CINQUIEME COMMISSION : LA SANTE FINANCIERE DE L'ORGANISATION DEPEND TOTALEMENT DU PAIEMENT RAPIDE DES CONTRIBUTIONS, INDIQUE M. CONNOR

10 mars 1997

Communiqué de Presse
AG/AB/335

CINQUIEME COMMISSION : LA SANTE FINANCIERE DE L'ORGANISATION DEPEND TOTALEMENT DU PAIEMENT RAPIDE DES CONTRIBUTIONS, INDIQUE M. CONNOR

19970310 Entamant la première partie de la reprise de sa 51ème session, la Commission commence son débat sur la réforme des achats au Secrétariat

La Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a entamé ce matin la première partie de la reprise de sa cinquante et unième session - d'une durée de trois semaines - en entendant une déclaration de M. Joseph Connor, Secrétaire général adjoint à l'administration et à la gestion, sur la situation financière de l'Organisation. M. Joseph Connor a indiqué que la réduction budgétaire pour le prochain exercice biennal 1998-1999 devrait être de 123 millions de dollars, ce qui constituerait une réduction des ressources en termes réels. En supposant que les taux d'inflation et de change actuels se maintiennent, il est probable que l'Organisation aura un budget de croissance nominale négative pour 1998-1999. Les arrivées de liquidités futures provenant des nouvelles mises en recouvrement étant en diminution, le besoin de recueillir les arriérés de paiement devient plus important que jamais, a-t-il toutefois souligné.

Le Secrétaire général adjoint a observé que si les arriérés globaux des Etats Membres étaient en diminution, celui des Etats-Unis était en augmentation. Les contributions non payées deviennent ainsi de plus en plus concentrées. En 1985, la part de ces arriérés due par les Etats-Unis (17%) était faible. En 1996, elle est importante : au 31 décembre 1996, les Etats-Unis devaient 61% de toutes les contributions non versées. La situation des Etats-Unis en ce qui concerne les arriérés peut se décrire de deux manières : paiements en retard et paiements partiels.

M. Joseph Connor a estimé que, globalement parlant, un groupe d'Etats Membres en finance un autre. La santé financière de l'Organisation est totalement dépendante du paiement rapide des contributions mises en recouvrement rapides. S'il fallait globalement évaluer l'état de santé financière de l'Organisation, on pourrait dire : "moins mauvais, pas bon, a réussi à résister une année de plus".

Les représentants des pays suivants ont pris la parole : Etats-Unis, Egypte, Pakistan, France, Argentine, Mexique, Uruguay et Canada.

La Commission a par ailleurs entamé son débat général sur la réforme des achats au Secrétariat. Elle était saisie à cet égard des rapports pertinents du Secrétaire général et du CCQAB, respectivement présentés par M. Benon Sevan, Sous-Secrétaire général au Bureau des services de conférences et services d'appui et M. Conrad Mselle, Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires. M. Krishnamachari, représentant du Bureau des services de contrôle interne (BSCI), a présenté le rapport pertinent du BSCI.

Le représentant des Pays-Bas (au nom de l'Union européenne et des Etats associés), de la Fédération de Russie et de l'Arabie saoudite ont pris la parole.

La Commission a par ailleurs examiné le huitième rapport intérimaire du Secrétaire général sur le système intégré de gestion ainsi que le rapport connexe du CCQAB. Ces rapports ont été respectivement présentés par MM. Joseph Connor et Mselle. Les représentants des Etats-Unis, de la France, de l'Algérie et du Costa-Rica ont posé des questions et présenté des commentaires. M. Connor a répondu aux observations.

La Commission avait, en début de séance, approuvé l'organisation de ses travaux, pour cette première partie de reprise de session, d'une durée de trois semaines. Elle a pris note du fait que l'Assemblée générale avait décidé de confier à la Commission un point supplémentaire consacré au financement du Groupe d'observateurs militaires de la Mission des Nations Unies pour la vérification des droits de l'homme et le respect des engagements de l'Accord global sur les droits de l'homme au Guatemala. La Commission a décidé d'examiner ce point au cours de la troisième semaine de sa présente partie de reprise de session.

S'agissant du financement des tribunaux internationaux pour l'ex-Yougoslavie et le Rwanda, la Commission a décidé que la Commission renvoie à la deuxième partie de sa reprise de session, en mai, l'examen de ces deux points de l'ordre du jour, aucune proposition de budget n'ayant encore été présentée par le Secrétaire général.

Les représentants de Cuba, des Etats-Unis, du Mexique, de la République arabe syrienne, des Philippines, de la Malaisie, de l'Algérie ont présenté des amendements au programme de travail, fait des commentaires et posé des questions sur l'organisation des travaux. Plusieurs délégations ont demandé que davantage de séances soient consacrées aux questions du renforcement des organes de contrôle et du personnel fourni à titre gracieux par des gouvernements et d'autres entités.

En début de séance, la Commission avait également, par la voix de son Président, rendu hommage à la mémoire de Deng Xiaoping, dont la direction visionnaire a contribué au bien-être de son propre pays et peuple et de la communauté internationale dans son ensemble, ainsi qu'à la paix et au

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développement mondial. Le Président de la Commission a par ailleurs rendu hommage à Syed Amjad Ali du Pakistan, Membre émérite du Comité des contributions, décédé récemment. En sa qualité de membre du Comité des contributions, Syed Amjad Ali a aidé à orienter les Nations Unies dans des moments difficiles sur des questions des plus épineuses. La Commission a observé une minute de silence en hommage à ces deux personnalités. Les représentants de la Chine et du Pakistan ont remercié la Commission pour leur condoléances.

La Commission reprendra ses travaux demain matin, à partir de 10 heures.

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Budget-programme de l'exercice biennal 1996-1997 (point 116) Documentation

Dans son huitième rapport intérimaire sur le projet de système intégré de gestion (A/C.5/51/23), le Secrétaire général indique que le Système intégré de gestion est destiné à remplacer les systèmes administratifs actuels, bon nombre desquels ont été mis en place il y a plus de 30 ans de cela, et à doter tous les principaux lieux d'affectation d'un système moderne. Il vise en outre à contribuer aux efforts qui sont actuellement déployés pour renforcer l'efficacité du fonctionnement administratif et financier du Secrétariat en appliquant des procédures uniformes de traitement, en améliorant la qualité de l'information financière et des données relatives au personnel dans l'ensemble de l'Organisation et en faisant en sorte qu'elles soient disponibles en temps voulu.

