100 MILLIONS DE DOLLARS SERONT ECONOMISES EN 1997, SELON LE RAPPORT DU GROUPE DE LA REFORME DE LA GESTION, PUBLIE AUJOURD'HUI

21 avril 1997

Communiqué de Presse
ORG/1234

100 MILLIONS DE DOLLARS SERONT ECONOMISES EN 1997, SELON LE RAPPORT DU GROUPE DE LA REFORME DE LA GESTION, PUBLIE AUJOURD'HUI

19970421 Rationaliser l'administration, moderniser les services d'information, intégrer la réforme et responsabiliser les décideurs sont les moyens choisis

La réforme de la gestion des Nations Unies permettra cette année de réaliser des économies d'un montant de 100 millions de dollars et d'accroître l'efficacité de l'Organisation, d'après un rapport publié aujourd'hui au Siège des Nations Unies (A/51/873). Le rapport a été préparé par le Groupe de la réforme de la gestion du Département de l'administration et de la gestion sous la direction du Secrétaire général adjoint, M. Joseph E. Connor. Le Groupe, ainsi que d'autres groupes de réforme constitués au sein de chaque entité de l'ONU, a été mis en place par le Secrétaire général, M. Kofi Annan, pour fonctionner comme un réseau d'agents du changement et pour appuyer la réforme de l'Organisation dans son ensemble ainsi que le Comité directeur de la réforme, présidé par M. Maurice F. Strong, le Coordonnateur exécutif de la réforme des Nations Unies.

D'autres réformes ont contribué au classement de la page d'accueil des Nations Unies parmi les meilleures pages d'accueil sur Internet. Consultée environ 210 000 fois par semaine en juin 1996, la fréquence de consultation hebdomadaire était supérieure à un million en février 1997. La page d'accueil, ainsi qu'un système de disque optique nouvellement installé et de nouvelles connexions par le courrier électronique, vont permettre à l'Organisation de réaliser une réduction de 25% du volume de la documentation sur papier en 1998, tout en améliorant sa capacité à fournir des services aux Etats Membres, selon les termes du rapport.

"Ce rapport montre que la réforme de la gestion de l'Organisation est bien engagée" déclare le Secrétaire général, M. Kofi Annan, dans une lettre du 21 avril adressée au Président de l'Assemblée générale.

Le Secrétaire général avait fixé quatre objectifs dans le cadre des mesures de réforme annoncées le 17 mars, à savoir : réaliser 400 projets d'efficacité, effectuant par là des économies d'au moins 100 millions de dollars d'ici la fin de 1997; réduire les dépenses ne se rapportant pas aux programmes de l'Organisation, pour les ramener de 38% à 25% du budget d'ici à l'an 2001, en réaffectant les ressources ainsi libérées aux programmes

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économiques et sociaux; connecter électroniquement toutes les Missions au Secrétariat au 1er juin 1997 et réduire de 25% la quantité de documents sur papier d'ici la fin de 1998 et donner plus de responsabilités aux directeurs de programmes en créant un nouveau Département de la gestion rationalisé.

Dans son introduction au premier rapport trimestriel pour 1997, intitulé "L'ONU au XXIe siècle : Réforme de la gestion : plus vite et mieux", le Secrétaire général adjoint à l'administration et à la gestion, M. Joseph E. Connor, déclare que "l'on dispose maintenant d'un excellent point de départ" pour atteindre chacun des objectifs fixés, et que les efforts déployés ont permis de "rester dans les limites d'un budget à croissance zéro, de fonctionner avec des effectifs réduits et de jeter les bases de nouvelles économies".

Ci-après les principaux éléments de la réforme :

Accélérer la réforme de la gestion et l'intégrer aux activités de l'Organisation

Selon le rapport, sur les 450 projets d'accroissement de l'efficacité en cours, 213 avaient été menés à bien en mars 1997. Entre autres projets réalisés avec succès, les documents des Nations Unies ont été connectés à la page d'accueil des Nations Unies par l'intermédiaire d'un système de disque optique; l'Office des Nations Unies à Genève a automatisé ses systèmes de sécurité, économisant par là 1 197 000 dollars; le Service de Trésorerie des Nations Unies a économisé 501 000 dollars au cours des huits premiers mois d'existence d'un projet de gestion de la trésorerie visant à négocier dans de meilleures conditions les achats de devises.

