CINQUIEME COMMISSION : DOCUMENTATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Communiqué de Presse
AG/AB/279/

CINQUIEME COMMISSION : DOCUMENTATION SUR LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

La documentation suivante concerne la 60ème séance de la Cinquième Commission (administrative et budgétaire) du 15 mai :

Gestion des ressources humaines (point 159)

Le rapport du Secrétaire général concernant la réforme de l'administration de la justice au sein du Secrétariat (A/C.5/49/13) a été publié dans le communiqué AG/AB/166 du 10 novembre 1994. Les rapports du Secrétaire général et du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur la réforme du système de justice interne du Secrétariat des Nations Unies (A/C.5/49/60 et Add.1; A/C.5/50/2 et Add.1; et A/50/7/Add.8) ont été publiés dans les communiqués AG/AB/210 du 26 juin 1995 et AG/AB/259/Add.1 du 15 décembre 1995. Les rapports sur la composition du Secrétariat (A/50/540), la liste du personnel (A/C.5/50/L.2), et la mise en oeuvre de la résolution 47/28 relative au respect des privilèges et immunités des fonctionnaires des Nations Unies, des institutions spécialisées et des organismes apparentés (A/C.5/50/3) ont été publiés dans le communiqué AG/AB/259/Add.1 du 15 décembre 1995.

Dans un second additif à sa note sur la réforme du système interne d'administration de la justice au Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies (A/C.5/49/60/Add.2 et Corr.1), le Secrétaire général transmet à l'Assemblée générale les observations formulées par le Tribunal administratif des Nations Unies au sujet de son rapport daté du 18 mars 1995, intitulé "Réforme du système interne d'administration de la justice au Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies" (A/C.5/49/60).

Le Secrétaire général remercie le Tribunal de ses observations et suggestions. Toutes les suggestions sur les aspects juridiques de la réforme ont été acceptées. Le projet de statut de la Commission d'arbitrage sera modifié en conséquence, en vue de son examen par l'Assemblée générale à sa cinquantième session.

- - AG/AB/279/Add.1 15 mai 1996(à suivre) S'agissant des principes sur lesquels repose la réforme, le Secrétaire général précise que la proposition soumise à l'Assemblée générale a été élaborée à la suite d'une évaluation approfondie du système actuel, y compris son fonctionnement au jour le jour, qui a révélé l'existence de défauts et de difficultés graves que ne reflète pas toujours la documentation pertinente. En raison du mécontentement général suscité par le système actuel, l'Assemblée générale, les fonctionnaires et de nombreux administrateurs ont demandé à maintes reprises l'institution d'un système équitable, juste et transparent. Le Secrétaire général a décidé qu'il faudrait apporter d'importants changements au système actuel et en a informé l'Assemblée générale dans un rapport préliminaire (A/C.5/49/13). La proposition figurant dans le rapport du 18 mars 1995 (A/C.5/49/60), telle qu'elle est révisée dans le présent additif, couvre les modifications spécifiques qu'entraînerait la réforme sur les plans institutionnel, juridique et de la procédure.

Les fonctionnaires appuient pleinement la réforme envisagée. Leurs représentants ont noté avec satisfaction que le Tribunal était favorable à la création de groupes de médiation, à l'intensification des efforts de conciliation et à la nomination d'un juriste chargé d'assister les fonctionnaires inscrits sur la liste des conseils. Toutefois, ils ne partagent pas l'avis du Tribunal selon lequel il conviendrait de conserver le système actuel des commissions paritaires de recours et de différer la mise en oeuvre intégrale de la réforme.

