IL EST RECOMMANDE A L'ASSEMBLEE GENERALE DE CREER, PARMI LES 400 POSTES IMPUTES AU COMPTE D'APPUI, 2 POSTES CIVILS POUR UN ETAT-MAJOR A DEPLOIEMENT RAPIDE

19 octobre 1998

Communiqué de Presse
AG/AB/446

IL EST RECOMMANDE A L'ASSEMBLEE GENERALE DE CREER, PARMI LES 400 POSTES IMPUTES AU COMPTE D'APPUI, 2 POSTES CIVILS POUR UN ETAT-MAJOR A DEPLOIEMENT RAPIDE

19981019 La Commission entame son examen du Plan des conférences

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a adopté, cet après-midi, sans vote et telle qu'amendée oralement une résolution sur le Compte d'appui aux opérations de maintien de la paix par laquelle elle recommande à l'Assemblée générale de prendre acte de l’engagement pris par le Secrétaire général et des assurances qu’il a données en ce sens, de mener à bien le recrutement du personnel appelé à remplacer le personnel fourni à titre gracieux de type II, y compris celui des deux tribunaux internationaux, d'ici au 28 février 1999.

Aux termes de la résolution, l'Assemblée prierait le Secrétaire général d'inclure dans son projet de budget du compte d'appui pour la période du 1er juillet 1999 au 30 juin 2000 un examen détaillé d'un état-major de mission à déploiement rapide et déciderait de créer, parmi les 400 postes temporaires imputés au compte d'appui pour la période du 1er juillet 1998 au 30 juin 1999, deux postes civils P-4 pour l'état-major et de revenir sur la question des autres postes lorsqu'il examinera les informations demandées à son sujet.

Les représentants des pays suivants ont expliqué leur position : Autriche, Japon, Canada, Fédération de Russie, Etats-Unis, Nouvelle-Zélande, Inde et Cuba.

La Commission a ensuite entamé son examen du Plan des conférences (point 117). Elle a entendu une déclaration du représentant de l'Autriche, qui s'est exprimé au nom de l'Union européenne et des pays associés pour se féliciter de la création du Département des affaires de l'Assemblée générale et des services de conférence, qui devrait permettre une meilleure coordination et garantir la qualité des services fournis tout en parvenant à un rapport coût/efficacité optimal. Il s'est également réjoui des efforts du nouveau département visant à améliorer ses fonctions de planification et de suivi et à renforcer ses gains de productivité. Bien que l'Union européenne estime que le fonctionnement plus efficace des services de conférence passe par la mise en place d'un système global de comptabilité des coûts, elle juge toutefois nécessaire d'obtenir de plus amples informations avant de prendre une décision finale.

Le représentant de Chypre est également intervenu sur ce point. Le Secrétaire général adjoint aux affaires de l'Assemblée générale et aux services de conférence, M. Jin Yongjian, a commenté les rapports dont la Commission était saisie. Le rapport du Comité des conférences a, quant à lui, été présenté par son Président, M. Koji F.X. Yamagiwa.

En fin de séance, les représentants de Chypre et de la Turquie ont exercé leur droit de réponse.

La Commission se réunira mercredi 21 octobre, à 10 heures, pour poursuivre son débat général sur le plan des conférences.

( suivre)

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Aspects administratifs et budgétaires du financement des opérations de maintien de la paix des Nations Unies : financement des opérations de maintien de la paix des Nations Unies (Point 142 a)

Compte d'appui aux opérations de maintien de la paix

Documentation

Adoption d'une résolution amendée oralement

Aux termes d'une résolution relative au Compte d'appui aux opérations de maintien de la paix (A/C.5/53/L.9), la Cinquième Commission recommande à l'Assemblée générale de réaffirmer ses résolutions 52/234 (Personnel fourni à titre gracieux) et 52/248 (Compte d'appui aux opérations de maintien de la paix) du 26 juin 1998. Aux termes de cette résolution, l'Assemblée prendrait acte de l’engagement pris par le Secrétaire général et les assurances qu’il a données en ce sens, de mener à bien le recrutement du personnel appelé à remplacer le personnel fourni à titre gracieux de type II, y compris celui des deux tribunaux internationaux, d’ici au 28 février 1999, conformément aux résolutions 52/234 et 52/248. L'Assemblée générale réaffirmerait sa décision figurant au paragraphe 16 de la résolution 52/248 à l’effet d’approuver la création de 400 postes temporaires à imputer au compte d’appui pour la période du 1er juillet 1998 au 30 juin 1999.

L'Assemblée générale prierait le Secrétaire général d’inclure dans son projet de budget du compte d'appui pour la période du 1er juillet 1999 au 30 juin 2000 un examen détaillé d’un état-major de mission à déploiement rapide, notamment en indiquant ce qui en différencie les fonctions de celles du Service de la planification des missions, et de préciser davantage le concept de son utilisation au cours de la phase initiale d'une nouvelle opération de maintien de la paix. L'Assemblée deciderait de créer, parmi les 400 postes temporaires imputés au compte d'appui pour la période du 1er juillet 1998 au 30 juin 1999, deux postes civils P-4 (un poste de spécialiste des affaires humanitaires et un poste de policier civil) pour un état-major de mission à déploiement rapide, et de revenir sur la question des autres postes proposés lorsqu’il examinera les informations demandées ci-dessus.

L'Assemblée déciderait de créer un poste de P-4 pour le Bureau des services de contrôle interne (BSCI). Elle déplorerait qu'un examen détaillé des questions soulevées dans ses résolutions 50/221, 51/239 et 52/248 (relatives au compte d'appui) n'ait pas été mené à bien, et prierait le Secrétaire général, dans le cadre de son projet de budget du compte d’appui pour la période du 1er juillet 1999 au 30 juin 2000, de rendre compte d’une façon détaillée de la suite donnée à ces résolutions et aux résolutions récentes.

