L'UNION EUROPEENNE ESTIME QUE LES PUBLICATIONS DE L'ONU DOIVENT ETRE REGIES PAR UN SYSTEME DE PLANIFICATION MIEUX INTEGRE ET COORDONNE

19 novembre 1998

Communiqué de Presse
AG/AB/466

L'UNION EUROPEENNE ESTIME QUE LES PUBLICATIONS DE L'ONU DOIVENT ETRE REGIES PAR UN SYSTEME DE PLANIFICATION MIEUX INTEGRE ET COORDONNE

19981119 La Cinquième Commission a examiné, ce matin, la question des publications des Nations Unies, qui a fait l'objet d'un rapport du Secrétariat, du Corps commun d'inspection et du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), qui a été présenté par son Président, M. Conrad Mselle.

Seul intervenant ce matin, le représentant de l'Autriche, s'exprimant au nom de l'Union européenne, a estimé que l'examen de la structure administrative, organique et de gestion des activités de publications de l'Organisation devrait être un processus permanent pour améliorer les rapports coûts/efficacité. Il a insisté sur la nécessité d'avoir un système de planification des publications mieux adapté, coordonné et intégré. Afin d'éviter les doubles emplois, l'Union européenne propose que la parution d'une même publication sous différentes présentations se fasse uniquement à la demande des Etats Membres. L'Union européenne est d'accord pour envisager un traitement plus souple des recettes des ventes. Elle estime notamment que les départements devraient être encouragés en recevant une partie des recettes issues des publications qu'ils ont préparées.

Au titre des questions diverses, la représentante de Cuba a demandé à être informée de la date à laquelle la Commission compte examiner le rapport du Secrétaire général sur l'esquisse budgétaire. Elle a également demandé que l'on détermine, au cours d'un échange de vues, les questions qui restent à examiner et celles qui pourraient être renvoyées aux reprises de session de la Commission. Le représentant de la Chine a, quant à lui, regretté les incidences sur le travail de la Commission de la publication tardive de la documentation et a estimé que le Secrétariat devrait en communiquer les raisons. Le Président de la Commission, M. Movses Abelian (Arménie) a déclaré que le Bureau partage la préoccupation de la délégation cubaine. L'examen de l'esquisse a du être reporté à cause des retards dans la publication des documents. De concert avec les délégations, M. Abelian a estimé nécessaire que le Secrétariat justifie ces retards.

La prochaine réunion plénière aura lieu vendredi 20 novembre, à partir de 10 heures. La Commission examinera notamment le financement des deux Tribunaux internationaux, ainsi que l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation.

Plan des conférences (point 117)

Documentation

La Cinquième Commission est saisie d'une note du Secrétaire général (A/51/946 et Add.1) transmettant le rapport du Corps commun d'inspection (CCI) intitulé "Publications des Nations Unies : amélioration du rapport coût- efficacité aux fins de l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux". L'objectif du présent rapport est de contribuer à améliorer l'efficacité des activités de publication de l'ONU grâce à un ensemble de recommandations qui, une fois appliquées, devraient aider à renforcer le rôle joué par les publications des Nations Unies dans l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux et à améliorer le rapport coût-efficacité des activités de publication. Pour ce faire, le Corps commun d'inspection a étudié les aspects suivants des activités de publication : l'intérêt et l'utilité des publications des Nations Unies et les cas éventuels de double emploi; les politiques et pratiques suivies en matière de publication, ainsi que la structure organique et administrative et le contrôle des activités de publication du Secrétariat de l'ONU; et diverses questions relatives à la conception, la production, la diffusion et la vente de ces aspects.

En ce qui concerne les publications des Nations Unies et les cas éventuels de double emploi, le CCI recommande que tous les organismes intergouvernementaux des Nations Unies chargés des questions de fond devraient recenser les cas éventuels de double emploi entre les publications existantes (au sein du système, entre l'ONU et les organismes à l'intérieur et à l'extérieur du système), ainsi que les publications marginales ou dépassées et présenter des propositions concernant le regroupement et la suppression de publications.

A propos des politiques suivies en matière de publication, le CCI recommande que l'Assemblée générale propose les mesures de réforme qu'elle juge nécessaires. Au sujet de la structure administrative, organique et des gestion et contrôle, le CCI recommande de créer une structure plus centralisée en tenant compte notamment des besoins de rationalisation et d'accélération du processus de publication. Le CCI recommande en outre que le Secrétaire général renforce le Comité des publications, en étoffant son mandat et en consolidant ses pratiques et méthodes de travail, afin que le Comité assure avec efficacité le contrôle, la supervision, la coordination et l'orientation d'ensemble des activités de publication.

En ce qui concerne le processus de publication (rédaction, édition, traduction, production et vente/diffusion), le CCI estime qu'il devrait être conçu de manière plus coordonnée et plus cohérente. Pour améliorer la rentabilité de la production des publications, le CCI recommande que le Secrétariat ait de plus en plus recours à l'utilisation des techniques de pointe, notamment à la publication assistée par ordinateur. Le Secrétariat

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pourrait notamment envisager le "traitement électronique" des documents à publier. Le CCI recommande également que le Secrétariat assure une promotion plus active et systématique des ventes afin d'accroître au maximum les retombées financières pour l'ONU.