Le Secrétaire général souligne que sa proposition fait partie intégrante des changements majeurs qui interviennent à l'heure actuelle à l'Organisation. Le prompt règlement des litiges touchant l'emploi est essentiel compte tenu de la philosophie nouvelle en matière de gestion. En raison du surcroît de travail dû à la rationalisation et aux affectations de fonctionnaires à différentes missions, il n'est plus possible que les fonctionnaires mettent leurs services à la disposition des intéressés aussi longtemps que l'exigerait le règlement efficace des litiges. En outre, à un moment où l'obligation de rendre compte est générale, un administrateur de programme sera peu disposé à libérer des fonctionnaires de son service pour qu'ils s'acquittent de tâches ayant un caractère officiel mais n'ayant pas de lien direct avec l'exécution du programme. La professionnalisation du système interne d'administration de la justice, dans le cadre de laquelle des professionnels spécialisés examineront les litiges équitablement et avec diligence, permettra au système de fonctionner de façon plus efficace.

Dans ses observations, reproduites en annexe à la note du Secrétaire général, le Tribunal administratif des Nations Unies note que la proposition actuelle visant à remplacer la Commission paritaire de recours par un système d'arbitrage facultatif, ainsi que l'introduction éventuelle de l'arbitrage obligatoire à une date ultérieure, constitueraient des transformations majeures et fondamentales du système interne d'administration de la justice à l'Organisation.

Les trois grands objectifs des propositions contenues dans le rapport du Secrétaire général sont d'améliorer les procédures internes pour diminuer de façon appréciable le nombre des cas parvenant à la phase contentieuse proprement dite, régler rapidement les litiges qui parviennent à cette phase et instituer un système d'administration de la justice rentable et

simple. Ces objectifs sont louables mais, de l'avis du Tribunal, il y a peu de chances, compte tenu des renseignements limités dont on dispose à l'heure actuelle, pour que les réformes envisagées permettent de les atteindre.

Le Tribunal souligne entre autres, à cet égard, que si les fonctionnaires de l'Administration participant aux différents stades de l'examen des affaires dont sont saisies les commissions paritaires de recours et le Tribunal, y compris ceux qui doivent fournir aux parties les renseignements dont elles ont besoin, étaient tenus d'agir assez rapidement pour permettre aux deux parties de mieux respecter les calendriers fixés, et s'ils se conformaient à cette obligation, nombre des retards évitables dont souffre le système seraient éliminés. Si l'Administration ne prend pas les mesures internes nécessaires pour obliger ses représentants et fonctionnaires à mieux respecter les délais, des retards continueront vraisemblablement de se produire, que les propositions contenues dans le rapport du Secrétaire général soient ou non adoptées. Autrement dit, ces propositions ne suffiront pas à elles seules à accélérer la procédure étant donné que, de l'avis du Tribunal, les retards ne sont pas principalement imputables à la manière dont les commissions paritaires de recours s'acquittent normalement de leurs tâches.

Les doutes exprimés ci-dessus quant au fait de savoir si le remplacement des commissions paritaires de recours par une commission d'arbitrage permettra un règlement plus rapide des litiges, se trouvent renforcés par une considération supplémentaire. La proposition concernant la Commission d'arbitrage qui figure dans le rapport du Secrétaire général semble avoir été faite sur la base du volume de travail actuel des commissions paritaires de recours, qui est de 70 rapports par an à New York et 20 rapports par an à Genève. Pour exécuter une tâche équivalente, on propose de créer à New York une commission d'arbitrage unique, composée de trois membres, et de créer à Genève une commission de trois membres également dont deux membres ne siégeraient qu'à temps partiel. Les chiffres de 70 et 20 rapports par an représentent le nombre de rapports traités par les deux commissions paritaires de recours à Genève et à New York. Toutefois, alors qu'un organe unique est envisagé, il y a à l'heure actuelle plusieurs commissions composées de personnes différentes qui peuvent examiner plusieurs affaires en même temps ou pendant des périodes qui se chevauchent, ce qui permet de régler chaque année un nombre plus élevé de litiges.

En évaluant le volume de travail des commissions paritaires de recours qui doivent être remplacées par une commission d'arbitrage unique, le nombre de rapports traités à l'heure actuelle par ces commissions est moins élevé que celui des affaires inscrites chaque année au rôle de ces commissions. Le Tribunal pense que la Cinquième Commission souhaitera peut-être examiner les données pertinentes. Si l'on ne connaît pas le nombre des nouveaux recours, il est très difficile de savoir avec certitude si la commission unique de trois membres que l'on envisage de créer pourrait accélérer le règlement des litiges ou si, au contraire, les retards risqueraient d'être encore plus importants.

