CINQUIEME COMMISSION : DOCUMENTATION SUR LE RAPPORT DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL SUR LES ACTIVITÉS DU BUREAU DES SERVICES DE CONTRÔLE INTERNE

11 novembre 1996

Communiqué de Presse
AG/AB/313/

CINQUIEME COMMISSION : DOCUMENTATION SUR LE RAPPORT DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL SUR LES ACTIVITÉS DU BUREAU DES SERVICES DE CONTRÔLE INTERNE

19961111 La documentation suivante concerne la 26e séance de la Cinquième Commission (administrative et budgétaire) du 11 novembre 1996 :

Rapport du Secrétaire général sur les activités du Bureau des services de contrôle interne (point 141)

Dans son rapport sur la question (A/50/945), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée le rapport qui lui a été présenté par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne et qui porte sur l'audit des achats effectués par le Service des marchés et des achats (Département des services d'appui et de gestion pour le développement). Le Secrétaire général indique qu'il approuve les recommandations qui figurent dans ce rapport.

Dans son rapport, le Bureau des services de contrôle interne indique que l'audit des achats effectués par le Service des marchés et des achats (Département des services d'appui et de gestion pour le développement) a été exécuté en 1995. Il a porté sur un échantillon de 26 marchés d'un montant total de 5 780 000 dollars (dont la plupart avaient été passés en 1994); chacun de ces marchés était d'un montant égal ou supérieur à 20 000 dollars et donc soumis, en vertu de la règle de gestion financière 110.19, aux procédures d'adjudication. L'audit visait deux objectifs principaux : vérifier dans quelle mesure le règlement financier, les règles de gestion financière et les procédures en vigueur en matière d'achats étaient respectés; voir si les modalités effectives de passation des marchés étaient économiques et efficaces.

Dans l'ensemble, les problèmes soulevés au cours de l'audit, notamment les entorses aux procédures élémentaires de contrôle, ont montré qu'il faudrait améliorer l'ordonnancement, le suivi et le contrôle des achats. Les conclusions de l'audit ont été communiquées au Département des services d'appui et de gestion pour le développement et examinées avec lui. Les responsables ont pris ou lancé les mesures correctives recommandées.

Le BSCI compte qu'à la suite de l'audit, le Département des services d'appui et de gestion pour le développement prendra des mesures pour améliorer la planification, le suivi et le contrôle des achats et, ce faisant, renforcer

l'intégrité de la procédure, diversifier davantage les sources d'approvisionnement et obtenir un meilleur rapport coût-efficacité. Il faudra également réorganiser le Service des marchés et des achats, dont le volume de travail continue à décroître.

Dans une note sur la question (A/50/1004), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée le rapport qui lui a été présenté par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne et qui porte sur l'enquête concernant le détournement allégué des biens de l'Organisation des Nations Unies à la boutique-cadeaux. Le Secrétaire général indique qu'il approuve les conclusions et les recommandations de mesures correctives qui figurent dans ce rapport.

Dans son rapport, le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) indique que la Section des enquêtes a procédé à un examen du fonctionnement de la boutique-cadeaux de l'ONU après avoir reçu un rapport selon lequel la mauvaise gestion du gérant y avait entraîné un détournement des biens de l'Organisation et une baisse des bénéfices. L'examen a porté sur la période allant du 1er janvier 1992 au 30 juin 1994.

La boutique-cadeaux est une activité commerciale installée dans la zone réservée aux visiteurs du bâtiment de l'Assemblée générale des Nations Unies, à New York. L'Organisation, qui détient le capital, les avoirs et les recettes de la boutique, a signé en 1986 un contrat avec la société Ogden Allied Building and Airport Services, Inc. (Ogden) pour le recrutement des employés. Le contrat signé avec Ogden le 5 mars 1994 couvrait la période du 1er octobre 1993 au 14 février 1995 inclus. Après cette date, le contrat a été renouvelé pour des périodes successives d'un mois, dans l'attente d'un examen approfondi du fonctionnement de la boutique auquel devait procéder le Service des activités commerciales du Bureau des services de conférence et services d'appui qui en assume la responsabilité depuis mai 1993. Auparavant, la boutique relevait du Service des achats et des transports.

Tout le personnel travaillant à la boutique-cadeaux est donc employé par Ogden et non par l'Organisation des Nations Unies. Toutefois, un fonctionnaire d'administration (auparavant un assistant administratif) du Service des activités commerciales est chargé d'en contrôler le fonctionnement. Au moment de l'enquête, le personnel de la boutique-cadeaux se composait d'un gérant, d'un adjoint du gérant et acheteur qui faisait également fonction de superviseur, de deux superviseurs, d'un comptable, d'un secrétaire, de 16 caissiers et de 4 hommes travaillant dans les réserves. L'acheteur a été relevé de ses fonctions en octobre 1993 par le gérant qui a ensuite assumé lui-même cette fonction jusqu'en septembre 1994 en plus de ses propres attributions. Après être resté vacant pendant près d'un an, cet emploi a été confié en septembre 1994 à l'un des superviseurs qui avait été promu depuis peu adjoint du gérant.

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Le BSCI indique que la personne à l'origine des allégations a d'abord pris contact, en décembre 1993, avec l'ancien sous-secrétaire général chargé du Bureau des inspections et investigations affirmant que, à son avis, la baisse des bénéfices de la boutique-cadeaux était directement imputable à une gestion défectueuse. En février 1994, le Sous-secrétaire général a ordonné une enquête qui a été effectuée en 1995 par la Section des enquêtes du Bureau des services de contrôle interne. L'auteur des allégations a fourni à la Section des éléments indiquant l'existence d'irrégularités de gestion à la boutique-cadeaux. Par ailleurs, des fonctionnaires de l'Organisation et des employés de la boutique se sont présentés spontanément et ont fourni des renseignements complémentaires mais aucun de leurs soupçons ne reposait sur des informations de première main et n'a pu être confirmé par des preuves écrites ou par des témoignages.

Il a été noté que les commissaires aux comptes et la Division de l'audit et des conseils de gestion du Bureau avaient relevé depuis plusieurs années des irrégularités dans les contrôles internes de la boutique-cadeaux. L'examen des bons de commande et des rapports de réception et d'inspection, a fait apparaître de graves lacunes dans les contrôles internes, voire des omissions, ainsi qu'une protection insuffisante des biens de l'Organisation.

Les constatations relatées dans le présent rapport soulèvent des questions essentielles au sujet de la capacité du gérant à mettre en oeuvre les contrôles les plus simples. En effet, le gérant n'a respecté ni le règlement financier de l'Organisation des Nations Unies ni les procédures écrites et a régulièrement omis d'effectuer les rares contrôles qui avaient été établis. Ces observations (et celles qui ont été signalées par les commissaires aux comptes et les vérificateurs internes dans leurs rapports) ont conduit à mettre sérieusement en doute la bonne foi du gérant et sa capacité à continuer d'occuper ce poste dont il n'a manifestement pas assumé les responsabilités.

Il a été recommandé au Service des activités commerciales de déterminer si le contrat conclu avec Ogden était satisfaisant. Après avoir pris connaissance des constatations du Bureau, le Chef de ce service a déclaré qu'il n'avait jamais été totalement satisfait des prestations du gérant de la boutique-cadeaux, que celui-ci ne donnait pas une bonne image de l'Organisation des Nations Unies et qu'il ne défendait pas les intérêts de l'Organisation comme il l'aurait dû. Étant donné qu'à présent le contrat d'Ogden n'est renouvelé que pour de courtes périodes (mois par mois), le Service des activités commerciales aura le temps d'examiner quelle serait la meilleure façon de gérer la boutique-cadeaux.

