CINQUIÈME COMMISSION : L’AMÉLIORATION DE L’ACCÈS À LA DOCUMENTATION ET DU RESPECT DES DÉLAIS DE PARUTION AU CENTRE DES DÉBATS

Cinquième Commission                                        AG/AB/3633

8^e séance – matin                                           14 octobre 2004

CINQUIÈME COMMISSION : L’AMÉLIORATION DE L’ACCÈS À LA DOCUMENTATION ET DU RESPECT DES DÉLAIS DE PARUTION AU CENTRE DES DÉBATS

(Publié le 15 octobre 2004)

Poursuivant l’examen du point à son ordre du jour intitulé “Plan des conférences”, la Cinquième Commission (administrative et budgétaire) a entendu ce matin un échange de vues entre les délégations et le Secrétariat sur l’amélioration des prestations de services liées à la tenue des conférences.  Le représentant de Cuba a insisté sur le droit des délégations de pouvoir disposer des documents à temps et dans des délais raisonnables, afin d’effectuer leur travail dans les meilleures conditions.

Citant le contenu d’une résolution relative à cette question*, il a souligné que la réforme du Département devait viser à améliorer la qualité de la documentation et en assurer la publication en temps voulu, ainsi qu’à améliorer la prestation et la qualité des services de conférences fournis aux États Membres.  C’est pourquoi il a souhaité que le problème chronique du retard de la documentation soit analysé et que toutes communications des États Membres soient distribuées comme des documents officiels.

S’agissant de la contribution des technologies de l’information à l’amélioration de la gestion des conférences, les délégations se sont  félicitées de la mise en œuvre du système de gestion en ligne des réunions (eMeets), en tant qu’exemple de progrès dans les efforts visant à répondre aux besoins des États Membres.  La représentante du Canada a cependant regretté que ces progrès ne se fassent pas aussi rapidement que prévu.  Dans ce contexte, la Commission a également entendu un représentant du Corps commun d’inspection, qui a apporté des précisions sur les progrès réalisés dans le domaine du libre accès à la documentation électronique (Sédoc).

Répondant aux observations des délégations, la Sous-Secrétaire générale à l'Assemblée générale et la gestion des conférences, Mme Angela Kane, a indiqué que l’on ne pouvait recruter du personnel supplémentaire pour fournir de services linguistiques aux groupes régionaux.  Néanmoins, ces services pourraient être fournis en fonction des disponibilités.  Elle a noté que le nombre de réunions avec interprétations avait augmenté de 10% par an ces dernières années, pour passer de 243 à 295.  

S’agissant du taux de vacances élevé des postes de traducteurs et d’interprétation à Nairobi, évoqué par le représentant du Kénya, Mme Kane a précisé qu’il pouvait être lié aux sources de financement de ces postes.  En effet, si les 20 postes d’interprètes sont financés sur le budget ordinaire à Nairobi, 12 des 32 postes de traducteurs le sont sur des ressources

extrabudgétaires.  Le service des conférences de Nairobi a demandé que les postes extrabudgétaires soient convertis en postes financés sur le budget ordinaire, ce qui permettrait une meilleure stabilité de ces postes.  S’agissant de l’impact des départs à la retraite sur ce taux de vacances, elle a indiqué qu’il y aura, entre 2000 et 2005, 19 départs dans les services d’interprétation en langue chinoise et autant dans ceux en langue arabe, contre 7 dans les services francophones et 3 chez les russophones. 

Répondant aux attentes des représentants de la République arabe syrienne et du Nigéria sur la disponibilité des procès verbaux dans les six langues officielles face à une demande accrue, Mme Kane a précisé que le Secrétariat pourrait présenter, à la demande des délégations, une estimation du coût de la rédaction des comptes rendus analytiques par le service de traduction en anglais.  

La prochaine réunion de la Cinquième Commission aura lieu demain vendredi 15 octobre à 10 heures.

* Résolution 58/250 de l'Assemblée générale intitulée « Plan des conférences ».