Rappelant qu'accroître l'efficacité va au-delà d'une simple compression des coûts, le rapport donne l'exemple de la section des Traités qui a réussi en une année à réduire le retard de huit ans accumulé dans la publication des volumes et à mettre 30 000 Traités internationaux sur Internet, chiffre atteint en avril 1997, et ce, malgré une réduction de 15% de ses effectifs, mais grâce à l'utilisation de techniques de publication assistée par ordinateur, en équipant ses fonctionnaires de nouveaux ordinateurs et en les initiant aux techniques informatiques de pointe. D'autres exemples de gains d'efficacité réalisés en matière d'organisation figurent dans le rapport : le Département des affaires politiques a ainsi réalisé une économie de 188 000 dollars grâce à la réduction du nombre de ses réunions, le Département des opérations de maintien de la paix a économisé 1,7 millions de dollars en améliorant la sélection et la formation des contrôleurs de polices. De même, une Commission de la population et du développement revitalisée a fourni le double de services sans ressources supplémentaires.

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Rationaliser l'administration

Le dilemme qui sous-tend la réalisation de l'objectif de réduire de 38 à 25% du budget, au maximum, les dépenses ne se rapportant pas aux programmes, est de parvenir à ces économies sans affecter l'exécution intégrale des activités et programmes prescrits. Certains bureaux ont déjà procédé à toutes les compressions budgétaires requises pour 1996-1997 et ont pris les dispositions voulues afin de réaliser des économies en 1998-1999 grâce pour l'essentiel à une amélioration de l'efficacité dans l'administration. Par exemple, la Commission économique pour l'Amérique latine et les Caraïbes a automatisé l'établissement des chèques et des autorisations de voyage, et a pris d'autres mesures visant à rationaliser l'appui administratif, réalisant ainsi des économies d'un montant de 1,68 millions de dollars. La Commission économique pour l'Afrique et le Bureau de la gestion des ressources humaines ont également effectué des économies grâce à l'automatisation et la simplification des procédures.

Le rapport annonce qu'il y aura un examen approfondi des dépenses qui ne se rapportent pas aux programmes de l'Organisation. Un domaine comme celui de l'administration des voyages devrait réduire ses coûts grâce au traitement électronique par le Système intégré de gestion et en responsabilisant les directeurs de programmes. La rigidité et la lourdeur du système actuel présentent, entre autres inconvénients, celui d'empêcher l'obtention de tarifs réduits et de faire tarder le remboursement des voyageurs. Le rapport prévoit la possibilité de réduire les dépenses d'administration de 66 à 44 dollars par voyage.

La charge de travail liée à la communication de l'information de gestion pourrait être réduite de moitié. Ce but peut être réalisé en supprimant les rapports superflus, en fusionnant les rapports portant sur des domaines apparentés, et en réduisant la fréquence des rapports, le cycle suivant lequel ceux-ci paraissent passant de semestriel à annuel, de mensuel à trimestriel ou la périodicité en étant modifiée de façon à ce qu'elle corresponde à la prise de décision.

Moderniser et améliorer les services rendus aux Etats Membres

Le processus a abouti jusqu'à présent à l'amélioration de la page d'accueil des Nations Unies permettant l'accès au Recueil des Traités, et la recherche dans le texte intégral des résolutions du Conseil de sécurité, des communiqués de presse et autres documents relatifs à l'Organisation dans son ensemble. La page d'accueil a été classée parmi les "meilleurs 5% des sites" par Lycos. Hyberspaces l'a primée au nombre des 10 meilleurs sites d'administrations publiques. Elle a été classée "A voir, absolument" par Excite Reviews, qui ajoute : "Les autres administrations publiques y trouveront un exemple de ce qu'est un site attrayant et utile". Le CyberBus scolaire a reçu de nombreux prix, dont le Prix du site platine de NetGuide.

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Le nombre estimé de consultations de la Page d'accueil est passé d'un total de 210 000 par semaine en juin 1996 à 1 100 000 en janvier 1997 (la page d'accueil des Nations Unies peut être consultée sur Internet à l'adresse suivante : //www.un.org).