Les résultats de l'enquête indiquent aussi que l'absence de supervision de la part du Service des activités commerciales a permis ce non-respect des procédures en vigueur à la boutique-cadeaux. Le Service n'assurait même pas une surveillance minimale par une présence régulière efficace. Aucun document n'indique qu'il aurait décelé les pratiques dénoncées plus haut, encore moins

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tenté d'y mettre un terme avant l'enquête du Bureau des services de contrôle interne. Le Bureau a notamment renouvelé la recommandation qu'avaient faite les commissaires aux comptes au Service des activités commerciales, laquelle demandait une supervision plus étroite, et il a suggéré que le fonctionnaire d'administration (ou l'assistant administratif) soit installé en permanence à la boutique-cadeaux et ne se contente pas d'y passer quelques heures par jour. Ainsi, il/elle sera en mesure de surveiller le fonctionnement de la boutique et d'empêcher éventuellement un comportement inapproprié des employés. À la suite de cette recommandation, le Service a accepté de renforcer la supervision de la boutique en y installant un bureau pour le fonctionnaire d'administration afin qu'il puisse assurer une présence constante et surveiller au jour le jour toutes les activités du magasin.

Le BSCI préconise également le remplacement du gérant de la boutique- cadeaux, la séparation des tâches du gérant, l'application des procédures établies dans le manuel des procédures de la boutique-cadeaux, ainsi que l'établissement d'un programme d'achat officiel qui contrôlera les opérations d'achat et limitera les quantités commandées. Le BSCI recommande également que les états financiers soient établis en temps voulu et que les contrôles sur les sommes en espèces soient renforcés.

Le Chef du Service des activités commerciales a informé le Bureau que ces recommandations avaient été suivies d'effet à l'exception de l'une d'entre elles pourtant essentielle, à savoir le changement de gérant. Le Chef du Service a déclaré qu'il ne possédait pas, même compte tenu des constatations du présent rapport, suffisamment d'éléments à présenter à Ogden pour demander ce changement.

Les recommandations concernant l'élaboration d'un programme d'achats officiel et l'acquisition d'un système informatisé pour suivre les stocks depuis leur réception dans les réserves jusqu'à leur vente n'ont pas été suivies non plus, cela malgré l'accord du Service des activités commerciales, parce qu'il est prévu de sous-traiter l'exploitation de la boutique.

Dans une note (A/50/1005), le Secrétaire général présente à l'Assemblée générale le rapport sur le contrôle de gestion du courrier électronique au Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies, qui lui a été transmis par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne.

Le Secrétaire général convient qu'il importe de se préoccuper de la gestion du courrier électronique afin d'en tirer le meilleur parti pour accroître l'efficacité et les économies au sein de l'Organisation. Il estime que la suite à donner aux recommandations avancées dans le rapport doit s'inscrire dans l'effort général d'amélioration de la gestion et de réforme en cours. L'examen auquel sont actuellement soumis l'efficacité et le budget offre le cadre voulu pour continuer à évaluer ces recommandations et en poursuivre l'application, pour autant que le permettent les contraintes financières.

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Dans son rapport, le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) observe que, depuis sa mise en service en 1993, le courrier électronique a permis d'améliorer les communications horizontales comme verticales dans l'ensemble du système des Nations Unies. Il est de plus en plus utilisé, et de mieux en mieux accepté, et constitue désormais un moyen de communication indispensable pour la direction et le personnel du Secrétariat, des commissions régionales et des grandes missions de maintien de la paix. Couplé à l'Internet, le courrier électronique touche, par-delà le cercle de l'ONU, les missions gouvernementales, les institutions extérieures et les millions d'entreprises et de particuliers qui y sont abonnés dans le monde. On est désormais si fortement tributaire de ces services de courrier électronique que la disponibilité, la fiabilité et la rapidité en revêtent une importance cruciale.

Ces trois objectifs ont été poursuivis par la Section de l'infrastructure et des applications de la Division des services électroniques, qui ne s'est toutefois préoccupée, comme le veut son rôle, que des performances techniques. Les autres objectifs que l'utilisation du système permettrait d'atteindre échappent à son contrôle. Mais le Bureau des services de contrôle interne, qui a du courrier électronique une conception plus large, y voit un des champs d'application possible des compétences et des techniques caractéristiques du nouveau style de gestion à l'ONU. Le but recherché étant d'obtenir une amélioration radicale des compétences de gestion, on peut songer à utiliser cette technique, dans la mesure du possible, pour favoriser le changement à cet égard. C'est aussi une possibilité, que l'Organisation devrait exploiter, de réaliser des économies, d'améliorer son efficacité et d'atteindre ses buts.

La poursuite d'un des objectifs que s'est fixés l'Organisation, l'amélioration et la valorisation des compétences de gestion, passe par les communications. La direction pourrait définir en matière de communications de gestion des objectifs précis faisant appel aux techniques et aux modalités offertes par le courrier électronique. Ce dernier peut servir notamment à conserver la trace de la correspondance échangée — et donc à disposer d'une piste de vérification et de contrôle des responsabilités établies — ou encore à tenir le personnel au courant des plans, des objectifs et des résultats. Les possibilités sont nombreuses, et si le courrier électronique ne peut être en tout état de cause qu'un moyen, et non une solution globale, il reste qu'il permet d'acquérir ou de renforcer les compétences qui vont de pair avec ce nouveau style de gestion.

L'Organisation a consenti des investissements très importants en matériel et en logiciel, sans pourtant définir d'objectifs quant aux économies à réaliser par le biais du courrier électronique, ni a fortiori assigner de responsabilité centrale pour la poursuite de cet objectif. Or, rien ne permet de penser qu'on ait cherché à remplacer par le courrier électronique des services de courrier intérieur plus coûteux tels que la valise diplomatique ou le câble, pour les résolutions du Conseil de sécurité par exemple. Il n'y a

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pas eu d'effort centralisé pour comprimer les dépenses en réduisant la consommation de papier. La solution est à chercher pour une part dans le processus de formulation d'un projet au démarrage, moment où l'on justifie un projet et où l'on assigne la responsabilité des différents objectifs.

La Section de l'infrastructure et des applications avait déjà pris des mesures, avant même le contrôle, pour rendre le système de courrier électronique plus fiable, mais il reste plusieurs aspects où l'on aurait dû faire le nécessaire pour obtenir de grandes améliorations durables. Il faudra définir des directives de gestion de projet, faire appliquer des méthodes correspondant à l'équipement installé et assurer une gestion plus efficace axée sur la mission à remplir.

Le contrôle de gestion a été consacré surtout à la manière dont la direction a formulé et réalisé le projet. Les changements de méthode suggérés et les recommandations avancées ici pourraient s'appliquer non seulement au courrier électronique, mais plus généralement à la plupart des projets et des systèmes de service. Le BSCI compte que ces recommandations seront suivies dans d'autres domaines que le courrier électronique.

Le BSCI indique que les conclusions et recommandations auxquelles a abouti le contrôle ont été évoquées avec le Bureau des services de conférence et services d'appui et lui ont été communiquées officiellement; dans la plupart des cas, la direction a déjà pris ou prévu des mesures de redressement répondant aux constatations.

Le BSCI félicite le Bureau des services de conférence et services d'appui et la Division des services électroniques de leur prompte réaction au rapport de contrôle et de la coopération qu'ils ont apportée au Bureau des services de contrôle interne tout au long du contrôle effectué. Le Bureau continuera à suivre les progrès au cours de l'année, car les principes et les procédures convenus dans le présent rapport sont cruciaux pour la réussite suivie du courrier électronique, et représenteront une prémisse de nombreuses autres activités de la Division des services électroniques.

Dans une note (A/51/302), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale le rapport sur l'audit des programmes mondiaux d'assurance automobile et transport de marchandises souscrits par l'Organisation des Nations Unies, que le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne lui a adressé. Il indique qu'il approuve les recommandations énoncées dans ce rapport.

Ce rapport présente les principales conclusions de l'audit réalisé par le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) sur les polices d'assurance souscrites par l'Organisation des Nations Unies dans deux domaines qui intéressent particulièrement les opérations de maintien de la paix : la police d'assurance marchandises qui couvre des expéditions d'une valeur supérieure à 100 millions de dollars chaque année, et la police d'assurance responsabilité

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civile automobile qui couvre quelque 20 000 véhicules appartenant à l'Organisation et à des contingents militaires déployés dans le monde entier.

Les vérificateurs des comptes ont confirmé que les contrats mondiaux d'assurance étaient un moyen efficace de protéger l'Organisation contre des pertes imprévues. Ils ont toutefois indiqué plusieurs améliorations souhaitables pour réduire les dépenses et rationaliser la gestion.

