La Cinquième Commission discute du taux d’utilisation des services de conférence, des retards dans la parution des documents, de l’initiative « paper smart » et du projet pilote « Flextime »

Cinquième Commission                                       

9^e séance – matin                                          

LA CINQUIÈME COMMISSION DISCUTE DU TAUX D’UTILISATION DES SERVICES DE CONFÉRENCE, DES RETARDS DANS LA PARUTION

DES DOCUMENTS, DE L’INITIATIVE « PAPER SMART » ET DU PROJET PILOTE « FLEXTIME »

La Cinquième Commission chargée des questions administratives et budgétaires, a examiné ce matin, « le Plan des conférences ».  Outre l’efficacité des efforts visant à augmenter le taux d’utilisation des services de conférence dans les quatre villes sièges de l’ONU à savoir, New York, Genève, Nairobi et Vienne, les délégations ont débattu des retards dans la parution des documents, de l’initiative « paper smart »* et du projet pilote « Flextime ». 

Les délégations se sont félicitées de ce qu’en 2011, le taux d’utilisation global des services de conférence dans les quatre centres de conférence, soit resté le même qu’en 2010, à savoir 85%, soit au-delà du seuil minimum de 80%.  En revanche, le taux du Centre de la Commission économique pour l’Afrique, à Addis-Abeba, stagne à 70%, comme durant les deux années précédentes.  Comme la situation ne devrait pas s’arranger avec l’inauguration, cette année, du Centre de conférence de l’Union africaine, le représentant de l’Éthiopie a préconisé à l’ONU de faire une publicité agressive et de tirer parti de l’expérience d’autres villes où plusieurs centres sont en compétition. 

Les délégations ont aussi été informées du fait que la proportion des documents publiés dans les délais prévus a atteint, en 2011, 88% à New York, 74% à Genève et 60% à Vienne.  Mais ces chiffres, a fait remarquer le représentant du Pakistan, sont encore en deçà de l’objectif fixé de 90%.  Le taux étant de 0% à Nairobi, son homologue du Kenya s’est étonné des vacances de postes estimées à 30% chez les traducteurs, à l’Office des Nations Unies à Naïrobi.

Il a demandé au Secrétariat de l’ONU de renoncer « une fois pour toutes, à ses excuses incessantes et non fondées » et d’arrêter d’imputer ce taux de vacance à l’insécurité, à l’insuffisance des infrastructures de santé et d’éducation et « plus choquant », à la baisse des primes de risques.  « Nous voulons des résultats tangibles qui ne se traduisent pas par de simples mécanismes visant à sauver la face du Secrétariat », a renchéri son homologue du Pakistan.

S’agissant de l’initiative « paper smart », le représentant de l’Algérie, au nom du Groupe des 77 et de la Chine a invoqué la résolution 66/233 qui exhorte le Secrétaire général « à apporter des précisions sur les technologies et solutions techniques existantes ainsi que les outils à acquérir, y compris pour l’appui à fournir aux États Membres, les plans de continuité des opérations, les incidences en matière de ressources humaines et les besoins de formation dans les quatre centres de conférence, en ayant à l’esprit la nécessité de sécuriser les documents et les données, ainsi que d’assurer un archivage approprié ».

Son homologue du Japon n’a pas hésité à saluer l’introduction de ce concept à la Conférence Rio+20, tout en craignant une augmentation du coût de la documentation et des publications.  « Quand on voit le volume de papier imprimé pour les travaux de cette Commission seulement, il est évident que nous pouvons trouver de meilleurs moyens d’arriver à nos fins sans détruire les forêts », a encouragé le représentant des États-Unis même si son homologue de la Fédération de Russie a jugé « extrême » la proposition de ne plus fournir aux interprètes les documents, textes et discours des délégations. 

S’agissant du projet pilote « flextime », un aménagement des horaires du personnel, lancé par l’Office des Nations Unies à Vienne, plusieurs délégations ont appelé à une mise en œuvre conforme au Statut et règlement du personnel, pour ne pas altérer la qualité des services.   

Les autres rapports dont était saisie la Commission ont été présentés par la Présidente du Comité des conférences et le Président du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB).

La prochaine réunion de la Cinquième Commission aura lieu demain, mercredi 24 octobre, à 10 heures. 

