LA CINQUIEME COMMISSION ENTAME LA PREMIERE PARTIE DE SA REPRISE DE SESSION ET ADOPTE SON PROGRAMME DE TRAVAIL

9 mars 1998

Communiqué de Presse
AG/AB/411

LA CINQUIEME COMMISSION ENTAME LA PREMIERE PARTIE DE SA REPRISE DE SESSION ET ADOPTE SON PROGRAMME DE TRAVAIL

19980309 Les délégations déplorent les retards dans la publication des documents et engagent le Secrétariat à respecter la règle des six semaines

La Commission administrative et budgétaire (Cinquième Commission) a entamé ce matin la première partie de la reprise de sa cinquante deuxième session. Elle a adopté son programme de travail, sous réserve d'ajustements éventuels selon l'évolution de ses travaux. La session durera trois semaines.

La Cinquième Commission a décidé d'examiner le projet de Code de conduite présenté par le Secrétaire général dans le cadre des points 114, 157 et 153 de son ordre du jour, pour en faire rapport au Président de l'Assemblée générale. Le rapport des Commissaires aux comptes sur le Système intégré de gestion (SIG) sera, quant à lui, examiné au point 116 de l'ordre du jour. Il a été décidé d'examiner dans les meilleurs délais la question de la participation de la Slovaquie au budget des opérations de maintien de la paix et d'établir une proposition de quote-part. Il a également été décidé que la question du personnel fourni à titre gracieux devra être examinée dans les meilleurs délais. En outre, à la demande de la représentante de Cuba, un document de séance relatif aux postes inscrits au titre de la résolution 52/220 de l'Assemblée générale sera établi.

La Cinquième Commission a décidé en outre de repousser l'examen des arrangements administratifs entre le Centre international du Commerce CNUCED/OMC et l'Organisation des Nations Unies à sa session de printemps, en mai prochain. L'examen du renforcement des mécanismes de contrôle externe a également été repoussé à une date ultérieure.

Dans le cadre des questions d'organisation, la Cinquième Commission a entendu les représentants des pays suivants: Indonésie, Slovaquie, Royaume-Uni (au nom de l'Union européenne), Pays-Bas, Pakistan, Inde, République arabe syrienne, Egypte, Cuba, Canada et Côte d'Ivoire. Le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. Conrad Mselle, et le Contrôleur des Nations Unies, M. Jean-Pierre Halbwachs, sont également intervenus.

Les délégations se sont inquiétées des retards dans la publication de la documentation. Elles ont estimé que cette situation entrave le bon fonctionnement des travaux de la Commission, ainsi que la pleine mise en oeuvre du processus de réforme de l'Organisation. Elles ont réaffirmé que le Secrétariat doit impérativement se conformer à la règle de parution des documents six semaines avant leur examen en séance plénière, telle que demandée par l'Assemblée générale dans une résolution. Plusieurs représentants ont demandé au Secrétariat de justifier par écrit les retards.

Au titre des questions de fond de sa session, la Commission a entamé l'examen des rapports financiers et états financiers vérifiés et des rapports du Comité des commissaires aux comptes (point 113), qui ont été présentés par M. Kamal Nath, Président du Comité des opérations d'audit. Au titre de l'examen de ce point, la Commission a entendu les représentants des pays suivants : Royaume-Uni (au nom de l'Union européenne et des pays associés), Inde, Algérie, Ouganda et Etats-Unis.

La Commission a également entamé, dans le cadre du point de son ordre du jour relatif à l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (Point 114), l'examen du sous-point sur la réforme des achats. Le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. Conrad Mselle, et le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, M. Karl Paschke, ont présenté les rapports pertinents du CCQAB et du Bureau des services de contrôle interne (BSCI). Présentant les rapports du Secrétaire général sur la question, le Secrétaire général adjoint à la gestion, M. Joseph Connor, s'est déclaré satisfait du fait que de nombreux progrès aient été enregistrés récemment. Pour ce qui est du personnel fourni à titre gracieux, il a indiqué que l'élimination des 5 personnes répondant à ce critère au sein de la Division des achats sera achevée d'ici la fin du mois de juillet 1998. Il a ajouté que le Secrétaire général estime que, compte tenu des responsabilités et de l'ampleur des achats réalisés par l'Organisation, le Directeur de la Division des achats mérite d'être établi au niveau D-2.

La Commission poursuivra ses travaux demain, mardi 10 mars, à 10 heures. Elle devrait poursuivre l'examen du point 114 de son ordre du jour et entamer celui des questions relatives au Budget-programme 1998-1999 et à l'amélioration de la situation financière de l'Organisation. A ce titre, elle entendra une intervention de M. Joseph Connor.

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Organisation des travaux de la présente session

Documentation

La Cinquième Commission était saisie des documents A/C.5/52/40 et A/C.5/52/41 présentés ci-après.

La Commission était saisie d'un Echange de lettres concernant la situation de la documentation de la Cinquième Commission (A/52/40). Dans une lettre datée du 26 février 1998, adressée au Président de la Cinquième Commission, le Président par intérim du Groupe des 77 et la Chine indique que, bien que plusieurs résolutions spécifiques de l'Assemblée générale fassent obligation au Secrétariat de publier les documents six semaines avant la date prévue pour leur examen, les retards de publication sont devenus un problème chronique. Il y a en fait des cas où les documents n'ont pas été disponibles avant le début des réunions, comme c'est le cas pour les rapports sur le personnel fourni à titre gracieux et le rapport sur la modernisation des installations techniques et du système de sonorisation des salles de conférence. Ces retards risquent d'avoir pour résultat de gêner la Cinquième Commission dans ses travaux et de l'empêcher de se prononcer sur ces importantes questions. Le Groupe des 77 et de la Chine demande au Président de la Cinquième Commission de concourir à la mise en place de mesures efficaces permettant de faire respecter strictement la règle des six semaines.

