CINQUIEME COMMISSION : DOCUMENTATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET SUR LE PLAN DES CONFERENCES

15 octobre 1996

Communiqué de Presse
AG/AB/294/

CINQUIEME COMMISSION : DOCUMENTATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET SUR LE PLAN DES CONFERENCES

19961015 La documentation suivante concerne la séance de la Cinquième Commission du 15 octobre 1996 :

Gestion des ressources humaines (point 120)

Les rapports du Secrétaire général sur la réforme du système interne d'administration de la justice au Secrétariat des Nations Unies (A/C.5/49/60 et Add.1 et 2/Corr.1 et A/C.5/50/2 et Add.1) ont été publiés dans les communiqués de presse AG/AB/210 du 26 juin 1995, AG/AB/259/Add.1 du 15 décembre 1996 et AG/AB/279/Add.1 du 15 mai 1996. Le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur la question (A/50/7/Add.8) est paru dans le communiqué AG/AB/259/Add.1 du 15 décembre 1996. Les rapports du Secrétaire général sur le coût des activités de représentation du personnel pour 1990-1991 et 1992-1994 (A/C.5/49/63 et A/C.5/49/64) ont été publiés dans le communiqué AG/AB/279/Add.1 du 15 mai 1996. Le rapport du Secrétaire général sur le nombre raisonnable d'heures aux fins des activités de représentation du personnel (A/C.5/50/64) est paru dans le communiqué AG/AB/262 du 21 décembre 1996.

Dans son rapport sur l'application de la stratégie du Secrétaire général pour la gestion des ressources humaines à l'Organisation des Nations Unies et autres questions relatives à la gestion des ressources humaines (A/C.5/51/1), le Secrétaire général indique que sa stratégie pour la modernisation des méthodes de gestion des ressources humaines de l'Organisation — à laquelle l'Assemblée générale a souscrit à sa quarante-neuvième session — est la pierre angulaire sur laquelle s'appuie le Secrétariat pour instaurer un style de gestion axé sur la notion de service et la qualité du comportement professionnel, ainsi qu'un milieu de travail favorisant, grâce à la délégation accrue des pouvoirs et des tâches, le perfectionnement des cadres et un meilleur sens des responsabilités et de l'efficacité, et incitant chaque fonctionnaire à donner le meilleur de soi-même, au bénéfice de l'Organisation dans son ensemble.

Compte tenu des aléas dus aux coupes budgétaires et aux compressions d'effectifs découlant de l'application des résolutions 50/214 et 50/215 de l'Assemblée générale, l'entreprise ardue que représente la transformation de

l'Organisation a acquis une nouvelle dimension : il s'agit de soumettre l'ONU, son personnel et son administration aux processus douloureux que sont le dégraissage des effectifs et les réductions budgétaires, tout en continuant de mettre l'accent sur des réformes structurelles positives pour l'avenir.

Le Secrétaire général décrit dans son rapport les difficultés rencontrées au cours des 18 derniers mois et les efforts visant à mettre en oeuvre, pour ce qui est des effectifs, les mesures nécessaires à l'exécution du budget-programme de 1996-1997, en indiquant les domaines dans lesquels l'application des différents volets de la stratégie s'est trouvée retardée. Il met en relief les succès remportés, les changements à opérer et les mesures qu'il n'est peut-être pas indispensable d'adopter, et souligne l'importance des directives et de l'appui des États Membres.

Le Secrétaire général montre qu'afin de réaliser les objectifs fixés, on s'est efforcé, dans le cadre de la mise en oeuvre de la stratégie, de favoriser les initiatives et d'encourager le changement en déléguant aux directeurs de programmes davantage de pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines et d'administration des prestations, ainsi qu'en introduisant de nouveaux moyens de gestion des ressources humaines ou en renforçant ceux qui étaient déjà en place et en fournissant un appui dans des domaines tels que la planification, le recrutement, les affectations, les services administratifs, l'évaluation et le suivi du comportement professionnel, la formation professionnelle, l'aide à l'organisation des carrières, et le perfectionnement des directeurs de programme en matière d'encadrement du personnel, dans tous les lieux d'affectation.

Le Secrétaire général montre comment la gestion des ressources humaines a évolué aux niveaux de l'Organisation, des départements et des directeurs de programme, et appelle les États Membres à contribuer, par leurs directives et leur appui, à l'élaboration d'un plan stratégique; il recommande enfin que le perfectionnement de la gestion des ressources humaines se poursuive, dans la mesure où cet aspect constitue probablement le volet le plus important d'une réforme des méthodes de gestion qui vise à doter le Secrétariat de l'Organisation, dans tous les lieux d'affectation, de moyens fiables et adaptables permettant aux administrateurs de bien s'acquitter de leurs tâches, encourageant les fonctionnaires à se dépasser, et amenant tous ceux qui sont au service de la communauté internationale à fournir un travail répondant aux plus hautes normes de qualité.

Dans son rapport sur l'emploi de retraités (A/C.5/51/2), le Secrétaire général se dit sensible aux préoccupations de l'Assemblée générale concernant l'emploi de retraités et pleinement conscient de la nécessité de contrôler ce type de recrutement. Il n'en reste pas moins que le Secrétariat ne doit pas se laisser interdire l'accès à cet effectif très efficace, expérimenté, productif et fiable. Le Secrétaire général estime que limiter trop rigoureusement l'emploi de retraités serait coûteux et préjudiciable pour l'Organisation, tant sur le plan proprement budgétaire que sur celui de la

( suivre)

- 3 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

qualité des services et des programmes dont le soin lui est confié. Au vu des résultats de la présente étude, le Secrétaire général demeure convaincu qu'il est dans l'intérêt le mieux compris de l'Organisation, pourvu que soient mis en place les mécanismes voulus afin d'exercer les contrôles stricts qui s'imposent, de se tenir à une politique qui permette de continuer à tirer parti, dans des limites bien définies, de ce capital humain des plus utiles pour les services linguistiques comme pour les autres.

