilisé pour l'établissement des rapports a été amélioré, et des rapports supplémentaires ont été mis à la disposition des utilisateurs finaux; les recherches sur le plan technique, en particulier pour l'accès à distance au Système, ont progressé. A l'échelle mondiale, le système continue de permettre la gestion d'un nombre important et toujours plus grand de processus administratifs et d'utilisateurs, tant au Siège que dans les bureaux hors Siège et dans d'autres organisations.

En ce qui concerne la prochaine étape, on prévoit que le module 3 sera complètement installé en février 2000 dans tous les bureaux hors Siège et que les modules 4 et 5 seront installés en août 1999 à New York et en août 2000 dans tous les principaux lieux d'affectation.

Bien que des progrès importants aient été réalisés, la complexité des tâches restant à accomplir ne doit pas être sous-estimée. L'installation d'un nouveau module des états de paie dans huit lieux d'affectation, en à peine plus d'un an, et l'installation des applications financières dans sept lieux d'affectation, en moins d'un an, exigeront certainement de la part du personnel et de l'administration, dans tous les lieux d'affectation, un effort sans précédent pour établir les données, entreprendre une formation, réorganiser le déroulement des opérations et s'adapter à une manière entièrement nouvelle de travailler. Il convient de rappeler à ce propos qu'un grand nombre de nouveaux processus automatisés, portant sur des opérations telles que la vérification des fonds disponibles et la gestion de l'indemnité pour frais d'études, des voyages, ainsi que des congés et du temps de présence, qui faisaient jusqu'à présent l'objet d'un traitement manuel, seront introduits pour la première fois dans la plupart des lieux d'affectation. Le calendrier d'exécution est très ambitieux, et pour limiter les risques que les délais ne soient pas tenus, la date d'achèvement de la mise en place du Système a dû être reportée au troisième trimestre de l'an 2000.

( suivre)

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Les coûts globaux qu'entraînera le projet jusqu'à son achèvement ont été également examinés. Des crédits supplémentaires d'un montant de 10,4 millions de dollars avaient été demandés dans le neuvième rapport intérimaire. L'Assemblée générale a approuvé l'ouverture d'un crédit total de 5,5 millions de dollars, ce qui portait à 68,1 millions le montant total du budget approuvé au titre du projet, et elle a prié le Secrétaire général de lui soumettre des prévisions révisées, en tenant compte des recommandations du Comité des commissaires aux comptes et des experts indépendants. Les crédits supplémentaires qui seront nécessaires en sus du budget que l'Assemblée générale a approuvé jusqu'ici se chiffrent à un montant estimatif de 9,5 millions de dollars, dont 3 millions de dollars doivent être dépensés au cours de l'exercice biennal 2000-2001. Sur ces 9,5 millions de dollars, 6,5 millions seront affectés aux activités relatives à l'installation du Système dans les bureaux hors Siège, dont la collecte et le nettoyage de données, la conversion des données, l'établissement d'interfaces et de passerelles, la formation et la mise à niveau du matériel. Il convient de noter, néanmoins, que toutes les autres activités, comme celles qui visent à perfectionner le système, intéressent aussi bien les bureaux hors Siège que le Siège.

L'Assemblée générale souhaitera peut-être prendre acte du plan d'action et du montant des ressources nécessaires pour l'achèvement du projet relatif au SIG; approuver la demande de fonds supplémentaires pour l'achèvement du projet, dont le coût total se chiffre à 77,6 millions de dollars; prendre note du fait que, sur le montant supplémentaire de 9,5 millions de dollars demandé pour l'achèvement du projet, 3 millions de dollars ne seraient pas demandés avant 2000-2001; et approuver un montant de 6,5 millions de dollars pour le projet de SIG à allouer au titre du Chapitre 27D du budget-programme pour l'exercice 1998-1999.

Dans son rapport sur le Système intégré de gestion (A/53/7/Add.7), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) accueille avec satisfaction le dixième rapport intérimaire du Secrétaire général et le rapport des experts indépendants. Le CCQAB prend note des observations, conclusions et recommandations des experts indépendants. Le Comité consultatif a examiné la suite donnée par le Secrétariat à chacune des 11 recommandations figurant dans le rapport des experts indépendants, y compris la justification des ressources demandées jusqu'à l'achèvement du projet en 2000. Il constate que sur les 9,5 millions de dollars supplémentaires demandés pour le SIG, un montant de 6,5 millions est directement destiné à l'installation du Système dans les bureaux hors Siège.

Le Comité consultatif souligne l'importance de mettre en oeuvre toutes les recommandations formulées par les experts indépendants, y compris celles relatives à la mise en place d'une infrastructure informatique appropriée, à la gestion à long terme et au mécanisme interinstitutions d'exploitation et de maintenance du SIG. Le Comité indique qu'après l'installation du SIG dans les bureaux extérieurs, la priorité devrait aller à la mise au point d'un système

( suivre)

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de consultation à distance et à la prise en compte des besoins des opérations de maintien de la paix et de ceux des tribunaux. Il recommande que, dans son prochain rapport sur le SIG et dans le projet de budget-programme pour l'exercice 2000-2001, le Secrétaire général présente des renseignements sur ce qu'il faudrait faire pour que le Système puisse être appliqué tant au Siège que dans les bureaux extérieurs et sur les incidences que cela aurait.

Le Comité estime que les Etats Membres économiseraient des millions de dollars si les organismes des Nations Unies utilisaient les mêmes types de système intégré de gestion pour leurs fonctions de gestion des ressources humaines et financières, notamment.

