IL EST DEMANDE AUX ETATS MEMBRES DE SE PRONONCER RAPIDEMENT SUR LES PROPOSITIONS DU CORPS COMMUN D'INSPECTION RELATIVES AU SUIVI DE SES RECOMMANDATIONS

29 octobre 1998

Communiqué de Presse
AG/AB/452

IL EST DEMANDE AUX ETATS MEMBRES DE SE PRONONCER RAPIDEMENT SUR LES PROPOSITIONS DU CORPS COMMUN D'INSPECTION RELATIVES AU SUIVI DE SES RECOMMANDATIONS

19981029 La Cinquième Commission entame son examen des rapports thématiques du Bureau des services de contrôle interne

L'examen du Corps commun d'inspection (CCI), entamé cet après-midi par la Cinquième Commission (administrative et budgétaire), a donné l'occasion au Président du CCI, M. Francesco Mezzalama, de rappeler que le Corps commun a récemment décidé de revenir à son ancien cycle de travail, à savoir de janvier à décembre, celui allant de juillet à juin de l'année suivante n'ayant pas donné d'améliorations sensibles en matière de synchronisation entre la parution de ses rapports et les calendriers des différents organes du système. M. Mezzalama a indiqué que le Corps commun attend toujours que l'Assemblée générale se prononce sur ses activités pour 1996 et 1997, ainsi que sur les propositions qu'il a faites concernant le suivi de ses recommandations. Il a souhaité qu'elle remédie au plus vite à cette situation afin de permettre au Corps commun de mettre en oeuvre son nouveau programme de travail, fort du soutien des Etats Membres.

Les représentants de l'Autriche (au nom de l'Union européenne), des Etats-Unis et du Portugal ont fait de brèves remarques sur ce point.

La Commission a également entamé son examen des rapports thématiques du Bureau des services de contrôle interne. Le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, M. Karl Paschke, a présenté les rapports du BSCI relatifs à la planification des achats de services de transport aérien dans les missions de maintien de la paix, à l'audit des programes d'assurance commerciale, et à l'audit du programme d'assurance maladie. Le représentant des Etats-Unis a souligné l'importance des rapports du BSCI qui traitent de questions clé. Il a précisé que sa délégation apprécie les efforts du BSCI pour formuler des recommandations et espère que celles-ci seront pleinement appliquées par le Secrétariat. Le représentant du Japon est également intervenu pour demander des précisions en ce qui concerne l'audit de la deuxième Conférence des Nations Unies sur les établissements humains, Habitat II.

Demain vendredi 30 octobre, la Commission se réunira à partir de 10 heures pour conclure la discussion générale sur les rapports thématiques du BSCI, sur le Corps commun d'inspection et sur l'application de la résolution 48/218 B de l'Assemblée générale.

Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (Point 112)

* Rapports thématiques du Bureau des services de contrôle interne (BSCI)

Documentation

Les documents A/51/933, A/52/575, A/52/338 et Add.1, A/52/821, A/52/776, A/52/777, A/52/1020, A/52/1010 et A/53/467, dont la Commission est saisie sont présentés ci-après.

Dans son rapport sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (A/51/933), le Secrétaire général transmet le rapport sur l'examen du programme et des pratiques administratives du secrétariat du Centre du commerce international CNUCED/OMC. Il indique qu'il souscrit à ses recommandations.

Après une longue période marquée par une absence de direction, le Centre du commerce international (CCI) a entrepris sa mutation pour devenir un instrument spécialisé efficace de promotion d'un commerce mondial en pleine expansion. Le processus commence tout juste à produire des effets. Pour que le Centre joue pleinement son rôle, il faudra que sa direction et ses mandats poursuivent ce travail avec détermination et fermeté.

Il ressort de l'examen que les activités de formulation, de suivi et d'évaluation des programmes semblent être dispersées entre les différents services. Il convient de renforcer le mécanisme chargé de promouvoir la coordination, la cohérence et la complémentarité des programmes et d'optimiser l'utilisation des ressources au sein du CCI et entre le CCI et ses organismes de tutelle.

La nouvelle Section des stratégies et de l'assurance qualité pourrait être un instrument de gestion utile. Toutefois, pour des raisons qui tiennent soit à sa structure, soit à son fonctionnement, soit aux deux, elle ne semble pas jouer pleinement son rôle.

Il n'est pas encore certain que les changements institutionnels introduits récemment permettront au Centre de respecter les nouvelles priorités et d'atteindre les objectifs interdépendants qu'il s'est fixé.

Il convient donc de suivre de près les changements institutionnels en cours et la gestion des opérations pendant cette période de transition, afin que le processus de réforme soit ajusté en fonction de ce qui se révèle efficace ou non dans le contexte du CCI.

Les mécanismes collectifs qui sont censés fournir des orientations et des conseils à la direction semblent plutôt entraver l'action du Centre. Ils sont souvent à l'origine de retards dans des cas où il faudrait agir

( suivre)

- 3 - AG/AB/452 29 octobre 1998

rapidement, et ont pour effet de diluer les responsabilités. Le capital de compétences du Centre n'a pas suivi l'évolution du commerce mondial.

Le contrôle exercé sur le tableau d'effectifs ne permet pas de gérer celui-ci de façon efficace et manque de transparence. Cette observation s'applique également au système de contrôle du fichier de consultants et experts. Il semble que le personnel occupant des fonctions d'administration représente un trop fort pourcentage des effectifs pour une petite organisation qui dispose de moins en moins de ressources pour exécuter ses projets.

