LA CINQUIEME COMMISSION EXAMINE LES ACTIVITES DU BUREAU DES SERVICES DE CONTROLE INTERNE AINSI QU'UN RAPPORT DU BSCI SUR HABITAT
Communiqué de Presse
AG/AB/345
LA CINQUIEME COMMISSION EXAMINE LES ACTIVITES DU BUREAU DES SERVICES DE CONTROLE INTERNE AINSI QU'UN RAPPORT DU BSCI SUR HABITAT
19970515 La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a poursuivi cet après-midi les travaux de la deuxième partie de sa reprise de session et a examiné les rapports du Secrétaire général sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI), ainsi qu'un rapport du BSCI sur l'examen du programme et des pratiques administratives du Centre des Nations Unies pour les établissements humains (HABITAT). Le Contrôleur des Nations Unies, M. Karl T. Paschke, a présenté le rapport du BSCI. Les représentants des pays suivants ont pris la parole : Pays-Bas (au nom des pays de l'Union européenne et des pays associés), Cuba, Arabie saoudite, Canada, Egypte, Etats-Unis, République islamique d'Iran, République-Unie de Tanzanie (au nom du Groupe des 77 et la Chine), Inde, Algérie, Chine, Côte d'Ivoire et Libéria.Suite à une proposition de l'Egypte, appuyée par les autres délégations, la Cinquième Commission a décidé de demander au Directeur exécutif d'HABITAT de se présenter devant elle afin de répondre aux questions des représentants.
En fin de réunion, le Président de la Commission, M. Ngoni Francis Sengwe (Zimbabwe) a indiqué que le Bureau se prononcera prochainement sur la question de savoir si la Commission examinera le 27 mai prochain les rapports relatifs au financement des tribunaux internationaux des Nations Unies pour l'ex-Yougoslavie et le Rwanda.
La prochaine séance plénière de la Commission aura lieu demain matin, vendredi 16 mai, à 10 heures.
Rapport du Secrétaire général sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (point 141)
Documentation
Les rapports A/51/432 et A/51/530 et Corr.1 ont déjà été présentés dans le communiqué AG/AB/313/Add.1 du 11 novembre 1996.
Dans son rapport sur le renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels (A/51/801), le Secrétaire général présente le bilan des modalités de contrôle interne dans les fonds et programmes visés. Ce bilan a été la première étape d'un processus qui a débouché sur huit recommandations. Les fonds et programmes sur lesquels porte le présent rapport sont les suivants : Centre du commerce international (CCI); Fondation des Nations Unies pour l'habitat et les établissements humains (CNUEH) (Habitat); Fonds du Programme des Nations Unies pour le contrôle international des drogues (PNUCID); Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD); Fonds du Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE); Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP); Fonds de contributions volontaires administrés par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés (HCR); Fonds des Nations Unies pour l'enfance (UNICEF); Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR); Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS); Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche-Orient (UNRWA); Université des Nations Unies (UNU); et Programme alimentaire mondial (PAM).