Le CCQAB recommande que l'Assemblée générale approuve les recommandations figurant dans l'étude des experts indépendants. Le Secrétaire général devrait être prié de présenter, dans le cadre du onzième rapport intérimaire sur le SIG, des renseignements détaillés sur l'application des ces recommandations.

L'augmentation des dépenses prévues par le Secrétaire général et estimées à 9,5 millions de dollars, s'explique principalement par le coût du personnel temporaire (6,4 millions) et des services contractuels (5,9 millions) avec cependant une diminution des dépenses prévues aux rubriques voyages (1,3 million), formation (0,7 million), matériel (0,3 million) et logiciels (0,5 million). Le Comité constate qu'en ce qui concerne les effectifs, il est notamment proposé de reclasser de P-4 à P-5, le poste du fonctionnaire qui dirigera l'équipe de mise en service dans les bureaux hors siège et il n'a pas d'objection à cette proposition.

Le Comité recommande que l'Assemblée générale approuve des crédits supplémentaires d'un montant de 9,5 millions de dollars pour achever la mise en service du SIG, portant ainsi à 77,6 millions de dollars le coût total de la mise au point et de l'installation du Système. Le montant des crédits additionnels qu'il faudrait ouvrir au budget-programme de l'exercice biennal 1998-1999 devrait être examiné dans le cadre du premier rapport sur l'exécution du budget. Le Comité consultatif rappelle que le budget ordinaire prévoit des ressources d'un montant de 9,8 millions de dollars pour la maintenance du SIG pendant l'exercice biennal 1998-1999. Il recommande que, dans son onzième rapport intérimaire, le Secrétaire général propose un plan de maintenance à long terme du Système, qui tienne également compte de la nécessité de faire bénéficier celui-ci des derniers progrès technologiques.

( suivre)

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Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (Point 112)

* Réforme des achats et externalisation

Documentation

Les documents A/52/338 et Add.1, A/52/887, A/C.5/52/46, A/53/271 et Add.1, A/52/1010 et A/53/692, dont la Commission est saisie sont présentés ci- après.

Dans sa note (A/52/338), le Secrétaire général transmet aux membres de l'Assemblée générale le rapport du Corps commun d'inspection intitulé "Externalisation en tant qu'impératif de compétitivité entre les organismes des Nations Unies". L'objectif du rapport est d'identifier les moyens d'exploiter les possibilités offertes par l'externalisation en tant qu'impératif de compétitivité pour contribuer à mettre en place dans les organismes des Nations Unies des incitations permanentes à l'amélioration de l'efficacité.

De l'avis du Corps commun d'inspection, l'intérêt de l'externalisation est d'offrir un moyen supplémentaire de réaliser des économies ou d'autres améliorations importantes dans la façon dont une organisation mène ses activités et assure des services. Ce qui importe en premier lieu, c'est que des règles et méthodes soient adoptées pour faire en sorte qu'à chaque fois que le cas s'y prête on étudie aussi bien les solutions externes qu'internes à la question de savoir comment exercer une activité ou assurer un service. Or, pour l'heure tous les organismes des Nations Unies ont recours à l'externalisation, mais généralement de manière ponctuelle, sans être guidés par une politique définie. Une utilisation plus volontariste et planifiée de l'externalisation serait un moyen appréciable de mettre en place des incitations permanentes à l'amélioration de l'efficacité, en faisant jouer la concurrence pour faire se développer une culture caractérisée par l'ouverture à l'innovation et le souci de la rentabilité.

Le rapport souligne cependant que le recours à l'externalisation peut soulever des problèmes et qu'il est donc nécessaire de respecter le caractère international des organismes des Nations Unies, de se doter des compétences voulues pour pouvoir bien contrôler et gérer les activités sous-traitées et éviter les répercussions sur les fonctionnaires concernés. Le personnel ne doit pas avoir à supporter les conséquences des erreurs de gestion passées ou des changements intervenus, indépendamment de leur volonté, dans les domaines techniques ou autres qui ont un rapport avec leur travail.

Le Corps commun d'inspection constate en outre qu'il n'existe pas dans les secrétariats des organismes des Nations Unies un interlocuteur unique, haut placé dans la hiérarchie, qui soit explicitement chargé à la fois d'aider et d'inciter à faire le meilleur usage de l'externalisation. Les organismes

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des Nations Unies pourraient s'employer plus activement à mettre en commun l'expérience acquise en matière d'externalisation et les enseignements à en tirer, et pratiquer l'externalisation en ordre moins dispersé afin de bénéficier des économies d'échelle et de la meilleure position de force dans les négociations qui en résulteraient.

Partant de ces constatations, les inspecteurs du Corps commun d'inspection ont établi sept recommandations. Ainsi l'organe délibérant de chacune des organisations participantes devrait prier le chef de secrétariat d'établir pour sa session suivante un énoncé de la politique à suivre afin d'exploiter les possibilités de l'externalisation pour améliorer le rapport coût-résultats. Les chefs de secrétariat des organisations participantes devraient établir des règles ou procédures destinées à régir la mise en oeuvre de la politique relative à l'exploitation des possibilités de l'externalisation, visant notamment à indiquer comment appliquer les critères approuvés pour déterminer si une activité ou un service doit être externalisé et faire en sorte que l'organisation garde les moyens de contrôler et de gérer correctement les activités externalisées. Les chefs de secrétariat devraient également énoncer les modifications à apporter à la structure ou au mode de fonctionnement de leur secrétariat pour rendre plus facile l'exploitation de l'externalisation, notamment en ce qui concerne la désignation d'un haut responsable chargé de remplir les fonctions de "facilitateur" à cet effet. Il faut veiller à ce que l'information sur l'utilisation de l'externalisation qui figure dans les documents relatifs à leurs projets de budget ou à l'exécution de leurs budgets soit complète et transparente. Aucun effort ne doit être épargné pour faire en sorte que le personnel ne subisse pas le contrecoup de la décision d'externaliser certaines activités ou certains services, sinon une protection adéquate doit être garantie aux fonctionnaires. L'Assemblée générale devrait prier le Comité administratif de coordination (CAC) de faire appel au Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) pour mettre au point une définition de l'externalisation applicable à tous les organismes des Nations Unies, pousser ces organismes à mieux partager leurs données d'expérience sur la question et étudier les possibilités d'action conjointe ou concertée dans le domaine de l'externalisation, afin de réaliser des économies d'échelle ou d'être en meilleure position dans les négociations. Enfin, les organes délibérants participants devraient, lorsqu'ils approuveront les politiques d'externalisation, décider d'en examiner et d'en évaluer la mise en oeuvre trois ans après le lancement de celle-ci. A cet effet, les chefs de secrétariat devraient leur présenter un rapport sur la question où ils indiqueraient les économies réalisées, les effets obtenus, les problèmes particuliers rencontrés et les solutions apportées, et où ils formuleraient des propositions sur la manière d'améliorer la politique.