S'agissant de l'assurance marchandises mondiale, le BSCI souligne que ni le Département de l'administration et de la gestion, ni le Département des opérations de maintien de la paix n'ont défini avec précision les catégories de marchandises devant être assurées par l'Organisation des Nations Unies. En conséquence, les décisions relatives à l'assurance des marchandises expédiées d'une mission de maintien de la paix à une autre sont prises au coup par coup, et non selon des règles bien établies. Le BSCI estime en outre que le Département des opérations de maintien de la paix n'a pas clairement défini les fonctions et les responsabilités en ce qui concerne les questions d'assurance, et qu'il n'existe pas d'instructions précises concernant les risques à couvrir et les demandes d'indemnisation.

Le BSCI observe également que, souvent, l'état des marchandises n'est consigné ni dans le bordereau d'expédition ni dans le bordereau de réception, et que si l'auto-assurance peut être une option économique pour les expéditions de marchandises appartenant à l'Organisation, elle n'a toutefois jusqu'à présent jamais été sérieusement envisagée.

Afin de rationaliser le programme d'assurance des marchandises transportées pour le compte de l'Organisation, le Bureau des services de contrôle interne recommande DONC qu'un groupe de travail soit établi au sein du Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité, pour mettre au point des directives détaillées. Il recommande également : une définition plus claire des responsabilités en matière de gestion des assurances, au Siège et dans les missions de maintien de la paix; la rationalisation des procédures d'assurance des marchandises et d'établissement des demandes d'indemnisation; et une étude de la possibilité de recourir à l'auto-assurance.

En ce qui concerne l'assurance responsabilité civile automobile, le BSCI remarque que, souvent, le courtier d'assurances n'est pas informé des modifications du parc automobile des missions de maintien de la paix. La prime versée peut en conséquence être excessive ou insuffisante. Les transferts de véhicules entre les missions ne font en outre pas l'objet d'un suivi rigoureux et, souvent, les rapports prescrits ne sont pas établis. Aussi les états des parcs de véhicules sont-ils incomplets et inexacts. Certains véhicules affectés aux opérations de maintien de la paix sont assurés deux fois, et les statistiques des sinistres utilisées pour déterminer le taux des primes futures, ne sont pas contrôlées.

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Afin d'améliorer la gestion de la police mondiale d'assurance automobile, le Bureau des services de contrôle interne recommande que le Département des opérations de maintien de la paix et la Section des assurances, des demandes de remboursement et des indemnisations du Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité mettent en place un suivi plus rigoureux des parcs de véhicules et tiennent le courtier d'assurances au courant de l'état de ces parcs.

Dans une note (A/51/305), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale le rapport qui lui a été remis par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, sur l'examen des structures de gestion de la composante personnel civil des Forces de paix des Nations Unies (FPNU). Cet examen du BSCI a fait suite à un examen interne des structures de gestion des FPNU entrepris à l'initiative du Département des opérations de maintien de la paix et de son Représentant spécial, qui avait permis de déceler plusieurs graves problèmes de gestion.

Dans son rapport, le BSCI souligne que la mission des Forces de paix des Nations Unies (FPNU) a été l'opération de maintien de la paix la plus importante et la plus complexe de l'histoire des Nations Unies. Le Bureau des services de contrôle interne a tenu compte des difficultés auxquelles les FPNU ont dû faire face. Ce n'est que grâce au dévouement de l'encadrement et du personnel qu'elles ont pu remplir leur mission. Néanmoins, l'examen a révélé un certain nombre de problèmes et de carences qui auraient pu être évités. Vu l'ampleur et la complexité de l'opération, la plupart de ces carences ont eu de considérables incidences financières et autres, qui se sont répercutées sur l'aptitude des FPNU à s'acquitter de leur mandat.

Une des grandes conclusions du BSCI a été que la gestion des FPNU aurait pu être plus efficace et aurait permis de faire d'importantes économies si les structures de gestion avaient été mieux adaptées. Une autre conclusion importante s'impose : en raison des fréquents élargissements et modifications du mandat des FPNU, il aurait été d'autant plus important de mettre en place des systèmes de contrôle interne suffisants, ce qui aurait contribué à améliorer l'efficacité des opérations. Cela aurait permis à l'Administration de gérer les ressources financières, matérielles et humaines de l'Organisation de façon plus efficace et plus rentable, et aux FPNU de fournir un appui encore meilleur aux missions dans l'ex-Yougoslavie.

Le Bureau a conclu que, pour les futures missions de maintien de la paix, il conviendrait de mettre en place très rapidement des structures de gestion appropriées, avec des mécanismes de contrôle interne bien adaptés, afin d'assurer une gestion rationnelle et efficace des opérations. La réponse du Département des opérations de maintien de la paix au rapport d'audit du Bureau montre que les FPNU avaient pris un certain nombre de mesures positives pour remédier aux problèmes et améliorer leur fonctionnement.

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Le BSCI présente un certain nombre de recommandations à cet égard, qui doivent être considérées comme des enseignements dont il faudra tenir compte dans les futures missions de maintien de la paix.

Aux termes d'une première recommandation, le BSCI estime indispensable de mettre en place des structures de gestion appropriées. Pour les futures opérations de maintien de la paix, il conviendrait de mettre en place des processus de prise de décisions adéquats et de déléguer suffisamment les pouvoirs et responsabilités. À cet effet, les structures de gestion devraient être adaptées à l'ampleur et à la complexité de la mission.

Aux termes d'une deuxième recommandation, le Bureau considère qu'il faut mettre en place très rapidement des mécanismes de contrôle interne appropriés. Pour les futures opérations de maintien de la paix, il conviendrait de mettre en place des mécanismes de contrôle interne suffisants dès le début de la mission, de façon à pouvoir être raisonnablement assuré que les questions financières et administratives seront convenablement traitées. Le Département des opérations de maintien de la paix devrait, entre autres, faire en sorte que la mise en place de mécanismes de contrôle interne fasse partie de la planification des missions et que les chefs de l'administration reçoivent des instructions claires et sans ambiguïté définissant leurs responsabilités en ce qui concerne la mise en place et la surveillance des contrôles internes. Pour le BSCI, les systèmes de contrôle interne des missions de maintien de la paix devraient en outre être régulièrement examinés et documentés.

Aux termes d'une troisième recommandation, le Bureau considère qu'il ne peut y avoir d'opérations efficaces et rationnelles sans une bonne planification. Tous ceux qui participent à des opérations de maintien de la paix doivent être conscients de l'importance de la planification à tous les niveaux : stratégie de planification globale, planification des missions, énoncés de mission, plans de travail et planification de circonstance.

Aux termes d'une quatrième recommandation, le BSCI estime que les futures opérations de maintien de la paix devraient être organisées de façon à pouvoir faire face à de fréquents remaniements. De fréquentes restructurations des services et des voies hiérarchiques ont nui au bon fonctionnement des FPNU. Le Département des opérations de maintien de la paix devrait réexaminer les bases et les méthodes sur lesquelles il s'appuie pour déterminer les effectifs nécessaires aux opérations de maintien de la paix.

Aux termes d'une cinquième recommandation, le Bureau juge indispensable de renforcer les capacités de gestion des missions de maintien de la paix, en nommant notamment des fonctionnaires qualifiés aux postes de chef de l'administration et aux autres postes clefs pour assurer la gestion efficace et économique des opérations de maintien de la paix. Il convient en outre de poursuivre les programmes de formation pour les missions de maintien de la paix, en particulier dans le but d'améliorer les connaissances des responsables de la gestion et de l'administration en matière de contrôles

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internes. En outre, le Département des opérations de maintien de la paix devrait développer ses capacités d'analyse de gestion afin de pouvoir faire des études et définir des orientations.

Dans une sixième recommandation, le Bureau considère que des directives et orientations appropriées sont nécessaires aux différents échelons administratifs (Siège de l'ONU, quartier général des missions et terrain). Le Département des opérations de maintien de la paix devrait à cet égard achever la mise au point du manuel d'administration des missions et autres manuels pertinents et normaliser les procédures dans les domaines communs à toutes les missions et veiller à ce que les futures missions de maintien de la paix adoptent des procédures générales uniformes concernant la budgétisation, les finances, l'administration sur le terrain, les achats, l'administration des contrats et la gestion du matériel. Il devrait donner aux missions de maintien de la paix des directives et des orientations pour l'élaboration d'instructions permanentes portant sur les domaines pertinents de l'appui administratif et logistique, et veiller à ce que les pouvoirs nécessaires soient délégués en temps opportun.