Il ressort de ce bilan que certains fonds et programmes possèdent leur propre service de contrôle, mais que dans les autres entités étudiées, les activités de contrôle relèvent d'autres unités administratives. Étant donné la manière dont le Bureau préconise de recentrer le contrôle et l'évaluation de l'exécution des programmes, il est recommandé que le contrôle soit considéré comme faisant partie intégrante des responsabilités incombant aux administrateurs de programme, et mis en place dans cette optique. Quelle que soit la structure administrative adoptée jusqu'à présent pour les tâches de contrôle, le service qui en est chargé devrait servir de catalyseur, c'est-à-dire réunir les données voulues et, ce qui est plus important, évaluer les résultats des activités relatives aux programmes et en rendre compte de manière indépendante. En outre, il faudrait que les fonds et les programmes où ces domaines laissent à désirer appliquent à tout le moins les directives du Bureau sur le contrôle et l'évaluation des programmes. Dans la plupart des fonds et programmes, le service d'audit est actuellement chargé des inspections. L'expérience a montré au Bureau qu'il est essentiel que les membres de l'équipe d'inspection possèdent des connaissances spécialisées dans le domaine considéré. De plus, l'équipe d'inspection doit souvent être constituée dans les plus brefs délais pour faire face à un problème particulier. Afin de répondre aux deux impératifs susmentionnés, il est recommandé que l'on envisage de créer des services d'inspection distincts dans
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les fonds et programmes les plus importants. Lorsque cela ne s'avère pas possible, il est conseillé d'établir au sein du service d'audit une équipe d'inspection dont les membres seraient formés en conséquence. Le Bureau des services de contrôle interne est également disposé à aider tout fonds ou programme qui déciderait de ne pas créer son propre service d'inspection. Parmi les fonds et programmes étudiés, seul le PAM a créé un service analogue à la Section d'investigation du Bureau des services de contrôle interne. Le Bureau fournit actuellement des services d'investigation à tout fonds ou programme qui en fait la demande, compte tenu du caractère prioritaire de celle-ci. Pour que la Section d'investigation puisse mieux s'acquitter de sa tâche, il faut que le fonds ou le programme demandeur lui alloue des ressources. Les entités qui décident de créer leur propre service d'investigation doivent veiller à ce que celui-ci ait les moyens d'agir de manière autonome et à ce que soient élaborés des mécanismes et procédures qui garantissent la confidentialité des informations communiquées tout en protégeant ceux qui les communiquent en bonne foi et ceux qui en sont l'objet.
Il ressort de l'étude que, dans la plupart des cas, la coopération instaurée entre les services de contrôle des différents fonds et programmes opérationnels n'est pas suffisamment institutionnalisée. Il est recommandé que les chefs des services de contrôle interne ou des autres services assumant des fonctions de contrôle se réunissent chaque mois pour aborder des questions et échanger des informations relatives au domaine considéré. Il est recommandé en outre de tenir dans tous les fonds et programmes des réunions périodiques des services de contrôle interne et des cadres supérieurs, qui s'occuperaient des questions de planification et de coordination des recommandations issues des activités de contrôle interne, ainsi que de leur application. Les fonds et programmes étudiés ont souligné qu'ils ne s'assuraient de la suite donnée aux recommandations des services de contrôle interne qu'à l'occasion d'examens ultérieurs. Il est possible d'accroître l'efficacité des services de contrôle interne si l'on veille davantage à ce que les recommandations soient appliquées en temps voulu. Il est donc vivement recommandé que les services de contrôle interne des fonds et programmes élaborent un mécanisme permanent de suivi des recommandations. Ce mécanisme devrait comporter des procédures qui prévoient les mesures à prendre en cas de non-respect des recommandations et qui permettent d'informer périodiquement le chef de secrétariat de la suite donnée aux recommandations.
Il ressort de la présente étude que les procédures relatives à l'établissement des rapports sont insuffisantes dans la plupart des fonds et programmes. Il est recommandé que ces procédures soient harmonisées avec celles qui ont été fixées pour le Bureau des services de contrôle interne par la résolution 48/218 B de l'Assemblée générale. Les services de contrôle interne devraient être autorisés à présenter à leur organe directeur, par l'intermédiaire du chef de secrétariat, des rapports d'ensemble périodiques et des rapports spéciaux sur des questions particulières. Les rapports du Bureau visant un fonds ou programme déterminé devraient être communiqués, sur demande du Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, à l'organe
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directeur par le chef de secrétariat, assortis le cas échéant des observations de ce dernier. Afin de renforcer et d'unifier les procédures relatives à l'établissement des rapports, le Secrétaire général recommande qu'outre les rapports présentés par le Bureau des services de contrôle interne, un rapport résumant les questions de contrôle interne propres à chaque fonds et programme opérationnel soit soumis à l'Assemblée générale. Chaque entité serait chargée de rédiger la partie du rapport qui la concerne, afin d'éviter toute répétition; ces parties seraient également présentées à l'organe directeur pour examen et approbation avant d'être transmises au Bureau. Le rapport en question permettrait à l'Assemblée de suivre les activités de contrôle exercées dans chaque organisme et lui donnerait un aperçu général des progrès réalisés et des améliorations à apporter.