Le premier additif à la note du Secrétaire général (A/52/338/Add.1) transmet les observations du Comité administratif de coordination (CAC) sur le rapport du Corps commun d’inspection (CCI) intitulé «Externalisation en tant qu’impératif de compétitivité pour les organismes des Nations Unies»

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(A/52/338). Le rapport du Corps commun d’inspection (CCI) donne une bonne vue d’ensemble de la question de l’externalisation dans les organismes des Nations Unies. Toutefois, les données récapitulatives du tableau figurant en annexe concernent les activités de 1995 et ne sont donc pas actuelles. En outre, le tableau donne une idée incomplète de la situation. Le rapport qualifie de passive et d’«attentiste», plutôt que volontariste, l’attitude qu’adoptent beaucoup d’organisations face à l’externalisation, et attribue cet état de chose à l’absence de politiques explicites en la matière. Toutefois, si toutes les organisations n’ont effectivement pas adopté de telles politiques, elles recourent activement à l’externalisation depuis de nombreuses années. Le recours à l’externalisation est soumis à des contrôles et régi par des procédures établies, ainsi que par des politiques implicites sinon explicites. L’externalisation ne doit se concevoir que comme l’une des solutions qui s’offrent aux responsables soucieux d’obtenir au moindre coût les services de qualité dont leur organisation a besoin pour remplir sa mission. Les organisations membres coordonnent déjà leurs activités d’externalisation dans plusieurs domaines, certaines partageant des services ou permettant à d’autres de tirer parti de capacités excédentaires, avec ou sans marge bénéficiaire. Il faut toutefois reconnaître que, dans la mesure où les organisations diffèrent par leur mandats, l’environnement dans lequel elles mènent leurs activités et les pratiques qu’elles adoptent sur le plan commercial, elles envisagent nécessairement l’externalisation sous des angles différents. Chaque organisation doit donc être libre d’élaborer des politiques adaptées à sa situation.

La note du Secrétaire général (A/52/887) transmet à l'Assemblée générale le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’évaluation des achats de désinfectants de marque Lysol effectués en 1993 par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés dans le cadre de ses programmes d’assistance en République fédérale de Yougoslavie et en Bosnie orientale. Ces achats avaient fait l’objet d’un commentaire dans le rapport du Comité des commissaires aux comptes pour l’année terminée le 31 décembre 1995. Étant donné que le Gouvernement n’a pas délivré les autorisations nécessaires pour l’importation et la distribution de Lysol, le HCR a été contraint de réexporter plus de 90 % des quantités achetées en 1993. Les pertes qui en ont résulté étaient initialement estimées à 3 040 000 dollars et imputées à une mauvaise évaluation des besoins et à des carences dans la planification des achats.

Les achats de Lysol ont été effectués en réponse à des besoins recensés par l’Organisation mondiale de la santé et d’autres parties concernées par l’aide aux réfugiés et l’aide humanitaire dans l’ex-Yougoslavie. La pénurie de désinfectants était la conséquence d’un manque de produits pétroliers dans le pays, les sanctions internationales décrétées par le Conseil de sécurité ayant fait obstacle à l’importation de tels produits. La quantité de Lysol nécessaire, qui était initialement estimée à environ 2,6 millions de litres en mars 1993, a été ultérieurement réduite à 1 570 000 litres compte tenu des perspectives de financement pour l’ensemble de l’ex-Yougoslavie. L’audit

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effectué par le BSCI repose sur des informations provenant de documents accessibles ou d’entretiens avec des fonctionnaires du Haut Commissariat, et sur un examen des caractéristiques du Lysol et des produits apparentés.

L’enquête a fait apparaître que les pertes se sont chiffrées au total à environ 2,1 millions de dollars et que le montant de 3 040 000 dollars initialement estimé par le HCR ne tenait pas compte des quantités de Lysol qui ont été effectivement utilisées en République fédérale de Yougoslavie ou réexportées en vue d’une utilisation dans le cadre d’autres programmes du HCR. Tout en reconnaissant qu’une perte de cette ampleur est, en tout état de cause, considérable, le BSCI s’est penché sur la question des responsabilités et n’a pas pu conclure avec certitude que le personnel du HCR avait fait preuve de négligence, soit lors des opérations d’achat soit par la suite lorsqu’on a cherché des solutions pour limiter les risques de pertes.