Le Tribunal note également que la proposition tendant à confier à deux commissions d'arbitrage les affaires examinées à l'heure actuelle par les commissions paritaires de recours de New York, de Genève, de Vienne et de Nairobi peut faire craindre une centralisation excessive, en particulier dans le cas des fonctionnaires se trouvant dans des lieux d'affectation

éloignés. Le Tribunal estime en outre que le nombre des affaires inscrites chaque année au rôle de la Commission paritaire de recours est supérieur à 70. Dans ces conditions, l'idée d'une commission d'arbitrage unique composée de deux membres siégeant à temps partiel risque de se révéler tout à fait irréaliste. La solution évidente serait que cette commission comprenne davantage d'arbitres qui siégeraient à plein temps, ou un collège plus nombreux d'arbitres siégeant pour certains à plein temps et pour certains à temps partiel. Ceci pourrait accroître substantiellement les coûts car les honoraires que les arbitres extérieurs ayant les qualifications professionnelles requises dans le rapport du Secrétaire général perçoivent habituellement représenteront vraisemblablement un montant beaucoup plus élevé que les dépenses afférentes à l'utilisation de fonctionnaires de l'Organisation (qui ne seront peut-être pas surchargés de travail par ailleurs).

Le Tribunal recommande que l'on envisage de procéder par étapes aux améliorations proposées pour le système interne d'administration de la justice à l'Organisation des Nations Unies, au lieu de mettre immédiatement en oeuvre une proposition multiforme, avant d'avoir eu la possibilité d'évaluer l'efficacité de mesures moins extrêmes et moins coûteuses, et la manière dont chacune d'entre elles peut affecter les autres.

L'élaboration du statut de la Commission d'arbitrage de l'Organisation des Nations Unies, ainsi que les modifications correspondantes qu'il est proposé d'apporter au statut du Tribunal, sont liées à la proposition qu'a examinée la Sixième Commission concernant la création d'un groupe de médiation et la modification ou l'abrogation de l'article 11 du statut du Tribunal. De ce fait, et parce que l'élaboration du statut d'une commission d'arbitrage ainsi que les amendements proposés au statut du Tribunal ont des incidences juridiques, dont toutes ne sont peut-être pas perceptibles au premier abord, il semblerait souhaitable d'envisager, si on ne l'a pas déjà fait, de solliciter les vues de la Sixième Commission sur le rapport du Secrétaire général. On pourrait ce faisant éviter que ne se posent à l'avenir des problèmes juridiques actuellement imprévisibles.

Aux termes de son rapport sur le montant révisé du coût des activités de représentation du personnel de l'exercice biennal 1990-1991 (A/C.5/49/63), le Secrétaire général rappelle qu'aux termes de sa résolution 49/222 du 23 décembre 1994, l'Assemblée générale l'a prié, "compte tenu des informations sur la représentation du personnel qui ont été fournies à la Cinquième Commission pendant sa quarante-neuvième session, de publier un rectificatif au rapport sur le coût de la représentation du personnel...". Le présent rapport fait suite à cette demande.

Le Secrétaire général rappelle que les textes régissant les relations entre l'Administration et le personnel et la représentation du personnel et les méthodes de financement des activités connexes décrits dans le rapport qu'il a publié en 1992 sur le coût de ces activités n'ont pas changé. Les organes représentatifs du personnel et les mécanismes de consultation entre l'Administration et le personnel restent régis par l'article VIII du Statut du personnel, modifié par la section II de la résolution 37/235 C de l'Assemblée générale en date du 21 décembre 1982. En vertu de ces dispositions, des organes représentatifs du personnel ont été créés à Addis-Abeba, Amman, Bangkok, Genève, Jérusalem, Nairobi, New York, Santiago et Vienne. Les dispositions de l'instruction administrative ST/AI/293 du 15 juillet 1982 relative aux facilités à accorder

aux représentants du personnel sont toujours en vigueur.