Etant donné qu'il est chargé d'améliorer les mécanismes de contrôle interne des fonds et programmes opérationnels et qu'il joue un rôle de coordination, le Bureau des services de contrôle interne devrait être habilité à demander et obtenir des services de contrôle interne ou des chefs de secrétariat concernés toute information pertinente portant sur des points particuliers ou généraux. Il devrait également avoir le droit de formuler des observations, le cas échéant, sur la qualité et l'efficacité des activités de contrôle interne des fonds et programmes, activités dont il serait rendu compte à l'Assemblée générale.
Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (point 112)
Documentation
La Cinquième Commission est saisie d'une note du Secrétaire général (A/51/884) relative à l'examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'ONU et au rapport du Secrétaire général sur les activités du bureau des services de contrôle interne, en application de la résolution 48/218 B de l'Assemblée générale par laquelle le Secrétaire général transmet à l'Assemblée le rapport que lui a communiqué le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, au sujet de l'examen des pratiques concernant les programmes et l'administration du Centre des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat). Le Secrétaire général prend note des conclusions du rapport et souscrit aux recommandations qui y figurent.
Dans cette note, il est indiqué que le Centre des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat) est situé, de même que le Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE), dans le quartier de Gigiri à Nairobi. L'organisation se trouve à un point critique de son existence et il est donc justifié que son administration ainsi que les intéressés étudient de près la question. D'une part, le Centre souffre de carences importantes concernant les systèmes, le personnel et la méthode de gestion, la solution du problème exigeant de la fermeté et de la continuité dans l'administration. D'autre part, la tâche fondamentale qui a été confiée au Centre est très
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importante pour de nombreux intéressés du système des Nations Unies et le Centre a la possibilité de jouer un rôle important dans une Organisation des Nations Unies réformée et restructurée.
Entre le mois de mars 1993 et le milieu de 1996, Habitat a opéré dans un climat qui ne facilite pas la continuité et la cohérence de la gestion. Pendant une année environ, le Centre a fonctionné par l'entremise d'un organe (le Comité supérieur de gestion) placé sous la supervision générale du Directeur exécutif du PNUE. Le Chef actuel du Centre a été nommé en février 1994. Par la suite, étant donné le poids des responsabilités qui lui ont été confiées pour préparer la Conférence des Nations Unies sur les établissements humains (Habitat II), la gestion du Centre a été déléguée à une équipe exécutive composée de deux fonctionnaires. Cette délégation a été définie en termes généraux, sans préciser les limites des responsabilités et des pouvoirs des deux fonctionnaires concernés.
En l'absence de direction, d'importantes carences sont apparues dans la gestion des programmes et des ressources humaines et financières du Centre. Une structure organisationnelle déséquilibrée a été mise en place, dans laquelle la prise des décisions concernant tous les programmes a été concentrée en la personne d'un seul directeur, ce qui a créé de fait un "centre" au sein du Centre lui-même. Ce nouveau cadre n'a pas permis de renforcer la coordination et l'intégration du programme de travail, ni de mieux harmoniser la structure des programmes. Il en est résulté des chevauchements inutiles dans les tâches fonctionnelles, ce qui a créé la confusion et estompé les responsabilités.
L'absence d'instruments internes permettant de fournir des orientations collectives est apparente, comme l'est le manque de communication horizontale et verticale entre les principaux responsables de l'exécution des programmes et de l'utilisation des ressources. Il ne semble guère que les questions de politique générale soient examinées au sein d'une instance particulière. Ainsi, les questions relatives à la stratégie, aux priorités, à la réaffectation des ressources et à la création de nouvelles unités organiques ne semblent pas avoir fait l'objet d'une réflexion collective au sein du Centre. À cet égard, l'Équipe a noté que le Centre s'était efforcé, au fil des ans, de créer un certain nombre de petits bureaux en divers endroits d'Europe, d'Amérique latine et d'Asie. Rien n'indique que ce processus ait fait partie d'une stratégie d'ensemble. Quant aux décisions concernant le personnel et les finances, elles paraissent être prises en petit comité et manquer de transparence. Certaines indications montrent également que les décisions prises ont parfois été personnalisées.