( suivre)

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Explications de position

M. KOJI YAMAGIWA (Japon) a rappelé qu'il y eu des problèmes importants sur le fond de la résolution. Le Japon a exprimé son appui aux recommandations du CCQAB comme étant la seule solution envisageable. Le projet de résolution est le résultat d'un compromis pénible pour toutes les délégations. Le Japon demande au Secrétariat de prendre au sérieux le paragraphe 10 de la présente résolution qui demande de rendre compte d'une façon détaillée de la suite donnée aux résolutions relatives au compte d'appui.

Mme GABRIELLE DUSCHNER (Canada) a déclaré que sa délégation s'est associée au consensus et se félicite de la mise en place d'un état-major à déploiement rapide. Cet état-major a une fonction précieuse dans le domaine de la planification d'urgence des opérations de maintien de la paix. L'état- major se servira de la mémoire institutionnelle qui pourra être transmise et permettre une plus grande continuité. L'Etat major pourra coordonner un programme de formation pour l'ensemble de son personnel. Le Canada regrette que la Commission ne puisse se mettre d'accord que sur deux postes civils et pas sur l'ensemble des postes demandés. Il faudra que la Commission approuve les postes restants afin que l'état-major puisse être opérationnel.

M. NIKOLAI LOZINSKY (Fédération de Russie) a déclaré que sa délégation s'est associée au consensus sur cette question. La Fédération de Russie a constaté à regret que la Commission n'a pas choisi la meilleure voie et a espéré que la Commission pourra à l'avenir éviter d'avoir une démarche sélective. La présente résolution donne une certaine souplesse au Secrétaire général pour résoudre les fonctions d'appui du maintien de la paix aux Nations Unies. Le représentant a appelé le Secrétaire général à faire tous les efforts possibles pour maintenir les connaissances spécialisées civiles et militaires lors du remplacement du personnel fourni à titre gracieux.

Mme WEN CHIN POWLES (Nouvelle-Zélande) a appuyé l'intervention du Canada.

Mme ULRIKE BUTSCHEK (Autriche, au nom de l'Union européenne), M. JAMES BOND (Etats-Unis), M. SAHA (Inde) et Mme BUERGO RODRIGUEZ (Cuba) se sont réservé le droit de commenter les termes de la résolution au moment de son adoption par l'Assemblée générale.

Plan des conférences (point 117)

Documentation

Aux fins de l'examen du Plan des conférences, la Commission est saisie des rapports A/53/32, A/53/221, A/53/257, A/52/1000, A/51/946, A/52/685, A/52/7 (paragraphes 113 et 114), A/53/16 (paragraphes 334 à 352), A/52/803, A/53/507 et A/53/21, qui sont présentés ci-après :

( suivre)

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Le rapport du Comité des conférences (A/53/32) comporte cinq chapitres principaux respectivement consacrés au calendrier des conférences et réunions, à l'amélioration de l'utilisation des services de conférence, au contrôle et à la limitation de la documentation, à l'examen de l'exécution du programme de l'Organisation des Nations Unies pour l'exercice biennal 1996-1997, aux questions d'organisation et aux travaux du Comité au cours de la cinquante- deuxième session de l'Assemblée générale.

Le Comité des conférences recommande à l'Assemblée générale d'adopter le projet de calendrier révisé des conférences et réunions pour 1999 tel que modifié oralement. Les deux jours de l'Aïd al-Fitr et de l'Aïd al-Adha seront inscrits sur la liste des jours fériés de l'ONU et aucun des organes de l'Organisation ne se réunira ces jours là, qui tombent en 1999 le 18 janvier et le 29 mars. Il recommande que les organes de l'Organisation soient invités à éviter de se réunir le 9 avril 1999. Il constate avec préoccupation que le délai de six semaines prévu pour la publication de la documentation n'est pas suffisamment respecté et demande au Secrétariat de réaliser une étude sur les liens éventuels entre la publication tardive des documents et le faible taux d'utilisation des services de conférence par certains organes. Le Comité exhorte les organes intergouvernementaux à ne ménager aucun effort au stade de la planification pour tenir compte des réunions des groupes régionaux et autres groupes importants d'Etats Membres, à prévoir ces réunions dans le cadre de leurs programmes de travail et à aviser les services de conférence longtemps à l'avance de toute annulation de séance, de façon que les ressources puissent être réaffectées à des réunions de groupes régionaux et autres groupes importants d'Etats Membres.

En ce qui concerne la comptabilité des coûts, le Comité des conférences demande au Secrétariat de lui communiquer une estimation préliminaire des dépenses qu'il y aurait lieu d'engager pour doter l'Organisation d'un système permanent, ainsi qu'un calendrier indicatif des différentes phases du projet, une fois celui-ci approuvé par l'Assemblée générale.

En ce qui concerne l'amélioration de la coordination des services de conférence, le Comité prie le Secrétaire général de présenter à l'Assemblée générale à sa 54ème session un rapport sur la possibilité de mettre en place un système d'affectations réglementées reposant sur des mesures d'incitation non monétaires, qui permettrait de faire baisser les taux excessifs de vacance de poste dans les services linguistiques observés à certains lieux d'affectation et d'assurer la qualité voulue des services de conférence de l'ensemble du Secrétariat. Il approuve le nouvel organigramme des services de conférence, qui permettrait une coordination plus efficace entre les 4 centres de services de conférence des Nations Unies à New York, et à Genève, Vienne et Nairobi, afin de déterminer la formule la plus rentable pour l'Organisation, tout en assurant la qualité des services voulue.

( suivre)

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Le Comité se félicite de la création d'un réseau de responsables chargés du suivi de la documentation. Il recommande que le réseau soit étendu au Département des affaires de l'Assemblée générale et des services de conférence pour qu'un responsable puisse rendre compte des retards dans le traitement des documents. Il prie le Secrétariat de lui présenter, à sa session de fond de 1999, un rapport contenant des données détaillées sur les raisons expliquant les retards dans la publication des documents, ainsi qu'une analyse des coûts supplémentaires qu'entraînent ces retards pour les services de traitement des documents et des autres incidences qu'ils avaient sur le plan financier. Il recommande que l'on étudie la possibilité de faire figurer dans les documents qui n'étaient pas publiés dans les délais prévus une note indiquant la raison du retard. Le Comité recommande à l'Assemblée générale de souligner une fois encore la nécessité de respecter les limites fixées pour la longueur des documents.