Après avoir comparé les estimations initiales qui chiffraient les besoins à environ 2,6 millions de litres aux deux achats ultérieurs qui portaient sur une quantité totale de 1 570 000 litres, le BSCI a conclu que le Haut Commissariat avait dû faire face à une situation qui n’était pas prévisible et sur laquelle il n’avait pas prise. Le Bureau n’a pas trouvé d’éléments d’information indiquant que le Lysol est (ou était) un produit interdit en Yougoslavie ou dans d’autres pays. Comme il contient des ingrédients corrosifs et toxiques, il doit être étiqueté et conditionné en conséquence, ce qui a été fait en l’occurrence. Néanmoins, le HCR n’a pas pu obtenir des autorités de Belgrade qu’elles délivrent une autorisation pour l’importation et la distribution de Lysol et, partant, s’est trouvé contraint de réexporter la majeure partie des quantités achetées.

Le rapport du Secrétaire général sur la réforme des achats (A/C.5/52/46) est présenté conformément à la résolution 52/226 A de l'Assemblée générale en date du 31 mars 1998, dans laquelle celle-ci demandait au Secrétaire général, à la suite de la présentation de son rapport sur la réforme des achats (A/52/534), de lui présenter dans les meilleurs délais une définition plus précise de la notion de besoins urgents. Cette analyse, qui fait nécessairement partie de l’étude prévue, devrait faciliter les travaux de l’Équipe spéciale chargée des services communs et la mise en oeuvre d’une véritablement réforme générale des achats.

Pour les directeurs de programme, la notion d’urgence renvoie à l’idée de délai et aux situations où des besoins opérationnels ou logistiques doivent être satisfaits si rapidement que le cycle normal des achats prévu par le Règlement financier, les Règles de gestion financière, les procédures et les pratiques de l’ONU ne peut être respecté. Il convient, dans ce contexte, de distinguer entre les deux volets des procédures d’achat. Le premier, qui repose sur la recherche de l’optimisation des ressources et de l’équité, consiste à recenser et définir les besoins, à lancer des appels d’offres ou des demandes de propositions et à formuler des recommandations pour la passation des marchés. Le second recouvre l’ensemble des démarches

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administratives à effectuer pour faire approuver un marché, notamment à l’échelon du Siège de l’ONU à New York. À l’heure actuelle, la seule disposition intégrant la notion de besoins urgents est la règle de gestion financière 110.19 qui prévoit une dérogation à la procédure d’adjudication ou d’appel d’offres lorsqu’elle est incompatible avec les nécessités du service. Cette disposition permet de satisfaire plus facilement les besoins urgents en réduisant les délais associés au premier volet du cycle des achats. Pour réduire le nombre des cas où un marché est approuvé rétroactivement, il est indispensable de réexaminer les procédures d’approbation des marchés figurant au second volet du cycle des achats.

Les besoins qui ne peuvent être couverts conformément aux Règles de gestion financière sont définis par les directeurs de programme à l’échelon de la mission et du Siège comme des besoins opérationnels immédiats qui, à toutes fins pratiques, peuvent se définir comme suit : il s’agit de besoins urgents liés au soutien logistique et aux activités opérationnelles, qui se présentent inopinément ou avec un préavis très faible et dont la non-satisfaction aurait rapidement des incidences défavorables – mise en danger de vies humaines ou de biens appartenant à l’ONU, difficultés opérationnelles importantes, détérioration de la situation financière et autres obstacles au bon déroulement de la mission concernée. Un besoin peut être considéré comme urgent s’il faut, pour le satisfaire, déroger à la procédure complexe d’examen et d’approbation. Agir dans l’urgence est l’une des caractéristiques des missions opérationnelles et le seul moyen d’atténuer les contraintes qui en découlent est d’améliorer la planification et les procédures administratives. La dynamique propre à ces opérations fait que des besoins urgents peuvent surgir à tout moment, et plus particulièrement au cours de certaines phases du cycle de la mission, à savoir : la phase de démarrage, la phase d'élargissement de la mission, et la phase de liquidation.

A propos des directives relatives aux modalités d'appel d'offre, le rapport précise que, étant donné la nature des opérations des Nations Unies, en particulier des missions de maintien de la paix, force est de reconnaître qu’il n’est pas toujours possible de prévoir les achats suffisamment tôt. Les modalités d’appel d’offres doivent être étudiées dans le contexte général de la réforme des achats, avec la participation des différents fonds et programmes intéressés. Il a donc été décidé de créer, à l’intérieur du Groupe de travail sur les achats de l’Équipe spéciale chargée des services communs, un sous-groupe qui examinera la question en vue de faire des recommandations. Ses travaux consisteront notamment à définir le cycle des procédures d’adjudication et les modalités des appels d’offres, de façon à donner aux directeurs de programme des principes directeurs pour la présentation de leurs demandes à la Division des achats. Il n’est pas prévu de modifier le Règlement financier, mais de revoir les Règles de gestion financière relatives aux achats, que l’on s’efforcera de simplifier et de rendre plus claires, plus précises, plus accessibles et plus pratiques, en tirant les leçons de l’expérience acquise au cours des dernières années. Le rapport précise que toute amélioration ou modification des Règles de gestion financière relatives

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aux achats aurait des incidences financières à long terme pour l’ensemble du système des Nations Unies. Il est donc indispensable que les services chargés des achats dans les différents fonds et programmes participent au réexamen des Règles de gestion financière.