Le Secrétaire général explique que si les services de conférence, surtout, mais non exclusivement, ont avantage à employer des retraités, c'est qu'outre leur compétence et leur disponibilité, ceux-ci ont pour atout de constituer le plus gros du personnel indépendant pouvant être recruté localement dans les grands centres des Nations Unies, notamment New York et Genève. Pour ce qui est du personnel linguistique, il faut noter que l'ONU n'offre pas à elle seule suffisamment d'emplois pour soutenir un marché local de non-retraités. À restreindre encore l'emploi de retraités, on limiterait l'accès au marché local, ce qui conduirait à faire appel davantage à de non- locaux, à un coût beaucoup plus élevé.

Le Secrétaire général estime par ailleurs que limiter les gains des retraités employés dans les services linguistiques à 12 000 dollars, par exemple, aurait pour effet minimum qu'aucun retraité recruté sur le plan local ne pourrait couvrir du début à la fin la période de trois mois sur laquelle s'étend la session d'automne de l'Assemblée générale. Dans la plupart des cas, les retraités locaux devraient donc être remplacés par des temporaires non locaux en cours de session. Les effets du plafonnement de la rémunération sur l'emploi de retraités non locaux seraient plus marqués encore. Faire assurer le service de l'Assemblée par deux équipes successives, comme il le faudrait en tout état de cause, entraînerait une augmentation des frais de voyage et des coûts afférents à l'indemnité journalière de subsistance.

Calculée sur la base de la charge de travail et des schémas de recrutement de 1995, l'augmentation du coût des services à assurer à l'Assemblée générale au cours de sa session d'automne qu'entraîneraient l'application d'un plafond de 12 000 dollars ainsi que la limitation concomitante de l'emploi de retraités, qu'il faudrait remplacer dans la plupart des cas par des indépendants non locaux, pourrait atteindre 1,4 million de dollars par exercice biennal.

À l'interprétation, les retraités possédant certaines combinaisons linguistiques pourraient avoir atteint la limite avant même que la session ne commence et n'être remplaçables à aucun coût. À la traduction, les indépendants locaux sont pour la plupart, ou sont tous, dans le cas de certaines langues, des retraités; le personnel temporaire ou les services contractuels étant nécessaires au cours de périodes autres que la session de l'Assemblée générale, nombre d'entre eux auraient gagné 12 000 dollars avant que celle-ci ne débute. À la rédaction de procès-verbaux, les retraités constituent le plus gros du personnel temporaire, local et non local. S'ils

( suivre)

- 4 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

ne pouvaient être employés tout au long de la session d'automne, la possibilité de les remplacer ne serait nullement assurée.

Le Secrétaire général voit donc dans l'emploi des retraités un atout extrêmement précieux pour l'ONU. Il considère, comme les États Membres, qu'il faudrait continuer d'exercer un contrôle strict sur le type et la durée des contrats que les retraités se voient offrir par l'Organisation, de même que sur le montant de leurs gains. Il convient en outre de la nécessité de respecter les statuts de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies. L'expérience montre que la meilleure manière de pourvoir aux besoins de l'Organisation consisterait à établir une limite de six mois d'emploi par année civile dans le cas des retraités qui seraient engagés pour des périodes de courte durée et à plafonner le montant des gains de ceux qui se verraient offrir des contrats de louage de services.

Si pareille formule était retenue, les fonctionnaires retraités ne seraient réengagés que pour des périodes de courte durée ne devant pas dépasser six mois par année civile, et ne seraient pas tenus de se réaffilier à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies. Les engagements pour des périodes de six mois ou davantage ininterrompues par un intervalle dépassant 30 jours créeraient l'obligation de se réaffilier à la Caisse, conformément aux statuts actuellement en vigueur.

Pour les contrats de louage de services, les gains seraient plafonnés à l'équivalent de trois mois de traitement brut au point médian du barème des traitements. Dans le cas du personnel linguistique des services de conférence, la limite serait fixée à six mois de traitement brut.

Dans son rapport sur le respect des privilèges et immunités des fonctionnaires de l'Organisation des Nations Unies et des institutions spécialisées et organismes apparentés (A/C.5/51/3) qu'il présente au nom des membres du Comité administratif de coordination et avec leur approbation, le Secrétaire général se dit fermement convaincu que la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies et la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées jouent un rôle critique dans la protection contre l'arrestation et la détention de fonctionnaires et des personnes à leur charge. Il invite donc les États qui ne sont pas encore parties à ces instruments à envisager de les ratifier ou d'y adhérer. Il invite également les États Membres qui ne l'ont pas encore fait à devenir parties à la Convention sur la sécurité du personnel des Nations Unies et du personnel associé.

Dans son rapport, le Secrétaire général présente des informations à jour sur le respect des privilèges et immunités des fonctionnaires, ainsi que sur leur sécurité. Il souligne que pour s'acquitter des responsabilités confiées aux organismes des Nations Unies par les États Membres, les fonctionnaires sont de plus en plus souvent appelés à exercer leurs fonctions dans des conditions très dangereuses. Pendant la période à l'examen, 10 fonctionnaires

( suivre)

- 5 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

civils appartenant à différents organismes et institutions des Nations Unies sont décédés dans l'exercice de leurs fonctions. Pendant toute cette période, des membres du personnel ont été attaqués, blessés, maltraités ou harcelés dans l'exercice de leurs fonctions. Il souligne que c'est au gouvernement hôte qu'il incombe au premier chef d'assurer la sécurité et la protection des fonctionnaires, de leurs conjoints et des personnes à leur charge, ainsi que de leurs biens et des biens des organisations auxquelles ils appartiennent. Cette responsabilité découle de la fonction normale et inhérente de tout gouvernement, qui est de maintenir l'ordre et de protéger les personnes et les biens qui se trouvent sur son territoire. À l'égard des organisations internationales, de leurs fonctionnaires et de leurs biens, les gouvernements sont tenus à des obligations particulières en vertu de la Charte des Nations Unies ou des accords qu'ils ont conclus avec ces organisations.