Le Comité encourage le Secrétariat à poursuivre ses efforts pour améliorer la qualité des traductions et les compétences des fonctionnaires des 6 services de traduction. Le Comité se félicite des efforts faits par le Secrétariat pour améliorer l'accès au Système à disques optiques. Il recommande qu'il soit dûment tenu compte des avantages escomptés, notamment économies et gains d'efficacité éventuels, en planifiant l'acquisition de nouvelles technologies. Il recommande que l'on veille à ce que les systèmes de Traduction assistée par ordinateur (TAO) soient compatibles avec les systèmes informatiques existant à l'ONU.

Le rapport du Secrétaire général sur les questions relatives à l'interprétation et à la traduction mentionnées aux paragraphes 13 et 15 de la section III de la résolution 52/220 de l'Assemblée générale (A/53/221) répond aux inquiétudes exprimées face à la suppression de 30 postes de traducteur et d'interprète et des pratiques constatées en ce qui concerne l'autorévision, le taux d'autorévision pouvant atteindre 80% pendant les périodes de pointe alors que la norme spécifiée est de 45%. Le Secrétaire général évalue les incidences sur la qualité des services de conférence fournis.

En ce qui concerne les suppressions de postes, il indique ainsi que la plupart des réductions, qui concernaient des postes dans le secteur du traitement des documents et d'autres fonctions d'appui, ont été rendues possibles grâce aux investissements réalisés dans le passé dans les innovations technologiques. Il est précisé que les 9 postes d'interprètes de niveau P-2 qui ont été supprimés n'ont en fait aucun effet sur les effectifs permanents ou le personnel temporaire dans la mesure où les interprètes ne sont pas recrutés à ce niveau, mais à des niveaux supérieurs. En fait, la capacité en matière d'interprétation et de traduction s'est trouvée renforcée au cours de l'exercice 1998-1999 par rapport à l'exercice 1996-1997, puisque les postes des services d'interprétation et de traduction qui étaient restés vacants en application des taux de vacance décrétés, sont en voie d'être pourvus, notamment six nouveaux postes de traducteurs à New York approuvés pour 1996-1997.

( suivre)

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Au fil des ans l'accroissement du volume de la documentation établie à l'intention des organes délibérants et la diminution concomitante des ressources mises à la disposition de tous les services de traduction ont amené ceux-ci à faire davantage appel à des méthodes de travail, notamment l'autorévision, qui permettent d'accroître la productivité. Cependant, à moins que des mesures correctives ne soient prises pour assurer le maintien d'un niveau élevé de qualité de la traduction, les avantages tirés de l'application généralisée de cette méthode seront plus que contrebalancés par une baisse de la qualité générale des traductions. Autorévision est un fait un euphémisme pour "absence de révision" et il est manifeste qu'il faut imposer des limites en ce qui concerne le personnel appelé à faire de l'autorévision et les textes qui se prêtent à l'autorévision de manière à éviter que la qualité ne s'en ressente. A ce propos, lorsque le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a approuvé en 1980 le principe de l'autorévision, il avait été convenu que le pourcentage des textes ainsi traduits ne dépasserait pas 45%, étant entendu que les documents délicats, notamment les résolutions des principaux organes de l'Organisation et la plupart des documents du Conseil de sécurité seraient toujours révisés.

Au Siège, le taux moyen d'autorévision pour la période allant d'avril 1997 à mars 1998 a été de 47,8%. A Genève et à Vienne, les moyennes s'établissaient respectivement à 61,8 et 64,4%. Toutefois, au cours des périodes de pointe, les taux peuvent être beaucoup plus élevés, dépassant 70%. Un certain nombre de mesures ont été prises pour concilier les exigences de qualité et le maintien d'un taux élevé d'autorévision, en particulier dans les domaines de la formation et du contrôle de la qualité. Les traducteurs de classe P-3, relativement expérimentés à "l'autorévision" sont "spécialisés" dans plusieurs domaines et sous réserve qu'ils donnent systématiquement satisfaction, ils sont appelés à produire des traductions autorévisées, qui font l'objet d'un contrôle de la qualité de la part de réviseurs et de réviseurs hors classe. De plus, les traducteurs de classe P-3 et les réviseurs/traducteurs-autoréviseurs de classe P-4 ont de plus en plus l'occasion d'étendre et/ou améliorer leurs compétences linguistiques grâce à des cours dispensés à leur intention dans diverses universités.

En ce qui concerne le contrôle de la qualité, le travail des autoréviseurs relativement peu expérimentés est systématiquement contrôlé par des fonctionnaires hors classe et, dans certains cas, est soumis à l'appréciation de collègues de même classe. Dans tous les services, le chef et les fonctionnaires hors classe procèdent à des contrôles par sondage de toutes les traductions autorévisées, y compris celles faites par des traducteurs relativement expérimentés.

Dans son rapport sur le Système de coûts de revient pour les services de conférence (A/53/257), le Secrétaire général estime que l'on peut commencer à mettre au point un système de comptabilité par activité pour les services de conférence en utilisant les informations disponibles dans les bases de données

( suivre)

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existantes. Il consisterait à rapporter les coûts indirects aux différentes parties du processus de production pour pouvoir mieux cerner les coûts pertinents, en reposant sur le postulat que ce sont les activités et non les produits qui absorbent les ressources. Il faudra néanmoins affiner les sources d'information à mesure que les travaux progresseront pour obtenir de nouvelles données sur les coûts, les activités et les produits. La méthode du prototype, ou modèle opérationnel simplifié conçu en fonction des besoins et des observations des usagers, est la plus prometteuse, parce qu'elle est moins coûteuse que les autres et présente moins de risques. En outre, elle suppose des analyses coûts/avantages successives qui permettent d'évaluer les avantages relatifs et les besoins à chaque nouveau stade de l'élaboration du système.

