LA CINQUIEME COMMISSION POURSUIT L'EXAMEN DES ACTIVITES DU BUREAU DES SERVICES DE CONTROLE INTERNE ET DE L'EFFICACITE DE L'ORGANISATION
Communiqué de Presse
AG/AB/339
LA CINQUIEME COMMISSION POURSUIT L'EXAMEN DES ACTIVITES DU BUREAU DES SERVICES DE CONTROLE INTERNE ET DE L'EFFICACITE DE L'ORGANISATION
19970317 La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a poursuivi cet après-midi son examen des activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI). Le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, M. Karl T. Paschke, a présenté les rapports du Secrétaire général sur la question. Les représentants de l'Arabie saoudite et des Etats-Unis sont intervenus.La Cinquième Commission a par ailleurs poursuivi son examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies. Les représentants des pays suivants : Tanzanie (au nom du groupe des 77 et de la Chine), Cuba, Argentine et Etats-Unis ont fait une déclaration.
La prochaine réunion de la Cinquième Commission aura lieu lundi 24 mars à partir de 15 heures.
Rapport du Secrétaire général sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (point 141) Documentation
Les rapports du Secrétaire général sur les activités du Bureau des services de contrôle interne portant les cotes A/50/945, A/50/1004, A/50/1005, A/51/432 et A/51/530 et Corr.1 ont été publiés dans le communiqué de presse AG/AB/313/Add.1 du 11 novembre 1996.
Le rapport du Secrétaire général sur le renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels (A/51/801) a été rédigé à sa demande par le Bureau des services de contrôle interne, qui s'est mis en rapport avec les fonds et programmes en cause pour obtenir des informations sur leurs mécanismes de contrôle interne, et a pu ainsi déterminer les structures administratives et les procédures que lesdits fonds et programmes ont mises en place, ou dont les a dotés le Bureau, et qui leur permettent de pratiquer le contrôle interne à divers degrés. Ce bilan des modalités de contrôle interne dans les fonds et programmes visés a été la première étape d'un processus qui a débouché sur huit recommandations. Les fonds et programmes sur lesquels porte le présent rapport sont les suivants : Centre du commerce international (CCI); Fondation des Nations Unies pour l'habitat et les établissements humains (CNUEH) (Habitat); Fonds du Programme des Nations Unies pour le contrôle international des drogues (PNUCID); Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD); Fonds du Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE); Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP); Fonds de contributions volontaires administrés par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés (HCR); Fonds des Nations Unies pour l'enfance (UNICEF); Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR); Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS); Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche-Orient (UNRWA); Université des Nations Unies (UNU); et Programme alimentaire mondial (PAM).
Il ressort de l'étude réalisée que certains fonds et programmes possèdent leur propre service de contrôle, mais que dans les autres entités étudiées, les activités de contrôle relèvent d'autres unités administratives. Étant donné la manière dont le Bureau préconise de recentrer le contrôle et l'évaluation de l'exécution des programmes, il est recommandé que le contrôle soit considéré comme faisant partie intégrante des responsabilités incombant aux administrateurs de programme, et mis en place dans cette optique. Quelle que soit la structure administrative adoptée jusqu'à présent pour les tâches de contrôle, le service qui en est chargé devrait servir de catalyseur, c'est-à-dire réunir les données voulues et, ce qui est plus important, évaluer les résultats des activités relatives aux programmes et en rendre compte de manière indépendante. En outre, il faudrait que les fonds et les programmes où ces domaines laissent à désirer appliquent à tout le moins les directives du Bureau sur le contrôle et l'évaluation des programmes. Dans la plupart des fonds et programmes, le service d'audit est actuellement chargé des
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inspections. L'expérience a montré au Bureau qu'il est essentiel que les membres de l'équipe d'inspection possèdent des connaissances spécialisées dans le domaine considéré. De plus, l'équipe d'inspection doit souvent être constituée dans les plus brefs délais pour faire face à un problème particulier. Afin de répondre aux deux impératifs susmentionnés, il est recommandé que l'on envisage de créer des services d'inspection distincts dans les fonds et programmes les plus importants. Lorsque cela ne s'avère pas possible, il est conseillé d'établir au sein du service d'audit une équipe d'inspection dont les membres seraient formés en conséquence. Le Bureau des services de contrôle interne est également disposé à aider tout fonds ou programme qui déciderait de ne pas créer son propre service d'inspection. Parmi les fonds et programmes étudiés, seul le PAM a créé un service analogue à la Section d'investigation du Bureau des services de contrôle interne. Le Bureau fournit actuellement des services d'investigation à tout fonds ou programme qui en fait la demande, compte tenu du caractère prioritaire de celle-ci. Pour que la Section d'investigation puisse mieux s'acquitter de sa tâche, il faut que le fonds ou le programme demandeur lui alloue des ressources. Les entités qui décident de créer leur propre service d'investigation doivent veiller à ce que celui-ci ait les moyens d'agir de manière autonome et à ce que soient élaborés des mécanismes et procédures qui garantissent la confidentialité des informations communiquées tout en protégeant ceux qui les communiquent en bonne foi et ceux qui en sont l'objet.