L'arrestation et la détention de fonctionnaires sont demeurées un grave sujet de préoccupation pendant la période à l'examen, en ce qui concerne notamment le Rwanda, où de nombreux membres du personnel local des Nations Unies demeurent en prison. Après le départ de la Mission des Nations Unies pour l'assistance au Rwanda (MINUAR), en mars 1996, le Coordonnateur résident et les représentants des organismes des Nations Unies au Rwanda ont continué de prendre diverses initiatives au niveau local, afin de poursuivre l'examen de la question avec les autorités rwandaises. Un juriste rwandais a été recruté sur une base interorganisations afin de prêter assistance.

Le Secrétaire général indique par ailleurs que les restrictions imposées par les autorités américaines aux voyages privés de fonctionnaires de certaines nationalités, ainsi que des membres de leur famille, sont restées en vigueur. Il maintient à cet égard sa position de principe, à savoir que de telles restrictions, appliquées uniquement en fonction de la nationalité des intéressés, sont discriminatoires.

Dans son rapport sur les coûts et modalités des activités de représentation du personnel : données financières relatives aux associations et syndicats du personnel de l'Organisation des Nations Unies (A/C.5/51/6), le Secrétaire général présente un rapport sur les coûts directs et indirects des activités de représentation du personnel, en y incluant les données fournies par les associations et syndicats du personnel.

Le Secrétaire général indique que les coûts directs imputés sur le budget ordinaire comprennent les traitements du personnel auxiliaire expressément affecté aux associations et syndicats du personnel, les frais de voyage et indemnités de subsistance liés à la participation aux réunions du Comité de coordination entre l'Administration et le personnel et le coût des fournitures, du matériel et des communications. Il est à noter que les associations et syndicats du personnel, en général, financent le voyage de leurs représentants quand ils assistent à d'autres réunions. Pour les sessions du Comité de coordination entre l'Administration et le personnel, les

( suivre)

- 6 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

dépenses liées aux voyages et à l'indemnité journalière de subsistance, de 1992 à ce jour, ont été les suivantes : 1992 : 87 474 dollars; 1993 : 56 767 dollars; 1994 : 67 587 dollars; 1995 : 108 000 dollars; 1996 : 138 875 dollars.

Les coûts indirects comprennent les heures de travail que les représentants du personnel consacrent aux activités de représentation ou aux déplacements officiels lors de réunions internes interorganisations ou intergouvernementales, qui représentent une affectation à temps partiel ou à temps complet sans que le fonctionnaire concerné soit remplacé. À ce sujet, il est à noter qu'en 1996 il est arrivé une fois que le directeur d'un programme n'a pas voulu libérer le représentant du personnel s'il n'était pas remplacé. En pareilles circonstances, le remplacement de l'intéressé aurait entraîné un coût direct. Dans les coûts indirects figurent également les coûts des locaux utilisés et ceux des services de documentation, qui sont absorbés dans le budget.

Le Secrétaire général présente également dans ce rapport les informations que les associations et syndicats du personnel, dans l'ensemble du Secrétariat, ont été invités à fournir sur le nombre de membres qui paient leur cotisation, les avoirs, les dépenses et les activités des associations.

Dans son rapport sur les modifications du Règlement du personnel (A/C.5/51/7), le Secrétaire général présente plusieurs amendements qui ont pour objet de préciser certaines dispositions, d'introduire des dispositions nouvelles ou d'apporter des changements d'édition mineurs au Règlement.

Dans son rapport sur l'amélioration de la situation des femmes au Secrétariat (A/51/304), le Secrétaire général souligne qu'au cours des 10 dernières années, l'Organisation a appliqué divers programmes et mesures tendant à assurer l'égalité des sexes et à améliorer la situation des agents des services généraux, qui sont pour la plupart des femmes. Les objectifs fixés en ce qui concerne la représentation égale des hommes et des femmes sont importants non seulement en termes quantitatifs mais aussi du point de vue de la valeur ajoutée que représente une main-d'oeuvre diversifiée et représentative où les deux sexes sont équitablement représentés. Les décisions doivent être prises compte tenu de la contribution indispensable et unique que les femmes apportent sur le lieu de travail. La ferme volonté du Secrétaire général d'assurer l'égalité des sexes s'est traduite par plusieurs décisions importantes visant à améliorer la situation des femmes au Secrétariat. Les statistiques font apparaître une augmentation du nombre de femmes à tous les niveaux tandis que l'ONU a évolué en vue de promouvoir et de préserver la valeur d'une force de travail ouverte aussi bien aux femmes qu'aux hommes qualifiés. Toutefois, l'objectif visant à assurer l'égalité dans la répartition des sexes d'ici à l'an 2000 demeure lointain.

Dans certains secteurs, notamment aux niveaux les plus élevés, les femmes sont toujours très faiblement représentées. Le Secrétaire général et

( suivre)

- 7 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

les États Membres doivent continuer d'oeuvrer de concert pour faire en sorte que l'on trouve des femmes qualifiées auxquelles il faut donner la possibilité d'occuper des postes de haut niveau au Secrétariat. Ensemble, ils doivent se faire les avocats d'une main-d'oeuvre capable de s'épanouir sur le plan professionnel et où tous les individus peuvent apporter sans entraves leur pleine contribution à l'Organisation. Les femmes constituent 51% de la population mondiale et doivent pouvoir participer pleinement aux activités de l'Organisation afin que celle-ci puisse représenter le monde dans toute sa diversité.

Le Secrétaire général indique qu'il continuera de poursuivre vigoureusement les objectifs fixés par l'Assemblée générale en ce qui concerne l'amélioration de la situation des femmes. L'objectif de 35% fixé pour les femmes occupant des postes soumis à la répartition géographique a été atteint. Compte tenu de la persistance de la crise financière, l'objectif de la parité complète entre les sexes d'ici à l'an 2 000 est irréaliste. En conséquence, l'Assemblée générale jugera peut-être bon de fixer des objectifs plus réalistes pour les femmes occupant des postes soumis à la répartition géographique, par exemple 37% d'ici à 1997 et 41% d'ici à 1999. Si l'objectif de 25% qui avait été fixé pour les femmes occupant des postes de direction n'a pas été atteint, il convient néanmoins de tendre vers sa réalisation. Il faut se garder de considérer qu'il y a incompatibilité entre les efforts actuellement déployés par l'Organisation pour assurer l'égalité des sexes et ceux visant à assurer une représentation géographique plus diversifiée et plus équitable. Ces efforts devraient au contraire être complémentaires et poursuivis parallèlement dans le cadre d'une action synergique.