*Economie de papier

PLAN DES CONFÉRENCES

Rapport du Comité des conférences pour 2012 (A/67/32)

Le 4 septembre 2012, le Comité a examiné la section du rapport du Secrétaire général sur le plan des conférences dans laquelle figuraient des statistiques et une analyse relatives à l’utilisation prévue et effective des ressources affectées aux services de conférence mis à la disposition d’un échantillon d’organes qui s’étaient réunis en 2011 à New York, à Genève, à Nairobi et à Vienne.

Le Comité a aussi examiné la section du rapport du Secrétaire général consacrée à la prestation de services d’interprétation aux réunions des groupes régionaux et autres grands groupes d’États Membres.  À New York, 92% des demandes avaient été satisfaites en 2011, contre 96% en 2010.  À Genève, 89% des demandes l’avaient été en 2011, contre 59% en 2010.

Rapport du Secrétaire général sur le plan des conférences (A/67/127 et A/67/127/Corr.1)

Ce rapport, qui a été examiné par le Comité des conférences, traite de questions relatives à la gestion des conférences et des initiatives prises par le Secrétariat pour améliorer la qualité des services de conférence fournis aux États Membres.  Par souci de concision, le rapport est essentiellement une synthèse, toutes données statistiques étant présentées séparément sous forme de renseignements complémentaires.  Le rapport fait quelques recommandations.  Aussi dans le chapitre consacré à l’utilisation des services et installations de conférence, le Secrétaire général recommande qu’à compter de l’année en cours, le Président du Comité des conférences écrive aux personnes chargées de présider les réunions des organes intergouvernementaux ayant leur siège dans d’autres centres de conférence que New York si leur taux d’utilisation est inférieur au taux de référence, soit 80%. 

Il recommande aussi que l’Assemblée générale prie instamment les organes intergouvernementaux concernés de tenir compte de leur taux d’utilisation moyen des services de conférence au cours des 10 dernières années lorsqu’ils programment leurs sessions futures.  L’Assemblée générale voudra peut-être, suggère également le Secrétaire général, inviter le Conseil économique et social à s’interroger sur la nécessité d’examiner son calendrier provisoire des conférences et des réunions dans les domaines économique et social et dans les domaines connexes.

Dans le chapitre sur la gestion intégrée à l’échelle mondiale, le Secrétaire général recommande à l’Assemblée de ramener de deux à un le nombre de réunions d’information prescrites par an sur la qualité des services linguistiques, tout en invitant les États Membres à engager avec le Secrétariat un dialogue suivi sur ces services linguistiques, y compris les questions de terminologie et d’usage, et sur les autres questions les intéressant.

Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires sur le plan des conférences (A/67/523)

D’après les renseignements fournis en complément du rapport, le taux d’utilisation global des services de conférence dans les quatre centres de conférence, en 2011, est resté le même qu’en 2010, à savoir de 85%.  Par ailleurs, ce taux a été de 82% à New York (contre 81% en 2010), de 90% à Genève (contre 91% en 2010), de 89% à Nairobi (contre 88% en 2010) et de 89% à Vienne (contre 93% en 2010, surtout à cause d’une augmentation du temps perdu au cours des réunions plutôt qu’à cause de l’annulation de réunions).

Le Comité des contributions, le Comité de l’information, la Commission du développement social, le Comité spécial de la Charte des Nations Unies et du raffermissement du rôle de l’Organisation, le Comité spécial des opérations de maintien de la paix et son groupe de travail, et la Commission de statistique affichent, eux, depuis 10 ans un taux d’utilisation inférieur à la valeur de référence de 80%.

Le Comité consultatif se dit de nouveau déçu que le taux moyen d’utilisation des services de conférence soit aussi faible.  À en juger par la récurrence de ces résultats au cours des 10 dernières années, il s’agit d’un problème persistant.

Déclarations

Intervenant au nom du Groupe des 77 et de la Chine, M. MOURAD BENMEHIDI (Algérie), a souligné le rôle essentiel de la gestion des conférences pour le bon fonctionnement des Nations Unies.  Il a estimé que le projet de résolution sur le plan de conférences est une bonne base pour les négociations à venir.  Il s’est inquiété de la sous-utilisation des services de conférence dans deux sièges, en particulier du Centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) à Addis-Abeba, dont le taux d’utilisation est tombé à 70% en 2011 tout comme en 2010.  Notant que cette faible utilisation était imputée à la concurrence d’autres centres de conférence, il a précisé que l’inauguration du Centre de l’Union africaine complique encore les choses. 

Mais le représentant s’est dit persuadé que des initiatives novatrices et dynamiques de marketing pourraient promouvoir l’utilisation de ce Centre.  Il faut, a-t-il conseillé, exploiter tout le potentiel des technologies de l’information et de la communication (TIC) pour atteindre notre objectif d’améliorer les services de conférence.