Le Bureau de coordination des programmes n'a pas rempli sa tâche principale de coordination et de contrôle. Rien n'indique que les divers services et divisions du Centre reçoivent régulièrement des orientations de ce Bureau, ni que le programme de travail soit coordonné et intégré de manière concertée. Ainsi, il n'est pas suffisamment tenu compte de l'importante
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synergie qui existe entre la recherche et la coopération technique et il existe très peu d'exemples de coopération entre les divisions pour ce qui est des produits du programme de travail. En ce qui concerne le contrôle, il n'existe aucun système efficace permettant de suivre l'exécution des activités, d'évaluer les résultats et d'en informer en retour les cadres supérieurs de gestion. Le problème est compliqué par les limites du contrôle exercé par l'organe intergouvernemental concerné, à savoir la Commission des établissements humains qui se réunit tous les deux ans.
Le système de contrôle interne des ressources est faible et dispersé. Le problème se complique en raison du manque d'engagement de l'administration à l'égard du processus de contrôle interne. L'affectation et l'avancement du personnel en pâtissent, de même que le contrôle du tableau d'effectifs et l'adjudication des marchés. Ce manque d'engagement se reflète aussi dans la conduite de l'administration au sujet d'une affaire de conflit d'intérêts qui a été portée à son attention par les commissaires aux comptes au début de 1994. Le Bureau des services de contrôle interne a l'intention de mener une enquête à ce propos afin de déterminer la responsabilité de ceux qui ont été impliqués dès le départ dans l'affaire et de rectifier toute décision administrative inappropriée qui aurait pu être prise dans ce domaine.
Tous ces facteurs se combinent pour entamer le moral de l'ensemble du secrétariat et créer un milieu de travail qui ne facilite pas l'efficacité et la productivité. C'est en grande partie en raison de ce climat que les réserves sont épuisées et que la situation financière du Centre est déficitaire en ce qui concerne aussi bien le compte de la Fondation que le compte "frais généraux", ce qui nuit au programme de travail et à la confiance des donateurs. Par conséquent, la situation du Centre est grave et il ne saurait être toléré qu'elle se poursuive ainsi. Elle est grave en raison de l'absence de certitude que les ressources dont dispose le Centre sont utilisées dans un souci d'efficacité et d'économie; elle est grave aussi du fait qu'il est manifeste que le secrétariat bénéficie d'un bon nombre de fonctionnaires tout à fait qualifiés et motivés qui sont en mesure de produire des travaux d'une utilité réelle pour de multiples clients et intéressés.
Étant donné les tâches particulièrement lourdes que le Chef du Centre a dû accomplir pour préparer la Conférence des Nations Unies sur les établissements humains (Habitat II) et le volume d'énergie qui a dû être consacré à ce travail d'organisation, il se peut que certaines des carences susmentionnées aient été inévitables. Cependant, en raison de la gravité des problèmes identifiés par l'Équipe d'inspection, il serait répréhensible de laisser la situation actuelle se prolonger plus longtemps.