Aux termes d'une septième recommandation, le Bureau estime que la surveillance devrait faire partie intégrante de la gestion des opérations de maintien de la paix. Afin d'aider les futures opérations de maintien de la paix à atteindre leurs objectifs, il conviendrait de développer la surveillance et la documentation des systèmes et procédures de contrôle interne. Cette surveillance est aussi indispensable pour prévenir et déceler les manquements et les irrégularités.

Dans une note (A/51/432), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale le deuxième rapport annuel du Bureau, qui porte sur la période du 1er juillet 1995 au 30 juin 1996. En introduction, il constate que des progrès appréciables ont été accomplis ces deux dernières années dans la réalisation des objectifs que l'Assemblée générale avait arrêtés par sa résolution 48/218 B. Le renforcement des fonctions de contrôle, d'audit interne, d'inspection, d'évaluation et d'investigation prévu dans la résolution susvisée constitue un volet d'autant plus important du plan de gestion exposé dans les rapports annuels du Secrétaire général sur l'activité de l'Organisation que celle-ci doit actuellement faire face à des difficultés de trésorerie sans précédent.

Le Secrétaire général estime que le Bureau des services de contrôle interne apporte de même une contribution de plus en plus importante à la réforme de la gestion et de l'organisation que le Département de l'administration et de la gestion coordonne dans son ensemble. Le maintien d'une collaboration étroite entre le Bureau et ce département importe pour ce qui est aussi bien de maximiser la cohérence et l'impact de l'entreprise que d'éviter la multiplication des demandes de rapports émanant des directeurs de programme de rang le plus élevé à un moment où les compressions budgétaires pèsent de plus en plus lourdement sur l'exécution des programmes. Les efforts que le Bureau continue de déployer afin de coopérer avec les autres organes de

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contrôle, y compris le Groupe de vérificateurs externes des comptes et le Corps commun d'inspection, et de coordonner son programme avec les leurs, sera utile à cet égard également, de même qu'il le sera pour s'assurer le concours plein et entier des directeurs de programme.

Dans sa préface, le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne, M. Karl Paschke, estime que le Bureau répond maintenant assez bien aux attentes de l'Assemblée générale qu'exprimait la résolution 48/218 B, ce en dépit de la modicité des ressources dont il dispose et de la défiance qu'il continue dans certains cas d'éveiller à l'Organisation. Pour l'exercice 1996- 1997, indique M. Paschke, le Bureau a été jugé prioritaire et a obtenu une majoration modeste, mais plus que symbolique, du nombre des postes et du montant des crédits qui lui sont affectés. Du fait de la deuxième série de compressions budgétaires dont l'Assemblée générale a décidé par sa résolution 50/215 du 23 décembre 1995, et à laquelle il n'a pu se soustraire, il lui a été impossible de pourvoir la plupart de ces postes, dont bon nombre resteront donc vacants jusqu'à la fin de l'exercice. La Section des investigations n'en a pas moins été renforcée. Afin que le Bureau puisse exercer efficacement sur toutes les activités menées par l'Organisation dans le monde entier, les fonctions de contrôle qui lui incombent, il faudra faire sensiblement augmenter le montant des crédits affectés aux voyages, et le Bureau aura également à demander des fonds supplémentaires au titre des fonctions d'audit et d'investigation pour l'exercice 1988-1989.

Le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle souligne que faire de l'activité du Bureau une composante réellement admise du style de gestion de l'ONU n'a pas jusqu'à présent été chose très aisée, et qu'il faudra sans doute quelques années encore pour y parvenir. Une organisation où un contrôle interne indépendant et effectif ne s'est pas exercé pendant des dizaines d'années devra se faire à la critique exprimée avec franchise, en particulier dans les documents qui parviennent à l'Assemblée générale. Les gestionnaires qui attendent avec intérêt une inspection, y voyant l'occasion de réfléchir et de s'interroger sur les pratiques suivies dans leur domaine de responsabilité ne sont guère plus nombreux ici qu'ailleurs. Il est très fréquent qu'un audit ou une évaluation soient considérés comme des désagréments ou à tout le moins comme de fâcheux contretemps, entraînant un surcroît de travail. Au cours de la période à l'examen, le Bureau s'est heurté à des tentatives visant à le freiner dans son travail ou à le discréditer. Patience et longueur de temps sont sans doute nécessaires pour venir à bout de pareils obstacles.

Le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne estime que la mise en application des recommandations du Bureau progresse. L'approche plus systématique de cette partie des travaux du Bureau a déjà permis d'apporter un certain nombre d'améliorations encourageantes. Le Bureau a continué de s'attacher à coopérer avec le Groupe de vérificateurs (externes) des comptes et le Corps commun d'inspection (CCI) et à coordonner son activité avec les leurs. Il tient régulièrement avec le Groupe de vérificateurs des

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réunions qui sont l'occasion de comparer les notes recueillies de part et d'autre et de procéder à des échanges de données d'expérience; des efforts sont déployés pour harmoniser les futurs plans de travail annuels afin d'éviter, si possible, que les audits internes et externes n'alternent à intervalles trop rapprochés. S'agissant du CCI, le Bureau s'attache à répondre de son mieux aux demandes de propositions formulées par les Inspecteurs concernant les inspections auxquelles ils envisagent de procéder à l'avenir. Le Bureau travaille avec eux dans les cas aussi où le même objet les occupe, mais où la différence d'optique est facteur de synergie plutôt que de chevauchements. L'audit général des pratiques d'externalisation de l'ONU dont l'Assemblée générale a confié le soin au Bureau est exemplaire à cet égard, puisque le Corps commun peut s'intéresser aux pratiques similaires des institutions spécialisées.

Aux yeux de M. Paschke, la création du Bureau compte parmi les plus importantes des initiatives que l'Assemblée générale a prises dans le cadre de la réforme de l'ONU. Au cours de la réunion commémorative extraordinaire du cinquantenaire de l'ONU, la plupart des dirigeants de la planète ont demandé que soient apportées les réformes voulues pour que l'Organisation puisse entrer mieux armée dans le millénaire qui s'annonce. Y a-t-il consensus entre les États Membres sur ce point ? Sans doute que non lorsque les choses se précisent, lorsqu'il est question de redéfinir les priorités de l'organisme mondial ou de rationaliser et de réaménager le système des Nations Unies. Il reste que l'appui d'une majorité écrasante va incontestablement à la réforme de l'administration et de l'organisation du Secrétariat, et que celui-ci a pris des initiatives énergiques en ce sens, comme en témoignent aussi bien les travaux du Conseil de l'efficacité que les divers projets de rationalisation entrepris dans un certain nombre de départements. L'efficacité du Bureau et la mesure dans laquelle il parviendra à influer sur l'évolution de l'ONU dépendront pour beaucoup de l'intérêt que les organes délibérants voudront bien lui accorder. Le Bureau ne sera pris au sérieux par ses clients du Secrétariat, dans sa fonction dissuasive ou en qualité d'agent du changement, que si les résultats de son activité sont pris au sérieux, et s'il se voit qu'ils le sont, par ses mandants, les États Membres.

Dans un premier chapitre consacré à la gestion générale du Bureau des services de contrôle interne, le BSCI indique entre autres qu'il rend compte deux fois par an de l'application de ses recommandations au Secrétaire général, à qui il a présenté trois rapports à ce titre depuis son dernier rapport annuel (périodes du 30 avril au 30 septembre 1995, du 1er octobre au 31 décembre 1995 et du 1er janvier au 30 juin 1996). Quelque 4 000 recommandations d'audit ont été formulées depuis qu'il a institué un suivi systématique. Elles ont été intégralement appliquées pour près de deux tiers (62%) d'entre elles et la mise en oeuvre du tiers restant est en cours. Quatre-vingt-quatre pour cent de toutes les recommandations formulées au cours de la première période de six mois avaient été appliquées au 30 juin 1996. Il ressort clairement que les administrateurs de programme donnent suite avec une diligence croissante aux recommandations du Bureau.