Le Secrétaire général a saisi l'occasion que lui fournissait la publication d'un rectificatif au rapport de 1992 pour demander aux autres lieux d'affectation ayant créé des organes représentatifs du personnel s'il devait corriger les chiffres qu'il avait précédemment communiqués. Six lieux d'affectation, soit Addis-Abeba [Commission économique pour l'Afrique (CEA)], Amman [Commission économique et sociale pour l'Asie occidentale (CESAO)], Bangkok [Commission économique et sociale pour l'Asie et le Pacifique (CESAP)], Nairobi (Programme des Nations Unies pour l'environnement/Centre des Nations Unies pour les établissements humains (PNUE/CNUEH)], Vienne [Office des Nations Unies à Vienne (ONUV)] et Jérusalem (Service mobile) n'ont demandé aucune modification des informations publiées en 1992. Outre New York, deux lieux d'affectation - Genève [Office des Nations Unies à Genève (ONUG)] et Santiago [Commission économique pour l'Amérique latine et les Caraïbes (CEPALC)] -ont signalé des changements.

Le Secrétaire général rappelle que le paragraphe 10 de l'instruction ST/AI/293 stipule que le Président du Comité exécutif de chaque conseil du personnel peut, s'il le souhaite, être libéré à plein temps si le nombre de fonctionnaires représentés est de 1 000 ou plus et à mi-temps si ce nombre est inférieur à 1 000. Un facteur d'appréciation important est la croissance exponentielle du nombre de fonctionnaires affectés à des missions hors Siège au cours des dernières années. Cette évolution a eu une incidence sur les activités du Syndicat des agents du Service mobile, qui représente plus de 600 personnes, et du Conseil du personnel de New York, qui représente plus de 2 000 fonctionnaires du Secrétariat affectés à trois opérations hors Siège (Mission des Nations Unies pour l'assistance au Rwanda, Force de protection des Nations Unies et Mission des Nations Unies pour l'organisation d'un référendum au Sahara occidental). Actuellement, le Conseil du personnel de New York doit aussi représenter les intérêts de quelque 5 500 fonctionnaires en poste à New York. En outre, à partir de 1983, il est apparu de plus en plus clairement, aussi bien aux représentants de l'Administration qu'à ceux du personnel, qu'un nombre toujours croissant de questions de plus en plus complexes appelaient des consultations entre l'Administration et le personnel.

Les Présidents du Syndicat du personnel de Genève et du Comité du personnel de New York ont également assumé les fonctions de président du Comité de coordination des syndicats et associations autonomes du personnel du système des Nations Unies (CCSA), en 1990 et 1991 respectivement. Le coût de leur détachement à plein temps a donc été ajusté : on n'a indiqué que la moitié du traitement des intéressés, considérant que l'autre moitié correspondait au temps qu'ils avaient consacré à leurs activités de président du CCSA. Les dépenses correspondantes s'élèvent à 55 154 dollars pour 1990 et à 40 455 dollars pour 1991.

Le Premier et le Second Vice-Présidents du Comité du personnel de New York ont de fait été détachés presque toujours à plein temps pour leur permettre de s'acquitter promptement et efficacement de leurs fonctions. Cet arrangement a été jugé raisonnable compte tenu du grand nombre de fonctionnaires représentés et du rôle de chef de file que le Comité du personnel de New York joue pour l'ensemble du personnel des Nations Unies. Les fonctionnaires intéressés n'ont pas été remplacés dans leurs départements.

Dans un rapport sur le coût des activités de représentation du

personnel en 1992, 1993 et 1994 (A/C.5/49/64), le Secrétaire général rappelle qu'aux termes de sa résolution 49/222 du 23 décembre 1994, l'Assemblée générale l'a prié de lui présenter dès que possible un rapport sur les modalités et le coût de la représentation du personnel depuis 1992. Le présent rapport fait suite à cette demande.