Il ressort de l'étude réalisée que, dans la plupart des cas, la coopération instaurée entre les services de contrôle des différents fonds et programmes opérationnels n'est pas suffisamment institutionnalisée. Il est recommandé que les chefs des services de contrôle interne ou des autres services assumant des fonctions de contrôle se réunissent chaque mois pour aborder des questions et échanger des informations relatives au domaine considéré. Il est recommandé en outre de tenir dans tous les fonds et programmes des réunions périodiques des services de contrôle interne et des cadres supérieurs, qui s'occuperaient des questions de planification et de coordination des recommandations issues des activités de contrôle interne, ainsi que de leur application. Les fonds et programmes étudiés ont souligné qu'ils ne s'assuraient de la suite donnée aux recommandations des services de contrôle interne qu'à l'occasion d'examens ultérieurs. Il est possible d'accroître l'efficacité des services de contrôle interne si l'on veille davantage à ce que les recommandations soient appliquées en temps voulu. Il est donc vivement recommandé que les services de contrôle interne des fonds et programmes élaborent un mécanisme permanent de suivi des recommandations. Ce mécanisme devrait comporter des procédures qui prévoient les mesures à prendre en cas de non-respect des recommandations et qui permettent d'informer périodiquement le chef de secrétariat de la suite donnée aux recommandations.
Il ressort de la présente étude que les procédures relatives à l'établissement des rapports sont insuffisantes dans la plupart des fonds et programmes. Il est recommandé que ces procédures soient harmonisées avec celles qui ont été fixées pour le Bureau des services de contrôle interne par
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la résolution 48/218 B de l'Assemblée générale. Les services de contrôle interne devraient être autorisés à présenter à leur organe directeur, par l'intermédiaire du chef de secrétariat, des rapports d'ensemble périodiques et des rapports spéciaux sur des questions particulières. Les rapports du Bureau visant un fonds ou programme déterminé devraient être communiqués, sur demande du Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, à l'organe directeur par le chef de secrétariat, assortis le cas échéant des observations de ce dernier. Afin de renforcer et d'unifier les procédures relatives à l'établissement des rapports, le Secrétaire général recommande qu'outre les rapports présentés par le Bureau des services de contrôle interne, un rapport résumant les questions de contrôle interne propres à chaque fonds et programme opérationnel soit soumis à l'Assemblée générale. Chaque entité serait chargée de rédiger la partie du rapport qui la concerne, afin d'éviter toute répétition; ces parties seraient également présentées à l'organe directeur pour examen et approbation avant d'être transmises au Bureau. Le rapport en question permettrait à l'Assemblée de suivre les activités de contrôle exercées dans chaque organisme et lui donnerait un aperçu général des progrès réalisés et des améliorations à apporter.
Etant donné qu'il est chargé d'améliorer les mécanismes de contrôle interne des fonds et programmes opérationnels et qu'il joue un rôle de coordination, le Bureau des services de contrôle interne devrait être habilité à demander et obtenir des services de contrôle interne ou des chefs de secrétariat concernés toute information pertinente portant sur des points particuliers ou généraux. Il devrait également avoir le droit de formuler des observations, le cas échéant, sur la qualité et l'efficacité des activités de contrôle interne des fonds et programmes, activités dont il serait rendu compte à l'Assemblée générale.
Dans un rapport sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) (A/51/802), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale le rapport que le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne lui a remis sur l'audit des services de restauration au Siège. Le Secrétaire général note que des mesures ont été prises ou amorcées pour corriger bon nombre des anomalies signalées dans l'audit et souscrit aux recommandations contenues dans le rapport.