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Dans un deuxième chapitre consacré aux domaines à contrôler en priorité, le BSCI fait notamment le bilan de ses activités en matière de maintien de la paix. Il estime que, d'une manière générale, des efforts considérables ont été accomplis durant l'année passée en vue d'appliquer les recommandations visant à mettre en place au Siège une disponibilité opérationnelle permettant d'appuyer les éléments essentiels énumérés en 1994 dans le rapport intérimaire sur l'évaluation de la phase de démarrage. Bien que l'on en soit encore aux premiers stades, on a déjà commencé à élaborer des orientations, des instructions permanentes, des directives, des guides et des manuels de formation. Durant l'année passée, c'est le domaine de la police civile qui a enregistré les plus grands progrès.

Malgré la diminution prévue des ressources consacrées au maintien de la paix, il est essentiel que les leçons de l'expérience contenues dans les évaluations de fin de mission et les rapports sur les enseignements tirés des opérations soient institutionnalisées sous forme d'orientations, de directives, de guides et de manuels portant sur les principales tâches des missions complexes. Il est impératif de consentir les travaux supplémentaires nécessaires pour consigner cette expérience dans des guides pratiques afin de pouvoir faire l'économie des centaines de millions de dollars que représente la valeur de l'expérience inestimable qui ne cesse de s'accumuler dans des domaines tels que la démobilisation des factions belligérantes.

Outre le Département des opérations de maintien de la paix, les missions suivantes ont fait l'objet d'activités d'audit durant la période considérée : Mission des Nations Unies pour l'organisation d'un référendum au Sahara occidental (MINURSO);Groupe d'observateurs militaires des Nations Unies dans l'Inde et le Pakistan (UNMOGIP); Mission d'observation des Nations Unies pour l'Iraq et le Koweït (MONUIK); Forces de paix des Nations Unies (FPNU); Administration transitoire des Nations Unies pour la Slavonie orientale, la Baranja et le Srem occidental (ATNUSO); Contingent de gardes des Nations Unies en Iraq/Unité administrative des Nations Unies à Bagdad; Mission de vérification des Nations Unies en Angola (UNAVEM III); Opération des Nations Unies en Somalie (ONUSOM II); Mission des Nations Unies en Haïti (MINUHA); Mission des Nations Unies pour l'assistance au Rwanda (MINUAR); Mission de vérification des Nations Unies pour les droits de l'homme et le respect des engagements pris aux termes de l'Accord général relatif aux droits de l'homme au Guatemala (MINUGUA); Mission d'observation des Nations Unies en El Salvador (MONUSAL); Force intérimaire des Nations Unies au Liban (FINUL); Organisme des Nations Unies chargé de la surveillance de la trêve (ONUST); Force des Nations Unies chargée d'observer le dégagement (FNUOD); Mission d'observation des Nations Unies en Géorgie (MONUG); et Mission d'observation des Nations Unies au Tadjikistan (MONUT). Par ailleurs, des vérificateurs résidents ont assuré des activités suivies d'audit au sein de la MINUHA, des FPNU et d'UNAVEM III.

S'agissant par exemple des Forces de paix des Nations Unies, le BSCI remarque que l'une des principales conclusions a été que des structures de gestion plus appropriées auraient permis de faire d'importantes économies.

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Par ailleurs, en raison des fréquents élargissements et modifications du mandat des FPNU, il aurait été d'autant plus important de mettre en place des contrôles internes adéquats. Le Bureau des services de contrôle interne a recommandé de créer rapidement, pour les futures missions de maintien de la paix, des structures de gestion et des contrôles internes appropriés afin de permettre une gestion rationnelle et efficace des opérations.

Le BISC expose également ses conclusions concernant les activités humanitaires et domaines connexes, ainsi que sur les achats. S'agissant de cette dernière question, le BSCI indique notamment qu'il a effectué un audit concernant les achats effectués au titre des projets de coopération technique par le Service des marchés et des achats du Département des services d'appui et de gestion pour le développement; cet audit a révélé certaines carences dans les contrôles et procédures en matière d'achats. Les problèmes soulevés au cours de l'audit, notamment les entorses aux procédures élémentaires de contrôle, ont montré qu'il fallait renforcer l'ensemble du processus.

Détaillant par ailleurs les problèmes posés par la création d'organes, le BSCI indique notamment qu'il avait fallu environ 18 mois à compter de la création du Tribunal international pour l'ex-Yougoslavie pour que celui-ci devienne pleinement opérationnel. Les 11 juges ont été nommés dès novembre 1993 sans qu'ait été mis en place l'appui administratif nécessaire à leurs travaux. Les incertitudes concernant leurs conditions d'emploi ont entraîné des dépenses inutiles et seuls 5 des 11 juges résidaient à La Haye à la fin de 1995. Malgré la présence d'un personnel extrêmement motivé, la mise en place de l'appareil administratif a été marquée par divers problèmes. Les retards enregistrés dans la délégation des pouvoirs voulus du Siège ont abouti à des recrutements non autorisés. Les dispositions prises pour la construction, la location et l'entretien des bureaux et du quartier pénitentiaire auraient pu être plus rationnelles et transparentes. Quinze gardes ont été engagés plus de six mois avant l'arrivée du premier détenu et avant même que la construction du quartier pénitentiaire n'ait été achevée. Les informations présentées à l'Assemblée générale n'indiquaient pas toutes les dispositions financières concernant les gros travaux d'aménagement des bureaux loués et la construction d'une salle d'audience. De plus, il convenait de renforcer les contrôles internes afin de vérifier les coûts de la construction. Dans le domaine des achats, les retards apportés à la délégation de pouvoirs et à la mise en place d'un mécanisme administratif ont abouti à des opérations trop coûteuses et à des mesures prises par du personnel non autorisé et ont exposé l'Organisation à des risques d'action en justice. L'administration du Tribunal a bien accueilli les résultats de l'audit et a pris des mesures afin de remédier à la plupart des problèmes constatés.

Un premier examen des aspects administratifs du Tribunal pénal international pour le Rwanda à Arusha a quant à lui permis de constater ce qui suit : le processus de recrutement des enquêteurs devait être accéléré; la qualité et les connaissances des interprètes/traducteurs étaient insuffi- santes; des critères en matière de qualifications professionnelles devaient

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être officiellement élaborés aux fins du recrutement; l'administration du Tribunal manquait des compétences nécessaires pour pouvoir gérer efficacement son programme de travaux de construction : en particulier, la planification des travaux ne tenait pas suffisamment compte de la sécurité; les rapports financiers n'étaient pas présentés dans les délais prescrits et sous la forme voulue. Des mesures correctives ont été rapidement prises sur la base des recommandations résultant de l'audit et des économies d'environ 3,2 millions de dollars ont été réalisées dans les travaux envisagés pour les locaux du Tribunal; toutefois, il est apparu de nouveaux problèmes administratifs qui exigeront que la Division de l'audit et des conseils de gestion et la Section des investigations entreprennent en commun un examen complémentaire en application, notamment, de la résolution 50/213 C de l'Assemblée générale en date du 7 juin 1996.

Dans un troisième chapitre, le BSCI fait un bref exposé des contrôles qui s'exercent sur les principales activités. Il indique entre autres qu'il a procédé au contrôle des opérations de l'Administration postale des Nations Unies (APNU). L'APNU se heurte actuellement à des difficultés financières et ne sera peut-être pas en mesure à l'avenir de financer ses activités si elle continue d'enregistrer des pertes. Le bilan de ses opérations accuse une tendance continue à la baisse sur la période comprise entre 1990 et 1995. Au 31 décembre 1995, l'APNU avait enregistré une perte nette de 2,2 millions de dollars par suite d'une diminution régulière des ventes au cours des exercices biennaux 1992-1993 et 1994-1995, combinée à une augmentation des dépenses. À moins d'un renversement de cette tendance négative, l'ONU devra reconsidérer le maintien de l'Administration postale sous sa forme actuelle.

En ce qui concerne la question de la sous-traitance, le Bureau des services de contrôle interne indique qu'il a travaillé en coopération avec le Corps commun d'inspection (CCI), qui effectue actuellement une vaste étude portant sur la pratique de la sous-traitance dans les organismes des Nations Unies. Avant de décider de recourir davantage à cette formule, l'ONU devrait étudier lesdites constatations et recommandations et s'en servir pour formuler une politique normalisée en matière de sous-traitance.