Le rapport du Secrétaire général sur la réforme des achats (A/53/271 et Add.1) est soumis en application de la résolution 52/226 du 27 avril 1998. On y trouve des informations sur les faits nouveaux et les progrès réalisés dans le domaine de la réforme des achats conformément aux recommandations, aux décisions, aux suggestions et aux préoccupations exprimées par l'Assemblée générale, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires et les organes de contrôle ainsi que le Groupe d'experts de haut niveau en matière d'achats. Le Secrétaire général estime que le rapport reflète la ferme détermination du Secrétaire général adjoint à la gestion et du Sous-Secrétaire général aux services centraux d'appui à faire en sorte que l'Organisation des Nations Unies ait un système d'achats efficace, productif, transparent et parfaitement adapté à ses besoins. Il reconnaît que, malgré les progrès réalisés, la réforme des achats est un processus continu exigeant une attention constante. Le Secrétaire général continuera de réviser la structure et l'organisation de la Division des achats au cours des mois à venir, notamment dans le cadre des services communs. Il tiendra l'Assemblée générale au courant de ce travail. La réforme en cours, notamment la réorganisation de la Division des achats, portera sur les stratégies et les politiques ainsi que sur les opérations d'achats, de manière à regrouper les fonctions d'achats dans le cadre d'une approche intégrée. Les réponses du Secrétaire général aux questions soulevées par l'Assemblée générale sont présentées dans l'ordre des paragraphes de la résolution 52/226. Le Secrétaire général fait observer que tous les éléments énumérés dans l'annexe II du document A/52/534 et Corr.1 sous le titre "Dates auxquelles il est prévu d'exécuter les divers éléments du plan de travail de la division des achats" ont aussi été pleinement mis en oeuvre. Il affirme à nouveau que les fonctionnaires de la Division des achats sont dans l'ensemble des professionnels bien formés, fournissant une somme de travail considérable. Il réaffirme aussi que la création du poste de Directeur de la Division des achats est indispensable pour assurer un niveau approprié de direction exécutive et d'administration.

L'additif 1 présente des informations sur les éléments nouveaux relatifs à la réforme des achats depuis la publication de la première partie du rapport et contient deux tableaux récapitulant les mesures prises et celles qui sont en cours d'application, ainsi qu'une annexe indiquant la suite donnée aux recommandations du Groupe d'experts de haut niveau en matière d'achats.

En ce qui concerne l'augmentation du nombre des marchés attribués à des pays en développement, et conformément à la demande de l'Assemblée générale d'examiner les moyens de multiplier les possibilités qu'ont les pays en développement d'emporter des marchés, en tenant compte du traitement préférentiel accordé dans ce domaine par des fonds et programmes des Nations

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Unies et d'autres institutions intergouvernementales, une enquête a été effectuée auprès des organismes des Nations Unies. Elle a montré que des mesures spéciales sont appliquées aux fournisseurs des pays en développement.

Comme suite aux exigences des organes directeurs qui ont réclamé qu'on fasse davantage appel aux pays en développement pour les achats, les organismes des Nations Unies ont eu recours à des mécanismes tels des campagnes de sensibilisation dans les pays en développement et l'organisation de séminaires à l'intention des entreprises locales sur les moyens de traiter avec le système des Nations Unies; des échanges d'informations sur les fournisseurs entre les organismes des Nations Unies; l'annonce systématique des achats envisagés dans des publications spécialisées des Nations Unies comme Development Business et Procurement Update et désormais sur l'Internet; la formation des fonctionnaires chargés des achats aux nouvelles techniques d'étude de marché. L'utilisation générale par les organismes des Nations Unies de listes de soumissionnaires potentiels pour les appels d'offres ainsi que les délégations de pouvoirs pour les achats à effectuer sur le terrain ont également favorisé le recours aux marchés locaux. Le Secrétaire général juge que les résultats de ces efforts sont encourageants. On est aussi mieux à même de suivre l'évolution des marchés dans les pays en développement.

La principale source de renseignements concernant les achats est le rapport annuel sur les achats du système des Nations Unies publié par le Bureau des services d'achats interorganisations du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). Le rapport annuel sur les achats pour 1997 a été publié en juin 1998 et indique que le volume total des achats effectués par les organismes des Nations Unies a représenté une valeur de 2 milliards 895 millions de dollars, dont 1 milliard 197 millions de dollars (soit 41%) de contrats passés avec des fournisseurs de pays en développement. Vu la tendance récente à l'accroissement du volume des marchés attribués à des fournisseurs de pays en développement, le Secrétaire général pense que les mesures prises actuellement permettront d'obtenir les résultats escomptés et il poursuivra les efforts dans ce sens.

Le Secrétariat a accompli beaucoup de changements par lui-même mais il entend dorénavant définir une démarche commune avec les autres organisations. Il est clair que la réforme des achats doit être envisagée à l'échelle du système tout entier et non pas seulement du point de vue de l'ONU. Une équipe spéciale chargée des services communs a été créée et, dans ce cadre, un groupe de travail sur les achats a proposé un certain nombre de changements qui vont dans le sens du processus de réforme engagé par l'ONU.

La note du Secrétaire général transmet l'Assemblée générale le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) relatif à l'enquête sur une éventuelle utilisation insuffisante de compétences spécialisées pour la planification des achats de services de transport aérien dans les missions de maintien de la paix (A/52/1010). Le Secrétaire prend note des constations dans le rapport et approuve les recommandations qu'il contient.

( suivre)

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Le présent rapport informe l'Assemblée générale des principales constatations du BSCI conformément à sa résolution 51/231 du 25 juin 1997 par laquelle l'Assemblée a demandé des renseignements à propos de l'utilisation insuffisante de compétences spécialisées pour la planification des achats dans huit missions de maintien de la paix, dont la Force de protection des Nations Unies, l'Opération des Nations Unies en Somalie, la Mission de vérification des Nations Unies en Angola et la Mission d'observation des Nations Unies au Libéria, durant l'exercice biennal 1994-1995. La demande a été provoquée par un rapport du Comité des commissaires aux comptes à l'Assemblée générale, constatant que des fonds des Nations Unies ont été dépensés pour des services qui n'ont pas été rendus par des prestataires de services de transport aérien dans plusieurs missions de maintien de la paix durant l'exercice biennal considéré.