Dans son rapport, le BSCI rappelle qu'il a procédé, sur la demande de l'Assemblée générale, à un audit de la gestion des services de restauration au Siège de l'Organisation des Nations Unies. Depuis 1986, ces services sont gérés par un contractant sur la base d'un régime de libre entreprise. L'audit consistait d'une part à examiner les dispositions du contrat et le contrôle exercé par l'ONU sur son exécution et, d'autre part, à analyser les comptes d'exploitation présentés par le contractant à l'Organisation. Il est également fait référence à des constatations pertinentes d'audits portant sur les services de restauration de l'Office des Nations Unies à Genève et du Centre (CNUCED/OMC) du commerce international.
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Le BSCI constate que les dispositions contractuelles en vigueur ont permis à l'ONU d'éviter de subir des pertes financières supplémentaires imputables aux services de restauration. Bien que cela représente un progrès considérable par rapport à la situation antérieure, le voeu exprimé par l'Assemblée générale, selon lequel les restaurants et services annexes devaient autant que possible être capables d'équilibrer leur budget sur leurs ressources, n'a pas été réalisé. Le contractant n'a pas non plus utilisé au mieux les ressources de l'Organisation.
Le contrat stipulait que le gérant conserverait, à titre de rémunération, l'excédent des recettes brutes sur les dépenses d'exploitation et qu'il épongerait toute perte éventuelle. Les coûts directs et indirects pris en charge par l'Organisation pour la mise à disposition et l'entretien des installations (locaux, équipement, eau, gaz, électricité, etc.) n'étaient toutefois pas compris dans les dépenses d'exploitation. Ainsi, avec un investissement modeste, le contractant a réalisé un profit substantiel de plus de 12 millions de dollars pendant la période de 10 ans allant de 1986 à 1996 alors que l'ONU continuait à subventionner les services de restauration. L'Organisation aurait pu revendiquer une part équitable de ces bénéfices ou obtenir le remboursement des dépenses qu'elle a engagées dans l'entreprise si le contrat avait comporté des dispositions à cet effet.
En fait, le contractant assure la gestion et l'exploitation des services de restauration au Siège pour le compte de l'ONU. Tous les encaissements provenant des usagers et les achats de produits alimentaires, de boissons et de fournitures sont effectués au nom de cette dernière. Si le contractant était incapable de faire face à ses obligations financières, l'Organisation pourrait avoir à répondre de ses dettes.
Afin de protéger dûment ses avoirs, l'ONU doit vérifier l'exactitude et la validité des opérations effectuées en son nom. Or, le Bureau des services de contrôle interne a constaté que les procédures de contrôle laissaient généralement à désirer.
Le Bureau des services de contrôle interne recommande de définir clairement les objectifs applicables aux services de restauration de l'ONU, ainsi que de sous-traiter entièrement la gestion des services de restauration au Siège, l'ONU devant exercer un contrôle adéquat sur cette gestion conformément aux conditions stipulées dans le contrat. Pour le BSCI, il conviendrait en outre de recenser toutes dépenses afférentes aux locaux et au matériel fournis par l'ONU pour les restaurants et les services annexes et, dans la mesure du possible, de les faire rembourser par le contractant, ainsi que de mettre en place un mécanisme raisonnable et équitable de partage des bénéfices entre l'Organisation et le contractant.
Le BSCI estime par ailleurs qu'il convient de définir clairement les critères à appliquer pour la sélection des fournisseurs, et de demander au contractant de présenter des états financiers annuels vérifiés pour les
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services de restauration. Il conviendrait d'inclure dans le contrat, outre des indices de prix à la consommation, des critères d'assurance. Il faut également revitaliser les comités de services de restauration et renforcer le contrôle de la gestion des restaurants et des services annexes, ainsi que procéder régulièrement à des inspections sanitaires des locaux et à des examens de santé pour les employés et veiller à un entretien adéquat des locaux et de leur équipement.
Le Bureau signale que ses recommandations ont été incorporées dans le nouvel appel d'offres et qu'elles seront prises en considération lors de l'élaboration du nouveau contrat pour les services de restauration à l'Organisation des Nations Unies.
Dans un rapport sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) (A/51/804), le Secrétaire général transmet le rapport communiqué par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne portant sur l'examen des pratiques de l'Organisation des Nations Unies en matière d'externalisation. Le Secrétaire général note que des mesures ont été prises ou sont en voie d'être prises pour remédier à bon nombre des problèmes relevés à l'occasion de cet examen, et il approuve les recommandations présentées dans le rapport.