Le Secrétaire général rappelle que les mandats et modalités régissant le financement des activités liées aux relations entre l'Administration et le personnel et à la représentation du personnel ont été portés à la connaissance de l'Assemblée générale à sa quarante-septième session dans son rapport sur le coût des activités de représentation du personnel. Bien qu'ils n'aient pas changé depuis cette date, ils sont récapitulés dans le présent rapport pour faciliter l'examen de la question et ont été complétés ou révisés selon que de besoin.

Dans son rapport sur la prorogation jusqu'au 31 décembre 1996 des dispositions du paragraphe 6 de la résolution 49/222 B de l'Assemblée générale (A/C.5/50/61), le Secrétaire général informe l'Assemblée générale des effets qu'aurait l'application intégrale de cette résolution, par laquelle l'Assemblée générale a prié le Secrétaire général de définir une politique d'ensemble concernant l'emploi de retraités et de lui faire rapport à ce sujet lors de sa cinquante et unième session. Un rapport sur ce sujet est en cours d'établissement; il paraîtra au début de l'été et sera examiné par l'Assemblée générale à sa cinquante et unième session. En attendant ce rapport, il a été décidé qu'aucun fonctionnaire percevant une pension de retraite de la Caisse commune des Nations Unies ne recevrait d'aucun fonds des Nations Unies un montant supérieur à 12 000 dollars au total par année civile. L'Assemblée a autorisé, durant sa cinquantième session, une dérogation à cette décision afin de conserver aux services de conférence le maximum d'efficacité.

On constate que, même s'ils n'ont pas travaillé pour l'ONU en 1996 avant l'ouverture de la cinquante et unième session, les retraités recrutés localement ne pourraient pas couvrir les trois mois de la session sans dépasser la limite des 12 000 dollars. Ainsi, il faudrait dans bien des cas que les retraités locaux soient remplacés par des non-locaux dans le courant de la session. De même, la règle de la limite de 12 000 dollars interdirait aux retraités non locaux de travailler pour l'Assemblée générale pendant trois mois. Il faudrait donc que deux équipes successives se partagent la durée de la session, ce qui doublerait les frais de voyage et augmenterait le montant total de l'indemnité journalière de subsistance (en effet, le montant de cette indemnité est réduit au bout de 60 jours).

Dans ces conditions, il est recommandé que la dérogation temporaire dont bénéficie le personnel des services de conférence soit prorogée jusqu'au 31 décembre 1996.

Dans son rapport sur le nombre raisonnable d'heures aux fins des activités de représentation du personnel (A/C.5/50/64), le Secrétaire général rappelle que les principes et procédures régissant les activités de représentation du personnel prévus dans le Statut et le Règlement du personnel sont exposés dans l'instruction administrative ST/AI/293 du 15 juillet 1982, qui définit en outre le statut des représentants du personnel et indique les facilités qui doivent leur être accordées. En ce qui concerne le temps accordé sur les heures normales de travail pour les activités de représentation du personnel, il est stipulé que les représentants du personnel ont le droit d'assister aux réunions habituelles du Conseil du personnel ou de l'organe équivalent représentatif du personnel. Ils peuvent en outre

prendre un nombre raisonnable d'heures sur les heures normales de travail pour préparer les réunions d'organes connexes et y assister, pour représenter le personnel dans des organes consultatifs mixtes et pour mener d'autres activités de représentation à condition que le nombre d'heures que des fonctionnaires prennent sur les heures normales de travail pour s'acquitter de leurs fonctions de représentation du personnel ne soit pas déraisonnable par rapport à celui des heures qu'ils consacrent à l'accomplissement des tâches qui leur son assignées. Le Président du Comité exécutif de chaque conseil du personnel ou de l'organe équivalent représentatif du personnel dans les neuf lieux d'affectation ci-après (Addis-Abeba, Amman, Bangkok, Genève, Jérusalem (pour le syndicat du personnel du Service mobile), Nairobi, New York, Santiago et Vienne) peut, s'il le souhaite, être libéré pendant son mandat des tâches qui lui sont assignées, à plein temps si le nombre de fonctionnaires représentés est de 1 000 ou plus, ou à mi-temps si le nombre de fonctionnaires représentés est inférieur à 1 000. Les autres membres du Comité exécutif devraient se voir accorder le temps qui leur est nécessaire pour s'acquitter