La lettre datée du 5 mars 1998 adressée au Secrétaire général par le Président de la Cinquième Commission fait suite à la lettre datée du 26 février 1998 que lui a adressée le Président par intérim du Groupe des 77 et de la Chine au sujet de la situation de la documentation de la Cinquième Commission. Le Président de la Cinquième Commission informe le Secrétaire général qu'il a demandé au Secrétariat de l'ONU de ne rien négliger pour faire en sorte que la Cinquième Commission puisse examiner les documents durant la première semaine de la reprise de sa session. Compte tenu de la demande formulée par les États membres du Groupe des 77 et de la Chine, le Président de la Cinquième Commission serait très reconnaissant au Secrétaire général de bien vouloir lui apporter son concours à cet égard.

La Cinquième Commission était également saisie d'un Échange de lettres entre le Président par intérim de l'Assemblée générale et le Président de la Cinquième Commission (A/C.5/52/41). Dans une lettre datée du 2 mars 1998, adressée au Président de la Cinquième Commission, le Président par intérim de l'Assemblée générale se réfère au paragraphe 23 de la résolution 52/12 B de l'Assemblée générale du 19 décembre 1997, intitulée "Rénover l'Organisation des Nations Unies : un programme de réformes" relatif à l'examen dans les meilleurs délais du projet de Code de conduite des fonctionnaires des Nations Unies. Le Code de conduite proposé figure dans un rapport présenté par le Secrétaire général à l'Assemblée à sa cinquante-deuxième session, au titre du

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point 114 de l'ordre du jour (A/52/488). Le Président par intérim de l'Assemblée générale serait très reconnaissant à la Cinquième Commission de bien vouloir examiner ledit rapport aussitôt que possible.

Dans une lettre datée du 5 mars 1998 adressée au Président par intérim de l'Assemblée générale en réponse à sa lettre du 2 mars 1998, le Président de la Cinquième Commission informe celui-ci que le Bureau de la Cinquième Commission a estimé que ce rapport devrait être examiné au titre des points 157 et 114 de l'ordre du jour, respectivement intitulés "Réforme de l'Organisation des Nations Unies : mesures et propositions" et "Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies", l'Assemblée générale ayant pris une décision à son sujet au paragraphe 23 de sa résolution 52/12 B.

Observations

M. PRAYONO ATIYANTO (Indonésie), s'exprimant au nom du Groupe des 77 et la Chine, a fait part de ses préoccupations quant au programme de travail proposé pour la présente session. Il a regretté que de nombreux rapports sur les questions importantes inscrites au programme n'aient pas encore été publiés ou ne l'aient été que très tardivement, contrairement à la règle des 6 semaines décidée par l'Assemblée générale. Ces retards ont des effets très négatifs sur l'évaluation des mandats accordés par l'Assemblée générale et sur les travaux de la Cinquième Commission. Le représentant en a tout particulièrement pris pour preuve les rapports inscrits au titre de la question du personnel fourni à titre gratuit, qui, six mois après l'adoption d'une résolution y afférente et contrairement aux assurances données par le Secrétariat lors de la précédente session de la Commission, n'ont toujours pas été publiés. Le Groupe des 77 et la Chine estime que la publication tardive de ces documents a des effets néfastes sur les travaux de la Cinquième Commission et qu'il est indispensable que le Secrétariat respecte, pour la publication des documents, le délai de 6 semaines avant la date d'examen en séance plénière établi par l'Assemblée générale. M. Atiyanto a également demandé que la Commission examine lors de cette première reprise de session les rapports relatifs au Système intégré de gestion ainsi que le projet de Code de conduite. Il a précisé pour ce dernier point qu'il serait bon d'obtenir le point de vue des organes intergouvernementaux concernés ainsi que d'experts afin de prendre la meilleure décision possible sur une question aussi importante.

Le Président du Comité Consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), M. CONRAD MSELLE, a évoqué le fait que l'accord entre l'Organisation mondiale du commerce (OMC) et les Nations Unies n'a pas été communiqué à l'Assemblée générale. En attendant que l'Assemblée générale se prononce sur l'échange de lettre entre l'OMC et les Nations Unies, l'accord de 1974 demeure en vigueur. Cette position a été approuvée par l'Assemblée générale. Le CCQAB et la Cinquième Commission sont en faveur d'une procédure renforçant l'OMC. Le CCQAB ne pourra pas faire rapport à la Cinquième

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Commission sur cette question à la présente reprise des travaux mais à la prochaine reprise de session. En ce qui concerne la question de suivi qui préoccupe l'OMC, cela doit être fait minutieusement par le CCQAB et doit tenir compte du rôle de l'Assemblée générale. M. Mselle a déclaré que la fréquence de la présentation des documents budgétaires est une question technique qui sera examinée attentivement.

M. MARCEL JESENSKY (Slovaquie) a estimé que la participation aux opérations de maintien de la paix n'est pas un privilège mais une obligation et c'est pourquoi la Commission devrait être en mesure de prendre une décision très rapidement sur la part qui revient à son pays concernant sa participation aux opérations de maintien de la paix.

M. NICK THORNE (Royaume-Uni) s'est exprimé au nom de l'Union européenne et a partagé les préoccupations formulées par le Groupe des 77 et la Chine sur la présentation tardive des rapports. Il a pris note de la déclaration du représentant de la Slovaquie sur l'inclusion de ce pays au budget des opérations de maintien de la paix.

M. PAUL MENKFELD (Pays-Bas) a appuyé la demande formulée par le représentant de la Slovaquie. Le Bureau devrait présenter des directives sur la manière dont cette question devrait être réglée de manière rapide.