Dans son rapport, le BSCI rappelle qu'afin de compléter les moyens dont elle dispose pour ses activités courantes, l'Organisation fait exécuter à l'extérieur un certain nombre de services. Le BSCI a procédé à un examen approfondi de ses pratiques en la matière, effectuant dans différents lieux d'affectation et différentes missions plusieurs audits qui ont porté sur des services divers et variés.
Gérée correctement, l'externalisation peut être pour l'Organisation un bon moyen non seulement de se procurer les compétences d'expert dont elle a besoin pour compléter les capacités de son personnel, mais aussi de s'acquitter de ses tâches efficacement et au meilleur coût et donc de réaliser des économies. Elle pourrait également permettre aux directeurs de programme de concentrer leurs efforts sur leurs activités de fond et de mieux exercer les activités de base de l'Organisation. Il ressort cependant des audits qu'il faudrait établir des directives pour régir l'externalisation et améliorer la façon dont les adjudicataires sont sélectionnés et dont les marchés sont gérés.
Le BSCI indique qu'au cours des audits, les pratiques en matière d'externalisation ont été examinées sous les aspects suivants : efficacité générale de l'externalisation, à ce jour; mode d'adjudication des services externalisés et qualité des contrôles internes; contrôle de la qualité des prestations des sous-traitants par les responsables, en vue de s'assurer que lesdites prestations correspondent bien à ce qui était prévu dans les marchés; et mode de prise de décisions de l'Administration et moyens d'analyse
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utilisés. Le Bureau recommande de modifier certaines règles et procédures afin de rationaliser, à l'avenir, la pratique de l'externalisation.
Le BSCI remarque qu'en matière d'externalisation, il n'existe pas de principes directeurs s'appliquant à toute l'Organisation. C'est en partie à cause de cette lacune que les directeurs de programme adoptent des démarches disparates. Il conviendrait de mettre au point des directives générales assurant l'efficacité de la gestion des opérations d'externalisation dans tous les secteurs de l'Organisation.
L'externalisation peut viser un ou plusieurs résultats : acquisition de compétences techniques, réalisation d'économies, optimisation de l'utilisation des moyens disponibles, achèvement rapide d'une tâche, utilisation de personnel temporaire. Le Bureau a cependant constaté que rares étaient les directeurs de programme qui étaient capables de préciser dans quelle mesure les résultats visés avaient été atteints.
Le BSCI considère qu'une bonne pratique de l'externalisation est conditionnée en grande partie par une bonne connaissance des mécanismes d'achat de la part des responsables. Le Bureau a découvert plusieurs cas de non-respect des procédures de passation des marchés. Il a aussi relevé plusieurs lacunes au stade de la mise en adjudication, notamment en ce qui concerne la tenue de dossiers incomplets et l'insuffisance des recherches effectuées pour connaître le marché et la concurrence.
Dans la majorité des marchés de sous-traitance examinés, les audits du Bureau ont révélé que le directeur de programme n'avait pas procédé à une évaluation systématique des prestations de l'adjudicataire. De fait, les directeurs de programme s'en remettent largement à l'information fournie par le sous-traitant et la vérifient à peine. L'absence d'un contrôle valable des prestations fournies semble être un gros point faible des pratiques de l'Organisation en matière d'externalisation. Il faudrait donc absolument faire en sorte que les prestations soient soumises à un contrôle effectif.
Le BSCI observe que si l'externalisation peut être une initiative utile, elle a une incidence sur les perspectives d'emploi et d'évolution de carrière du personnel. Aussi le Bureau recommande-t-il de créer au sein du Département de l'administration et de la gestion un centre de liaison chargé de déterminer dans quels domaines il pourrait être intéressant de pratiquer l'externalisation, d'apporter un soutien sur le plan des méthodes d'analyse coûts-avantages et, pour un choix d'activités, d'élaborer des critères de décision et de lancer des essais afin de sonder le marché et de voir s'il convient de confier ces activités à l'extérieur.
En conclusion générale, le BSCI estime que l'Organisation devrait envisager sérieusement de développer la pratique de l'externalisation dans les cas où ce choix se justifie par une analyse coûts-avantages. Il est cependant indispensable, si l'on veut en tirer les avantages escomptés sur les plans de
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l'efficacité et de la productivité, de veiller à ce que la sous-traitance soit soumise à un processus rigoureux de contrôle d'évaluation.