de leurs fonctions rapidement et efficacement. Les représentants du personnel régulièrement désignés pour assister à des réunions intra-organisations, interorganisations ou intergouvernementales sont réputés être en mission officielle pendant le temps nécessaire pour assister à ces réunions, y compris les délais de route appropriés.

Le Secrétaire général a compris qu'aussi bien l'Administration que les représentants du personnel gagneraient à convenir de définitions précises et quantifiables de la notion de "nombre raisonnable d'heures" et a prié le Comité de coordination entre l'Administration et le personnel, à sa dixneuvième session en juin 1995, de formuler des recommandations dans ce sens. En septembre 1995, le Secrétaire général a entériné les recommandations du Comité de coordination entre l'Administration et le personnel, étant entendu qu'aussi bien l'Administration que la direction du Syndicat du personnel cherchent avant tout à garantir un niveau convenable d'activités de représentation du personnel sans remettre en cause l'exécution des programmes. L'expression "nombre raisonnable d'heures" aux fins des activités de représentation du personnel doit s'entendre comme suit : Le Président du Comité/Conseil exécutif doit être libéré à plein temps si le nombre de fonctionnaires représentés est de l'ordre de 1 000, et à 60% si le nombre de fonctionnaires représentés est inférieur à 1 000, auquel cas il devrait bénéficier d'un surcroît de temps pour s'occuper de questions extraordinaires comme les opérations de classement initial ou l'institution du Système d'appréciation du comportement professionnel. Dans les lieux d'affectation autres que New York et Genève, le premier vice-président et, le cas échéant, le second vice-président doit être libéré trois jours par semaine (soit 96 heures par mois) si le nombre de fonctionnaires représentés est de l'ordre de 1 000, et une journée et demie par semaine (soit 48 heures par mois) si le nombre de fonctionnaires représentés est inférieur à 1 000. Étant donné la complexité des questions qui découle du fait qu'à New York et à Genève les effectifs du personnel sont nettement plus nombreux, le premier et le second vice-président à New York et le vice-secrétaire exécutif à Genève doivent être libérés à plein temps. En outre, lorsque le Président du Comité exécutif exerce en même temps les fonctions de président du Comité de coordination des associations et syndicats internationaux du système des Nations

Unies (CCSA), un autre représentant du personnel doit être libéré à New York et à Genève. Lorsque le nombre de fonctionnaires représentés est de l'ordre de 1 000, les autres membres du Comité exécutif doivent être libérés 32 heures par mois, sauf à New York où les représentants se voient accorder 44 heures par mois et 16 heures par mois lorsque le nombre de fonctionnaires représentés est inférieur à 1 000. Les membres du Conseil du personnel doivent être libérés en moyenne 10 heures par mois, sauf à New York où ils doivent l'être 15 heures par mois.

Quant à eux, les représentants du personnel affecté à des missions sur le terrain doivent bénéficier de cinq heures par mois. Il reste par ailleurs entendu qu'il faudra faire preuve de pragmatisme pour déterminer le nombre

raisonnable d'heures à affecter aux activités syndicales. Si dans tel service les circonstances le justifiaient, le Sous-Secrétaire général à la gestion des ressources humaines ou, le cas échéant, le plus haut fonctionnaire de l'Organisation solliciterait l'agrément du responsable de programme/supérieur hiérarchique au sujet du surcroît de temps demandé. Cet agrément ne devrait pas être refusé sans motif valable. Outre les dispositions énoncées ci-dessus, il était entendu que l'on pourrait, en raison des circonstances, être amené à libérer les représentants du personnel de sorte qu'ils puissent participer à des activités spéciales.

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