Le Secrétaire général estime qu'au cours du siècle prochain, l'Organisation des Nations Unies devrait être à l'avant-garde des problèmes ayant trait aux femmes. Il faut donc que les États Membres collaborent avec l'ONU et manifestent leur attachement à l'égalité des sexes. Il leur faut aussi trouver les moyens et ressources nécessaires à cette fin. S'il est devenu extrêmement difficile d'atteindre les objectifs chiffrés que l'Organisation s'est fixés du fait de la crise financière, le Secrétariat n'épargnera aucun effort pour mobiliser l'énergie des femmes qui travailleront aux côtés de leurs collègues de sexe masculin en vue de trouver des solutions novatrices aux problèmes que rencontre la communauté internationale. Un milieu de travail épanouissant, qui offre de nombreuses perspectives aux femmes et aux hommes de poursuivre leur carrière avec optimisme, animés par une éthique et une conscience professionnelles, ne peut que régénérer et revitaliser le Secrétariat tout entier au service de la communauté internationale.

Dans son rapport annuel sur la composition du Secrétariat (A/51/421), le Secrétaire général indique qu'à la date du 30 juin 1996, l'ONU employait en tout 33 157 fonctionnaires (voir le graphique 1), dont 14 166 affectés au Secrétariat de l'Organisation elle-même et 18 991 aux secrétariats d'organes subsidiaires. Pour ce qui est du mode de financement des postes

( suivre)

- 8 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

correspondants, 9 196 étaient inscrits au budget ordinaire et 25 749 étaient financés à l'aide de fonds extrabudgétaires.

Le Secrétaire général rappelle que la représentation des États Membres est calculée grâce au système de fourchettes souhaitables. La comparaison entre la fourchette établie pour chaque État Membre et le nombre de nationaux dudit État occupant des postes soumis à la répartition géographique permet de classer les États Membres dans quatre catégories différentes : États non représentés; États sous-représentés; États se situant dans la fourchette souhaitable et États surreprésentés.

Au 30 juin 1996, on comptait 23 États Membres non représentés, contre 25 au 30 juin 1995. Ces États Membres étaient les suivants : Andorre, Azerbaïdjan, Bosnie-Herzégovine, Brunéi Darussalam, ex-République yougoslave de Macédoine, Îles Marshall, Îles Salomon, Kazakstan, Kirghizistan, Koweït, Liechtenstein, Maldives, Micronésie (États fédérés de), Monaco, Ouzbékistan, Palaos, République de Moldova, République populaire démocratique de Corée, Saint-Marin, Sao Tomé-et-Principe, Tadjikistan, Turkménistan et Vanuatu.

Au 30 juin 1996, 22 États Membres étaient sous-représentés : Afrique du Sud, Albanie, Angola, Arabie saoudite, Arménie, Bahreïn, Belize, Comores, Djibouti, Émirats arabes unis, Guinée-Bissau, Italie, Japon, Lettonie, Mozambique, Norvège, Panama, Qatar, République démocratique populaire lao, Slovénie et Suriname.

Les changements intervenus dans la représentation des États Membres peuvent être imputables, non seulement à des nominations ou à des cessations de service, mais également à d'autres facteurs, notamment des modifications de la fourchette souhaitable établie pour certains États Membres — dues à une augmentation ou à une diminution du nombre de postes soumis à la répartition géographique, à des modifications du nombre d'États Membres, ou à des ajustements concernant tel ou tel État Membre au titre du facteur contribution ou du facteur population — ou encore au changement de statut de certains fonctionnaires (comme suite à des mouvements de personnel tels que des mutations entre postes soumis au principe de la répartition géographique et postes non soumis à ce principe, des départs en congé spécial sans traitement ou en détachement, ou des retours à la suite d'un congé ou d'un détachement, et des changements de nationalité).

Le Secrétaire général souligne par ailleurs qu'il a poursuivi ses efforts pour répondre aux demandes de l'Assemblée générale visant l'amélioration de la situation des femmes au Secrétariat. Au 30 juin 1996, le nombre de femmes occupant des postes soumis à la répartition géographique était de 882, soit 35,1% de l'effectif total. Durant la période considérée, le pourcentage de femmes occupant des postes soumis à la répartition géographique est passé de 24,7% à 35,1%. Dans le cas des postes exigeant des connaissances linguistiques spéciales, il est passé de 33,1% à 36,3%.

( suivre)

- 9 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

Pendant la période couverte par le rapport (1er juillet 1995- 30 juin 1996), il y a eu 129 nominations à des postes soumis à la répartition géographique. Sur ce nombre, on comptait cinq nationaux (3,9%) d'États Membres non représentés, 20 nationaux (15,5%) d'États Membres sous-représentés, 99 nationaux (76,7%) d'États Membres se situant à l'intérieur de la fourchette souhaitable fixée pour eux et cinq nationaux (3,9%) d'États Membres surreprésentés.

Parmi les fonctionnaires nommés à des postes soumis à la répartition géographique pendant la période considérée figuraient les 32 candidats qui avaient réussi aux concours nationaux pour des postes de la classe P-2 et de la classe P-3. Ces candidats ont été retenus à la suite de concours organisés dans les pays suivants : Allemagne, Arménie, Botswana, Bulgarie, Dominique, El Salvador, Équateur, Espagne, États-Unis d'Amérique, Grenade, Haïti, Italie, Japon, Namibie, Pakistan, Paraguay, Portugal, République de Corée, Saint- Kitts-et-Nevis et Venezuela.

Ces nominations représentent 24,8% de l'ensemble des nominations à des postes soumis à la répartition géographique pour la période considérée. Parmi les candidats ainsi nommés figuraient 14 femmes, soit 43,8% du total. Outre les candidats qui avaient réussi aux concours nationaux, sept candidates ont été recrutées à la classe P-2. Des concours en vue de pourvoir des postes des classes P-2 et P-3 ont aussi été organisés dans les pays suivants : Allemagne, Belize, Espagne, Estonie, Gabon, Géorgie, Japon, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Mauritanie, Micronésie (États fédérés de), Mongolie, Paraguay, Slovénie, Suriname, Turkménistan et Viet Nam. Un certain nombre de candidats ayant réussi à ces concours sont en voie de recrutement.