M. AMJAD SIAL (Pakistan) s'est associé à la déclaration du Groupe des 77 et la Chine. Il a regretté que le Secrétariat, une fois de plus, n'ait pas respecté la règle des 6 semaines fixée par l'Assemblée générale. La Commission devrait être préoccupée par l'absence de respect des résolutions de l'Assemblée générale par le Secrétariat, d'autant que l'efficacité de ses travaux s'en trouve mis en péril, a déclaré M. Sial. Ces retards sont excessifs et injustifiés et montrent que le Secrétariat ne traite pas ces questions avec le sérieux qu'elles méritent. De plus, la pleine mise en oeuvre des réformes de l'Organisation est ainsi remise en question, a-t-il affirmé, demandant qu'une justification écrite des retards dans la documentation soit fournie lors de la présente session. Pour ce qui est du programme de travail, le Pakistan estime que le rapport sur le système de gestion intégré ainsi que le projet de Code de conduite devraient être examinés lors de cette session.

M. SAHA (Inde) s'est associé à la déclaration faite par le Groupe des 77 et la Chine, notamment en ce qui concerne le code de conduite. Le représentant a demandé des précisions en ce qui concerne le retard de la documentation. Est-ce du à des problèmes budgétaires? Si c'est le cas, il aimerait en avoir la confirmation.

M. TAMMAM SULAIMAN (République arabe syrienne) s'est associé à la déclaration du Groupe des 77 et la Chine. En ce qui concerne le code de conduite, cette question devrait être débattue au titre du point 153 relatif à la gestion des ressources humaines. Le représentant a fait remarquer que les

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résolutions de l'Assemblée générale ne sont pas respectées. Il a pris l'exemple de celles qui concerne le plan des conférences et les fêtes officielles de l'ONU.

M. AHMED DARWISH (Egypte) s'est associé à la déclaration faite par le Groupe des 77 et la Chine. Il s'est déclaré préoccupé par le non-respect par le Secrétariat de la règle des six semaines pour la publication des documents. Le code de conduite devrait être examiné dans le cadre du point 153.

Mme EVA SILOT BRAVO (Cuba) a appuyé la déclaration du Groupe des 77 et de la Chine en ce qui concerne le programme de travail de la Commission. Elle a regretté que de nombreux documents ne soient pas publiés et que la règle des six semaines ne soit pas respectée. Cela représente une violation des travaux de l'Assemblée générale. La représentante a demandé des précisions au sujet des mesures prises pour améliorer les installations des interprètes. Cuba appuie les déclarations qui ont été faites en ce qui concerne le code de conduite qui devrait être examiné au titre du point 153.

M. JEAN-PIERRE HALBWACHS, Contrôleur des Nations Unies, a répondu aux questions des délégations en ce qui concerne la parution de la documentation. Il a donné des précisions sur les dates de publication estimées des rapports inscrits au programme de travail de la session et non encore parus. M. Halbwachs a ajouté que le début d'année est une période de travail très chargée pour la préparation des rapports, d'autant qu'il faut parallèlement achever les livres de comptes de l'exercice qui vient de se conclure.

Le Président de la Cinquième Commission, M. KARIM ANWARUL (Bangladesh), a indiqué que le Secrétariat aurait dû fournir ses informations et faire part de ces contingences au moment où le programme de travail de la session a été établi. C'est à cette seule condition que la Commission peut décider en connaissance de cause, a-t-il ajouté.

M. SIAL (Pakistan) a rappelé que les retards accumulés dans la documentation sont récurrents et posent un problème chronique. Ils ne sont pas apparus soudainement à la présente session. Même si le programme de travail est chargé, cela ne justifie pas que des rapports ne soient pas publiés pendant des années.

M. SULAIMAN (République arabe syrienne) a regretté que la réponse donnée par le Contrôleur des Nations Unies soit restée laconique et évasive. Il est revenu sur la question du projet de Code de conduite auquel sa délégation attache une très grande importance. Le fait que la priorité soit accordée à une question lors d'une reprise de session ne justifie pas que l'on repousse l'examen d'autres points tout aussi importants, a déclaré le représentant.

Mme SILOT BRAVO (Cuba) a estimé que le réponse du Contrôleur est insuffisante. Les justifications données sont insuffisantes et les documents sont absolument indispensables.

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M. SAMUEL HANSON (Canada) a convenu que la reprise de session et les rapports qui doivent y être examinés devraient être fixés de manière plus réaliste étant donné la brève période qui sépare la fin de la session ordinaire et la première reprise début mars.

M. ATIYANTO (Indonésie) a déclaré qu'il est important de savoir les raisons véritables de la publication tardive de la documentation.

M. NARCISSE AHOUNOU (Côte d'Ivoire) a déclaré qu'il est pénible de voir que la documentation fait défaut. Ce manque de coordination ne devrait pas avoir lieu dans une commission administrative et budgétaire. Toutes les commissions sont victimes du retard de la documentation et la Cinquième en souffre davantage compte tenu de sa charge de travail.

Le Contrôleur des Nations Unies, M. HALBWACHS, a déclaré qu'il y a 54 rapports dont 7 n'ont pas de date de publication prévue. Les rapports n'ont pas pu être tous traités. Il a indiqué que le rapport sur le personnel gratuit et sur le code de conduite seront soumis sous peu.

M. SIAL (Pakistan) a déclaré que la question relative au personnel fourni à titre gracieux devrait être inclue dans le programme de travail de la présente session. Il faudrait pouvoir prendre des décisions sur cette question afin de se préparer pour la session de mai relative aux opérations de maintien de la paix.

Mme ERICA-IRENE DAES (Grèce) a demandé à savoir quelles sont les dates de la session de printemps prévue pour le mois de mai.

M. SIAL (Pakistan) a indiqué qu'étant donné que le rapport sur le personnel fourni à titre gracieux est désormais disponible, il faudrait que la Commission s'en saisisse et l'examine dans les meilleurs délais pour prendre une décision.

En réponse à la question du représentant de l'Indonésie sur la question du recours aux consultants, le Secrétaire de la Commission, M. ACAKPO- SATCHIVI, a indiqué qu'un rapport devrait être publié demain.

Mme SILOT BRAVO (Cuba) a demandé des précisions sur l'état d'avancement des rapports sur les projets pilotes.