Au cours des 12 mois écoulés, des progrès considérables ont été accomplis en ce qui concerne la conception et la mise en place du système ainsi que l'établissement d'un dispositif de maintenance. Parallèlement, le projet est devenu l'un des principaux éléments du processus de réforme à l'ONU. De nouvelles méthodes de travail sont actuellement introduites, les processus sont rationalisés, la délégation de pouvoirs est facilitée, des éléments d'information exhaustifs et détaillés peuvent être obtenus très rapidement, les fonctionnaires acquièrent de nouvelles aptitudes.

Du fait de la complexité de l'entreprise et de la multiplicité des activités auxquelles elle s'étend, les objectifs déjà atteints ne l'ont pas été aisément, et le nécessaire continue d'être fait pour surmonter les difficultés que suscitent communément les opérations de ce genre. Il reste que les problèmes rencontrés ne doivent pas être sous-estimés. Ils revêtent un caractère extrêmement divers, allant d'erreurs système à la nécessité de modifier le déroulement des opérations et de corriger les données défectueuses que comprenaient les systèmes préexistants, en passant par les contretemps liés au fait que des centaines de fonctionnaires doivent renoncer à des méthodes de travail appliquées pendant des années et s'initier aux notions et procédures inédites avec lesquelles la mise en place du nouveau système les contraint à se familiariser.

Le Secrétaire général indique qu'en 1996, les applications relatives aux ressources humaines ont été installées dans six bureaux hors Siège et mises en application dans deux. Au Siège, les nouveaux systèmes financiers, traitement des achats compris, ont été mis en place en même temps qu'une nouvelle nomenclature comptable, un mécanisme de vérification des fonds disponibles permettant d'éviter les dépassements de crédits et un nouveau système d'impression de chèques assurant une sécurité accrue et des contrôles plus rigoureux. Les difficultés rencontrées, que le présent rapport décrit en détail, ne devraient pas faire oublier, cela étant, que le système fonctionne dans l'ensemble de façon satisfaisante, qu'il est stable et fiable, et que l'intégration des diverses applications est réussie. L'intérêt croissant que

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la mise en place et l'amélioration progressive du système suscitent à l'échelon international, tant dans la presse spécialisée que dans la profession en général, témoigne du succès de cette entreprise malaisée.

On se rend en fait de plus en plus largement compte que le SIG constitue un point de départ pour l'ONU, l'avènement d'un nouveau style de gestion et l'occasion de repenser les procédures et de donner une plus grande latitude aux directeurs de programme. Les travaux ne sont pas encore achevés, de grosses difficultés restent à surmonter, mais il apparaît d'ores et déjà que l'on n'aura pas à regretter de s'être lancé dans une entreprise dont le succès n'était nullement assuré. Il convient à cet égard de rappeler que la nécessité de remplacer des systèmes dépassés ou d'en mettre en place de nouveaux là où il n'en existait pas encore constituait et demeure la principale raison pour laquelle le SIG a été mis au point.

Dans son cinquième rapport sur le projet de système intégré de gestion (A/51/7/Add.4), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) se félicite des efforts déployés par le Secrétaire général pour tenir les États Membres au courant des progrès réalisés dans l'application du projet de système intégré de gestion. Il estime cependant que le rapport du Secrétaire général aurait été plus transparent et plus utile s'il avait contenu des informations sur l'exécution du budget, les questions relatives au personnel et d'autres questions administratives se rapportant au SIG, ainsi que des prévisions concernant les ressources nécessaires à l'avenir au titre du projet, eu égard en particulier aux nombreux retards enregistrés et aux nombreuses difficultés rencontrées dont le Secrétaire général fait état dans son rapport. Des informations devraient également être fournies sur le nombre et la composition du personnel affecté au projet, le nombre de postes vacants dans l'équipe du SIG et l'impact de ces vacances de poste sur le projet, le statut contractuel du personnel du SIG et le transfert de personnel au projet. Le Comité consultatif espère que le prochain rapport intérimaire du Secrétaire général sur le projet contiendra des informations sur ces questions.

En ce qui concerne les ressources nécessaires au titre du projet, les représentants du Secrétaire général ont confirmé que le huitième rapport intérimaire ne contenait aucune demande de ressources supplémentaires. Le Comité consultatif a également été informé que le montant total des dépenses au titre du SIG est estimé à 76 millions de dollars, y compris les frais de maintenance au cours des exercices biennaux 1994-1995 et 1996-1997.

Le CCQAB indique que les difficultés que pose la mise en place du module 3 sont dues, en partie, à des erreurs dans la conversion des données qui, à leur tour, s'expliquent par la nécessité de maintenir en parallèle certains éléments des systèmes existants tant que le SIG n'aura pas été entièrement mis en service dans tous les lieux d'affectation. La conversion des données s'opère au moyen d'un système complexe de 19 passerelles et interfaces entre le SIG et les systèmes existants. Le Comité consultatif croit comprendre que

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la synchronisation totale entre les deux systèmes est un processus non seulement extrêmement difficile, mais aussi à fort coefficient de main- d'oeuvre.

Le Comité consultatif fait observer que le progrès de la mise en place du SIG ne devrait pas se ressentir des efforts faits pour résoudre les problèmes et difficultés que suscite la nécessité de conserver des passerelles et des interfaces avec les systèmes existants. Il est d'avis qu'une mise en service rapide du SIG accroîtrait l'efficacité opérationnelle en diminuant la dépendance à l'égard des systèmes existants et en éliminant la nécessité de conserver des passerelles et des interfaces. Il a été informé, à sa demande, que le Secrétariat avait l'intention d'éliminer progressivement ces passerelles et interfaces d'ici à la fin de 1997.

Le CCQAB se félicite qu'il soit prévu d'inclure le SIG dans le programme de formation portant sur l'administration à l'Organisation des Nations Unies que dirige le Bureau de la gestion des ressources humaines. Aux questions de formation s'ajoute celle de l'appui aux utilisateurs. Le Comité demande à cet égard que le Secrétaire général évalue l'efficacité des programmes de formation actuels et veille à ce que soit mis en place un dispositif qui permette aux utilisateurs de s'entretenir régulièrement avec le personnel de direction au sujet des problèmes que leur pose l'exploitation du système. Il faudrait que les utilisateurs puissent obtenir les réponses et l'assistance qui leur sont nécessaires.