Entre le 1er juillet 1995 et le 30 juin 1996, 55 femmes ont été nommées à des postes soumis à la répartition géographique, ce qui représente 42,6% des 129 nominations qui ont eu lieu pendant la période considérée. Les femmes originaires de pays en développement étaient au nombre de 25, soit 45,5% des 55 nominations de femmes enregistrées pour cette période.

Dans son rapport sur l'emploi de retraités, le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) considère que les anciens fonctionnaires de l'Organisation qui ont pris leur retraite ne devraient pas être réengagés, sauf dans des cas tout à fait exceptionnels et bien définis, sous la stricte supervision et le contrôle du Bureau de la gestion des ressources humaines.

Le Comité reconnaît que l'Organisation peut avoir intérêt à faire appel à des fonctionnaires retraités, à titre exceptionnel et pour des périodes de courte durée, après avoir déterminé que toutes les autres options sont à écarter, en particulier s'agissant de pourvoir aux besoins de missions sur le terrain, de faire face à des crises humanitaires complexes ou d'assurer la prestation de services de conférence. Toutefois, l'Organisation ne devrait

( suivre)

- 10 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

recourir aux services de retraités que sous la supervision et le contrôle du Bureau de la gestion des ressources humaines.

Le Comité consultatif considère que les propositions du Secrétaire général concernant l'emploi de retraités sont compliquées et manquent de clarté. Il estime que la solution la plus simple est de maintenir les arrangements existants, en actualisant, pour tenir compte de l'inflation, le plafond de 12 000 dollars qui avait été établi par l'Assemblée dans sa résolution 37/237 du 21 décembre 1982. Les fonctionnaires retraités qui sont réengagés dans les services de conférence devraient continuer à bénéficier d'une dérogation à la règle concernant le plafonnement de la rémunération. Toutefois, une limite de six mois par année civile devrait s'appliquer à tous les retraités engagés à titre temporaire par l'Organisation. Le Comité consultatif a été informé à cet égard que le plafond de 12 000 dollars établi en 1982 représentait en 1996, après actualisation, un montant d'environ 22 000 dollars.

Le Comité consultatif recommande par conséquent à l'Assemblée générale, d'établir un plafond de rémunération de 22 000 dollars par année civile pour tous les anciens fonctionnaires percevant une pension de retraite de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, à l'exception de ceux qui sont employés dans les services de conférence. Toutefois, aucun retraité ne devrait être employé pendant plus de six mois par an. En faisant cette recommandation, le Comité consultatif tient à souligner que cette pratique doit conserver un caractère exceptionnel, qu'il importe que les conditions énoncées dans le rapport du Secrétaire général soient strictement respectées et, par-dessus tout, que les engagements doivent être approuvés, supervisés et contrôlés par le Bureau de la gestion des ressources humaines.

Le Comité consultatif recommande également que le Secrétaire général soit invité à rendre compte tous les deux ans du recours aux services de fonctionnaires retraités, en donnant des précisions concernant les retraités recrutés pour des périodes de courte durée, dans toutes les catégories et à toutes les classes, ainsi qu'au titre de contrats de louage de services.

Le Comité consultatif estime que le recours excessif aux services de retraités dénote une mauvaise planification de la gestion des ressources humaines de l'Organisation, va à l'encontre des aspirations légitimes des fonctionnaires en poste et nuit à leur moral et à leur carrière. Le Comité compte bien que pour le recrutement de tous les fonctionnaires, y compris les retraités réengagés, les dispositions de la Charte des Nations Unies ainsi que les politiques et pratiques pertinentes de l'Organisation en matière de personnel seront pleinement respectées. Il constate à cet égard, au vu des informations qui lui ont été communiquées, un déséquilibre dans la répartition géographique du personnel réengagé.

Enfin, le Comité ne peut qu'exprimer une certaine préoccupation devant la teneur du paragraphe 10 du rapport, dans lequel le Secrétaire général

( suivre)

- 11 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

indique que, "dans le cadre des mesures prises pour faire face aux difficultés financières de l'Organisation, l'idée de recruter à l'extérieur des candidats qualifiés et de les former a dû être abandonnée". Il considère que les effets à long terme de l'abandon des programmes de formation ne pourront être que préjudiciables à la valorisation des ressources humaines de l'Organisation.

Plan des conférences (point 118)

Dans son rapport (A/51/32), le Comité des conférences déplore que le coefficient d'utilisation global des services de conférence soit tombé de 77% à 76% et le coefficient d'utilisation moyen de 82% à 78%, et que le pourcentage des organes faisant partie de l'échantillon dont le coefficient d'utilisation était égal ou supérieur au seuil fixé (80%) soit tombé de 62% à 54% au cours de la même période. Il a prié son Président d'adresser aux présidents des organes subsidiaires qui avaient en 1995 utilisé moins de 80% de leurs services de conférence une lettre les invitant à faire connaître les mesures prises pour mieux utiliser les ressources qui leur étaient allouées et d'évaluer leurs besoins effectifs avec réalisme, afin de réduire les demandes en la matière. Le Comité recommande que son Président, avec l'assistance du Secrétariat, fasse distribuer aux membres des différents organes intergouvernementaux, par l'intermédiaire de leurs Présidents respectifs, une communication d'une page soulignant combien il importait de commencer les séances ponctuellement et indiquant le coût actuel des services de conférence, ainsi que les mesures qui pourraient être prises pour accroître l'utilisation des ressources disponibles en la matière.

En ce qui concerne la fourniture de services d'interprétation aux réunions de groupes régionaux et autres groupes importants d'Etats Membres, le Comité exhorte les organes intergouvernementaux à ne ménager aucun effort au stade de la planification pour prendre en considération les réunions de leurs groupes régionaux et autres groupes importants d'États Membres et de coordonner ces réunions avec celles de l'organe se réunissant en session. En outre, les organes intergouvernementaux devraient aviser les services de conférence très à l'avance de toute annulation de séance, de façon que les ressources puissent, dans toute la mesure possible, être réaffectées à des réunions de groupes régionaux et autres groupes importants d'États.