Plan des conférences

S’exprimant au nom de Groupe des États d’Afrique, M. OLAGO OWUOR (Kenya) s’est félicité des progrès réalisés aux services de conférences du Bureau des Nations Unies à Nairobi, depuis la mise en place permanente d’un groupe d’interprétation en 2001.  Il a insisté pour que ces services s’étendent à une plus large clientèle, notamment au secteur privé ou à des organisations non gouvernementales sur place.  Il a demandé de maintenir à Nairobi les réunions du Programme et du Centre des Nations Unies pour l'environnement (PNUE) et les établissements humains (Habitat) et de les faire bénéficier de tels services.  Tout en se félicitant des efforts du Secrétaire général pour une gestion intégrée des conférences, il a regretté le taux de vacances élevé des postes de traducteur et d’interprète, qui s’élève à plus de 25% à Nairobi contre moins de 10% à Genève.  Il a également évoqué les difficultés chroniques rencontrées pour pourvoir aux postes d’interprétation en arabe au Centre de Nairobi, et demandé une stratégie à long terme qui puisse mettre fin aux disparités importantes entre ce centre et les autres lieux d’affectation de l’Organisation.  Réitérant qu’il fallait, au Siège même de New York, réaliser des progrès dans les services d’interprétation, il a évoqué à titre d’exemple la conférence-vidéo du Comité des conférence de septembre 2004, qui n’a pu être interprétée qu’en anglais et n’a pu ainsi être suivie par tous.  Il a demandé de veiller davantage à ce que différentes réunions traitant de sujets liés ne se tiennent pas en même temps.  Tout en souhaitant un meilleur service de conférence pour les réunions régionales, il s’est félicité de la mise en place des neuf équipes de travail oeuvrant actuellement pour une gestion plus intégrée de l’ensemble des conférences.

S’exprimant au nom du Groupe CANZ (Canada, Australie et Nouvelle-Zélande), Mme JENNIE CHEN (Canada) a exprimé tout son appui à la réforme poursuivie par le Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences.  Elle s’est félicitée des efforts constructifs déployés non seulement pour une meilleure gestion des conférences, mais aussi pour une coordination plus poussée du travail entre les différents lieux d’affectation.  Elle a regretté que l’intégration de la technologie de l’information modifie constamment la nature des tâches à effectuer, ce qui fait que cette intégration ne se fait pas aussi rapidement que prévu.  Elle s’est également dite préoccupée de ce que les moyens permettant de mesurer la productivité et l’efficacité des services se développent trop lentement.

M. BERTI OLIVA (Cuba) a estimé prioritaire l’amélioration de l’efficacité des prestations des services de conférences, dont dépend la qualité des délibérations des organes intergouvernementaux.  Citant le paragraphe 4, sur la réforme du Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences, de la résolution 58/250 intitulée « Plan des conférences », il a souligné que la réforme du Département devait viser à améliorer la qualité de la documentation et en assurer la publication en temps voulu, ainsi qu’à améliorer la prestation et la qualité des services de conférences fournis aux États Membres.  Il a regretté que le Secrétariat s’immisce dans les méthodes de travail des grandes commissions qui, a-t-il rappelé, relèvent de la compétence exclusive des États Membres.  Il s’est par contre félicité de la mise en œuvre du système de gestion en ligne des réunions (eMeets), qu’il a défini comme un progrès dans les efforts visant à répondre aux besoins des délégations.

Le problème chronique de la documentation mérite une analyse, a-t-il insisté, car il faut préserver le droit des États Membres de demander les documents dont ils ont besoin et accepter que leurs communications soient distribués comme des documents officiels, quelle que soit l’ampleur de ces communications.  Il a souhaité des informations sur les organes les plus touchés par les retards de publication, ainsi que sur les économies réalisées grâce à l’utilisation des technologies de l’information.  Il s’est opposé à la biennalisation de la programmation des conférences. 

Répondant aux observations des délégations, Mme ANGELA KANE, Sous- Secrétaire générale à l'Assemblée générale et la gestion des conférences, a notamment défendu le système de créneaux censé répondre aux problèmes de retard des publications.  Il ne faut pas, selon elle, s’en prendre au système, qui permet une plus grande souplesse.  C’est un mécanisme permettant de bien gérer les documents qui ne peuvent être publiés à temps, et de rendre plus prévisible leur parution, dans un souci d’efficacité et d’utilisation rationnelle des coûts.

Indiquant que la prestation de services linguistiques aux groupes régionaux avait fait l’objet d’une analyse, Mme Kane a précisé que les fonds inscrits au budget ordinaire pouvaient être utilisés pour fournir ces services sur une base plus prévisible.  On ne peut recruter des personnels supplémentaires pour ces réunions, et la seule solution réside dans une gestion plus rationnelle du plan des conférences.  Contrairement à ce qui a été avancé par certaines délégations, le nombre de réunions avec interprétations a augmenté de 10% par an ces dernières années, pour passer de 243 à 295 en deux ans.  Une équipe passe en revue le programme des réunions et des demandes de réunions pour assurer l’uniformité des pratiques. 