M. DAVID ETUCKET (Ouganda) s'est associé aux préoccupations exprimées par le Groupe des 77 et la Chine. Il est particulièrement inquiétant que les questions d'organisation aient ainsi occupées la totalité du débat, a-t-il déclaré. Si la Cinquième Commission ne reçoit pas les rapports à temps, comment peut-on parler de gains d'efficacité et n'est-ce pas là le signe d'un manque de fonctionnaires pour leur rédaction, s'est-il également interrogé.

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Rapports financiers et états financiers vérifiés, et rapports du Comité des commissaires aux comptes (Point 113)

Documentation

La Cinquième Commission est saisie des documents A/52/727, A/52/753 et A/52/755 présentés ci-après.

Le rapport du Secrétaire général (A/52/727) porte, entre autres, sur le Règlement financier et sur les règles de gestion financière de l'Organisation des Nations Unies ainsi que sur l'Amendement du mandat additionnel régissant la vérification des comptes de l'Organisation des Nations Unies. Le rapport rend compte du fait que le Groupe de vérificateurs externes des comptes de l'ONU, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique a examiné et approuvé une version révisée des éléments à inclure dans l'opinion des commissaires aux comptes. Pour l'essentiel, le texte révisé ajoute les quatre éléments ci-après à ceux qui devaient déjà figurer dans l'opinion des commissaires aux comptes : a) Indiquer qu'il appartient au Secrétaire général de présenter les états financiers et qu'il appartient au Comité des commissaires aux comptes d'exprimer une opinion à leur sujet; b) Indiquer les normes d'audit utilisées et préciser ce sur quoi porte la vérification; c) Émettre deux opinions distinctes, l'une portant sur la fidélité des états financiers, l'autre sur le respect du Règlement financier et des autorisations des organes délibérants; et d) Le cas échéant, faire des renvois au rapport détaillé du Comité des commissaires aux comptes.

Le Groupe de vérificateurs externes a souligné que la nouvelle méthode ne limiterait pas la portée de la mission des vérificateurs externes, qui serait toujours régie par le Règlement financier de l'Organisation des Nations Unies. Il estimait que le texte révisé correspondait aux meilleures pratiques en vigueur en matière de comptabilité et de vérification des comptes et il recommandait qu'il soit appliqué dans l'ensemble du système des Nations Unies. Le Secrétaire général souscrit à cette recommandation et invite l'Assemblée générale à approuver le texte révisé du paragraphe 5 du mandat additionnel régissant la vérification des comptes de l'Organisation des Nations Unies.

La note du Secrétaire général (A/52/753) transmet aux membres de l'Assemblée générale, conformément à la résolution 51/225 de l'Assemblée, en date du 3 avril 1997, les propositions du Comité des commissaires aux comptes visant à améliorer la suite donnée à ses recommandations que l'Assemblée générale a approuvées et qui figurent en annexe du document.

Pour permettre de mieux suivre le taux d'application de ses recommandations, le Comité recommande que les administrations présentent systématiquement dans leurs rapports des calendriers d'application des recommandations du Comité, conformément à la résolution 48/216 B. Le Comité recommande en outre que la Caisse commune des pensions du personnel des

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Nations Unies communique des renseignements analogues dans ses rapports à l'Assemblée générale. La présentation des rapports sur la suite donnée aux recommandations du Comité doit être améliorée en précisant le titre ou les fonctions des différents fonctionnaires responsables de l'application de ses recommandations. Lorsqu'une recommandation n'est pas appliquée intégralement, dans les délais prescrits, l'Administration doit fournir une explication dûment étayée. Si l'absence de mesures pour donner suite à une recommandation donnée est attribuable à une négligence ou à une mauvaise gestion de la part du ou des fonctionnaires responsables, l'Administration devrait sanctionner les intéressés.

Pour aider le Comité consultatif à suivre la suite donnée à ses recommandations d'audit, le Comité suggère que l'ONU et ses fonds et programmes ainsi que le secrétariat de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies établissent un mécanisme efficace pour renforcer le contrôle de l'application des recommandations d'audit. À cette fin, on pourrait soit créer un comité spécial composé de hauts fonctionnaires soit, s'il existe déjà un comité de hauts fonctionnaires dans le domaine de l'administration et de la gestion, nommer un interlocuteur pour les questions d'audit et de contrôle et le charger de présenter au Comité, pour examen des rapports trimestriels sur l'application des recommandations d'audit. Par ailleurs, par souci d'uniformité et afin d'améliorer le suivi du taux d'application de ses recommandations, le Comité suggère que tous les rapports soient présentés à l'Assemblée générale sur une base annuelle. Le Comité examinera ces rapports et présentera à l'Assemblée générale un rapport de synthèse sur la suite donnée à ses recommandations.

La note du Secrétaire général (A/52/755) transmet aux membres de l'Assemblée générale, conformément à la résolution 51/225 de l'Assemblée générale et comme suite à la demande du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), le rapport du Comité des commissaires aux comptes sur tous les aspects de son audit spécial actualisé du projet de Système intégré de gestion (SIG).

Le projet de Système intégré de gestion (SIG), lancé en 1988, est un projet complexe et ardu, dont le but est de mettre en place un système informatisé de gestion couvrant l'ensemble de l'Organisation et relié aux divers fonds et programmes. Le Comité des commissaires aux comptes a procédé à un audit spécial de ce projet au Siège de l'Organisation des Nations Unies et est parvenu à plusieurs conclusions. Tout d'abord, le projet, dont le coût était initialement estimé à 28 millions de dollars (chiffres de 1988), a été reprogrammé en 1994, et le coût en a été réestimé à 76 millions de dollars (chiffres de 1994), dont 55 850 000 dollars avaient été déboursés au 31 octobre 1997. Un fournisseur a été engagé en mai 1991 pour mettre au point le système, à un coût total de 17 millions de dollars; en 1996, après 13 amendements, ce coût était passé à 34,5 millions de dollars. L'Administration attribue cette augmentation à l'évolution des besoins, ainsi qu’à des coûts d'appui à la mise en oeuvre, de formation et de maintenance qui

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n'avaient pas été prévus initialement. L'on pense maintenant que le projet qui, à l’origine, devait être achevé au Siège en janvier 1994, ne le sera qu'après juillet 1998. L'Administration a versé 2 590 000 dollars au fournisseur en raison de retards attribués à l'ONU.