Le but poursuivi à l'avenir est d'assurer aux 185 Etats Membres l'accès électronique intégral à l'information en éliminant 25% des bulletins et publications à faible distribution sur support papier. Des ressources doivent être réaffectées à la diffusion électronique des documents et publications. A cet effet, il faudra assurer un accès électronique intégral à toutes les Missions à New York et à Genève aux documents, via Internet et le système à disques optiques, et assurer aux fonctionnaires intéressés en poste dans les principaux centres un accès électronique intégral aux documents internes via Internet. Les procédures de distribution des documents doivent être revues en consultation avec les Etats Membres et les autres destinataires. Tous les bureaux et secrétariats devront travailler avec leurs organes intergouvermentaux afin de réduire la longueur des documents, et éliminer les documents inutiles ou faisant double emploi. On espère atteindre l'objectif de 100% de raccordement pour toutes les Missions à New York en juin 1997, en décembre pour les missions à Genève et à Vienne, ainsi que 50% de raccordement en décembre pour les fonctionnaires dans les principaux centres.

Faire coïncider pouvoirs et responsabilités

Le Bureau des services de contrôle interne a révisé ses principes directeurs pour l'évaluation des programmes, afin d'insister davantage sur l'évaluation quantitative des produits et des résultats. Des mesures ont été prises pour développer les services communs : le regroupement des centres d'information des Nations Unies se traduira par 600 000 dollars d'économies au cours de l'exercice 1996-1997. Ces mesures aboutiront à une profonde restructuration et à un regroupement des services administratifs, financiers, du personnel et des achats.

La transformation du Département de l'administration et de la gestion en un Département de la gestion permettra de refondre l'administration centrale et transformera les anciens systèmes administratifs très centralisé, manquant de précision dans la définition des responsabilités eu égard aux résultats attendus, en un système de gestion qui, au niveau central, met l'accent sur la définition des orientations et leur mise en oeuvre, qui donne aux directeurs de programme les pouvoirs et l'appui dont ils ont besoin pour agir en tant que décideurs dans leur domaine de compétence, selon le rapport. Elle aboutira également à un contrôle plus efficace de respect des directives données par l'Assemblée générale, notamment en matière d'établissement des rapports, de même que la simplification des règles et règlements régissant le gestion financière et administrative. Le nouveau système permettra également une plus

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grande décentralisation des pouvoirs d'exécution et de délégation et une obligation de répondre pleinement des résultats obtenus. Un plus grand recours aux techniques informatiques simplifierait et accélérerait les tâches administratives et faciliterait la décentralisation. Cela contribuerait à la diminution en valeur absolue des ressources consacrées aux tâches administratives dans l'ensemble de l'Organisation.

Selon le rapport, plusieurs projets pilotes ont été lancés en 1997. Le projet pilote des services de conférence à New York sera exécuté par un nouveau département où seront regroupés et rationalisés les services d'appui aux organes intergouvernementaux. L'idée est de déterminer comment, grâce à une gestion plus souple des ressources humaines et financières, on peut réagir mieux et plus vite à une demande extrêmement variable en fournissant des documents et des services de séance de très grande qualité dans des délais plus courts. Un projet pilote mis en oeuvre à Vienne a pour objet de transformer la Division de l'administration et des services communs en une entité qui fournira des services administratifs et des services communs à tous les programmes et bureaux des Nations Unies à Vienne. La possibilité d'imputer les coût des services communs aux services demandeurs, d'établir des budgets sur la base des coûts effectifs et de décentraliser davantage les pouvoirs sera étudiée dans le cadre de ce projet.

En ce qui concerne le facteur humain, le but est de tirer parti d'une période où le taux de rotation est élevé pour procéder aux nécessaires renouvellement et revitalisation de la fonction publique internationale. L'accélération des départs à la retraite va rendre nécessaire la planification de la retraite de 5000 membres du personnel au cours des 10 prochaines années. Il faudra prévoir une période d'intensification du recrutement et de l'organisation des carrières pour donner corps à la nouvelle vision des Nations Unies. Les classements, compétences professionnelles et le dosage des différents groupes professionnels en fonction des nouvelles orientations de l'activité doivent être réexaminés afin de se conformer aux nouvelles orientations.

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