Le BSCI indique par ailleurs, s'agissant des investigations, que pendant la période considérée, la Section des investigations a reçu 205 plaintes, dont 107 en provenance des Amériques, 50 de l'Europe, 36 de l'Afrique, 9 de l'Asie et 3 du Moyen-Orient. Au cours de cette période, elle a publié 13 rapports et 46 communications et renvoyé 37 cas aux autorités compétentes.

Les plaintes portaient sur des questions diverses, dont certaines ne touchaient qu'un petit nombre de fonctionnaires tandis que d'autres avaient une incidence sur la politique de l'Organisation. Chaque plainte adressée à la Section des investigations est soigneusement examinée et pesée. Dix-neuf personnes ont utilisé la ligne téléphonique spéciale, qui permet aux intéressés de garder l'anonymat. Ce nombre représente moins de 10% du total des plaintes reçues au cours de la période considérée. Le Bureau des services

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de contrôle interne note avec satisfaction que la grande majorité de ceux qui lui ont signalé des problèmes, y compris ceux qui l'ont fait en appelant le numéro spécial, se fiaient à la protection que leur assure la circulaire ST/SGB/273 et n'hésitaient pas à révéler leur identité.

La Section des investigations a mis au point divers systèmes et dispositifs pour protéger ses sources d'information, qu'il s'agisse de fonctionnaires, de responsables, d'entrepreneurs ou de particuliers, afin de dissiper toute inquiétude quant à d'éventuelles représailles. En outre, quand il semble que des représailles aient eu lieu, la Section prend rapidement des mesures pour protéger la source de l'information, comme le prévoit la circulaire ST/SGB/273.

En appendice, le BSCI rappelle les recommandations importantes qu'il formulées dans son précédent rapport quant à des mesures correctives qui n'ont pas été complètement appliquées. Ainsi, s'agissant du rapport sur le système de contrôle de l'accès aux bâtiments de l'ONU (A/50/7/791), le Département de l'administration et de la gestion reconnaît l'existence de carences dans le processus de gestion aux fins de la formulation et de l'exécution des projets, mais les responsables n'ont pas procédé à la mise en oeuvre de recommandations du Bureau auxquelles ils devraient, à son avis, donner la priorité.

Le BSCI avait par ailleurs recommandé à la MINURSO de présenter des rapports détaillés pour permettre au Siège de suivre et d'examiner efficacement ses activités, ainsi que de passer avec le gouvernement concerné un accord prévoyant que celui-ci fournira à la MINURSO des installations autres que des bureaux et des logements. Le Département a indiqué que la mise en oeuvre d'une des recommandations du Bureau sur l'audit de la MINURSO (A/49/937) était en cours.

Le BSCI observe par ailleurs qu'aucune mesure concrète n'a été prise pour établir un système de contrôle du programme du Centre des droits de l'homme dans le cadre du processus de gestion proposé dans le rapport du Bureau des services de contrôle interne (A/49/892). Du fait de l'absence d'un tel système, les améliorations apportées au fonctionnement administratif du Centre grâce à la nomination d'un fonctionnaire de la classe P-5 à la tête des services administratifs n'ont pas eu tout l'effet escompté.

Le BSCI souligne par ailleurs que bien que le Département des opérations de maintien de la paix ait commencé à prendre des mesures, les principaux problèmes évoqués au cours de l'inspection continuent de se poser. Ces problèmes portent sur des questions de personnel dans le domaine du recrutement, sur les politiques et procédures régissant l'administration et la formation du personnel, eu égard en particulier à la délégation d'autorité reçue du Bureau de la gestion des ressources humaines, et sur des domaines où l'absence de garanties suffisantes pour le contrôle des ressources pourrait faire courir des risques considérables à l'Organisation.

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S'agissant de l'allégation concernant un abus de pouvoir à l'ONUSAL, le BSCI indique que des mesures ont été prises par le Bureau des affaires juridiques pour tenir compte des préoccupations que le Bureau des services de contrôle interne a exprimées dans son rapport au sujet de la portée de la disposition 104.10 c) du Règlement du personnel. Le Bureau des affaires juridiques a informé le Bureau des services de contrôle interne qu'avant d'être soumis à l'Assemblée générale pour approbation, le Règlement du personnel serait modifié pour être harmonisé avec le nouveau code de conduite. Or, la modification de la disposition 104.10 c) du Règlement du personnel recommandée par le Bureau des services de contrôle interne n'est toujours pas achevée.

Par une note (A/51/467), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale le rapport sur l'audit du système de contrôle de l'accès aux locaux de l'ONU, qui lui a été remis par le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne.

Le rapport du Bureau des services de contrôle interne sur l'audit du système de contrôle de l'accès aux locaux de l'ONU en date du 16 novembre 1995, a été établi par la Division de l'audit et des conseils de gestion, qui a constaté que le projet avait posé de tels problèmes depuis le premier jour qu'on avait fini par décider de ne pas le mettre à exécution. L'Organisation a donc dépensé 1,5 million de dollars pour un système qui n'a jamais été mis en service; elle n'en a conservé qu'un petit élément, le système d'imagerie électronique qui est utilisé par le Service de la sécurité et de la sûreté pour fabriquer les cartes d'identité avec photographie.

Le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne a chargé la Section d'investigation de procéder à un examen du système de contrôle de l'accès aux locaux de l'ONU, conformément aux dispositions de la circulaire où est énoncé le mandat du Bureau afin de déterminer s'il existait des éléments indiquant que certains fonctionnaires encore en poste avaient, dans le cadre de ce projet, enfreint les textes réglementaires de l'ONU. Plus précisément, la Section était chargée de déterminer si le projet avait été bien organisé; si l'adjudicataire avait été sélectionné conformément aux règles et règlements de l'ONU; si le projet avait été correctement géré; et si la réception des travaux et leur paiement avaient été effectuées conformément aux règles et règlements de l'ONU et au contrat.

Pour compléter le rapport établi par la Division de l'audit et des conseils de gestion, les enquêteurs ont obtenu et examiné des documents et interviewé des exécutants et des responsables ayant quitté l'Organisation ou encore en poste, ainsi que des membres du personnel de l'adjudication du marché, Westinghouse Electric Company. Comme plusieurs années se sont écoulées depuis la planification et la mise au point du projet, les souvenirs ne sont pas très nets. C'est pourquoi la Section d'investigation a dû enquêter essentiellement sur pièces. Six anciens fonctionnaires de

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l'Organisation qui avaient participé au projet n'ont pas voulu ou pas pu être interviewés.

L'enquête a conclu que la responsabilité des pertes financières subies par l'Organisation ne pouvait pas être imputée à des fonctionnaires précis, que ce soit individuellement ou collectivement.

Dans une note (A/51/486), le Secrétaire général soumet à l'attention de l'Assemblée générale le rapport provenant du Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne relatif à l'enquête menée sur les séminaires organisés par le Comité spécial chargé d'étudier la situation en ce qui concerne l'application de la Déclaration sur l'octroi de l'indépendance aux pays et aux peuples coloniaux.

Le Bureau des services de contrôle interne indique qu'il a effectué une enquête lorsqu'on lui a signalé que le Comité spécial aurait mal employé et gaspillé des fonds de l'Organisation en les consacrant à un séminaire tenu à la Trinité-et-Tobago en juillet 1995. Il a constaté que les fonds avaient été dépensés compte dûment tenu des règles et règlements régissant ce type de dépenses et que le séminaire avait été prévu dans le budget-programme autorisé par l'Assemblée générale pour l'exercice biennal 1994-1995. C'est ce qu'il a fait savoir au Secrétaire général adjoint aux affaires politiques dans son rapport, tout en sollicitant ses observations en ce qui concerne la question de savoir si les fonds avaient été gaspillés.