Déclarations
M. PAUL MENKVELD (Pays-Bas, au nom de l'Union européenne et des pays associés), a indiqué que l'Union européenne a déjà fait, le 14 novembre dernier, une déclaration sur le deuxième rapport annuel du Secrétaire général
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sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (A/51/432). Aujourd'hui, l'Union européenne souhaite intervenir sur le rapport intitulé "renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels", qui figure au document A/51/801. Ce rapport a été présenté en mars 1997 par M. Karl Paschke, Secrétaire général adjoint au nom du Secrétaire général. L'Union européenne se félicite d'avoir l'occasion de commenter ce rapport et espère que les consultations permettront d'obtenir des résultats constructifs permettant de renforcer le mécanisme de contrôle interne au sein de l'ensemble du système des Nations Unies. Dans ce rapport, préparé en consultation avec les responsables et les instances dirigeantes des fonds et programmes des Nations Unies, le Secrétaire général présente une vue d'ensemble générale des mécanismes de contrôle interne existants sur les fonds et programmes. Ce rapport montre qu'il existe différents degrés de contrôle interne dans les fonds et programmes des Nations Unies, qu'il existe un grand nombre de carences, et que la norme ne correspond pas toujours au niveau envisagé dans la résolution 48/218 B. La situation d'ensemble des fonds et programmes à cet égard peut, dans une large mesure, être comparée à celle qui prévalait au Secrétariat avec la création du Bureau de contrôle interne.
L'Union européenne se réjouit, tout comme le Secrétaire général, de noter qu'au cours de la préparation du rapport, plusieurs fonds et programmes ont pris des mesures afin de renforcer leur système de contrôle interne. Afin de pallier les carences encore existantes, le Secrétaire général a présenté dans son rapport de nombreuses recommandations pour que des actions soient prises par toutes les parties concernées, à savoir le Secrétaire général lui- même, le Bureau des services de contrôle interne, les organes de directions et les responsables des fonds et programmes. L'Union européenne appuie fermement le renforcement du mécanisme de contrôle interne au sein du système des Nations Unies. Elle estime que les fonctions d'audit interne, de supervision, d'inspection, d'évaluation, d'enquête et de compte rendu sont essentielles pour l'efficacité de la gestion. Dans le même temps, l'Union européenne souligne l'importance du rôle des instances de direction, compte tenu de leur responsabilité en matière de mise en oeuvre et de renforcement du système d'évaluation interne des fonds et programmes. L'Union européenne appuie les recommandations du Secrétaire général et attend avec impatience leur mise en oeuvre au cours des consultations avec les instances dirigeantes et les chefs des fonds et programmes.
Mme ANA SILVIA RODRIGUEZ ABASCAL (Cuba) a déclaré que sa délégation était préoccupée par le fait que la résolution 48/218 B sur la procédure de préparation du rapport a été mal expliquée. Les changements qui sont introduits ne tiennent pas compte des avis des Etats Membres à propos des recommandations, qui ont été entérinées en bloc. Or, il existe des positions divergentes à propos des documents. Le rapport aurait dû refléter sans équivoque les décisions des conseils exécutifs des fonds et programmes, mais cela n'a pas été le cas. Le BSCI pourrait fournir des services d'enquêtes indépendants aux programmes qui ne bénéficient pas de tels services. Cuba estime qu'il n'est pas pertinent d'appuyer ces décisions qui ne bénéficient
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plus de l'appui d'un grand nombre des pays donateurs. La délégation de Cuba propose que l'Assemblée générale demande aux conseils exécutifs des fonds et programmes de présenter le plus rapidement possible leurs décisions.
M. AHMED FARID (Arabie saoudite) a appuyé les recommandations du BSCI sur les mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes. Il s'est déclaré préoccupé par les résultats d'Habitat et a souligné la nécessité de mettre un terme aux contrats de certaines personnes et de rendre le contenu des postes vacants conforme à la réalité des faits.
M. SAMUEL HANSON (Canada) a rappelé que le programme de travail prévoit la présentation le 27 mai des rapports sur les tribunaux internationaux. La délégation du Canada demande qu'elle soit faite plus tôt pour permettre à des consultations officieuses de se tenir d'ici la fin du mois.
M. MOHAMED FATTAH (Egypte) a demandé la présence du responsable exécutif du centre pour qu'il présente son point de vue et ses commentaires. Il a demandé à avoir une vision plus complète de la situation.