Le projet est exécuté par tranches, appelées «modules». Sur les trois modules mis en place jusqu'ici, le module 1 (gestion du personnel) et le module 3 (services financiers et services d'appui) fonctionnent, mais il a fallu clore le module 2 (prestations du personnel) en octobre 1996, 18 mois après son entrée en fonctionnement. Le module 4 (états de paie, gestion des assurances personnelles, et états des congés et du temps de présence) était encore en cours d'élaboration à la date de l'audit. L'Administration avait précédemment abandonné ses plans touchant le module 5, qui devait porter sur l'établissement du budget.

Les cinq principales recommandations du Comité sont les suivantes : l'Administration devrait : a) Établir un plan d’action global indiquant les calendriers et les ressources requises pour résoudre tous les problèmes auxquels se heurte actuellement le SIG; b) Analyser les raisons de l’échec du module 2 et établir un calendrier pour la mise en marche du système; c)Modifier le contrat du SIG pour actualiser la liste de commandes et le plan de travail et les utiliser pour contrôler les paiements et les livraisons; d) S'assurer les compétences voulues au sein de l'Organisation pour s'occuper de la logique, des programmes spécifiques et autres éléments techniques du système, et mettre en place suffisamment d’effectifs qualifiés pour réduire la dépendance par rapport au fournisseur; e) Mettre au point un système de consultation global pour répondre aux besoins des différents utilisateurs concernant les extractions systématiques d’information, ce qui permettrait de réduire au maximum la nécessité d’interroger ponctuellement la base de données.

L'Administration a informé le Comité qu'au 30 novembre 1997, le SIG permettait d'utiliser 850 écrans transactionnels, 3 800 écrans d'aide, et d'assurer la pleine intégration des fonctions ressources humaines et services financiers et services d'appui; le système devait être installé dans 11 lieux d'affectation dans le monde; plus de 320 utilisateurs y avaient quotidiennement accès au Siège; il avait desservi plus de 1 200 utilisateurs et servi à 2 millions d’opérations administratives au Siège au cours des 10 premiers mois de 1997. L'Organisation devrait également prendre des mesures pour rectifier les erreurs de système des modules, et améliorer le système de consultation dans le SIG en général. Le Comité engage l'Administration à aborder les problèmes soulevés dans le présent rapport pour permettre la pleine réalisation du projet.

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Débat général

M. NICK THORNE (Royaume-Uni), s'exprimant au nom de l'Union européenne et de la Bulgarie, de Chypre, de la République tchèque, de l'Estonie, de la Hongrie, de la Pologne, de la Lituanie, de la Roumanie, de la Slovaquie et de la Slovénie, a indiqué que l'Union a pris note et approuvé le rapport du Secrétaire général sur l'amendement du mandat additionnel régissant la vérification des comptes de l'Organisation. Le représentant s'est montré préoccupé de voir que des agents subalternes risquent d'être exposés à des sanctions sans qu'ils disposent d'un recours en appel. Cette disposition devrait seulement s'appliquer aux gestionnaires de programme, a précisé le représentant. Il faudrait rédiger un mandat précis sur la responsabilité de la gestion. L'Union européenne est d'avis que les rapports sur cette question soient fournis selon un rythme annuel.

M. SAHA (Inde) a indiqué que compte tenu des dépassements de coûts, il faudrait que le Secrétariat surveille de manière prioritaire le respect des normes établies et n'acceptent pas les modifications dans les dates de réalisation du projet de Système intégré de gestion. Il est indispensable d'assurer la plus grande efficacité si nécessaire en responsabilisant les participants au projet, a ajouté le représentant.

M. DJAMEL MOKTEFI (Algérie) s'est félicité de la qualité des rapports présentés par le Comité des Commissaires aux comptes, notamment le rapport relatif à l'audit spécial sur le Système intégré de gestion (SIG). Il a précisé qu'il se réserve le droit de revenir plus en détails sur la question dans le cadre de l'examen du point 116 de l'ordre du jour. Il est rassurant dès maintenant de voir que les Commissaires aux comptes ont pu identifier les lacunes du SIG, a toutefois déclaré M. Moktefi.

M. ETUCKET (Ouganda) a déclaré que le rapport du Comité des Commissaires aux comptes est très intéressant et a demandé que la présentation orale du représentant du Comité soit publié comme document officiel.

M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a apporté son soutien à la recommandation contenue dans le rapport A/52/727 sur l'amendement du mandat additionnel régissant la vérification des comptes des Nations Unies. Le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a t-il déjà étudié ces questions et quand pourra-t-il faire part de ses observations à la Commission?

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Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (Point 114)

Documentation

La Cinquième Commission est saisie, au titre du sous-point sur la réforme des achats, des documents A/51/804, A/52/338, A/52/534 et Corr.1, A/52/7/Add.3 et A/52/813 présentés ci-après.

Réforme des achats

Dans un rapport sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) (A/51/804), le Secrétaire général transmet le rapport communiqué par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne portant sur l'examen des pratiques de l'Organisation des Nations Unies en matière d'externalisation. Le Secrétaire général note que des mesures ont été prises ou sont en voie d'être prises pour remédier à bon nombre des problèmes relevés à l'occasion de cet examen, et il approuve les recommandations présentées dans le rapport.

Dans son rapport, le BSCI rappelle qu'afin de compléter les moyens dont elle dispose pour ses activités courantes, l'Organisation fait exécuter à l'extérieur un certain nombre de services. Le BSCI a procédé à un examen approfondi de ses pratiques en la matière, effectuant dans différents lieux d'affectation et différentes missions plusieurs audits qui ont porté sur des services divers et variés.