Par une note (A/51/810), le Secrétaire général transmet le rapport joint concernant le Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE) et les pratiques administratives de son secrétariat, y compris l'Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN). La principale question qui se pose au Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE) est de savoir quel doit être son rôle après la Conférence des Nations Unies sur l'environnement et le développement (CNUED). Ce rôle n'est clair ni pour le personnel ni pour les mandants du Programme. Cette ambiguïté a des conséquences quant à la façon dont le programme est conçu et géré, quant à la réduction des activités qui est en cours, et quant au moral du personnel. La première tâche de la direction devrait être de bien préciser ce rôle nouveau et de le recentrer sur un plus petit nombre de choix, de façon à accroître l'efficacité du Programme et son impact potentiel. Face à une diminution des ressources, les choix difficiles nécessaires n'ont pas encore tous été faits par la direction. Le PNUE n'est pas le seul organe des Nations Unies à ne pas être à la hauteur des attentes placées dans son mandat et dans son rôle de coordination, mais la difficulté est aggravée encore par le rôle militant, original et très visible donné à cet organisme, par le manque de ressources toujours plus grave, par les incertitudes concernant son rôle et par l'apparent échec de la direction à présenter aux principaux donateurs, après la CNUED, un message qui les convainque du caractère rationnel des programmes du PNUE et de sa capacité de les mener convenablement. L'organigramme du PNUE ne prévoit pas de moyen de rationaliser l'activité. Le problème est encore aggravé par l'absence de texte portant délégation de l'autorité et indiquant ce que chaque directeur est habilité à faire, ainsi que par les absences fréquentes et prolongées de Nairobi de la Directrice exécutive et du Directeur exécutif adjoint. D'une façon générale, le secrétariat du PNUE ne fonctionne pas dans un climat propice à l'efficacité. De plus, il n'y a pas de présentation cohérente et complète du budget-programme exposant l'intervention du PNUE dans les questions environnementales mondiales. Le contrôle de l'exécution et de l'évaluation des résultats est éparpillé. Il est donc difficile d'élaborer des politiques claires et cohérentes d'affectation des ressources et de déterminer si les ressources sont utilisées au mieux. Le PNUE a à peu près gaspillé des ressources pourtant limitées, notamment en recourant exagérément à des consultants ou à des conseillers, sans qu'on sache bien quelle est la contribution effective de leurs services au fonctionnement de l'organisation, en raison aussi de l'établissement de postes de niveau élevé qui donnent un secrétariat pléthorique au sommet ou encore en pourvoyant ces postes sans qu'il y ait eu une indication expresse de l'adéquation du titulaire aux responsabilités qui lui sont confiées, mais aussi en raison de la fragilité et de la dispersion du mécanisme de contrôle des paiements.
Certaines des personnes rencontrées, y compris certains mandants du PNUE, ont l'impression qu'il existe un déficit de crédibilité entre la direction et la majorité des fonctionnaires. Cette situation ne saurait
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continuer. D'autre part, l'efficacité des bureaux extérieurs (hors Nairobi) est inégale. Les problèmes du PNUE ont été aggravés par les capacités limitées de l'Office des Nations Unies à Nairobi, nouvellement créé et chargé de fournir des services communs, au PNUE notamment. La dépendance excessive de l'ONUN à l'égard d'un financement volontaire (extrabudgétaire) est impropre et ses effectifs sont à certains égards insuffisants, tant par le nombre que par la qualité. Dans l'état actuel des choses, l'ONUN n'a pas la capacité de s'acquitter adéquatement de ses responsabilités. Si certaines questions fondamentales ne sont pas résolues, il est peu probable que l'on puisse résoudre ce problème de capacité.