Dans sa réponse du 28 mars 1996, le Secrétaire général adjoint a déclaré : "Je suis persuadé moi aussi qu'aucun effort ne doit être épargné pour réaliser des économies, surtout en cette période de crise financière grave." En outre, il a noté que la raison pour laquelle le séminaire avait été organisé à la Trinité-et-Tobago, à savoir encourager la participation de ceux qui sont les plus directement intéressés, les territoires non autonomes, n'avait pas donné les résultats escomptés puisque quatre territoires seulement (dont deux de la région) avaient participé au séminaire, et il a conclu que "malgré les efforts, le temps et les dépenses qui y ont été consacrés, le séminaire semble être loin d'avoir atteint l'objectif recherché". Par la suite, comme ces séminaires continuaient de susciter des controverses, le Secrétaire général adjoint aux affaires politiques a demandé au Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne d'étudier la question, ce que ce dernier a accepté de faire.

Un tel examen relève du mandat du Bureau selon lequel, entre autres, le Bureau peut recevoir des informations faisant état de gaspillage de ressources et faire enquête à ce sujet. Compte tenu de ces considérations, le Bureau des services de contrôle interne a effectué une enquête d'ampleur limitée sur les dépenses consacrées à ces séminaires par le Comité spécial.

Il est ressorti de cet examen des objectifs, des coûts et des résultats des séminaires que l'organisation de ceux-ci continue d'être conforme à la

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Charte et à l'esprit de l'Organisation. Toutefois, les éléments rassemblés dans le cadre de notre enquête ne permettent pas d'affirmer qu'il continue d'être utile de les organiser.

Les séminaires sont organisés dans la région des Caraïbes et dans celle du Pacifique de façon à être à la portée des territoires non autonomes qui sont les parties directement intéressées. Toutefois, à cet objectif louable, il faut opposer le fait que les territoires eux-mêmes ne participent guère à ces réunions. Ainsi, bien que 17 territoires aient été directement intéressés par les questions à l'étude, 6 ont assisté au séminaire de juin 1996, 5 à celui de juin 1992 et 4 seulement à chacun des quatre autres. Cette faible participation ne peut s'expliquer par un manque de ressources, puisque c'est l'Organisation qui prend à sa charge les frais de voyage des représentants.

Une comparaison des ordres du jour des divers séminaires montre que les questions examinées ne changent pratiquement pas d'une fois sur l'autre. Il est difficile de justifier la tenue de ces séminaires annuels en affirmant qu'ils répondent à un besoin, étant donné que ce sont les mêmes questions qui sont examinées année après année. On voit mal ce qu'un nouveau séminaire peut ajouter à l'étude de la décolonisation, si aucune question nouvelle n'est abordée.

Cette absence de changement des questions examinées pourrait s'expliquer par le fait que les participants ont eu du mal à parvenir à un consensus ou que les débats ont été élargis. Le Bureau a comparé les recommandations et le résumé des débats adoptés à l'issue de chacun des séminaires. Nombre des recommandations faites lors des cinq séminaires considérés étaient identiques. La constatation est la même qu'en ce qui concerne les ordres du jour : la valeur des résultats des séminaires n'est pas évidente, étant donné qu'ils sont analogues, voire identiques.

Il n'existe pas dans les archives du Département des affaires politiques d'éléments permettant de calculer les dépenses consacrées aux deux séminaires tenus en 1990. Le Bureau estime au total à 375 000 dollars des États-Unis environ le coût des trois séminaires tenus en 1992, 1993 et 1995. Si l'on calcule le coût des deux séminaires de 1990 par extrapolation, le coût total des cinq séminaires serait de l'ordre de 625 000 dollars.

En ce qui concerne les trois séminaires pour lesquels le Bureau a des données, le coût moyen par séminaire est de 3 325 dollars pour chaque participant dont les dépenses étaient à la charge de l'ONU (par opposition à ceux dont les dépenses étaient prises en charge par leur gouvernement, des fonds et programmes ou d'autres organisations).

En conclusion, le Bureau indique qu'il n'a pas trouvé trace de violation des règles et directives administratives et financières de l'Organisation. De surcroît, le Comité spécial est autorisé par l'Assemblée générale à tenir des

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séminaires en 1996-1997 et les crédits nécessaires sont prévus au budget-programme.

Le Bureau a approuvé la suggestion du Département des affaires politiques tendant à aborder avec le Comité spécial la question de savoir si ces séminaires devaient avoir lieu — étant donné la gravité de la crise financière actuelle — et il s'est joint au Département pour demander que le Comité spécial revienne sur sa décision de tenir le séminaire de juin 1996.

Au reçu du rapport du Bureau, le Secrétaire général adjoint aux affaires politiques a dit que ses collaborateurs et lui-même avaient à plusieurs reprises demandé au Président et aux autres membres du Bureau du Comité spécial d'envisager de remettre ou d'annuler le séminaire de juin 1996. Cette suggestion n'avait pas été acceptée par le Comité spécial, certains des membres faisant valoir qu'il n'appartenait pas au Secrétariat de faire de telles observations ou suggestions, et le séminaire a été organisé moyennant un coût de 135 900 dollars.

Faute d'une raison impérieuse, que nul n'a jamais encore présentée, justifiant la poursuite de ces séminaires, il semble qu'il y ait là un gaspillage des ressources limitées de l'Organisation qui, dans l'intérêt bien compris de celle-ci, devrait être abordé et expliqué publiquement.

Dans une note (A/51/530 et Corr.1), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale les observations que le Corps commun d'inspection (CCI) a formulées au sujet des rapports finals établis par le Bureau des services de contrôle interne.

Le CCI présente, entre autres, ses observations sur le rapport du Bureau des services de contrôle interne sur l'audit des achats effectués par le Service des marchés et des achats (Département des services d'appui et de gestion pour le développement) (A/50/945). Les inspecteurs félicitent le Bureau d'avoir choisi d'examiner les procédures suivies par le Service des marchés et des achats du Département des services d'appui et de gestion pour le développement, l'un des principaux départements de l'Organisation dans le domaine économique. Ce choix répond à la volonté de plus en plus affirmée des États Membres d'assurer la transparence des procédures de passation des marchés et d'en savoir plus sur la façon dont sont sélectionnés les fournisseurs de biens et de services.

Le CCI estime que ce rapport contient huit recommandations qui, d'après l'administration, avaient déjà été appliquées ou seraient en passe de l'être. Pour ces dernières, il serait utile de fixer certaines échéances. Le Corps commun d'inspection est d'avis que seule l'application intégrale et inconditionnelle des recommandations formulées dans le rapport permettrait de réunir les conditions nécessaires à la transparence des procédures d'achat et de passation des marchés et au libre jeu de la concurrence.

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S'agissant du rapport du BSCI sur l'évaluation approfondie des opérations de maintien de la paix : phase finale (E/AC.51/1996/3), le CCI estime qu'étant donné qu'il s'agit du premier rapport d'évaluation consacré à cette question, ce document est un bon point de départ. Les aspects abordés dans le rapport concernent la consolidation de la paix pendant la mission. À la demande de l'UNESCO, le Corps commun d'inspection établit actuellement un rapport sur ce sujet, dans lequel il entend donner suite aux conclusions du rapport d'évaluation. Les inspecteurs considèrent que la consolidation de la paix est essentielle pour assurer une paix durable, car les conflits risquent de se rallumer si l'on ne veille pas à satisfaire les besoins économiques et sociaux de la population. Il leur semble que, dès lors que les États Membres jugent que des activités de consolidation de la paix sont nécessaires, celles- ci devraient commencer dans le cadre de la mission de maintien de la paix, pour garantir que les efforts déployés jusque-là n'ont pas été vains. Il faudrait également renforcer la coordination et intensifier les consultations entre l'ONU et les États Membres. Pour que les activités de consolidation de la paix réussissent, il faut aussi coordonner plus efficacement l'action des différents organismes du système.

Il serait très utile, pour les besoins de la planification et de l'exécution des opérations de maintien de la paix, d'en savoir plus sur les moyens d'opérer une transition réussie entre l'opération de maintien de la paix proprement dite, dont l'ONU est responsable et une mission de consolidation de la paix, dans laquelle l'organisation régionale compétente peut jouer un rôle de premier plan. Le rapport d'évaluation aurait donc été plus utile s'il avait examiné les relations entre l'ONU et les organisations régionales lors de la phase finale des opérations de maintien de la paix.