Au cours de l'examen du rapport de l'UNICEF sur le budget intégré révisé pour l'exercice biennal 1996-1997, le Comité a été informé que le Fonds prévoit de mettre en place un système financier intégré à son siège. On lui a également fait savoir que le Fonds envisage soit de modifier le SIG, soit de confier à un établissement extérieur le soin de mettre au point son propre système financier intégré. Il a été indiqué au Comité qu'il ressort des estimations préliminaires d'un cabinet de consultants qu'il ne serait pas avantageux de modifier le SIG. Le CCQAB déplore la tendance à mettre en place des systèmes incompatibles, souvent sans s'être concertés, que manifestent les organismes, fonds et programmes des Nations Unies, et qu'il juge particulièrement regrettable lorsque les différentes entités considérées se trouvent au même lieu d'affectation. Il tient à faire observer que les États Membres ont beaucoup investi dans le SIG et que l'UNICEF doit pleinement justifier toute proposition tendant à le doter de son propre système. Il n'a pas encore été démontré au Comité, à cet égard, que des problèmes techniques ou financiers insurmontables s'opposent à ce que l'UNICEF assure au moyen du SIG l'exploitation de son nouveau système financier intégré au siège. Il ressort en outre du paragraphe 57 du rapport du Secrétaire général que le système des Nations Unies pourrait avantageusement tirer parti du SIG dans les "centres d'opérations régionaux communs à toutes les organisations". Le Comité recommande que le Secrétaire général s'emploie plus activement à coordonner avec tous les organismes, fonds et programmes des Nations Unies une

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utilisation accrue des applications SIG en vue de réaliser des économies à long terme par la mise au point, l'utilisation et la maintenance de systèmes informatiques uniformisés.

Le Comité consultatif note que les insuffisances au niveau de l'infrastructure technique, qui ont déjà eu dans certains cas des incidences sur le fonctionnement du SIG au Siège et qui risquent de faire obstacle à l'utilisation accrue du système dans les bureaux extérieurs, suscitent une préoccupation croissante; il note par ailleurs que la Division des services électroniques s'emploie actuellement à élaborer un plan qui sera exécuté pendant le prochain exercice biennal en vue de renforcer l'infrastructure technique de l'Organisation. À ce propos, le Comité rappelle l'observation qu'il avait formulée dans son premier rapport sur le projet du budget-programme de l'exercice biennal 1996-1997, à savoir : "Il reste beaucoup à faire en matière de coordination des efforts d'innovation technologique au Siège et dans les bureaux régionaux; il faut normaliser davantage les matériels électroniques et les logiciels utilisés à l'ONU et faire en sorte que le Comité des innovations technologiques puisse contribuer plus efficacement à l'élaboration d'une stratégie en matière d'innovation technologique". Le Comité consultatif ne doute pas que le Secrétariat tiendra pleinement compte de cette observation lorsqu'il établira le plan susmentionné.

Le Secrétaire général, en faisant référence à plusieurs études que le Bureau des services de contrôle interne et le Comité des commissaires aux comptes ont menées sur le SIG, dit que "les progrès réalisés n'ont cependant pas suffi à persuader les sceptiques au sein de l'Organisation". À cet égard, le Comité tient à souligner que les études en question ne concluent pas nécessairement que les États Membres sont sceptiques vis-à-vis du projet mais plutôt qu'ils sont insuffisamment renseignés sur les aspects administratifs et budgétaires. Comme il a été indiqué plus haut, ces informations ne figurent pas non plus dans le huitième rapport intérimaire. Le Comité rappelle que, compte tenu de la récente mise en application du module 3 du SIG, il a demandé au Comité des commissaires aux comptes de procéder à un audit spécial actualisé de l'ensemble du projet, en évaluant notamment le montant cumulatif des dépenses engagées et les projections pour l'avenir, la maintenance à long terme et l'assistance à fournir aux utilisateurs, de manière à faire rapport à l'Assemblée générale à sa cinquante-deuxième session.

Sous réserve des observations ci-dessus, le Comité consultatif recommande que l'Assemblée générale prenne acte du huitième rapport intérimaire sur le projet de système intégré de gestion.

Présentation

M. JOSEPH CONNOR, Secrétaire général adjoint à l'administration et à la gestion, a présenté le rapport du Secrétaire général. Il a indiqué que le système donne des résultats satisfaisants. Le contrôle de fonds est

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strictement mis en place. Les parties restant à mettre en oeuvre, concernant l'assurance, les voyages et les salaires, elles sont en cours de mise au point. Le système fonctionne et fonctionne bien et les problèmes rencontrés sont surmontés ou sur le point de l'être. La mise en oeuvre du système dans les bureaux extérieurs se poursuit. Genève sera en ligne en mai prochain après New York et Vienne. Malgré les difficultés, on reste dans le cadre du budget prévu. Le prochain rapport intérimaire reflètera le fait que la plupart des difficultés auront été surmontées.

M. CONRAD MSELLE, Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), a proposé à la Cinquième Commission de recommander à l'Assemblée générale de prendre acte du rapport du Secrétaire général et de souscrire aux recommandations du CCQAB qui figurent dans son rapport.

Débat

M. LUCIEN SCOTTI (France) a fait remarquer que le Conseil d'administration de l'UNICEF allait se pencher sur la question du système intégré de gestion. L'intégration dans le système est un des cas de figure proposés, les autres étant d'appliquer d'autres systèmes de gestion. Il a demandé s'il était vraiment nécessaire de prendre une décision aujourd'hui, et s'il n'était pas préférable de prendre du temps pour que la décision finale prenne en compte tous les éléments.

M. DJAMEL MOKTEFI (Algérie) a exprimé sa préoccupation quant aux implications financières et aux difficultés techniques qui auraient dû être envisagées lors de la mise en place du système.

Mme LINDA S. SHENWICK (Etats-Unis) a estimé qu'il serait bon de prévoir une réunion officieuses pour rédiger un document sur la question des fonds et des programmes. Elle a demandé par ailleurs quand le neuvième rapport intérimaire serait présenté.