Par la note (A/52/575), le Secrétaire général transmet les observations du Corps commun d'inspection concernant le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'examen du programme et des pratiques administratives du secrétariat du Centre du commerce international CNUCED/OMC. Le Corps commun d'inspection souscrit aux conclusions formulées par le BSCI.

Le rapport du Secrétaire général sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (A/52/339 et Add.1) transmet le rapport que lui a transmis le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne au sujet de l'enquête menée sur un conflit d'intérêts présumé au Centre des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat). Le Secrétaire général indique qu'il souscrit aux recommandations qui figurent dans le rapport.

Le rapport rappelle que fin avril 1997, la Section des investigations du Bureau des services de contrôle interne a été priée de mener une enquête sur un conflit d'intérêts présumé au Centre des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat). La question a commencé à se poser quand une consultante auprès du Centre, qui avait été associée à un cabinet de conseils basé à Nairobi, a été recrutée par Habitat et affectée à un poste de conseiller pour les établissements humains à la Division de la coopération technique en février 1991. Un an après le recrutement de l'intéressée, le cabinet de consultant a reçu du groupe auquel celle-ci avait été affectée à la Division de la coopération technique, le premier d'une série de contrats. Le Gouvernement tanzanien ayant spécifiquement demandé les services de son conjoint dans le cadre d'un projet auquel le Centre et le PNUD fournissaient une assistance technique et financière, la fonctionnaire a demandé à son superviseur ce qu'il convenait de faire. Elle a reçu pour instruction de fournir au Gouvernement une liste d'experts entre lesquels il pourrait choisir. Le Gouvernement tanzanien a choisi le conjoint de la fonctionnaire, qui a alors été engagé par le Centre sur la base d'un accord de prêt remboursable, qui a été examiné et ratifié par le comité d'Habitat compétent en la matière. Dès ce moment, des questions ont été soulevées lors des réunions d'examen des accords de prêt remboursable, et des rumeurs ont commencé à courir au sujet d'un lien entre la relation personnelle qui existait entre la fonctionnaire et le cabinet de consultants et les contrats attribués par Habitat à ce cabinet.

( suivre)

- 4 - AG/AB/452 29 octobre 1998

Si la Section des investigations reconnaît, sur la base des éléments disponibles, que la situation donne l'apparence d'un conflit d'intérêts, il lui semble que les faits ne tombent pas sous le coup de la disposition 101.6 du Règlement du personnel, qui stipule qu'"aucun fonctionnaire ne peut être associé activement à la direction d'une entreprise industrielle ou commerciale, ni avoir des intérêts financiers dans une entreprise de cette nature". Le fait qu'une fonctionnaire qui bénéficie indirectement de contrats dont elle est en partie responsable et qui ont été attribués à son conjoint ne peut pas être considérée comme violant la disposition existante du Règlement du personnel de l'ONU relative aux conflits d'intérêts prouve clairement que cette disposition 101.6 du Règlement du personnel ne protège pas les intérêts de l'Organisation.

Le rapport indique, en outre, que faute de directives claires et suffisantes, il est difficile de savoir ce qui constitue un conflit d'intérêts à l'ONU. La décision tendant à interdire à la fonctionnaire et à son groupe de jouer un rôle quel qu'il soit dans la décision qui a été prise en septembre 1993 et qui aurait dû être publiée plus tôt était dans l'intérêt d'Habitat. Elle visait directement le problème et aurait dû permettre de le régler. Toutefois, des questions de politique interne sont intervenues.

Enfin les éléments de preuve disponibles ne permettent pas de conclure que des représailles ont été exercées contre un fonctionnaire qui a soulevé la question du conflit d'intérêts et que le fait d'avoir attiré l'attention sur cette situation a nui à sa carrière.

Par une note (A/52/339/Add.1), le Secrétaire général transmet les observations du Corps commun d'inspection concernant le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur un conflit d'intérêts présumé au Centre des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat). Le Corps commun d'inspection souscrit aux observations du BSCI.

Au titre des rapports sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI), le Secrétaire général transmet le rapport sur l'audit des commissions régionales (A/52/776). Il prend note des conclusions du rapport et fait siennes ses recommandations.

Entre septembre 1996 et avril 1997, le BSCI a effectué des audits à la Commission économique pour l'Afrique (CEA), la Commission économique pour l'Amérique latine et les Caraïbes (CEPALC), la Commission économique et sociale pour l'Asie et le Pacifique (CESAP) et la Commission économique et sociale pour l'Asie occidentale (CESAO).

En ce qui concerne la CEA, l'audit a révélé que de sérieuses améliorations s'imposent : les contrôles internes devraient être renforcés et le respect du règlement financier et des règles de gestion financières de l'ONU devrait être vérifié plus rigoureusement.

( suivre)

- 5 - AG/AB/452 29 octobre 1998

Les audits effectués à la CEPALC et à son bureau sous-régional du Mexique ont, dans l'ensemble, donné une image satisfaisante de la gestion des programmes. Toutefois, ils ont révélé que le suivi des projets financés au moyen de fonds extrabudgétaires et l'évaluation de la qualité des produits des programmes laissaient à désirer.

Pour ce qui est de la CESAP, les changements nécessaires à la mise en oeuvre de son programme de travail thématique n'ont pas été introduits au secrétariat de la Commission. En outre, l'audit a mis en lumière un manque de congruence entre l'organigramme du secrétariat et la structure du programme et une absence de concordance entre le budget-programme et les états financiers.