M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) a appuyé les recommandations du Secrétaire général contenues dans son rapport sur le renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels et a déclaré attendre la mise en oeuvre de celles-ci. S'agissant du rapport sur HABITAT, le représentant a souhaité disposer de renseignements sur les résultats de la réunion que la Commission sur les établissement humains a récemment tenue à Nairobi. Les Etats-Unis estiment que tous les fonctionnaires d'HABITAT sont responsables des problèmes et de la situation difficile que connaît le Centre.
M. SEYED MORTEZA MIRMOHAMMAD (République islamique d'Iran) a estimé que la Cinquième Commission devrait être mieux informée des décisions prises par les conseils d'administration des fonds et programmes opérationnels.
M. DAUDI NGELAUTWA MWAKAWAGO (République-Unie de Tanzanie, au nom du Groupe des 77 et de la Chine) a souhaité disposer du rapport du Bureau des services de contrôle interne sur HABITAT. Le représentant a émis l'espoir que le Directeur exécutif d'HABITAT présentera prochainement aux membres de la Cinquième Commission les résultats de la réunion qui s'est récemment tenue à Nairobi.
Mme RODRIGUEZ ABASCAL (Cuba) a appuyé la proposition faite par l'Egypte qui demande que le Directeur exécutif d'HABITAT intervienne devant la Cinquième Commission. Cuba souhaite également, après la proposition faite par le Canada, disposer d'informations complémentaires sur le fonctionnement des tribunaux internationaux créés sous l'égide des Nations Unies. Cuba ne juge toutefois pas souhaitable d'avancer la discussion sur les deux tribunaux internationaux. "Il est préférable d'avoir une vision d'ensemble du fonctionnement de ces tribunaux", a déclaré la représentante. Pour ce faire,
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il convient de disposer du rapport du Secrétaire général et de le comparer à celui du Bureau des services de contrôle interne.
M. RAJAT SAHA (Inde) a appuyé la proposition de l'Egypte, dont l'application permettra d'avoir une opinion plus équilibrée.
M. DAJMEL MOKTEFI (Algérie) a appuyé le souhait de voir le directeur exécutif d'Habitat venir s'exprimer sur le rapport du BSCI devant la Commission.
M. PAUL MENKVELD (Pays-Bas, au nom de l'Union européenne) a rappelé que le document sur les établissement humains avait été présenté peu avant la réunion de la Commission sur Habitat. Il apparaît que des problèmes administratifs sérieux ont entravé le fonctionnement du Centre. Ces problèmes doivent être réglés le plus tôt possible et les recommandations sur les moyens de renforcer le centre doivent être appliquées immédiatement.
M. ZHANG WANHAI (Chine) a fait sienne la proposition faite par le délégué de l'Egypte.
M. HANSON (Canada) a précisé qu'il avait demandé que les deux rapports du BSCI sur les tribunaux soient présentés dans le cadre des points pertinents de l'ordre du jour, mais qu'il était disposé à s'en remettre au bureau de la Commission.
M. ABOUNOU MANLAN (Côte d'Ivoire) et Mme FAMATTA ROSE OSODE (Libéria) ont également appuyé la proposition faite par le représentant de la République-Unie de Tanzanie qui a demandé que le Directeur exécutif d'HABITAT vienne s'expliquer et intervienne en personne devant la Cinquième Commission.
M. NGONI FRANCIS SENGWE, Président de la Commission, abordant la question du fonctionnement et du financement des tribunaux internationaux des Nations Unies sur l'ex-Yougoslavie et sur le Rwanda, a indiqué que le rapport du CCQAB sur la question ne sera publié que le 23 mai. Le Président a précisé que ce rapport sera particulièrement détaillé et contiendra 72 pages.
M. HANSON (Canada), notant que le rapport du CCQAB sera un long rapport, a justifié la proposition qu'il a préalablement faite visant à ce que les rapports du Bureau des services de contrôle interne sur les deux tribunaux internationaux soient diffusés dans les plus brefs délais, afin de permettre aux délégations de pouvoir examiner attentivement l'importante documentation relative à ces questions.
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