M. CONNOR a répondu que ce rapport sera présenté en automne.

M. NGONI FRANCIS SENGWE (Zimbabwe) a demandé à la représentante des Etats-Unis si elle tenait toujours à ses réunions officieuses.

Mme SHENWICK (Etats Unis) a déclaré qu'il serait utile de prévoir des réunions officieuses pour élaborer une résolution qui donnerait des directives au Secrétariat et pour le neuvième rapport intérimaire.

Mme NAZARETH INCERA (Costa Rica) a appuyé la demande de la déléguée des Etats-Unis

Le Président a annoncé que des consultations officieuses auront lieu sur cette question le 12 mars.

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Amélioration de la situation financière de l'Organisation des Nations Unies (point 115) Présentation et débat

M. JOSEPH CONNOR, Secrétaire général adjoint à l'administration et à la gestion, faisant le point sur la situation financière de l'Organisation, a indiqué en premier lieu que si la baisse du niveau des contributions mises en recouvrement est positive, cela signifie également que le niveau des rentrées de liquidités sera inférieur dans l'avenir. Les ouvertures de crédit pour 1994-1995 étaient de 2 608 milliards de dollars. Le dernier chiffre pour le budget actuel est de 2 603 milliards. La réduction globale de cinq millions de dollars a été réalisée grâce à des diminutions de 210 millions de dollars des ressources en termes réels, compensées par l'augmentation des coûts entraînée par les fluctuations de l'inflation et des taux de change. Pour 1998-1999, l'Assemblée a approuvé un projet de budget de 2 480 milliards de dollars, sur la base des mêmes niveaux de prix utilisés pour la dernière évaluation du budget 1996-1997. La réduction budgétaire pour le prochain exercice biennal 1998-1999 sera de 123 millions de dollars à prix comparables, ce qui constitue une réduction des ressources en termes réels. En supposant que les taux d'inflation et de change actuels se maintiennent, il est probable que l'Organisation aura un budget de croissance nominale négative pour 1998-1999.

En ce qui concerne les niveaux des contributions aux opérations de maintien de la paix, on observe une très nette augmentation au début des années 90 puis une diminution rapide en 1996 et 1997. Pour la première fois depuis plusieurs années, les contributions au budget de maintien de la paix en 1997 devraient être en-deçà du niveau des crédits demandées pour le budget ordinaire. Les rentrées de liquidités futures provenant des nouvelles mises en recouvrement étant en diminution, le besoin de recueillir les arriérés de paiement devient plus important que jamais.

Fin 1996, les contributions non versées se sont élevées à un peu moins de 2,2 milliards de dollars, ce qui constitue une diminution par rapport au record de 2,3 milliards enregistré fin 1995. En dépit de cette diminution, le niveau des contributions non versées atteignait, fin 1996, un niveau supérieur de 400 millions de dollars par rapport à 1994 et de 600 millions de dollars par rapport à 1993.

Il y a eu une réduction de 37 millions des arriérés au budget ordinaire dus par les Etats Membres ayant le niveau de contribution le plus élevé, et de 16 millions pour l'ensemble des arriérés budgétaires de l'ensemble des Etats Membres. Cette amélioration s'est reflétée dans l'augmentation à 98 du nombre des Etats Membres ayant payé leurs contributions au budget ordiniare intégralement, par rapport à 94 à la fin 1995, et 75 à la fin 1994. Un autre signe positif est la diminution à 12 du nombre de pays n'ayant pas fait de versement au budget ordinaire en 1996, contre 22 en 1995 et 39 en 1994.

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Toutefois, il y a des signaux mitigés quant aux contributions aux opérations de maintien de la paix. Les arriérés de contributions mises en recouvrement pour le maintien de la paix à la fin 1996 ont totalisé 1,6 milliard de dollars, contre 1,7 milliard à la fin de 1995. Cette amélioration modeste reflète la première réduction dans les arriérés de contribution depuis 1991. Cette amélioration d'ensemble a résulté de la diminution de plus de 200 millions de dollars des montants dûs par les Etats Membres autres que les Etats-Unis. La part des Etats-Unis dans le montant des arriérés au budget de maintien de la paix a augmenté quant à elle de plus de 110 millions de dollars. Dans l'ensemble, d'un point de vue de gestion financière, la réduction prévue des arriérés de maintien de la paix était plus importante, et aurait dû être plus importante. La modeste diminution d'ensemble a été une déception.

Le montant des arriérés de contributions de maintien de la paix en tant que pourcentage des activités de maintien de la paix a augmenté. Les arriérés de contributions à la fin de l'année 1995 atteignaient 54% des mises en recouvrement globales de cette année. A la fin 1996, le montant des arriérés représentait 116% par rapport à 1996.

Le Secrétaire général adjoint a souligné que si les arriérés globaux des Etats Membres étaient en diminution, celui des Etats-Unis était en augmentation. Les contributions non payées deviennent de plus en plus concentrées. En 1985, la part de ces arriérés due par les Etats-Unis (17%) était faible. En 1996, elle est importante : au 31 décembre 1996, les Etats-Unis devaient 61% de toutes les contributions non versées. La situation des Etats-Unis en ce qui concerne les arriérés peut se décire de deux manières : paiements en retard et paiements partiels. Au cours des dernières années, les Etats-Unis ont effectué leurs paiements au budget ordinaire plus tard que ce qui était auparavant leur habitude. Au 31 décembre 1996, les arriérés de paiement des Etats-Unis aux budgets ordinaires et de maintien de la paix s'élevaient à un total de 1 303 millions de dollars. Les Nations Unies ont été informées qu'elles pouvaient compter recevoir 229 millions de dollars des Etats-Unis sur les fonds déjà ouverts par le Congrès en 1996 et au cours des années précédentes. Sur ce montant, l'Organisation a reçu en janvier dernier des paiements de 100 millions de la part des Etats-Unis.