Les contrôles internes en place à la CESAO sont dans l'ensemble satisfaisants, mais davantage de rigueur s'impose sur le plan des procédures, en particulier celles qui concernent les achats et la gestion financière. Au moment de l'audit, un calendrier précis devait être établi pour le transfert de la CESAO à son nouveau siège permanent de Beyrouth. L'audit de la gestion de l'informatique à la CESAO a révélé que les plans de protection contre les catastrophes et de relèvement après les catastrophes laissaient à désirer. L'administration de la CESAO a souscrit aux recommandations du BSCI et a déjà commencé à les appliquer.

Au titre des rapports sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI), le Secrétaire général transmet le rapport du BSCI (A/52/777) sur l'examen de la gestion du programme de la Division de la prévention du crime et de la justice pénale, dont il prend note des conclusions et souscrit aux recommandations.

Bien que la Division de la prévention du crime et de la justice pénale soit placée sous la supervision du Directeur général de l'Office des Nations Unies à Vienne, il semble que la direction n'exerce que peu d'influence ou de contrôle sur les activités de la Division, qui travaille apparemment de manière quasi-indépendante. Cette situation se reflète dans l'absence d'orientations claires, notamment en ce qui concerne la mobilisation des ressources. Il est reconnu que les ressources disponibles ne sont pas suffisantes pour faire face aux besoins croissants auxquels doit répondre le programme, mais les mesures prises jusqu'à présent par le Secrétariat pour résoudre les problèmes financiers sont plutôt décousues et ne s'inscrivent pas dans une véritable stratégie. Le résultat est que les ressources sont souvent allouées en trop petite quantité pour être utiles.

Plusieurs éléments donnent à penser que l'orientation du programme est de moins en moins précise et que les priorités ne reçoivent pas l'attention voulue. On pourrait améliorer la répartition du travail en resserrant la collaboration avec les autres programmes et entités des Nations Unies, et en particulier avec le réseau d'instituts du Programme des Nations Unies en matière de prévention du crime et de justice pénale.

( suivre)

- 6 - AG/AB/452 29 octobre 1998

En ce qui concerne le choix des questions à traiter, il est essentiel que le Secrétariat fasse des efforts pour cibler davantage son programme de travail en regroupant certaines questions interdépendantes et en s'abstenant d'élargir son action à des domaines où il ne dispose pas d'un avantage comparatif ou ne peut apporter qu'une contribution minime.

Le secrétariat doit aussi se pencher sur le problème de l'abondance des documents destinés à la Commission. La fréquence des publications est-elle bien justifiée? Certaines des questions qui sont traitées ne pourraient-elles pas être rattachées à d'autres ou regroupées en un nombre plus réduit de documents? Il faudrait aussi s'efforcer de mieux exploiter les maigres ressources consacrées à l'assistance techniques. Au cours de la période 1994- 1997, 49% des travaux et missions entrepris par les deux conseiller interrégionaux étaient de nature non opérationnelle ou consultative.

Le secrétariat est encore loin d'avoir terminé la réorientation du programme, de façon à mettre l'accent non plus sur la définition de normes et de règles mais sur l'assistance offerte aux Etats Membres dans l'application de ces mêmes normes et règles et dans la recherche sur les questions liées à la criminalité transnationale et au crime organisé. Le profil actuel du personnel de la Division ne semble pas faciliter cette réorientation. C'est pourquoi il est essentiel de procéder parallèlement à la réorganisation du personnel et à la réorientation de ses compétences. Il importe aussi de créer un mécanisme efficace qui permette de mesurer les progrès réalisés dans l'application du programme, d'évaluer les résultats et de tenir la direction informée. Actuellement, il n'existe aucun mécanisme de ce type.

La nouvelle structure de gestion mise en place à Vienne offre la possibilité d'exploiter au mieux la base de ressources, d'abord en favorisant une synergie entre le programme de lutte contre la criminalité et le programme antidrogue, ensuite en absorbant certaines fonctions non techniques liées au secrétariat de la Commission et à l'appui administratif. Aucun effort ne doit être épargné pour que les ressources soient entièrement consacrées à l'exécution des travaux et que les responsables du programme aient la capacité d'autoriser les dépenses imputées aux crédits allouées. La procédure actuelle, selon laquelle l'Administration est seule habilitée à approuver les dépenses, brouille les responsabilités et devrait donc être abandonnée.

Par sa note (A/52/821) le Secrétaire général porte à l'attention de l'Assemblée générale le rapport consacré à l'audit de la deuxième Conférence des Nations Unies sur les établissements humains, que lui a fait parvenir le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne. Le Secrétaire général prend note des conclusions figurant dans ce rapport et souscrit aux recommandations qui y sont formulées.

La deuxième Conférence des Nations Unies sur les établissements humains (Habitat II) a eu lieu en juin 1996 à Istanboul (Turquie). Le Bureau des Services de contrôle interne (BSCI) a procédé à un audit de la Conférence de

( suivre)

- 7 - AG/AB/452 29 octobre 1998

septembre 1996 à mars 1997, dans le but d'évaluer la qualité des contrôles financiers auxquels a donné lieu la Conférence et l'efficacité avec laquelle le secrétariat de la Conférence l'a préparée.