S’agissant du taux de vacances élevé des postes de traducteurs et d’interprétation à Nairobi, elle a précisé que cela pouvait être lié au fait qu’un certain nombre de postes étaient financés sur des ressources extrabudgétaires.  En effet, si tous les 20 postes d’interprètes sont financés sur le budget ordinaire à Nairobi, 12 des 32 postes de traducteurs le sont sur des ressources extrabudgétaires.  Le service de conférences de Nairobi a demandé la conversion des postes extrabudgétaires en postes sur le budget ordinaire, ce qui permettrait une meilleure stabilité de ces postes.  Une procédure de recrutement est en cours, donnant la priorité à Nairobi.  Mme Kane a ajouté que le taux de vacances élevé des postes de Nairobi, notamment en langue arabe, était également imputable au nombre de départs à la retraite : entre 2000 et 2005, il y aura 19 départs dans les services d’interprétation en langue chinoise et autant dans ceux en langue arabe, contre 7 dans les services francophones et 3 chez les russophones.  Elle a en outre évoqué la fréquence des concours organisés pour les recrutements dans les différentes langues.  

S’agissant des comptes rendus et procès verbaux, elle a précisé que cinq choix de remplacement avaient été mentionnés dans le rapport A/59/172 sur la réforme du Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences.  Si les États Membres le demandent, le Secrétariat présentera un projet pilote pour estimer le coût de la rédaction des comptes rendus analytiques que le service de traduction en anglais pourrait prendre en charge.

Suite à une demande d’États Membres, elle a indiqué que les services linguistiques tiendront deux réunions annuelles au lieu d’une, pour entendre les attentes des délégations.  C’est dans le même ordre d’idées que se tiendra, la semaine prochaine, une réunion d’information à l’attention des délégations au sujet du système de gestion en ligne des réunions (eMeets).  Abordant la question de la gratuité de l’accès au système de diffusion électronique des documents (Sédoc), elle a indiqué que les documents de séance de la série L ne seront accessibles qu’avec un mot de passe. 

Mme GOICOCHEA (Cuba) a regretté que les questions posées par sa délégation n’aient pu être relevées.  Elle a demandé que soit donnée, dans le courant de la même séance, réponse à toute question posée.

M. NAJIB ELJI (République arabe syrienne) a regretté que certains documents ne soient disponibles qu’en anglais.  Il a rappelé que les mandats du plan à moyen terme prévoyaient la publication de comptes-rendus dans toutes les langues officielles.

Mme NONYE UDO (Nigéria) a demandé au Secrétariat davantage de précisions sur les raisons qui l’avait amené à ne pas prendre en compte, dans la préparation du budget, la demande accrue des comptes rendus de séance.

Elle a regretté que le Secrétariat n’ait pas répondu aux souhaits des délégations d’obtenir davantage de comptes rendus analytiques des séances.  A l’instar d’autres délégations, elle a demandé la transcription écrite de l’intervention de la Sous-Secrétaire générale à l'Assemblée générale et la gestion des conférences. 

Reprenant la parole, la Sous-Secrétairegénérale à l'Assemblée générale et la gestion des conférences a précisé que les organes intergouvernementaux se réunissaient de plus en plus souvent et que le nombre de séances avec comptes rendus analytiques avait augmenté en conséquence.  Elle a assuré que le Secrétariat répondrait de manière détaillée aux questions de la délégation cubaine.  Elle a précisé que la règle des six semaines pour la parution des rapports n’était pas remise en question, mais que l’on avait simplement eu recours au délai de quatre semaines en raison des retards enregistrés.  

M. LOUIS OUEDRAOGO, Inspecteur du Corps Commun d’Inspection (CCI), a souhaité répondre au représentant de la République arabe syrienne concernant l’accès au Sédoc.  Il a précisé que les usagers pouvaient avoir accès aux documents compris aux niveaux 1 à 4 du système, mais que la liberté d’accès envisagée ne permettrait pas à tous les utilisateurs d’accéder aux documents du niveau 5.  Il a affirmé que le passage au libre accès devait s’accompagner d’un travail d’inscription des documents, afin de limiter l’accès de certains documents.

M. OLAGO OWUOR (Kenya) a souhaité qu’une réunion supplémentaire ait lieu sur la question du « Plan des conférences » et de l’examen des services liés à la tenue des conférences.  Il a regretté que les réunions du Centre des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat) et de la Commission du développement durable (CDD) se recouperont l’année prochaine. 

M. ELJI (République arabe syrienne) a souhaité des précisions sur les méthodes d’accès à toute la documentation des Nations Unies.

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