M. Connor a par ailleurs souligné qu'au cours des cinq dernières années, on a observé des changements dans la situation de trésorerie. De 1991 à 1994, il y a eu une situation négative des liquidités vers le mois de septembre de chaque année. Cette tendance a évolué en 1995. En 1995, il a ainsi été nécessaire d'emprunter de manière extensive sur les fonds de maintien de la paix pendant cinq mois de l'année, en vue de financer les activités du budget ordinaire. 1996 a été pire. Il a été nécessaire d'emprunter pendant huit mois, ces emprunts atteignant un niveau maximum de plus de 300 millions de dollars. 1997 a commencé sur une note plus optimiste. Avec le début de la nouvelle année, des nouvelles mises en recouvrement au budget ordinaire s'élevant à un total de 1,1 milliard de dollars ont été présentées aux Etats

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Membres. Le Secrétaire général a été encouragé par la réponse des Etats Membres. Un grand nombre d'Etats ont payé leur nouvelles contributions. 28 Etats Membres ont payé leurs nouvelles contributions intégralement et à temps avant le 31 janvier. Au 28 février, un total de 39 Etats Membres avaient versé leur contributions intégrales au budget ordinaire, contre 33 à la même date en 1996 et 27 en 1995. Cette augmentation des liquidités n'amènera toutefois pas l'Organisation jusqu'à la fin de l'année. 1997 sera comme 1996. On prévoit d'emprunter pendant cinq mois en 1997 et un niveau plus important d'emprunts, de l'ordre de 355 millions de dollars. Il y a aura également un niveau négatif de liquidités légèrement supérieur au 31 décembre 1997, de l'ordre de 225 millions de dollars.

Au 31 décembre 1996, la dette due aux Etats Membres pour les contingents et l'équipement a totalisé 867 millions de dollars, soit une diminution par rapport aux 1155 millions de dollars de la fin 1995, mais une augmentation par rapport aux 789 millions de dollars de 1994. Le paiement rapide des contributions pour le maintien de la paix pour 1996 par de nombreux Etats Membres a permis de procéder à des paiements périodiques en 1996 de 350 millions de dollars au titre des obligations en matière de contigents et d'équipements pour 1996. Les paiements d'arriérés par la Fédération de Russie a permis de verser 200 millions de dollars à la fin de l'an dernier pour remplir des obligations en matière de contigents et d'équipement des années précédentes.

Dans ces conditions, M. Joseph Connor a souligné qu'un groupe d'Etats Membres en finance un autre. La santé financière de l'Organisation est totalement dépendante de la mise en recouvrement et du paiement des contributions mises en recouvrement rapides. S'il fallait globalement évaluer l'état de santé financière de l'Organisation, on pourrait dire : "moins mauvais, pas bon, a réussi à résister une année de plus".

Débat

Mme SHENWICK Etats-Unis) a demandé quelle partie du budget était concernée par les mesures de réductions budgétaires.

M. CONNOR a répondu que ces mesures concernaient la totalité du budget.

M. AMR M. NOUR (Egypte) a déclaré que son pays ne figurait pas dans le tableau des Etats qui avaient versé leurs contributions en 1997. Or, l'Egypte paie toujours en totalité et à temps ses contributions. Elle s'en est acquittée cette année le 2 janvier. Le représentant a demandé au Secrétariat de publier une liste révisée avant d'en faire une liste officielle.

M. AMJAD HUSSAIN B. SIAL (Pakistan) a déclaré que son pays ne figure pas non plus à ce tableau, or les Nations Unies sont redevables de fortes sommes au titre des opérations de maintien de la paix.

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M. CONNOR a répondu que le Pakistan avait versé ses contributions en mars et que la mise à jour a lieu en février. En ce qui concerne le versement effectué par l'Egypte, il a été fait en monnaie locale versée à l'ONUST et n'est pas encore disponible au Siège.

M. SCOTTI (France) a demandé la date de publication de l'état récapitulant les créances au titre de maintien de la paix.

M. CARLOS DANTE RIVA (Argentine) a indiqué que les Nations Unies doivent 20 millions de dollars à son pays au titre des opérations de maintien de la paix, et que cette somme n'apparaît pas.

M. CONNOR a répondu que la somme due aux opérations de maintien de la paix s'élève à 1,242 milliard de dollars. Le chiffre pour l'Argentine est de 12 millions mais le Secrétariat va procéder à des vérifications pour cette somme.

Mme MARTA PEÑA (Mexique) a estimé que les rapports oraux ne peuvent remplacer les rapports présentés par écrit. Pour ce qui est du niveau préliminaire du budget, le Mexique est très préoccupé par les problèmes de trésorerie de l'Organisation.

M. BERNARDO GREIVER (Uruguay) a exprimé dire la préoccupation de sa délégation face à la situation des remboursements. Il a demandé quelles seraient les perspectives de remboursement pour 1997 pour les pays fournissant du contingent et du matériel.

M. CONNOR a déclaré que la dette resterait au niveau actuel et pas plus. Il n'y aura pas de changement à la fin de l'année, à moins que l'on n'obtienne un remboursement d'arriérés.

M. SAM HANSON (Canada) a exprimé sa préoccupation quant au fait que l'on aura recours à l'emprunt interne des fonds de maintien de la paix pour financer le budget ordinaire.

M. CONNOR a déclaré que les remboursements se font mission par mission. Il est très difficile de convenir avec les Etats Membres de la valeur des troupes et du matériel. Les Nations Unies préfèrent payer les frais liés au contingent, car le chiffre est précis, à l'inverse des dépenses de matériel qui nécessitent de longues négociations avec les Etats Membres.

Examen de l'efficacité du fonctionnement administratif et financier de l'Organisation des Nations Unies (point 112) Documentation

Dans son rapport sur la réforme des achats (A/C.5/51/9), le Secrétaire général donne des renseignements sur le processus de réforme des achats ainsi que des informations détaillées sur les mesures déjà prises ou prévues en ce

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qui concerne l'application des réformes, y compris l'organisation et la structure de la Division des achats et des transports, la formation des fonctionnaires chargés des achats, la procédure révisée en matière de délégation de pouvoirs, l'utilisation accrue des contrats-cadres, la mise à jour du fichier de fournisseurs, le renforcement du Comité des marchés du Siège et des comités locaux, le relèvement des seuils pour les achats, la définition des responsabilités, des pouvoirs et de l'obligation redditionnelle, la rationalisation des procédures, la publication d'informations sur la passation et l'attribution des marchés et le recours plus large à l'informatique pour les opérations d'achats.