Les opérations de maintien de la paix des Nations Unies ont augmenté dans une proportion sans précédent durant la période 1991-1995, qui englobe l'exercice biennal 1994-1995, au prix de difficultés considérables pour le Secrétariat, qui n'avait ni les ressources suffisantes ni l'expérience voulue. L'Organisation des Nations Unies n'avait jamais eu à passer des marchés de servies commerciaux de transport aérien de la taille rendue nécessaire par les missions créées au cours de cette période et elle ne pouvait bien évidemment pas acquérir instantanément l'expérience de la gestion d'une telle activité. Néanmoins, les constatations du BSCI confirment les inquiétudes exprimées par l'Assemblée générale au sujet de ces dépenses et mettent en évidence les causes de la surestimation des services de transport aérien durant l'exercice biennal. Ces causes ont été notamment le manque de coordination entre les missions et le Siège pour la planification des transports aériens, la précarité des mandats (et des budgets) des missions, et les carences du contrôle des opérations de transport aérien antérieurement à la création de la Division de l'administration et de la logistique des missions au sein du Département des opérations de maintien de la paix, et du Groupe du transport aérien et du Groupe de la sécurité aérienne au sein de la Division de l'administration et de la logistique des missions, en 1994.

Les activités de transport aérien sont loin d'être le seul domaine où il a fallu acquérir rapidement des connaissances. De nombreux départements ont été assaillis de travail à cause de l'expansion des opérations de maintien de la paix et la capacité, pour l'Organisation, de maîtriser correctement les tâches nouvelles en a inévitablement souffert. Les départements responsables ont pris, depuis 1994, d'importantes mesures correctives pour prévenir le renouvellement de pareilles dépenses pour des services inutilisés. Ces mesures ont amélioré spectaculairement la manière dont l'Organisation passe les marchés et gère ses opérations de transport aérien. Il est clair aussi que, grâce à l'expérience acquise et aux données recueillies au cours des années précédentes, la planification des achats de services de transport aérien par le Département des opérations de maintien de la paix a réduit la proportion des heures de vol de base inutilisées de 40% de la totalité des heures affrétées en 1993 à environ 2% en 1997.

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Le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur la réforme des achats (A/53/692) indique que la présentation générale de l'additif au rapport du Secrétaire général représente un progrès par rapport au document original (A/52/271), car il fait le point des mesures qui ont été prises pour donner suite aux recommandations formulées par l'Assemblée générale et fait également apparaître que des progrès considérables ont été accomplis en ce qui concerne l'application des recommandations du Comité des commissaires aux comptes et du Groupe d'experts de haut niveau en matière d'achats.

Le Comité consultatif prend note des vues du Secrétaire général concernant le recours à des fournisseurs recommandés par les demandeurs. A cet égard, il rappelle que le Comité des commissaires aux comptes a recommandé d'interdire aux départements qui demandent des fournitures de spécifier le nom du fabricant. Il rappelle également qu'il a déjà jugé inacceptable la pratique consistant à faire appel à des fournisseurs suggérés par les services demandeurs, et demandé aux administrations de prendre immédiatement des sanctions à l'encontre des fonctionnaires qui continuent de négliger les procédures normales. De l'avis du CCQAB, les dérogations mentionnées dans le rapport du Secrétaire général ne seraient pas nécessaires si le fichier de fournisseurs était exhaustif et bien exploité. Par ailleurs, il compte que des mesures seront prises, si besoin est, pour éviter que les services demandeurs ne formulent délibérément des spécifications qui correspondraient à un seul fournisseur. Conformément au principe de la séparation des attributions entre le service demandeur et le service chargé des achats, le Comité consultatif compte bien que la décision de l'Assemblée générale énoncée dans sa résolution 52/226 A sera pleinement appliquée.

Le Comité consultatif note que l'additif ne contient aucune information ou donnée statistique sur les marchés attribués aux pays en transition. Par ailleurs, il pense que les données se rapportant aux achats effectués auprès des fournisseurs de pays en développement peuvent prêter à confusion. De son avis, il convient en effet d'établir une distinction entre les bons de commande émis dans les pays en développement pour acheter des biens et/ou des services fournis par d'autres pays, et les achats de biens et/ou de services fournis par les pays en développement. Le Secrétaire général devrait donc, dans son prochain rapport sur les achats, préciser les paramètres sur la base desquels l'Administration détermine l'origine nationale des biens et services et indiquer comment la méthodologie employée se situe par rapport aux pratiques reconnues sur le plan international.

Au sujet de la définition plus précise des besoins urgents, le CCQAB estime que l'urgence ne dispense pas les services demandeurs d'obtenir l'accord du Comité des contrats, mais leur permet de déroger à la procédure d'adjudication ou d'appel d'offres, qui doit rester la norme. A cet égard, le CCQAB pense qu'il aurait été plus facile d'émettre un avis sur la définition des besoins urgents si le Secrétaire général avait fourni des renseignements exhaustifs sur les dérogations accordées auparavant. La définition de

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l'urgence donnée par le Secrétaire général dans son rapport semble trop générale pour qu'il soit possible d'exercer un réel contrôle sur les dérogations demandées en vertu de cette notion.