Pour ce qui est des économies d’un montant estimé de 1,1 million de dollars, contre 650 000 en 2010 et 450 000 en 2011, réalisées grâce à l’application de la règle de proximité, le représentant a fait sien l’avis du CCQAB sur l’adoption d’un autre terme.  Il est trompeur, s’est-il expliqué, de parler de « règle de proximité » puisque la règle fait intervenir d’autres facteurs, comme la nécessité ou non de remplacer le personnel affecté à la réunion, les frais de voyage qui ne dépendent pas toujours de la distance parcourue et les connaissances spécialisées nécessaires pour couvrir la réunion.

S’agissant du projet pilote « flextime » lancé par l’Office des Nations Unies à Vienne, M. Benmehidi a souhaité une analyse plus approfondie avant sa mise en œuvre.  Invoquant la résolution 66/233, il a rappelé que les règles et règlements sur les questions relatives aux ressources humaines doivent être appliqués de manière uniforme pendant la mise en œuvre du projet pilote et que le Secrétaire général était prié de l’évaluer pour voir s’il doit être poursuivi à l’Office des Nations Unies à Vienne et élargi à d’autres lieux d’affectation. 

Concernant la qualité de la documentation et sa publication dans les délais, le représentant a repris les conclusions de l’équipe spéciale interdépartementale de la documentation qui a estimé que des mesures supplémentaires sont nécessaires pour palier les retards.  Le représentant a émis des doutes sur les modifications proposées sous le nom de « 10 6 4 », craignant que ce nouveau calendrier n’exacerbe le problème au lieu de le régler.

Pour ce qui est de la traduction des documents, il a estimé essentiel et urgent de mettre en œuvre un plan de gestion du personnel et salué les propositions du Secrétaire général de reclasser à la hausse plusieurs postes d’interprètes pour attirer des candidats, notamment en Afrique.

Le représentant s’est dit encouragé par les progrès dans la gestion préventive de la documentation, comme en atteste le fait que la proportion de documents soumis dans les délais prévus par le système de créneaux a atteint 88% à New York en 2011, soit 896 des 1 020 documents prévus, contre 78 et 73% en 2010 et en 2009.  Il a noté que ces taux n’étaient que de 74% à Genève, soit 1 398 des 1 892 documents prévus, 60% à Vienne, soit 68 des 114 documents prévus, et 0% à Nairobi.  Il a exhorté le Secrétaire général à prendre les mesures appropriées pour que les auteurs des rapports respectent les dates de soumissions arrêtées. 

Le représentant a insisté sur le fait que les retards observés appellent l’attention sur l’utilisation des fonds autorisés par l’Assemblée générale pour l’impression classique en offset.  La seule impression numérique ne permet pas de répondre à toutes les demandes.  

Il a regretté « l’exercice d’auto-satisfaction » du Secrétariat s’agissant de l’initiative « paper smart » et l’absence de détails sur les implications de cette initiative pour les ressources humaines, les financements, la souplesse des procédures des organisations intergouvernementales, les transferts des coûts aux États Membres ou encore les moyens de réduire l’écart technologique entre pays développés et pays en développement.

Le représentant a souhaité que la sensibilisation au recrutement des traducteurs et interprètes se fasse dans toutes les régions du monde.  Il a salué les nouveaux accords initiés entre le Conseil exécutif des chefs de secrétariat (CCS), l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC) et l’Association internationale des traducteurs de conférence, en espérant que ces accords faciliteront les contrats à court terme pour favoriser une meilleure qualité des services.  Il s’est inquiété du taux élevé de vacance de postes d’interprètes et de traducteurs à Nairobi qui a atteint respectivement 35% et 30%.  Il s’est dit peu convaincu par les raisons avancées qui vont de l’insécurité, à l’insuffisance des infrastructures de santé, en passant la mauvaise qualité des écoles et l’abaissement des primes de risques.  Pourquoi n’est-ce pas le cas pour les autres catégories du personnel?

Concluant sur l’initiative d’enregistrement sonore des réunions, le représentant a invoqué la résolution 66/233 pour réaffirmer que les résumés des séances et le verbatim constituent une partie importante de la documentation utilisée par les délégations. 