Le BSCI reconnaît que le secrétariat de la Conférence a très bien joué son rôle d'intermédiaire et de coordonnateur de la Conférence, et a ainsi facilité la réalisation des objectifs de cette dernière. Les Etats Membres, les organisations non gouvernementales et les médias ont témoigné eux aussi du succès de la Conférence. Le Bureau est néanmoins préoccupé par la défaillance des contrôles internes qui auraient dû s'exercer sur la gestion financière de la Conférence et les documents comptables correspondants.

Le secrétariat de la Conférence a retenu les services de nombreux consultants et déboursé des sommes considérables à cette fin, sans faire appel, à la concurrence, et dans certains cas, sans en retirer un grand profit. Certaines dépenses de la Conférence ont été imputées sur d'autres fonds sur lesquels des ressources ont été prélevées afin de faire apparaître moins important le déficit déclaré de la Conférence. L'audit a également révélé des cas où la comptabilité des contributions de donateurs n'avait pas été tenue scrupuleusement, où des états financiers avaient été établis avec retard et où la responsabilisation financière avait été insuffisante.

Le BSCI estime que les dépenses d'Habitat II (8,5 millions de dollars) et le déficit financier (300 000 dollars déclarés pour l'exercice terminé le 31 décembre 1996) sont largement en deçà de la réalité, et que les états financiers établis pour l'exercice terminé à cette date ne sont pas fiables. Le Centre des Nations Unies pour les établissements humains (CNUEH) estime maintenant que le déficit financier de la Conférence serait de l'ordre de 2 millions de dollars.

Le BSCI recommande au CNUEH de :

- recalculer le montant total des dépenses et du déficit au 31 décembre 1996, de redoubler d'efforts pour obtenir le versement des contributions annoncées impayées, et d'obtenir, si possible, de nouvelles contributions.

- présenter au Contrôleur des Nations Unies un rapport sur l'exécution du budget de la Conférence depuis le début, et de demander aux organes délibérants d'approuver des modalités permettant de combler le déficit restant à couvrir.

- faire le nécessaire pour renforcer les contrôles internes en général, et la gestion financière en particulier, afin d'être mieux préparé lors des prochaines conférences.

Le BSCI recommande également au Département de la gestion de revoir la réglementation actuellement applicable au recrutement de retraités des Nations Unies à titre de consultants, individuellement ou par l'intermédiaire d'une

( suivre)

- 8 - AG/AB/452 29 octobre 1998

société, afin de faire respecter plus strictement le principe qui limite la rémunération pouvant être perçue par les retraités des Nations Unies.

L'administration du CNUEH a déjà commencé à mettre en oeuvre les mesures recommandées par le BSCI, et créé un Comité de contrôle chargé d'en surveiller l'application. Le Département de la gestion n'a rien à ajouter au présent rapport.

La note du Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) relatif à l'enquête sur une éventuelle utilisation insuffisante de compétences spécialisées pour la planification des achats de services de transport aérien dans les missions de maintien de la paix (A/52/1010). Le Secrétaire prend note des constations dans le rapport et approuve les recommandations qu'il contient.

Le présent rapport informe l'Assemblée générale des principales constatations du BSCI conformément à sa résolution 51/231 du 25 juin 1997 par laquelle l'Assemblée a demandé des renseignements à propos de l'utilisation insuffisante de compétences spécialisées pour la planification des achats dans huit missions de maintien de la paix, dont la Force de protection des Nations Unies, l'Opération des Nations Unies en Somalie, la Mission de vérification des Nations Unies en Angola et la Mission d'observation des Nations Unies au Libéria, durant l'exercice biennal 1994-1995.

Les opérations de maintien de la paix des Nations Unies ont augmenté dans une proportion sans précédent durant la période 1991-1995, qui englobe l'exercice biennal 1994-1995, au prix de difficultés considérables pour le Secrétariat, qui n'avait ni les ressources suffisantes ni l'expérience voulue. L'Organisation des Nations Unies n'avait jamais eu à passer des marchés de services commerciaux de transport aérien de la taille rendue nécessaire par les missions créées au cours de cette période et elle ne pouvait bien évidemment pas acquérir instantanément l'expérience de la gestion d'une telle activité. Néanmoins, les constatations du BSCI confirment les inquiétudes exprimées par l'Assemblée générale au sujet de ces dépenses et mettent en évidence les causes de la surestimation des services de transport aérien durant l'exercice biennal.

Les activités de transport aérien sont loin d'être le seul domaine où il a fallu acquérir rapidement des connaissances. De nombreux départements ont été assaillis de travail à cause de l'expansion des opérations de maintien de la paix et la capacité, pour l'Organisation, de maîtriser correctement les tâches nouvelles. Les départements responsables ont pris, depuis 1994, d'importantes mesures correctives pour prévenir le renouvellement de pareilles dépenses pour des services inutilisés. Ces mesures ont amélioré spectaculairement la manière dont l'Organisation passe les marchés et gère ses opérations de transport aérien. Il est clair aussi que, grâce à l'expérience acquise et aux données recueillies au cours des années précédentes, la planification des achats de services de transport aérien par le Département

( suivre)

- 9 - AG/AB/452 29 octobre 1998

des opérations de maintien de la paix a réduit la proportion des heures de vol de base inutilisées de 40% de la totalité des heures affrétées en 1993 à environ 2% en 1997.

L'avant-projet du présent rapport a été distribué aux départements organiques ci-après pour qu'ils soumettent leurs observations : Département des opérations de maintien de la paix, Département de la gestion et Bureau des affaires juridiques. Un projet de rapport révisé leur a été soumis également pour observations. Les départements ont été généralement d'accord avec les constatations et les recommandations faites dans le présent rapport.