Gérée correctement, l'externalisation peut être pour l'Organisation un bon moyen non seulement de se procurer les compétences d'expert dont elle a besoin pour compléter les capacités de son personnel, mais aussi de s'acquitter de ses tâches efficacement et au meilleur coût et donc de réaliser des économies. Elle pourrait également permettre aux directeurs de programme de concentrer leurs efforts sur leurs activités de fond et de mieux exercer les activités de base de l'Organisation. Il ressort cependant des audits qu'il faudrait établir des directives pour régir l'externalisation et améliorer la façon dont les adjudicataires sont sélectionnés et dont les marchés sont gérés.

Le BSCI indique qu'au cours des audits, les pratiques en matière d'externalisation ont été examinées sous les aspects suivants : efficacité générale de l'externalisation, à ce jour; mode d'adjudication des services externalisés et qualité des contrôles internes; contrôle de la qualité des prestations des sous-traitants par les responsables, en vue de s'assurer que lesdites prestations correspondent bien à ce qui était prévu dans les marchés; et mode de prise de décisions de l'Administration et moyens d'analyse utilisés. Le Bureau recommande de modifier certaines règles et procédures afin de rationaliser, à l'avenir, la pratique de l'externalisation.

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Le BSCI remarque qu'en matière d'externalisation, il n'existe pas de principes directeurs s'appliquant à toute l'Organisation. C'est en partie à cause de cette lacune que les directeurs de programme adoptent des démarches disparates. Il conviendrait de mettre au point des directives générales assurant l'efficacité de la gestion des opérations d'externalisation dans tous les secteurs de l'Organisation.

L'externalisation peut viser un ou plusieurs résultats : acquisition de compétences techniques, réalisation d'économies, optimisation de l'utilisation des moyens disponibles, achèvement rapide d'une tâche, utilisation de personnel temporaire. Le Bureau a cependant constaté que rares étaient les directeurs de programme qui étaient capables de préciser dans quelle mesure les résultats visés avaient été atteints.

Le BSCI considère qu'une bonne pratique de l'externalisation est conditionnée en grande partie par une bonne connaissance des mécanismes d'achat de la part des responsables. Le Bureau a découvert plusieurs cas de non-respect des procédures de passation des marchés. Il a aussi relevé plusieurs lacunes au stade de la mise en adjudication, notamment en ce qui concerne la tenue de dossiers incomplets et l'insuffisance des recherches effectuées pour connaître le marché et la concurrence.

Dans la majorité des marchés de sous-traitance examinés, les audits du Bureau ont révélé que le directeur de programme n'avait pas procédé à une évaluation systématique des prestations de l'adjudicataire. De fait, les directeurs de programme s'en remettent largement à l'information fournie par le sous-traitant et la vérifient à peine. L'absence d'un contrôle valable des prestations fournies semble être un gros point faible des pratiques de l'Organisation en matière d'externalisation. Il faudrait donc absolument faire en sorte que les prestations soient soumises à un contrôle effectif.

Le BSCI observe que si l'externalisation peut être une initiative utile, elle a une incidence sur les perspectives d'emploi et d'évolution de carrière du personnel. Aussi le Bureau recommande-t-il de créer au sein du Département de l'administration et de la gestion un centre de liaison chargé de déterminer dans quels domaines il pourrait être intéressant de pratiquer l'externalisation, d'apporter un soutien sur le plan des méthodes d'analyse coûts-avantages et, pour un choix d'activités, d'élaborer des critères de décision et de lancer des essais afin de sonder le marché et de voir s'il convient de confier ces activités à l'extérieur.

En conclusion générale, le BSCI estime que l'Organisation devrait envisager sérieusement de développer la pratique de l'externalisation dans les cas où ce choix se justifie par une analyse coûts-avantages. Il est cependant indispensable, si l'on veut en tirer les avantages escomptés sur les plans de l'efficacité et de la productivité, de veiller à ce que la sous-traitance soit soumise à un processus rigoureux de contrôle d'évaluation.

( suivre)

- 14 - AG/AB/411 9 mars 1998

La note du Secrétaire général (A/52/338) transmet aux membres de l'Assemblée générale le rapport du Corps commun d'inspection intitulé "Externalisation en tant qu'impératif de compétitivité entre les organismes des Nations Unies". L'objectif du rapport est d'identifier les moyens d'exploiter les possibilités offertes par l'externalisation en tant qu'impératif de compétitivité pour contribuer à mettre en place dans les organismes des Nations Unies des incitations permanentes à l'amélioration de l'efficacité.

De l'avis du Corps commun d'inspection, l'intérêt de l'externalisation est d'offrir un moyen supplémentaire de réaliser des économies ou d'autres améliorations importantes dans la façon dont une organisation mène ses activités et assure des services. Ce qui importe en premier lieu, c'est que des règles et méthodes soient adoptées pour faire en sorte qu'à chaque fois que le cas s'y prête on étudie aussi bien les solutions externes qu'internes à la question de savoir comment exercer une activité ou assurer un service. Or, pour l'heure tous les organismes des Nations Unies ont recours à l'externalisation, mais généralement de manière ponctuelle, sans être guidés par une politique définie. Une utilisation plus volontariste et planifiée de l'externalisation serait un moyen appréciable de mettre en place des incitations permanentes à l'amélioration de l'efficacité, en faisant jouer la concurrence pour faire se développer une culture caractérisée par l'ouverture à l'innovation et le souci de la rentabilité.

Le rapport souligne cependant que le recours à l'externalisation peut soulever des problèmes et qu'il est donc nécessaire de respecter le caractère international des organismes des Nations Unies, de se doter des compétences voulues pour pouvoir bien contrôler et gérer les activités sous-traitées et éviter les répercussions sur les fonctionnaires concernés. Le personnel ne doit pas avoir à supporter les conséquences des erreurs de gestion passées ou des changements intervenus, indépendamment de leur volonté, dans les domaines techniques ou autres qui ont un rapport avec leur travail.