Le coût du logiciel et du matériel nécessaires pour rendre le prototype opérationnel est estimé à 65 000 dollars. Une fois pris en compte les honoraires des analystes et les frais de formation (240 000 dollars), le coût total à prévoir est de 305 000 dollars. Les travaux devraient durer six mois, dont un peu près trois consacrés aux activités initiales de construction. A la fin des trois premiers mois, un examen intérimaire serait effectué pour évaluer la faisabilité du système envisagé sur les plans économique, technique et opérationnel.

Il convient de noter toutefois que les investissements et le temps nécessaires pour transformer le prototype en un système stable et permanent seront nettement supérieurs aux chiffres indiqués ci-dessus, qui par ailleurs ne tiennent pas compte du temps et des dépenses nécessaires pour apporter les améliorations voulues aux systèmes existants, à savoir le Système informatisé de suivi de la production documentaire et le Système intégré de gestion (SIG).

Le Secrétaire général estime que l'élaboration d'un système de coûts de revient sur la base du présent rapport peut contribuer à mieux faire comprendre les incidences des demandes de services que les organes intergouvernementaux et les organes d'experts présentent régulièrement ainsi qu'améliorer la gestion dans le domaine des services de conférence.

Pour poursuivre les travaux, il faudra trouver le personnel ayant les connaissances requises en ce qui concerne les pratiques d'établissement du budget et de comptabilité de l'ONU et les services de conférence.

Le Secrétaire général examinera toutes les solutions viables à cet égard et tiendra le Comité des conférences, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires et l'Assemblée générale informés des progrès réalisés dans la mise au point d'un système de coûts de revient pour les services de conférence.

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Le rapport du Secrétaire général sur le système de comptabilité des coûts des services de conférences (A/52/1000) fait part de l'état d'avancement des travaux réalisés par l'équipe de consultants extérieurs chargés d'étudier l'élaboration d'un tel système au sein de l'Organisation.

L'étude en cours se fonde sur un examen des diverses fonctions se rapportant aux services de conférence et sur les systèmes d'information formels et informels existants. Elle passe en revue les techniques de comptabilité des coûts les mieux adaptées à la nature des services de conférence à l'ONU, souligne les points forts et points faibles de chacune d'entre elles sur le plan théorique et une fois achevée, elle contiendra des recommandations. Cette étude a pour objet d'élaborer un système qui permette de décomposer les ressources consacrées aux services de conférence afin de calculer le coût de produits déterminés, d'établir une base solide pour évaluer le coût effectif des services fournis à titre remboursable et de déterminer le montant des dépenses ou économies résultant de l'addition ou de la suppression d'un volume donné de services une fois que le budget des services de conférence a été adopté.

Considérant le caractère imprévisible de la demande en matière de services de conférence et le fait que la demande à long terme dépasse la capacité permanente de services de conférence, il n'existe pas de méthode simple et théoriquement rationnelle de quantifier les coûts marginaux, et dans certains cas, il pourrait être préférable d'adopter une approche fondée sur les coûts moyens.

Si l'on veut passer du niveau actuel à un niveau plus élevé, il faudra surmonter les difficultés dues à l'absence d'interface entre le Système intégré de gestion (SIG) et les systèmes d'information existant dans le domaine des services de conférence. Il pourrait être nécessaire de comptabiliser le temps consacré aux différentes activités et de déterminer le niveau relatif de complexité de chacune d'elles. En général, les systèmes existants peuvent constituer, avec les données recueillies indépendamment dans certains services organiques, l'élément central initial pour la création de la base de données nécessaire pour se doter d'un système de comptabilité des coûts. A long terme, il faudra affiner les données, en fonction des sources, les types et les méthodes de calcul et de validation. Il sera donc important de mettre en rapport le coût et les avantages potentiels de la mise en place d'un système de comptabilité par activité. Afin de tenir compte de ces préoccupations, une démarche fondée sur la mise au point d'un prototype pourrait être recommandée. Une telle formule est construite rapidement et à peu de frais et mis à la disposition des usagers pour qu'ils l'essaient, puis compte tenu de leurs réactions le système est modifié. Cette séquence d'expérimentation et de modification se poursuivant jusqu'à ce que les usagers aient la certitude d'avoir un système conforme à leurs besoins.

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Dans le cas des services de conférence, on peut prévoir que le prototype serait fondé sur l'utilisation d'un logiciel commercial standard avec PC très simple. Il faudrait disposer d'une équipe de construction qui comprendrait du personnel ayant des compétences en bases de données et établissement des coûts et du personnel connaissant les services de conférence et les procédures d'établissement du budget et de comptabilité de l'ONU, ainsi qu'un groupe de supervision qui fournirait conseils et assistance.

Les consultants termineront leur travail au début du mois d'août. Un rapport définitif du Secrétaire général sera soumis à l'examen du Comité des conférences lors de sa session de fond de 1998, en septembre, ainsi que du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires et de l'Assemblée générale.

La Cinquième Commission est saisie d'une note du Secrétaire général (A/51/946 et Add.1) transmettant le rapport du Corps commun d'inspection (CCI) intitulé "Publications des Nations Unies : amélioration du rapport coût- efficacité aux fins de l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux". L'objectif du présent rapport est de contribuer à améliorer l'efficacité des activités de publication de l'ONU grâce à un ensemble de recommandations qui, une fois appliquées, devraient aider à renforcer le rôle joué par les publications des Nations Unies dans l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux et à améliorer le rapport coût-efficacité des activités de publication. Pour ce faire, le Corps commun d'inspection a étudié les aspects suivants des activités de publication : l'intérêt et l'utilité des publications des Nations Unies et les cas éventuels de double emploi; les politiques et pratiques suivies en matière de publication, ainsi que la structure organique et administrative et le contrôle des activités de publication du Secrétariat de l'ONU; et diverses questions relatives à la conception, la production, la diffusion et la vente de ces aspects.