La note du Secrétaire général transmet le Rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l’audit des programmes d’assurance commerciale (A/52/1020). Le Secrétaire général prend note des conclusions et approuve les recommandations qui y sont énoncées. À la demande de l’Assemblée générale (résolution 48/218 B), le BSCI a réalisé un audit des programmes d’assurance commerciale de l’Organisation, à l’exclusion des programmes mondiaux d’assurance automobile et transport de marchandises, déjà examinés en 1995 (A/51/302). En 1997, les dépenses correspondantes se sont élevées au total à plus de 1,5 million de dollars. Dans ses conclusions, le BSCI remarque que les programmes d’assurance se sont développés en fonction des circonstances, et non suivant une stratégie de gestion des risques. L’Organisation se repose trop sur ses courtiers. La Section des assurances n’est pas structurée comme il le faudrait, et ses ressources sont insuffisantes.

Pour remédier aux faiblesses révélées par l’audit, le Bureau des services de contrôle interne fait les recommandations suivantes :

- Définir et appliquer une politique de gestion des risques pour toute l’Organisation, et notamment des prescriptions techniques et des directives applicables à toutes les polices d’assurance de biens de l’ONU dans le monde;

- Transférer la responsabilité des assurances commerciales au Bureau des services centraux d’appui et affecter des ressources supplémentaires à cette fonction;

- Procéder à des évaluations approfondies des risques tant pour les programmes d’assurance de biens hors Siège que pour les programmes d’assurance de responsabilité pour les opérations de déminage;

- Lancer une vaste opération d’appel à la concurrence parmi les courtiers, en précisant les services requis, en combinant les polices d’assurance des biens de l’ONU au Siège et hors Siège et en y ajoutant des implantations comme la Base de soutien logistique des Nations Unies de Brindisi;

- Définir une méthode de détermination de la valeur des biens à des fins d’assurance;

( suivre)

- 10 - AG/AB/452 29 octobre 1998

- Faire une évaluation du fonds d’auto-assurance en vue de la suppression ou la réduction de l’allocation annuelle de 200 000 dollars.

La note du Secrétaire général (A/53/467) transmet à l'Assemblée générale pour examen le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'audit du programme d'assurance maladie de l'ONU, conformément à la décision 51/468 B de l'Assemblée générale. Le programme d'assurance maladie couvre la fourniture de services médicaux, hospitaliers et dentaires dans le cadre de différents plans d'assurance, dont le coût est réparti entre l'ONU et les participants, y compris les fonctionnaires en activité et retraités, dont le nombre approximatif était, respectivement, de 22 000 et 7 000 en 1997. Pour l'exercice biennal 1996-1997, le coût du programme, à savoir les primes versées au titre des huit plans souscrits, s'élevait à 251,7 millions de dollars, dont 148,1 millions (59%) à la charge de l'Organisation et 103,6 millions à la charge des participants.

L'audit a débouché sur un certain nombre de conclusions, dont les plus importantes sont indiquées ci-après :

a) Les plans en vigueur sont trop nombreux, ce qui fait que, parallèlement aux différences notables qui existent entre eux du point de vue de la subvention versée par l'Organisation et de la gamme des prestations offertes, le programme dans son ensemble est difficile à administrer et à contrôler. Il devrait être restructuré pour le rendre plus facile à gérer et faire en sorte que les demandes de remboursement et les dépenses d'administration fassent l'objet d'un contrôle adéquat. Il conviendrait à cette fin de recourir à des spécialistes de l'extérieur;

b) Bien que les compagnies retenues pour gérer les plans en vigueur à New York soient rémunérées par l'Organisation sur la base des demandes de remboursement reçues des participants, le Secrétariat ne vérifie pas systématiquement le nombre de ces demandes ni leur montant en dollars. Des ressources devraient être allouées pour permettre de procéder à des contrôles réguliers des demandes de remboursement et, si besoin est, de prendre ensuite des mesures correctives pour s'assurer que les gestionnaires du plan les traitent efficacement et que les chiffres indiqués par eux quant aux montants remboursés et aux dépenses d'administration sont exacts et raisonnables;

c) Le plan d'assurance soins dentaires actuellement en vigueur au Siège a fait l'objet d'une procédure d'appel à la concurrence au cours du troisième trimestre de 1997. Sinon, depuis les années 50, aucun des contrats d'assurance maladie n'a fait l'objet d'un réexamen ou d'une mise en concurrence pour ce qui est du choix des gestionnaires du plan, du renouvellement de leur contrat ou de sa révision. Il conviendrait de prendre sans plus tarder des mesures appropriées pour remédier à cette situation et, à l'avenir, toute proposition de renouvellement ou de révision d'un contrat devrait être dûment soumise au préalable au Comité des marchés du Siège;

( suivre)

- 11 - AG/AB/452 29 octobre 1998

d) Pour améliorer la transparence, il faudrait modifier la façon dont les recettes, les dépenses et les réserves du programme sont comptabilisées dans les états financiers de l'Organisation;

e) Des mesures appropriées devraient être prises pour appliquer la recommandation du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires tendant à utiliser des fonds extrabudgétaires pour financer en partie les dépenses du régime d'assurance maladie après la cessation de service.