M. BROUZ RALPH COFFI (Côte d’Ivoire), s’exprimant au nom du Groupe des États d’Afrique, a regretté que le taux d’occupation du Centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique soit en-deçà des 80% du taux de référence.  « En 2011, le taux d’utilisation était de 70%, le même qu’en 2010 », a déploré M. Coffi.  Il a repris le constat fait par le Secrétaire général, selon lequel ce faible taux d’utilisation est dû à l’existence d’autres Centres de conférence, y compris celui de l’Union africaine inauguré en 2012.  Face à cette situation, M. Coffi a tenu à savoir « quelles mesures ont été prises, et ce qu’il y a lieu de faire pour améliorer la situation ».  Il a aussi insisté sur l’importance de respecter les normes les plus élevées en matière d’interprétation et de traduction.

M. HIROSHIMA ONUMA (Japon) a exprimé l’importance que sa délégation attache au concept de « paper smart », qui a été expérimenté à la Conférence Rio+20.  Le Japon, a-t-il confié, « souhaite approfondir les discussions sur ce concept, en particulier les enseignements tirés par le Secrétariat.  Il a appuyé la promotion du concept tant que cela ne met pas en péril la transparence et la responsabilité que nous connaissons ».  Il a dit craindre en effet que le concept n’augmente le coût total de la documentation et des publications « à cause de la multiplication des ressources humaines ».  

M. MACHARIA KAMAU (Kenya) s’est dit déçu que le taux de vacance au Service linguistique de l’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN) soit de 35% pour les interprètes, et de 30% pour les traducteurs.  « Quand nous prenons en compte le fait que le taux de vacance pour tous les postes réguliers est de 3,1% dans le même Office, nous ne pouvons que reconnaître la gravité de la situation », a relevé M. Kamau.  Il a parlé d’un « problème majeur », qui requiert une attention particulière et accusé le Secrétariat de « préférer recourir à de vieilles habitudes au lieu de trouver les moyens de pallier cette pénurie ».  Il a rejeté l’idée que l’incapacité de recruter du personnel soit mise sur le compte de l’insécurité, du manque de structures de santé et d’éducation et, « plus choquant », de la baisse des primes de risques, alors que cette dernière est due aux améliorations apportées à l’Office.

M. Kamau a rappelé que le Gouvernement du Kenya et l’ONUN ont mis en place des structures à travers lesquelles toutes les questions relatives au bien-être du personnel des Nations Unies peuvent être traitées.  Durant les nombreuses interactions avec les représentants des Nations Unies à Nairobi, aucune des trois raisons invoquées n’a été portée à la connaissance du Gouvernement.  « Dans notre région, c’est le contraire qu’il nous a été donné d’observer », a dénoncé M. Kamau qui a demandé au Secrétariat d’arrêter, « une fois pour toutes, ces excuses incessantes et non fondées ».

M. AMAN HASSEN (Éthiopie) a salué les campagnes publicitaires initiées dans les journaux, radios et médias en général pour garantir une plus grande visibilité au Centre de conférence de la Commission économique pour l’Afrique (CEA).  Il a regretté, comme d’autres avant lui, une stagnation en 2009, 2010 et 2011 du taux d’utilisation du Centre de conférence de la CEA, indiquant qu’il reste beaucoup à faire pour atteindre le seuil de référence de 80%.  Avec l’inauguration cette année, à Addis-Abeba, du nouveau Centre de conférence de l’Union africaine, il faut, a-t-il conseillé, faire une publicité agressive et tirer parti de l’expérience d’autres villes où plusieurs centres sont en compétition. 

Mme DAYLENIS MORENO GUERRA (Cuba) a exprimé, comme lors de précédentes rencontres, sa désapprobation de la manière dont certains États utilisent les moyens des Nations Unies pour mener des actions hostiles contre d’autres États Membres.  S’agissant du concept « paper smart », elle a estimé que pour prendre une décision d’une telle ampleur, les États doivent avoir des informations détaillées sur le budget et le personnel requis.  Le fossé technologique entre les pays développés et les pays en voie de développement doit être pris en compte, a-t-elle prévenu.  La représentante a aussi demandé des informations sur les investissements autorisés pour l’impression offset.  « Bien que nous ne soyons pas opposés à l’impression numérique, nous pensons que l’Organisation doit préserver sa capacité à faire des impressions offset », a-t-elle tranché.

M. IRFAN SOOMRO (Pakistan) a souligné l’importance des débats sur la qualité des services de conférence, d’autant que son intervention a été interrompue par une panne des systèmes audio.  Il s’est dit préoccupé par le fait que « des organes importants comme le Comité des opérations de maintien de la paix, le Comité des contributions et la Commission du développement social aient eu un taux d’utilisation inférieur au seuil de référence de 80% pendant trois années consécutives ».  Il a jugé indispensable d’intensifier la coopération avec les organes concernés pour inverser cette tendance persistante.