Le Comité consultatif prend note de l'information concernant le reclassement de D-1 à D-2 du poste de Chef de la Division des achats. Compte tenu du tassement des activités d'achats à l'ONU imputable à la réduction du volume des achats et au développement de la pratique de la délégation de pouvoirs, et du fait que le nombre total de dossiers présentés au Siège a considérablement diminué, le CCQAB réitère sa position selon laquelle il n'a pas reçu de justifications nécessaires lui permettant d'approuver cette demande. Quant à l'argument selon lequel le Chef de la Division des achats devrait être en mesure de jouer un rôle de premier plan dans les services communs et les autres activités interinstitutions, le CCQAB tient à souligner que la Division des achats du Siège ne traite qu'environ 11% des achats effectués par l'ensemble des organismes des Nations Unies. Il n'est donc pas indispensable, à son avis, que le Chef de la Division des achats joue un rôle de premier plan. Le Comité compte que le Secrétaire général donnera, dans le cadre du projet de budget-programme pour l'exercice biennal 2000-2001, ainsi que dans son prochain rapport sur le Compte d'appui, des précisions sur les conséquences de la baisse spectaculaire des activités d'achat.

Gestion des ressources humaines (point 119)

Le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) (A/53/691) porte sur les postes vacants au Secrétariat réservés aux candidats internes, l'emploi de retraités, les consultants et vacataires et la réforme de la gestion des ressources humaines.

En ce qui concerne les postes vacants au Secrétariat réservés aux candidats internes, le Comité consultatif recommande d'adopter l'option b) présentée dans le rapport du Secrétaire général (A/53/327), par laquelle l'Assemblée générale déciderait de modifier l'article 4.4 du Statut du personnel, afin de maintenir la pratique actuelle établissant la distinction entre candidats internes et candidats externes.

S'agissant de l'emploi de retraités, le Comité consultatif accueille avec satisfaction le rapport du Secrétaire général et y voit une première étape dans la mise en place d'une procédure qui permettrait à l'Assemblée générale de contrôler l'emploi de personnel retraité. Le Comité approuve la définition du terne "retraité" donnée dans le rapport. Néanmoins, pour pouvoir suivre la tendance dans ce domaine, il recommande qu'à l'avenir des statistiques soient présentées concernant toutes les personnes qui, étant parties à la retraite après ou à l'âge de 60 ans ou de 62 ans, ont été réengagées pour une période de six mois ou plus, y compris celles qui ont opté pour un versement de départ au titre de la liquidation de leurs droits. Le Comité recommande également que, jusqu'à ce que l'Assemblée générale en décide autrement, les intéressés ne soient pas visés par les mêmes restrictions que

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les anciens fonctionnaires qui répondent à la définition actuelle de retraité. Pour ce qui est des contrôles visant à assurer l'application des politiques et directives régissant l'emploi de retraités, le CCQAB note qu'un certain nombre d'insuffisances demeurent. Il relève en particulier qu'il n'y a pas de bases de données informatisées pouvant être utilisées aux fins de supervision et de contrôle, qu'il n'existe pas de programme permettant de rapprocher directement les données du Système intégré de gestion de celles de la Caisse des pensions et qu'il n'existe pas non plus de système d'alerte qui se déclencherait automatiquement lorsque d'anciens fonctionnaires réengagés après leur mise à la retraite atteignent les plafonds fixés en ce qui concerne leur rémunération et la durée de leur engagement. Le CCQAB convient avec le Secrétaire général que les plafonds actuels restent appropriés, vu qu'ils ne semblent pas avoir créé de problèmes opérationnels pour le Secrétariat. Il note le recours accru à du personnel local dans les services linguistiques et demande que l'on suive de près cette tendance, du point de vue de la qualité des services fournis.

Concernant les consultants et vacataires, le Comité consultatif constate que le rapport pertinent du Secrétaire général n'a pas été établi sur le modèle des rapports précédents, et qu'il présente en outre un certain nombre d'insuffisances, notamment en n'indiquant pas les zones d'affectation des consultants. Le Comité note qu'au Siège, des statistiques sont disponibles grâce au SIG, mais que ce n'est pas le cas pour les bureaux hors Siège. Il est dans ces conditions impossible de présenter des informations complètes sur le type et la nature des contrats de consultants et de vacataires. S'agissant des directives sur l'emploi des consultants, le CCQAB accueille avec satisfaction les propositions qui figurent dans le rapport du Secrétaire général. Il recommande que les nouvelles définitions et directives proposées pour les consultants et vacataires soient approuvées par l'Assemblée générale et appliquées conformément aux décisions prises par elle touchant l'emploi de consultants à l'ONU.

Pour ce qui est enfin de la réforme de la gestion des ressources humaines, le Comité consultatif note qu'elle suppose un changement de structure. Il fait observer, toutefois, que dans son rapport, le Secrétaire général ne précise pas comment il entend concrétiser ce changement. Le Comité recommande donc à l'Assemblée générale de prier le Secrétaire général de présenter un plan de mise en oeuvre proposant des mesures précises allant dans le sens de la responsabilisation au sein du Secrétariat. Les incidences budgétaires des mesures concrètes prévues à cette fin devraient être indiquées dans le projet de budget-programme. Le Comité fait observer, qu'étant donné que l'un des volets essentiels de la réforme envisagée, est un élargissement de la délégation de pouvoirs, il faudrait, en même temps définir plus clairement les circuits hiérarchiques et les obligations redditionnelles à tous les niveaux et apporter des améliorations à l'administration de la justice, compte tenu du rôle central qui incombe maintenant au Bureau de la gestion des ressources humaines.

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Financement du Tribunal international chargé de poursuivre les personnes présumées responsables de violations graves du droit international humanitaire commises sur le territoire de l'ex-Yougoslavie depuis 1991 (point 135)

Financement du Tribunal criminel international chargé de juger les personnes présumées responsables d'actes de génocide ou d'autres violations graves du droit international humanitaire commis sur le territoire du Rwanda et les citoyens rwandais présumés responsables de tels actes ou violations commis sur le territoire d'Etats voisins entre le 1er janvier et le 31 décembre 1994 (point 137)

Documentation

La documentation dont la Commission est saisie au titre de ces deux points a été présentée dans notre communiqué de presse AG/AB/468 en date du 20 novembre 1998.