En ce qui concerne les publications des Nations Unies et les cas éventuels de double emploi, le CCI recommande que tous les organismes intergouvernementaux des Nations Unies chargés des questions de fond devraient recenser les cas éventuels de double emploi entre les publications existantes (au sein du système, entre l'ONU et les organismes à l'intérieur et à l'extérieur du système), ainsi que les publications marginales ou dépassées et présenter des propositions concernant le regroupement et la suppression de publications.

A propos des politiques suivies en matière de publication, le CCI recommande que l'Assemblée générale propose les mesures de réforme qu'elle juge nécessaires. Au sujet de la structure administrative, organique et des gestion et contrôle, le CCI recommande de créer une structure plus centralisée en tenant compte notamment des besoins de rationalisation et d'accélération du processus de publication. Le CCI recommande en outre que le Secrétaire général renforce le Comité des publications, en étoffant son mandat et en

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consolidant ses pratiques et méthodes de travail, afin que le Comité assure avec efficacité le contrôle, la supervision, la coordination et l'orientation d'ensemble des activités de publication.

En ce qui concerne le processus de publication (rédaction, édition, traduction, production et vente/diffusion), le CCI estime qu'il devrait être conçu de manière plus coordonnée et plus cohérente. Pour améliorer la rentabilité de la production des publications, le CCI recommande que le Secrétariat ait de plus en plus recours à l'utilisation des techniques de pointe, notamment à la publication assistée par ordinateur. Le Secrétariat pourrait notamment envisager le "traitement électronique" des documents à publier. Le CCI recommande également que le Secrétariat assure une promotion plus active et systématique des ventes afin d'accroître au maximum les retombées financières pour l'ONU.

Dans sa note sur les publications des Nations Unies : amélioration du rapport coût-efficacité aux fins de l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux (A/52/685), le Secrétaire général transmet ses observations sur le rapport du Corps commun d'inspection. Les publications des Nations Unies ont un rôle intellectuel unique à jouer en ce qu'elles favorisent la réalisation des objectifs de l'Organisation. Elles sont également pour le Secrétariat un des moyens importants de s'acquitter des mandats qui lui sont confiés par des organes intergouvernementaux. Un élément clef du plan de réforme du Secrétaire général consiste à faciliter le mouvement vers la création d'une "ONU électronique". Aujourd'hui l'Organisation a son site Internet qui enregistre actuellement plus de 5 millions de demandes de renseignement par mois.

Les réductions budgétaires auxquelles les départements ont procédé en 1996 et 1997 ont eu pour conséquence qu'un certain nombre de publications, initialement proposées dans le budget-programme pour l'exercice biennal en cours, ont cessé de paraître, ont paru sous forme abrégée ou ont été différées. Cette tendance va se poursuivre puisque toutes les entités de l'Organisation s'emploient à utiliser au mieux leurs ressources à un moment où s'amorcent des réformes de structure majeures.

Vu que les publications comptent pour une grande part dans l'image de l'Organisation et qu'elles sont indispensables pour diffuser largement les résultats des activités de fond, le Département des affaires économiques et sociales pense que le contrôle et l'assurance de la qualité devraient occuper une place importante dans toute évaluation du programme et des politiques de l'Organisation en matière de publication.

Un autre problème que les inspecteurs n'ont pas abordé est celui du respect du droit d'auteur. Il arrive de plus en plus que le contenu des publications des Nations Unies soit repris sous une présentation différente et vendu sans autorisation, particulièrement par des moyens électroniques. C'est là un problème auquel les organismes des Nations Unies doivent s'attaquer

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d'urgence, Le secrétariat du Comité des publications a établi un questionnaire à l'intention des autres organismes et programmes afin de connaître leurs données d'expérience et éventuellement de mettre au point une riposte coordonnée.

Le rapport du comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) concernant le Premier rapport sur le projet de budget- programme pour l'exercice biennal 1998-1999 (A/52/7) consacre les paragraphes 113 et 114 aux publications. Il rappelle que des ressources importantes sont consacrées aux activités de publication de l'ONU. Au fil des ans, le CCQAB a préconisé une intervention accrue des organes intergouvernementaux et demandé que les données chiffrées nécessaires leur soient fournies afin qu'ils puissent examiner les programmes de publication de manière approfondie. Le Comité a aussi préconisé un allégement considérable du programme actuel de publication, notamment en supprimant des pratiques consistant à faire paraître successivement les mêmes rapports et publications sous différentes formes. Il a aussi évoqué la nécessité de mettre au point une méthode permettant de calculer les coûts respectifs des travaux contractuels d'imprimerie, de recherche, de rédaction et d'édition exécutés au Secrétariat et des mêmes travaux exécutés à l'extérieur.

Il n'y a en fait guère eu de progrès s'agissant de donner suite aux observations faites par le CCQAB. Etant donné que le programme de publication est une importante activité de l'ONU et eu égard à l'accent qui est mis actuellement sur l'efficacité et la rationalisation, le CCQAB demande au Secrétaire général de répondre précisément à ces observations.

Dans le Chapitre IV de son rapport, le Comité du programme et de la coordination (CPC) (A/53/16) examine le rapport du Corps commun d'inspection relatif aux publications des Nations Unies et à l'amélioration du rapport coût-efficacité aux fins de l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux. Le Comité y souligne que les publications jouent un rôle important pour ce qui est de sensibiliser davantage le public et de promouvoir les activités de l'Organisation. Afin de renforcer le rôle joué par les publications dans l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux et, partant, d'améliorer le rapport coût-efficacité des activités de publication, le Comité adhère à l'idée qu'une fois approuvés, les publications ou programmes de publication par l'Assemblée générale, l'ensemble du processus de publication devrait être conçu de manière plus coordonnée et plus cohérente. Il est aussi d'accord pour que le Secrétariat élabore et examine tous les mois, ou au moins tous les trimestres, des rapports relatifs aux recettes tirées des ventes, qui indiqueraient les recettes totales provenant des divers circuits de vente.