Débat

M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a déclaré que le rapport du BSCI sur l'audit du programme d'assurance maladie vient seulement de lui être remis. Les rapports sont importants et traitent de questions clé, et les Etats-Unis apprécient les efforts du BSCI pour formuler des recommandations qui seront, il faut l'espérer, pleinement appliquées par le Secrétariat. Evoquant la déclaration de M. Paschke selon laquelle les plans d'assurance maladie sont trop nombreux, le délégué a posé la question de savoir si les membres du personnel ont vraiment le choix en matière d'assurance maladie. Y a-t-il un appel d'offre? Y a-t-il imposition au personnel de l'ONU de certains plans d'assurance maladie? La question de la prestation des services de transport aérien est intéressante. Le rapport pertinent devrait être examiné au titre des questions relatives à la réforme des achats et à l'examen des aspects administratifs et budgétaires du financement des opérations de maintien de la paix.

Le Secrétaire général adjoint chargé du Bureau des services de contrôle interne (BSCI), M. KARL PASCHKE, a précisé que les membres du personnel ont le choix en ce qui concerne les assurances maladies. Certains plans, où les services sont plus limités, sont moins onéreux. M. Paschke est d'avis que le nombre de plans offerts est excessivement élevé et peut être une source de confusion pour les membres du personnel.

M. KOJI F.X. YAMAGIWA (Japon) a évoqué le rapport du BSCI sur l'audit de la deuxième Conférence des Nations Unies sur les établissements humains, Habitat II (A/52/821). Les questions posées par le Japon à ce sujet n'ont toujours pas trouvé de réponse. Estimant trop élevés les versements effectués aux consultants pour Habitat II, le délégué a tenu à savoir qui a pris la décision de ces versements. Le Japon voudrait savoir aussi quel progrès le Département de la gestion a fait pour mettre en oeuvre la décision 4 du rapport du BSCI sur Habitat II.

Répondant aux questions du représentant du Japon, M. PASCHKE, a indiqué qu'une équipe de revitalisation a été envoyée à Habitat précisément à propos des questions déjà soulevées par le Japon et également à propos de questions d'ordre financier.

( suivre)

- 12 - AG/AB/452 29 octobre 1998

Corps commun d'inspection (point 165)

Documentation

La Commission est saisie des rapports A/51/34, A/52/34, A/51/559 et Corr.1, A/52/267, A/53/180 et A/52/206, présentés ci-après :

Le Corps commun d'inspection (CCI) a été créé à titre expérimental par l'Assemblée générale en novembre 1966. Le but principal du CCI est d'accroître l'efficacité du fonctionnement administratif et financier du système des Nations Unies. Il doit, entre autres, s'assurer que les activités entreprises par les organisations participantes sont exécutées de la façon la plus économique et qu'il est fait le meilleur usage possible des ressources disponibles pour mener à bien ces activités. Le CCI se compose de 11 inspecteurs qui exercent leurs fonctions à titre personnel et sont nommés par l'Assemblée générale compte tenu du principe d'une répartition géographique équitable pour un mandat de cinq ans renouvelable une fois.

Dans son rapport (A/51/34), le Corps Commun d'inspection (CCI) rend compte de ses activités pendant la période allant du 1er juillet 1995 au 30 juin 1996. Il fait part de son programme de travail et des mesures propres à améliorer son fonctionnement. Le CCI a notamment poursuivi la mise au point d'un système interne d'information technique qui lui permettra d'analyser plus en détail les débats, rapports, résolutions et décisions de l'Assemblée générale et des organes délibérants des autres organisations participantes, et de mettre en place un mécanisme de suivi plus efficace.

Le rapport évalue également les relations et la coopération du CCI avec les organisations participantes, les organes de contrôle externe et d'autres organismes compétents du système des Nations Unies, notamment avec le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), le Comité du programme et de la coordination (CPC), le Groupe mixte des vérificateurs externes des comptes, le Comité des commissaires aux comptes et le Bureau des services de contrôle interne (BSCI). Le rapport évoque également les relations que le CCI a noué avec des organisations et institutions extérieures au système des Nations Unies, notamment des institutions gouvernementales, régionales, non gouvernementales, des instituts de recherche, etc.

Le CCI s'est engagé à présenter à l'Assemblée générale et à tous les organes délibérants des organisations participantes une analyse plus claire, plus complète, plus systématique et plus actualisée de la suite donnée à celles de ses recommandations qui ont été approuvées. La plus importante des mesures prises par le Corps commun consistera à prier les chefs de secrétariat de présenter un calendrier d'application de ses recommandations. La création du Centre d'information et de documentation permettra au Corps commun de

( suivre)

- 13 - AG/AB/452 29 octobre 1998

suivre de près la suite donnée à ses rapports et recommandations, et en particulier l'impact des recommandations approuvées par les organes délibérantes des organisations participantes.

Dans son rapport (A/52/34), le Corps commun d'inspection (CCI) rend compte de ses activités pendant la période allant du 1er juillet 1996 au 30 juin 1997 au cours de laquelle il s'est efforcé de s'acquitter des engagements pris dans ses rapports de 1995 et 1996. Suite à la demande de l'Assemblée générale, le CCI a davantage axé ses rapports sur les inspections et évaluations visant à analyser des problèmes concrets de gestion et d'administration. Afin d'améliorer l'efficacité de son secrétariat, le CCI a poursuivi la mise au point de son système informatique interne, grâce auquel il pourra, entre autres, avoir accès aux bases de données des organisations participantes.