Le Secrétaire général souscrit aux recommandations présentées au Chapitre VIII de ce rapport, en vertu desquelles : la direction du PNUE doit, d'urgence, clarifier, avec les mandants, quels doivent être le rôle et les fonctions du PNUE après la Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement. Une fois son rôle clarifié, le PNUE doit l'exprimer dans un plan d'action pour les cinq prochaines années. Ce plan devra contenir des buts mesurables ou au moins observables, ainsi que des indicateurs de résultats applicables à chacun de ses programmes et unités opérationnelles. À tous les niveaux, les dirigeants devront les utiliser pour gérer leur travail. Des mesures immédiates devraient être prises pour analyser dans un budget-programme unique le rôle mondial de catalyseur, de coordonnateur et de stimulant d'une action environnementale que remplit le Programme. Simultanément, il est urgent de mettre en place un système de contrôle des programmes ayant l'autorité nécessaire pour garantir la coordination et l'application d'un programme de travail cohérent et complet. Le système de suivi et d'évaluation, au PNUE, devrait collecter des données essentielles sur les résultats et communiquer sans délai cette information aux responsables à tous les niveaux, de façon à dégager des directives pour l'affectation des ressources et permettre de distinguer les bons résultats. Le service responsable devrait relever directement du Directeur exécutif. Le groupe de l'économie de l'environnement doit être renforcé. La relation entre les secrétariats des conventions environnementales et du PNUE doit être repensée. Le PNUE, à qui Action 21 a confié la tâche de coordonner les travaux des secrétariats des conventions, pourrait y voir un moyen d'élargir ses objectifs. S'il s'agit là d'un créneau que le PNUE décide d'occuper, alors il doit trouver les moyens voulus. La direction devrait repenser l'organigramme de façon à réduire la pléthore de postes de haut niveau, à veiller à une meilleure correspondance entre le tableau d'effectifs et le programme de travail, à définir clairement les attributions de chaque service, à faire en sorte que ces fonctions se soutiennent mutuellement, à éviter l'éparpillement des ressources et à bien définir la filière hiérarchique. Par ailleurs, il y a lieu de rationaliser le travail des nombreux comités établis pour apporter des orientations générales sur les questions de programme et d'administration; leur nombre doit être réduit et leurs responsabilités mieux définies. La réforme de la gestion et de l'administration du PNUE exige une main ferme à la barre. Si le Directeur exécutif doit passer beaucoup de temps en voyage, il faut qu'il y ait un second, pour piloter le PNUE, et il doit avoir l'autorité
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et la détermination voulues pour donner effet aux changements indispensables. Le PNUE souhaitera peut-être se doter d'un bureau indépendant d'évaluation, ayant vis-à-vis de son conseil d'administration une relation et un statut analogue à ceux que le Bureau des services de contrôle interne entretient avec l'Assemblée générale. Les ressources consacrées à l'évaluation étant très limitées, elles devraient être utilisées dans la perspective du long terme, pour remplir l'obligation redditionnelle et pour élucider diverses questions de fond. Le PNUE devrait repenser la pratique consistant à considérer toutes ses activités comme des projets.
La place du PNUE au Fonds pour l'environnement mondial (FEM) paraît minime, et, comme l'Assemblée générale procédera en 1997 à une évaluation d'ensemble du suivi de la CNUED, le PNUE devrait demander qu'elle réexamine la relation qui doit exister entre les divers agents d'exécution du FEM. La question de l'installation de télécommunications "Mercure" doit d'urgence être résolue. Le PNUE et le Secrétariat de l'ONU devraient résoudre les dernières questions en suspens relatives à la compatibilité des systèmes de l'ONU et du PNUE et faire des recommandations aux intéressés et aux organes directeurs concernés quant aux mesures à prendre dans l'éventualité où le système ne pourrait, dans un avenir proche, être complètement mis en route de façon économique. S'agissant de ses responsabilités en matière de coordination, le PNUE devrait convaincre ses mandants qu'il est nécessaire d'envisager d'harmoniser les mandats, les ressources et les capacités des différentes organisations concernées. Pour assurer une plus grande cohérence dans l'emploi des ressources financières, il y a lieu de repenser les modalités de délégation des attributions financières pour en éviter l'éparpillement. Des directives précises quant aux montants à verser aux consultants ou conseillers et à la création de postes doivent être définies. Il faut redéfinir le fonctionnement des organes des nominations et des promotions ainsi que leur composition. Deux comités, l'un s'occupant des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur et l'autre des agents des services généraux, devraient être constitués; cela devrait réduire la pesanteur de la procédure suivie. Des consultations entre le personnel et la direction doivent être instituées et fonctionner sainement, dans un esprit de coopération authentique et de respect mutuel. Un effort résolu doit être accompli pour mettre l'Office des Nations Unies à Nairobi sur la bonne voie. Il faudrait notamment une délégation de pouvoirs appropriée, améliorer le potentiel du personnel par la formation et dégager des ressources stables, pour que des effectifs suffisants soient présents sur place en permanence. Dans un premier temps, le Siège devrait détacher à Nairobi, pendant un mois, un administrateur de haut rang ayant une expérience avérée de la mise en place et du fonctionnement de services communs des Nations Unies, afin de fournir à l'ONUN l'assistance nécessaire d'urgence.