En ce qui concerne le système de calcul des coûts pour les services de conférence, le Comité regrette que le Secrétariat n'ait pas encore été en mesure d'établir le système de calcul des coûts qu'avait demandé l'Assemblée générale, et exprime l'avis qu'il fallait utiliser les ressources internes pour mettre au point le système de calcul des coûts sans faire appel à des consultants extérieurs.

Le Comité a recommandé à l'Assemblée générale d'autoriser expressément les organes énumérés ci-après à se réunir à New York pendant la cinquante et unième session de l'Assemblée, étant entendu que les séances auraient lieu

( suivre)

- 12 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

en fonction des locaux et des services disponibles, de façon à ne pas gêner les activités de l'Assemblée elle-même : Comité des relations avec le pays hôte, Comité pour l'exercice des droits inaliénables du peuple palestinien, Groupe de travail chargé d'étudier le financement de l'Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche- Orient, Conseil d'administration de l'UNICEF, Comité spécial des opérations de maintien de la paix et Comité des conférences. Il a demandé au Secrétariat de continuer à inclure, dans les lettres d'autorisation qu'il adresserait aux organes susmentionnés, des informations sur la façon dont chacun d'eux avait utilisé les services de conférence lors de sessions précédentes de l'Assemblée générale et de les encourager notamment à informer le Secrétariat de la durée prévue des séances afin de permettre l'utilisation la plus efficace possible des services de conférence.

S'agissant du contrôle et de la limitation de la documentation, le Comité recommande à l'Assemblée générale de renouveler les recommandations sur le contrôle et la limitation de la documentation qu'elle avait formulées à l'intention des organes intergouvernementaux dans la résolution 50/206 C, et de prier lesdits organes de la tenir informée, par l'intermédiaire du Comité des conférences, des mesures prises pour contrôler et limiter la documentation. Il recommande à l'Assemblée générale de prier le Comité des utilisations pacifiques de l'espace extra-atmosphérique de continuer de la tenir informée, par l'intermédiaire du Comité des conférences, de son expérience concernant l'utilisation de transcriptions non éditées. Le Comité prie son Président d'écrire aux présidents des organes intergouvernementaux bénéficiant de comptes rendus de séance pour les informer des discussions du Comité et du coût théorique des comptes rendus et des transcriptions non éditées, et les inviter à étudier la possibilité de demander au Secrétariat de publier des transcriptions non éditées pour une séance, à des fins de comparaison, en vue de remplacer éventuellement à l'avenir leurs comptes rendus habituels par ces transcriptions. Il recommande à l'Assemblée générale de souligner une fois de plus la nécessité de respecter strictement les limites existantes, soit 24 ou 32 pages. Il recommande à l'Assemblée générale de prier le Secrétariat de continuer à s'efforcer d'améliorer la qualité du contenu et de la présentation des documents, en utilisant les nouvelles techniques de publication pour améliorer la lisibilité et réduire la consommation de papier. Le Comité recommande que les documents de travail disponibles dans toutes les langues qui figurent sur la liste quotidienne de documents ou dans le journal et qui sont stockés dans le système à disques optiques soient signalés, par exemple, par un astérisque. Il recommande que durant la période de transition, le recours à des techniques comme le système à disques optiques et Internet ne remplace pas la documentation traditionnelle. Il recommande à l'Assemblée générale de demander au Secrétariat de présenter des propositions, conformément au paragraphe 3 de sa résolution 50/206 D, concernant les moyens qui permettraient aux pays en développement d'accéder plus facilement au système à disques optiques dans toutes les langues officielles.

( suivre)

- 13 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

En ce qui concerne la politique de l'Organisation des Nations Unies en matière de publications, le représentant du Secrétariat, notant par ailleurs que la Cinquième Commission n'avait pas encore examiné le rapport sur la politique en matière de publications, a informé le Comité que le Corps commun d'inspection était en train de terminer, afin de la présenter à l'Assemblée générale à sa cinquante et unième session, une étude générale de la façon dont les publications contribuent à l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux et de la mesure dans laquelle on pourrait améliorer, à cet égard, le rapport coût-efficacité des publications en série. Par ailleurs, le Secrétariat a donné des éclaircissements sur les écarts constatés entre les services de conférence programmés pour l'exercice biennal 1994-1995 et ceux effectivement fournis. Ces écarts étaient dus à plusieurs facteurs, notamment à l'augmentation du volume de travail, à la restructuration de certains services et aux modifications apportées à la méthode utilisée pour établir les statistiques.

Le Comité des conférences approuve, dans l'ensemble, le projet de sous- programme relatif aux services de conférence. Il a demandé au Secrétariat de rappeler dans la version finale de ce sous-programme que les services des séances et la documentation devraient être fournis en application des résolutions et des règles relatives à l'emploi des langues dans les différents organes de l'Organisation. En ce qui concerne l'incidence sur les services de conférence du rapport du Secrétaire général sur le projet de budget-programme pour l'exercice biennal 1996-1997, le Comité des conférences a autorisé son Président à adresser au Président de la Cinquième Commission une lettre afin de l'informer de ses vues et préoccupations.

Le Comité recommande que les États Membres soient informés de l'existence d'un accord type avec le pays hôte, qui figure dans l'instruction administrative ST/AI/342, afin qu'ils connaissent les arrangements prescrits s'ils souhaitent accueillir une conférence ou une réunion. Il recommande également recommandé qu'un organe qui accepte une invitation soit tenu informé, selon qu'il conviendra, de l'état d'avancement de la négociation de l'accord avec le pays hôte tout au long des préparatifs de sa conférence, afin d'encourager la conclusion de cet accord avant la conférence.