En ce qui concerne les relations et la coopération avec les organisations participantes et d'autres organes de contrôle, le CCI a notamment officiellement proposé au Comité des commissaires aux comptes de tenir au moins deux réunions ordinaires de fond avec le Bureau des services de contrôle interne pour comparer leurs programmes de travail respectifs afin d'éviter tous doubles emplois ou chevauchements dans leurs fonctions de contrôle. Le CCI et le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) ont cherché les moyens d'intensifier leur coopération dans l'exercice des fonctions distinctes mais complémentaires qui leur incombent et d'éviter les doubles emplois et les chevauchements dans leurs programmes de travail.

L'absence d'un mécanisme clair de suivi de l'application des recommandations du CCI a de tout temps été un sujet de préoccupation pour les États Membres et pour le CCI lui-même, comme en témoignent un certain nombre de résolutions que l'Assemblée générale a consacrées à cette question. Bien qu'il existe dans la plupart des organisations participantes des procédures qui régissent le traitement des rapports du CCI, ces procédures restent en deçà des mesures prévues à l'article 11 du statut du Corps commun.

Par une note (A/51/559 et Corr.1), le Secrétaire général transmet aux membres de l'Assemblée générale le programme de travail du Corps commun pour 1996-1997, son programme de travail préliminaire pour 1997-1998 et au-delà, et la liste interne de suggestions. Le CCI attend toujours la décision de l'Assemblée générale pour se prononcer sur un point relatif au système de contrôle de l'accès aux locaux de l'ONU, inscrit à son programme de travail depuis 1995 suite à une décision d'abandonner un projet visant à renforcer les dispositifs de sécurité dans les locaux du Siège et pour lequel un montant de 938 764 dollars avait déjà été payé à un maître d'oeuvre extérieur. Par ailleurs, une étude de faisabilité sur le transfert de l'Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) au Centre de Turin a été réalisée, dont la principal objectif était d'évaluer les avantages financiers du transfert de l'UNITAR à Turin.

( suivre)

- 14 - AG/AB/452 29 octobre 1998

La deuxième partie du programme de travail concerne les rapports sur les activités opérationnelles de développement, dont un rapport sur l'appui du système des Nations Unies en faveur de la science et de la technique en Amérique latine et dans les Caraïbes; une enquête sur les bourses du système des Nations Unies; un rapport sur l'utilisation des systèmes et technologies informatiques dans le système des Nations Unies à l'appui de l'Initiative spéciale du système des Nations Unies pour l'Afrique S'agissant de l'assistance humanitaire, un rapport sur la mise en oeuvre des programmes d'assistance humanitaire par les organismes publics et les organisations non gouvernementales ("partenaires d'exécution") a pour objectif d'aider à rendre plus clairs les critères qui régissent les relations financières, administratives et juridiques entre les organismes donateurs et les partenaires d'exécution ainsi que la présentation des rapports.

Le rapport présente également une liste indicative des questions qui pourraient être inscrites au programme de travail pour 1997-1998 et au-delà, et une liste interne.

La note du Secrétaire général (A/52/267) transmet le programme de travail du Corps commun d'inspection pour 1997-1998 et son programme de travail préliminaire pour 1998-1999. Sous réserve de modifications, le Corps commun d'inspection envisage pour 1997-1998 d'examiner divers rapports sur les questions relatives à la gestion, à la budgétisation et à l'administration. Ces rapports portent, entre autres, sur l'analyse des coûts relatifs à la production et la distribution des documents dans le système des Nations Unies; sur les services communs de Vienne; sur le recours aux experts et aux consultants; sur l'examen de l'Université des Nations Unies. Le Corps commun d'inspection examinera également plusieurs rapports sur les activités opérationnelles de développement, dont celui sur l'appui apporté par le système des Nations Unies à la science et à la technique en Amérique latine et dans les Caraïbes et le rapport sur l'utilisation des systèmes et technologies informatiques à l'appui de l'Initiative spéciale du système des Nations Unies pour l'Afrique.

Le programme de travail préliminaire pour 1998-1999 du Corps commun d'inspection prévoit les pratiques et procédures concernant la passation des marchés et l'adjudication des contrats; l'examen de la gestion et de l'administration à l'Organisation mondiale de la santé; l'efficacité du système de notation de l'ONU; les méthodes de planification, de programmation, de budgétisation, de contrôle et d'évaluation au sein du système des Nations Unies; la stratégie commerciale applicable aux activités productrices de recettes de l'Organisation des Nations Unies; la politique des organismes du système en matière d'archivage; l'évaluation de l'Institut international de recherche et de formation pour la promotion de la femme et du Fonds de développement des Nations Unies pour la femme; les pratiques et procédures concernant les nominations à des postes de haut niveau et l'examen des systèmes de gestion administrative et financière de la Cour internationale de Justice.

( suivre)

- 15 - AG/AB/452 29 octobre 1998

Par sa note (A/53/180), le Secrétaire général transmet une note du Corps commun d'inspection (CCI) concernant la décision du CCI de revenir au cycle antérieur de son programme de travail, soit la période de janvier à décembre, et de suivre le même cycle pour son rapport annuel. En 1995, le CCI avait pris la décision de modifier le cycle de son programme de travail en remplaçant la période de janvier à décembre par la période de juillet à juin afin d'assurer une meilleure synchronisation entre la publication de ses rapports et les calendriers de certains organes délibérants des organisations participantes, dont les réunions se tiennent au cours du deuxième cycle de l'année. Toutefois l'expérience montre qu'il n'y a guère eu d'amélioration en raison notamment des délais nécessaires pour recueillir et analyser les données utiles dans les rapports sur l'ensemble du système auxquels le CCI accorde un regain d'attention.