Le Secrétaire général a donné pour instructions de prendre les mesures correctives ou autres qu'appellent les questions relatives aux structures et aux procédures de gestion, ou d'en accélérer l'application. S'agissant des questions d'orientation générale ou de programme, le Secrétaire général note
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que la déclaration sur le rôle et le mandat du PNUE a été adoptée à la dix- neuvième session du Conseil d'administration du PNUE pour présentation à la session extraordinaire de l'Assemblée générale consacrée à un examen et une évaluation d'ensemble de la mise en oeuvre d'Action 21. Le Secrétaire général espère que la session extraordinaire de l'Assemblée générale contribuera à une nouvelle rationalisation des attributions et des activités du PNUE, et à un nouveau renforcement des complémentarités, au sein de l'Organisation et de l'ensemble du système, dans les domaines essentiels que sont l'environnement et le développement durable.
Déclarations
M. AHMED FARID (Arabie saoudite) a appuyé les services de contrôle interne dans leur démarche visant à élaborer un manuel de contrôle interne. L'Arabie saoudite considère que l'une des fonctions premières du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) est de détecter la fraude et les irrégularités de gestion au sein des Nations Unies. Elle considère que certains éléments supplémentaires devraient être inclus dans ce manuel, s'agissant des directives générales concernant le contrôle interne des sommes en espèces. Tous les encaissements par courrier devraient être enregistrés avant le transfert en caisse. Tous les encaissements devraient en outre être déposés, intacts, quotidiennement. Les fonctions d'encaissement et de versement des liquidités devraient être maintenues entièrement séparées. La fonction de manipulation des espèces devrait en outre être distincte de celle de la gestion des registres.
L'Arabie saoudite s'accorde avec le CCQAB pour reconnaître qu'une mauvaise gestion des inventaires empêche les Nations Unies ainsi que leurs fonds et programmes d'avoir une évaluation précise des stocks. Le BSCI doit assurer que l'inventaire adéquat et des registres d'équipements soient maintenus, et incluent, entre autres, des informations sur le type d'équipements, la date d'acquisition, l'organisation, la durée de vie et le taux de dépréciation. L'Arabie saoudite se félicite des efforts déployés pour mettre au point un système de gestion des avoirs, le système intégré de gestion et d'autres aspects du régime commun en vue de renforcer l'efficacité du système de contrôle interne et de faciliter les fonctions de contrôle du BSCI.
M. THOMAS REPASCH (Etats-Unis) s'est félicité de cette série de rapports du BSCI, qui montre que ce bureau assume les fonctions de contrôle qui lui ont été confiées. Malheureusement, ces rapports ne montrent pas toujours toutes les insuffisances de gestion. Les Etats-Unis continuent d'appuyer l'autorité du BSCI pour la réalisation d'audits et d'investigation. Ils continueront d'oeuvrer pour le BSCI se voit allouer les ressources nécessaires pour mener à bien son rôle.
S'agissant du rapport du BSCI sur le renforcement des mécanismes de supervision interne dans les fonds et programmes, les Etats-Unis considèrent
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que ce document fournit une très bonne base pour renforcer le contrôle interne et améliorer les arrangements à cette fin. En ce qui concerne le rapport sur les services de restauration, le représentant s'est inquiété du non partage des profits pour ce qui est des services fournis au Siège. Il a demandé des informations complémentaires sur toutes les dépenses entraînées par le fonctionnement de ces services de restauration. Le représentant a par ailleurs estimé que le rapport sur les pratiques en matière d'externalisation est très utile. Il faut particulièrement s'inquiéter, à cet égard, de certaines irrégularités observées dans le domaine des achats. S'agissant du PNUE, les Etats-Unis sont préoccupés par l'utilisation excessive de consultants.
Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (point 112)
M. MUHAMMAD YUSSUF (Tanzanie), au nom du Groupe des 77 et de la Chine, a déclaré que les délégations du groupe des 77 et de la Chine estiment que le rôle des arrangements intergouvernementaux devrait être renforcé pour l'examen de l'efficacité. Le Secrétaire général devrait présenter ses propositions en la matière ainsi que ses vues sur le rôle du BSCI. Un dialogue permanent devrait être entretenu entre le Secrétariat et les Etats Membres sur l'efficacité. Les prérogatives de l'Assemblée générale devraient être respectées par le Secrétaire général pour ce qui est de l'amélioration de l'efficacité. Le CPC devrait faire partie intégrante du mécanisme de contrôle interne. Le Comité devrait continuer à être le principal instrument gouvernemental chargé de la programmation et de la planification. Les fonctions d'évaluation du CPC devraient être renforcées, de même que ses fonctions de coordination. La composition du Comité devrait mieux refléter la composition de l'Assemblée générale. En ce qui concerne le Corps commun d'inspection, le groupe des 77 et la Chine estiment que des mesures immédiates doivent être adoptées pour que l'unité soit opérationnelle. D'autres propositions plus détaillées seront présentées lors des consultations officieuses sur ce point.
Mme EVA SILOT (Cuba) a déclaré qu'il était difficile de travailler efficacement avec un niveau réduit de ressources ou avec la menace du plus gros contributeur de ne pas s'acquitter de ses contributions. L'absence d'un examen intergouvernemental a nui à l'amélioration de l'efficacité de l'Organisation et cette situation doit être rectifiée. La délégation de Cuba propose que l'Assemblée générale décide que tous les aspects relatifs au domaine administratif et budgétaire doivent être examinés au titre de l'examen des questions pertinentes de la 51ème session. Elle estime que le groupe de mesures annoncées le 13 février dernier par le Secrétaire général semblent se substituer au Conseil de l'efficacité. La délégation de Cuba demande quel est le statut actuel du Conseil de l'efficacité. Par ailleurs, quelles sont les mesures actuellement mises en oeuvre, qui entraînent des modifications budgétaires? Dans les mesures adoptées, quelles sont celles qui ont des incidences négatives sur les Etats Membres? Comment le Secrétariat prévoit-il
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- 13 - AG/AB/339 17 mars 1997
d'intégrer au BSCI et au Bureau de la planification des programmes des réformes administratives et des mesures d'efficacité? Comment intègre-t-on les mesures de responsabilité et d'obligation redditionnelle à l'examen actuel de l'efficacité? Comment le processus qui a lieu au Secrétariat tient-il compte des décisions de l'Assemblée générale? a demandé la représentante, qui a demandé à recevoir des renseignements sur les décisions qui s'écartent de l'Assemblée. Ces réponses pourraient être contenues dans un document qui résumerait les principales mesures prises et leur impact sur le plan budgétaire. Le renforcement des organes de contrôle externe est une autre question à laquelle il faut accorder une grande attention. Le CPC doit continuer d'être le principal organe intergouvernemental chargé de l'exécution des programmes. L'efficacité des procédures de travail doit faire l'objet d'une analyse rigoureuse. La composition du Comité des commissaires aux comptes doit faire l'objet d'un élargissement pour que soient représentées toutes les régions, et son rôle doit être renforcé par rapport au BSCI. L'Assemblée générale devrait adopter des mesures concrètes sur la composition et le choix des inspecteurs et le renforcement du CCI.
M. CARLOS DANTE RIVA (Argentine) a estimé que l'examen du rapport du CCI sur les services communs du Siège par la Commission est capital, au moment où l'Organisation traverse une période difficile sur le plan financier. Il est souhaitable de réduire les frais généraux de l'Organisation en renforçant la coordination et en éliminant les doubles emplois. Aucun obstacle ne s'oppose à la mise en commun des services non statutaires du Siège. Toute modification doit toutefois être adoptée en tenant compte de l'efficacité en matière de coûts. Les services commun doit devenir partie intégrante de la nouvelle culture que l'on s'efforce de promouvoir au sein de l'Organisation. Les recommandations qui doivent être adoptées dans ce cadre doivent prendre en considération les situations particulières de chacun des services.
M. VICTOR MARRERO (Etats-Unis) a estimé qu'un certain nombre d'idées exposées par les représentants de la Tanzanie au nom du Groupe des 77 et de la Chine, ainsi que par la représentante de Cuba méritent un examen sérieux de la part de la Cinquième Commission. Les Etats-Unis sont disposés à amorcer des discussions constructives à leur sujet. Le représentant a rappelé par ailleurs que son pays avait présenté des propositions pour renforcer l'efficacité de l'Organisation, notamment à propos de la constitution du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB). Ces propositions devraient être incluses dans les discussions évoquées par le représentant de la Tanzanie au nom du Groupe des 77 et de la Chine.
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