Le CCI commente également le rapport du BSCI sur l'évaluation approfondie du Département de l'information (E/AC.51/1996/2). Les inspecteurs estiment que ce rapport est publié au bon moment dans la mesure où il est actuellement indispensable d'assurer une bonne diffusion des informations sur les activités (et les tentatives de réforme) de l'Organisation pour améliorer l'image de cette dernière, aux prises avec des difficultés financières aiguës.

Les inspecteurs approuvent le choix des questions qui sont soulevées dans le rapport du Bureau des services de contrôle interne et les recommandations qui leur sont associées, notamment celle tendant à améliorer la qualité des publications des Nations Unies. Ils estiment en effet qu'il est de la plus haute importance que le Département de l'information mette au point des tests et procédures qui lui permettent de s'assurer que ses publications ont bien la qualité voulue. De même, ils souscrivent à l'observation formulée dans le rapport selon laquelle il faudrait tenir compte des besoins des lecteurs et donc de leurs opinions.

En revanche, certains aspects du rapport leur inspirent des réserves. C'est pourquoi ils rappellent en particulier que vu la situation financière actuelle et les tentatives de réforme de l'Organisation, il faut absolument

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que le public comprenne les activités de cette dernière, l'évolution de son rôle et les réformes qu'elle a entreprises. De même, il est plus que jamais nécessaire qu'il appuie son action, ce qui n'est possible que si le Département dispose d'informations suffisantes et leur assure une diffusion satisfaisante.

Un autre domaine dans lequel les inspecteurs observent une certaine ambiguïté est celui des fonctions du Département. En effet, après les avoir décrites, le rapport recommande que le Service des informations publie régulièrement et intègre dans les réseaux d'information électroniques "des informations sur les événements marquants". Il faudrait réexaminer soigneusement les attributions du Département en tenant compte de la complexité de l'actualité mondiale et du fait que l'Organisation n'est peut-être pas à même de traiter celle-ci de la manière proposée. De l'avis des inspecteurs, le rapport du Bureau ne tient pas suffisamment compte de cet état de choses et il aurait pu analyser la question de manière plus détaillée.

S'agissant de l'observation faite selon laquelle le Département ne peut rivaliser avec les agences de presse lorsqu'il s'agit de rendre compte de l'actualité, les inspecteurs estiment qu'elle n'est pas claire et que comparer le Département avec les agences de presse — si c'est bien de cela qu'il s'agit — n'a pas de sens dans la mesure où il n'est pas censé rivaliser avec elles.

En ce qui concerne le rapport sur l'exécution des programmes de l'Organisation des Nations Unies pour l'exercice biennal 1994-1995 (A/51/128 et Add.1), le CCI note que certains éléments de programme et certains produits inclus dans les différents programmes de travail des départements et des bureaux ne procèdent pas toujours du plan à moyen terme ou d'autres textes portant autorisation des travaux, mais de décisions prises par les directeurs de programme. Il est parfois difficile de ce fait de retrouver les textes autorisant certains des éléments de programme et des produits, et de voir si toutes les activités prescrites ont été incluses dans les programmes de travail correspondants. Or, il est indispensable d'apparier activités et produits avec les textes les autorisant, pour élaborer les programmes de travail comme pour en évaluer les effets. Les inspecteurs remarquent que le rapport sur l'exécution des programmes reste généralement descriptif. Ils espèrent qu'on lui donnera à l'avenir un tour plus analytique.

Une des conclusions essentielles du rapport est que les organes délibérants semblent avoir été souvent saisis d'une multitude de documents et de rapports qui n'avaient pas d'objet précis, autre que la présentation d'une information générale. Il est certain que la question préoccupe depuis longtemps les États Membres. Nombre de rapports ne font que reprendre ce qui était dit dans le précédent. Les inspecteurs recommandent à l'Assemblée générale d'adopter pour principe, sauf nécessité d'ordre politique, de ne pas demander de nouveaux rapports sans avoir fait évaluer les rapports précédents sur le même sujet.

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Une autre constatation importante est qu'il y a des cas où un grand nombre d'éléments de programme et de produits ont été différés ou éliminés sans raisons suffisantes. Les inspecteurs notent qu'un certain nombre d'entre eux ont été éliminés ou différés sur décision de l'organe directeur correspondant, mais que ce fait n'est pas toujours signalé dans le rapport sur l'exécution du budget. Les inspecteurs notent également qu'il n'est pas dit dans ce cas si les éléments de programme et les produits en cause ont été inscrits au budget-programme suivant.

Bien que la règle 105.2 du règlement et des règles stipule que les chefs de département ou de bureau peuvent modifier le budget-programme approuvé en remaniant les éléments de programme et les produits finals, en reportant l'exécution de produits à l'exercice biennal suivant ou en éliminant des éléments de programme ou des produits, encore faut-il que ces modifications soient dûment motivées comme contribuant à la réalisation de l'objectif et de la stratégie énoncés pour ledit sous-programme dans le plan à moyen terme, faute de quoi elles contreviendraient à ladite règle. Le Secrétaire général devrait prendre des mesures strictes pour rectifier cet état de choses.

Les inspecteurs félicitent le Bureau de vouloir continuer à mettre l'accent sur l'importance de mécanismes et de systèmes adéquats de contrôle des programmes au niveau des départements dans le cadre de ses travaux de vérification, d'inspection et d'évaluation, mais se demandent comment il compte "veiller à ce que des mécanismes de ce type soient mis en place dans les divers services de l'Organisation et utilisés comme instruments de gestion". Bien que ce ne soit pas une conclusion du rapport, il permet néanmoins de constater à quel point les restrictions budgétaires ont gêné l'exécution des activités demandées. Il y a là un fait qui va à l'encontre des diverses résolutions de l'Assemblée générale enjoignant au Secrétaire général de réaliser des économies sans compromettre l'exécution des programmes.

Le rapport marque aussi que le pourcentage de postes laissés vacants et le report d'activités et de produits ont servi d'instrument budgétaire permettant de réaliser des économies au détriment de l'exécution intégrale des programmes et des activités demandés. Les inspecteurs mettent en garde contre cette tendance.

Les inspecteurs notent le succès des innovations technologiques dans l'ensemble du secrétariat, mais remarquent que les gains de productivité obtenus grâce à la seule automatisation sont encore loin d'avoir compensé les compressions de personnel.

Le CCI traite également du rapport du BSCI sur le contrôle de gestion du courrier électronique au Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies (A/50/1005). Le Corps commun d'inspection juge très utile ce rapport du Bureau sur le contrôle de la gestion d'une activité qui est aujourd'hui devenue indispensable à l'efficacité du Secrétariat. Le Bureau observe que le

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courrier électronique a permis d'améliorer les communications horizontales et verticales dans l'ensemble du système, tant au Siège que dans les bureaux extérieurs. Le Bureau suggère plusieurs mesures spécifiques pour améliorer la gestion du courrier électronique au Secrétariat de l'ONU et le Corps commun d'inspection souscrit à ces suggestions. Mais le plus important, c'est que le Bureau voit dans le courrier électronique "un des champs d'application possibles des compétences et des techniques caractéristiques du nouveau style de gestion à l'ONU". Toutefois, il relève que les objectifs fixés officieusement pour le courrier électronique sont de caractère technique et restent "sans commune mesure avec les possibilités qu'offre le courrier électronique pour modifier le style et le cadre de travail à l'ONU". Le Corps commun est parfaitement d'accord avec ce point de vue et pense qu'il serait plus utile de mettre l'accent sur l'emploi des services d'information et de l'informatique en général, et pas seulement du courrier électronique, dans la perspective des réformes de gestion qu'on cherche aujourd'hui à réaliser au Secrétariat.

Le Bureau recommande qu'on formule un énoncé de mission pour les services de courrier électronique, dont l'un des objectifs devrait être de rendre ces services accessibles à l'ensemble du Secrétariat. Les inspecteurs pensent en effet que cela devrait être un des objectifs et aimerait qu'on insiste encore plus sur la nécessité de donner accès au courrier électronique à tous les membres du Secrétariat qui en ont besoin. Tant que ce ne sera pas fait, au Siège comme sur le terrain, on ne pourra pas utiliser toutes les possibilités qu'offre cet important outil de gestion, et notamment généraliser la communication électronique au Secrétariat.

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