Dans sa note sur les publications des Nations Unies : amélioration du rapport coût-efficacité aux fins de l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux (A/52/685), le Secrétaire général transmet ses observations sur le rapport du Corps commun d'inspection. Les publications des Nations Unies ont un rôle intellectuel unique à jouer en ce qu'elles favorisent la réalisation des objectifs de l'Organisation. Elles sont également pour le Secrétariat un des moyens importants de s'acquitter des mandats qui lui sont confiés par des organes intergouvernementaux. Un élément clef du plan de réforme du Secrétaire général consiste à faciliter le mouvement vers la création d'une "ONU électronique". Aujourd'hui l'Organisation a son site Internet qui enregistre actuellement plus de 5 millions de demandes de renseignement par mois.

Les réductions budgétaires auxquelles les départements ont procédé en 1996 et 1997 ont eu pour conséquence qu'un certain nombre de publications, initialement proposées dans le budget-programme pour l'exercice biennal en cours, ont cessé de paraître, ont paru sous forme abrégée ou ont été différées. Cette tendance va se poursuivre puisque toutes les entités de l'Organisation s'emploient à utiliser au mieux leurs ressources à un moment où s'amorcent des réformes de structure majeures.

Vu que les publications comptent pour une grande part dans l'image de l'Organisation et qu'elles sont indispensables pour diffuser largement les résultats des activités de fond, le Département des affaires économiques et sociales pense que le contrôle et l'assurance de la qualité devraient occuper une place importante dans toute évaluation du programme et des politiques de l'Organisation en matière de publication.

Un autre problème que les inspecteurs n'ont pas abordé est celui du respect du droit d'auteur. Il arrive de plus en plus que le contenu des publications des Nations Unies soit repris sous une présentation différente et vendu sans autorisation, particulièrement par des moyens électroniques. C'est là un problème auquel les organismes des Nations Unies doivent s'attaquer d'urgence, Le secrétariat du Comité des publications a établi un questionnaire à l'intention des autres organismes et programmes afin de connaître leurs données d'expérience et éventuellement de mettre au point une riposte coordonnée.

Le rapport du Comités consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur les publications des Nations Unies (A/53/669) contient 18 recommandations.

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Le CCQAB estime tout d'abord qu'il n'y a pas lieu d'inscrire à l'ordre du jour des organes délibérants des Nations Unies chargés des questions de fond une question portant spécialement sur les publications, dans la mesure où cette manière de procéder pourrait donner lieu à des discussions théoriques hors de propos. Le Comité se félicite des conclusions auxquelles sont parvenues les inspecteurs du CCI en ce qui concerne les moyens d'éviter le double emploi des documents au sein du système des Nations Unies. Il estime également que le processus préparatoire de conférences internationales, à l'occasion desquelles diverses organisations appartenant ou non au système établissent une multiplicité des documents sur le même sujet, pourrait être l'occasion d'identifier les doubles emplois inutiles en matière de documentation.

Le CCQAB juge extrêmement opportune l'idée d'un examen de la structure administrative et organique des services de publication de manière à introduire les réformes nécessaires au Siège de l'Organisation. On pourrait notamment envisager la fusion de plusieurs fonctions et unités afin de créer une structure plus centralisée en tenant compte notamment des besoins de rationalisation et d'accélération du processus de publication et d'une plus grande intégration et d'une meilleure coordination. Le Comité consultatif prie le Secrétaire général d'indiquer dans le cadre du budget-programme pour l'exercice biennal 2000-2001, les mesures qui ont été prises pour donner suite à la recommandation des Inspecteurs sur ce point.

Le CCQAB prie également le Secrétaire général d'indiquer, dans le prochain projet de budget-programme, les mesures qui ont été prises pour renforcer le Comité des publications, en étoffant son mandat, ainsi qu'en consolidant ses pratiques et méthodes de travail, afin que le Comité puisse assurer avec efficacité le contrôle, la supervision, la coordination et l'orientation d'ensemble des activités de publication, comme l'a recommandé le CCI.

Le Comité consultatif estime qu'un grand nombre de publications découlent dans une large mesure de mandats de caractère général. Il reconnaît que les départements doivent disposer d'une certaine latitude dans l'établissement de leurs programmes de publication. Les programmes de publication établis sur la base de directives générales sont souvent trop lourds et ambitieux. Les Inspecteurs ont confirmé que, faute de ressources suffisantes pour éditer, traduire et produire en nombre ce type de publications, beaucoup de manuscrits ne paraissent jamais. Le CCQAB considère qu'il y a là un gaspillage de compétences qu'il vaudrait mieux mettre à profit pour exécuter les programmes prioritaires. Cela étant, le Comité consultatif estime aussi que la recommandation du CCI est trop rigide pour être appliquée telle quelle. Il recommande donc que la liste des publications envisagées pour donner suite à des directives de caractère général soit d'abord soumise aux organes intergouvernementaux compétents pour qu'ils examinent dans le cadre des programmes de travail, selon les modalités qu'il a recommandées.