Le Secrétaire général indique qu'il attache une très grande importance à la réforme du système d'achats de l'Organisation des Nations Unies et est déterminé à mettre en place des procédures efficaces et souples qui permettent d'acquérir les biens et services nécessaires rapidement et à bon prix. Il est convaincu que les directives et procédures révisées en matière d'achats donneront lieu à des mécanismes véritablement compétitifs, équitables et transparents faisant apparaître des filières plus clairement définies en matière de responsabilités, de pouvoirs et d'obligation redditionnelle, ainsi que des dispositifs de contrôle appropriés.

Le Secrétaire général souligne que l'application de la plupart des recommandations du Groupe d'experts de haut niveau en matière d'achats a été menée à bien ou est en bonne voie. On peut en dire autant des recommandations, suggestions et préoccupations formulées par l'Assemblée générale, la Comité consultatif, le Comité des commissaires aux comptes et le Bureau des services de contrôle interne.

Loin de se contenter de faire respecter les textes réglementaires de l'ONU, il faut absolument donner confiance aux fonctionnaires de la Division, les motiver et créer un climat favorable au renforcement de cette confiance et à l'accroissement de leur degré de motivation. Les intéressés n'ont que trop souvent été dénigrés injustement et accusés d'être responsables d'actes dont beaucoup avaient été commis en dehors de la Division et de leur domaine de responsabilité. Du fait que la Division s'occupe essentiellement des achats et qu'elle centralise toutes les activités de l'Organisation dans ce domaine, on a malheureusement tendance à l'accabler a priori dès qu'un problème touchant les achats se fait jour dans l'Organisation.

Le Secrétaire général s'estime fondé à constater que le personnel de la Division est plus que jamais résolu à mettre en application les réformes qui s'imposent et qui lui ont été prescrites, et que cette tâche lui tient à coeur. On peut se féliciter de l'enthousiasme dont est empreinte l'attitude de la Division et dont font preuve ses fonctionnaires, qui ont retrouvé leur confiance et qui sont à nouveau aussi motivés qu'il le faut pour s'acquitter des tâches qui leur sont confiées en dépit de la lourdeur de la charge et du manque de temps. Leurs journées de travail sont longues et leurs week-ends souvent écourtés.

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Le Secrétaire général estime que la nouvelle structure de la Division assure une répartition plus équilibrée et plus rationnelle des tâches et du volume de travail, et elle permettra de bien contrôler et superviser les activités. Chaque fonctionnaire a été placé à un niveau de la hiérarchie des achats où ses responsabilités, ses pouvoirs et ses obligations correspondent précisément à son expérience, à ses compétences et à ses qualifications.

Le Comité des marchés du Siège a lui aussi réussi à affirmer son autorité et pris suffisamment confiance pour se faire respecter et faire respecter les textes réglementaires et les procédures établies, ainsi que les directives telles que celles qui concernent les dossiers présentés en tout ou partie a posteriori.

Le Secrétaire général se félicite du renforcement de la coordination des activités menées dans le domaine des achats par la Division, la Division de l'administration et de la logistique des missions et le Bureau des affaires juridiques, qui forment une équipe soudée s'appliquant à acheter les biens et services dont l'Organisation a besoin aussi diligemment que possible, en réalisant effectivement des économies d'échelle, en économisant les ressources de l'Organisation et en améliorant les délais de livraison.

Le Secrétaire général affirme à nouveau combien il tient à mettre en place un système d'achats efficace, faisant jouer la concurrence, équitable, transparent et capable de s'adapter aux circonstances, et qui permette ainsi à l'Organisation de se procurer les biens et services dont elle a besoin, notamment pour les missions et bureaux hors Siège, aussi rapidement et aussi économiquement que possible. D'autre part, les nouvelles procédures régissant les achats définissent clairement les responsabilités, les pouvoirs et les obligations de chacun, et elles prévoient les mécanismes de contrôle voulus.

Dans son quatrième rapport sur la réforme des achats (A/51/7/Add.3), le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) se félicite de toutes les mesures prises par le Secrétariat dans le domaine des achats. Cependant, comme elles n'ont été mises en place qu'en juillet 1996, il est peut-être un peu tôt pour en évaluer les résultats, estime le CCQAB.

Le Comité consultatif se félicite en particulier des efforts déployés par la Division dans les domaines de la formation, y compris la formation en cours d'emploi des fonctionnaires chargés des achats. Le Comité consultatif compte que cette pratique deviendra la règle et qu'elle sera progressivement étendue à tous les fonctionnaires s'occupant des achats.

Le Comité consultatif note que les procédures révisées concernant la délégation de pouvoirs en matière d'achats en vertu de la règle de gestion financière 110.16 sont appliquées depuis octobre 1996 et que l'autorisation de procéder à des opérations d'achats et le pouvoir de signature pour les engagements sont maintenant spécifiquement accordés à titre individuel aux

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fonctionnaires chargés des achats. À cet égard, les représentants du Secrétaire général ont précisé au Comité consultatif, sur sa demande, qu'ils ne savaient pas si d'autres fonds, programmes et organismes des Nations Unies faisaient de même et que le Secrétariat n'avait pas tenu de consultations avec ces entités. Le Comité consultatif recommande que cette question soit suivie de très près et réexaminée d'ici six à huit mois de manière à évaluer les améliorations résultant de l'octroi de ce pouvoir de signature.

Le Comité consultatif rappelle que dans le rapport du Bureau des services de contrôle interne (A/50/945, annexe), on avait signalé les lacunes que faisaient apparaître les dispositifs de contrôle et les procédures en matière d'achats appliqués par le Département des services d'appui et de gestion pour le développement. On y faisait notamment mention de la pratique consistant à recourir à des courtiers de préférence à des distributeurs ou fournisseurs. D'après le Bureau, les achats effectués par l'intermédiaire de ce type d'agents sont fréquemment assortis de conditions très risquées et de prix plus élevés. Après avoir demandé des éclaircissements sur ce point, le Comité consultatif a été informé que, de l'avis de l'Administration, il est parfois avantageux de faire appel à des agents ou courtiers lorsque, dans certains cas, il n'est pas facile de se procurer des biens et services ou que ceux-ci ont des spécifications très variables, à condition que les références des agents considérés soient vérifiées de très près et qu'il ne soit pas risqué pour l'Organisation de traiter avec eux. Le Comité consultatif estime qu'il faut poursuivre les efforts visant à mettre à jour et élargir la base de données sur les fournisseurs, de manière à éviter de devoir recourir à des courtiers, sauf dans des circonstances tout à fait exceptionnelles, auquel cas les motifs devraient être systématiquement précisés.