Soulignant l'utilité que continuent de revêtir les publications en version imprimée, le Comité approuve cependant la recommandation par laquelle le Secrétariat devrait de plus en plus avoir recours aux publications assistées par ordinateur et pourrait notamment envisager le "traitement

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électronique" des documents à publier et la mise en place d'un système informatisé de déroulement des opérations. Le Secrétariat devrait aussi accélérer la tendance générale à l'utilisation de diverses formes de publication électronique en prêtant l'attention voulue à la question de l'amortissement des coûts et aux aspects juridiques et qualitatifs, et être à même de produire des publications électroniques et de donner aux pays en développement accès aux produits électroniques. Le Comité précise toutefois qu'il approuve ces recommandations, étant entendu que la question de l'affectation de fonds à ces travaux devrait être examinée par les organes pertinents.

Etant entendu que le Comité des publications faciliterait, mais ne contrôlerait pas, les publications et que les organes intergouvernementaux et les départements organiques intéressés devaient assumer la responsabilité première d'établir un juste rapport entre les tirages et le contenu des publications, le CPC approuve la recommandation par laquelle le Secrétaire général devrait renforcer le Comité des publications, en étoffant son mandat et ne consolidant ses pratiques et méthodes de travail, afin qu'il assure avec efficacité le contrôle, la supervision, la coordination et l'orientation d'ensemble des activités de publication. Il approuve également la recommandation visant à ce que tous les programmes de publication envisagés fassent l'objet d'un contrôle avant d'élaborer chaque budget-programme biennal, d'abord au niveau des départements puis au niveau du Secrétariat (Comité des publications). Il faudrait d'abord se demander si les publications correspondent bien aux mandats, si elles sont utiles aux besoins de l'exécution des mandats et si elles ne font pas double emploi. La bibliothèque Dag Hammarskjöld pourrait établir une liste de toutes les publications envisagées afin de faciliter cet exercice. Le CPC recommande que la composition du Comité des publications soit revue.

Par ailleurs, le CPC recommande que les recommandations 3,7,8,11,12,13,17 et 18 soient examinées par les organes compétents s'occupant de questions administratives et budgétaires avant que l'Assemblée générale ne prenne une décision définitive sur ces recommandations. Le CPC n'est pas parvenu à un consensus sur les recommandations 1,5,9 et 15 du rapport du Corps commun d'inspection.

Le rapport du Secrétaire général sur l'accès au système à disques optiques (A/52/803) répond à la volonté exprimée dans une résolution de l'Assemblée générale d'élaborer une politique en vue de poursuivre le développement du système à disques optiques de l'ONU, prévoyant notamment comment ouvrir le système, moyennant un droit d'utilisation, à quiconque s'y intéressait. Il est entendu que l'accès resterait gratuit pour les missions permanentes, les missions d'observation et les administrations publiques des Etats Membres, chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe, et prévoyant également de donner accès au système à tous les fonctionnaires du Secrétariat.

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- 14 - AG/AB/446 19 octobre 1998

Le système à disques optiques contient, dans les six langues officielles, la documentation des organes délibérants publiée depuis 1993, ainsi que les résolutions et décisions adoptées par l'Assemblée générale, le Conseil de sécurité, le Conseil économique et social et le Conseil de tutelle depuis 1946. On y trouve également certains des documents officiels publiés depuis 1946 et la totalité des textes administratifs en vigueur au Secrétariat et depuis 1997, tous les jugements du Tribunal administratif. Les utilisateurs peuvent rechercher les documents, les récupérer sous forme électronique, les afficher ou les imprimer. En revanche, le publipostage et la diffusion systématique de l'information à des listes de destinataires ne sont pas prévus.

Depuis juin 1997, toutes les missions ont été raccordées à Internet et ont accès, par ce moyen, aux documents stockés dans le système. D'autres utilisateurs possibles sont très intéressés par le système, et des demandes d'accès ont été reçues d'un ensemble très divers d'organismes et de particuliers. Cependant, si on continue de multiplier les utilisateurs, il faudra investir davantage dans le projet. Compte tenu de l'intérêt que suscite le système et du fait qu'on pourrait ainsi financer en partie son développement à venir, il faudrait l'ouvrir à de nouvelles catégories d'utilisateurs, à titre payant. Une partie des recettes correspondantes pourrait servir à accroître la capacité du système. On donnerait accès à des utilisateurs payants tout en veillant à maintenir la qualité du service offert aux utilisateurs énumérés au paragraphe 1 de la résolution 52/211 F en donnant la priorité à ces derniers.

Il est donc proposé d'ouvrir l'accès au système à disques optiques à d'autres catégories d'utilisateurs que celles qui y ont accès gratuitement, conformément à la résolution 52/211 F, en proposant une formule d'abonnement annuel.

Les recettes provenant des abonnements seraient classées parmi les recettes diverses. Leur montant net figurerait donc au budget ordinaire au chapitre 3 des recettes. Il est trop tard pour établir des prévisions de recettes pour l'exercice biennal 1998-1999, mais il est proposé de faire figurer ces recettes dans le rapport sur l'exécution du budget.

Le rapport A/53/507 du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) porte sur les questions relatives à l'interprétation et à la traduction mentionnées dans la résolution 52/220 de l'Assemblée générale intitulée système de coûts de revient pour les services de conférence et accès au système à disques optiques.

Pour ce qui est des questions relatives à l'interprétation et à la traduction, le Comité note qu'un certain nombre de mesures ont été prises ou sont en passe de l'être : révision des définitions d'emploi, formation du personnel, évaluation du travail par des collègues de même classe, vérification par sondage, etc... Il applaudit à ces initiatives et encourage

( suivre)

- 15 - AG/AB/446 19 octobre 1998

le Secrétariat à prendre d'autres mesures pour assurer des traductions de qualité. Le CCQAB estime que le Secrétaire général devrait analyser dans un rapport distinct les problèmes que peut poser l'organisation des carrières dans les services linguistiques, en tenant compte du fait que les effectifs et leur répartition par classe doivent être fonction des besoins de l'Organisation, et que ceux-ci varient selon les langues et les lieux d'affectation.