Dans son rapport sur les mesures visant à améliorer l'utilisation des services de conférence : résultats du dialogue actif engagé par les services de conférence avec les secrétariats des organes intergouvernementaux (A/51/253), le Secrétaire général annonce que, conformément à la demande du Comité des conférences et à la résolution 50/206 A du 23 décembre 1995, par laquelle l'Assemblée générale a prié le Secrétariat de prendre les mesures recommandées par le Comité des conférences en vue d'améliorer l'utilisation des services de conférence, et de lui rendre compte à ce sujet à sa cinquante et unième session, par l'intermédiaire du Comité, une série de dialogues actifs s'est tenue avec les secrétariats de tous les organes intergouvernementaux se réunissant à New York en 1996, y compris les organes de session se réunissant de janvier à septembre, ainsi que le Conseil de

( suivre)

- 14 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

sécurité et ses organes subsidiaires et les organes subsidiaires de l'Assemblée générale qui siègent en permanence. Les Services de conférence ont donné les clarifications qui leur avaient été demandées concernant un certain nombre de questions relatives aux services de conférence dont se préoccupaient les représentants des secrétariats présents lors des consultations. À cet égard, ils ont expliqué que le fait que des séances commençaient avec retard et étaient levées avant l'heure prévue était la principale cause de la sous-utilisation des services, en particulier dans le cas des grandes commissions de l'Assemblée générale. Ils ont expliqué que, à des fins statistiques, un crédit était accordé aux organes qui les informaient suffisamment longtemps à l'avance de l'annulation d'une séance de manière que les services prévus puissent être affectés à d'autres organes. Toutefois, un crédit n'était pas porté à leur compte lorsque ces services n'étaient pas réaffectés et, en tout état de cause, il n'y avait aucune raison d'accorder un crédit aux organes qui bénéficiaient des ressources non utilisées par d'autres organes. Il serait utile que les organes évaluent de façon réaliste leurs besoins en ressources au stade de la planification et abrègent éventuellement leur session. En outre, il a été expliqué que la situation financière actuelle de l'Organisation ne permettait tout simplement pas d'assurer le service des organes qui souhaitaient prolonger leur séance de l'après-midi ou tenir une séance de nuit. Par ailleurs, les organes continueraient d'avoir besoin d'une autorisation expresse pour reprendre ou prolonger leur session ou tenir des réunions parallèles, voir tenir des réunions qui n'étaient pas inscrites au calendrier. En conclusion, lors des trois consultations qui se sont tenues à New York, l'accent a été mis sur la nécessité, pour les secrétaires, d'informer régulièrement leurs organes de la situation financière critique de l'Organisation et des conséquences inévitables que celle-ci avait pour la fourniture de services de conférence. Il a été convenu que les organes intergouvernementaux devraient évaluer de façon réaliste leurs besoins en matière de services de conférence et de documentation à la lumière des mesures d'économie prises par l'Organisation.

Des consultations se sont également tenues entre la Division des services de conférence et les secrétariats des organes intergouvernementaux se réunissant à l'Office des Nations Unies à Genève. À cette occasion, la Division des services de conférence a indiqué les mesures qui pourraient être prises pour améliorer l'utilisation des services de conférence et fourni des informations sur le contrôle et la limitation de la documentation, notamment les résolutions et règles pertinentes en la matière et des recommandations quant aux mesures à prendre pour les appliquer. Comme à New York, l'accent a été mis sur les principales causes de la sous-utilisation des services, à savoir le fait que certaines séances commençaient avec retard et que, lorsqu'une séance était annulée, les ressources qui lui avaient été allouées ne pouvaient pas nécessairement être affectées à un autre organe. La Division des services de conférence a encouragé les organes concernés à réévaluer leurs besoins en matière de services de conférence en vue d'abréger éventuellement leurs sessions.

( suivre)

- 15 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

Le 21 mars 1996, le Directeur de la Division des services administratifs et des services communs a réuni les secrétaires des organes intergouvernementaux basés à l'Office des Nations Unies à Vienne et les organes directeurs de l'Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI) afin de les informer des demandes mentionnées aux paragraphes 1 et 2 du présent rapport et, en particulier, des résolutions de l'Assemblée générale concernant l'utilisation des services de conférence et le contrôle et la limitation de la documentation. Des représentants du Service de traduction et d'édition et du Service de l'interprétation et des séances ont également participé à la réunion.

A Vienne, une note à l'intention des secrétaires des organes est en cours de mise à jour et leur sera adressée au stade de la planification afin d'appeler l'attention sur les points suivants : le nombre d'exemplaires des documents distribués devrait être réduit et les documents de présession ne devraient pas être redistribués; les séances ne peuvent être prolongées sans l'approbation de l'Assemblée générale; l'annulation de services d'interprétation une fois que des contrats ont été offerts aux interprètes est une opération coûteuse pour l'Organisation. En outre, l'ONUDI a désigné un interlocuteur, auquel les représentants du Service de l'interprétation et des séances pourront s'adresser pour examiner toutes les questions relatives au service des réunions de cette organisation. Il a été suggéré que les réunions informelles, notamment les consultations avec les missions permanentes organisées par les secrétariats des organes intergouvernementaux avant l'ouverture d'une session, dont le service est assuré sur la base des "ressources disponibles", soient planifiées suffisamment longtemps à l'avance avec le Service de l'interprétation et des séances afin que, dans la mesure du possible, la même salle, le même personnel et les mêmes interprètes soient utilisés un jour donné. Cette proposition a été approuvée et est maintenant appliquée.

Dans son rapport sur le contrôle et la limitation de la documentation : application de la résolution 50/206 de l'Assemblée générale (A/51/268 et Corr.1), le Secrétaire général présente l'application des mesures préconisées dans la résolution, comprenant des informations sur les économies éventuelles. En ce qui concerne les limites fixées pour la longueur des documents, on a élaboré des statistiques sur le nombre et la longueur des documents publiés en 1995 pour l'Assemblée générale, le Conseil de sécurité et le Conseil économique et social. 20% des documents analysés font l'objet d'un contrôle du Secrétariat et que, parmi ces documents, 83% respectent la limite actuellement fixée à 24 pages, la longueur moyenne étant de 8,4 pages. En 1995, toutefois, 71 documents ont dépassé cette limite (60 publiés pour l'Assemblée générale, 10 pour le Conseil économique et social et 1 pour le Conseil de sécurité). Leur longueur globale a représenté 2 967 pages et leur longueur moyenne 42 pages. Si aucun de ces 71 documents n'avait dépassé 24 pages, leur longueur globale aurait atteint 1 704 pages et le volume de la documentation aurait été inférieur d'environ 1 200 pages, soit 5%. Le Secrétariat continuera de tout faire pour établir dans les limites fixées pour

( suivre)

- 16 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

leur longueur, les documents requis par les organes intergouvernementaux. Les directives que fourniront ces organes concernant toutes les possibilités de réduire encore davantage le volume de la documentation contribueront également à faire respecter de façon plus systématique ces limites.