Le Corps commun d'inspection constate en outre qu'il n'existe pas dans les secrétariats des organismes des Nations Unies un interlocuteur unique, haut placé dans la hiérarchie, qui soit explicitement chargé à la fois d'aider et d'inciter à faire le meilleur usage de l'externalisation. Les organismes des Nations Unies pourraient s'employer plus activement à mettre en commun l'expérience acquise en matière d'externalisation et les enseignements à en tirer, et pratiquer l'externalisation en ordre moins dispersé afin de bénéficier des économies d'échelle et de la meilleure position de force dans les négociations qui en résulteraient.

Partant de ces constatations, les inspecteurs du Corps commun d'inspection ont établi 7 recommandations. Ainsi l'organe délibérant de chacune des organisations participantes devrait prier le chef de secrétariat d'établir pour sa session suivante un énoncé de la politique à suivre afin d'exploiter les possibilités de l'externalisation pour améliorer le rapport

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- 15 - AG/AB/411 9 mars 1998

coût-résultats. Les chefs de secrétariat des organisations participantes devraient établir des règles ou procédures destinées à régir la mise en oeuvre de la politique relative à l'exploitation des possibilités de l'externalisation, visant notamment à indiquer comment appliquer les critères approuvés pour déterminer si une activité ou un service doit être externalisé et faire en sorte que l'organisation garde les moyens de contrôler et de gérer correctement les activités externalisées. Les chefs de secrétariat devraient également énoncer les modifications à apporter à la structure ou au mode de fonctionnement de leur secrétariat pour rendre plus facile l'exploitation de l'externalisation, notamment en ce qui concerne la désignation d'un haut responsable chargé de remplir les fonctions de "facilitateur" à cet effet. Il faut veiller à ce que l'information sur l'utilisation de l'externalisation qui figure dans les documents relatifs à leurs projets de budget ou à l'exécution de leurs budgets soit complète et transparente. Aucun effort ne doit être épargné pour faire en sorte que le personnel ne subisse pas le contrecoup de la décision d'externaliser certaines activités ou certaines services, sinon une protection adéquate doit être garantie aux fonctionnaires. L'Assemblée générale devrait prier le Comité administratif de coordination (CAC) de faire appel au Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) pour mettre au point une définition de l'externalisation applicable à tous les organismes des Nations Unies, pousser ces organismes à mieux partager leurs données d'expérience sur la question et étudier les possibilités d'action conjointe ou concertée dans le domaine de l'externalisation, afin de réaliser des économies d'échelle ou d'être en meilleure position dans les négociations. Enfin, les organes délibérants participants devraient, lorsqu'ils approuveront les politiques d'externalisation, décider d'en examiner et d'en évaluer la mise en oeuvre trois ans après le lancement de celle-ci. A cet effet, les chefs de secrétariat devraient leur présenter un rapport sur la question où ils indiqueraient les économies réalisées, les effets obtenus, les problèmes particuliers rencontrés et les solutions apportées, et où ils formuleraient des propositions sur la manière d'améliorer la politique.

Dans son quatrième rapport sur la réforme des achats (A/52/7/Add.3), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a examiné le rapport sur la réforme des achats que le Secrétaire général a soumis à l'Assemblée générale conformément à sa résolution 51/231 du 13 juin 1997 (A/52/534). S'agissant de l'intégration des activités relatives aux achats au Siège de l'Organisation des Nations Unies, le CCQAB note au paragraphe 7 du rapport du Secrétaire général qu'il a été décidé de regrouper au sein de la Division des achats les fonctions pertinentes du Service des marchés et des achats de l'ancien Département des services d'appui et de gestion pour le développement, à compter du 1er novembre 1997. Le Comité a toutefois été informé que ce regroupement avait été reporté. Il a demandé quelles seraient les incidences financières de cette opération et a été informé que les activités du Département des services d'appui et de gestion

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- 16 - AG/AB/411 9 mars 1998

pour le développement ayant trait aux achats étant financées à l'aide de ressources extrabudgétaires, leur transfert au Département de la gestion n'aurait pas d'incidences pour ce qui est du budget ordinaire.

S'agissant de la révision du manuel de la passation de marchés, le Comité consultatif note au paragraphe 14 du rapport du Secrétaire général que le manuel tiendrait compte des politiques, procédures et instructions établies dans le cadre de la réforme des achats, dont certaines exigeraient des révisions du Règlement financier et des règles de gestion financière de l'Organisation. Il recommande à cet égard que le Secrétariat soumette dès que possible au Comité consultatif et à l'Assemblée générale des propositions concernant les articles ou règles qui, à son avis, devraient être révisés ou modifiés.

Le Comité consultatif s'est renseigné sur la diminution du nombre de postes d'administrateur (29 selon le paragraphe 8 du rapport considéré du Secrétaire général, contre 32 au paragraphe 20 du rapport A/51/7/Add.3 du Comité). Il a été informé que cette diminution correspondait au transfert de trois postes au Service des voyages et des transports. Il lui a été précisé qu'il restait quatre postes vacants au moment où il examinait le rapport. À sa demande également, le Comité a appris que les tribunaux internationaux pour l'ex-Yougoslavie et pour le Rwanda avaient leurs propres groupes des achats, habilités par délégation à acheter des biens et services sur place.

Ayant demandé des précisions sur le recours à du personnel détaché à titre gracieux, le CCQAB a appris que les cinq personnes mises gracieusement à la disposition de la Division étaient détachées par leur gouvernement au titre d'accords dont les dates d'expiration se situaient entre février 1998 et juillet 1999. Il veut croire que les dispositions de la résolution 51/243 de l'Assemblée générale, en date du 15 septembre 1997, seront appliquées.

En ce qui concerne le reclassement d'un poste D-1 à la classe D-2, dont il est question au paragraphe 10 du rapport du Secrétaire général, le Comité consultatif n'a pas reçu suffisamment de renseignements complémentaires et d'éléments de justification pour recommander l'approbation de ce reclassement.