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Le CCQAB recommande également d'élargir le rôle que joue actuellement le Comité des publications dans l'administration générale des crédits alloués aux travaux contractuels d'imprimerie et dans la gestion des publications et ses comités de travail pourraient s'acquitter de cette fonction en élaborant des normes et directives générales auxquelles les départements auteurs pourraient se référer pour juger du contenu des propositions de publication devant être présentées au Comité.

Le Comité consultatif estime qu'il est impossible à ce stade de donner suite à la recommandation du CCI de faire en sorte que chaque département gère l'intégralité du budget alloué à ses publications, y compris les fonds correspondant aux droits d'auteur.

Le Comité estime que les publications autorisées par des organes intergouvernementaux après l'adoption du budget-programme devraient être régies par les procédures financières et budgétaires en vigueur. Il considère que c'est aux organes responsables de la formulation des programmes de fixer la fréquence et les règles de caducité des publications entrant dans leur domaine de compétence et que les unités administratives du Secrétariat doivent appeler leur attention sur les publications qui doivent être supprimées, publiées à intervalles moins fréquents ou fusionnées avec d'autres.

Le Comité consultatif recommande que, dans le projet de budget-programme pour 2000-2001, le Secrétaire général décrive les mesures prises pour renforcer la coordination et la cohérence du processus de publication au cours de la phase qui suit l'approbation par l'Assemblée générale de publications isolées ou de programmes de publications.

Le CCQAB considère qu'il n'est pas nécessaire d'attendre la mise au point d'un système de coûts de revient pour appliquer la recommandation relative au choix des méthodes d'impression. Les services du Secrétariat devraient étudier systématiquement le moyen le plus économique de publier et d'imprimer les documents. Le Comité recommande que dans les propositions budgétaires pour l'exercice biennal 2000-2001, le Secrétaire général examine le rapport coût-efficacité respectif des services contractuels et des services internes d'impression afin de déterminer quelle option il convient de privilégier, comte tenu des conditions locales.

Le Secrétaire général devrait rendre compte des mesures prises pour appliquer la recommandation relative à l'utilisation des techniques de pointe, en particulier de systèmes de publication assistée par ordinateur. Le Comité consultatif rappelle que dans ses observations et recommandations relatives au système à disques optiques, il a préconisé que les recettes provenant des abonnements soient directement affectées au financement des dépenses d'entretien ou de développement du système.

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Déclaration

M. THOMAS SCHLESINGER (Autriche, au nom de l'Union européenne) s'est prononcé en faveur de la révision de la structure administrative, organique et de gestion des activités de publications de l'Organisation, tel que recommandé par le Corps commun d'inspection. Cet examen devrait être un processus permanent pour améliorer les rapports coûts/efficacité. Pour ce qui est du Comité des publications, le représentant s'est inquiété du fait que la plupart des fonctionnaires y ayant des fonctions de direction n'ait pu assisté aux réunions et il a suggéré que la composition du Comité soit revue par le Secrétaire général, afin d'étudier d'éventuels changements ou variantes. L'Union européenne est parfaitement consciente que l'impératif selon lequel la documentation pour les réunions d'organes délibérants doit paraître à une date précise, et souvent dans de très courts délais, a des incidences négatives, qui se traduisent souvent par le report de la documentation à destination des organes non délibérants si toutes les ressources disponibles ont été utilisées. A cet égard, l'Union européenne demande au Secrétaire général de revoir le problème et d'avoir un système de planification des publications mieux adapté, coordonné et intégré. Le représentant s'est également félicité de la décision de la Commission économique et sociale pour l'Asie et le Pacifique (CESAP) d'appliquer la notion de clause-couperet, à condition que la publication ne corresponde plus à une question prioritaire.

Pour ce qui est des doubles emplois, l'Union européenne estime que la parution d'une même publication sous différentes présentations devrait se faire uniquement sur la demande expresse des Etats Membres. Elle reconnaît cependant qu'il est très difficile d'assurer la même coordination pour les organisations en-dehors du système des Nations Unies. M. Schlesinger a appuyé l'utilisation accrue des techniques de pointe pour améliorer l'efficacité. Le Secrétaire général devrait mettre au point un système de coût de revient pour permettre la publication de la documentation de manière rentable, même si l'Union européenne reconnaît la difficulté de la mise en place d'un tel système, notamment du fait des nombreux départements différents impliqués dans le processus de publication, a-t-il fait observer. C'est pourquoi, il faudrait davantage de coordination et de directives de la part du Département de la gestion. L'Union européenne est d'accord pour envisager un traitement plus souple des recettes des ventes. Elle estime notamment que les départements devraient être encouragés en recevant une partie des recettes issues des publications qu'ils ont préparées. Le Secrétaire général devrait présenter une proposition sur ce sujet à l'Assemblée générale. Enfin, l'Union européenne adhère à la proposition du Corps commun d'inspection quant à l'utilisation des recettes des abonnements au système à disques optiques, qui iraient ainsi directement à l'entretien et au développement de ce système.

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