S'agissant de la présentation des rapports, on a considérablement amélioré la présentation de la documentation dans toutes les langues de travail et réalisé des économies en éliminant la quasi-totalité des travaux contractuels de photocomposition et en réduisant l'utilisation du papier. Ces progrès ont été rendus possibles par l'installation de matériel perfectionné de traitement de texte et de publication assistée par ordinateur dans les groupes de traitement de texte et de préparation de copie, respectivement, du Bureau des services de conférence et des services d'appui. On s'efforce actuellement de réaliser sur place les opérations de traitement de texte et de publication assistée par ordinateur de textes qui étaient auparavant confiés à des entreprises extérieures. Le remplacement des travaux contractuels de traitement de la documentation dans toutes les langues par des opérations internes a permis de réaliser des économies que l'on peut fixer approximativement à un peu plus de 1 million de dollars par exercice biennal en frais de composition contractuelle. Ces économies se sont accompagnées d'autres économies au chapitre des dépenses internes de personnel au cours d'une période où le nombre d'agents de traitement de texte était progressivement réduit. Les nouvelles méthodes de traitement, en outre, ont réduit la nécessité de faire "retravailler" certains documents par différentes unités, ce qui a permis de rationaliser le processus et de mettre beaucoup plus rapidement les documents à la disposition des utilisateurs en leur donnant une présentation plus aérée qui en facilite la lecture. La prochaine étape du processus d'amélioration de la présentation des rapports sera axée sur l'utilisation dans toutes les langues des nouvelles maquettes des documents actuellement publiés sous forme de traitement de texte simple. Au cours des 12 prochains mois, on introduira dans les groupes de traitement de texte du matériel et des logiciels plus puissants que le matériel et les logiciels actuellement utilisés pour produire de nouvelles présentations.

En ce qui concerne l'application de la résolution 50/206 C, les réponses obtenues montrent que les organes ont pris note de ses dispositions de la résolution 50/206 C sur le contrôle de la documentation. Dans deux cas, ces dispositions ont conduit à l'adoption de mesures constructives. Le Comité des ressources naturelles a décidé d'éliminer de son rapport au Conseil économique et social les résumés couvrant le débat général et autres déclarations. Il a également réduit le nombre de résolutions recommandées au Conseil pour adoption, lesquelles sont passées de 10 lors des sessions précédentes à 2 pour la dernière session. En ce qui concerne la prochaine session, le Secrétariat a été prié de soumettre cinq rapports seulement au lieu des huit établis en vue de la session précédente, et d'en réduire la durée de 10 à 8 jours. Le Comité des relations avec le pays hôte a décidé que son prochain rapport à l'Assemblée générale serait plus court que les précédents, sans remettre en cause la substance des questions abordées.

( suivre)

- 17 - AG/AB/294/Add.1 15 octobre 1996

Par ailleurs, conformément à la méthodologie générale de diffusion électronique de la documentation par l'Internet préconisée par le Groupe de travail du Conseil économique et social et résumée dans les paragraphes précédents, le Bureau des services de conférence et des services d'appui du Secrétariat relie actuellement le système à disques optiques au serveur Web de l'ONU. Lorsque la connexion sera terminée à la fin de l'année 1996, les États Membres pourront consulter tous les documents du système, dans toutes les langues, sur l'Internet. Pour garantir à tous les États Membres une accessibilité optimale du système à disques optiques via l'Internet, le service sera tout d'abord offert aux missions permanentes et d'observation, avant d'être étendu aux administrations publiques dans les capitales. Par la suite, il pourra l'être à d'autres utilisateurs, y compris au grand public. Outre la liaison via l'Internet qui sera établie rapidement, les raccordements directs au système à disques optiques seront maintenus.

Dans sa lettre datée du 6 septembre 1996, adressée au Président de l'Assemblée générale par le Président du Comité des conférences (A/51/337), ce dernier fait savoir que le Comité des conférences a reçu des demandes du Comité des relations avec le pays hôte, du Comité pour l'exercice des droits inaliénables du peuple palestinien, du Groupe de travail chargé d'étudier le financement de l'Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestine dans le Proche-Orient, du Conseil d'administration du Fonds des Nations Unies pour l'enfance (UNICEF) et du Comité spécial des opérations de maintien de la paix, qui souhaitent se réunir à New York pendant la cinquante et unième session de l'Assemblée générale. Le Comité des conférences a également demandé à se réunir pendant cette période. En conséquence, le Président du Comité des conférences demande au Président de l'Assemblée d'autoriser expressément ces organes à se réunir, ainsi qu'ils l'ont demandé et sous réserve de ce que les séances auront lieu en fonction des locaux et des services disponibles.

Dans sa lettre datée du 19 avril 1996, adressée au Secrétaire général, le Représentant permanent de Cuba auprès de l'Organisation des Nations Unies (A/51/125) en sa qualité de Président du Groupe des Etats d'Amérique latine et des Caraïbes fait part des vives protestations du Groupe contre le fait que le Secrétariat n'a pas fourni de services de traduction pour la réunion du Groupe qui s'est tenue le 18 avril 1996 à 15 heures au Siège des Nations Unies. L'ONU est une organisation où sont représentées des cultures, des religions et des langues diverses. C'est de cette diversité qu'elle tire son universalité. Il est incompréhensible, par conséquent, que l'on voie chaque jour s'affirmer davantage une tendance au monolinguisme qui, à n'en pas douter, a un effet néfaste sur les activités de l'Organisation. Le Groupe est confiant que cette situation déplorable ne se reproduira plus à l'avenir et demande au Secrétaire général de redoubler d'efforts pour veiller à ce que tous les pays du groupe puissent se consulter de manière appropriée sur les questions importantes concernant les activités de l'Organisation.

* *** *

( suivre)