Comme le signale le Secrétaire général, le personnel de la Division des achats et des transports, en raison des contraintes budgétaires, n'est pas en mesure de voyager hors du Siège, si bien que des dispositions ont été prises "pour que des groupes de représentants d'entreprises et de secteurs soient mis au courant des procédures à suivre pour passer des marchés avec l'ONU". Ces mises au courant sont faites par diverses missions permanentes et missions d'observation auprès de l'Organisation des Nations Unies ainsi que par les consulats et services commerciaux officiels à New York. Tout en reconnaissant l'intérêt que peuvent présenter de telles initiatives, le Comité consultatif estime cependant qu'il faudrait dégager des ressources suffisantes pour permettre au personnel de la Division de se rendre dans d'autres villes que New York afin d'élargir la liste des fournisseurs de manière à concilier le principe de la répartition géographique équitable et la nécessité d'une rentabilité maximum.

Le Comité consultatif note les observations formulées par le Secrétaire général en ce qui concerne l'appel à des fournisseurs recommandés par des demandeurs. À cet égard, il rappelle que dans son rapport A/50/7/Add.13, il avait relevé que cette pratique nuisait au principe de la séparation des attributions entre le service demandant les fournitures et le service chargé

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des achats et avait recommandé qu'il y soit mis fin. Le Comité consultatif estime que si le fichier de fournisseurs était suffisamment complet, il n'y aurait pas lieu pour les services demandeurs de recommander tel ou tel fournisseur.

Le Comité consultatif rappelle les observations formulées par le Comité des commissaires aux comptes en ce qui concerne la question de la présentation de dossiers a posteriori. À cet égard, le Comité consultatif note les informations concernant les mesures prises pour limiter les recours à la soumission de dossiers a posteriori au Comité des marchés du Siège. Il croit comprendre que dans quelques cas, des dossiers ont été soumis au Comité jusqu'à deux ou trois ans après la passation du marché pour approbation a posteriori. Le Comité consultatif estime que les comités des marchés locaux devraient être habilités à approuver ces dossiers, si besoin est, tandis que le rôle du Comité des marchés du Siège en l'occurrence consisterait à évaluer le bien-fondé d'une telle décision.

Le Comité consultatif prend note des informations relatives au perfectionnement des méthodes de planification des marchés et à la coordination des achats. Toutefois, le document n'indique pas clairement de quelle manière la planification des achats a été perfectionnée, bien que la coordination ait été améliorée, ainsi que le Comité l'avait demandé. Pour ce qui est de l'inventaire des actifs, le Comité rappelle les observations qu'il a formulées dans son rapport A/50/7/Add.13, et prend note des renseignements que contient le rapport du Secrétaire général.

Le Comité consultatif juge préoccupants les inconvénients que la Division des achats et des transports subit à cause des difficultés budgétaires générales. Elle remplit une fonction importante qui pèse lourd sur les dépenses de l'Organisation et le Comité consultatif recommande donc que les postes relatifs aux achats qui sont vacants soient pourvus le plus tôt possible.

Le Comité consultatif estime que la réforme des achats doit avoir la priorité absolue à l'Organisation des Nations Unies ainsi que pour ce qui est de ses fonds et programmes. À son avis, le rapport actuel du Secrétaire général constitue un pas positif dans ce sens. Cela étant, le Comité consultatif demande que, dans son prochain rapport, le Comité des commissaires aux comptes s'attache à évaluer la pertinence des mesures prises par le Secrétariat conformément à ses propres recommandations ainsi qu'à celles du Comité consultatif et de l'Assemblée générale.

Dans son rapport sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (A/50/945), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée le rapport qui lui a été présenté par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne et qui porte sur l'audit des achats effectués par le Service des marchés et des achats (Département des services d'appui et de gestion pour

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le développement). Le Secrétaire général indique qu'il approuve les recommandations qui figurent dans ce rapport.

Dans son rapport, le Bureau des services de contrôle interne indique que l'audit des achats effectués par le Service des marchés et des achats (Département des services d'appui et de gestion pour le développement) a été exécuté en 1995. Il a porté sur un échantillon de 26 marchés d'un montant total de 5 780 000 dollars (dont la plupart avaient été passés en 1994); chacun de ces marchés était d'un montant égal ou supérieur à 20 000 dollars et donc soumis, en vertu de la règle de gestion financière 110.19, aux procédures d'adjudication. L'audit visait deux objectifs principaux : vérifier dans quelle mesure le règlement financier, les règles de gestion financière et les procédures en vigueur en matière d'achats étaient respectés; voir si les modalités effectives de passation des marchés étaient économiques et efficaces.

Dans l'ensemble, les problèmes soulevés au cours de l'audit, notamment les entorses aux procédures élémentaires de contrôle, ont montré qu'il faudrait améliorer l'ordonnancement, le suivi et le contrôle des achats. Les conclusions de l'audit ont été communiquées au Département des services d'appui et de gestion pour le développement et examinées avec lui. Les responsables ont pris ou lancé les mesures correctives recommandées.

Le BSCI compte qu'à la suite de l'audit, le Département des services d'appui et de gestion pour le développement prendra des mesures pour améliorer la planification, le suivi et le contrôle des achats et, ce faisant, renforcer l'intégrité de la procédure, diversifier davantage les sources d'approvisionnement et obtenir un meilleur rapport coût-efficacité. Il faudra également réorganiser le Service des marchés et des achats, dont le volume de travail continue à décroître.

Présentation et débat

M. BENON SEVAN, Sous-Secrétaire général aux services de conférence et services d'appui, présentant le rapport sur Secrétaire général sur la réforme des achats au Secrétariat des Nations Unies, a estimé qu'il fallait prendre en considération le contexte dans lequel se déroulent les réformes et les contraintes qui se posent au sein de l'Organisation. Des efforts importants ont été déployés pour réformer la Division des achats et des transports, et l'élaboration du manuel des achats en est à sa phase finale, en vue de sa publication le mois prochain. Il y a eu une réduction significative des cas faisant exception aux règles des appels d'offres compétitifs. Comme demandé par le CCQAB dans son rapport, les nombres de cas a posteriori ont été sensiblement réduits. Des progrès ont également été réalisés dans la mise à jour et l'élargissement de la base des fournisseurs.