En ce qui concerne le système de coûts de revient pour les services de conférence et la méthode du prototype proposée à cet effet par le Secrétaire général, le Comité note qu'il ne s'agit que d'une première étape et que cette proposition ne tente pas d'apporter une réponse à la nécessité d'améliorer les systèmes d'information existants. Tout en étant favorable au principe de l'utilisation de la comptabilité des coûts comme outil de gestion, le Comité estime que le rapport du Secrétaire général ne donne pas une information suffisante pour lui permettre de recommander d'approuver l'élaboration d'un système complet de comptabilité des coûts.

Quant au système à disques optiques, le Comité note que, outre les missions permanentes et missions d'observation qui peuvent s'y connecter gratuitement via Internet, un certain nombre d'organisations intergouvernementales ou non gouvernementales ont demandé à l'Organisation de leur donner accès au système. Si l'on continue de multiplier les utilisateurs, il faudra investir davantage dans le système afin d'en développer les capacités. Ceci permettrait par ailleurs de réduire le risque d'embouteillage et de ralentissement s'agissant d'un système qui fonctionne déjà depuis 7 ans. L'ouverture du système à titre payant permettrait de dégager les moyens financiers nécessaires pour accroître la capacité du système. Le montant de l'abonnement à plein tarif s'élève à 2 500 dollars par an. Le Comité ne voit pas de raison de s'opposer à ce projet. Il recommande cependant que l'on trouve un moyen de faire en sorte que les recettes dégagées grâce aux abonnements au système à disques optiques soient employées directement pour couvrir une partie des dépenses d'entretien ou de développement du système. Il estime par ailleurs qu'il faudrait mettre en place un système de suivi du degré de satisfaction des utilisateurs.

Le rapport du Comité de l'information (A/53/21) contient un résumé des débats qui se sont déroulés lors de sa session de fond du 4 au 15 mai 1998. Le Comité a recommandé à l'Assemblée générale l'adoption de deux projets de résolution et d'un projet de décision. Le rapport contient en annexe la Déclaration faite par le Président du Comité de l'information à l'ouverture de la vingtième session et la Déclaration faite par le Secrétaire général adjoint à la communication et à l'information à l'ouverture de la vingtième session du Comité de l'information.

( suivre)

- 16 - AG/AB/446 19 octobre 1998

Aux termes d'un projet de résolution A relative à l'information au service de l'humanité, l'Assemblée générale demanderait instamment que tous les pays, le système des Nations Unies dans son ensemble et toutes les parties intéressées coopèrent et agissent de manière concertée afin d'atténuer les disparités dans la façon dont l'information circule à tous les niveaux en fournissant une assistance accrue pour développer les infrastructures et les capacités de communication dans les pays en développement; qu'ils fassent en sorte que les journalistes puissent travailler librement et efficacement, toute attaque contre leur personne étant résolument condamnée; qu'ils aident à poursuivre et renforcer les programmes de formation pratique destinés aux journalistes des pays en développement; qu'ils épaulent l'action régionale et les efforts de coopération que les pays en développement font conjointement et avec les pays développés; qu'ils s'efforcent de fournir aux pays en développement et à leurs médias, publics, privés ou autres, en complément de la coopération bilatérale, tout l'appui et toute l'aide possibles, compte dûment tenu de leurs intérêts et de leurs besoins dans le domaine de l'information et des mesures déjà prises par le système des Nations Unies.

Aux termes d'un projet de résolution B relative à la politique et aux activités de l'Organisation des Nations Unies en matière d'information, l'Assemblée générale se déclarerait préoccupée par la tendance à réduire les ressources allouées au Département de l'information, et réitérerait que tout changement ou toute réduction du budget devrait être opéré conformément aux règles budgétaires existantes, compte tenu de l'Article 17 de la Charte des Nations Unies. Elle demanderait au Secrétaire général de continuer à exécuter intégralement tous les mandats qu'elle a définis. L'Assemblée générale encouragerait le Secrétaire général à préciser encore ses propositions de réorientation des activités des Nations Unies dans le domaine de l'information et de la communication, compte tenu des vues des Etats Membres à ce sujet, et le prierait de présenter son projet détaillé sur cette question au Comité de l'information pour qu'il l'examine à sa vingt et unième session en 1999. Elle soulignerait que la réorientation du Département de l'information devrait avoir pour effet d'en maintenir et d'en améliorer les activités dans les domaines présentant un intérêt particulier pour les pays en développement et autres pays ayant des besoins spéciaux, notamment les pays en transition.

Elle réaffirmerait également l'importance que les Etats Membres attachent à la fonction des centres d'information des Nations Unies, soulignant qu'il y a lieu de procéder à l'opération d'intégration dans un souci d'économie, au cas par cas, en tenant compte des vues du pays hôte. L'Assemblée générale soulignerait également la nécessité de revoir les cas antérieurs d'intégration de centres d'information des Nations Unies et demanderait qu'il soit tenu pleinement compte des vues des Etats Membres lors de l'élaboration de propositions concernant la création de pôles régionaux. Elle demanderait également au Secrétaire général de continuer à étudier les moyens d'assurer une répartition rationnelle et équitable des ressources disponibles entre tous les centres d'information. L'Assemblée générale se déclarerait fermement convaincue que, pour diffuser largement et rapidement,

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avec exactitude et impartialité, des informations sur les activités de l'Organisation, les communiqués de presse de l'Organisation devraient continuer de paraître dans les deux langues de travail du Secrétariat, l'anglais et le français, et, lorsque les circonstances l'exigent, dans d'autres langues, et soulignerait qu'il importe que ces communiqués de presse continuent de paraître rapidement et demeurent d'une haute qualité dans les deux langues de travail.