La note du Secrétaire général (A/52/813) transmettant le rapport du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur l'examen de l'application de la réforme des achats, qui lui a été communiqué par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne. Le Secrétaire général prend note des conclusions de ce rapport et souscrit aux recommandations qui y figurent.

Au début des années 90, la valeur des marchés passés par l'Organisation des Nations Unies a considérablement augmenté du fait de la demande croissante de biens et services émanant des missions sur le terrain. Au cours des trois dernières années toutefois, leur valeur moyenne a été ramenée de 500 millions de dollars par an à environ 310 millions, en raison principalement de la réduction de la taille des missions de maintien de la paix.

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- 17 - AG/AB/411 9 mars 1998

Il ressort d'un rapport récent que la réforme des achats est bien engagée. La Division des achats a été restructurée, des directives régissant les achats sont en cours de mise au point et les seuils de délégation des pouvoirs ont été ajustés. Les systèmes intégrés de gestion ont la capacité d'établir tous les états requis et peuvent être renforcés une fois les bases de données mises au point. La Division des achats peut désormais s'appuyer sur du personnel qualifié. Toutefois, il faut continuer de s'attacher à renforcer encore l'ensemble des procédures d'achats. Les domaines posant problème sont les suivants : formation et expérience des fonctionnaires des missions chargés des achats, manuel de la passation des marchés, planification des marchés et qualité du fichier des fournisseurs.

Le Bureau des services de contrôle interne recommande que l'administration envisage d'utiliser les services d'achats et d'administration des marchés que le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets offre en ce qui concerne les projets de développement. Le Règlement financier et les Règles de gestion financière devraient être interprétés comme n'interdisant pas d'entamer une procédure d'achat sans attendre l'allocation de fonds et d'engager des ressources lorsque c'est nécessaire sur le plan opérationnel avant que le budget ait été approuvé. Les marchés portant sur des services de spécialistes, des médicaments et des fournitures médicales ne devraient plus échapper à la procédure d'appel d'offres. Le projet de manuel de passation des marchés devrait être révisé, finalisé et publié dans les meilleurs délais.

Il est également recommandé que les besoins en formation soient précisés et qu'un programme spécial de formation en matière de passation des marchés soit mis au point, en coopération avec le Bureau de la gestion des ressources humaines. Il faudrait établir un roulement des fonctionnaires chargés des achats entre le Siège et les missions, pour améliorer les qualifications générales de ce personnel. Les pouvoirs concernant la passation de marchés devraient être délégués au début d'une mission et les montants autorisés devraient être fonction des besoins de la mission et de sa capacité d'assumer une telle responsabilité. Les capacités existantes en matière d'informatique de gestion devraient être renforcées pour garantir la fiabilité du fichier. La Division des achats devrait rendre compte des progrès réalisés en ce qui concerne les contrats-cadres. Enfin, les départements demandeurs devraient mettre au point et soumettre des plans d'achats annuels.

Présentation des rapports

M. JOSEPH CONNOR, Secrétaire général adjoint à la gestion, a présenté les rapports sur l'examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation et, notamment, sur la réforme des achats s'est déclaré satisfait du fait que de nombreux progrès ont été enregistrés récemment. Pour ce qui est du personnel fourni à titre gracieux, il a indiqué que l'élimination des 5 personnes répondant à ce critère au sein de la Division des achats sera complétée d'ici la fin du mois de juillet 1998. Une

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- 18 - AG/AB/411 9 mars 1998

réflexion est en cours quant à la mise en place d'un programme de formation, mais des conférences et séminaires viennent déjà s'ajouter à la formation proposée au personnel pour arriver à une meilleure connaissance des produits et des marchés internationaux. La Division des achats examine la possibilité que de telles conférences soient organisées en Afrique et dans les pays en transition. Le manuel des achats vient d'être publié ce mois-ci. L'on s'attache tout particulièrement à élargir la base géographique de la liste des fournisseurs, a assuré le Secrétaire général adjoint. Plusieurs pays fournissent désormais leurs annuaires commerciaux et il existe une page d'information sur Internet, à laquelle s'ajoutera en avril prochain une page d'inscription aux appels d'offres. Il est envisagé de faire de la publicité dans des revues internationales pour attirer les fournisseurs de l'Asie et du Moyen-Orient notamment.

En ce qui concerne les services d'achats communs, un sous-comité a envisagé la création de contrats systématisés sur l'ensemble des Nations Unies pour réaliser des économies d'échelle. Le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) a réalisé un examen approfondi sur la sous-traitance et a montré que la sous-traitance n'est que l'une des possibilités d'améliorer l'efficacité de l'Organisation, à condition que celle-ci maintienne son contrôle plein et entier sur les activités réalisées et évite toute conséquence négative sur les fonctionnaires. M. Connor a affirmé que le rapport du Corps commun d'inspection sur la question sera examiné de très prêt par le Secrétaire général. En ce qui concerne les contrats à l'échelle du système, la Division des achats a établi de nouveaux contrats sur le matériel informatique, notamment, et de nouveaux efforts seront fournis pour identifier les nouveaux domaines où ils pourraient s'appliquer. En ce qui concerne les vérifications, plus de 80 rapports ont été présentés. Cela a permis de mieux faire comprendre la base du contrôle réel et l'importance de la transparence. Plusieurs recommandations sont déjà appliquées. Abordant également la question du reclassement de certains postes, M. Connor a rappelé que depuis juin dernier un poste de professionnel P-5 a déjà été redéployé à la Division des achats. Toutefois, il a ajouté que le Secrétaire général estime que compte tenu des responsabilités et de l'ampleur des achats réalisés par l'Organisation, le Directeur de la Division des achats mérite d'être établi au niveau D-2. Il a également réaffirmé l'importance d'une obligation redditionnelle dans le domaine des achats.

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