M. Sevan a indiqué qu'un des problèmes dans le domaine des achats est que beaucoup trop de personnes influent dans le processus d'achat. Un

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contrôle complet des achats n'est en outre pas encore assuré. Les ressources nécessaires doivent être allouées pour faire véritablement évoluer les choses. En réduisant le nombre de fonctionnaires pour réaliser des économies, on perd en fait des millions de dollars au moment du passage des contrats. Des compétences en matière de gestion sont nécessaires à la tête de ce service. M. Sevan a prié de prendre une décision finale sur la question de l'établissement d'un poste de niveau élevé à la tête de ce service.

Débat

M. PAUL A. MENKVELD (Pays-Bas), au nom des pays de l'Union européenne, ainsi que des pays suivants : République tchèque, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Pologne, Roumanie, Slovaquie et Slovénie, a déclaré qu'il avait pris acte des informations sur les progrès importants qui ont été réalisés dans la mise en oeuvre des mesures pour parvenir à un processus d'achats transparent et efficace. La réforme des achats a beaucoup de chemin à parcourir. Elle dépend également d'un processus géré par un personnel qui doit être capable de faire ce que l'on peut attendre d'une unité d'achats efficace. En ce qui concerne l'organisation et la structure, l'Union européenne note que la mise en oeuvre de certaines mesures pour intégrer et coordonner les activités d'achat sont encore en suspens. Il est nécessaire de coordonner les activités menées au Siège avec les activités de l'UNOPS et d'autres entités. Le groupe d'experts a recommandé de donner la responsabilité des activités d'achat au Département de l'administration et de la gestion. L'Union européenne est d'accord avec le Comité consultatif pour dire que des mesures immédiates doivent être prises. Elle est préoccupée par le manque de progrès réalisés à ce jour afin de communiquer les résultats de l'examen du système à l'Assemblée générale. Elle aimerait recevoir des informations sur les progrès réalisés depuis la publication du rapport sur la question.

S'agissant de l'autorité en matière d'achat, l'Union européenne se félicite de la mise à jour du niveau de la somme plancher pour obtenir la délégation d'autorité d'achat. Le Secrétariat a l'intention de renforcer le Comité local des contrats. L'Union européenne appuie le point de vue du Secrétaire général selon laquelle les comités locaux ne doivent pas être supprimés. Il sera nécessaire de procéder à la vérification et à l'examen le temps venu du nouveau système de délégation de l'autorité d'achat, en vertu duquel le pouvoir et le niveau de signature sont accordés spécifiquement à des fonctionnaires individuels. En ce qui concerne la liste de fournisseurs et la publicité, l'Union européenne se félicite de ce que la liste ait été établie et mise à jour, mais il y a encore beaucoup à faire afin de refléter un enregistrement géographique des fournisseurs. Par ailleurs, la publicité devrait s'effectuer davantage par voie de presse ou par l'Internet afin de réduire les coûts. Trop d'achats proviennent de trop peu d'Etats Membres. 50% viennent des Etats-Unis. L'Union européenne aimerait connaître les chiffres récents. Par ailleurs, il faudrait pouvoir privilégier les fournisseurs d'Etats Membres qui sont à jour dans le financement de leurs cotisations. Des informations périodiques devraient être fournies sur

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l'octroi de contrats. En ce qui concerne la responsabilité des achats, l'Union européenne prie le Secrétaire général d'assurer le respect des règlements et de faire en sorte que les fonctionnaires soient responsables de leurs actes. S'agissant des mesures prises a posteriori, le rapport note qu'elle ne peuvent être totalement éliminés. L'Union européenne souscrit aux observations et recommandations du CCQAB de mieux définir les besoins urgents. Par ailleurs, elle appuie la demande d'un poste D-2 pour la Division des transports et des achats. Elle recommande que les postes vacants soient pourvus le plus tôt possible, le niveau d'activité générale ayant diminué dans la Division.

M. NIKOLAI LOZINSKI (Fédération de Russie) a appuyé les conclusions du CCQAB sur la réforme des achats. La Fédération de Russie attend un examen attentif de la réforme des achats au Secrétariat, qui doit présenter un tableau concret des achats. On ne dispose pas actuellement de l'information sur tous les achats. Le représentant a espéré que, après que des réponses auront été fournies aux questions complémentaires des Etats, on pourra examiner plus avant la question de la réforme des achats. Pour ce qui est du rapport du Secrétaire général la Russie a pris acte des mesures prises qui semblent justifiées et appropriées. La question de la structure de l'organisation des achats n'est pas une question achevée et il faudra la régler rapidement. En ce qui concerne la délégation des contrats financiers, la Fédération de Russie aimerait savoir si la même pratique existe dans les autres programmes des Nations Unies. Elle estime que l'on pourrait s'attendre à des progrès plus substantiels en matière d'élargissement du nombre de compagnies et de la répartition géographique. Elle est d'accord avec le CCQAB pour ce qui est des dossiers a posteriori et souhaite que les résolutions 16 C sur la question soient mieux respectées. Elle espère que des progrès pourront être faits en ce qui concerne les effectifs de la Division des transports et des achats et souhaite obtenir une information plus détaillée sur le volume de travail qui n'a pas été effectué les années précédentes. La Fédération de Russie demande que le Secrétariat fournisse davantage d'éléments sur le coût moyen des achats et la façon dont ils sont répartis entre les pays.

M. FARID (Arabie saoudite) a souscrit à l'avis du CCQAB selon lequel la réforme des achats doit être une priorité pour les Nations Unies et ses fonds et programmes. Il faut définir les responsabilités et renforcer l'obligation redditionnelle. UN programme de formation devrait être mis en place pour le personnel au Siège et les responsables sur le terrain. Il faut se féliciter de la réduction des cas de procédures a posteriori. L'Arabie saoudite partage la préoccupation du CCQAB concernant la concentration géographique des fournisseurs. Il convient d'améliorer la gestion des inventaires, ce qui permettrait de réaliser des économies substantielles. L'Arabie saoudite se félicite des efforts déployés par le Secrétariat pour rationaliser le système des achats au Secrétariat.

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