L'Assemblée générale prierait le Secrétaire général d'établir un rapport sur les efforts qu'il entreprend pour doter l'Organisation de moyens de radiodiffusion internationale, en tenant compte de la diversité linguistique des Etats Membres, et de le présenter au Comité de l'information le plus rapidement possible et au plus tard d'ici à sa vingt et unième session. Elle encouragerait le Département de l'information à tirer pleinement parti des derniers progrès des techniques de l'information, tels qu'Internet.

Au terme d'un projet de décision relatif à l'augmentation du nombre des membres du Comité de l'information, l'Assemblée générale déciderait de porter de 90 à 93 le nombre des membre du Comité, et de nommer l'Angola, les îles Salomon et la République de Moldova membres du Comité.

Débat général

M. THOMAS SCHLESINGER (Autriche, au nom de l'Union européenne et de la Bulgarie, la République tchèque, l'Estonie, la Hongrie, la Lettonie, la Lituanie, la Pologne, la Roumanie, la Slovaquie, la Slovénie, Chypre, l'Islande et la Norvège) a souligné l'importance que l'Union européenne attache aux services de conférence qui doivent être rationalisés et plus efficaces. L'Union européenne se félicite de la création du Département des affaires de l'Assemblée générale et des services de conférence, qui devrait permettre une meilleure coordination et garantir la qualité des services fournis tout en parvenant à un rapport coût/efficacité optimal. L'Union européenne se réjouit également des efforts du nouveau département visant à améliorer les fonctions de planification et de suivi et de renforcer les gains de productivité. Pour ce qui est des installations des services de conférence de Nairobi, elle appuie les efforts du Secrétariat visant à fournir des services d'interprétation à distance à partir du Bureau de l'Office de Vienne, puisque le programme des réunions prévues à Nairobi ne justifie pas d'y avoir un service d'interprétation permanent.

De l'avis de l'Union européenne, le fonctionnement plus efficace des services de conférence passe par la mise en place d'un système global de comptabilité des coûts. C'est pourquoi, elle est favorable à la proposition du Secrétaire général à cet égard. Elle estime toutefois qu'il est nécessaire d'obtenir de plus amples informations sur la question avant de pouvoir prendre une décision finale. Il faudrait notamment que le Secrétariat fournisse une estimation préliminaire des dépenses exigées par la mise en place d'un tel

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système, qui doit impérativement tenir compte de l'expérience acquise dans ce domaine par d'autres lieux d'affectation et fixer un calendrier pour la réalisation de chaque phase de ce projet.

La nouvelle structure organisationnelle des services de conférence gagnerait encore en efficacité si un système de gestion des affectations reposant sur des mesures d'encouragement non monétaires était introduit, a poursuivi le représentant. Il a ajouté qu'un tel système permettrait notamment de remédier aux taux de vacance excessifs enregistrés dans les services linguistiques de certains lieux d'affectation. L'Union européenne se félicite de la décision du Secrétaire général de limiter à 16 pages les documents du Secrétariat. Elle estime cependant que cette limitation ne doit pas s'appliquer aux seuls documents du Secrétariat et que les organes intergouvernementaux devraient également s'efforcer de limiter leurs rapports à 20 et non plus 32 pages. Le représentant s'est également déclaré satisfait du remplacement, lors de la session du Comité pour l'utilisation pacifique de l'espace extra-atmosphérique, des procès-verbaux par des transcriptions non révisées, qui permettent une publication beaucoup plus rapide. Compte tenu de la qualité de ces transcriptions non révisées, il est regrettable que seul un très petit nombre d'organes aient recours à ces transcriptions, a-t-il fait observer. L'Union européenne tient également à réitérer son soutien à l'introduction des technologies nouvelles, telles que le Système à disques optiques et la traduction assistée par ordinateur (TAO). A cet égard, elle est d'avis que les systèmes de TAO devraient être compatibles avec les systèmes informatiques employés aux Nations Unies.

M. SOTOS ZACKHEOS (Chypre) s'est félicité des progrès réalisés grâce à l'introduction des nouvelles technologies, dont le Système à disques optiques n'est que l'une des manifestations. La délégation de Chypre tient à attirer tout particulièrement l'attention sur certains abus constatés dans la circulation des documents officiels des Nations Unies. Pour ce qui est du point de l'ordre du jour consacré à Chypre, par exemple, la diffusion par la Turquie de lettres en provenance de l'entité sécessionniste de la partie occupée de l'île crée un précédent dangereux, puisqu'il s'agit de la circulation par un Etat Membre de documents issus par des groupes d'opposition non reconnus au sein d'un Etat souverain. Cette pratique affaiblit les décisions de l'Organisation et entraîne notamment des coûts supplémentaires. Dans le cas de Chypre, on est désormais en présence d'une entité sécessionniste, condamnée par l'Assemblée générale et le Conseil de sécurité, exerçant, de manière déguisée, une véritable propagande au sein de l'Organisation, a poursuivi le représentant. Malgré des protestations renouvelées, pour l'heure aucune mesure n'a été prise en vue de mettre fin à cette pratique inacceptable. C'est pourquoi, le Gouvernement chypriote se réserve le droit de recourir à cette même pratique, si cette situation perdure, a mis en garde M. Zackheos. Avant de conclure, il s'est également félicité de la recommandation du Comité des conférences visant à ce qu'aucune réunion n'ait lieu le 9 avril 1999, jour de la Pâques orthodoxe.

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- 19 - AG/AB/446 19 octobre 1998

Droit de réponse

Le représentant de Chypre a précisé qu'il est connu de tous qu'il n'existe à Chypre qu'une entité reconnue qui est celle du Gouvernement chypriote. Pour ce qui est de la partie Nord de l'île occupée par la Turquie, le Conseil de sécurité n'a jamais reconnu la légitimité de l'entité sécessioniste.

La représentante de la Turquie a appelé les parties concernées à se référer aux documents des Nations Unies.

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