Le représentant a estimé que le concept novateur de gestion intégrée des services de conférence à l’échelle mondiale ne sera efficace que lorsque nous aurons clairementdélimité et consacré la double responsabilité du Secrétaire général adjoint et des directeurs généraux des différents centres de conférence en matière de gestion des conférences.  Il a invoqué les résolutions de l’Assemblée sur la nécessité de faciliter les travaux des groupes régionaux qui doivent être prioritaires pour l’accès aux services de conférence. 

Le représentant s’est dit vivement préoccupé par un incident intervenu hier, au cours duquel un groupe régional s’est vu refuser l’accès à une salle à moins de payer.  Comment peut-on facturer à un groupe d’États Membres des services de conférence? s’est demandé le représentant. 

S’agissant de l’initiative « Flex time », il a jugé utile de s’appuyer sur les expériences d’organisations autres que celle de Vienne, pour éclairer l’analyse par l’Assemblée.  Il a en outre regretté que le taux global de publication des documents soit encore en deçà du taux de référence ciblé de 90%.  Il a voulu des résultats tangibles et non « des simples mécanismes visant à sauver la face du Secrétariat ». 

M. DMITRY S. CHUMAKOV (Fédération de Russie) a salué l’initiative du DGACM visant à renforcer le contrôle des dépenses afférentes aux services de conférence, la gestion intégrée à l’échelle globale et la règle de proximité.  Il a particulièrement salué les accords avec les écoles d’interprètes et de traducteurs et a appelé à des stages pour mieux intégrer les étudiants et futurs interprètes et traducteurs aux services de conférence.  Il a exhorté le Secrétariat à poursuivre ses efforts pour renforcer la qualité des services de traduction et d’interprétation dans les six langues officielles, notamment par une rémunération adaptée.

Par ailleurs, il s’est dit particulièrement inquiet de la volonté du Secrétariat de remplacer partiellement, puis intégralement, le personnel spécialisé dans la révision des textes par des logiciels « très peu adaptés techniquement ».  Une telle initiative pourrait avoir des conséquences tout à fait négatives sur la qualité des documents publiés.  « Nous n’avons pas d’objection à ce que l’on tienne une seule réunion au lieu des deux prévues sur les problèmes des services linguistiques à condition que la réunion ait lieu avant le début de la session du Comité des conférences » a encore dit le représentant russe.  En outre, il a souhaité que l’on s’assure que l’initiative « paper smart » ne se traduise pas par une baisse dans la qualité des services de conférence et a demandé des précisions sur les conséquences financières et organisationnelles de cette initiative.  Il a appelé à une approche équilibrée et encouragé les délégations à essayer de travailler dans la mesure du possible sur des documents électroniques.  Il a jugé « extrême », la mesure visant à ne plus fournir aux interprètes les documents, textes et discours des délégations.

M. STEPHEN LIEBERMAN (États-Unis) a salué les efforts du Comité sur l’utilisation pacifique de l’espace extra-atmosphérique et son Sous-Comité juridique qui enregistrent, à Vienne, les réunions numériquement dans les six langues officielles de l’ONU.  Cette expérience est une alternative réussie des comptes-rendus imprimés.  Faisant sa déclaration sans papier, à partir de sa tablette électronique, le représentant a encouragé l’ONU à multiplier l’expérience numérique et a dit attendre avec impatience le rapport du Secrétaire général sur le concept « paper smart » que les États-Unis défendent.  Quand on voit le volume de papier imprimé pour cette commission seulement, il est évident que nous pouvons trouver de meilleurs moyens d’arriver à nos fins sans détruire les forêts », a souligné M. Lieberman.

Il a aussi appuyé le projet pilote « Flex time » qui consiste à adapter les horaires de travail du personnel.  Sur un tout autre chapitre, M. Lieberman a dénoncé le fait qu’on ait reproché à sa délégation, « à maintes reprises », l’accord de réévaluation du budget 2012-2013.  En rappelant que cet accord a été signé par toutes les parties, il a précisé que sa délégation a approuvé le budget 2012-2013 à cause de la résolution 66/246 « qui demande de reporter les réévaluations dues à l’inflation et au taux de change au budget biennal 2012-2013 ».

*   ***   *

À l’intention des organes d’information • Document non officiel