Déclarations

Mme FRANCES ZAINOEDDIN, Chef du service des activités politiques et juridiques et des services communs au Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité, a répondu aux questions posées par les délégations au cours du débat général sur les deux tribunaux internationaux. Il a été demandé que les coûts d'appui administratif pour les juges des deux tribunaux soient comparés à ceux de la Cour internationale de Justice (CIJ). Etant donné la différence de leurs mandats et de leur fonctionnement, il est difficile de comparer la nature des activités des tribunaux internationaux et de la CIJ. A propos de la nomination de trois nouveaux juges pour le Tribunal international pour l'ex-Yougoslavie, il n'y a pas de dotation financière pour ceux-ci. Le budget pour le Tribunal criminel international pour le Rwanda devrait tenir compte des nouveaux juges entrant en fonction en 1999. Le taux des postes vacants est une question épineuse pour les Etats Membres. Mme Zainoeddin a déclaré que des progrès ont été réalisés et que l'on s'attend à ce que 92% des postes approuvés en 1998 soient pourvus d'ici la fin de l'année. Le taux de vacance pour le Tribunal criminel international pour le Rwanda doit être examiné dans le contexte des postes approuvés. Des mesures spécifiques ont été prises pour accélérer le recrutement du personnel. Le Département de la gestion a envoyé un fonctionnaire de haut rang pour développer une stratégie de recrutement pour le Tribunal criminel international pour le Rwanda.

Des questions ont été posées sur l'impact des changements fréquents des avocats de la défense sur le déroulement des procès. Mme Zainoeddin a précisé que les demandes des accusés pour changer d'avocat sont acceptées par le greffe dans des conditions exceptionnelles et seulement si elles sont pleinement justifiées. Il est évident que certains coûts sont doublés du fait de la venue d'un nouvel avocat qui doit se familiariser avec les procédures des tribunaux internationaux et l'affaire dont il est chargé. En ce qui

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concerne les normes de détention, Mme Zainoeddin a déclaré que ces normes sont les mêmes pour les deux tribunaux. Ce sont des normes standard telles qu'approuvées par le Conseil économique et social en 1957. Ces normes couvrent entre autre le logement, les vêtements, la communication et les activités récréationnelles des détenus. Des efforts ont été faits pour augmenter les fournitures médicales pour les détenus au Rwanda afin que les suspects reçoivent des traitements appropriés. Au sujet des dispositions de sécurité pour le Tribunal international pour l'ex-Yougoslavie, Mme Zainoeddin a précisé que les responsables de la sécurité suivent les hauts responsables lorsqu'ils se rendent dans des régions dangereuses. Les résidences des hauts responsables et des juges sont munies de systèmes d'alerte. Pour le Tribunal criminel international pour le Rwanda, les responsables de la sécurité travaillent avec les différences agences. Un système d'alerte est en place à Kigali et les mesures de sécurité permettent d'agir rapidement dans des situations d'urgence. A propos de la protection des témoins au sein de la Cour, chaque chambre d'instance peut prendre des mesures dans ce sens. Cela implique des dépenses financières. En dehors de la Cour, il y a une protection physique d'un certain nombre de témoins. Lorsqu'il y a déplacement, les dépenses relatives à la sécurité des témoins sont incorporées dans le budget. Mme Zainoeddin a précisé qu'il existe des accords lorsque les témoins pour le Tribunal criminel international pour le Rwanda ont besoin de protection à long terme.

M. NESTER ODAGA-JALOMAYO (Ouganda) a demandé des informations supplémentaires sur les installations et les locaux du Tribunal criminel international pour le Rwanda et sur les hauts responsables qui travaillent dans ce tribunal.

M. JOHN ORR (Canada) a demandé au Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) de fournir une explication au sujet des paragraphes 65, 66 et 67 du rapport du CCQAB sur le Tribunal international pour l'ex-Yougoslavie où il est recommandé qu'un groupe d'experts indépendants évaluent les activités et le fonctionnement du Tribunal. Le CCQAB a fait la même recommandation pour le Tribunal criminel international pour le Rwanda. La délégation du Canada aimerait des informations supplémentaires à ce sujet. Quelle est la raison qui a poussé le CCQAB à faire ce type de recommandation? De quel genre d'experts s'agit-il? En supposant que cette évaluation soit réalisée, la délégation du Canada voudrait savoir si un rapport sera présenté aux Etats Membres avant la fin de la 53ème session de l'Assemblée générale.

Le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. CONRAD MSELLE, a déclaré que le CCQAB avait estimé au départ que l'évaluation des activités et du fonctionnement du Tribunal international pour l'ex-Yougoslavie serait faite par le BSCI ou un autre organe. Le CCQAB ne pense pas que le BSCI ou un service du Secrétariat doive effectuer cette étude. Il ne s'agit pas d'examiner la gestion administrative mais plutôt la gestion judiciaire du Tribunal. Le rapport du Secrétaire

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général sur le Tribunal criminel international pour le Rwanda indique que des mesures ont été mises en oeuvre pour la gestion des chambres de Première instance afin d'accélérer l'interrogatoire des témoins. Les juges devaient avoir une plus grande maîtrise des procédures des tribunaux. Le CCQAB est d'avis qu'il faut des personnes ayant reçu une formation juridique appropriée pour traiter avec les juges. L'évaluation des activités et du fonctionnement des tribunaux permettra aux Etats Membres de voir comment la procédure judiciaire se déroule.

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