De plus, le Corps commun note que son budget-programme biennal correspond à la période de janvier à décembre et que l'examen de ce budget par l'Assemblée générale coïncide avec l'examen biennal des rapports annuels du Corps commun. C'est pourquoi, compte tenu également de l'importance croissante donnée aux résultats lors de l'examen des questions budgétaires, le CCI estime qu'il serait préférable que le cycle de son programme de travail et de son rapport annuel corresponde à celui du budget. En conséquence, à titre transitoire, le CCI a décidé de prolonger son programme de travail de l'exercice en cours (1997-1998) jusqu'au 31 décembre. A la suite de cette prolongation de six mois, les questions suivantes ont été ajoutées au programme de travail pour 1997-1998 : note du Secrétaire général sur la structure et le mandat du Département des affaires économiques et sociales; rapport sur les pratiques et les procédures suivies pour les nominations aux postes de haut niveau; et la synthèse de l'expérience des organisations du système des Nations Unies en matière de budgétisation fondée sur les résultats.

Le CCI compte joindre aux prévisions de son budget-programme biennal une liste indicative des rapports qu'il prévoit d'établir durant l'exercice à venir, afin d'aider les Etats membres à mieux saisir l'étendue des activités qu'il entend mener et les résultats à atteindre. Une telle méthode permettra aussi au CCI de décider de son programme annuel en tenant compte, à la fois, des vues exprimées par les Etats membres au sujet de la liste indicative des rapports et des prévisions budgétaires effectivement approuvées.

Le rapport du Secrétaire général (A/52/206) examine l'application des recommandations du Corps commun d'inspection (CCI). Les domaines pour lesquels le CCI avait effectué des recommandations sont : la réorganisation du Département de l'information; les systèmes à disques optiques pour l'Organisation des Nations Unies; la coopération technique et l'emploi d'administrateurs de projets recrutés sur le plan national; l'instauration d'un réseau intégré de bibliothèques au sein du système des Nations Unies et la gestion des bâtiments dans le système des Nations Unies. Le CCI examine également l'application de ses recommandations relatives à la collaboration

( suivre)

- 16 - AG/AB/452 29 octobre 1998

avec les organisations non gouvernementales et les activités opérationnelles de développement menées par les organismes des Nations Unies avec les organisations non gouvernementales et les gouvernements aux niveaux national et local; l'étude des besoins de développement propres aux petits Etats Membres et de la façon dont le système des Nations Unies pour le développement répond à ces besoins et l'appui du système des Nations Unies en faveur de la science et de la technique en Afrique.

Débat

M. THOMAS SCHLESINGER (Autriche, au nom de l'Union européenne) prend note du fait que le CCI attend toujours que l'Assemblée générale examine les propositions de son programme de travail et celles sur la mise en place d'un système de suivi des recommandations effectuées par le Corps commun. L'Union européenne est prête à examiner ces questions dans le cadre de consultations officieuses.

M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a demandé si le fait que l'Assemblée générale n'ait pas encore approuvé le programme de travail du CCI avait dans les faits une incidence sur le respect de ce programme par le Corps commun. Quelles sont les conséquences de cet état de fait sur le travail du Corps commun?

Répondant à la question du représentant des Etats-Unis, le Président du Corps commun d'inspection, M. FRANCESCO MEZZALAMA, a indiqué qu'il s'agit en fait d'un programme global et lorsqu'il ne reçoit pas les réactions de l'Assemblée générale sur l'ensemble du travail qu'il effectue, le CCI ne se sent pas complètement libre de mettre en oeuvre son programme de travail. Fonctionnant selon le système de la responsabilité partagée, le CCI a besoin de savoir si le travail qu'il effectue est utile. C'est pourquoi, il est urgent de remédier à ce problème et de rattraper ce retard, puisque le CCI attend toujours l'approbation du rapport d'activités pour 1996-1997.

Mme REGINA EMERSON (Portugal) a rappelé que sa délégation a, lors de précédents débats sur ce point, proposé que le Corps commun, situé à Genève, examine l'administration de Genève.

M. MEZZALAMA a fait observer que bien que basé à Genève, le CCI est un organe de contrôle pour l'ensemble du système. A titre d'exemple, il a rappelé qu'une étude de la gestion et de l'administration du Bureau international du Travail devait être achevée d'ici la fin de l'année et que pour 1999, une étude similaire pour l'Organisation mondiale de la santé était prévue. Cependant à la demande de la nouvelle directrice de l'OMS, Mme Bruntland, qui met actuellement une vaste réforme en place, le rapport sera différé de quelques années. Par ailleurs d'ici peu, les Etats Membres disposeront d'une étude d'ensemble sur les services communs à New York, à Genève et à Vienne.

( suivre)

- 17 - AG/AB/452 29 octobre 1998

Mme EMERSON (Portugal) a précisé que sa question portait avant tout sur l'administration du Bureau des Nations Unies à Genève et non sur les autres organes.

Reprenant la parole, le Président du CCI a indiqué que les points à étudier sont soit suggérés par les organes participants, soit établis par le Corps commun lui-même. Il a donné l'assurance que la proposition du Portugal sera dûment prise en compte.

* *** *

( suivre)